ARUMARUMDatabázový systém pro evidenci sociální práce a

správu týmu organizace

binBoat s.r.o.binBoat s.r.o.

MODULYMODULY• Klientské spisy (individuální práce s klientem): identifikace,

anamnéza, individuální plán, zakázky a jejich vyhodnocení, úkony, archiv elektronických dokumentů ↔ Záznam práce uživatele

• Klientské aktivity (skupinová práce s klienty): kroužky, kurzy, workshopy, atd. Kompletní záznam o trvání, účastnících, obsahu

• Statistické výstupy: klienti a jejich data – např. věková a vzdělanostní struktura, konzultace, řešené problémy, kvantitativní evaluace, skupinové aktivity atd. → Snadné reportování donátorům

• Databáze pracovníků a správa týmu: pracovní čas, aktivity (vzdělávání, porady apod.), dovolené, absence, automatické výkazy práce, vykazování podle projektů

VÝVOJVÝVOJ• Vytvořen sociálními pracovníky pro sociální pracovníky • Používá se od dubna 2006• Používá ho přibližně 400 uživatelů ve dvou desítkách

organizací, například: La Strada ČR, Člověk v tísni, Poradna pro občanství, občanská a lidská práva, Amalthea Pardubice, Oblastní charita Ústí nad Labem, Tady a Teď Plzeň, Slovenská asociácia terénných pracovníkov

• Průběžně rozvíjen ve spolupráci s uživateli – sociálními pracovníky a jejich manažery

PŘÍSTUP K DATŮMPŘÍSTUP K DATŮM

• ARUM je serverová databáze, data se nacházejí na jediném zabezpečeném serveru

• Databáze je přístupná odkudkoliv přes internet• Data jsou přenášena přes zabezpečený protokol (https://)• Po odhlášení nezůstávají v paměti uživatelova počítače žádná

data • Hierarchie přístupů, práv a sdílení dat je flexibilně

nastavitelná podle organizační struktury organizace

VSTUPNÍ STRANAVSTUPNÍ STRANA

Klientské spisy - Klientské spisy - strukturastrukturaStruktura spisu se odvíjí od struktury práce s klientem

KLIENT

↓

ZAKÁZKA 1 ZAKÁZKA 2 ZAKÁZKA 3 … (práce na jednom konkrétním problému klienta)

↓

KONZULTACE (kontakty a další úkony)

KLIENTSKÝ SPIS (KS)KLIENTSKÝ SPIS (KS)• Identifikační údaje – podle zadání organizace• Anamnéza• Individuální plán• Zakázky - popis, úkony a vyhodnocení • Archiv dokumentů (smluv, dopisů, podání…)• Záznamy o účasti na skupinových aktivitách• Snadno nastavitelné sdílení dat mezi uživateli

KS – KS – karta klientakarta klienta

KS – KS – seznam klientůseznam klientů

KS - KS - anamnézaanamnéza

KS – KS – karta ZAKÁZKYkarta ZAKÁZKY

KS – KS – karta úkon (konzultace)karta úkon (konzultace)

KS – KS – rychlé zadávání úkonů (konzultací)rychlé zadávání úkonů (konzultací)

KS - KS - dokumentydokumenty

KS – KS – sdílení dat o klientech mezi uživatelisdílení dat o klientech mezi uživateli

Skupinové Skupinové AKTIVITY AKTIVITY s klientys klienty

STATISTIKYSTATISTIKY

VSTUP

Data v klientských spisech, aktivitách a správě týmu

VÝSTUP

Údaje o klientech, zakázkách, konzultacích, úspěšnosti zakázek, trvání aktivit a

účasti na nich, pracovním čase týmu

STATISTIKYSTATISTIKY• Veškeré informace vložené v předem definovaných typech

mohou být vyjádřeny statisticky• Tabulky nejčastějších a nejpotřebnějších údajů (klienti,

zakázky, úkony, účastníci aktivit) jsou součástí základní instalace

• Speciální namátkové dotazy zodpoví administrátor systému• Flexibilní nastavení podle měnících se přání donátorů (MPSV,

ESF…)• Data lze exportovat do statistických aplikací (Statistica, SPSS,

MS Excel) a zpracovat v nich• Data pro reporting a hodnocení v reálném čase

STAT – STAT – předdefinované výstupypředdefinované výstupy

• „Kolika klientům bylo úspěšně asistováno mezi 1.1. a 30.4. 2010?“

• „S kolika ženami došlo alespoň k jedné konzultaci?“ • „Kolikrát pracovník Železný asistoval s bydlením v rámci

projektu OPLZZ „Bydlení za snahu“?“• „Jaký podíl konzultací se odehrál telefonicky?“• „Kolik dětí se účastnilo kroužků v dubnu 2010? • „Kolik hodin byl pracovník XY mimo práci? Kolik hodin strávil

jinou než přímou klientskou prací?“

STAT – STAT – specifické výstupyspecifické výstupy

• „Kolik mužů z Prahy 7 se základním vzděláním bylo do služby doporučeno obecním úřadem?“

• Kolik právních konzultací z prostředků dotace MPSV bylo telefonicky poskytnuto ženám do 25 let věku se středoškolským vzděláním?

STAT – STAT – klientiklienti – základní údaje – základní údaje

STAT STAT – – zakázky - zakázky - základní údajezákladní údaje

STAT – STAT – úkonyúkony – podle typu – podle typu

STAT – STAT – specifické údaje pro donátoryspecifické údaje pro donátory

STATISTIKY – STATISTIKY – typy zakázek-úspěšnosttypy zakázek-úspěšnost

PoužitíPoužití STATISTIK STATISTIK pro evaluacipro evaluaci

Počet kozultací na měsíc činnosti - pořadí

127123

86 8480

68

5547

0

20

40

60

80

100

120

140

Kladno Sokolov P-K Plzeň Chomutov P-J Ústí Liberec

lokalita

po

čet

kon

zult

ací

PoužitíPoužití STATISTIK STATISTIK pro evaluacipro evaluaci

Sokolov: vývoj poměru úspěšně ukončených zakázek k počtu ukončených zak. vůbec (vývoj úspěšnosti zakázek)

0

50

100

150

200

250

II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

měsíc činnosti

zaká

zky

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

úsp

ěšn

ost

(ú

sp.u

zav

/ u

zav.

)

uzavřeno kumulativně úspěšných kumulativně úspěšnost kumulativně

PoužitíPoužití STATISTIK STATISTIK pro evaluacipro evaluaci

sp

lně

na

sp

lně

na

čá

ste

čn

ě

ne

sp

lně

na

- p

řeká

žka

na

str

an

ě

klie

nta

ne

sp

lně

na

- v

ně

jší p

řeká

žky

ne

sp

lně

na

- k

lie

nt u

ko

nčil

sp

olu

prá

ci

ne

sp

lně

na

- P

P u

ko

nčil

sp

olu

prá

ci

splněna

splněna částečně

nesplněna - překážka na straně klienta

nesplněna - vnější překážky

nesplněna - klient ukončil spolupráci

nesplněna - PP ukončil spolupráci

Z hlediska cíle

Z h

led

isk

a p

os

tup

u

Výsledková matice - způsob uzavření zakázek v r. 2009: pracovník PP

SPRÁVA TÝMU – SPRÁVA TÝMU – porady, školení, docházka atd.porady, školení, docházka atd.

SPRÁVA TÝMU – SPRÁVA TÝMU – zadání nové událostizadání nové události

SPRÁVA TÝMU – SPRÁVA TÝMU – výkaz prácevýkaz práce

NASTAVENÍ UŽIVATELSKÝCH ÚČTŮNASTAVENÍ UŽIVATELSKÝCH ÚČTŮKaždému uživateli je přidělena série charakteristik, které přesně určují práva

a přístup k datům i ve složité organizační struktuře.

• ORGANIZAČNÍ JEDNOTKA (pobočka, služba, dílčí tým)• POZICE v rámci organizační jednotky (zpřístupňuje data podřízených a další

práva; jeden pracovník může mít různé pozice v různých organizačních jednotkách - např. soc. pracovník v jednom týmu, metodik v jiném)

• TYPY ZAKÁZEK a KONZULTACÍ pro jednotlivé pozice• PROJEKT ze kterého je činnost pracovníka placena (jeden pracovník může

být spojen s více projekty, zanáší pak označení projektu k jednotlivým úkonům → přesné výkazy práce pro projekt bez pracného sčítání!)

• ÚVAZEK v rámci každého projektu (např. 0,5 úvazek v jednom projektu, 0,2 úvazek v jiném) → výkazy práce respektují úvazky

Každý záznam tak může být přiřazen organizační jednotce a projektu, a tak také vyhledán a reportován

ARUMARUM – další rozvoj – další rozvoj

ARUM je otevřen dalšímu vývoji a změnám podle potřeb uživatelů

• Relevantní data o klientech a týmu• Metoda evaluace• Potřeby donátorů a reportování• Nové moduly• atd.

Vyzkoušejte si to!Vyzkoušejte si to!

Vyzkoušejte si práci s databází v demo verzi!

Adresa: http://demo.arum.cz

login: navstevaheslo: navsteva

Po přihlášení si v levém sloupci vyberte uživatele a klikněte na symbol šipky. Systém pak můžete procházet a používat jako

vybraný uživatel.

Obraťte se na násObraťte se na nás

Rádi Vám ARUM předvedeme a domluvíme případné změny, vhodné pro Vaši organizaci.

Kontaktujte nás:Štěpán Moravec, zákaznická podpora, binBoat s.r.o.

E-mail: stepan.moravec@binboat.czTel.: 777 787 921

www.binboat.cz