10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

1

IBM Lotus Workflow

Martin Humpolec Vedoucí vývoje Lotus

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

2

Jaký je současný stav v organizacích?

Neustálá změna prostředí

Snižování nákladů

Tlak na rychlé reakce na požadavky zákazníků

Vysoké nároky na efektivitu a produktivitu zaměstnanců

Požadavky na ISO certifikace

Převádění popsaných procesů do „života“

...

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

3

Lotus Workflow – proč?

Organizační struktura společnosti

Správa veškerých procesů

Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75%

Možnost „uživatelské“ změny procesů

Zrychlení doby vývoje až o 85%

Možnost monitorování procesů a vyhodnocování slabých míst

Centrální správa procesů s bezpečným přístupem a jejich verzováním

Grafické zobrazení procesů

Hlídání časových lhůt

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

4

Definice procesůdefinice (grafická) procesů,

kroků, podmínek a vazeb

FormulářeDefinice obsahu formuláře, polí a datových

zdrojů

Organizační strukturadefinice hierarchie (osob, rolí, funkcí,

skupin)

Lidé

Informace

Procesy

Nástroj pro snadné vytváření a správu obchodních procesů

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

5

Pověřená osoba – „procesář“ Vytváření procesů (verzování) Přiřazení rolí z databáze

Organizační struktura Automatická kontrola procesu

Lotus Workflow architect – definice procesů

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

6

Pověřená osoba - „personalista“

DefiniceHierarchie

Skupin

Rolí

Zastupitelnosti

Vztahů

Lotus Workflow – organizační struktura

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

7

Pověřená osoba - „pokročilý uživatel“/ „vývojář“

DefiniceFormulářů

Zdrojů dat

Pohledů na zadaná data

Dodatečných akcí

Lotus Notes – definice formulářů

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

8

Lotus Workflow Engine

Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas

Zamknutí dokumentů při práci

Omezení přístupu

Hlídání časů

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

9

Lotus Workflow Viewer

Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu

Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

10

Náhrada a optimalizace “papírových” procesů

napojení “třetích stran”

sledování stavu procesu,řešení vyjímek

Co přinese Lotus Workflow?

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

11

Spisová služba / Oběh dokumentů

Help Desk / Call Center

Web content management / Publikování obsahu

ISO 900x certification / TQM implementation

Specifické admin. procesy / Nabídky / Objednávky / Faktury / Příjemky...

Všeobecné administrativní procesy / Žádosti / Dovolenky / Čerpání rozpočtu / Převody majetku ...

Možnosti použití Lotus Workflow?

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

12

Jasně definovat cíle, přínosy

Nebát se postupného zavádění po oblastech

Zvolit vhodnou technologickou platformu s ohledem na integraci se stávající infrastrukturou

Nejdůležitější etapy projektu

Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění)

Školení, informování uživatelů

Důležitá je podpora vedení

Na co si dát pozor při implementaci

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

13

Lotus Workflow – jak to funguje?

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

14

IBM Lotus DominoIBM Lotus Domino

App 1 App 2 App 3 App 4 App ...

IBM Lotus WorkflowIBM Lotus WorkflowOddělení logiky procesu, organizační struktury a aplikace (formuláře...)

Verzovaní procesů, audit, bezpečnost, okamžitá změna, rozdělení pravomocí zodpovědným osobám,Grafický návrhář procesů, integrace s moduly HR, propojeni s SAP ...

SQL SQL Oracle...Oracle...

ERPERPSAP

SQLSQLDB2DB2

NSFNSF

DECSDECS

Tivoli Storage Manager

IBM CommonStore

Klientský přístupKlientský přístup – nativní klient, webový prohlížeč, portálové řešení

NSFNSF

Př. objednávky-Formuláře-Logika procesu-Zodpovědnosti osob

Integrační možnosti

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

15

Workflow „prohlížeč“Workflow „systém“Workflow „návrhář“

Aplikace

Organizační struktura

Process Definition

(NSF)

Dočasné / Nové procesy Informace

pro pozdější audit

Archív

Archivace

Aktivování

procesu

„klient / web client“

Lotus Workflow – model IS

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

17

Složka veškeré informace o aktivitách hlavní a přidružené dokumenty přístupová práva

Struktura informací

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

18

Definování toku

Automatické rozhodování Paralelní zpracování

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

19

Potenciální vlastník vs. Vlastník aktivity

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

20

Za aktivitu zodpovídá „Vlastník“, má v tomto kroku několik „úkolů“

Po splnění předává „informace/dokumenty“ k dalšímu zpracování

Vlastník aktivity

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

21

Čtenáři

Editoři

Spolupráce nad aktivitou v týmu

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

22

Odpovědný za celý proces, možnost sledovat věškeré stavy.

Dohlíží nad plynulostí procesu a zasáhne v případě, že je proces zastaven.

Vlastník procesu

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

23

Portálový styl práce

Workflow Prohlížeč

Auditing

Lotus Workflow.exe

5 minutové demo

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

24

IBM Lotus WorkflowReferenční zákazníci

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

25

Implementace Lotus Domino / Notes infrastruktura – rozšířena o Lotus Workflow

Implementované procesy:Řízení finančních zdrojů – cash clearing

Spisová služba

Řízení požadavků IT

Personalistika

Implementace portálového řešení IBM pro snadný přístup k informacím / aplikacím

VUB Praha

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

26

Řešení nad IBM Lotus Notes, Domino a IBM Lotus Workflow

Lotus Workflow pro vytváření a správu procesů Řízení procesů Napojení na AS400 Napojeni na db klientů Provázání s ERP a ECM systému

LeasePlan

10. 5. 2005 IBM Software forum 2005

27