Hospodářská komora České republiky Odbor Informačních míst pro podnikatele

ARCHIVACE A SKARTACE V OBCHODNĚ – PODNIKATELSKÉ

PRAXI

Zpracovatel: Oborové koordinační místo OKM/SOCR

červenec 2005

2

OBSAH:

1. Úvod....................................................................................................................... 3 2. Právní úprava ........................................................................................................ 4 3. Základní pojmy...................................................................................................... 4 4. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit jejich výběr.................................. 5

4.1 Zákon o archivnictví a spisové službě ............................................................... 5 4.2 Zákon o účetnictví – dokumenty účetní povahy................................................. 6 4.3 Zákon o DPH – daňové doklady........................................................................ 6

5. Správa dokumentů původce ................................................................................ 6 6. Výběr archiválií ..................................................................................................... 7

6.1 Postup při výběru archiválií ............................................................................... 7 6.2 Dokumenty se specifickým obsahem ................................................................ 9

7. Správa archiválií ................................................................................................... 9 8. Státní dozor a uplatnění sankcí ......................................................................... 11 Příloha 1 Požadavky na spisovou službu z hlediska právních norem .................... 13 Příloha 2 Spisový a skartační plán ......................................................................... 19 Příloha 3 Seznam místně příslušných oblastních archivů ...................................... 24

3

1. ÚVOD Problematika archivace a skartace v obchodně – podnikatelské praxi je v současnosti často diskutována a to zejména z důvodu nabytí účinnosti nového Zákona o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcích předpisů. Mezi nesrovnalosti, které se u podnikatelských subjektů v oblasti archivace a skartace objevují, můžeme zařadit mj. otázku povinnosti vedení spisové služby, spory o obecnou metodiku skartace a také o možných variantách výběru archiválií, jakož i o hlavních způsobech jejich správy. Cílem této publikace je proto výše uvedené nesrovnalosti vysvětlit a podnikatelským subjektům tak podat ucelený přehled nejen základních povinností vyplývajících z přijetí nové legislativy, ale také hlavních doporučení. První část publikace podává přehled právních norem, které podnikatelským subjektům stanovují povinnost uchovávat dokumenty a z těchto následně umožnit výběr archiválií. Na tomto místě dodejme, že úschova dokumentů nevyplývá pouze z výše jmenovaného Zákona o archivnictví a spisové službě, ale i z dalších právních předpisů – mj. Zákona o účetnictví, Zákona o DPH apod. Následně se publikace zabývá problematikou spisové služby – ačkoliv z nové legislativy povinnost jejího vedení pro podnikatelské subjekty nevyplývá, doporučujeme, aby každý ve vlastním zájmu zajišťoval odbornou správu dokumentů vzešlých z jeho činnosti, popřípadě z činnosti jeho předchůdce – pouze řádné a přehledné vedení dokumentů vytváří základní předpoklad pro dobrý chod administrativy, pro správnou kontrolu i pracovní kázeň podnikatelského subjektu. Problematice skartace, výběru archiválií a možných způsobů jejich následné správy se věnuje pátá a šestá kapitola. Zde apelujeme, aby každý podnikatelský subjekt přijal Spisový a skartační plán a tento dále dodržoval. Pouze tak bude zajištěn řádný a bezpečný chod jednotlivých činností podnikatelského subjektu ve vztahu k obchodním partnerům, orgánům státní správy i vůči mezinárodním partnerům (marketing, soudní spory, propagace apod.). Závěrečná kapitola je věnována státnímu dozoru na úseku archivnictví a také možným sankcím, které může dozor podnikatelskému subjektu vyměřit v případě porušování povinností vyplývajících z nabytí účinnosti nových právních norem. Na závěr dodejme, že legislativní proces v oblasti archivace a skartace je nutno chápat jako neustále se měnící proces. Proto doporučujeme soustavně sledovat vývoj v této oblasti, popř. kontaktovat místně příslušný veřejný archiv, který podnikatelským subjektům v této oblasti poskytuje základní metodickou pomoc.

4

2. PRÁVNÍ ÚPRAVA Problematika archivace a skartace v obchodně – podnikatelské praxi je upravena následujícími právními předpisy: q zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých

zákonů, v platném znění, q vyhláška MV ČR č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona

o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, q vyhláška MV ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,

v platném znění, q směrnice MV ČSR č. 2/1975 Ústředního věštníku, o ochraně a kategorizaci

archiválií, q směrnice MV ČSR č. 7/1975 Ústředního věštníku, o využívání archiválií, q zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších novel, q zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších novel, q zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a změně některých

zákonů, v aktuálním znění, a q vyhláška NBÚ č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně

utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti.

3. ZÁKLADNÍ POJMY Archiv – zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Zákon o archivnictví a spisové službě rozlišuje: q veřejné archivy – zahrnují: Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované

archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávních celků; a q soukromé archivy – ostatní archivy zřizované fyzickými a právnickými osobami. Archivace – obor lidské činnosti, který je zaměřen na péči o archiválie s cílem zajistit jejich správní, informační, vědeckou a kulturní funkci. Archiválie – takový záznam, který vzešel z činnosti subjektu, a vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům či trvalé hodnotě byl vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uložení. Dokument (písemnost) - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti podnikatelského subjektu nebo do subjektu došel (technická dokumentace, účetnictví, korespondence, smlouvy apod.). Původce – každý subjekt, z jehož činnosti dokument vznikl. Skartace – odborné posouzení dokumentů, při kterém jsou vyřazovány dokumenty pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné. Při tom se oddělují archiválie od písemností bezcenných, které jsou určeny ke zničení, tj. takové znehodnocení znemožňující rekonstrukci a identifikaci obsahu dokumentu. Skartační lhůta – určuje se počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po uzavření spisu. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve spisovně podnikatelského subjektu, po jejím uplynutí se pak zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí a řadí se za skartační znak. Skartační znak – určuje, jakým způsobem se po uplynutí skartační lhůty s dokumentem naloží:

5

q skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument s trvalou hodnotou. Ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení je vybrán jako archiválie a trvale uložen u vlastníka či držitele archiválie nebo v soukromém archivu nebo předán do péče archivu veřejného. Překvalifikovat daný dokument na skartační znak „S“ je možné pouze po dohodě s původcem dokumentu, jinak zničen být nesmí;

q skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo „S“.

q skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude po ukončení skartačního řízení fyzicky zničen. U dokumentů obsahujících osobní a jiné citlivé údaje musí být likvidace provedena tak, aby tyto nemohly být zneužity (rozdrcením, spálením).

Spis – soubor písemností téže věci, který tvoří uzavřený věcný celek. Spisová služba – výkon odborné správy dokumentů došlých nebo vzešlých z činnosti podnikatelského subjektu, tj. prací spojených s příjmem, rozdělováním, označováním, zapisováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním a ukládáním dokumentů, včetně jejich vyřazování ve skartačním řízení. Součástí spisové služby je také kontrola všech výše zmíněných činností. Spisový a skartační plán – obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový znak – označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. Výběr archiválie – provádí vždy veřejný archiv a to v rámci skartačního řízení nebo mimo skartační řízení. Výběr zahrnuje posouzení hodnoty dokumentu, rozhodnutí o vybrání za archiválii a zařazení do evidence archiválií. Pro odborné posouzení je rozhodující nejen trvalá hodnota, ale i doba vzniku dokumentu, jeho obsah, původ a provedení (vnější znaky).

4. POVINNOST UCHOVÁVAT DOKUMENTY A UMOŽNIT JEJICH VÝBĚR 4.1 ZÁKON O ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ Tento zákon stanovuje povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií všem podnikatelským subjektům zapsaným v obchodním rejstříku.1 Tito subjekty jsou povinni uchovávat: 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu:

a) zakladatelské dokumenty; b) organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády,

organizační řády a schémata; c) dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy

a výměry o změně právní formy, sloučení a rozdělení; d) dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí

o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.

1 Subjekty, na které se vztahuje povinnost zápisu do obchodního rejstříku, taxativně vymezuje § 3 Obchodního zákoníku (zákon. č 513/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Ostatní podnikatelské subjekty se mohou zapsat dobrovolně na vlastní žádost.

6

2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu.

3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.

4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.

5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.

6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích.

7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech a kolektivní smlouvy.

4.2 ZÁKON O ÚČETNICTVÍ – DOKUMENTY ÚČETNÍ POVAHY Tento zákon ukládá povinnost uchovávat dokumenty v obecné rovině a to i každému podnikatelskému subjektu – účetní jednotce. Zejména pro účely vedení účetnictví jsou tyto subjekty povinni uchovávat: 1. Účetní závěrku a výroční zprávu, po dobu 10 let počínající koncem účetního

období, kterého se týkají. 2. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh,

přehledy, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. 3. Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po

dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

4.3 ZÁKON O DPH – DAŇOVÉ DOKLADY Dle tohoto zákona se povinnost uchování dokumentů vztahuje také na každý podnikatelský subjekt – plátce daně (DPH). Uchovávají se: 1. Všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně, po dobu nejméně 10 let

od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na její odpočet.

Po celou dobu úschovy pak plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost a na žádost správce daně je povinen, bez zbytečného odkladu, k těmto umožnit přístup.

5. SPRÁVA DOKUMENTŮ PŮVODCE Povinnost vést spisovou službu Zákon o archivnictví a spisové službě, jakož i vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, soukromoprávním subjektům přímo neukládá. Pokud se ovšem podnikatelský subjekt ze své vlastní vůle rozhodne spisovou službu vést, musí naplnit všechny povinnosti stanovené v Hlavě III. Zákona o archivnictví a spisové službě a také povinnosti stanovené výše zmíněnou vyhláškou. (viz. Příloha 1) Z povahy věci (mj. vnitropodnikové směrnice, normy ISO) a ve vlastním zájmu podnikatelského subjektu se však u každého vyžaduje odborná správa dokumentů, která v každém okamžiku zajistí dostatečnou kontrolu nad jejich oběhem a zároveň zamezí neoprávněné manipulaci s nimi. (viz. Příloha 2)

7

6. VÝBĚR ARCHIVÁLIÍ Výběr archiválií je vždy v kompetenci příslušného veřejného archivu. Výběr archiválií se provádí: q ve skartačním řízení a to ze souboru dokumentů původce, který má povinnost

vykonávat spisovou službu, nebo z dokumentů jeho právního předchůdce, který tuto povinnost měl;

q mimo skartační řízení a to z dokumentů: a) původce nebo vlastníka, který povinnost vykonávat spisovou službu nemá; b) původce, jež povinnost vykonávat spisovou službu má, ale dokumenty neprošly

skartačním řízením (tzn. zapomenuté písemnosti); d) nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem

nebo ke koupi; e) nalezených. V případech ad a) a ad c) se výběr archiválií mimo skartační řízení provádí na žádost původce nebo vlastníka dokumentu, tzn. že povinnost umožnit výběr archiválií trvá, ale o termínu jeho provedení rozhodne sám podnikatelský subjekt. V případech ad b) a ad d) a současně v případě, kdy dojde k zániku původce bez právního nástupce, se provádí výběr archiválií z moci úřední, tzn. o termínu výběru archiválií rozhoduje příslušný veřejný archiv.

Z pohledu výkonu spisové služby můžeme tedy soukromoprávní subjekty – původce dokumentů – zapsané v obchodním rejstříku rozdělit do dvou skupin: 1. Původci, kteří nemají povinnost vést spisovou službu, a také ji nevedou.

Tyto subjekty vyřazují dokumenty a umožňují provést výběr archiválií příslušnému veřejnému archivu mimo skartační řízení, na vlastní žádost a v termínu, který sami určí.

2. Původci, kteří nevedou spisovou službu, ale v rámci odborné správy dokumentů sledují jejich oběh od samotného vzniku, resp. doručení až po jejich uložení. Těmto subjektům Zákon o archivnictví a spisové službě umožňuje vyřazovat dokumenty a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení, považují-li to za účelné. V opačném případě se vyřazování dokumentů a výběr archiválií provádí mimo skartační řízení. Metodickou pomoc při vyřazování dokumentů ve skartačním řízení na požádání poskytuje příslušný veřejný archiv. (viz. Příloha 3)

6.1 POSTUP PŘI VÝBĚRU ARCHIVÁLIÍ Před provedením vlastního výběru archiválií má podnikatelský subjekt povinnost rozdělit dokumenty na ty, z nichž bude proveden výběr archiválií, a na ty bez archivní hodnoty (písemnosti dokumentárně bezcenné). Konkrétně se rozdělují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a také razítka vyřazená z evidence podnikatelského subjektu. Razítko se vyřazuje v případech: q ztráty jeho platnosti; q jeho ztráty nebo q jeho opotřebování. K vyřazování dokumentů sestavuje podnikatelský subjekt skartační komisi, jejíž součástí je vždy pověřený zaměstnanec spisovny. Vyřazování dokumentů a následný výběr archiválií se provádí zpravidla jedenkrát ročně a to v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty písemnosti či vyřazení razítka z evidence.

8

Skartační lhůtu nelze zkracovat. Může ale být prodloužena, pokud daný dokument potřebuje podnikatelský subjekt pro vlastní činnost. Před uplynutím lhůty pak mohou být vyřazeny pouze materiály prokazatelně duplicitní. Výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační se shodně zahajuje vypracováním skartačního návrhu, který obsahuje následující skutečnosti: q označení podnikatelského subjektu, jehož dokumenty se odborně posuzují; q seznam dokumentů navržených ke skartaci a dobu jejich vzniku – v seznamech

dokumentů se uvádějí zvlášť písemnosti se skartačním znakem „A“, zvlášť písemnosti se skartačním znakem „S“, písemnosti se skartačním znakem „V“ dále skartační komise posoudí a zařadí k písemnostem se skartačním znakem „A“ nebo „S“; a

q návrh termínu provedení výběru archiválií. Skartační návrh se ve dvou vyhotoveních dále předkládá zaměstnanci příslušného veřejného archivu k posouzení. Tento v rámci tzv. odborné archivní prohlídky: q posoudí, zda-li dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím

stanoveným Zákonem o archivnictví a spisové službě resp. jinými právními předpisy (např. Zákon o účetnictví) k prohlášení za archiválie;

q posoudí, zda-li dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“;

q posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení;

q požádá skartační komisi, aby sepsala seznam dokumentů s trvalou hodnotou určených k uložení a seznam dokumentů určených k vyřazení resp. zničení – tyto seznamy jsou dále přílohou tzv. Protokolu o provedeném skartačním řízení resp. Protokolu o výběru archiválií mimo skartační řízení; a

q dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu (viz. kap. 4.2).

Po ukončení výběru archiválií vystaví zaměstnanec příslušného veřejného archivu Protokol o provedeném skartačním řízení resp. Protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení a vybrané archiválie vezme do evidence. Protokol obsahuje tyto náležitosti: q soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie; q soupis dokumentů, které lze skartovat; q určení místa (archivu), kde budou archiválie uloženy (v případě výběru archiválií

mimo skartační řízení musí s tímto místem vlastník archiválie souhlasit). V případě, že původce nebo vlastník dokumentu s obsahem protokolu nesouhlasí, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námitky je zahájeno správní řízení. Společně s protokolem vydá zaměstnanec příslušného veřejného archivu také souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“. Fyzické zničení dokumentů zajišťuje samotný podnikatelský subjekt, popř. externí firma na základě smluvního vztahu. Při zániku firmy (likvidace, vyhlášení konkursu) odpovídá za vyřazování dokumentů, jež jsou pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten, na něhož přešla působnost zaniklého podnikatelského subjektu. V případě výmazu společnosti z obchodního rejstříku je povinností likvidátora připojit k samotnému návrhu na

9

výmaz také potvrzení příslušného veřejného archivu, že s ním bylo projednáno zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti.

6.2 DOKUMENTY SE SPECIFICKÝM OBSAHEM q U dokumentů, které obsahují utajované skutečnosti (zákon č. 148/1998 Sb., o

ochraně utajovaných skutečností a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů), lze výběr provést až po zrušení stupně utajení.

q Dokumenty, které obsahují obchodní (§ 17 obchodního zákoníku, v platném znění), bankovní (§ 38 zákona č. 21/1992 Sb., o bankách, v platném znění) nebo obdobné tajemství, lze zahrnout do skartačního řízení a tedy umožnit výběr archiválií teprve po předchozím souhlasu osoby, které ochrana tajemství svědčí.

q U dokumentů, které obsahují osobní údaje, lze výběr provést bez souhlasu fyzické osoby pouze v případech vymezených v § 5 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

7. SPRÁVA ARCHIVÁLIÍ Pro podnikatelský subjekt, u něhož došlo k výběru a následné evidenci archiválií, existují tři základní možnosti, jak tyto archiválie spravovat: 1. Archiválie svěří do péče veřejného archivu (místně příslušný státní oblastní

archiv) a to na základě dohody. Archiválii může do veřejného archivu vložit: - formou daru (tím nad archiválií ztrácí vlastnické právo); a nebo - formou depozita (smlouva o úschově, bez ztráty vlastnického práva).

2. Podnikatelský subjekt zřídí vlastní, tj. soukromý archiv. Statut soukromého archivu získá tento řádnou akreditací, kterou udělí Ministerstvo vnitra ČR na základě posouzení Žádosti o akreditaci archivu. Tato žádost musí obsahovat následující skutečnosti: a) jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození, je-li zřizovatelem

fyzická osoba; b) název, identifikační číslo a sídlo, je-li zřizovatelem právnická osoba; c) název a sídlo archivu; d) postavení archivu v organizační struktuře, je-li zřizovatelem právnická osoba; e) účel zřízení archivu; f) podklady pro rozhodnutí, zda-li archiv splňuje stavebně-technické, prostorové,

bezpečnostní, materiální, finanční a personální podmínky pro péči o archiválie a jejich ochranu;2

g) kopie evidenčních listů Národního archivního dědictví s údaji o archiváliích, o něž bude archiv pečovat.

Akreditací soukromého archivu vzniká jeho zřizovateli nárok na poskytnutí: - bezplatné odborné pomoci ze strany příslušného státního oblastního archivu; - jednorázového ročního státního příspěvku na jeho provoz (nárok musí uplatnit

do 6 měsíců ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o akreditaci; výše příspěvku, s ohledem na provozní náklady soukromého archivu, péči o archiválie v něm uložené a jejich ochranu, stanovuje § 15 vyhlášky č.

2 Stavebně-technické, prostorové, bezpečnostní, materiální, finanční a personální podmínky pro péči o archiválie a jejich ochranu stanovuje § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění.

10

645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě).

Hlavními činnostmi soukromého archivu pak jsou: a) vede příslušnou evidenci archiválií a za podmínek stanovených Zákonem o

archivnictví a spisové službě umožňuje do těchto nahlížet; b) předkládá příslušnému veřejnému archivu ke schválení skartační návrhy – tzn.

že v jeho kompetenci není provádět výběr archiválií; c) pečuje o archiválie svého zřizovatele, na základě smlouvy o úschově také o

archiválie jiných právnických nebo fyzických osob, které si je v soukromém archivu uložily;

d) provádí inventuru archiválií vyhlášenou Ministerstvem vnitra ČR. 3. Archiválie je uložena mimo veřejný i soukromý archiv, na podnikatelský subjekt

se vztahují všechna práva a povinnosti vlastníka či držitele archiválie. Vlastník nebo držitel archiválie je povinen: a) řádně o archiválii pečovat; za tímto účelem je povinen udržovat archiválii

v dobrém stavu, chránit ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením a užívat archiválii pouze způsobem, který odpovídá jejímu stavu;

b) neprodleně oznámit příslušnému veřejnému archivu každý zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o její úschově (např. uložení archiválie v soukromém archivu jiného podnikatelského subjektu, popř. v komerční spisovně).

11

Vlastník nebo držitel archiválie má dále: a) právo na bezplatné poskytování informačních a poradenských služeb

týkajících se péče o archiválie a to ze strany příslušného státního oblastního archivu;

b) v souvislosti s prohlášením dokumentu za archiválii a jejím zaevidováním nárok na poskytnutí paušálního státního příspěvku za prohlášení dokumentu za archiválii (nárok musí uplatnit do 3 měsíců ode dne vybrání a zaevidování dokumentu jako archiválie; výše příspěvku, s ohledem na náklady vlastníka archiválie na pořízení její kopie, na možný ušlý zisk nebo náhrady mzdy, popř. další vynaložené náklady v souvislosti s výběrem dokumentu za archiválii, je stanovena v § 15 vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě).

V případech, kdy podnikatelský subjekt není schopen zajistit řádnou ochranu archiválie a odbornou péči o ni a na jeho vlastní žádost, mu příslušný veřejný archiv: - poskytne bezplatnou odbornou pomoc; nebo - uloží archiválii na dobu určitou do své správy. V okamžiku, kdy důvody neodborné péče o archiválii na straně podnikatelského subjektu pominou, je veřejný archiv povinen na jeho žádost uschovanou archiválii neprodleně vydat.

Všechny fyzické osoby, které vzhledem ke svému zaměstnání, funkci nebo obdobnému postavení vůči podnikatelskému subjektu přicházejí při správě archiválií do styku s chráněnými údaji, mají povinnost zachovávat mlčenlivost a to o všech skutečnostech, které se dozvěděly. Tato povinnost trvá i po skončení služebního poměru, pracovněprávního nebo jiného obdobného vztahu.

8. STÁTNÍ DOZOR A UPLATNĚNÍ SANKCÍ Kontrolou dodržování povinností na úseku archivnictví (popř. na úseku spisové služby, jestliže tuto podnikatelský subjekt vede) jsou pověřeni místně příslušné státní oblastní archivy. Místní příslušnost státního oblastního archivu se řídí: q místem podnikání, je-li původcem, vlastníkem nebo držitelem archiválie fyzická

osoba podnikající; nebo q sídlem podnikatelského subjektu, je-li původcem, vlastníkem nebo držitelem

archiválie právnická osoba. Archivní inspektor (zaměstnanec státního oblastního archivu) se při kontrole prokazuje oprávněním ke kontrolní činnosti, na základě provedené kontroly je pak oprávněn rozhodnutím: a) zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů

nebo archiválií; a nebo b) uložit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků. Podnikající fyzické osobě nebo právnické osobě, která při výkonu podnikatelské činnosti nebo v přímé souvislosti s ní: q neuchovává dokumenty nebo neumožní oprávněné osobě provést výběr

archiválií; anebo neprodleně a předem neoznámí příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie, může být uložena pokuta až do výše 5.000 Kč;

q jako správce archiválií neposkytne ministerstvu, Národnímu archivu nebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné

12

evidence archiválií; anebo nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, může být uložena pokuta až do výše 50.000 Kč;

q řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu, může být uložena pokuta až do výše 100.000 Kč;

q zničí dokumenty bez souhlasu příslušného veřejného archivu, může být uložena pokuta až do výše 250.000 Kč.

Fyzické osobě, která: q neprodleně a předem neoznámí příslušnému státnímu archivu zamyšlený převod

vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie; anebo nepořídí bezpečnostní kopii archiválie, může být uložena pokuta až do výše 5.000 Kč;

q jako správce archiválií neposkytne ministerstvu, Národnímu archivu nebo státnímu oblastnímu archivu údaje nezbytné pro vedení základní a druhotné evidence archiválií, může být uložena pokuta až do výše 50.000 Kč;

q řádně nepečuje o archiválii, neudržuje ji v dobrém stavu, nechrání ji před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou nebo odcizením, nebo ji užívá způsobem, který neodpovídá jejímu stavu; anebo poruší povinnost zachovávat mlčenlivost, může být uložena pokuta až do výše 100.000 Kč;

q zničí dokumenty bez souhlasu příslušného veřejného archivu, může být uložena pokuta až do výše 250.000 Kč.

13

PŘÍLOHA 1 POŽADAVKY NA SPISOVOU SLUŽBU Z HLEDISKA PRÁVNÍCH NOREM 1. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (v platném

znění)

HLAVA III § 63

(1) Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. (2) Povinnost vykonávat spisovou službu mají a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až c) a písm. e) až h), b) kraje, c) hlavní město Praha, d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu, (dále jen "určení původci"). (3) Na obce, které nemají povinnost vykonávat spisovou službu podle odstavce 2, se vztahují ustanovení § 64 odst. 1, § 65 a 67; ustanovení § 66 a § 68 odst. 1 a 2 se pro ně použijí přiměřeně. (4) Vedení zdravotnické dokumentace upravuje zvláštní právní předpis.1)

§ 64 Příjem, evidence, rozdělování a oběh

dokumentů (1) Určení původci jsou povinni zajistit řádný příjem dokumentů; za tím účelem jsou povinni vést podací deník, do něhož jsou v číselném a časovém pořadí zapisovány došlé dokumenty, popřípadě ústně učiněná podání. Všechny došlé dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím. Určení původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé. (2) Zaevidované dokumenty se předávají příslušné organizační součásti nebo osobě k tomu pověřené, o čemž se učiní záznam v podacím deníku. (3) Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí.

§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů

(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Vyřízením spisu se rozumí zpracování

1) Zákon č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu, ve znění pozdějších předpisů.

konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. (2) Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat podle zvláštního právního předpisu2) anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena. (3) Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů podle § 66 před uložením do spisovny.

§ 66 (1) Určení původci jsou povinni dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. (2) Určení původci vydají vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty u určeného původce (dále jen "spisový a skartační řád") a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

§ 67 Odesílání dokumentů

Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy.3) Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému spisu.

§ 68 Ukládání dokumentů

(1) Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a

2) Například obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 219/2000 Sb. , ve znění pozdějších předpisů, § 103 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb ., ve znění pozdějších předpisů, § 61 odst. 1 zákona č. 129/2000 Sb. , ve znění pozdějších předpisů, § 72 odst. 2 a § 97 odst. 1 zákona č. 131/2000 Sb. , ve znění pozdějších předpisů. 3) Například zákon č. 99/1963 Sb. , občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb. , ve znění pozdějších předpisů, správní řád, zákon č. 120/2001 Sb. , ve znění pozdějších předpisů.

14

předkládání dokumentů pro potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (dále jen "spisovna"). Dokumenty mohou být uloženy též ve spisovně sloužící k uložení dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami (dále jen "správní archiv"), pokud ji určení původci zřídili. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává do podacího deníku. (2) Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.4) (3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. (4) Při umístění spisovny a správního archivu musí být splňovány stavebně-technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby (§ 61 odst. 2 a 4).

§ 69 (1) Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu. (2) Správní archiv mohou zřídit i další určení původci; neprodleně to oznamují správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby příslušnému ke kontrole spisové služby a ministerstvu. V oznámení uvedou svůj název a sídlo, název, sídlo a identifikační číslo právnické osoby, která je jejich zřizovatelem nebo vůči nim plní funkci zřizovatele, anebo jméno, příjmení a místo trvalého pobytu fyzické osoby, která je jejich zřizovatelem. (3) Správní archiv, s výjimkou správních archivů zřízených zřizovateli uvedenými v § 50 a v § 51 odst. 1, a) dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím

4) Zákon č. 148/1998 Sb. , o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob, b) přebírá dokumenty od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií. (4) Ve spisových a skartačních plánech určení původci, kteří si zřídili správní archiv, vyznačí dvojí skartační lhůty, a to pro vyřazení dokumentů ze spisovny a pro vyřazení dokumentů ze správního archivu. Po uplynutí lhůty pro uložení dokumentů ve spisovně se dokumenty předají do správního archivu.

§ 70 Prováděcí právní předpis stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, a to a) příjem dokumentů, b) evidenci dokumentů, c) rozdělování dokumentů, d) oběh dokumentů, e) vyřizování dokumentů, f) vyhotovování dokumentů, g) podepisování dokumentů a užívání razítek, h) odesílání dokumentů, i) ukládání dokumentů, j) zvláštnosti výkonu spisové služby za pomoci výpočetní techniky. Účinnost zákona č. 499/2004 Sb. je stanovena v §103.

§ 103 Tento zákon nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005.

Zaorálek v. r. Klaus v. r. Špidla v. r.

15

2. Vyhláška MV ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, (dále jen "zákon") k provedení § 9 odst. 2 a § 70 zákona:

§ 1 Příjem dokumentů

(1) Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen "podatelna"). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem.1/ (2) Za doručený dokument podle odstavce 1 se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl zaevidován podle § 2; evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu. (3) Pokud se na příjem a na manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy,2/ přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence, jejíž náležitosti upraví určený původce ve spisovém a skartačním řádu. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba určeného původce.3/ (4) Dokument, případně obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny4/ a předá se k vyřízení. (5) Podací razítko obsahuje vždy: a) název určeného původce, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů a e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů. (6) Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto 1/ Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. 2/ Například zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 3/ Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Vyhláška č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti. 4/ § 2 odst. 4 písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Sb.

doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu určeného původce. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se podle věty druhé obdobně. (7) Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást, a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, nebo d) stanoví-li tak spisový a skartační řád určeného původce.

§ 2 Evidence dokumentů

(1) Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti určeného původce se evidují v podacím deníku nebo v jednacím protokolu (dále jen "podací deník") vedeném podatelnou. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. (2) Dokumenty uvedené v § 1 odst. 3 podléhají samostatné evidenci. Určený původce uvede ve svém spisovém a skartačním řádu seznam dokumentů, které z hlediska jeho činnosti nejsou úředního charakteru; tyto dokumenty pak nepodléhají evidenci. (3) Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem určeného původce, pro něhož je veden, rokem, v němž je užíván, a počtem všech listů. Může být veden v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. Určený původce zabezpečí podací deník proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. (4) Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly určenému původci doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku nebo jednacího protokolu. (5) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti

16

určeného původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti určeného původce, zapíše se jako "Vlastní", d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) stručný obsah dokumentu, f) název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen, nebo jméno, popřípadě jména a příjmení zaměstnance určeného původce (dále jen "zaměstnanec") určeného k vyřízení, g) způsob vyřízení, h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, j) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. (6) Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku nebo jednacím protokolu do konce stránky proškrtnou a označí slovy "Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím..." a jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. V podacím deníku vedeném v elektronické podobě se prázdné kolonky neuvádějí. (7) Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku nebo jednacího protokolu, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce "Uloženo" číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. (8) Dokument zaevidovaný v podacím deníku se zapíše do rejstříku vedeného podatelnou. Rejstřík je evidenční pomůcka k vyhledávání dokumentu v podacím deníku. Přesahuje-li průměrný počet dokumentů evidovaných v podacím deníku za posledních 5 let v jednom

roce číslo 3000, vede se vždy rejstřík jmenný a rejstřík věcný. Další druhy rejstříků mohou být založeny podle charakteru, obsahu a četnosti evidovaných dokumentů. Rejstřík je veden ve vázané knize, ve formě kartotéky nebo v digitální podobě s možností tisku. Rejstřík je ukládán společně s podacím deníkem nebo jednacím protokolem, k němuž je vyhotovován. (9) Zápisy do podacího deníku a rejstříku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl. Podací deník musí zachytit průběh vyřizování dokumentu včetně všech změn. (10) Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. (11) Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce "Vyřízeno" se do podacího deníku zapíše "Sběrný arch".

§ 3 Rozdělování a oběh dokumentů

(1) Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. (2) Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušné organizační jednotce určeného původce, případně zaměstnanci určenému k vyřízení. Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle interních předpisů určeného původce. (3) Dokument převezme pověřený zaměstnanec zařazený v příslušné organizační jednotce určeného původce, případně zaměstnanec určený k vyřízení a potvrdí jeho převzetí způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním řádu určeného původce.

§ 4 Vyřizování dokumentů

17

(1) Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Vyřídí-li dokument jinak než v listinné formě, učiní o tom na dokumentu záznam. (2) Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který ho vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. (3) Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku nebo jednacího protokolu v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce "Vyřízeno" podacího deníku nebo jednacího protokolu. (4) Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. (5) Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu. (6) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu určeného původce. (7) Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. (8) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen. (9) Skartační znak "A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak "S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak "V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S".

§ 5 Vyhotovování dokumentů

(1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.

(2) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti určeného původce se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. (3) Dalšími náležitostmi dokumentu uvedeného v odstavci 2 vedle náležitostí podle § 4 jsou a) datum, b) počet listů dokumentu, c) počet listů příloh nebo počet svazků příloh a d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu.

§ 6 Podepisování dokumentů a užívání razítek

(1) Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy určeného původce. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec5/ zaručený elektronický podpis.6/ (2) Pokud má určený původce několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly. (3) Určený původce vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. (4) Razítko se vyřazuje z evidence v případech a) ztráty jeho platnosti, b) jeho ztráty, nebo c) jeho opotřebování.

§ 7 Odesílání dokumentů

(1) Odesílání dokumentu zajišťuje určený původce prostřednictvím výpravny. (2) Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Výpravna může být součástí podatelny.

§ 8 Ukládání dokumentů

5/ § 1 odst. 1 písm. c) nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. 6/ § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

18

(1) Postup při ukládání vyřízených dokumentů do spisovny upraví spisový a skartační řád určeného původce. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem.7/ (2) Pokud určený původce zřídil spisovnu i správní archiv, vyznačí zaměstnanec na vyřízeném dokumentu skartační lhůtu pro vyřazení dokumentu ze spisovny a skartační lhůtu pro vyřazení ze správního archivu. (3) Do podacího deníku se poznamená, jaký spisový znak, skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena. (4) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci. (5) Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu určeného původce. (6) O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní evidenci. Postup při zapůjčování dokumentů a jejich evidenci upraví spisový a skartační řád určeného původce. (7) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše "Ztráta" a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. (8) Dokument v digitální podobě se skartačními znaky "A" a "V" vzniklý z činnosti určeného původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nemůže určený původce zabezpečit, převede takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých určeným původcem v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu.

§ 9 Podrobnosti skartačního řízení a postupu při

vyřazování dokumentů (1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence podle § 6 odst. 4 písm. a) a c). (2) Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u určeného původce a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem.

7/§ 3 vyhlášky č. 496/2004 Sb.

(3) Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud určený původce potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí příslušnému archivu. (4) Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy zaměstnanec zařazený do spisovny nebo správního archivu. (5) Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spisovny nebo správního archivu. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem "A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem "S". Dokumenty se skartačním znakem "V" skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem "A" nebo k dokumentům se skartačním znakem "S". (6) Dokumenty se skartačním znakem "S" mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu. (7) Určený vedoucí zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. Skartační návrh může být zaslán v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. (8) Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec zařazený do příslušného archivu (dále jen "archivář") odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce archivář a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem "A" odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem "S" nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem "A", c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem "V" mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu podle písmen a) a c) a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení podle písmen b) a c) a tyto seznamy přiloží k protokolu o skartačním řízení, e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. (9) Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení

19

dokumentů označených skartačním znakem "S". (10) Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem "S" zabezpečí určený původce jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. (11) Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají u určeného původce a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. (12) Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných.

§ 10 Ustanovení společná

(1) Pro evidenci, rozdělování a oběh, vyřizování, ukládání, skartační řízení a vyřazování spisů platí přiměřeně § 2, 3, 4, 8 a 9. (2) Ustanovení této vyhlášky se nepoužijí, pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup.

§ 11 Účinnost

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005, kromě ustanovení § 2 odst. 8 a § 5 odst. 1, které nabývají účinnosti dnem 1. ledna 2006.

Ministr: Mgr. Bublan v. r

PŘÍLOHA 2 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN

Pro zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti podnikatelského subjektu je doporučeno vydat vnitřní směrnici – tzv. Spisový a skartační řád, jehož nedílnou součástí je i Spisový a skartační plán. Tento plán se dále doporučuje projednat s příslušným veřejným archivem a případně doplnit dle jeho požadavků. Pokud to vyžaduje zájem podnikatelského subjektu, lze dokumenty vyřadit až za dobu delší, než-li je vyznačena skartačním znakem. Nikdy ne naopak.

Spisový znak(příklad, číslování je interní záležitostí

každé společnosti) AGENDA Skartační znak

a lhůta

00 Právní základ společnosti 00.1 živnostenský list, koncesní listina A

00.2 zakladatelská listina, zápisy do a výpisy z obchodního rejstříku A

00.3 dokumenty z likvidace společnosti A 10 Statutární orgány akciové společnosti

10.1 valná hromada (pozvánky, přípravný materiál, zápisy) A

10.2 představenstvo (jmenovací listiny, přípravný materiál, zápisy z jednání) A

10.3 dozorčí rada (jmenovací listiny, přípravný materiál, zápisy z jednání) A

10.4 veřejná nabídka akcií A 10.5 dokumenty z upisování akcií A 10.6 seznam akcionářů A 10.7 korespondence s akcionáři V 5 20 Řízení a organizace společnosti

20.1 rozhodnutí a pokyny ředitele A 20.2 porady vedení (podklady a zápisy z jednání) A 20.3 právní zastupování V 5 20.4 informace o kontaktech, jednání s partnery V 5

20

20.5 finanční řízení společnosti 20.5.1 finanční plán a finanční analýzy A 20.5.2 smlouvy o bankovním účtu (po skončení platnosti) S 10 20.5.3 leasingové smlouvy (po skončení platnosti) V 5 20.5.4 pojistné smlouvy (po skončení platnosti) V 5 20.5.5 úvěrové smlouvy V 5

20.5.6 kontroly finančního úřadu, úřadu práce, úřadu sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťoven

S 5

20.6 kontroly a revize 20.6.1 zpráva o auditu A 20.6.2 kontroly FÚ, ÚP úřadu SZ, zdrav. pojišťoven S 5

Spisový znak (příklad, číslování je interní záležitostí

každé společnosti) AGENDA Skartační znak a

lhůta

20.7 archivní a spisová služba 20.7.1 podací deník A 20.7.2 evidence doporučených zásilek S 1 20.7.3 skartační návrhy S 10 20.7.4 výpůjční kniha S 5 20.7.5 výpůjční lístek S 1

30 Investice a jejich provoz 30.1 požární ochrana

30.1.1 požární řád, vnitropodnikové normy a směrnice v oblasti PO A

30.1.2 požární kniha (od posledního zápisu) S 5 30.1.3 instruktáže a školení v oblasti PO S 5 30.2 provoz ubytovacího zařízení

30.2.1 domovní kniha (tuzemští hosté) S 6 30.2.2 evidenční kniha (zahraniční hosté) S 6 30.2.3 kniha přání a stížností S 5 30.2.4 ztráty a nálezy (záznamy a knihy) S 3

40. Majetek společnosti 40.1 hmotný investiční majetek - nemovitý

40.1.1 smlouvy o nabytí nemovitosti, o prodeji nemovitosti , o převodu vlastnického práva A

40.1.2 karty evidence A 40.1.3 odpisy nemovitosti A 40.2 hmotný investiční majetek - movitý

21

40.2.1 doklady o nabytí a vyřazení HIM (po vyřazení) V 5 40.2.2 karty evidence (po vyřazení) S 3 40.2.3 odpisy HIM S 5

40.2.4 záruční listy a ostatní doklady o záruce S 2 (popř. po dobu, po kterou jsou tyto

platné) 40.3 inventarizace

40.3.1 ustanovení inventarizační komise, inventurní zápisy S 5

40.3.2 likvidační protokoly S 5 40.3.3 inventurní soupisy majetku S 5 40.3.4 ostatní S 3

Spisový znak (příklad, číslování je interní záležitostí

každé společnosti) AGENDA Skartační znak a

lhůta

40.4 materiálně technické zásobování 40.4.1 dodavatelsko - odběratelské smlouvy (po

skončení platnosti) S 5

40.4.2 dodací a přejímací listy S 5 40.4.3 příjemky S 3 40.4.4 skladové karty zásob S 5 40.4.5 běžná korespondence a ostatní S 5

50 Dopravní prostředky 50.1 dokumentace vozidel (po vyřazení) S 1 50.2 opravy a údržba motorových vozidel S 5 50.3 školení a testy řidičů (po skončení platnosti) S 5 50.4 pohonné hmoty (např. karty CCS) S 3 50.5 pojištění vozidel (po skončení platnosti smlouvy) S 5 50.6 jízdní příkazy S 5 60 Jakost výrobků a služeb

60.1 organizační a řídící dokumentace A 60.2 vnitropodnikové jakostní předpisy a normy A 60.3 politika jakosti (základní úkoly) A 60.4 interní a externí audit systému jakosti A 60.5 (sub)dodavatelé

60.5.1 hodnocení a výběr S 10 60.5.2 seznam (sub)dodavatelů S 5 60.5.3 objednávky (sub)dodavatelů S 5 60.5.4 vyhodnocení (sub)dodavatelské služby S 5

70 Finanční účetnictví

22

70.1 účetnictví - obecně 70.1.1 seznamy číselných znaků, symbolů a zkratek

v účetnictví S (po době úschovy

účetních písemností, v nichž jich bylo použito)

70.1.2 projekčně programová dokumentace k vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky

S 5 (následujících po roce, kdy byla tato VT

naposledy užita)

70.1.3 účtové rozvrhy a postupy účtování S 5 70.1.4 ostatní vnitřní účetní předpisy S 5 70.2 doklady

70.2.1 daňové doklady S 10 70.2.2 účetní doklady S 5

70.2.3 účetní doklady týkající se autorských práv S (po skončení trvání autorských práv)

70.2.4 interní účetní doklady S 5 70.2.5 korespondence s finančním úřadem S 5

Spisový znak (příklad, číslování je interní záležitostí

každé společnosti) AGENDA Skartační znak

a lhůta

70.3 účetní knihy 70.3.1 hlavní knihy (součást účetní uzávěrky) A 70.3.2 účetní deníky S 5 70.3.3 pokladní knihy S 10 70.3.4 knihy cenin S 5 70.4 účetnictví - souhrnné výstupy

70.4.1 rozvahy závěrečné (za roční a delší období) A 70.4.2 výroční zpráva A 70.4.3 daňová přiznání S 10 70.4.4 ekonomické informace pro statistiku S 5

80 Personalistika 80.1 mzdové účetnictví

80.1.1 mzdové listy (pro účely důchodového zabezpečení) S 50 80.1.2 stejnopis evidenčního listu důchodového pojištění S 3 (po roce, kterého

se týkají) 80.1.3 doklady pro odvod pojistného S 10 80.1.4 připojištění zaměstnanců S 10 80.1.5 náhrady škody předepsané zaměstnancům S 5 80.1.6 zálohy na mzdu S 3 80.2 bezpečnost a ochrana zdraví při práci

80.2.1 dokumentace rizikových pracovišť A 80.2.2 pracovní úrazy:

* vážné a smrtelné A * ostatní S 10

23

80.2.3 prověrky a kontroly BOZP (komplexní) A 80.2.4 školení BOZP a protokoly o vydaném osvědčení S 5 80.2.5 personální spisy (po skončení pracovního poměru) S 5

90 Propagace a Public Relation 90.1 akce realizované v podniku

90.1.1 audio - vizuální dokumentace A 90.1.2 propagační materiál (plakáty, pozvánky, letáky) A 90.1.3 zprávy o významných akcích A 90.1.4 ostatní propagace S 5 90.2 obchodní propagace

90.2.1 vzorky vlastních propagačních materiálů A 90.2.2 evidence vzorků nabídek S 5 90.2.3 propagační materiál jiných firem S 90.3 dárkové předměty (evidence) S 5

Archivace a skartace v obchodně – podnikatelské praxï

24

PŘÍLOHA 3 SEZNAM MÍSTNĚ PŘÍSLUŠNÝCH OBLASTNÍCH ARCHIVŮ

Vnitřní organizační jednotky státních oblastních archivů:

a) Státní oblastní archiv v Praze • Státní okresní archiv Benešov, • Státní okresní archiv Beroun, • Státní okresní archiv Kladno, • Státní okresní archiv Kolín, • Státní okresní archiv Kutná Hora, • Státní okresní archiv Nymburk se

sídlem v Lysé nad Labem, • Státní okresní archiv Mělník,

• Státní okresní archiv Mladá Boleslav, • Státní okresní archiv Praha-východ se

sídlem v Přemyšlení, • Státní okresní archiv Praha-západ se

sídlem v Praze, • Státní okresní archiv Příbram, • Státní okresní archiv Rakovník.

b) Státní oblastní archiv v Třeboni • Státní okresní archiv České Budějovice, • Státní okresní archiv Český Krumlov, • Státní okresní archiv Jindřichův Hradec, • Státní okresní archiv Písek,

• Státní okresní archiv Prachatice, • Státní okresní archiv Strakonice, • Státní okresní archiv Tábor.

c) Státní oblastní archiv v Plzni • Státní okresní archiv Domažlice se

sídlem v Horšovském Týně, • Státní okresní archiv Cheb, • Státní okresní archiv Karlovy Vary, • Státní okresní archiv Klatovy, • Státní okresní archiv Plzeň-jih se

sídlem v Blovicích,

• Státní okresní archiv Plzeň-sever se sídlem v Plasích,

• Státní okresní archiv Rokycany, • Státní okresní archiv Sokolov se sídlem

v Jindřichovicích, • Státní okresní archiv Tachov.

d) Státní oblastní archiv v Litoměřicích • Státní okresní archiv Česká Lípa, • Státní okresní archiv Děčín, • Státní okresní archiv Chomutov se

sídlem v Kadani, • Státní okresní archiv Jablonec nad

Nisou, • Státní okresní archiv Liberec,

• Státní okresní archiv Litoměřice se sídlem v Lovosicích,

• Státní okresní archiv Louny, • Státní okresní archiv Most, • Státní okresní archiv Semily, • Státní okresní archiv Teplice.

e) Státní oblastní archiv v Zámrsku • Státní okresní archiv Hradec Králové, • Státní okresní archiv Chrudim, • Státní okresní archiv Jičín, • Státní okresní archiv Náchod, • Státní okresní archiv Pardubice,

• Státní okresní archiv Rychnov nad Kněžnou,

• Státní okresní archiv Svitavy se sídlem v Litomyšli,

• Státní okresní archiv Trutnov, • Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí.

f) Zemská archiv v Opavě • Státní okresní archiv Bruntál, • Státní okresní archiv Frýdek-Místek, • Státní okresní archiv Jeseník, • Státní okresní archiv Karviná, • Státní okresní archiv Nový Jičín,

• Státní okresní archiv Olomouc, • Státní okresní archiv Opava, • Státní okresní archiv Prostějov, • Státní okresní archiv Přerov, • Státní okresní archiv Šumperk.

25

g) Moravský zemský archiv v Brně • Státní okresní archiv Blansko, • Státní okresní archiv Brno-venkov se

sídlem v Rajhradě, • Státní okresní archiv Břeclav se sídlem

v Mikulově, • Státní okresní archiv Havlíčkův Brod, • Státní okresní archiv Hodonín, • Státní okresní archiv Jihlava, • Státní okresní archiv Kroměříž, • Státní okresní archiv Pelhřimov,

• Státní okresní archiv Třebíč, • Státní okresní archiv Uherské Hradiště, • Státní okresní archiv Vsetín, • Státní okresní archiv Vyškov se sídlem

ve Slavkově u Brna, • Státní okresní archiv Zlín, • Státní okresní archiv Znojmo, • Státní okresní archiv Žďár nad

Sázavou.