1

6. Efektivní správa papírových dokumentů v organizaci a jejich digitalizace

Verze dokumentu: 1.0 Autor: Jan Lávička, Microsoft Časová náročnost: 30 – 40 minut

2

Cvičení 1: Digitalizace dokumentů a jejich správa v rámci DMS systému Office SharePoint Server 2007

Detailní popis realizovaných akcí Provedené akce

Zpracování dokumentů prochází v dnešním firemním světě významnými změnami. Firmy jsou nuceny řešit řadu problémů, které s sebou přináší zastaralé metody uchovávání dokumentů, zejména problémů spojených s omezenou schopností jejich sdílení. Nejčastějším problémy jsou:

- Problematické sdílení papírových dokumentů. - Existence elektronických dokumentů bez definované struktury či dostatečného zabezpečení. - Neefektivnost obchodních procesů, v rámci kterých jsou obchodní dokumenty používány (problematické ověření stavu dokumentu, stavu

procesu apod.) Většinu výše popsaných problémů týkajících se oběhu dokumentů řeší moderní Enterprise Content Management systémy, mezi které patří i řešení založené na platformě Microsoft Office SharePoint Server 2007. Toto řešení ve spolupráci HP multifunkčními zařízeními a digitalizačním softwarem Autostore, zajišťuje pokročilou správu dokumentů, jejich digitalizaci a zpracování z papírové podoby do podoby elektronické, jejich prezentaci, sdílení a řízení oběhu, a samozřejmě také zabezpečení.

1. V rámci prostor kanceláře je umístěno multifunkční zařízení společnosti HP – HP CLJ 4735. Toto zařízení je vstupním místem pro skenování dokumentů a jejich transformaci z papírové do elektronické podoby.

2. Přejděte k multifunkčnímu zařízení. Na dotykovém displeji tohoto zařízení můžete vidět „tlačítka“, jimiž se aktivuje nabízená funkcionalita. Tyto tlačítka mohou výt vytvářena pomocí vhodného softwarového nástroje – jedním z nich je digitalizační software Autostore. Pomocí tohoto softwarového nástroje bylo vytvořeno tlačítko „SharePoint“, které naleznete na displeji v levé části.

3

3. Na dotykovém displeji, zvolte tlačítko „SharePoint“. Po

stisknutí tohoto tlačítka se Vám zobrazí dialogová nabídka, která Vás vyzve k vyplnění některých údajů o skenovaném dokumentu.

Požadované údaje:

Číslo faktury

Dodavatel

Číslo faktury vyplňte pomocí klávesnice multifunkčního zařízení. Klávesnice pro vyplnění hodnoty pro dané pole je aktivována stisknutím tlačítka Číslo faktury na dotykovém displeji. Po zapsání příslušného textu na dotykové klávesnici, stiskněte tlačítko ENTER. Tím se vrátíte do dialogu s poli, kde pokračujte stisknutím tlačítka Dodavatel. Dotykový displej Vám nabízí možnost zvolit jednoho z dodavatelů. Zvolte dodavatele Firma 3 a stiskněte tlačítko OK. U polí v rámci multifunkčního zařízení může být nastaveno, zda jsou požadována či nikoliv (označeno hvězdičkou). V případě, že požadované pole není vyplněno, nebude možné dokument neskenovat a odeslat do systému pro správu dokumentů. V rámci procesu skenování v organizaci, může dialogu vyzívajícímu k vyplnění údajů o skenovaném dokumentu, předcházet dialogové okno s požadavkem na přehlášení uživatele, tak aby bylo jednoznačně určeno, kdo dokument do systému vložil. Vyplnění údajů o skenovaném dokumentu umožní hned při skenování dokumentu, aby byl dokument v rámci systému jednoznačně identifikován a aby byl doplněn „metadaty“.

4

4. Do vstupního podavače skeneru (horní podavač) vložte dle instrukcí na zařízení dokument faktury od společnosti Microsoft, který naleznete ve svém šanonu, nebo u tiskárny.

5. Pokud jsou vyplněna všechna požadovaná pole a je vložen dokument pro skenování, stiskněte tlačítko ODESLAT. Dokument by měl být převzat zařízením, neskenován a předán zařízením do výstupního podavače. Na displeji se objeví hlášení, že „skenování probíhá“. Nepřerušujte tento proces.

6. Pokud skenování dokumentu proběhne úspěšně (viz.

Obrazovka v levé části dokumentu) stiskněte tlačítko DONE a vraťte se zpět ke svému pracovišti.

5

7. Spusťte internetový prohlížeč, a pokud se Vám automaticky nenačte stránka internetu společnosti „Contoso Banka, a.s.“, zadejte do pole pro adresu http://intranet.

8. V okamžiku, kdy se Vám otevřou v levé části dokumentu zobrazené stránky, nacházíte se v prostředí intranetového portálu založeného na technologii Office SharePoint Server 2007.

9. Pro navigaci použijte horního navigačního menu v rámci, kterého můžete vidět několik oblastí a v rámci nich pak jednotlivé nabídky pro práci s jednotlivými částmi intranetového portálu. Pro realizaci našeho scénáře zvolte oblast Centrum dokumentů a vyberte oblast Faktury (klikněte na slovo Faktury, které je aktivní a které Vás přesměruje do knihovny dokumentů Faktury)

6

10. Zvolením nabídky Faktury, se dostanete do části portálu určené pro správu neskenovaných dokumentů, tak jak můžete vidět na obrátku v levé části dokumentu. Tato část se obecně nazývá „Knihovna dokumentů“ a nabízí uživateli funkcionalitu potřebnou pro silnou správu dokumentů.

11. V případě, že skenování dokumentu proběhlo úspěšně, měl by se v rámci seznamu dokumentů, objevit nový záznam – dokument, který bude obsahovat informace, které jste zadali při skenování. Pro identifikaci správného dokumentu Vám může pomoci pole s uvedeným datem a časem pořízení dokumentu.

12. V okamžiku, kdy identifikujte Váš dokument, přesuňte kurzor myši na název tohoto dokumentu a klikněte na zobrazenou šipku, která zobrazí „kontextovou“ nabídku operací, které lze s dokumentem realizovat.

13. Ze zobrazené nabídky zvolte možnost „Pracovní postupy“. Tato nabídka umožňuje definování a spuštění schvalovacího procesu nad neskenovaným dokumentem.

V praxi je běžné automatické spouštění schvalovacího procesu ihned po uložení dokumentu do systému. V rámci našeho scénáře bychom Vám rádi představili novou funkcionalitu systému Office SharePoint Server 2007 – workflow, a proto jednotlivé kroky budeme postupně konfigurovat. Nad dokumentovým úložištěm pak může existovat několik schvalovacích procesů, přičemž automatické spuštění toho „správného“ může být závislé na zadaných parametrech (metadatech) dokumentu – celková částka na faktuře, dodavatel apod.

7

14. Zvolením nabídky „Pracovní postupy“ se dostaneme do části systému, v rámci kterého je možné zvolit vhodný schvalovací proces, či vidíme informace o spuštěných či dokončených pracovních postupech.

15. V našem scénáři máme připravený schvalovací proces s názvem „Schválení“. Zvolte tedy tuto možnost a přesuňme se k definici schvalovacího procesu pro zvolený dokument.

16. Nyní máme možnosti provést definici parametrů schvalovacího procesu. Klíčovou vlastností schvalovacího procesu je seznam „Schvalovatelů“. Pro zjednodušení našeho příkladu, vyplníte do pole „Schvalovatelé“ Vaše uživatelské jméno (pod kterým jste přihlášení do PC na Vašem pracovišti)

Mezi další volitelné vlastnosti schvalovacího procesu patří:

Možnosti definovat, že se jedná o úkol

Definovat termín splnění

Možnost nastavení upozornění dalších uživatelů V našem případě se jedná o velmi jednoduchý schvalovací proces. V případě požadavku na složitější schvalovací procesy, není problém tyto vlastní schvalovací procesy vytvořit pomocí nástroje Office SharePoint Designer či vývojového prostředí založeného na technologii Visual Studio, a použít ho v rámci systému Office SharePoint Server 2007.

8

17. Zvolte nabídku „Schvalovatelé“ a stiskněte toto tlačítko.

18. Zadejte Vaše uživatelské jméno „křestní jméno, pomocí kterého jste se hlásili do systému“ a stiskněte ENTER, nebo zvolte obrázek LUPY v pravé části pole pro zadání uživatelů. Tímto úkonem, spustíte vyhledávání uživatelů v rámci adresářové struktury Active Directory.

9

19. Po prostředním okně se Vám zobrazí nalezení uživatelé. Je potřeba tyto uživatele označit a v dolní části dialogového okna stisknout tlačítko Přidat. Uživatel je přidán jako „Schvalovatel“ do pracovního postupu potvrzením volby OK.

10

20. Po potvrzení výběru „schvalovatele“ stisknutím tlačítka OK, v předchozím kroku, se vrátím do části systému, v rámci které definujeme parametry schvalovacího procesu pro náš dokument. Zde zvolíme možnosti (tlačítko) „Zahájení“ v pravé spodní části stránky.

21. Tímto je schvalovací proces zahájen.

22. Pokud se nyní podíváme na Váš neskenovaný dokument, můžete vidět ve sloupci „Schválení“ stav schvalovacího procesu. V našem případě je zde vidět stav „Probíhá“.

11

23. Do Vaší emailové schránky by Vám měl zároveň přijít email, který Vás upozorňuje, že je vyžadováno Vaše schválení dokumentu. Přímo z těla zprávy můžete provést schválení či zamítnutí dokumentu a schvalovací proces tak dokončit. Otevřete si aplikaci Office Outlook, nalezněte zprávu, jejíž název začíná „Schválení“ … V těle emailu klikněte na odkaz „Zobrazit stav tohoto pracovního postupu“.

24. Tímto odkazem budete přesměrováni do intranetového portálu, do části „Stav schvalovacího postupu: Schválení“, a zde můžete sledovat aktuální stav schvalovacího procesu, jednotlivé kroky, které byly zrealizovány a další informace.

12

25. V prostředí části stránky naleznete oblast „Úkoly“, ve které je zobrazený aktuální úkol, vyzívající Vás ke schválení dokumentu. Klikněte na odkaz „Schvalte dokument Faktura_....“ (číslo za slovem faktura je číslo, které jste zadali na multifunkčním zařízení).

26. V následujícím dialogu proveďte zamítnutí či schválení neskenovaného dokumentu kliknutím na tlačítko „Schválit“ či „Zamítnout“. V rámci dialogu můžete uvést komentář ke schvalovanému kroku. Zvolte možnost „Schválit“.

13

27. Schvalovací proces je tímto dokončen a informace o schvalovacím procesu vidíte v zobrazeném dialogu. V okamžiku schválení Vám byl zaslán email upozorňující na tuto změnu schvalovacího procesu a na jeho dokončení.

28. Vraťte se zpět do knihovny dokumentů Faktury. Pokud se nyní podíváme na neskenovaný dokument, můžete vidět ve sloupci „Schválení“ stav schvalovacího procesu. V našem případě je zde vidět stav „Schváleno“.

29. V aplikaci Office Outlook naleznete zprávu o dokončení schvalovacího procesu u Vámi vytvořené položky (dokumentu faktury).

Pokud je proces právně nakonfigurován, měl by Vám přijít i email, upozorňující Vás na vytvoření úkolu, jehož obsahem je schválení dokumentu. Na tento email není nutné nijak reagovat.