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Pablo LledóDa t os d e c a t a l og a c i ón b i b l i og rá f i ca

Administración de proyectos: El ABC para un Director de proyectos exitoso.3ra ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2013.423 p. ; 28x22 cm.

ISBN 978-0-9864096-0-8

1. Administración. 2. Management.

Editor: Pablo LledóDiseño, diagramación y carátulas: Samanta GallegoFiguras: Paul Leido

Copyright © 2013 Pablo Lledópablolledo es una marca de propiedad de Pablo Lledó

“PMI”, “PMBOK”, “PMP” and “OPM3” son marcas registradas por el ProjectManagement Institute, Inc.

Algunas notas del libro fueron tomadas de: Project Management Institute [A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Fith Edition], Project Management Institute, Inc., (2013). Copyright y todos los derechos reservados.

Los contenidos de este libro han sido tomados del libro Director de Proyectos de Pablo Lledó. Los contenidos del libro Director de Proyectos han sido reproducidos con la autorización del PMI®.

Versión 5.5

A: Marcela, Máximo, Martín y Salvador

Este libro no puede ser reproducido total ni parcialmente en ninguna forma, ni por ningún medio o procedimiento, sea reprográfico, fotocopia, microfilmación, mimeográfico o cualquier otro sistema mecánico, fotoquímico, electrónico, informático, magnético, electroóptico, etcétera. Cualquier reproducción sin el permiso previo por escrito de su editor viola los derechos reservados, es ilegal y constituye un delito.

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¿Cómo ser un Director de Proyectos exitoso?

Este libro es una adaptación del libro “Director de Proyectos”, que incluye los mismos contenidos, pero en lugar de traer recomendaciones para rendir las certificaciones internacionales del PMI®, incluye anexos con los pasos para utilizar el software Microsoft Project y realizar análisis de sensibilidad con Excel y Project.

Pablo Lledó es Project Management Professional (PMP®, Project Management Institute), Master of Science in Project Analysis (University of York, Inglaterra), MBA en Dirección de Proyectos (Universidad Francisco de Vitoria, España), MBA en Negocios Internacionales (Universitat de Lleida, España) y Licenciado en Economía (Universidad Nacional de Cuyo, Argentina).Entre su experiencia profesional se destaca su desempeño en la formulación de proyectos para Towers Perrin (Inglaterra). Actualmente es Director de MasConsulting y Pablolledo.com,

empresas especializadas en Project Management.Pablo, además de ser profesor en prestigiosas Universidades, es autor de 8 libros sobre Gestión de Proyectos. En los últimos años ha sido seleccionado como expositor en congresos internacionales del Project Management Institute y ganó el “PMI Distinguished Contribution Award 2012”.

Las ventajas de estudiar de este libro son:9 Tener una guía con los procesos para gestionar proyectos9 Aprender practicando con ejercicios y un lenguaje amigable9 Convertirte en un Director de Proyectos exitoso

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Índice de contenidos

Prólogo I ................................................................................................... ixPrólogo II ...................................................................................................xC AP ÍT U L O 1 - INT R O D U C C I Ó N ............................... . ............................. 2 Aclaraciones................................................................................................2Alcance del libro ..........................................................................................2La administración de proyectos ....................................................................3El director de proyectos (DP) ........................................................................4Más cualidades del director de proyectos ........................................................5Relación entre el DP y los miembros del equipo ...............................................6Proyecto exitoso ..........................................................................................7Cómo gestionan proyectos los DP exitosos ......................................................8El Project Management Institute ....................................................................8Simbología del libro ................................................................................... 10C AP ÍT U L O 2 - M A R C O C O N C EPT U A L ............................... . ................... 12 Generalizaciones del PMI® .......................................................................... 12Proyecto vs. Trabajo operativo .................................................................... 13Contexto de la dirección de proyectos .......................................................... 14Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) ......................................................... 15Interesados (Stakeholders) ......................................................................... 15Estructura de la organización ...................................................................... 18Objetivos del proyecto y las restricciones...................................................... 23Ciclo de vida del proyecto ........................................................................... 26Áreas del conocimiento............................................................................... 29OPM3® .................................................................................................... 29Rol del Director del Proyecto ....................................................................... 30Lecciones aprendidas ................................................................................. 30C AP ÍT U L O 3 - P RO C ES O S ............................... . ............................... . ... 32 Grupos de Procesos ................................................................................... 32Procesos de Inicio ...................................................................................... 39Procesos de Planificación ............................................................................ 41Procesos de Ejecución ................................................................................ 43Procesos de Monitoreo y control .................................................................. 45Procesos de Cierre ..................................................................................... 47Procesos Principales ................................................................................... 49Lecciones aprendidas ................................................................................. 51C AP ÍT U L O 4 - INT E G R A C I Ó N ............................... . ............................. 54 Inicio del proyecto ..................................................................................... 54Procesos de integración .............................................................................. 58Acta de constitución del proyecto................................................................. 60Plan para la dirección del proyecto ............................................................... 64Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto .................................................. 66Monitorear y Controlar el trabajo ................................................................. 68Control integrado de cambios ...................................................................... 69Cerrar proyecto o fase................................................................................ 72Resumiendo la Integración.......................................................................... 73Lecciones aprendidas ................................................................................. 74C AP ÍT U L O 5 - A LC A N C E ............................... . ............................... . ..... 76 Alcance del proyecto vs. Alcance del producto ............................................... 76

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Procesos de gestión del alcance ................................................................. 77Planificar la gestión del alcance................................................................... 78Recopilar requisitos ................................................................................... 79Definir el alcance ...................................................................................... 82Crear la Estructura de Desglose del Trabajo ................................................. 84Validar el alcance ...................................................................................... 90Controlar el alcance................................................................................... 91Resumiendo el Alcance .............................................................................. 92Lecciones aprendidas................................................................................. 92C AP ÍT U L O 6 - TIE M P O ............................... . ............................... . ....... 94 Procesos de gestión del tiempo .................................................................. 94Planificar la gestión del cronograma ............................................................ 95Definir las actividades................................................................................ 96Secuenciar las actividades.......................................................................... 98Estimar los recursos de las actividades .......................................................101Estimar la duración de las actividades.........................................................103Desarrollar el cronograma .........................................................................110Método de la ruta crítica ...........................................................................122Controlar el cronograma ...........................................................................131Resumiendo la gestión del tiempo ..............................................................133Lecciones aprendidas................................................................................134C AP ÍT U L O 7 - C O S T O ............................... . ............................... . ....... 136 Tipos de costos ........................................................................................136Procesos de la gestión de los costos ..........................................................139Planificar los costos ..................................................................................140Estimar los costos ....................................................................................141Determinar el presupuesto ........................................................................149Controlar los costos..................................................................................151Gestión del valor ganado (EVM) .................................................................152Indicadores financieros .............................................................................167Resumiendo la gestión de los costos ...........................................................176Lecciones aprendidas................................................................................177C AP ÍT U L O 8 - C A L I DA D ............................... . ............................... . ... 180 Conceptos básicos sobre la calidad .............................................................180Teorías de la calidad.................................................................................183Procesos de gestión de calidad ..................................................................186Planificar la calidad ..................................................................................189Asegurar la calidad...................................................................................193Controlar la Calidad..................................................................................196Resumiendo la gestión de calidad...............................................................211Lecciones aprendidas - Calidad ..................................................................212C AP ÍT U L O 9 – RE C URS O S HUM AN OS ............................... . ............... 214 Procesos de gestión de los recursos humanos .............................................214Planificar la gestión de los recursos humanos ..............................................215Adquirir el equipo.....................................................................................224Desarrollar el equipo ................................................................................225Liderazgo ................................................................................................227Motivación ..............................................................................................229Dirigir el equipo de proyecto......................................................................232

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Resumiendo la gestión de los recursos humanos ..........................................236

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Lecciones aprendidas ............................................................................... 236C AP ÍT U L O 1 0 - C O M UN I C A C I O NES ............................... . .................. 238 Procesos de Comunicaciones .................................................................... 238Planificar las comunicaciones .................................................................... 239Gestionar las comunicaciones.................................................................... 244Controlar las comunicaciones .................................................................... 248Resumiendo la gestión de las comunicaciones ............................................. 249Lecciones aprendidas ............................................................................... 250C AP ÍT U L O 1 1 - RIE S G OS ............................... . ............................... . .. 252 Conceptos básicos de riesgo ..................................................................... 252Procesos de gestión de los riesgos ............................................................ 258Planificar la gestión de riesgos .................................................................. 260Identificar los riesgos ............................................................................... 263Realizar análisis cualitativo de los riesgos ................................................... 265Realizar análisis cuantitativo de los riesgos ................................................. 271Planificar la respuesta a los riesgos ............................................................ 289Controlar los riesgos ................................................................................ 296Resumiendo la gestión de los riesgos ......................................................... 297Lecciones aprendidas ............................................................................... 298C AP ÍT U L O 1 2 - AD Q UI S ICIO N E S ............................... . ...................... 300 Procesos de gestión de las adquisiciones ................................................... 300Planificar las adquisiciones ........................................................................ 302Efectuar las adquisiciones ......................................................................... 308Controlar las adquisiciones ....................................................................... 313Cerrar las adquisiciones............................................................................ 314Resumiendo la gestión de las adquisiciones................................................. 316Lecciones aprendidas ............................................................................... 316C AP ÍT U L O 1 3 - INTE R ES A D OS ............................... . ......................... 318 Procesos de gestión de los interesados ...................................................... 319Identificar a los interesados ...................................................................... 320Planificar la gestión de los interesados ....................................................... 322Gestionar la participación de los interesados ............................................... 327Controlar la participación de los interesados................................................ 329Resumiendo la gestión de los interesados ................................................... 330Lecciones aprendidas ............................................................................... 330C AP ÍT U L O 1 4 – C ON D U C TA P ROFES I O N A L ............................... . ...... 332 Conducta del Director de Proyecto ............................................................. 332Código de ética y conducta profesional del PMI® ........................................ 333Responsabilidades con la profesión y el cliente ............................................ 338Lecciones aprendidas ............................................................................... 340A NEXO A – MS P R O JE C T ............................... . ............................... . ... 342 Planificación de tiempos ........................................................................... 344Planificación de recursos y costos .............................................................. 352Planificación de Riesgos ............................................................................ 360Seguimiento y control del proyecto ............................................................ 366A NEXO B – S ENS I B I L I DA D C ON P ROJ E C T ............................... . ........ 374 Software @Risk for Project ....................................................................... 374Reserva para contingencia ........................................................................ 374Reservas en proyectos con senderos paralelos .... ¡Error! Marcador no definido.

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Riesgo de los senderos del proyecto ................... ¡Error! Marcador no definido.A NEXO C – S ENS I B ILI DA D C ON E X C EL ............................... . ............ 388 Punto de equilibrio ...................................................................................388Variables críticas del proyecto....................................................................394Análisis de 2 variables ..............................................................................395Análisis de escenarios con múltiples variables ..............................................397Software Oracle Crystal Ball ......................................................................401Simulación de Monte Carlo ........................................................................402C RÍT I C A S D EL L I B R O ............................... . ............................... . ....... 410

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Insectos que se utilizarán para llenar espacios en blanco

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Prólogo I Los procesos para la dirección de proyectos alineados con el Project Management Institute se han convertido en los últimos años de manera contundente, en la metodología más reconocida para aquellos que dedicamos nuestra actuación profesional a la Dirección, Administración, Gerencia o Gestión de Proyectos.Tal vez este sencillo hecho, el que los hispanohablantes no podamos ponernos de acuerdo en el nombre comúnmente aceptado para nuestra profesión, pone en perspectiva la complejidad de escribir acerca de la Administración de Proyectos en español y más aún en el marco de los estándares del PMI®, cuyo idioma de origen es el inglés. El trabajo que Pablo Lledó ha hecho al conjuntar en un solo documento explicaciones, ejercicios, definiciones, conceptos y ejemplos, merece por ese solo hecho, nuestro mayor reconocimiento. Sin embargo el autor, no se ha conformado con cerrar la brecha que existía en herramientas para la gestión de proyectos, sino que lo ha hecho con la habilidad y soltura que solo un historial de más de cinco libros en el ámbito de la Dirección de Proyectos le puede dar.A lo largo de los más de diez años que tengo involucrado en los procesos de asesoramiento e instrucción sobre esta temática, he tenido la oportunidad de revisar, utilizar y recomendar muchos libros, sitios de Internet, cursos y alguno que otro artilugio extra, que ayuden en la preparación de mis alumnos. Este libro es sin duda, la primera vez que tengo en mis manos una herramienta desarrollada en idioma español tan completa. Un recurso largamente esperado por toda la comunidad hispanohablante de Directores de Proyecto y que seguramente contribuirá al crecimiento de nuestro gremio, que dicho sea de paso, tiene un potencial de crecimiento altísimo que desgraciadamente no habíamos aprovechado.La capacidad de un país de ejecutar correctamente sus proyectos de desarrollo, infraestructura, empresariales, etc., es directamente impactada por la cantidad de profesionales en dirección de proyectos que ejercen de manera correcta su profesión, siguiendo mejores prácticas y estándares. Esta liga indisoluble entre desarrollo y educación, será probablemente una de las mejores razones para agradecer que autores como Pablo Lledó se multipliquen en nuestra región.

Roberto Toledo, PMP®

PMI Educational Foundation Board of Director – Chair 2014Columnista de PM Network para Latinoamérica

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Prólogo II En períodos de dificultades económicas es más importante reducir costes y plazos, y aumentar la calidad y satisfacción de los clientes para ser más competitivos. En este entorno, la dirección de proyectos gana interés y quienes antes confiaban en su intuición y experiencia ahora miran a su alrededor para aprender “buenas prácticas” y buscan profesionales que las pueda implementar y seguir.Por lo tanto, este es un buen momento para que los profesionales que sienten pasión por el trabajo bien hecho, para los que siempre están aprendiendo y ayudando a otros a aprender, para los que piensan que las “lecciones aprendidas” no son solo un papel escrito y archivado por el último que salió del proyecto, para los que saben que hacer un buen proyecto no solo significa plazo, coste y alcance, sino calidad, resultados de negocio y satisfacción del cliente. Si estás leyendo este libro, muy probablemente este es un gran momento para ti.Han pasado varias décadas desde la creación del Project Management Institute en 1969 y desde la publicación de la primera edición de la Guía del PMBOK® en1983. Se ha avanzado mucho en poner orden en esta disciplina y en formar y difundir sus buenas prácticas, pero la mayoría de los esfuerzos se hanrealizado en un idioma no accesible para todos los que vivimos enHispanoamérica, el inglés. Pablo Lledó, con este libro, no solo hace accesible en español los procesos para administrar proyectos, sino que también la haceameno. El formato del libro, los numerosos ejercicios y ejemplos, hacen que laaridez que muchos encuentran en la literatura relacionada con la dirección de proyectos, se convierta en un entretenido recorrido por procesos, técnicas,gestión de riesgos, costes, etc., que hacen que descubramos una profesióncada vez menos accidental y más vocacional.Espero que con la ayuda de este libro llegues a ser un exitoso Director de Proyectos, pero sobre todo espero que llegues a ser un apasionado de la dirección de proyectos como lo es Pablo Lledó. Gracias Pablo por compartir tu pasión, experiencia y conocimientos y facilitar que miles de hispanohablantes tengan un poco más fácil descubrir su pasión.

Ángel Águeda Barrero, PMP®

Fundador de Evergreen Project Management Services, EspañaFormador y Consultor Senior en Dirección de proyectos

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Administración de ProyectosEl ABC para un Director de Proyectos exitoso

El libro Administración de Proyectos, alineado con la Guía del PMBOK® 5ta edición, además de cubrir todos los temas teóricos con un lenguaje amigable, incluye 50 ejercicios, videos y plantillas de proyectos reales, lo que lo hace muy útil para comprender la dirección de proyectos desde un punto de vista práctico.

Su autor Pablo Lledó, PMP®, ha escrito ocho libros sobre Dirección de Proyectos, algunos de ellos publicados con la Editorial número uno del mundo en libros de educación (Pearson).

El autor afirma que las ventajas de estudiar de este libro so9 Tener una guía para administrar proyectos9 Aprender qué es lo que no sabes9 Ahorrar tiempo y dinero9 Ser mejores Directores de Proyectos

Más información: w ww .pablol led o.com

"PMBOK" es una marca registrada por el Project Management Institute, Inc.

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