Asistent Manager

5/24/2018 Asistent Manager

1/333

1

Asistent Manager

Asistent manager, un concept de care ne lovim tot mai des in ultima vreme, si care incepe sacapete tot mai multa amploare in domeniul afacerilor. Un concept ce trebuie inteles adecvat si inRomania, atat de catre cei ce detin aceasta functie, cat si de ceilalti. Exista multe confuzii legate daceasta titulatura. Multi considera ca asistentul manager este o denumire mai slefuita a secretareTotal fals!

Un adevarat asistent manager este, pana la urma un centru de comanda al firmei/departamentului in cadrul caruia isi desfasoara activitatea. El nu este doar mana dreapta amanagerului ci adeseori este pus in situatia luarii unor decizii, in lipsa managerului. Il putemconsidera, de asemenea, un filtru ce impiedica informatiile nerelevante sa ajunga la factorul deconducere. Asistentul se ocupa de gestionarea si securitatea informatiilor in situatia unor resurse dtimp limitate, el trebuind sa stie foarte clar ce si cand este nevoie, urmand apoi sa sorteze si safoloseasca informatiile culese.

Coordonarea contactelor de afaceri pica tot in sarcina acestuia. Astfel, el este cel responsabil dmentinerea relatiilor cu clientii, furnizorii si partenerii companiei. Ba chiar negociaza, inregistreaza evalueaza rezultatele.

Atentia sa trebuie sa fie distributiva, detaliile nu trebuie neglijate absolut deloc.Planificarea este si ea esentiala, intrucat un office assistant este cel ce gestioneaza o resursa

foarte importanta pentru un manager, si nu numai: timpul. Asadar, mana dreapta a managerului seocupa de gestionarea agendei de lucru a acestuia, stabileste obiective, prioritati, strategii si apoiidentifica solutii.

Planificarea eficienta a timpului este imperativa in vederea atingerii obiectivelor antestabilite.Dupa planificare, urmatorul pas este reprezentat de luarea deciziilor. Varietatea deciziilor selimiteaza la aria domeniului de desfasurare a activitatii specifice. Planificarea are in vederecoordonarea cu alte departamente din cadrul companiei, crearea unui cadru concurential la nivel dcompanie, care poate fi factor motivant si antrenant pentru angajati, precum si dezvoltarea retelei dclienti, efectuarea de studii de piata, cercetari etc.

Specialist in managementul documentelor si al informatiei, asistentul manager trebuie sa aiba so impecabila conduita etica in relatia cu clientii interni si externi companiei. Relatia cu clientii internse poate concretiza prin oferirea de asistenta in procesele de resurse umane: selectie si recrutarepublicarea anuntului de recrutare, selectia CV-urilor, programarea interviurilor si chiar efectuareainterviului preliminar.

Insa toate aceste activitati nu ar putea fi desfasurate in conditii de eficienta si eficacitate daca nar exista o buna comunicare. Cand pomenim de comunicare ne gandim la comunicareinterpersonala, concretizata prin necesitatea unei bune comunicari cu membrii din interiorulcompaniei.

Pregatirea, participarea, evaluarea sedintelor membrilor de conducere este un exemplu in acessens. Acest tip de comunicare este urmat de cea cu factorii externi organizatiei. Acestia din urma iconstruiesc o opinie despre organizatie, opinie ce poate fi puternic influentata de cel ce promoveaz

imaginea organizatiei in exterior: asistentul manager.Asadar, cel ce sta in spatele unui manager si de ale carui eforturi depinde succesul unui

manager, este asistentul manager. Ba mai mult, il putem numi chiar managerul in formare, indevenire, cel ce este o interfata intre mediun intern si cel extern organizatiei, un micro manager trebuie sa detina cunostinte din domenii diferite, sa le poata folosi eficient in situatiile necesare si saiba intotdeauna rezultatele scontate.


2/333

2

Cuprins

Cap.1 BIROTICALector univ. dr. Ionel Enache

1.1. Conceptul de birotic1.2. Locul sistemului birotic n cadrul firmei

1.3. Funciile i structura sistemului birotic1.4. Comunicaiile i telecomunicaiile n cadrul birourilor1.5. Ergonomia locului de munc n birou1.6. Sistemul integrat de birou1.7. Biroul viitorului

Cap.2 TEHNICI DE SECRETARIATLector univ. Nina Vrgolici

2.1. Rolul i locul secretariatului n structura unei organizaii2.2. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional contemporan2.3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale

2.4. Corespondena ca activitate a secretariatelor

Cap.3 FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA

Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar3.1. Funcia de tratare a informaiei3.2. Funcia dedocumentare3.3. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii3.4. Funcia de asistare direct a managerului3.5. Funcia de reprezentare

Cap.4.ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. AdinaBerciu Drghicescu, Prof. Maria Petre

Legea Arhivelor Naionale 1996

Cap.5. MANAGEMENT I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis

5.1. Management.5.2. Procesul de management5.3. ntreprinderea i mediul de afaceri5.4. Organizarea procesual i structural.

5.5. Managerul i stilul de conducere5.6. Marketingul ntr-o instituie5.7. Promovarea i politica de promovareManagementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria TanuEtica n contextul aplicrii conflictelor

Cap.6. NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV Lector univ. Oana IUCU

6.1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991


3/333

3

6.2. Definiia i trsturile administraiei publice6.3. Normele de drept administrativ6.4. Raporturile de drept administrativ

Cap.7. NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL

7.1. Noiunea de drept comercial

7.2. Faptele de comer7.3. Comercianii7.4. Societile comerciale

Cap.8. ELEMENTE DE PROTOCOL

8.1. Rolul protocolului8.2. Eticheta8.3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti8.4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicareainformaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic isocial. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus nlimbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i dbirou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat curspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n oricesecretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii

administrative.Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor munciiadministrative i debirou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind cretereaperformanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.

Pe de alt parte biroul n general, secretariatuln special a devenit unul dintre cele maiimportante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i rolurimultiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n cazsocietii romneti.

Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informaiildocumentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cuconducerea, funcia de asistare direct amanagementului.

Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistentmanager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentrudecizia managerial, iar comunicarea de informaiii de decizii ocupnd o pondere important ntrorganizaie.

n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcinindividuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un comp lex de activiti tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol, arhivare dedocumente .a.).


4/333

4

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.

Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul imarketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrareacuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici desecretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane,elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.

Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece nprezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asistenmanagerial adaptat la realitile romneti.

Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent managei ale secretariatului.

Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctspecialiti.

Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administrai Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.

Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc cprezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care v

contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i asecretarelor (asistent manager).

CAP. 1 BIROTIC- Lector univ. dr. Ionel Enache, Colegiul Universitar de Administraie iSecretariat, Facultatea de LitereUniversitatea din Bucureti

1.1. CONCEPTUL DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via

economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectuldepete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehniccele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materiede echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaieivalene profesionale i economice cu multiple efectesociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat curspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prinaccesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitateamuncii administrative.

Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francezbureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termena fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROULiobiectivul fundamental al acesteiaAUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie despecialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloacutilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie princuvnt, prin scris sau prin imagine.


5/333

5

n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a

informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatictelecomunicaiile, telematica.

Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrativede birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind cretereaperformanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre carene ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel maiimportant loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele biroticefaciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti dbirou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.

Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:

1. Managementul documentelor.2. Introducerea informaiilor n fiiere.3. Conducerea proiectelor.4. Coordonarea personalului.5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor.

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restulde 60% n mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor itendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.

Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionaleInformaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n oricesistem i organizaie economico-social.

O alt particularitateo reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii ide decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.

n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fexplicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus lacrearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a

calculatoarelor personale (PC). Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie princreterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamenteinformatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,

echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).


6/333

6

n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoaneradio, TV). Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.

n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde seintersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezinnumai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminareaconsumului uria de hrtie din biroul clasic.

OBIECTIVELE BIROTICII

Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birouprin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, laprelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea deinformaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.

Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu

celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltareabiroticii.

Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii munciiadministrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia. Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau

expediate. Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea

administrativ.

Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei deregsire a informaiei. Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se

fundamenteaz.

PRINCIPIILE BIROTICII:

1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul destudiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizai de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cuinformaii.

2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupcelor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prinautomatizare i prin integrare.

3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.


7/333

7

4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizareflexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.

5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor iinformaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat ncare colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

1.2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI

1. 2.1. Sistemul informaional

Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaionaeste sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinireaobiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i dexecuie din cadrul organizaiilor socio-economice.

Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelorinformaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilireala realizarea obiectivelor organizaiei.

n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.

Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional.Definiii ale informaiei sunt multen literatura de specialitate.Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici materie, nici

energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiencercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflectstarea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor dcunoatere.

Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privintreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrulfirmei respective.

Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumitsemnificaie.

Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procesedin afara acesteia.

n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat ctevadintre acestea:

1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;4. dup provenien: exogene, endogene;5. dup destinaie: interne, externe;6. dup obligativitate: imperative, nonimperative7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-

contabile, personal.


8/333

8

Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentrufundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

1. dup form: analogic, digital;2. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;3. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaionale

n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mmulte tipuri de procese informaionale:

a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup regulimatematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, dsituaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.

Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul deorganizare a acestora n colecii de date.

Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firmdenumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru caacestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete deprograme denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspnditsunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete softspecializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosindfunciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate detratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKFRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronicprezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i ambinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectulprocesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaiiviznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare atextului n pagin.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automaa cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestoroperaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pehrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.

Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de textewordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programeavnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic deoperare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemeintegrate (WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilorinformatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninut

n documente.


9/333

9

Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate dprocesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele ireprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, graficbidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desenealb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotogra fii scanate (cititeoptic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre

programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARKXPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabel(WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).

Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumitorganizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pemicrofilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.

d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiritelefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau lasunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic iconvertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat d igital cu ajutorul unoechipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUNDBLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod ointerfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon,magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul:telefon, interfon etc.

e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite decelelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne aleelectronicii i informaticii.

Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesivepe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaiavizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea,

surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise(analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i imagin(animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizici logice.

n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.

nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patrtipuri de procesare a informaiei suntspecifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecde la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important nactivitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i

sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare aimaginilor fixe i mobile asistate de calculator.

Circuite i fluxuri informaionale

Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntrecompartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.

Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i recepto(destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux informaional.


10/333

10

Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar.Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate, cos

Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:

1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice;2. dup frecven: periodice, ocazionale;3. dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informaionale

O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmelemoderne o constituie procedurile informaionale.

Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilescmodalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu precizareoperaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare.

Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:

- au un caracter detaliat;- din ce n ce mai sofisticate;- grad ridicat de formalizare (standardizare);- caracter operaional.

Mijloace de tratare a informaiilor:

1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual,maini de contabilizat i defacturat.2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).3. Automate: calculatoare.

Funciile sistemului informaional

Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativtrei funcii:

1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea elementelonecesare lurii deciziilor.2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realiz

obiectivelor societii comerciale.3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului prin

mbogirea cunotinelor.

Deficienele sistemului informaional

1. Distorsiuneaconst n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului uneiinformaii.2. Filtrajulconst n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informa4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a

circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.


11/333

11

Parametrii calitativi ai informaiei

Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura opercepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie decondiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar ntimp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegera personalului implicat.

Principiile sistemului informaional

1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementuluifirmei.2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.3. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.7. Flexibilitatea.

8. Eficacitatea i eficiena.

Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la bazaprocesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului birotic.

Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:

1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;2. modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului; 3. utilizarea calculatoarelor n reea;4. organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introduceriicalculatoarelor n firmele pe care le conduc.

1. 2.2. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintresistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, deprelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului.

Componentele sistemului informatic sunt:

1. Componenta fizic (hard)este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentruculegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor.2. Componenta logic (soft)cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii.3. Baza de datecuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintreacestea.4. Resursele umanecuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti,ingineri de sistem).


12/333

12

5. Cadrul organizatoriccuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic (staii dcalcul, oficiu de calcul, centru de calcul)

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrareautomat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau realizrproduciei.

1. 2. 3. Sistemul biroticntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate raional

cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, deinterfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de stocare i detransmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte,documente, sunet i imagini).

Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitateunei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pede o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei

Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast postursarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sisteminformaional.

Astfel, deciziile i reglementrile provenitedin sfera sistemului decizional sunt preluate itransmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional.

n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecteeseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional, selectaanalizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemuldecizional.


13/333

13

Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderiiSistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului

ntreprinderii cu mediul socialeconomic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat iprivate, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri,furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi deneconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne decomunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de

telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot ma

mult un rol de interfa ntre:

Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic. Sistemul decizional i sistemul operaional. Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. [1]

Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.

1. 2. 4. Sistemul decizional

Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare adeciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic.

Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus.Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este subordona

procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor. De aceeatrebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfecionarecontinu a sistemelor informaionale i decizionale.

Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoareln procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.

Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective

urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional .Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate.

Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii:

1. dup orizont: strategice, tactice, curente;2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice;4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, deciziala fel ca i informatrebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:

s fie fundamentat tiinific; s fie asumat; s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate); s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;


14/333

14

s fie formulat corespunztor.

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit totmai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale,multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea:ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional.

1. 3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC1. 3. 1. Funciile generale ale sistemului birotic

Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare aactivitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le ofer nvederea realizrii acestor obiective.

Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:

1. Funcia de introducere a informaiei n sistem.2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei.

3. Funcia de prelucrare.4. Funcia de ieire.5. Funcia de comand i de control.

informaii

comenzi

Fig. 2. Funciile sistemului birotic

1. Funcia de introducere a informaiei n sistemse exercit ntr-o varietate de modaliti,cum sunt: preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,

publice sau private;


15/333

15

preluarea informaiei provenite din reeaua local de date; introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a

convorbirilor, imaginii i sunetului.

Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreazpentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fimemorat sau prelucrat de ctre sistem.

2. Funcia de memorare i de regsire a informaieijoac un rol important n funcionareaunui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterifundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.

Informaiile se pot pstra astfel:

n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern, pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.

Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori

comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.

3. Funcia de prelucrarese refer la o mare varietate de operaii i de procese:

conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesriei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic; transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de

suport); copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei); crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de

proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnicncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau interndin reelele de comunicaie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i introducerea

informaiilor i modificarea informaiilor deja existente; tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii care p

privi: - fie forman cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;- fie coninutul n cazul prelucrriidatelor.

informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unprograme care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un dispozitiv

periferic de ieire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de natu

informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este undin operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse.

4. Funcia de ieire a informaiei din sistemtrebuie s satisfac mai multe cerine avnd nvedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:


16/333

16

natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore,secvene vizuale; coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire; forma, digital sau analogic, a informaiei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

5. Funcia de comand i de control a sistemului biroticdeine toate atributele necesarepentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocareaoptim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programei la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire ainformaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.

1. 3. 2. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat deechipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei nactivitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele informatic

operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu de legturifuncionale.Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i

informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul)constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic aacestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toaacestea sunt reprezentate n figura 3.

Fig. 3. Structura sistemului birotic


17/333

17

1. Componenta fizica sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format dinurmtoarele subdiviziuni:

a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central aunui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecvende ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix(HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrareieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu celelaltesisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii i sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

Scanner; Aparatul telefonic i interfa telefonic; Aparatul telefax i interfa telefax; Interfa de intrare telecopiator; Interfa video; Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat; Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar; Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.


18/333

18

Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:

Imprimanta; Plotter-ul; Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic; Aparatul telefax i interfaa sa specific; Interfaa de ieire telecopiator;

Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa; Interfaa video; Interfaa audio.

Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal, urmtoare

Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric; Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile); Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora; Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaiiinclude totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, decodificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei utilizate nactivitatea de birou.

Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic debirou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan),natura reelelor de telecomunicaii utilizate.

Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.

2. Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poatefunciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft)asistemului birotic.

Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unoraplicaii informatice.

Acesta este compus din:

A. Soft de baz (sistem de operare)B. Soft de aplicaii

A. Sistemul de operarereprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim laresursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.

Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care lepoate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:

1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup alta;fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un singurutilizator n paralel.3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor utilizatori foloses

n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de calcul.


19/333

19

4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la maimulte calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale.

B. Softul de aplicaiieste un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta semparte n mai multe categorii:

1. Soft-ul specializateste un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini pen

clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezintavantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv.2. Soft semigeneralizatpachete de programe realizate de firme specializate care au o arie decuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc naional deprograme pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate pachete de programe daceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil duratade proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acelai timp compatibilitateadiferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai multe firme. 3. Softul generalizatprogramele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator fr nio adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul calculatorului

de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tend ina n realizarea acestorprograme este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care utilizatorul nu este unspecialist n informatic.

Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:

Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECVENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER. Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD

GRAPHICS.

Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO. Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY. Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office.Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n care suntincluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text p recui schimbul de date cu alte programe.

Funciile realizate de acesta sunt:

o crearea de fiiere;o deschiderea unor fiiere existente;o selectarea textului;o editarea textului (mutri, copieri, tergeri);o formatarea documentului (formatarea caracterelor ia paragrafelor);


20/333

20

o crearea de tabele;o inserarea de imagini i de grafice;o corectarea automat lexical i gramatical;o tiprirea la imprimant a documentelor.

Exceleste un program de calcul tabelar.

Funciile realizate sunt:

o crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;o formatarea foii de calcul;o copierea, mutare, tergerea datelor;o crearea de serii numerice i calendaristice;o calcule pe baza unor funcii;o inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;o crearea unor baze de date simple;o tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Accesseste un program de gestiune a bazelor de date care permite:

o crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor);o modificarea informaiilor din baza de date;o adugarea sau tergerea unor cmpuri;o sortarea bazei de date dup diverse criterii; o interogarea bazei de date;o crearea de formulare;o crearea de rapoarte, de macrouri i de module;o tiprirea rapoartelor.

PowerPointeste un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor dati informaii.

3. Sistemul de informaiial sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de intraren activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea de rezultateintermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire).

Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare(date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video (camera de luatvederi):

Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,documente, sunet i imagine). Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare. Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic. Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii: Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente),

desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran)


21/333

21

Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i printelecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine. Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediat Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri

ulterioare. Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau graf

(microfilm).Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou esteposibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:echipamentele, programele i informaiile.

1.4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR

1. 4.1. Comunicaiile

A. Definirea comunicaiei

Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor

manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat realizrobiectivelor organizaiei.

Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntrdou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prinintermediul unor canale specifice.

Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este generatspecial, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager afecteazaproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.

Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:

1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);3. un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).

B. Principalele reprezentri ale procesului comunicrii


22/333

22

C. Componentele procesului de comunicare

Emitorulpersoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).

Mesajulforma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.

Canalulcalea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.Receptorulpersoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional (executant

sau manager).

D. Tipologia comunicaiilor

Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor criteriide clasificare:

a) canalul de comunicare

comunicaii formale comunicaii informale

b) direcie (sens)

comunicaii verticale descendente comunicaii verticale ascendente comunicaii orizontale comunicaii oblice

c) coninut

comunicaii operatorii comunicaii opionale comunicaii generale comunicaii motivaionale

d) mod de transmitere

comunicaii verbale comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii:

a) reele descentralizate (n cerc sau n lan);b) reele centralizate (n Y sau n stea).

E. Deficiene majore n procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:

a) bariera de limbaj, de exprimare


23/333

23

o folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit,gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);

o incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului informaional;o aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

b) bariere de recepie

o tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;o ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;o evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a

mesajului;o recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai

mesaj.

c) bariere contextuale

o perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorulu(zgomot, climatul organizaional etc.).

d) bariere mixteo discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificaie

redus sau nul.

Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:

filtrajul distorsiunea suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile

F. Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor

a) motivarea adecvat a comunicrii prin:

determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii; clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare; stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora

b) asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:

cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale; utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea i

interesul receptorului; folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea; asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea mesajelo

complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n moduri diferite folosirea unor canale diferite.


24/333

24

c) perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i mecanismele detransmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organizaional .a.

d) perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelareaorganizrii formale cu organizarea informal.

e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de managementce reclamfolosirea pe scar larg aedinei i delegrii, concomitent cu o puternic descentralizare a

procesului decizional.

f) perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i n cece privete aplatizarea sa.

1. 4. 2. Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis ladistan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice.

Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesi tate din cele mai vechi timpuri*.

* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister al comunicaiilo

De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdai de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem steaguri semnalizatoare n btlia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia deTrafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatui telefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor moderne.

Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (nprezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouricunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de utilizarea mainilor descris i a telefoanelor.

Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin telex, prin fasau mai recent prin intermediul calculatorului.

Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c estenecesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere estposibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n Iran este necesaformarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n privina numruluiposturilor telefonice exist mari diferene ntre rilelumii. Astfel New York-ul are mai multe posturtelefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.

A. Echipamente folosite n telecomunicaii

1. TELEFONULeste cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal irapid.

Faciliti ale telefoniei moderne:

memorarea numerelorpentru cele mai utilizate numere; reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la cerere; butonul secretse ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer; afiarea numrului format se indic actualul numr format;


25/333

25

memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon; posibilitatea formrii numrului fr a ridicareceptorul; acesta se ridic numai cnd rspund

interlocutorul solicitat; difuzortelefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri chiar

dac minile sunt ocupate.

Servicii oferite de telefonia modern:

1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;2. Servicii alarm;3. Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive etc.;4. Serviciul telefonic cu tax invers;5. Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care detecteazeventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.

Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive

electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitateaabonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal.Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a

reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bii. Ca aplicaii caracteristice aleISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul teletexVideoconferinaeste o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.

Avantaje oferite de ISDN:

economie de cabluri, de spaiu; costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;

existena unor sisteme de autotestare; folosirea telefonului prin intermediul calculatorului; posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poatepurta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranuldispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut.

2. TELEX-ul - este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentrunregistrarea informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaiianume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr

decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poatecomunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.

3. FAX-ul(facsimil, telefax, telegrafie facsimil)- este un dispozitiv folosit pentru transmisiatextelor i a imaginilor.

Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde estemarcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi prinliniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere unei copii


26/333

26

coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe original,indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.

Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2), createn urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupaG3.

Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele.Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A

doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice,aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale,transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de faciliti detransmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor igraficii.

Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg. Ptransmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8 puncte/mm, iar cevertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit: pla 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax -uri.

Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu (noapttarifele sunt mai reduse).

Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctremai muli destinatari programai la ore diferite.

4. COPIATORUL - alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizateechipamente n munca de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatoruparticip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrsau foile transparente.

Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission ofRadiationAmplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).

Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat dela imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul axului

su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage particufine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct ilichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.

Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:

1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun; 2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).

Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator

Numr de copii pe lun; Preul pe copie.Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie,

cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii efectuate cu acesteCu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic. Numrul de copii/minut; Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4); Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);


27/333

27

Faciliti de micorare/mrire; Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei caracterelor

Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie; Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei; Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona

documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat; Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie dintava care se potrivete dimensiunii documentului; Posibilitatea de a relua copierea de la numrulde copii la care hrtia s-a blocat n copiator.

B. Servicii moderne de telecomunicaii

1. VIDEOTEX -reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pecalculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Douexemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.

2. TELECONFERINE- reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mfi necesar deplasarea participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.

Tipuri de teleconferine:

a) audioconferinapermite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului telefonic;b) videoconferina - fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prinintermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale suntcompactate pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilaliparticipani la videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.

Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre

calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor aveaimaginile i sunetul.

n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services DigitalNetworkISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obinuite elimin paraziii i sunetul de fond.c) teleconferina pe computer- permite comunicarea prin intermediul potei electronice, chiardac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii pot trimite mesaje altparticipani n orice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile edinei.

1. 4. 3. Reele de calculatoare

O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) carecomunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.

O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice carepartajeaz (folosesc n comun) resursele.

Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru ofermultiple avantaje:


28/333

28

programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintreutilizatorii reelei;

bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan; resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori; posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul(un calculator mai puternic care

gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru(work-station).

Alte echipamente specifice reelelor sunt:

o bridge (punte)face legtura ntre dou sau mai multe reeleo gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferiteo modempermite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform

semnalul digital n analog prin modulare i demodulareo transceiverconecteaz dou reele prin radio

I. Tipuri de reele

A. Dup aria geografic

1) LAN (Local Area Network)arie geografic restrns

Servicii : - partajarea resurselor serverului- partajarea perifericelor din sistem- comunicare i interaciune ntre utilizatori- posibilitatea de conectare cu alte reele

2) WAN (Wide Area Network)larg rspndire geografic

- permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice- sunt folosite pentru servicii de comunicare- conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).

3) PDN (Public Data Network)rspndite la nivel mondial

- folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.

B. Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)

1. RING (inel)presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul reelei estedeinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.

Avantaje: toate nodurile sunt egale intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat necesarul de cablu e acceptabil


29/333

29

Dezavantaje: viteza de comunicare mai redus defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele

2. BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.

Avantaje:

necesar de cablu redus vitez de lucru mai mare interconectare simpl defectarea unui nod nu afecteaz reeaua

Dezavantaje:

timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat

3. STAR (stea)presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt conectate toacelelalte.

Avantaje:

viteza de transmitere ridicat posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat) costul cablului de conectare este sczut

Dezavantaje:

defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri interconectarea este mai complicat

Pot exista i combinaii: STAR-BUS

STAR-RING

II. INTERNET-UL

Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o reea dereele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare legate ntreele.

n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite,care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee mari s

lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i de fiiereleacestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care s funcionezeca o unitate coordonat.

Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte areelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu ajutorulprilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirijrii mesajelor a fodistribuit n toat reeaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc.

Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut -oRevoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a ajun


30/333

30

un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu finanat decorporaia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construcia reelelorpentru Internet.

Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimbrile radicale produse n modul nostru da tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*.

* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din numrul brbailor careutilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv convinge, din pcate,numai 2%din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a

cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi ncontact cu ceilali oameni i 10% ca pe o surs de distracie.

Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:

Pota electronicO resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate trimite i

primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint omare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura resurs pe care o utilizeaz.

Grupurile de discuiiUn alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup

pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt

asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un s ingurcalculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.

Partajarea fiierelor (transferul de fiiere)Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se

pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorulcruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat p rintadres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor nregistrai care

au drept de acces.World Wide Web (www)

Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseascidee demodat cea a notelor de subsolntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol drevist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabieste ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web -ul poate face n esen acelai lucru,folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document.Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului.

Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numelede hypertext.

De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, aimaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de instrumentclienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoareaflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorieadevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele denavigare pe Internet.

Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitapentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic.


31/333

31

Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii despre firmarespectiv.

Chat-ul (discuii prin Internet)Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt.

Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odatconectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.

Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan peecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24 deore pe zi.

De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent suntpeste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului 199acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n 10 ani,numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internetvnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informaiei). Mmult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiile sociale. Concluzia: care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informai, mai productivi, ns dincauza abundenei de date de procesat, numrul orelor de lucru este n cretere, proporional cuacumularea oboselii i stresului.

Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se mbogetentr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El prezintun material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru studeni imateriale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire a unui loc demunc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopedii i la hri.

1. 5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

1. 5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou

Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou scunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele procesulde munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem om -main-mediu.

Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin aplicarea n serviciile ibirourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, cretereaproductivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.

Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor caracteristiproprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de efofizic i psihic n munc;

amplificarea factorilor de stres i de oboseal; varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le

execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral; folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.

Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului unefort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens.


32/333

32

Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare acorespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd ntr-grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.

Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic ianume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.

Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarenumai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile umane fireti, fr

ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza principiiloergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea corect anumrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea efortului fizic.

O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen aefortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n timpupauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se ntlnela toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la ceiimplicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomtrebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor deschimbare a poziiei corpului.

Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la

principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de cercetaredezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei din serviciile drelaii cu publicul.

n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribunsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuiemeninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea face faacestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtoriidintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cuoamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i iniiativ.

Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clieni.

Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cuimplicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i prinnervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce lasuprasolicitare.

Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoancare trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.

Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor dinsecretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor defuncionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. n legtucu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure

concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere c fluxulacestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare flexibilitate nstabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de lucrtori, prin folosireaunor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a clienilor i creterearandamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.

Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.


33/333

33

1. 5. 2. Stresul i oboseala profesional

Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionalitcare apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice amuncii n birouri.

Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factoriistresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n

prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi :incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitateareorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.

Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante externTot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisteni laagresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.

Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectieste una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul poate tri o stade disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n u rma unei psihotraume severe (accidentincendiu, decesul unui membru apropiat din familie).

Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor

condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital,profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost nlturat, deuneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de stres*.

* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale de ctreHans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de adaptare ce caracterizeaz reaciaorganismelor biologice la stres.

Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal,producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care amintim:temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani pot producetraume fizice, dar i psihice.

Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social preamare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care suntpercepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe ci ide vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale personalitiiacestuia.

Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu:rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile,pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de stresante pentru toatlumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii diferitede la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist persoane care

i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, n timp ce alii intr n panic sau manifest u

comportament bizar.Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiularabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprutsimptome emoionalegrave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt, ceilalnedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi.

Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Eareprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitateauman.


34/333

34

n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad deodihn sau de somn,

Date post:	13-Oct-2015
Category:	Documents
Upload:	alecat2652
View:	121 times
Download:	3 times

Asistent Manager

Documents