uživatelský manuál

FIREMNÍ DOPRAVAKnihy jízd, Cestovní příkazy, Digitální automapy

Uživatelská příručka pro prácise sofware FIREMNÍ DOPRAVA

Poděkování za spolupráci při tvorbě manuálu

Ing. Jana Raschková, ev. č. 00003501, daňový poradce, A-CORY s. r. o.Ing. Emil Raschka, A-CORY s. r. o.Liana Ciurajová, A-CORY s. r. o.

ManuálVydání: 2.53

Software je označen logotypem a v textu je uváděn jakoFIREMNÍ DOPRAVA.

3

OBSAH

KAPITOLA 1: Úvod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

KAPITOLA 2: Instalace programu Systémové požadavky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Příprava instalace software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Instalace programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Aktualizace software přes internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

KAPITOLA 3: Popis prostředí software FIREMNÍ DOPRAVA . . . . . . . . . . . . . . . 7

KAPITOLA 4: Popis funkcí modulu Knihy jízd Vkládání firem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Vkládání aut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Záložka „Obecné“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Záložka „Spotřeba“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Záložka „PHM“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Záložka „Tachometr“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Záložka „Nádrž“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Záložka „Ostatní“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Záložka „Zakázané období“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Záložka „Neužívání“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Záložka „Náklady“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Záložka „Upozornění“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Záložka „Karta PHM“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Popis a ovládání hlavního okna knihy jízd . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Více firem a aut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Hromadný nákup PHM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Manipulace s jízdami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Kopírování jízd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Smazání záznamu jízd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Uzávěrka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Ceníky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Přepočty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Obvyklé trasy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

4

Hromadné vkládání jízd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Vložená jízda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Kalendář . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Tisk Knihy jízd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Tisk prázdné knihy jízd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Účely a pomocná rozlišení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Stravné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Sazby stravného . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Stravné v zahraničí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Sjednané stravné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Popis a ovládání hlavního okna cestovních příkazů . . . . . . . . . . . 20 Záložka „Příkaz“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Záložka „Vyúčtování“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Možnosti pro cestovní příkazy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Tisk cestovního příkazu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Uzávěrka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Vystavení příkazu podle mapy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Zálohování dat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Import databáze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Import dat z GPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Import nákupů z karet CCS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

KAPITOLA 5: Práce s mapami Mapy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Manipulace s mapou . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Vytvoření autotrasy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Další možnosti nastavení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

KAPITOLA 6: Technická podpora, kontakty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5

KAPITOLA 1Úvod

Knihy jízd je tradiční účetní program určený k přesné evidenci vozidel a zpracování knihy jízd. Program Knihy jízd je určen pro firemní i soukromé vozidla. Slouží ke sledování veškerých nákladů na jednotlivá vozidla firmy, eviduje jednotlivá tankování, náklady na servis, poplatky, evidenci řidičů vozidel aj. Program umož-ňuje načítání údajů z GPS aplikací, stejně jako z tankovacích autokaret.

Pomocí programu velmi snadno vytvoříte přiznání k silniční dani.

Digitální automapyy Součástí programu jsou podrobné digitální autoatlasy. V mapách v detailních měřítcích máte možnost vyhledávat trasy, místa a objekty, které se Vám automaticky promítnou v knize jízd. Výhodou je možnost pořídit si detailní mapové podklady pouze Vašich obvyklých destinací.

Cestovní příkazy je software pro snadné vyúčtování a evidenci tuzemských i zahraničních cestovních příkazů, výpočet cestovních náhrad, práci s cizí měnou ve formě valut a deviz. Součástí programu jsou aktuální kurzy pro převod měny, odkazy na legislativu ČR a aktualizace formulářů z internetu. Pomocí programu velmi snad-no vytvoříte přiznání k silniční dani.

Programy FIREMNÍ DOPRAVA jsou komplexní softwarový nástroj pro správu a účtování dopravního provozu firmy. Knihy jízd a Cestovní příkazy pracují jak samostatně, ale také spolupracují. Tzn. že jízdy zapsané v knize jízd se Vám automaticky promítnou v cestovních příkazech, kde se použijí k vyúčtování cestovních náhrad.

6

KAPITOLA 2Instalace programu

Systémové požadavky Klient: Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XPServer: Windows 2000, Windows XP, Windows 2000 Server, Windows 2003 ServerEnterprise Server: Windows 2000 Server / IIS 5.0, Windows 2003 Server /IIS 6.0, SQL Server 2000 Standard nebo Enterprise a vyšší

Minimální konfigurace:Procesor: 200 MHz Intel Pentium - class procesor, AMD Opteron, AMD Athlon64, AMD Athlon XP procesor;Operační pamět : 128 MB RAM, doporučeno alespoň 256 MB RAM,Harddisk: 500 MB až 1 GB místa na disku podle zvolené instalace a počtu map

Příprava instalace software V průběhu instalace budete požádáni o vložení nezbytných informací jako je Název organizace, Adresu a Licenční číslo. Připravte si je, prosím. Pokud jste registrační údaje obdrželi v elektronické podobě, doporučujeme je zkopírovat a vložit. Pokud je máte v tištěné podobě, dejte pozor při jejich zadávání, musí se naprosto shodovat.

Instalace programuPrůběh samotné instalace je řešen formou průvodce. Instalace se skládá z několi-ka kroků. V prvním kroku se provede automatické otestování hardware a software Vašeho PC. V druhém kroku se provede instalace potřebných komponent.

Jednotlivé kroky těchto instalací jsou Vámi odsouhlaseny a bývají provázeny restar-tem počítače. Jedná se především o Microsoft .NET Framework 1.1., Servis Pack 1 a Český jazykový balíček. Dále se provede instalace MSDE 2000 se Service Packem 3a.

Po těchto instalacích se provede Nastavení datového prostředí pro software FIREMNÍ DOPRAVA a spustí se vlastní instalace Vámi zakoupené Knihy jízd včetně mapy.

Ve třetím kroku instalace software FIREMNÍ DOPRAVA - Kniha jízd včetně mapy je nutno provést souhlas s licenčními podmínkami a na závěr proběhne registrace instalačních informací.

Po instalace doporučujeme provést Windows Update a stáhnout a nainstalovat všechny nabízené kritické updaty!

Aktualizace software přes internetSoftware FIREMNÍ DOPRAVA lze automaticky aktualizovat. V menu „Nápověda“ zvolte příkaz „Vyhledat aktualizace“. Spust‘te test aktualizace.

7

KAPITOLA 3První spuštění programu

Popis prostředí software FIREMNÍ DOPRAVA Při spuštění vyčkejte než proběhne kontrola pro-středí, integrity databáze a mapových dat, aby program mohl správně fungovat.

Nezapomeňte, že při prvním spuštění software je nutné zadat alespoň jednu firmu, vozidlo a za-městnance.Způsob vkládání těchto údajů je popsán v kapi-tole 4, odstavec Vkládání firem a Vkládání aut.

V horní části pracovní plochy je umístěno hlavní menu, který se skládá ze dvou částí. Na prvním řádku je standardní menu hlavních funkcí programu.

Pod tímto řád-kem je umístěna nástrojová lišta s ikonami. Pokud myší podržíte kur-zor nad příslušnou ikonou, objeví se popisek přiřazené funkce.

První skupina tří červených ikon (zleva) slouží ke spouštění a přepínání tří hlavních částí aplikace FIREMNÍ DOPRAVA, knihy jízd, cestovních příkazů a automapy. Přepíná hlavní pracovní okno (standardně vpravo) i ovládací paletu (standardně vlevo).

Druhá skupina červených ikon slouží k přepínání ovládací palety s nástroji.

Skupina oranžových ikon slouží pro vyvolání dialogových oken pro zadání a změny účetních objektů, jejich počtu a vlastností.Jde o (zleva) Přehled a nastavení firem, aut, účelů a ceníky pro knihu jízd v první sku-pině oranžových ikon a v druhé skupině o Stravné, Měny a Země pro cestovní příka-zy.

Skupina zelených ikon vykonává konkrétní akce v příslušném hlavním okně. Podrobný popis těchto funkcí je uveden v kapitole 4. Opět první skupina ikon ovládá knihu jízd, druhá skupina cestovní příkazy.

8

Níže je zobrazeno standardní zobrazení po spuštění software FIREMNÍ DOPRAVA.

FIREMNÍ DOPRAVA používá moderní uživatelské prostředí, které navíc můžete změnit přesně dle Vašich potřeb a zvyklostí.

Pro úsporu místa na pracovní ploše můžete využít ikony Auto Hide, symbol špend-líku vpravo nahoře na ovládací paletě. Kliknutím se bude celý levý panel automaticky skrývat a zobrazovat; zobrazíte jej jedno-duše tak, že podržíte myš nad příslušnou záložkou vlevo.Dalším kliknutím na ikonu Auto Hide se obnoví trvalé zobrazení ovládací palety.

Třetí variantou umístění palety do plovoucího okna a umístění kdekoli Vám to bude vyhovovat. Mezi zadokovaným a plovou-cím režimem paletky se přechází poklepáním na horní lištu paletky.

Na spodním řádku hlavního okna aplikace se zobrazují aktuální informace nezbytné při vytváření správné knihy jízd a cestov-ních příkazů.Data se do všech polí tabulky lze vkládat klasicky klávesnicí.Pro urychlení lze dvojklikem myši na políčko vyvolat jeden za dvou pohodlných ovlá-dacích prvků. 1. Seznam - rozbalovací seznam s příslušnými položkami, položky lze definovat 2. Kalendář - datum volíte z přehledného kalendáře 3. Hodiny - čas lze posouvat šipkami nahoru nebo dolů

9

KAPITOLA 4Popis funkcí

Vkládání firem Program umožňuje vést knihy jízd pro více firem odděleně. Soukromým autem může jezdit více firem a každá firma může jezdit s několika auty.

Pro založení nové firmy nebo změnu údajů o firmě již založené, zvolte v menu Nástroje položku Přehled a nastavení firem (Ctrl+F). Zobrazí se okno Seznam firem. Stisknutím tlačítka Nová firma vytvoříte novou firmu. Vyplňte název firmy a stiskněte OK. Vyplňte údaje o firmě a údaje o zaměstnancích, kteří budou v knize jízd figurovat jako řidiči nebo majitelé vozů.Tlačítko Smazat firmu slouží ke smazání záznamů o firmě, jejich zaměstnancích, stře-disek, jízdy a auta této firmy. Smazání firmy je nutné znovu potvrdit. Tento krok je nevratný!

Vložit zaměstnance je výhod-né, pokud vlastníte také licenci pro Cestovní příkazy. Díky integraci programů Knihy jízd a Cestovní příkazy budete moci těmto zaměstnancům také zpracovávat jejich cestovní při-kazy.

Pole ZaměstnanciPo stisknutí tlačítka Přidat se zobrazí okno Nový zaměstna-nec, do kterého vyplníte jeho jméno, příjmení a potvrdíte tlačítkem OK. Zobrazí se nové okno Zaměstnanec, kde doplní-te zbývající údaje. Toto okno lze kdykoli znovu vyvolat tlačítkem Změnit.

Pole Seznam útvarů, divizíTlačítka Přidat, Změnit a Odebrat fungují stejně jako v poli Zaměstnanci.Pokud máte zvýrazněnou některou divizi, tak se nově zadané vozidlo automaticky při-řadí k dané divizi.

10

Vkládání aut Pro založení nového vozidla zvolte v menu Nástroje položku Přehled a nastavení aut (Ctrl+A). Zobrazí se okno Seznam a vlastnosti aut. Stiskněte tlačítko Nové auto. V dialo-gu vyplňte název a SPZ auta a stisk-něte OK.

V okně Seznam a vlastnosti aut máte možnost výběru vozu ze seznamu založených aut a zadání nebo úprav údajů podle zvolené záložky.

Záložka „Obecné“

Název - slouží k identifikaci auta (např. Škoda Octavia).

SPZ - vyplníte státní poznávací značku vozu.

Auto zařazeno do útvaru, divize firmy - umožňuje zařazení auta do útvaru/divize firmy, útvar/divize se objeví ve struktuře stromu firmy a aut.

Druh - druh vozidla vyberete ze seznamu. Seznam má význam z důvodu výpočtu sazby silniční daně. Má význam také pro soukromá vozidla, protože nákladní auta a motocykly mají jinou základní sazbu náhrady za jeden kilometr než auta osobní.

Uzávěrka ke dni - při zadání datumu uzávěrky nelze měnit údaje v knize jízd. Zabráníte tak neoprávněným změnám.

Zahájení a ukončení provozu - zde zadáte datum zahájení provozu vozidla a po vyřa-zení zadáte datum ukončení vozidla. V seznamu vozidel se tak zobrazí jen vozidla v aktuálním měsíci v provozu. Pokud má vozidlo zapsanou jízdu mimo toto období, program Vás na tuto nesrovnalost upozorní.

Pole TypSoukromé - auto podnikatele nebo jeho manželky, které není a nikdy nebylo v ob-chodním majetku firmy nebo auto zaměstnance, který ho se souhlasem zaměstnava-tele používá k pracovním cestám za cestovní náhradu. Pro tato auta se počítá plná cestovní náhrada.

Soukromé auto bez nároku na základní náhradu - vypůjčené, pronajaté auto nebo auto, které bylo dříve v obchodním majetku firmy. Pro tato auta se od 1.1.1995 počítá jen náhrada za spotřebované PHM.

Firemní - auto v obchodním majetku firmy. Počítá se průměrná spotřeba. Důležitý je údaj o majiteli vozu.

U firemního auta program nedovolí založit knihu jízd pro jinou firmu.

11

U soukromého auta máte možnost určit, ze které firmy je majitel vozu.Po přiřazení auta do majetku některé firmy lze zaškrtnout volbu, že auto jezdí pro více firem. Zobrazí se pole Seznam dalších firem, pro které auto jezdí, kde určíte další firmy. Vozidlo se automaticky zobrazí ve stromu firem a aut.

Při výpočtu náhrady za PHM se rozlišuje, je-li majitel vozu zaměstnanec firmy, pro kterou byla pracovní cesta konána nebo podnikatel (fyzická osoba / majitel firmy). Tento údaj se zadává v okně Zaměstnanec, které vyvoláte tlačítkem Změnit v poli Zaměstnanci okna Seznam firem.Je-li majitelem zaměstnanec musí mít auto vyplněnu normu spotřeby v TP. Pokud pro jízdu není cena PHM dokladována, používá se cena z paušálních cen podle MPSV.Je-li majitelem podnikatel, pak při neuvedené normě spotřeby z TP používá program jako normu průměrnou spotřebu z pokynu MF D-190 podle druhu auta. Při nedokla-dované ceně PHM se použijí paušální průměrné ceny podle MF.

Záložka „Spotřeba“Zde se vypisují normy průměrné spo-třeby uvedené v TP vozidla. Pokud auto nemá v TP uvedenou spotřebu, je při použití vozidla podnikatelem automaticky vzata zabudovaná průměrná spotřeba dle pokynu MF D-190. Při použití vozidla zaměstnan-cem musí být vždy spotřeba z TP uvedena, jinak náhradu z PHM nelze uplatnit.Volbou Rozšířené normy spotřeby můžete definovat různé Normy spotřeby pro jízdu a Normy spotřeby pro motohodiny včetně zkratek. Tyto zkratky se pak zobrazují for-mou seznamu v listu knihy jízd k danému vozu, ve sloupečcích jízda [typ] a motoho-diny [typ]. Lze definovat i datumy střídání letní a zimní normy v jednotlivých letech.

Záložka „PHM“Zde určíte, jaký druh paliva je pro vozidlo předepsán. V případě poho-nu na LPG se určí počet ujetých km na benzín v každé jízdě, případně vyřazení LPG z důvodu poruchy. Jestliže je u soukromých aut dolo-žena cena benzínu nebo LPG pro určité období stabilní hodnotou, určíte zde cenu a ta bude vkládána automaticky.

12

Záložka „Tachometr“Vložte stav tachometru k určitému dni daného auta. Stav zadáte pomocí datumu (datum vyberete z kalendá-ře) a zadáte stav tachometru.Ve spodní části záložky lze volbou Tachometr je veden v: rozlišit, zda jsou údaje v kilometrech nebo moto-hodinách.Pro kotrolu navázání stavu tachometru při vložení dvou a více stavů tachometru použijte zatržítko ve sloupci Kontrola. Při vyplňování jízd Vás pak program upozorní, pokud jízdy nebudou přesně navazovat na zadané stavy tachometru.

Záložka „Nádrž“ Údaje v této záložce se používají pouze u firemních vozidel, pro soukromé auta je záložka nefunkční. Zadává se zde kapacita nádrže a určuje se, jakým způsobem si přejete spotřebu sledovat.

Sledovat průměrnou spotřebu za měsíc - používá se ke kontrole spo-třeby při průběžném vedení knihy jízd.

Sledovat stav nádrže podle předpo-kládané spotřeby - používá se při rekonstrukci knihy jízd za delší období. Po zadání předpokládané průměrné spotřeby program při vkládání jízd průběžně počítá, kolik kilometrů je třeba k natankovaným litrům přidat či ubrat.

Záložka „Ostatní“Zde se zadávají doplňující informace o vozidle.

Přívěsné zařízení - zaškrtněte, pokud má dané auto přívěsné zařízení. Pak máte mož-nost u jízd zadávat, zda jste jeli s přívěsem a účtovat si tak příplatek.

Účelová modifikace (Combi, pick--up…) - má vliv, pokud jste nevyplnili spotřebu dle TP. Po zaškrtnutí je vybrána spotřeba z ceníku hodnot pro účelové modifikace.

Automatická převodovka - také toto políčko má vliv pouze tehdy, pokud jste nevyplnili spotřebu dle TP. Pokud má auto automatickou převodovku, spotřeba zjištěná z ceníku se zvýší o 10%.

Počítat bezpečnostní přestávky - jelikož se eviduje doba odjezdu a příjezdu, je možné vypočítat, kdy bylo nutné vykonat bezpečnostní přestávky. U každé jízdy je možné zadat, zda se mají přestávky počítat.

13

Obvyklý čas odjezdu na první jízdou dne - zadejte čas, kdy auto vyjíždí nejčastěji na první jízdu dne.

Obvyklá délka přestávky mezi jízdami - zadejte obvyklou dobu přestávky auta.

pole Silniční daň - pro výpočet sazby silniční daně je potřeba zadat tyto údaje:Vozidlo splňuje/nesplňuje Limity Euro2 a Euro3 - určete, zda vozidlo splňuje některý z limitů.Zdvihový objem motoru - vyplňte dle TP.Číslo pojistky - informativní údaj.

Záložka „Zakázaná období“U každého vozidla máte možnost určit dny, ve kterých toto auto nemohlo mít jízdu (např. dovolená, oprava apod.).Můžete zadat, že má být zakázán určitý den v každém týdnu (např. sobota) nebo můžete určit období počátečním a koncovým datumem.Zakázané dny se podbarví a program Vám nedovolí zapsat v tomto období jízdu.

Záložka „Neužívání“Tady zadáte období, kdy bylo auto neužíváno a popis důvodu (oprava apod.).

Záložka „Náklady“Program Vám umožní podrobně evidovat a analyzovat různé náklady na provoz vozidla. Vkládáte název (např. STK, opravy ..), typ nákladu (např. při importu z CCS karet), datum, druh a cenu.

Záložka „Upozornění“Zde máte možnost zadat kdy nebo po kolika ujetých kilometrech Vás má program upozornit na danou funkci (např. STK, výměna oleje apod).

Záložka „Karta PHM“V této záložce vyplníte údaje o platební kartě, příslušné k vozidlu.

KontrolaU každého auta program za Vás kontroluje údaje v knize jízd. Program Vás upozorní na tyto nesrovnalosti:- po přepočtu nádrže u firemního auta vypíše dny se záporným stavem nádrže- je zapsaná jízda zakázaném dni- v čase nákupu PHM není zapsaná žádná jízda- jeden řidič má v jeden okamžik jízdu dvěma různými vozidly- nenavazují na sebe stavy tachometru - je zapsaná jízda před zahájením či ukončením provozu- od zadané pravidelné údržby uplynul stanovený termín - v některé dny je více jízd a časy odjezdu a příjezdu se překrývají

Je-li auto v pořádku poznáte, když při otevřené Knize jízd je v dolní části okna zelená „fajfka“. V tomto případě je vše v pořádku.Jestliže ale svítí červený vykřičník je něco v nepořádku. Pak stiskněte toto tlačítko a zobrazí se Vám podrobnosti daného problému.

Popis a ovládání hlavního okna knihy jízd

Datum - vytváří program podle kalendáře a nelze ho změnit. Soboty, neděle a svát-ky jsou podbarveny. Chcete-li pro daný den vložit nový řádek, klikněte na příslušné datum pravým tlačítkem myši a z kontextového menu zvolte položku Vložit prázdný řádek (Ctrl+Insert). Pohodlnější způsob vložení nového řádku je stisknutím zelené ikony Vložit prázdný řádek.Řádek lze smazat kliknutím na příslušné datum pravým tlačítkem myši a z kontexto-vého menu zvolte položku Smazat jízdu (Ctrl+Delete).

Účel - kliknutím na tento sloupec vyberete ze seznamu účel jízdy. Seznam máte možnost doplnit pomocí oranžové ikony Přehled a nastavení účelů. Pokud je účelem „soukromá jízda“, nepočítá se u soukromých aut žádná náhrada.

14

15

Trasa - popis jízdy vložíte vypsáním pomocí klávesnice, zadáním obvyklých tras nebo automatickým vložením z příslušné mapy, kterou vyvoláte zelenou ikonou Jízda podle mapy.Výhodou je použití funkce Obrátit směr trasy nebo Vložit zpáteční jízdu (zelená ikona nebo položka kontextového menu řádku).Pokud je účelem „Soukromá jízda“ není popis povinný.

Délka - udává ujetou vzdálenost v km. Dosazuje se automaticky z mapy nebo se dá zadat či dodatečně upravit ručně. Pokud má vozidlo alternativní pohon na LPG, uvádí se pro celkovou vzdálenost počet kilometrů, ujetých na benzín. Dosazuje se podle stanovené hodnoty auta (přijatelná hodnota je 1-2 km).

Čas od-do - zadávají se zde údaje o čase počátku a konce jízdy. Odjezd a příjezd má význam u firemních vozidel (kontrola knihy jízd odborem dopravy) a při převodu dat do cestovních příkazů. Dosazuje se automaticky na základě předdefinovaných para-metrů, případně údajů z obvyklých tras a navázání na předchozí jízdu.

Tachometr od-do - pokud má auto zavedeno stav tachometru k určitému dni, je prů-běžně počítán a vepsán do sloupců stav tachometrů před jízdou a po jízdě.U firemních aut máte možnost sledovat průběžný stav nádrže.

Náhrada - tento sloupec je určen jen pro soukromá vozidla. Jedná se o výpočet náhrady za jízdu podle základní sazby a náhrady za PHM. Pod částkou náhrady je uvedena cena PHM, která byla pro výpočet náhrady použita. Platná paušální cena se automaticky přebírá podle MF (řidič je podnikatel) nebo MPSV (řidič je zaměstnanec), po případě stabilně doložená cena. Pokud existuje doklad, že řidič kupoval PHM za vyšší cenu, můžete kliknutím na pole náhrada upravit použitou cenu PHM a tím i ce-lou náhradu. U vozidel s alternativním pohonem LPG se uvádí před cenou benzínu i cena plynu.

Výdaje - v tomto sloupci se Vám automaticky vypočte okamžitá spotřeba v litrech a výdaje v korunách.

Nákup PHM - tento sloupec je určen jen pro firemní vozidlo. Zde se eviduje čerpání pohonných hmot během jízdy v litrech a korunách.

Místo a čas PHM - sloupec umožňuje zapsat místo a čas tankování. Pro snadné a rychlé zadání Vám nejlépe poslouží funkce Hromadné vkládaní jízd. Jestliže v čase tankování není zapsaná žádná jízda, program Vás na to upozorní.

Řidič - vyplní se jméno řidiče. Program kontroluje, aby jeden řidič neměl v jeden oka-mžik jízdu dvěma různými auty.

Poznámka - do tohoto sloupce máte možnost zapsat libovolnou poznámku, při tisku knihy jízd zvolíte zda se má či nemá daná poznámka vytisknout.

V dolní liště programu se dle druhu auta uvádí následující aktuální hodnoty:V měsíci najeto/odpracováno, V roce najeto/odpracováno, V roce nakoupeno litrů, Průměrná spotřeba v roce, poměr normy a předpokládané spotřeby, Součet náhrad, Firma za měsíc v Kč a Firma za rok v Kč.

16

Více firem a autV případě, že jedno soukromé auto používá více firem, musí navazovat stav tachome-tru. Proto v knize jízd jedné firmy jsou jízdy ostatních firem stejným autem uvedeny jako soukromé jízdy.Pokud je v knize jízd uvedena soukromá jízda, neúčtuje se za ni žádná náhrada, ale projeví se v tachometru použitého vozidla.

V případě, že firma používá více aut, projeví se tato skutečnost pouze při výpočtu celkových náhrad a celkových kilometrů pro firmu, kdy se započítávají náhrady za všechna používaná soukromá auta a ujeté kilometry za všechna auta.Oba způsoby lze libovolně kombinovat.

Hromadný nákup PHMPomocí této funkce si můžete u firemních vozidel předem pohodlně a rychle zapsat nákupy PHM podle dokladů, aniž by jste v knize jízd museli vždy vyhledávat řádek s odpovídajícím datumem.

Manipulace s jízdami

Kopírování jízd - Pokud máme v daném měsíci několik stejných jízd, nemusíme je vždy nově zakládat, ale vytvoříme jízdu pouze jednou a do příslušných dnů jí zkopíru-jeme. Kopírování se provádí pomocí standardních položek kontextového menu řádku/jízdy, dostupné pravým tlačítkem myši, Vyjmout (Ctrl+X), Kopírovat (Ctrl+C) a Vložit (Ctrl+V).

Smazání záznamu jízd - Řádek lze smazat kliknutím na příslušné datum pravým tla-čítkem myši a z kontextového menu zvolte položku Smazat jízdu (Ctrl+Delete). Při smazání jízdy s nákupem PHM se smaže pouze jízda, nákup PHM smažete pouze kliknutím do sloupce Nákup PHM a stiskem (Ctrl+Delete).

UzávěrkaNastavením uzávěrky zabráníte nežádoucím změnám v datech daného vozidla. Uzávěrku nastavíte u každého auta zvlášt‘ v okně Přehled a nastavení aut, záložka Obecné, kde vložíte datum ke kterému má být uzávěrka nastavena.

CeníkyCeník má význam pro výpočet cestovních náhrad pouze u soukromých vozidel. Výpočet náhrad program provádí dle vyhlášky Ministerstva financí České republiky. Jelikož se v průběhu let mění částky paušálních tarifů, je nutné je průběžně aktuali-zovat. Stisknutím oranžové ikony Ceníky vyvoláte okno Ceníky, kde se vám zobrazí informace o aktuálních údajích, podle kterých se výpočet náhrad za jízdy počítá. Tyto údaje jsou rozděleny do jednotlivých záložek:

17

Sazby základní náhrady - základní sazba náhrady je urče-ná pevná částka účtovatelná za jeden ujetý kilometr a je rozdíl-ná pro motocykly, osobní auta a základní automobily.

Zvýšení základní náhrady - za jízdu splňující určité podmínky si můžete účtovat vyšší základní náhradu za 1km. Tato zvýšení jsou uvedena v % za jízdu v zimě (listopad - únor) a za jízdu s přívěsem. Jízdu s pří-věsem lze evidovat pouze v případě, že jste pro dané auto v okně Seznam a vlast-nosti aut v záložce Ostatní zaškrtli políčko Přívěsné zařízení. U jízdy se objeví sloupec Přívěs, kde lze příslušné políčko zaškrtnout.

Ceny PHM - ceny se rozlišují podle MF (náhrady podnikatelům - fyzickým osobám) a podle MPSV (náhrady zaměstnancům). Tyto ministerstva vyhlašují maximální prů-měrné ceny PHM. Předpokládá se, že PHM byly nakupovány za tuto maximální prů-měrnou cenu; pokud neuvedete jinou - doloženou cenu.

Norma spotřeby - spotřeba uvedená dle MF ČR pro auta s neuvedenou spotřebou TP. Pokud je uživatel podnikatel - fyzická osoba a vozidlo nemá v technickém průkazu uvedenu normu spotřeby, použije se pro výpočet náhrad tato spotřeba. V ceníku jsou uvedeny čtyři druhy spotřeb: pro vozidla z motorem na benzín, pro vozidla s motorem na naftu, pro účelové modifikace motorem na benzín a pro úče-lové modifikace motorem na naftu. Po vydání nové vyhlášky Ministerstvem financí musíte vyplnit nové hodnoty pro nové období.

Přepočty Náhrady za jednotlivé jízdy soukromých aut a jejich součty, průměrné spotřeby firem-ních aut a stav tachometru se průběžně automaticky vypočítávají.

Obvyklé trasyKaždá firma má možnost vytvořit seznam tras které často používá. Tato možnost urychluje vkládání často se opakujících jízd. Obvykou trasu můžete založit kliknu-tím pravou myší na jízdu v knize jízd a vybráním Vložit do obvyklých tras.Obvyklé trasy se zobrazují v ovládací paletce kliknutím na ikonu Seznam obvyklých tras. Tento seznam můžete editovat i ručně pomocí akce Hromadné vkládání jízd a tlačítka Obvyklá trasa.

18

Hromadné vkládání jízdHromadné vložení vyvoláte v menu Nástroje. Tato funkce Vám urychlí práci při rekon-strukci knihy jízd i zpětně za delší období. Jízdy máte možnost vkládat pomocí vlože-né jízdy a kalendáře.

Vložení jízdy - nadefinujete údaje jízdy, která má být hromadně vkládaná. Vyplňte popis trasy, účel, řidiče, délku v km, čas odjezdu, čas příjezdu a popř. bez-pečnostní přestávky. Jízdu lze také vybrat ze seznamu Obvyklých tras tlačítkem vpravo.

Kalendář - pokud máte vyplněnou pravidelnou jízdu, tak si pomocí toho-to kalendáře zvolíte do kterých dnů má být daná jízda zapsána. Kliknutím na příslušné datum se datum přidá do seznamu. Při potvrzení se jízdy automa-ticky uloží do knihy jízd.

Tisk knihy jízdKnihu jízd si můžete vytisknout za celý rok, jeden měsíc, ale i za určité období. Zvolte v menu Program položku Tisk / Kniha jízd. Objeví okno s nabídkou tisku, kde máte tři možnosti:- celý rok vytisknou se všechny jízdy v roce- akt. měsíc vytisknou se jen jízdy vybraného měsíce- vlastní výběr vytiskne se jen období od - do, které určíte Tlačítkem Náhled zkontrolujete vzhled knihy jízd před tiskem.

Tisk prázdné knihy jízdPrázdnou knihu jízd si můžete vytisknout pomocí menu Program, položky Tisk / Prázdná kniha jízd. Vytiskne se prázdný formulář, do kterého mohou řidiči zapisovat jízdy.

Účely a pomocná rozlišeníKaždá pracovní cesta musí mít uvedeno, za jakým úče-lem byla podniknuta. V menu Nástroje, položka Přehled a nastavení účelů si můžete navolit názvy nejčastějších účelů. Účely cest a pomocná rozlišení se v příkazech vyplňují výběrem ze seznamu.

1919

StravnéPro výpočet stravného se pou-žívají sazby stanovené MPSV pro tuzemsko a MF pro zahra-ničí.Stisknutím ikony Stravné nebo v menu Nástroje položky Stravné, vyvoláte okno s přehle-dem vývoje sazeb stravného.

Záložka „Sazby stravného“V této tabulce se zobrazu-jí sazby stravného dle data platnosti stanovené od nove-ly zákona o cestovních náhradách v povoleném rozpětí, které zaměstnavatel musí poskytnout stravné zaměstnanci pro daný časový úsek.Po vydání nové vyhlášky se musí doplnit nové sazby stravného včetně datumu, od kterého platí.

Záložka „Stravné v zahraničí“V této tabulce se zobrazují sazby stravného v zahraničí. Nejprve určíte stát, jehož sazby se mají zobrazit. Tabulka se naplní hodnotami podle data platnosti. Od 1. 8. 1998 platí jednotná sazba. U každé sazby je uvedena daná měna. Po vydání nové vyhlášky se musí doplnit nové sazby stravného včetně datumu, od kterého platí.Jestliže vyhláška stanovuje sazby pro nový, nezobrazený stát nebo v nové měně, je třeba stát doplnit v dialogu Země a měnu v dialogu Měny.

Sjednané stravnéOd 1. 7. 1998 je stanoveno povolené rozpětí, které musí zaměstnavatel před každou cestou určit výši sazeb stravné-ho a míru krácení. Aby nebylo nutné každého příkazu zadávat vždy tytéž hodnoty, můžete pro každého zaměstnance či firmu určit tzv. sjednané sazby strav-ného. Ty se pak automaticky nabídnou při vystavení nového cestovního příkazu.

Dialog Sjednané stravné vyvo-láte v menu Akce volbou Sjednané stravné. V seznamu vyberte daného zaměstnance a upravte sazby stravného a míru krácení. Po vyplnění sazeb stiskněte tlačítko zapsat.

20

Popis a ovládání hlavního okna cestovních příkazůKlikněte na ikonu Cestovní příkazy. V ovládací paltece vyberte ve stromu firem a pra-covníků zaměstnance a příslušný rok, popř. i dané vozidlo.Zobrazí se Vám kalendář pro vybraný rok.

Kliknutím označte datum začátku pracovní cesty. Pak pravým tlačítkem myší zvolte Nový cestovní příkaz nebo v menu Akce zvolte Nový příkaz (Ctrl+N).Pro tuzemský i zahraniční příkaz vyvoláte okno pro zadávání konkrétních údajů. Zobrazí se okno nového příkazu. Pokud máte zobrazeny jízdy daného auta, automa-ticky se vyplní údaje převzaté z Knihy jízd.

Záložka „Příkaz“

Cestovní příkaz číslo - lze nechat i nevyplněné.

Účel cesty - můžete vybrat ze seznamu účelů nebo napsat jednorázový účel.Tlačítkem Účely můžete nový účel přidat do sezna-mu aniž by jste opouštěli okno.

Hodina - (odjezdu) vepíšete nebo nastavíte šipkami.

21

Místo - (počátku cesty) vepíšete nebo vyberete ze seznamu.

Země - u zahraničních cest určete zemi výjezdu, nejedná-li se o Českou republiku.

Místo jednání/Místo - vepíšete nebo vyberete ze seznamu. Pokud cesta vede přes více míst jednání, klikněte na ikonu Místa a vytvořte seznam míst jednání této cesty.

Konec cesty/Datum - vepíšete nebo zvolíte den z kalendáře. Datumem určíte počet dnů trvání pracovní cesty.

Spolucestující - vytvoříte seznam spolucestujících. Při vystavení cestovního příkazu se Vás program zeptá zda má vystavit cestovní příkazy pro spolucestující.

Určený dopravní prostředek - ze seznamu vyberte typ dopravního prostředku. Pokud jste vybrali auto, musíte určit, kterým konkrétním bude cesta podniknuta. Vedle seznamu dopravních prostředků se objeví seznam vozidel daného typu, které vybere-te. U vlastních aut, za které se účtuje náhrada, se navíc zobrazí průměrná spotřeba a druh PHM.

Sazby a krácení stravného - tabulka sazeb a krácení stravného pro danou pracovní cestu, po které se přenesou sjednané hodnoty daného zaměstnance. Sazby a kráce-ní stravného budou vytištěny na cestovním příkaze a použity při vyúčtování.

Předpokládané výdaje - u tuzemské cesty předběžné náklady na cestu (nepovinný údaj).

Stravné v zahraničí - u zahraniční cesty můžeme upravit poskytované stravné v zahra-ničí. Rozpočtové a příspěvkové organizace mohou vedoucím pracovníkům stravné zvýšit až o 15%. Ostatní organizace mohou snížit stravné až o 25%.

Kapesné - určete výši kapesného v zahraničí (v %). Max. hodnota je 40%.

Po vyplnění všech údajů si můžete tlačítkem OK příkaz uložit jako nevyúčtovaný nebo stiskněte tlačítko Vyúčtovat příkaz a můžete přejít do vyúčtování pracovní cesty.

Záložka „Vyúčtování“V případě existence dupli-citního zaúčtování náhrady za použití soukromého vozidla vypočítána z knihy jízd vás program upozorní.

Předvyplněnou tabulku, podobnou klasickému formuláři pro vyúčtování tuzemské cesty, můžete upravit o další řádky tlačít-ky Přidat řádek a Odebrat řádek. Před kliknutím na některé z těchto tlačítek nezapomeňte kliknutím zvolit některý z existujících řádků.

22

Časy odjezdů a příjezdů a počet ujetých kilometrů se u cestovního příkazu z jízdy v knize jízd přebírají automaticky.

Základní náhrada - je náhrada za použití vlastního vozidla pro pracovní cestu, vypočí-tává se automaticky podle ujetých kilometrů a tarifu převzatého z Ceníku. Nahoře je vypočtená částka a dole sazba použitého tarifu.

Náhrada za PHM - vypočítává se jen u vlastního vozidla a mění se automaticky dle počtu km a ceny PHM. Částku lze změnit. Jezdí-li auto na LPG, uvádí se cena plynu.

Jízdné a přepravné - jízdné při použití hromadné dopravy.Krácení stravného - vepište hodnotu krácení stravného v procentech. Trvá-li cesta méně než 5 hodin, program žádné stravné neurčí.

Stravné - automaticky vypočtená náhrada stravného podle platných předpisů a doby trvání pracovní cesty v daném dni a zadaného procenta krácení. Nelze měnit.

Nutné vedlejší výdaje - parkovné, dálniční známka, …

Po vyplnění a kontrole všech údajů, včetně údajů v záložce Doklady a podpisy uložíte cestovní příkaz tlačítkem OK. Zaúčtovaný příkaz máte možnost kdykoli opra-vit, znovu vytisknout nebo celý smazat.

Možnosti pro cestovní příkazy V menu Akce zvolte položku Možnosti. V dialogu máte možnost definovat způsob automatického číslování ces-tovních příkazů a ovlivnit způsob zobrazování některých složitějších údajů.

Tisk cestovního příkazuV kalendáři vyvoláte pravým tlačítkem myši kontextové menu k datumu s cestovním příkazem a vyberete Tisk příkazu (Ctrl+T). Zobrazí se Vám možnost náhledu a tisku.Položka Tisk prázdného příkazu vytiskne prázdný formulář cestovního příkazu.

UzávěrkaNastavením uzávěrky u zaměstnan-ců zabráníte nežádoucím změnám v datech před datumem uzávěrky. V menu Nástroje vyberte položku Uzávěrka pracovníků, vyberte příslušné-ho zaměstnance a pomocí kalendáře nastavte požadované datum uzávěrky. Uzávěrku můžete nastavit i pro všechny zaměstnance najednou.

23

Vystavení příkazu podle mapy Označte v kalendáři den počátku cesty a v menu Akce zvolte položku Příkaz podle mapy (Ctrl+M) nebo klikněte na ikonu se stejným názvem. Automaticky se přepnete do prostředí mapy.

Zde vytyčíte trasu stejným postupem jako pro jízdy do knihy jízd. Práce s mapami je popsána v kapitole 5.

Změna je pouze v tom, že před každým dalším výběrem cílového místa změníte čas odjezdu z aktuálního místa. Tímto zadáte dobu strávenou v jednotlivých místech trasy. Čas potřebný k přejezdu program vypočítá sám z obecných parametrů silniční sítě a zvolené varianty trasy (nejrychlejší, nejkratší, ekonomická).

Tlačítkem Reset trasy celou trasu smažete. Jednotlivé řádky trasy můžete mazat označením a klávesou Delete.

Je-li trasa v pořádku vložíte ji do cestovních příkazů tlačítkem Vložit do CP.

24

Zálohování dat

Záloha databáze - Pracně vložená data a údaje Vám, a to velmi důrazně, doporuču-jeme pravidelně zálohovat! Volbou uvedené položky v menu Program zvolíte název a umístění záložní kopie.Četnost zálohování si zvolte podle množství vkládaných dat. Kromě ukládání zálož-ních kopií na Váš lokální pevný disk je vhodné tyto soubory pravidelně přesunout na záložní médium (vypálit na CD nebo DVD) a toto médium bezpečně fyzicky uložit, a to nejlépe mimo pracoviště. Např. tedy do jiné pobočky, do firemního sejfu, domů. Svá data si tak zajistíte i pro případ vykradení nebo živelné pohromy.

Obnova databáze - Pokud došlo k poškození dat, zvolte tento příkaz z menu Program. V dialogu vyberte umístění a soubor záložní kopie, ze které si přejete data obnovit.

Import databázeOkno pro import databáze typu .MDB vyvolá-me z menu Program položkou Import databáze. Vybereme adresář a soubor typu .mdb, ze kterého chceme provést import dat.

VAROVÁNÍ: Importovaná data nevratně smažou všechna případná data v aktuální databázi!Pokud importujete .MDB data v případě, že již máte vloženy data (firmy, auta, zaměstnance a jízdy), musíte tato data nejprve záloho-vat!Nutnost zálohovat neplatí v případě, že importujete .MDB data do prázdné databáze.

25

Import GPSJde o import CSV dat ze systémů pro správu vozového parku.

Musí být navedeny firmy a auta. V zaměstnancích v záložce Další si zadejte Dallas klíče, podle kterých se bude dohledávat zaměstnanci.

Průvodce pro import vyvoláme z menu Program položkou Import dat / Import GPS dat. Vybereme adresář a soubor typu .csv, ze kterého chceme provést import dat.

V okně průvodce se objeví načítání záznamů (případně chyb), pokud se nepodaří načíst žádný řádek, import končí.

Po načtení dat se objeví okno s načte-nými daty. Dohledanéhodnoty jsou ve sloupcích Vybrané vozidlo, Vybraný účel, Vybraný řidič. Ostatní jsou data načtená ze souboru.

Vlevo je možnost Nastavení importu. Lze nastavit:- zda do trasy se budou zadávat jen místa (Tesco) nebo vše (Tesco, Ostrava, CZ)- v případě, že je vozidlo nedohledané, nebo jen částečně, tak zvolit vozidlo, kterému se data vloží. Import můžete dokončit hned nebo kdykoliv později. Zvolte Dokončit později. Zvolte z menu funkci Přehled importů. Zde se nacházejí všechny importy, které byly v minulosti provedeny. Podle stavu řádku Připraveno, Dokončeno, Stornováno a Nelze vložit můžete provádět další akce.

Připraveno - importy vytvořené volbou Dokončit později - objeví se okno s přehledem záznamů a můžete je tlačítkem Dokončit import navést do Knihy jízd.

Dokončeno - import je dokončen, data jsou v Knize jízd. Tyto záznamy můžete tla-čítkem Stornovat import z Knihy jízd smazat, ostatní údaje-jízdy Knihy jízd nebudou ovlivněny.

Stornováno - dokončené importy, které byly stornovány, tj odstraněny z Knihy jízd.

Nelze vložit - zde došlo k chybě při vložení do Knihy jízd. Podrobnosti jsou uvedeny v poznámce. Tyto záznamy se mohou smazat, csv soubor se musí opravit a znovu pokusit naimportovat.

26

Import nákupů z karet CCS

Stejně jako pro jiné importy je k dispozici pohodlný nástroj pro importování dat, umožňující správu importů - tj. přerušení, pokračování a stornování importu. Každý import lze vrátit zpět a Knihu jízd uvést do stavu před importem. Nástroj pro správu importů spustíte z menu Program/Import dat, položka Přehled importů.

Z menu Program/Import dat zvolte funkci Nákupy PHM z CCS. V dialogu vyhledejte a vyberte soubor typu TXE. Tyto soubory s Vašimi údaji o nákupech prostřednictvím karet CCS Vám pravidelně poskytuje provozovatel CCS.Po vybrání souboru se spustí průvodce importem CCS dat. V prvním kroku se ptá na firmu, do jejichž nákladů se má import promítnout. Pokud se průvodci podaří firmu určit automaticky z nastavení a importovaných dat, je volba zašedlá. Zvolte Pokračovat.

Proběhne načtení dat do pomocné tabulky. Objeví se formulář Import CCS dat s načtenými daty. V levé části je Statistika a nasta-vení importu. Pozor, Počet chyb by měl být 0.

Záložka „Data pro import“Je důležité, aby ke kaž-dému nákupu/řádku byla určena SPZ přiřazeného vozidla. Pokud není přiřa-zené vozidlo na řádku automaticky, můžete provést přiřazení třemi způsoby:

V záložce Přiřazení CCS karet vozidlům určete vozidlo ke kartě v případě, že na danou kartu bylo nakupováno pouze pro jedno vozidlo. Určete vozidlo pro všechny karty s nákupy pro jediné vozidlo. Pak klepněte na Aktualizovat data pro import pod tabulkou.

V záložce Data pro import můžete zvolit individuálně vozidlo na každém řádku. Volbu provedete dvojklikem na prázdné pole ve sloupečku Určené vozidlo a následně výbě-rem SPZ z rozbalovací nabídky.

Posledním způsobem je možnost přiřadit vozidlo vlevo v poli Statistika a nastavení importu. V poli Vozidlo můžete klepnutím do prázdného pole z rozbalovací nabíd-ky vybrat vozidlo, které bude při importu přiřazeno všem řádkům/nákupům bez Určeného vozidla.

Další nastaveníV případě, že se jedná o zahraniční cestu a nebylo možné dohledáním určit zemi nebo měnu z TXE souboru a měna ani země nebyla zadána na řádku nákupu, bude doplněna země nebo měna podle nastavení v poli Statistika a nastavení importu.

27

Odoznačením zatržítka ve sloupci Import můžete individuálně určit, které řádky se budou importovat. To lze také udělat kliknutím na Dokončit později a změnou v Nastavení CCS karet, záložka Seznam zboží CCS. Po změně druhů importovaného zboží klepněte na Aktualizovat data pro import a volbou menu Program/Import dat, položky Přehled importů se můžete vrátit k rozpracovanému importu.

V řádku nákupu v záložce Data pro import ve sloupci Plná n. můžete zadat, kdy bylo čerpáno do plné kapacity nádrže pro každé čerpání individuálně.V případěm že bylo při všech nákupech čerpáno do plné kapacity nádrže, lze v levém poli Statistika a nastavení importu v řádku Plná nádrž zvolit Ano - vždy.

Po provedení všech nastavení můžete dokončit import klepnutím na Import do knihy jízd nebo odložit import klepnutím na Dokončit později.

Každý provedený import je možné kdykoliv stornovat v Přehledu importů.

Nastavení důležitá pro import z karet CCSVětšina nastavení se provádí automaticky při vlastních importech dat.

Důležitá nastavení - typy nákladůZvolte z menu Nástroje funkci Typy nákladů. Zde je seznam základních nákladů; položky nelze mazat, ale můžete přidávat své vlastní typy nákladů.

Důležitá nastavení - nastavení CCS karetZvolte z menu Nástroje funkci Nastavení CCS karet. V dialogu jsou čtyři záložky: Seznam zboží CCS, Zákaznická čísla, Přiřazení karet k vozidlům a Servisní poplatky.

Záložka „Seznam zboží CCS“Obsahuje seznam kódů a zboží CCS. Zboží, které se bude importovat jako náklad, má označeno zatržítko ve sloupci Import.

Zboží, které se bude importo-vat jako PHM, musí být označe-no zatržítkem ve sloupci PHM a zároveň musí mít ve sloupci Typ nákladu zvoleno „PHM“.

Zboží, které má ve sloupci Typ nákladu nastaveno jiný typ než „PHM“, se importuje jako náklad na vozidlo.

Zboží, které má ve sloupci Typ nákladu nastaveno „Náklady na firmu“ se importuje do seznamu servisních poplatků.

28

Seznam kódů zboží CCS se vytváří automaticky při importech.

V případě, že importujete data z TXE souboru a chcete udělat úpravu ve zboží CCS, přerušíte import kliknutím na Dokončit později. V Nastavení CCS karet, záložka Seznam zboží CCS provedete požadovanou změnu druhů importovaného zboží. Pak klepněte na Aktualizovat data pro import a volbou menu Program/Import dat, položky Přehled importů se můžete vrátit k rozpracovanému importu. Data, která čekají na dokončení importu, budou aktualizována.

Záložka „Zákaznická čísla“Obsahuje seznam firem a jejich zákaznických čísel, přidělených společností CCS. Tato čísla se přidělí automaticky dohledáním firmy podle názvu nebo Vás průvodce importem CCS vyzve k zadání firmy před zahájením importu.Při dalším importu se již firma dohledává pomocí zákaznického čísla.

Záložka „Přiřazení karet k vozidlům“Zvolte firmu z nabídky Firma a zobrazí se seznam všech karet zvolené firmy. Samotné karty se doplňují automaticky z prováděných importů.

Typy karet CCS a jejich chování při importu:Jsou tři typy karet, na vozidlo, na jméno a univerzální karta. Typ karty a její přiřazení se analyzuje při importu při načítání dat ze souboru TXE.

Univerzální karta – při prvním importu musíte přiřadit vozidlo ručně. V případě, že byla karta použita pro více vozidel, je třeba při importech přiřadit nebo změnit vozidla indi-viduálně na každém řádku nákupu.

Karta na vozidlo – při importu program hledá SPZ vozidla, ignorují se mezery a pomlčky, aby dohledání bylo co nejúspěšnější.

Karta na jméno – při importu program hledá jméno v tabulce pracovníků. Pokud je jméno nalezeno a pokud je uživatel uveden u vozidla jako řidič, je dané vozidlo přiřa-zeno ke kartě.

Pozn.: V Přehledu a nastavení aut (Ctrl+A) se tato tabulka objevuje rovněž. Je zde uveden seznam všech karet, které má dané vozidlo přiřazeno.

Záložka „Servisní poplatky“Obsahuje seznam poplatků za kartu – objevují se zde poplatky určené v Nastavení CCS karet, záložka Seznam zboží CCS.

29

KAPITOLA 5Práce s mapami

MapyMapa je samostatný program určený k vyhledávání spojení tras. Můžete ji použít samostatně nebo ve spolupráci s knihou jízd nebo s cestovními příkazy. Z prostředí programu FIREMNÍ DOPRAVA spustíte mapu, vyhledáte určenou trasu a do knihy jízd se vloží její popis, délka v kilometrech a odhad doby jízdy. Současně můžete pra-covat s více mapami (mapa ČR, mapy krajských měst, mapy okresních měst, mapa Slovenska a mapa Evropy).

Manipulace s mapouProhlížení mapy - Po spuštění programu pomocí červené ikony Mapa v nástrojové liště se vlevo zobrazí okno Mapy navigace a vpravo příslušná mapa.Seznam všech nainstalovaných map zobrazíte kliknutím na zelenou ikonu zeměkoule v poli Aktuálně používaná mapa. Dvojklikem na řádek s názvem mapy se tato mapa zobrazí.V poli Práce s měřítkem můžete měnit měřítko aktuální mapy ikonami + a - nebo výběrem měřítka ze seznamu. Výběr měřítka je třeba potvrdit ikonou OK.

30

Pohyb po mapě - držte stisknutou klávesu (Shift) a pohybujte mapou myší při součas-ném držení stisknutého levého tlačítka myši.

Minimapka - Pro větší přesuny po mapě a změnu měřítka vyvolejte toto navigační okno kliknutím na zele-nou ikonu zeměkoule v poli Aktuálně používaná mapa. Po ukončení rychlé navigace okno zavřete křížkem.

Výběr oblasti - Při stisknuté klávese (Ctrl) provedete kliknutím a tažením myši výběr oblasti na mapě. Po puštění myši se provede zvětšení na největší možný detail vybrané oblasti.

Vyhledávání na mapě - V okně Mapy navigace v poli Vyhledávání na mapě klikněte na tlačítko Města/ulice. Zobrazí se okno Rejstřík sídel a ulic. Při vpisování názvu hleda-ného místa v poli Hledej se níže ihned zobrazuje seznam nalezených míst. Hledané místo zobrazíte na mapě dvojklikem nebo kliknutím na ikonu Zobraz na mapě.Kliknutím na tlačítko Vlastní objekty můžete na mapě vyhledat pomocí okna Uživatelské objekty vlastní, uživatelské objekty.Uživatelské objekty lze vytvořit v záložce Vlastní objekty. Objekty lze členit do přehled-ných kategorií.

Vytvoření autotrasyV okně Mapy navigace v záložce Autotrasy se nacházejí nástroje pro vytvoření a změ-nu autotrasy, pro vytvoření a tisk itineráře autotrasy nebo pro vložení autotrasy do jízdy v knize jízd.

Položky na v autotrase vytváříte jednoduchým kliknutím do mapy přibližně v místě startu nebo cíle trasy. Pokud je v oblasti kliknutí více objektů, zobrazí se okno Volba objektu, kde kliknutím zvolíte správnou destinaci. Místo se objeví v seznamu v poli Volba požadované trasy.

Autotrasa může obsahovat libovolný počet míst průjezdu. Místa průjezdu zadáte stej-ným způsobem. Dbejte na správné pořadí míst startu, průjezdů a cíle.

Pod seznamem bodů trasy se nachází seznam s volbami trasy Nejkratší, Nejrychlejší a Ekonomická. Volbu zobrazíte tlačítkem Vyhledat trasu.

Tlačítkem Reset trasy smažete všechny definované body trasy.

Tlačítkem Vložit do jízdy automaticky vložíte definovanou trasu do zvolené jízdy v kni-ze jízd. Pokud jízda není označena, nejprve se zobrazí místo mapy kniha jízd, kde vyberete příslušné auto a den. Cílový řádek v knize jízd označíte kliknutím. Pak znovu kliknete na tlačítko Vložit do jízdy v okně Mapy navigace.

Itinerář - V poli Informace o nalzené cestě se automaticky zobrazuje délka a čas zvo-lené trasy.Tlačítkem Itinerář zobrazíte okno Itinerář cesty s popisem trasy. Volbou Podrobný výpis zobrazíte detaily trasy. Ikonou List zobrazíte okno Podrobný popis nalezené

31

cesty, odkud můžete trasy ikonou Tiskárna vytisknout.Okno Podrobný popis nalezené cesty můžete vyvolat také přímo tlačítkem Itin. pro tisk.

Další možnosti nastavení

Volba Max. přiblížení - hledání / trasa - zatrženo: při hledání se automaticky zobrazí mapa v nejmenším možném měřítku.Volba Max. přiblížení - hledání / trasa - nezatrženo: vyhledává se v aktuálně zvoleném měřítku.

Volba Přidávat objekty do autotrasy na kliknutí - zatrženo: kliknutím do mapy se objek-ty se vkládají do autotrasy (viz. kapitola Mapy, odstavec Vytvoření autotrasy).Volba Přidávat objekty do autotrasy na kliknutí - nezatrženo: kliknutím do mapy se zobrazí pouze informace k objektu.

Volba Automaticky přepočítávat autotrasu - zatrženo: po každé změně seznamu objektů v autotrase se provede její přepočítání.Volba Automaticky přepočítávat autotrasu - nezatrženo: po změně seznamu objektů v autotrase je třeba kliknout na tlačítko Vyhledat trasu.

Volba Autom. zvětšení vypočtené autotrasy - zatrženo: při každé změně v seznamu objektů se provede změna měřítka a posun mapy tak, aby byla zobrazena celá trasa.Volba Autom. zvětšení vypočtené autotrasy - nezatrženo: při změně v seznamu objek-tů se neprovádí změna měřítka a posun mapy.

32

KAPITOLA 6Podpora

Kontaktní údaje podpory Technickou podporu programu FIREMNÍ DOPRAVA poskytuje Váš distributor. Jeho kon-taktní údaje zjistíte z menu Nápověda, položka O aplikaci Firemní doprava.

Pro rychlé vyřízení dotazu si, prosím, připravte informace o systému počítače a pří-padné chybové hlášení, které se Vám zobrazuje.

Technická podpora je poskytována pouze registrovaným uživatelům software FIREMNÍ DOPRAVA.

Neváhejte nás kontaktovat s Vašimi náměty, připomínkami či problémy.