ФИО Дата - mstu.edu.ru · Процедура: Управление...

МГТУ Разработан УОМК МГТУ Руководство по процедурам. Процедура: Управление документацией. Управление внутренними нормативными документами

Редакция № 2 от 16.03.2010 г. Страница 2 из 24

Лист ознакомления

Должность Ф.И.О. Дата, подпись



Учёт корректуры

№ Файл и страница Пересмотр Дата

введения Лицо, утвердившее

корректуру



Учет экземпляров

Контрольный экземпляр

Держатель контрольного экземпляра

Отдел документационного и информационного обеспечения

Учтенные экземпляры

Место хранения учтенных экземпляров № экз.

Проректор по научной работе 01-р-НР

Проректор по учебной работе 01-р-УР

Проректор по морскому образованию и довузовской подготовке 01-р-МО и ДП

Проректор по морской деятельности 01-р-МД

Проректор по информационным технологиям и дистанционному обучению 01-р-ИТ и ДО

Проректор по социальной и организационно-воспитательной работе 01-р-С и ОВР

Проректор по административно-хозяйственной работе 01-р-АХР

Ученый секретарь 02 Отдел мореплавания 06 Судоводительский факультет 15.1 Судомеханический факультет 15.2 Политехнический факультет 15.3 Технологический факультет 15.4 Вечерне-заочный факультет 15.5 Факультет заочного социально-экономического образования 15.6 Биологический факультет 15.7 Экономический факультет 15.8 Гуманитарный факультет 15.9 Естественно-технический факультет 15.11 Юридический факультет 15.12 Факультет мировой экономики и международных отношений 15.13 Кафедра истории и социологии 16.01 Кафедра иностранных языков 16.02 Кафедра высшей математики и программного обеспечения ЭВМ 16.03 Кафедра инженерной графики 16.04 Кафедра химии 16.05 Кафедра физики 16.06 Кафедра технической механики 16.07 Кафедра технологии металлов и судоремонта 16.08 Кафедра социальной работы и теологии 16.09 Кафедра делового иностранного языка 16.10 Кафедра судовождения 16.11 Кафедра судовых энергетических установок 16.12 Кафедра энергетики и транспорта 16.13 Кафедра автоматики и вычислительной техники 16.14 Кафедра экономической теории и национальной экономики 16.15 Кафедра электрооборудования судов 16.17 Кафедра биологии 16.18 Кафедра философии 16.19 Кафедра технологического и холодильного оборудования 16.20 Кафедра технологии пищевых производств 16.21 Кафедра биохимии 16.23 Кафедра микробиологии 16.24 Кафедра управления судном и промышленного рыболовства 16.25



Кафедра информационных систем и прикладной математики 16.26 Кафедра радиотехники и радиотелекоммуникационных систем 16.27 Кафедра биоэкологии 16.28 Кафедра менеджмента, коммерции, маркетинга и рекламы 16.30 Кафедра связей с общественностью и лингвистики 16.32 Кафедра финансов, бухгалтерского учета и управления экономическими системами 16.35 Кафедра государственно-правовых дисциплин 16.36 Кафедра гражданского и международного права 16.37 Кафедра уголовного и административного права 16.39 Кафедра механики сплошных сред и морского нефтегазового дела 16.40 Кафедра экологии и защиты окружающей среды 16.41 Кафедра международных экономических отношений 16.43 Кафедра промышленного и гражданского строительства 16.44 Специализированная кафедра иностранных языков 16.44/1 Кафедра физического воспитания 17 Библиотека 19 Отдел организационно-воспитательной работы 21 Институт дистанционного обучения 40 Факультет повышения квалификации 42 Колледж МГТУ 44 Морская академия 47 Управление образования и менеджмента качества 49 Отдел менеджмента качества 49.1 Отдел практики и трудоустройства 54



1. Сокращения, обозначения и определения Все сокращения и определения приведены в Руководстве по качеству.

Дополнительно в тексте настоящей Процедуры использованы следующие термины, определения и сокращения.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Примечание: термин «нормативный документ» является родовым термином, охватывающим такие понятия, как стандарты, своды правил и регламенты.

Внешние нормативные документы - документы, разработанные другими национальными или международными организациями и применимые в деятельности МГТУ.

Внутренние нормативные документы - документы, разработанные в МГТУ и утвержденные высшим руководством МГТУ. Внутренние нормативные документы по функциональному назначению подразделяются на группы:

– документы СМК; – документы МГТУ, регламентирующие деятельность; – организационно-распорядительные документы. Оригинал внутреннего нормативного документа - экземпляр документа, имеющий

подлинную подпись руководителя подразделения-разработчика и подлинные реквизиты утверждения руководством МГТУ (печать, подпись, дата утверждения).

Контрольный экземпляр внутреннего или внешнего нормативного документа - экземпляр, имеющий отметку «Контрольный экземпляр» и являющийся его оригиналом.

Корректура документа - включение в нормативный документ всех необходимых изменений, дополнений или иной информации, относящейся к актуализации нормативного документа, посредством отметок в тексте, в листе учета изменений документа или иным образом, определенном Процедурой «Управление документацией».

Актуализация документа - признание нормативного документа как действующего по результатам периодической проверки документа.

Управление документами - комплекс работ по разработке, изданию, утверждению документов, проверке их на адекватность, распространению и доведению до сведения всех заинтересованных лиц, а также хранению и уничтожению документации.

Фонд действующих документов - фонд документов, входящий в состав основного нормативно-правового фонда документов МГТУ. Фонд образуется из своевременно откорректированных контрольных экземпляров Перечня нормативных документов МГТУ.

Перечень внутренних нормативных документов - перечень документов, действующих в МГТУ.

Идентификация внутреннего нормативного документа - определение принадлежности посредством колонтитулов.

2. Область применения Процедура определяет основные этапы процесса управления внутренними

нормативными документами во всех подразделениях МГТУ. Процедура устанавливает порядок управления внутренними нормативными

документами: идентификацию внутренних нормативных документов; разработку, согласование и утверждение нормативных документов; рассылку документов; ознакомление с документами; учет и хранение нормативных документов;



актуализацию внутренних нормативных документов; порядок изъятия устаревшей документации. Настоящая процедура применяется во всех подразделениях МГТУ. 3. Нормативные документы и ссылки ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования, п. 4.2 3; ИСО 9004:2009 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению

деятельности, п. 4.2; ИСО 19011:2002 Руководящие указания по проверке систем менеджмента

качества и/или экологического менеджмента; ПДНВ: А-1/8; В-1/8, п.4.4; Руководство по качеству (п.4.2.3); Руководство по процедурам; Альбом форм МГТУ; Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов. 4. Полномочия и ответственность Требования данной Процедуры являются обязательными для руководителей и

исполнителей всех уровней МГТУ, участвующих в управлении документами МГТУ. Начальник УОМК МГТУ: осуществляет текущий контроль за соблюдением требований Процедуры; несет ответственность за разработку и/или внесение изменений в Процедуру. Начальник ОМК: организует работу по разработке Процедуры и изменений к ней; осуществляет общее руководство работой по управлению документами СМК; является ответственным за формирование и ведения фонда контрольных

экземпляров документов СМК; несет ответственность за организацию контроля за всем жизненным циклом

этих документов (с помощью Перечня действующих документов); организует периодическую проверку настоящей Процедуры при проведении

внутреннего аудита. Начальник ОДИО: формирует и ведет перечни действующих документов, применимых в

деятельности МГТУ, контролирует внесение изменений в него; осуществляет контроль за рассылкой документов и несет ответственность за

рассылку. Руководитель подразделения: осуществляет управление документами СМК на месте; организует управление внутренними нормативными и информационными

документами в подразделении; формирует Перечень действующих в подразделении документов. Ответственный по качеству подразделения: отвечает за корректуру документации подразделения; ведет Перечень документов МГТУ. Ответственные за делопроизводство в подразделениях: осуществляют регистрацию входящих/исходящих нормативных документов;



несут ответственность за изъятие отмененных документов из делопроизводства подразделения.

Сотрудники МГТУ должны руководствоваться только действующими документами, соответствие которых определяется с помощью Перечня.

5. Содержание процедуры

Основные этапы процедуры: 1. Основания для разработки (внесения изменений). 2. Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение. 3. Рассылка и регистрация документа в подразделении. 4. Ознакомление с документом. 5. Учет и хранение. 6. Анализ и актуализация.

5.1. Управление организационно-распорядительной документацией

5.1.1. Общие положения Управление внутренними организационно-распорядительными, входящими и

исходящими документами (в т.ч. и конфиденциальными) предполагает: регистрацию в соответствующих журналах; доведение до заинтересованных лиц – адресатов документа; контроль исполнения в соответствии с указаниями руководителей – адресатов

документов; последующее хранение. Переписка, ведущаяся в электронном виде, управляется посредством реализации

функций применяемых почтовых программ, что обеспечивает регистрацию, рассылку, хранение и контроль исполнения.

5.1.2. Ознакомление с организационно-распорядительной документацией Руководитель подразделения определяет круг сотрудников, которым необходимо

ознакомиться с поступившим документом. Факт ознакомления фиксируется личной подписью сотрудника в журнале ознакомления.

5.1.3. Учет и хранение организационно-распорядительной документации Документы хранятся в сгруппированных делах. Дела формируются из документов,

относящихся к одному вопросу, группе, теме, работе и т.д. согласно Сводной номенклатуре дел по установленной форме. Форма Номенклатуры дел приведена в Приложении 1.

Сводная номенклатура дел МГТУ утверждается 1 раз в 5 лет. Номенклатура дел подразделений актуализируется руководителем подразделения ежегодно с 30 января текущего года.

Дела, в которые подшиваются документы, оформляются в виде папок. На корешке каждого дела проставляется индекс (номер) дела и название дела в соответствии с Номенклатурой. После окончания дела на обложке проставляется период использования дела (срок хранения).

Первым листом любой папки (файла) является опись ее содержания, если папка (файл) содержит более одного раздела, вторым листом (при необходимости) - является лист ознакомления сотрудников подразделения с документами, находящимися в папке (файле). Опись формируется по закрытии папки (файла) перед сдачей ее в архив.

Ответственный за делопроизводство в подразделениях несет ответственность за хранение организационно-распорядительных документов в соответствующих папках согласно Номенклатуре дел подразделения.



5.2. Управление Стандартами 5.2.1. Цели разработки Стандартов Стандарты организации разрабатываются с целью достижения прозрачности

образовательного процесса. 5.2.2. Основания для разработки (внесения изменений) в Стандарты Основанием для разработки Стандарта является: изменение внешней нормативной базы; изменения в процессах МГТУ или Процедурах; изменения в организационной структуре, распределении ответственности и

полномочий и др.

5.2.3. Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение Стандартов На основании принятого решения (приказ, распоряжение) устанавливаются

ответственный за разработку Стандарта, согласующие лица, срок ее разработки. При разработке проекта документа (Версия 1) исполнитель-разработчик проекта

должен: определить перечень нормативных документов, на основании которых будет

осуществляться разработка; определить документы, подлежащие отмене или изменению в случае введения в

действие разрабатываемого документа; совместно с руководителем проекта определить степень конфиденциальности

документа; согласовать с руководителем проекта сроки первой редакции исходя из

предоставленных ресурсов; определить полномочия и ответственность по выполнению требований

разрабатываемого документа. В колонтитуле проекта документа до утверждения определяется статус документа как

Версия №___. Стандарт организации оформляется в соответствии с Методическими указаниями по

оформлению внутренних нормативных документов МГТУ. Подготовленный проект документа (разрабатываемый или заменяемый) исполнитель-

разработчик рассылает на согласование всем участникам рабочей группы (если создавалась рабочая группа) и/или всем заинтересованным сторонам (если был назначен ответственный исполнитель) любым способом и на любом носителе (электронный вид, бумажный). Если проект рассылается на бумажном носителе, то рассылка осуществляется по Листу рассылки (Альбом форм МГТУ).

В соответствии с установленными сроками согласующие лица должны представить свои предложения и замечания в произвольной форме, а исполнитель-разработчик должен внести предложения и замечания в проект документа. В случае возникновения необходимости исполнитель-разработчик проводит обсуждение по интересующим вопросам, и при недостижимости согласия представляет проект руководителю, инициировавшему разработку или изменение документа для принятия окончательного решения.

После устранения замечаний (если они имелись) и сбора подписей согласующих лиц руководитель проекта представляет документ на утверждение с присвоенным документу статусом в колонтитуле Редакция № __.

Стандарты организации утверждаются на Ученом совете. Стандарты организации утверждаются без ограничения срока действия. Изменения к документу издаются посредством:



выпуска изменений к документу в виде отдельных страниц, если изменений не

много и они не носят принципиального характера, изменяющего назначение документа или порядок действий, определенный в документе. При выпуске изменений в тексте контролируемого учтенного экземпляра документа производится замена измененных страниц, а в Листе корректуры документа производятся отметки о внесенных изменениях за подписью ответственного лица (графа «Пересмотр», «Дата изменения», «Лицо, принявшее корректуру»). На замененных листах в колонтитуле ставится дата замены этой страницы, а замененные страницы подшиваются в конце документа. Руководитель подразделения, ответственный за внесение изменений, рассылает изменённые страницы по подразделениям согласно перечню держателей документа (Лист учета экземпляров) для изучения сотрудниками внесенных изменений.

издания новой редакции документа, если изменений много и они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе. При издании новой редакции документа действующий документ отменяют, а вновь утвержденный документ вводят в действие приказом Ректора МГТУ.

Оформление и утверждение документа новой редакции проводится так же, как и нового документа.

Новая редакция Стандарта вводится в действие приказом Ректора МГТУ на основании решения Ученого совета МГТУ. Если утвержденный документ требует отмены действия других документов, то в приказе указываются названия отменяемых документов.

5.2.4. Требования к структуре и содержанию Стандартов Для обеспечения управляемости Стандарты организации должны содержать

следующие элементы: Титульный лист; Лист ознакомления; Лист корректуры; Лист учета экземпляров; Сокращения, обозначения и определения; Назначение Стандарта; Область применения; Нормативные ссылки; Основная часть Стандарта; Приложения (если они имеются). Сокращения, обозначения и определения при формировании данного структурного

элемента в него включаются сокращения, обозначения и определения, используемые в данном документе, или ссылки на нормативный документ, где приведены эти термины и определения,

Назначение стандарта определяется необходимостью решения определенных целей и задач.

Область применения - общий порядок и ограничения использования разрабатываемого (измененного) документа, а также другие сведения, относящиеся к порядку его использования.

Основная часть документа содержит описание порядка действий, исполнения работ или этапов работ. Здесь же формулируются требования и признаки, позволяющие судить об исполнении отдельных действий, а также о качестве выполнения отдельных действий и услуги (работы) в целом.

Приложения, как правило, содержат формы отчетных документов, бланков и т.д., используемых для документального оформления работ, исполняемых в соответствии с

в соответствии с Методическими указаниями по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ.



требованиями инструкции.

5.2.5. Рассылка документа и его регистрация в подразделении Документы рассылаются ОДИО с присвоением учтенных номеров каждому адресату в

соответствии с номером структурного подразделения по номенклатуре подразделений МГТУ согласно Листу рассылки вместе с приказом о введении в действие документа и отмене действия устаревших документов, подлежащих изъятию.

Контрольный экземпляр не нумеруется. В подразделение поступает учтенный экземпляр (копия оригинала документа) через

ОДИО или непосредственной передаче документа под роспись на Листе рассылки. Ответственные за делопроизводство в подразделении обязаны зарегистрировать

полученный документ в Журнале регистрации с указанием: даты поступления; названия документа; краткого содержания документа; сделать отметку, если этот документ отменяет действие другого документа, для

того чтобы избежать непреднамеренного использования устаревшей документации. 5.2.6. Ознакомление Ознакомление сотрудников МГТУ со Стандартом организации производится под

личную подпись в листе ознакомления. Руководитель подразделения несет ответственность за ознакомление сотрудников со

Стандартом организации. 5.2.7. Учет и хранение Документы СМК находятся на ответственном хранении в ОДИО (контрольный

экземпляр), у Представителя руководства по качеству и ответственных по качеству подразделений (учтенные экземпляры). Каждый из документов находится в соответствующей папке согласно номенклатуре дел подразделения.

Документы МГТУ, регламентирующие деятельность, находятся на ответственном хранении в ОДИО (контрольный экземпляр), у разработчика документации и руководителя подразделения (учтенные экземпляры).

5.2.8. Анализ и актуализация Периодическая проверка документов осуществляется разработчиком и/или при

внутренних проверках (аудитах) в следующих случаях: Изменение внешней нормативной базы; Изменение в процессах МГТУ или Процедурах; Изменения в организационной структуре, распределении ответственности

полномочий и др. Производится с интервалом не реже 1 раза в год (12 месяцев). О проведенной проверке делается отметка «Проверка» в соответствующей графе

«Пересмотр» Листа учета корректуры. По итогам периодической проверки документа могут быть приняты решения о

необходимости: переиздания документа; разработки нового документа; внесения изменений в документ; сохранения в действии документа без изменений; изъятия из обращения устаревшего документа.



5.3. Управление инструкциями 5.3.1. Цели разработки инструкций Основные цели для разработки инструкций: а) для обеспечения применения международных стандартов ИСО серии 9000,

государственных стандартов, стандартов отраслей, региональных и национальных стандартов других стран.

б) на создаваемые и применяемые в ФГОУ ВПО «МГТУ» процессы и услуги, а также продукцию, в том числе:

составные части продукции, технологическую оснастку и инструмент; технологические процессы, а также общие технологические требования к ним, с

учетом обеспечения безопасности для окружающей среды, жизни и здоровья; процессы организации и управления образовательным процессом. 5.3.2. Основания для разработки (внесения изменений) инструкций Необходимость разработки (внесения изменений) в инструкцию определяется

руководителем подразделения (лицом, инициирующим разработку или внесение изменений) в виде служебной записки, распоряжения или предложений.

Решение принимается лицом, инициирующим разработку (внесение изменений) или по решению на заседаниях Советов (факультета, Морской академии, филиала, Ученого совета) по согласованию с Представителем руководства по качеству МГТУ.

Решение о разработке (внесению изменений) принимается: по результатам периодической проверки нормативных документов МГТУ, по результатам оценки применения действующего (-их) документа (-ов) в

деятельности МГТУ; при изменении нормативной документации (внешней и/или внутренней). Решение о разработке (внесении изменений) инструкции может быть принято в устной

или письменной формах (приказ, распоряжение и т.д.). 5.3.3. Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение инструкций На основании принятого решения (приказ, распоряжение) устанавливаются

ответственный за разработку инструкции, согласующие лица и срок ее разработки. При разработке проекта документа (Версия 1) исполнитель-разработчик проекта

должен: определить перечень нормативных документов, на основании которых будет

осуществляться разработка; определить документы, подлежащие отмене или изменению в случае введения в

действие разрабатываемого документа; совместно с руководителем проекта определить степень конфиденциальности

документа; согласовать с руководителем проекта сроки первой редакции, исходя из

предоставленных ресурсов; определить полномочия и ответственность по выполнению требований

разрабатываемого документа. В колонтитуле проекта документа до утверждения определяется статус документа как

Версия №___. Инструкция оформляется в соответствии с Методическими указаниями по оформлению

внутренних нормативных документов МГТУ. Подготовленный проект документа (разрабатываемый или заменяемый) исполнитель-

разработчик рассылает на согласование всем участникам рабочей группы (если создавалась



рабочая группа) и/или всем заинтересованным сторонам (если был назначен ответственный исполнитель) любым способом и на любом носителе (электронный вид, бумажный). Если проект рассылается на бумажном носителе, то рассылка осуществляется по Листу рассылки (Приложение 2).

В соответствии с установленными сроками согласующие лица должны представить свои предложения и замечания в произвольной форме, а исполнитель-разработчик должен внести предложения и замечания в проект. В случае возникновения необходимости исполнитель-разработчик проводит обсуждение по интересующим вопросам, и при недостижимости согласия представляет проект руководителю, инициировавшему разработку или изменение документа для принятия окончательного решения.

После устранения замечаний (если они имелись) и сбора подписей согласующих лиц руководитель проекта представляет документ на утверждение с присвоенным документу статусом в колонтитуле Редакция № __.

Инструкции утверждает Ректор МГТУ личной подписью на титульном листе. Инструкции утверждаются без ограничения срока действия. Изменения к документу издаются посредством: выпуска изменений к документу в виде отдельных страниц, если изменений не

много и они не носят принципиального характера, изменяющего назначение документа или порядок действий, определенный в документе. При выпуске изменений в тексте контролируемого учтенного экземпляра документа производится замена измененных страниц, а в Листе корректуры документа производятся отметки о внесенных изменениях за подписью ответственного лица (графа «Пересмотр», «Дата изменения», «Лицо, принявшее корректуру»). На замененных листах в колонтитуле ставится дата замены этой страницы, а замененные страницы подшиваются в конце документа. Руководитель подразделения, ответственный за внесение изменений, рассылает изменённые страницы по подразделениям согласно перечню держателей документа (Лист учета экземпляров) для изучения сотрудниками внесенных изменений.

издания новой редакции документа, если изменений много и они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе. При издании новой редакции документа действующий документ отменяют, а вновь утвержденный документ вводят в действие приказом Ректора МГТУ.

Оформление и утверждение документа новой редакции проводится также, как и нового документа (см. раздел 5.2.2 данной инструкции).

Новая редакция инструкции вводится в действие приказом Ректора МГТУ. Если утвержденный документ требует отмены действия других документов, то в приказе указываются названия отменяемых документов.

5.3.4. Требования к структуре и содержанию инструкций Для обеспечения управляемости инструкция должна содержать следующие элементы: Титульный лист; Лист ознакомления; Лист корректуры; Лист учета экземпляров; Сокращения, обозначения и определения; Область применения; Нормативные ссылки; Общие положения; Основная часть инструкции (последовательное изложение действий);

в соответствии с Методическими указаниями по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ.



Приложения (если они имеются). Сокращения, обозначения и определения. При формировании данного структурного

элемента в него включаются сокращения, обозначения и определения, используемые в данном документе, или ссылки на нормативный документ, где приведены эти термины и определения, которые необходимы для единообразного их понимания и применения при практическом использовании документа, а также все сокращения, использованные в тексте документа.

Область применения - общий порядок и ограничения использования разрабатываемого (измененного) документа, а также другие сведения, относящиеся к порядку его использования.

Основная часть документа содержит описание порядка действий, исполнения работ или этапов работ. Здесь же формулируются требования и признаки, позволяющие судить об исполнении отдельных действий, а также о качестве выполнения отдельных действий и услуги (работы) в целом.

Термины, обозначения, сокращения должны применяться только те, что указаны в соответствующих структурных элементах.

Приложения, как правило, содержат формы отчетных документов, бланков и т.д., используемых для документального оформления работ, исполняемых в соответствии с требованиями инструкции.

5.3.5. Рассылка документа и его регистрация в подразделении Документы рассылаются с присвоением учтенных номеров каждому адресату в

соответствии с номером структурного подразделения по номенклатуре МГТУ по Листу рассылки вместе с приказом о введении в действие документа и отмене действия устаревших документов, подлежащих изъятию.

Контрольный экземпляр не нумеруется. В подразделение поступает учтенный экземпляр (копия оригинала документа) через

канцелярию или непосредственной передаче документа под роспись на Листе рассылки. Ответственные за делопроизводство в подразделении обязаны зарегистрировать

полученный документ в Журнале регистрации с указанием: даты поступления; названия документа; краткого содержания документа; сделать отметку, если этот документ отменяет действие другого документа, для того чтобы избежать непреднамеренного использования устаревшей документации.

5.3.6. Ознакомление c инструкциями Руководитель подразделения несет ответственность за ознакомление сотрудников с

документом. Он определяет необходимость и достаточность круга сотрудников, которым следует ознакомиться с тем или иным нормативным документом. Руководитель делает устное распоряжение назначенному ответственному по качеству или ответственному за делопроизводство, с какими документами и кому из сотрудников следует ознакомиться.

После ознакомления с поступившей документацией сотрудники расписываются в Листе ознакомления.

5.3.7. Учет и хранение инструкций Контрольный экземпляр хранится у разработчика документа, либо у назначенного

ответственного. Учтенные экземпляры документов находятся на ответственном хранении у

руководителей подразделений. Документы учитываются посредством Перечня внутренней нормативной

документации, который ведется в каждом подразделении. При разработке (внесении



изменении) документации Перечень дополняется наименованием разработанного документа, или изменением реквизитов новой редакции документа в Перечне.

Перечень внутренней нормативной документации ведется ответственным по качеству подразделения.

5.3.8. Анализ и актуализация инструкций Периодическая проверка документов осуществляется разработчиком и/или при

внутренних проверках (аудитах). О проведенной проверке делается отметка «проверка» в соответствующей графе

«Пересмотр» Листа учета корректуры. По итогам периодической проверки документа могут быть приняты решения о

необходимости: переиздания документа; разработки нового документа; внесения изменений в документ; сохранения в действии документа без изменений; изъятия из обращения устаревшего документа. Производится с интервалом не реже 1 раза в год (12 месяцев). 5.4. Управление положениями о структурных подразделениях 5.4.1. Цели разработки Положения Положения о подразделениях разрабатываются с целью закрепления за структурным

подразделением фронта работ в рамках реализации образовательного процесса, определения места подразделения в структуре МГТУ, определения ответственности за обозначенные процессы, задачи и функции.

5.4.2. Основания для разработки (внесения изменений) Положения Основанием для разработки или изменения положения о структурном подразделении

служит создание нового подразделения, либо изменение статуса, организационной структуры, целей, основных задач и функций существующего подразделения, полномочий и ответственности его руководителя.

Решение о разработке или внесению изменений может принято как в устной, так и в письменной форме (приказ, распоряжение и т.д.).

5.4.3. Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение Положения Разработку положения о структурном подразделении, его пересмотр и внесение

изменений в действующее положение осуществляет руководитель подразделения. Если в структуре подразделения несколько структурных единиц (например, в состав

управления могут входить отделы, службы, части, лаборатории и т.д.), то руководитель каждой структурной единицы, входящей в подразделение, разрабатывает положение по структурной единице и согласовывает их с непосредственным руководителем.

Положение о структурном подразделении визируется согласующими подписями согласно следующему перечню:

Проректор (по соответствующему направлению); Главный бухгалтер; Начальник УЭиФ; Начальник УОМК; Главный юрисконсульт; Изменения к положению вносятся аналогично внесению изменений в инструкции (см.



п. 5.2.3.).

Положения утверждает Ректор МГТУ. 5.4.4. Требования к структуре и содержанию положений Положение о подразделении должно содержать следующие элементы: Титульный лист; Лист ознакомления; Лист корректуры; Лист учета экземпляров; 1. Сокращения, обозначения и определения; 2. Общие положения; 3. Задачи; 4. Функции; 5. Права; 6. Ответственность; 7. Организация управления; 8. Взаимоотношения с подразделениями; 9. Внесение изменений и дополнений (Изменения и дополнения); Приложения (если они имеются). Общие положения должно включать: Место подразделения в структуре МГТУ. Подразделение может быть как

самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Порядок создания, реорганизации и ликвидации структурного подразделения. Руководство подразделением. Указывается наименование должности

руководителя подразделения и подчиненность. Порядок назначения на должность руководителя. Состав структурного подразделения. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми

руководствуется подразделение в своей деятельности. Задачи – основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие

направление его деятельности. Функции. В этом разделе приводятся основные действия или виды работ, которые

должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции следует излагать в порядке их значимости в решении задач или в порядке последовательности их выполнения.

Права, где приводится перечень прав подразделения (руководителя подразделения). Общие права подразделения следующие: запрашивать и получать от других структурных подразделений Предприятия

необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с Ректором МГТУ;

представительствовать от имени МГТУ по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенции подразделения;

в необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства МГТУ, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников



других структурных подразделений.

В этом же разделе определяются полномочия руководителя подразделения. В перечень общих прав руководителя подразделения могут входить следующие:

вносить предложения руководству о перемещении работников подразделения, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности структурного подразделения;

вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности подразделения и МГТУ в целом и совершенствованию методов работы коллектива, замечания по деятельности других структурных подразделений.

Среди прав руководителя структурного подразделения необходимо отразить и перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем. Перечень визируемых или подписываемых руководителем подразделения документов допускается оформлять в виде отдельного приложения.

Ответственность предполагает описание ответственности руководителя и работников структурного подразделения. Руководитель, в первую очередь, несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение подразделением своих функций. Ответственность подразделения, как правило, заключается:

в своевременном и качественном выполнении плановых заданий; в организации в подразделении оперативной и качественной подготовки и

исполнения документов, ведении делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, использовании информации сотрудниками подразделения в служебных целях;

в своевременности и качестве исполнения поручений руководства МГТУ; в обеспечении сохранности имущества, находящегося в подразделении и

соблюдении правил пожарной безопасности; в соблюдении сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины. Персональная ответственность работников подразделения устанавливается

должностными инструкциями. Организация управления содержит информацию об управлении подразделением,

структуре подразделения, порядке назначения руководителя подразделения, замещении должностей и др.

Взаимоотношения с подразделениями (служебные связи) отражают взаимодействие между подразделениями. Взаимодействие может выражаться в совершении совместных, согласованных, встречных действий и действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Взаимодействие между подразделениями согласовывается с руководителями соответствующих служб и подразделений.

5.4.5. Рассылка Положения и его регистрация в подразделении При необходимости Положение рассылается в порядке, аналогичном рассылке

инструкций (см. п. 5.3.5) 5.4.6. Ознакомление сотрудников с требованиями положения Руководитель подразделения индивидуально знакомит с содержанием утвержденного

Положения всех сотрудников подразделения под роспись, о чем делается соответствующая запись в Листе ознакомления.

5.4.7. Учет и хранение Положений Контрольный экземпляр Положения о подразделении хранится в ОДИО. Учтенные экземпляры хранятся в подразделениях согласно листу учета экземпляров.

Ответственность за хранение возлагается на руководителя-держателя учтенного экземпляра.



5.4.8. Анализ и актуализация Положений Производится по результатам внутренних проверок (аудитов), а также в случаях: - изменения структуры МГТУ, - подчиненности, - изменения фронта работ, закрепленных за подразделением. Ответственным за анализ и актуализацию Положений о подразделениях является

руководитель структурного подразделения. 5.5. Управление должностными инструкциями 5.5.1. Цели разработки инструкций: определение функций, задач и полномочий сотрудников МГТУ; рациональное разделение труда; правильный подбор кадров, их расстановка и использование; укрепление трудовой дисциплины; повышение эффективности деятельности Предприятия; создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников; обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при

наложении на него дисциплинарного взыскания. На каждую должность, включенную в штатное расписание, разрабатывается

должностная инструкция. Допускается не разрабатывать инструкции для работающих временно (не более трех

месяцев) и по трудовому соглашению. Инструкция не должна противоречить положению о подразделении, в состав которого

входит должностная единица. Должностная инструкция утверждается Ректором МГТУ. 5.5.2. Основания для разработки (внесения изменений) должностной инструкции Основанием для разработки должностной инструкции служит создание или изменение

штатного расписания (ввод новой должности), а также повлекшие изменения деятельности (основных задач и функций подразделений) при реорганизации (изменение организационной структуры).

Основанием для изменения (актуализации) должностной инструкции является несоответствие инструкции требованиям, установленным настоящим документом. Должностная инструкция пересматривается при необходимости внесения изменений, но не реже 1 раза в 5 лет.

Причиной внесения изменений может быть изменение перечня обязанностей и прав, мер ответственности, т.е. содержания инструкции.

При изменении наименования юридического лица, структурного подразделения или наименования должности утверждается новая должностная инструкция.

Решение о разработке должностных инструкций может быть принято как в устной, так и в письменной форме (приказ, распоряжение, служебная записка и т.д.)

5.5.3. Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение должностной

инструкции Разработчиками должностных инструкций являются руководители структурных

подразделений. Ответственность за разработку должностных инструкций, а также за внесение в нее

изменений несет разработчик (руководитель подразделения). Изменения вносятся аналогично порядку внесения изменений в инструкции (см. п.

5.2.3).



5.5.4. Требования к структуре и содержанию должностной инструкции Оформление должностной инструкции производится в соответствии с Методическими

указаниями по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ. Должностная инструкция должна включать следующие структурные элементы в

указанной последовательности: титульный лист*; лист ознакомления* (вновь принятого на соответствующую должность

сотрудника); лист учета корректуры* (для отражения вносимых в должностную инструкцию

изменений); лист учета экземпляров* (для отражения количества контролируемых

экземпляров действующей должностной инструкции); сокращения, обозначения и определения; общие положения; квалификационные требования; должностные обязанности; права; ответственность; перечень нормативных документов, на основании которых разработана

должностная инструкция; визы разработчика и согласование должностной инструкции. Раздел «Сокращения, обозначения и определения» содержит все сокращенные

наименования, названия, встречающиеся в должностной инструкции. Раздел «Общие положения» должен включать: полное наименование должности; указание категории сотрудника МГТУ соответствующей должности; порядок избрания, назначения, утверждения на должность (в соответствии с

определяющими такой порядок нормативными документами); подчиненность; руководящие нормативные документы (приводятся руководящие документы,

материалы, знание которых необходимо для работы в указанной должности, т.е. чем руководствуется в своей деятельности);

требования к знаниям (приводятся знания, умения, навыки выполнения работы, необходимые для работы в обозначенной должности, т.е. должен знать);

порядок замещения должности в случае временного отсутствия. Раздел “Квалификационные требования” содержит требования к квалификации

специалиста, принимаемого (назначаемого) на должность. Раздел «Должностные обязанности» должен содержать основные задачи и функции,

выполняемые сотрудником в соответствии с должностью и исходя из Политики в области качества.

В разделе «Права» перечисляются основные права в соответствии с нормативными документами РФ и МГТУ, например:

знакомиться с проектами решений руководителя структурного подразделения, проректоров, Ректора МГТУ, касающихся деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности или участка выполняемой им работы;

см. приложения в Методических указаниях по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ



присутствовать на заседаниях, собраниях структурного подразделения, советах МГТУ (Факультета, Морской академии, Ученого совета, филиала) по вопросам деятельности структурного подразделения и МГТУ в целом;

участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей; вносить на рассмотрение руководителя структурного подразделения предложения

по улучшению деятельности структурного подразделения и МГТУ в целом и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности структурного подразделения недостатков;

осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений; запрашивать лично или по поручению руководителя структурного подразделения

от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то по согласованию руководством МГТУ);

запрашивать от руководителя структурного подразделения оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и прав, ему предоставленных;

действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями и другими организациями в пределах своей компетенции;

вносить на рассмотрение руководителя представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных у вверенных им отделов недостатках;

иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается ответственность в соответствии с законодательством РФ, Уставом МГТУ, Положением о структурном подразделении (факультете, кафедре, управлении, отделе, службе и т.д.) и другими внутренними нормативными документами МГТУ за несоблюдение своих должностных обязанностей в виде либо общих, либо конкретных случаев неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции.

Далее приводится перечень документов, на основании которых должностная инструкция разрабатывалась, например «Должностная инструкция разработана в соответствии Трудовым кодексом РФ, Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37, ….»

Далее приводятся визы разработчика и согласователей с указанием должности и даты разработки и согласования соответственно.

5.5.5. Рассылка должностных инструкций В случае необходимости должностная инструкция рассылается в подразделения в

порядке, аналогичном рассылке инструкций (см. п. 5.3.5.). 5.5.6. Ознакомление с должностной инструкцией Запись об ознакомлении с должностной инструкцией делается в заявлении сотрудника

о приеме на работу (трудовом договоре). Руководитель подразделения индивидуально знакомит с содержанием утвержденных



должностных инструкций, в т.ч. при их изменении, всех сотрудников подразделения под роспись, о чем делается соответствующая отметка в Листе ознакомления.

5.5.7. Учет и хранение должностных инструкций Контрольный экземпляр должностной инструкции хранится в Отделе кадров личного

состава Управления по работе с кадрами МГТУ. Держатели и места хранения учтенных экземпляров определяются начальником

Управления по работе с кадрами. Учтенным экземплярам присваивается номер в соответствии с порядковым номером

подразделения по номенклатуре подразделений МГТУ (Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ).

Срок хранения должностных инструкций определяется архивом МГТУ. Образцы Типовых должностных инструкций профессорско-преподавательского состава

приведены в альбоме Типовых должностных инструкций ППС, хранимом в отделе кадров личного состава управления по работе с кадрами МГТУ.

5.5.8. Анализ и актуализация должностных инструкций Производится по результатам внутренних проверок (аудитов), а также в случае

изменения структуры МГТУ, подчиненности, изменения фронта работ. Ответственным за анализ и актуализацию должностных инструкций является

руководитель структурного подразделения.

6. Формы документов, приложения Отчетными формами данной процедуры являются: • Перечень действующих внутренних нормативных документов; • Лист ознакомления (является обязательной частью документа); • Доклад о несоответствии; • Извещение об изменении/отмене действия документа (приказ); • Лист согласования и/или проект изменений документа; • Лист корректуры.





Приложение 1.

Образец номенклатуры дел структурного подразделения МГТУ

Федеральное агентство Утверждаю по рыболовству

Руководитель структурного Федеральное государственное подразделения образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мурманский государственный технический университет» Номенклатура дел на 20__ год г. Мурманск

Наименование структурного подразделения с указанием индекса

№ п/п Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

1 2 3 4 5

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20 __ году

в структурном подразделении

По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой

«ЭПК» 1 2 3 4

Постоянного Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО: Разработано: Должность Подпись Расшифровка подписи СОГЛАСОВАНО: Начальник ОДИО Подпись И.О. Фамилия Зав. архивом Подпись И.О. Фамилия



Приложение 2.

Лист рассылки проекта документа

_______________________________________________________________________________ (наименование документа) _______________________________________________________________________________ (руководитель рабочей группы/ответственный за разработку - должность, ФИО, подпись) ______________________________________________ (установленный срок согласования) Подразделение-согласователь Дата передачи Должность ФИО, подпись

Date post:	27-Jul-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	6 times
Download:	0 times

ФИО Дата - mstu.edu.ru · Процедура: Управление...

Documents