CHYBOVOST PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O DOTACI24. ZÁŘÍ 2013

DRUHY CHYB

Chyby při administrativní kontrole:

- přijatelnost projektu

- formální náležitosti

Chyby při zpracování projektu (nekvalitně připravený projekt)

CHYBY PŘI KONTROLE PŘIJATELNOSTI – I.

Nejčastější chyby v kontrole přijatelnosti projektu:

1. Chybné datum zahájení projektu

2. Chybně nastavený finanční plán (etapy, finanční rozsah)

3. U víceetapových projektů nevyčerpáno 50% CZV v termínu

4. Indikátory (nezvolen žádný, chybně kvantifikované)

5. Ostatní ZV byly vyšší než 10 (8)% CZV projektu

6. Projekt je v nesouladu s cíli a aktivitami prioritní osy a oblasti podpory

CHYBY PŘI KONTROLE PŘIJATELNOSTI – II.

7. Špatné zařazení žadatele podle velikosti podniku

8. Nárokování vyšší dotace

9. Nesplnění definice pro příjemce v dané oblasti podpory

CHYBY PŘI KONTROLE FN

Nejčastější chyby v kontrole formálních náležitostí projektu:

1. Žádost nebyla podepsána statutárním zástupcem žadatele

2. Do tištěné verze žádosti bylo ručně vpisováno

3. Nebyly doloženy originály příloh, pouze jejich prosté kopie

4. Nepravomocná rozhodnutí

5. Nedoloženy vlastnické vztahy

6. Přílohy nesplňovaly náležitosti dle př. č. 1 PPŽ

7. Nekompletní počet příloh

HODNOCENÍ PROJEKTU

1. Kvalita zpracování studie proveditelnosti

2. Rozpory mezi dokumentací (především projektové a SP)

3. Neseznámení se s hodnotícími kritérii

4. Chybný harmonogram

PŘEHLED DOKUMENTACE

Dokumentace pro přípravu projektu :

Výzva

Programový dokument

Prováděcí dokument

Příručka pro žadatele

Příručka pro příjemce

Ke každé výzvě je dokumentace aktualizována – nutno používat vždy dokumentaci platnou pro danou výzvu !!

PROVÁDĚCÍ DOKUMENT

Cíle a aktivity v jednotlivých oblastech podpory

Indikátory

Definice příjemců a cílových skupin

Forma podpory a její minimální výše

Struktura financování – tab. 11A

PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE

Pojmy

Základní pravidla pro ROP (pořízení majetku z dotace a nakládání s ním)

Indikátory (definice, datum naplnění)

Náležitosti žádosti a její zpracování

Přílohy

Hodnocení žádosti

Pokyny pro zadávádní veřejných zakázek – vždy aktuální

Publicita

PŘEHLED PŘÍLOH – I.

Příloha č. 1 Povinné přílohy k žádosti o dotaci

Příloha č. 2 Závazné osnovy dokumentu pro finanční a ekonomické hodnocení

projektu (SP)

Příloha č. 3 Příručka BENEFIT7

Příloha č. 4 Přehled hodnotících kritérií

Příloha č. 5 Pokyny pro zadávání zakázek

Příloha č. 6 Výběrová kritéria pro prioritní osu 5 – TA

Příloha č. 7 Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků RR SZ

PŘEHLED PŘÍLOH – II.

Příloha č. 8 Metodický pokyn Veřejná podpora v rámci ROP

Příloha č. 9 Postupy pro vypracování IPRM

Příloha č. 10a Metodika pro výpočet finanční mezery u projektů vytvářejících příjem ROP SZ

Příloha č. 10b Tabulka pro výpočet finanční mezery

Příloha č. 11 Definice rekonstrukce a modernizace pozemní komunikace

Příloha č. 12 Průvodce horizontálními tématy

PŘEHLED PŘÍLOH – III.

Příloha č. 13 Podklady pro hodnocení finančního zdraví žadatele

Příloha č. 14 Pravidla pro projekty předfinancované ze SFDI

Příloha č. 15 Titulní list přílohy k žádosti

Příloha č. 16 – Čestné prohlášení o způsobilosti podniku (MSP)

Příloha č. 17 – Čestné prohlášení k podpoře malého rozsahu

ŽÁDOST O DOTACI

Administrativní požadavky na žádost a přílohy:

Tištěný výstup všech povinných (nepovinných) příloh vč. jejich seznamu - 1x originál/ověřená kopie.

Výjimku tvoří:

SP a územní rozhodnutí - 1x originál/ověřená kopie a 2 kopie

projektová dokumentace - 3 prosté kopie, položkový rozpočet včetně výkazu výměr 3x na CD, 1x v tištěné podobě

Nepředložení žádosti nebo přílohy v požadovaných paréChyběl podpis statutárního zástupce v žádosti nebo na příloháchPřílohy neobsahovaly titulní listŽádost ani povinné přílohy nebyly pevně spojenéVpisováno do tištěné verze žádosti BENEFIT7

DOKLÁDÁNÍ PŘÍLOH K ŽÁDOSTI

Každá příloha musí obsahovat titulní stranu:

• číslo, název přílohy a název projektu

• počet listů přílohy

Listy přílohy musí být pevně spojené.

Pokud je příloha nerelevantní, je nutné vložit list s textem „Nerelevantní“ – př. č. 15 PPŽ

Počet listů přílohy musí odpovídat počtu uvedeném v žádosti BENEFIT7.

Všechny přílohy musí být pravomocné ke dni podání žádosti o dotaci.

STUDIE PROVEDITELNOSTI

Žadatel předkládá studii proveditelnosti v povinném rozsahu uvedeném v příloze č. 2 PPŽ.

Žadatel předkládá studii v případě, že celková výše projektu je 5 mil. Kč a více.

V případě, že celková výše projektu je 90 mil. Kč a více, je požadována i analýza CBA.

DOKLADY O PRÁVNÍ SUBJEKTIVITĚ

Doklady osvědčující založení, zřízení či vytvoření subjektu, doklady o registraci – specifikováno dle typu žadatele

Obce, kraje – doklad o přidělení IČ (výpis z registru ekonomických subjektů ČSÚ)

U organizací zřízených či založených městem, - výpis z OR ne starší 90 dnů, zakladatelská smlouva, zřizovací listina, stanovy

Podnikatelské subjekty - výpis z OR, živnostenského rejstříku ne starší 90 dnů

FINANČNÍ ZDRAVÍ

Aplikace přístupná na stránkách www.nuts2severozapad.cz (sekce pro žadatele – webová žádost),

https://online.ecba.cz/severozapad

Podnikatelské subjekty, zájmová sdružení právnických osob, organizace založené obcí nebo krajem, NNO – daňová přiznání předchozích dvou let včetně příloh.

Nezapomínat doložit všechny povinné přílohy k daňovému přiznání včetně rozvahy, zisku a ztrát.

Organizace zřízené obcí/krajem, obce a dobrovolné svazky obcí, kraj – finanční výkazy nedokládají – údaje jsou načítané do aplikace přímo z ARIS.

DOKLAD O PROKÁZÁNÍ VLASTNICKÝCH VZTAHŮ

Pokud realizace projektu souvisí s konkrétními pozemky nebo budovami musí být jednoznačně vyjasněny majetkoprávní vztahy související s projektem. Pozor na zástavní právo – vyjádření banky.

• Nedoloženy výpisy z katastru nemovitostí a snímky z katastrální mapy

• Výpisy z KN jsou starší 30 dní• Na snímku z katastrální mapy nejsou pozemky barevně

vyznačené• Nedoložení vlastnických práv nebo nebyla na celou dobu

udržitelnosti• Chybí přehled dotčených pozemků – nutno použít

předepsanou tabulku

PROHLÁŠENÍ OBJEKTU ZA KULTURNÍ PAMÁTKU

Předkládá se pouze v případě, pokud se projekt týká objektu zapsaného v Ústředním seznamu kulturních památek ČR (ÚSKP).

Doklad musí mít charakter potvrzení o začlenění objektu v ÚSKP.

Potvrzují referáty kultury krajského úřadu, úřadu obce s rozšířenou působností nebo Národní památkový ústav (odborná pracoviště) nebo NPÚ v Praze.

ÚZEMNÍ ROZHODNUTNÍ NEBO JINÉ OPATŘENÍ

Jednotlivé varianty jsou podrobně popsány v příloze č. 1 PPŽ

• Rozhodnutí stavebního úřadu nebyla pravomocná• Doložen pouze postup v územním řízení – chyběl postup ve

stavebním řízení• Doložená rozhodnutí nezahrnovala všechny aktivity projektu

PROJEKTOVÁ DOKUMENTACE

Projektová dokumentace zpracovaná na úroveň pro stavební povolení – dle příloh k vyhlášce č. 499/2006 Sb., zároveň předložit výkaz výměr a rozpočet (výkaz výměr může být součástí položkového rozpočtu).

Doporučujeme aktualizaci starší projektové dokumentace.

Podrobný položkový rozpočet rovněž v tabulkovém formátu excel/xls v členění dle zvyklostí cenové soustavy ÚRS/RTS.

• Chybná projektová dokumentace• Projektová dokumentace nebyla vypracována na úrovni pro

stavební povolení

POSOUZENÍ VLIVU NA ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ

Vyjádření, zda projekt podléhá/nepodléha posouzení vlivů na ŽP dle zákona č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivů na ŽP a na území soustavy Natura 2000 dle zákona č. 114/1992 Sb.

Chybějící doklad o vlivu na životní prostředí nebo Natura 2000

DOKLAD O PARTNERSTVÍ

Partnerem jsou instituce a organizace zapojené do přípravné a/nebo realizační a/nebo provozní fáze projektu.

• Chybějící datum podpisu• Partnerské smlouvy neobsahovaly předepsané minimální

náležitosti• Nekonkrétní popis aktivit

ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – I.

Obce, kraje, dobrovolné svazky obcí – usnesení zastupitelstva, popř. rady. Nesmí být starší 4 měsíců od podání žádosti

Usnesení zastupitelstva musí obsahovat:1. souhlas zastupitelstva s podáním žádosti o dotaci do ROP SZ. 2. schválení zajištění financování projektu (uvést výši spolufinancování, zajištění předfinancování v % i v celkové částce v Kč)3. číslo usnesení, datum schůze zastupitelstva, razítko a podpis.

• Chybná formulace usnesení• Schválená částka předfinancování a spolufinancování se lišila

od částky uvedené v žádosti

ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – II.

Zastupitelstvo města X:- schvaluje podání žádosti o dotaci v rámci ROP SZ pro projekt „název projektu“ v oblasti podpory XX, výše celkových nákladů projektu je 30 000 000 Kč,- schvaluje zajištění financování projektu „název projektu“ dle podmínek ROP SZ, a to: a) předfinancování projektu z prostředků města X ve výši 100% celkových nákladů projektu, tj. 30 000 000 Kč, b) finanční zajištění tohoto předfinancování bude kryté z vlastních prostředků města X, z úvěru atd., c) výše spolufinancování projektu bude minimálně 15 % celkových způsobilých výdajů, tj. 4 500 000 Kč a nezpůsobilých výdajů ve výši X

ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – III.

Podnikatelské subjekty - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení.

NNO – v případě realizace projektu ve spolupráci s obcemi na základě partnerství, dokládá NNO usnesení rady/zastupitelstva příslušné partnerské obce, které bude obsahovat zajištění financování projektuusnesení nesmí být starší 4 měsíců před registrací projektu a bude doloženo za všechny zúčastněné obce zároveň s partnerskými smlouvami. partnerské smlouvy budou obsahovat informace o způsobu financování projektu a vyjádření obcí, že počítají s předfin.projektu a způsob vypořádání po obdržení dotace.

ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – IV.

Organizace zřízené nebo založené obcí/krajem - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení nebo usnesení zastupitelstva obce/kraje (zřizovatele, zakladatele), popř. usnesení rady

Podnikatelské subjekty, zájmová sdružení PO, Hospodářská komora ČR - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení

DOKUMENTACE K ZADÁVACÍMU ŘÍZENÍ

Pro výběrové řízení na dodavatele realizované dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a Pokynů pro zadávání veřejných zakázek ROP SZ, jež proběhlo před podáním žádosti o poskytnutí dotace, je vyžadováno předložení sdělení o proběhlém zadávacím řízení a případně i smlouvy s dodavatelem. U projektů, které zakládají VP, smí být dodavatel vybrán až po obdržení Osvědčení o způsobilosti projektu (výběr dodavatele = doručení oznámení vybranému uchazeči) – nutno s tímto počítat i při stanovení lhůt v zadávacím řízení .

• Nedoloženy originály smluv/objednávek• Nedoložena příloha

DOKLAD O PŘÍJMECH PROJEKTU

Projekt nezakládá VP a generuje příjmy – dokládá žadatel přílohu č. 10b. Příjmy mimo čl. 55 nařízení EK se nesledují.• Projekt generuje příjmy, ale nestačí k plnému pokrytí

provozních nákladů, které jsou vyšší jak 1 mil. EUR –příloha č. 10b

• V případě, že projekt nezakládá VP a negeneruje příjmy – dokládá žadatel čestné prohlášení, že projekt nebude generovat příjmy.

• V případě, že projekt zakládá VP nebo jde o podporu de minimis nebo o projekt,jehož celkové výdaje nejsou vyšší jak 1 mil. EUR, označí žadatel v žádosti, že je tato příloha nerelevantní.

• Příloha nebyla doložena vůbec• Údaje v tab. 10b neodpovídaly údajům ve SP

DOKLAD O REGISTRACI SOCIÁLNÍ SLUŽBY

Pouze u zařízení poskytujících služby sociální péče, sociální prevence a odborného sociálního poradenství, dle zákona č. 108/2006 Sb.

Bude-li v rámci realizace projektu poskytována nová sociální služba, popř. stávající poskytovaná sociální služba ještě není registrována, musí být jedním z výstupů projektu registrace poskytovaných sociálních služeb.

K této registraci se žadatel zaváže čestným prohlášením.

STANOVISKO ZDRAVOTNÍ POJIŠŤOVNY

Dokládá se jím stanovisko k úhradám z veřejného zdravotního pojištění.

Dotčená zdravotní pojišťovna se musí kladně vyjádřit k úhradám výkonů hrazených z veřejného zdravotního pojištění.

ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O MSP

Pro žadatele, kteří splňují definici malého nebo středního podniku.

Dokládá se:• Čestné prohlášení• Příloha čestného prohlášení (tabulka)

Pozn.: Podrobněji k definicím typu podniku viz příručka Nová definice malých a střeních podniků vydaná EK na: http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/sme_definition/sme_user_guide_cs.pdf

Nezapomenout vyplnit i tabulku (příloha k čestnému prohlášení)

ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ K PODPOŘE DE MINIMIS

Dokládají žadatelé, kteří žádají o dotaci v režimu de minimis.

Podpory poskytnuté podle nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis.

Celková výše podpory nesmí překročit 200 000 EUR za poslední tři po sobě jdoucí roky.

PŘÍLOHY PŘED PODPISEM SMLOUVY

Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci

Smlouva o vedení účtu

Úvěrová smlouva

Dokumentace k zadávacímu řízení

Usnesení zastupitelstva obce/kraje

Doklad o prokázání vlastnických vztahů – v případě liniových staveb v rámci oblasti podpory 3.1 a 3.2