Informace pro zájemce o certifikaci a pro držite- le ... · íslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 1...

Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 1

Název: Informace pro zájemce/držitele certifiká-tů překladatelských služeb

Celkem stran: 20

Číslo vydání: 7 Účinnost od 06/2016 Počet příloh: 0

Informace pro zájemce o certifikaci a pro držite-le certifikátu překladatelských služeb

Jméno a příjmení Funkce Datum

Schválil: Petr Koten

Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů

20.04.2016

Přezkoumal: Petr Koten

Vedoucí certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů

20.04.2016

Zpracoval: Eliška Michálková Manažer kvality střediska certifikace systémů managementu a produktů

18.04.2016



Celkem stran: 20


OBSAH: Strana

1. ZÁKLADNÍ INFORMACE ............................................................................................... 5

1.1. Kontaktní údaje ........................................................................................................... 5

1.2. Nabízené služby v oblasti certifikace produktů ............................................................ 5

1.3. Nabízené služby v oblasti certifikace systémů managementu ..................................... 5

2. CERTIFIKACE PROCESU POSKYTOVÁNÍ PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB .............. 5

2.1. Podmínky pro zahájení certifikace procesu poskytování překladatelských služeb ....... 5

2.2. Informace, Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení), obchodní smlouva ........... 6

2.2.1. Informace o certifikaci ...................................................................................... 6

2.2.2. Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení) ................................................ 6

2.2.3. Rámcový obsah smlouvy ................................................................................. 6

2.3. Příprava auditu (=hodnocení/posuzování) .................................................................. 7

2.4. Hodnocení (posuzování) na místě .............................................................................. 7

2.5. Doložení a ověření odstranění neshod ....................................................................... 7

2.6. Zpráva z auditu (=hodnocení/posuzování) .................................................................. 8

2.7. Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu ................................................................ 8

3. VŠEOBECNÉ INFORMACE ........................................................................................... 9

3.1. Klasifikace zjištění z posuzování ................................................................................. 9

3.2. Zásady dozoru ...........................................................................................................10

3.3. Zásady opakovaného hodnocení (=recertifikace) .......................................................12

3.4. Řízení pohledávek .....................................................................................................13

3.5. Ukončení/ pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifikace ...13

3.6. Speciální audity (=mimořádné audity) ........................................................................13

3.6.1. Změna rozsahu certifikace ..............................................................................13

3.6.2. Změna požadavků certifikačního schématu .....................................................13

3.6.3. Narychlo oznámené audity ..............................................................................14

3.6.4. Rozsah auditu .................................................................................................14

3.7. Časový rozsah certifikace ..........................................................................................14

3.8. Použití certifikačních značek ......................................................................................15

3.9. Porušení zásad používání značky/certifikátu/loga ......................................................16

3.10. Kritéria pro pozastavení certifikátu .........................................................................16

3.11. Pozastavení a odnětí certifikace .............................................................................16

3.12. Odvolání a stížnosti ................................................................................................18

3.13. Změna požadavků certifikačního schématu ............................................................19

3.14. Převod akreditované certifikace..............................................................................19



Celkem stran: 20


Přílohy a formuláře: Žádost o (re) certifikaci CSQ-CERT-CP-F14



Celkem stran: 20


Vážení zákazníci,

certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost Vás vítá jako zá-

jemce o získání certifikátu překladatelských služeb při splnění požadavků normy ČSN

EN ISO 17100:2015.

Certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost, která je členem Ev-

ropské organizace pro kvalitu, členem Americké společnosti pro kvalitu a členem EFQM, je

akreditován k certifikaci produktů národním akreditačním orgánem, tj. Českým institutem

pro akreditaci, o.p.s. (dále jen ČIA). Disponuje vysoce kvalifikovanými experty ze sféry vý-

roby, výzkumu i vysokého školství. Auditoři ČSJ jsou držiteli českých i evropských perso-

nálních certifikátů typu Auditor kvality EOQ, Auditor EMS či Auditor HACCP. Někteří z nich

jsou registrováni u dalších evropských a světových registračních organizací IRCA nebo

IATKA.

Služby certifikačního orgánu pro certifikaci produktů jsou poskytovány s cílem dosažení je-

jich špičkové evropské úrovně, a to jak po stránce odborné, tak i organizační a v souladu

se světovým trendem poskytovat zájemci nejenom vlastní konstatování o shodě, či nesho-

dě s požadavky normativního dokumentu, ale rovněž přidanou hodnotu ve formě konstato-

vání silných a slabých stránek a oblastí pro potenciální zlepšování zájemce o certifikát.

Předkládáme Vám základní informace o procesu certifikace. Pokud se rozhodnete pro cer-

tifikaci u ČSJ, přejeme Vám mnoho úspěchů a věříme, že získaný certifikát bude základ-

ním podkladem pro zlepšení všech činností ve Vaší organizaci, pro zvýšení konkurence-

schopnosti a ekonomického profitu, a že bude základem na cestě k podnikatelské úspěš-

nosti „Business Excellence".

Ing. Petr Koten

vedoucí certifikačního orgánu pro systémy managementu a produktů



Celkem stran: 20


1. ZÁKLADNÍ INFORMACE

1.1. Kontaktní údaje

Česká společnost pro jakost, z.s. Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů Novotného lávka 200/5 110 00 Praha tel: 221 082 602 Fax: 221 082 610 Web: http://www.csq.cz

1.2. Nabízené služby v oblasti certifikace produktů

Certifikace C-o-C (spotřebitelského řetězce lesních produktů) dle normy „Spotřebitelský řetězec lesních produktů - Požadavky" CFCS 2002:2013,

Certifikace poskytování překladatelských služeb dle ČSN EN ISO 17100:2015,

Certifikace správné zemědělské praxe dle pravidel GLOBALG.A.P.

1.3. Nabízené služby v oblasti certifikace systémů managementu

Certifikace:

managementu kvality dle normy ISO 9001,

environmentálního managementu dle normy ISO 14001,

managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci dle normy OHSAS 18001,

managementu bezpečnosti informací dle normy ISO/IEC 27001,

managementu IT služeb dle normy ISO/IEC 20000-1,

managementu společenské odpovědnosti organizací dle normy ČSN 01 0391,

certifikaci v oborech zemědělství a potravinářství: o HACCP, o ISO 22000, o BRC – British Retail Consorcium Scheme, o IFS – International Food Standard.

2. CERTIFIKACE PROCESU POSKYTOVÁNÍ PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB

2.1. Podmínky pro zahájení certifikace procesu poskytování překladatelských služeb

Základní podmínkou certifikace je, že zájemce o certifikaci má zdokumentovaný a zavede-

ný proces poskytování překladatelských služeb, který má být předmětem hodnocení ze

strany certifikačního orgánu, v souladu s normou ČSN EN ISO 17100:2015.

Poskytovatel překladatelských služeb odpovídá za to, že informuje svého zákazníka o sku-

tečnosti, zda překladatelská služba byla realizována v režimu certifikované překladatelské

služby.

Poskytovatel odpovídá za soulad, že proces poskytování překladatelských služeb dle ČSN

EN ISO 17100:2015 je v souladu s požadavky této normy.

http://www.csq.cz/



Celkem stran: 20


2.2. Informace, Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení), obchodní smlouva

2.2.1. Informace o certifikaci

Na základě poptávky certifikace certifikační orgán pro certifikaci produktů ČSJ předává ne-

bo zašle zájemci tento informační materiál, včetně formuláře žádosti o certifikaci.

Poptávajícímu je rovněž umožněno, v případě jeho zájmu, předem nahlédnout do Příručky kvality

certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů a do veškeré dokumentace

určené pro informaci potenciálním zájemcům o certifikaci.

2.2.2. Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení)

Vyplněnou Žádost zasílá objednatel spolu s dokumentací popisující postupy poskytování

překladatelských služeb na adresu certifikačního orgánu. V žádosti je nutno uvést:

všeobecné údaje o organizaci (název, sídlo, právní postavení, počet zaměstnanců,

organizační schéma),

všeobecné informace týkající se procesu poskytování překladatelských služeb.

S veškerou dokumentací obdrženou od objednatele zachází ČSJ jako s důvěrnou. Žádost

je přezkoumána manažerem kvality certifikačního orgánu pro certifikaci systémů ma-

nagementu a produktů. Pokud nejsou v žádosti zjištěny nedostatky, odborný pracovník žá-

dost zaregistruje a přidělí objednateli registrační číslo.

Pokud nejsou požadavky žádosti splněny nebo existují jiné nejasnosti, řeší tyto problémy

pracovník ČSJ přímým kontaktem s objednatelem. Pokud jsou nejasnosti odstraněny, žá-

dost o certifikaci zaregistruje a přidělí objednateli registrační číslo.

Pokud pracovník ČSJ zjistí, že z různých důvodů není ČSJ schopna certifikaci provést, in-

formuje o této skutečnosti neprodleně objednatele a navrhne možné řešení (např. vystave-

ní neakreditovaného certifikátu, odložení certifikace apod.)

Na základě údajů uvedených v žádosti a z ostatních dokumentů od objednatele připraví

ČSJ návrh smlouvy na posouzení a certifikaci překladatelských služeb.

V případě outsourcovaných procesů využívaných klientem, které ovlivní shodu s požadav-

ky (jestliže klient určil pro poskytování certifikované služby jiný právně identifikovatelný

subjekt (subjekty), může certifikační orgán zavést vhodné smluvní nástroje řízení pro tento

právně identifikovatelný subjekt (subjekty), je-li to nezbytné pro efektivní dozor. V případě,

že tato situace nastane, mohou být smluvní nástroje zavedeny před podáním formální do-

kumentace, tj. před vydáním certifikátu.

2.2.3. Rámcový obsah smlouvy

specifikace objednatele certifikace, rozsah certifikace (které organizační jednotky,

provozovny a procesy budou spadat pod certifikaci) a kritérium certifikace (norma,

se kterou bude posuzována shoda procesu poskytování překladatelských služeb),

stanovení ceny za certifikaci,

odvolávka na dokument, který stanovuje povinnosti držitele certifikace,

podmínky odstoupení od smlouvy ze strany objednavatele o certifikaci,

podmínky odstoupení od smlouvy,

práva a povinnosti smluvních stran.



Celkem stran: 20


Objednatel posoudí návrh smlouvy a v případě, že jej neakceptuje v plném znění, projedná

s ČSJ změny, které navrhuje.

Smlouvu podepisují statutární zástupce objednatele a vedoucí CO. Pokud dojde k dohodě

o obsahu smlouvy a k jejímu podepsání oběma smluvními stranami, sestaví vedoucí CO

auditní tým, určí jeho vedoucího. Objednatel má právo vznést proti složení tohoto týmu

námitky. Tyto námitky jsou řešeny přímým kontaktem s vedoucím CO.

2.3. Příprava auditu (=hodnocení/posuzování)

V období přípravy posuzování si vedoucí auditního týmu vyžádá jeden výtisk dokumentace

popisující proces poskytování překladatelských služeb. Vedoucí auditního týmu zpracuje

konkrétní časový plán posuzování a pověří členy týmu konkrétními úkoly.

Časový plán posuzování sestává z následujících kroků:

posuzování dokumentace,

posuzování na místě,

zpracování závěrečné zprávy z auditu (=hodnocení/posuzování),

proces certifikace (posouzení závěrečné zprávy z auditu - MK COsp, případné ově-

ření odstranění neshod, přijetí závěrů, rozhodnutí o udělení certifikátu, vystavení a

předání certifikátu).

2.4. Hodnocení (posuzování) na místě

Hlavním účelem posuzování na místě u objednatele je prověřit plnou implementaci poža-

davků na proces poskytování překladatelských služeb do činností objednatele a prověřit

funkci zpětné vazby v jeho činnostech (efektivnost interních prověrek).

Posuzování na místě se zahajuje úvodní schůzkou představitelů objednatele a týmu audi-

torů, na které vedoucí týmu představí členy týmu a konkretizuje proces posuzování, jsou

odsouhlaseny podmínky a časový plán posuzování. Členové auditního týmu se seznámí s

pracovníky, kteří jim budou v průběhu posuzování k dispozici.

Od pracovníků objednatele je požadováno, aby:

umožnili členům auditního týmu přístup k zaměstnancům, vybavení a záznamům

tak, aby mohli získat důkazy o stavu auditovaného procesu poskytování překlada-

telských služeb,

plně spolupracovali při řešení vzniklých nejasností.

Posuzování je vedeno podle postupů certifikačního orgánu. Posuzování na místě je ukon-

čeno závěrečným jednáním auditního týmu s představiteli objednatele. Vedoucí auditor in-

formuje vedení o předběžných závěrech z posuzování a předkládá k podpisu protokoly o

zjištění. Odpovědný pracovník objednatele vyjadřuje stanovisko ke každému zjištění na-

formulovaných v jednotlivých protokolech.

2.5. Doložení a ověření odstranění neshod

Jsou-li zjištěny neshody (systémové či nesystémové) je povinností hodnoceného

subjektu tyto neshody prokazatelně odstranit do 2 měsíců od ukončení hodnocení

na místě.

Ověření odstranění nesystémových i systémových neshod provádí na základě doložených



Celkem stran: 20


písemných materiálů hodnoceného subjektu vedoucí auditor (organizačně zajišťuje odbor-

ný pracovník). Nelze-li získat na základě dodaných materiálů dostatečnou jistotu, může ve-

doucí auditor na základě konzultace s manažerem kvality certifikačního orgánu pro produk-

ty (dále již jen MK COsp) rozhodnout o ověření odstranění neshod na místě. Ověření na

místě musí proběhnout nejpozději do 14 dnů od obdržení písemných materiálů (důkazů) o

odstranění neshody. Povinností vedoucího auditora je předat do 14 dnů od provedení audi-

tu na ČSJ, úsek certifikace systémů managementu a produktů originál ověřeného CSQ-

CERT-SV-F06 Protokolu o zjištění.

2.6. Zpráva z auditu (=hodnocení/posuzování)

Vedoucí auditor (=hodnotitel) do 14 dnů od ukončení posuzování na místě zasílá následu-

jící zpracované materiály na sekretariát České společnosti pro jakost.

Plán auditu (CSQ-CERT-SV-F04),

Prezenční listinu (CSQ-CERT-SV-F07)

Protokoly o zjištění (CSQ-CERT-SV-F06)

Zprávu z auditu překladatelských služeb (CSQ-CERT-CV-04-F03)

Checlist dle ČSN EN ISO 17100:2015 (CSQ-CERT-CV-04-F02) – vyplnění tohoto formuláře není pro auditora povinné, nicméně vedení certifikačního orgánu doporu-čuje tento formulář vyplňovat

Zapůjčenou dokumentaci objednatele certifikace, pokud byla poskytnuta v

tištěné podobě

Jmenovaný posuzovatel, přezkoumává veškerou dokumentaci k případu, dodržení certifi-

kačních postupů a splnění požadavků normy ČSN EN ISO 17100:2015. Pokud posuzovatel

dojde k odlišným závěrům oproti Zprávě z auditu zpracované vedoucím auditorem, jsou

jednotlivé odlišnosti projednány mezi manažerem kvality certifikačního orgánu pro produkty

a vedoucím auditorem.

2.7. Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu

Po přezkoumání certifikačního postupu a všech souvisejících dokumentů rozhoduje vedou-

cí CO o udělení/neudělení certifikátu. Je-li to možné, je vhodné k předání certifikátů využít

slavnostních příležitostí. Jinak předá vedoucí CO certifikát osobně zástupci objednatele,

nebo jej CO po dohodě s objednatelem zašle doporučeně poštou.

Není-li certifikát udělen, sdělí vedoucí CO objednateli důvody svého rozhodnutí. Ten se

může proti tomuto rozhodnutí odvolat.

V případě, že Ve COsp, byl členem auditního týmu rozhoduje o certifikaci MK COsp.

Platnost certifikátu se datuje od termínu rozhodnutí Ve CO.



Celkem stran: 20


3. VŠEOBECNÉ INFORMACE

3.1. Klasifikace zjištění z posuzování

Vedoucí auditor (=hodnotitel) na základě objektivních nálezů z posuzování klasifikuje svoje

zjištění následujícím způsobem:

Ověření účinnosti náprav a opatření k

nápravě

NE

SH

OD

Y

Sy

sté

mo

vá

ne

sh

od

a

Prověřovaný proces poskytování překla-

datelských služeb nebo jeho podstatná

část zásadně odporuje požadavkům pří-

slušné normy/normativního dokumen-

tu/specifikace.

Na základě doložených písemných

materiálů posuzovaného subjektu.

Nelze-li získat na základě doda-

ných materiálů dostatečnou jistotu,

může vedoucí auditor (na základě

konzultace s manažerem kvality)

rozhodnout o ověření odstranění

neshod na místě. Toto ověření na

místě probíhá formou mimořádné-

ho dozorového auditu a musí pro-

běhnout nejpozději do 14 dnů od

obdržení písemných materiálů (dů-

kazů) o odstranění neshody.

Chybí část procesu poskytování překla-

datelských služeb, která je podle speci-

fických podmínek prověřované organiza-

ce nezbytná pro správnou funkci procesu

poskytování překladatelských služeb.

Větší počet menších nedostatků u několi-

ka certifikačních kritérií normy / normativ-

ního dokumentu / specifikace (řetězení

nesystémových neshod).

Ne

sy

sté

mo

vá

ne

sh

od

a

Nedokonalé zavedení některého poža-

davku (článku) normy / normativního do-

kumentu /specifikace.

Neshody, které bezprostředně neohrožují

funkci procesu poskytování překladatel-

ských služeb, jejich neodstranění v při-

měřené době by však mohlo znamenat

jejich přeměnu v systémové neshody.

Větší počet menších nedostatků u jedno-

ho certifikačního kritéria normy / norma-

tivního dokumentu / specifikace.

Pozorování

Izolovaná nahodilá zjištění, která však

signalizují určité potencionální problémy,

které by v případě neřešení mohly pře-

růst v neshody.

Při následném dozorovém auditu.

Podmínkou pro udělení certifikátu je odstranění neshod (do 2 měsíců od jejich za-

znamenání) a ověření odstranění neshod vedoucím auditorem.

Jsou-li v rámci prvotního auditu překladatelských služeb zjištěny více než tři systémové ne-

shody, audit je přerušen a je nutno po odstranění neshod začít s posuzováním na místě



Celkem stran: 20


znovu v celém rozsahu.

O nutnosti ověření odstranění neshod na místě rozhoduje vedoucí auditor, jinak provádí

ověření na základě objednatelem dodaných důkazů o realizaci nápravného opatření.

Realizace opatření ke zjištění typu „pozorování" se ověřuje v rámci následného dozorové-

ho auditu, resp. recertifikace.

3.2. Zásady dozoru

Platnost certifikace překladatelských služeb je odvislá od trvalé shody s normou ČSN EN

ISO 17100:2015.

Certifikační orgán provádí dozorové audity za účelem ověření skutečnosti, zda držitel certi-

fikátu splňuje příslušná certifikační kritéria a zda jsou postupy PPS uplatňovány, přičemž

bere v úvahu změny u certifikovaného zákazníka a změny v jeho postupech.

Dozorové audity se konají v pravidelných intervalech 12 měsíců, přičemž:

první dozorový audit, který následuje po certifikačním/recertifikačním auditu

musí být proveden do 12 měsíců +/- 1 měsíc od ukončení certifikační-

ho/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta od-

souhlasené Ve COsp může být proveden do doby 12 měsíců +/- 3 měsíce ,

1. v případě, že certifikovaná organizace nepodá žádost o změnu termínu

a audit neproběhne do 13 měsíců, dochází k pozastavení certifikace,

pokud neproběhne ani do 16 měsíců, pak k odejmutí certifikátu. Na

překročení lhůty 13 měsíců upozorňuje odborný pracovník, který ve spolu-

práci s Ve COsp přijímá příslušné opatření,

2. v případě, že certifikovaná organizace podá žádost o změnu termínu a

audit v dohodnutý posunutý termín neproběhne, dochází od dohodnu-

tého termínu auditu k pozastavení certifikace, pokud audit neproběhne

ani do 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu, pak k odejmutí certi-

fikátu. Na překročení lhůty 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu upo-

zorňuje odborný pracovník, který ve spolupráci s Ve COsp přijímá příslušné

opatření,

druhý dozorový audit musí být proveden do 24 měsíců +/- 1 měsíc od posled-

ního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné

žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 24 měsíců

+/- 3 měsíce.

Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č.

1.

Odborný pracovník zasílá klientovi dopis, který obsahuje:

opatření potřebná pro ukončení pozastavení a obnovení certifikace C-o-C v souladu s certifikačním schématem,

jakákoli další opatření požadovaná certifikačním schématem.

Termín dozoru konkretizuje MK COsp společně se zástupcem držitele certifikátu.

CO může interval dozorových auditů, na základě informací o nedostatcích při uplatňování



Celkem stran: 20


dozorovaného procesu poskytování překladatelských služeb, upravit (např. zkrátit interval

mezi dozorovými audity).

Dozorový audit plánuje odborný pracovník CO dva měsíce před jeho řádným termínem.

Definitivní termín dozorového auditu je vzájemně odsouhlasen jeden měsíc před jeho ko-

náním. Posuzováním v rámci dozoru je obvykle pověřen vedoucí auditor, který prováděl

certifikační audit. Postup a rozsah dozorového auditu je připraven vedoucím auditorem a

sdělen organizaci. Za dobu platnosti certifikace je v rámci dozorových auditů posouzen celý

proces poskytování překladatelských služeb.

Průběh dozorových auditů je analogický s postupem certifikačního auditu včetně stanove-

ných odpovědností, pravomocí a termínů. Odlišnosti v postupu dozorového auditu jsou ná-

sledující:

držitel certifikátu nepodává žádost pro dozorový audit,

auditní tým zpravidla zůstává v původním složení; pokud dojde ke změnám, musí

jej držitel certifikátu odsouhlasit (odsouhlasením Plánu auditu),

v rámci procesu dozoru nezasedá Certifikační komise, nýbrž posuzovatel, který

Zprávu z auditu přezkoumává a potvrzuje stanovisko auditora o pokračová-

ní/nepokračování platnosti certifikace do formuláře CSQ-CERT-CV-01-F05 Zpráva

z posouzení dozorového auditu,

neprověřuje se celý systém PPS (pouze reprezentativní vzorek); povinností CO je

během tříletého cyklu prověřit v rámci dvou po sobě jdoucích dozorů plnění všech

požadavků příslušného certifikačního kritéria,

v rámci dozorového auditu musí být prověřeno:

o vybraná část procesu PPS,

o požadavků na udržování procesu poskytování překladatelských služeb, tj.

interní audit, přezkoumání, preventivní opatření a opatření k nápravě,

o opatření přijatých k odstranění neshod zjištěných během posledního auditu,

o způsobu řešení stížností zákazníků,

o změn dokumentovaného procesu poskytování překladatelských služeb,

o oblastí, kde došlo ke změnám,

o vybraných prvků procesu poskytování překladatelských služeb,"

o používání značek a/nebo jiných odkazů na certifikaci,

o jiných vybraných oblasti, je-li to vhodné.

Pokud vzniknou okolnosti vyžadující nezbytnost provedení mimořádného dozorového audi-

tu, certifikační orgán postupuje ve smyslu výše uvedených článků této kapitoly. Důvodem

mimořádného dozorového auditu může být požadavek organizace na rozšíření/zúžení roz-

sahu certifikace, reakce na vážnou stížnost zákazníků organizace, podstatná změna v or-

ganizačním uspořádání organizace apod.

Dalším důvodem pro naplánování mimořádného dozorového auditu může být nutnost ově-

ření, zda byly provedeny nezbytné úpravy, které vyplynuly ze změněných požadavků na

certifikaci a které byly realizovány organizací na základě požadavku CO v rozsahu a termí-

nech stanovených vzájemnou dohodou.

Pokud organizace provede v průběhu platnosti certifikace podstatné změny ve svém certi-

fikovaném procesu poskytování překladatelských služeb, je její povinností tuto skutečnost

včas oznámit certifikačnímu orgánu, který musí přezkoumat, zda změny nejsou v rozporu s



Celkem stran: 20


požadavky normy pro poskytování překladatelských služeb.

Každá organizace, jejíž postupy poskytování překladatelských služeb jsou certifikovány,

musí vést, a na požádání při dozorovém auditu předložit, záznamy o všech stížnostech a

jimi vyvolaných nápravných opatřeních, které musí být v souladu s požadavky normy ČSN

EN ISO 17100:2015.

V případě, že dojde k odejmutí certifikátu, musí být proces certifikace PPS zahájen

od počátku tzn., že tříletý cyklus certifikace bude zahájen opětovným provedením

certifikačního auditu.

V rámci dozoru není třeba prověřit všechny požadavky na proces poskytování pře-

kladatelských služeb, nicméně v průběhu tříletého držení certifikátu musí být prově-

řeny všechny požadavky příslušné normy.

3.3. Zásady opakovaného hodnocení (=recertifikace)

Platnost certifikace je omezena na dobu tří let. Po uplynutí této doby je proveden recertifi-

kační audit za účelem ověření, že příslušný proces poskytování překladatelských služeb je

trvale řádně zaveden a udržován v souladu s normou ČSN EN ISO 17100:2015.

Rozsah recertifikace: V rámci recertifikace je třeba prověřit splnění všech požadavků nor-

my ČSN EN ISO 17100:2015. Podmínky pro udělení certifikátu jsou shodné s prvotní certi-

fikací, včetně termínů pro odstranění neshod. Časová náročnost je uvedena dále v textu.

Opakované hodnocení(=recertifikace) musí být zahájeno před ukončením platnosti

certifikátu. Po opakovaném posouzení shody s kritérii normy je držiteli certifikátu

udělen certifikát s platností 3 roky. Platnost certifikátu se datuje od termínu rozhod-

nutí Ve CO. Platnost certifikátu je opět podmíněna realizací pravidelného dozoru - viz

kapitola Zásady dozoru.

Postup recertifikace je analogický s postupem certifikačního auditu včetně stanovených

odpovědností, pravomocí a termínů.

Základní postup (analogicky je detailně uveden v popisu certifikace):

žádost o re (certifikaci),

přezkoumání žádosti re-(certifikace),

uzavření smluv s klientem a auditním týmem,

příprava plánu auditu,

provedení auditu,

předání výstupů z auditu,

doložení odstranění neshod,

rozhodnutí o certifikaci,

zaplánování auditu.

V rámci recertifikačního auditu se přezkoumává dosavadní funkčnost procesu PPS po do-

bu platnosti certifikace včetně přezkoumání zpráv z dozorového auditu.

Recertifikace musí přinejmenším zajistit:

účinnou interakci mezi všemi prvky procesu,

efektivnost celého procesu z hlediska změn činností,

prokázaný závazek udržovat efektivnost procesu,



Celkem stran: 20


dosažení naplňování politiky a cílů organizace.

3.4. Řízení pohledávek

V případě, že klient měl v minulosti problémy se zaplacením nákladů spojených s provede-

ním auditů je o této skutečnosti vedoucí auditor informován ze strany odborného pracovní-

ka. Na plánovaný audit vystavuje odborný pracovník klientovi zálohovou fakturu. Audit bu-

de proveden pouze v případě, že zálohová faktura bude ze strany klienta uhrazena. O této

skutečnosti obratem informuje odborný pracovník vedoucího auditora. V případě, že faktu-

ra nebyla uhrazena a auditorský tým přesto audit provede, nebudou mu hrazeny ze strany

ČSJ žádné náklady spojené s realizací tohoto auditu.

3.5. Ukončení/ pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifikace

Jestliže je certifikace ukončena (na žádost klienta), pozastavena nebo odňata, jsou přijí-

mána opatření specifikovaná v certifikačním schématu a jsou provedeny všechny nezbytné

úpravy uvedené výše, tj. úpravy:

formálních dokumentů o certifikaci,

oprávnění pro používání značek atd., aby se zajistilo, že neposkytuje žádné údaje o

tom, že je produkt nadále certifikován.

Jestliže je certifikace po pozastavení obnovena nebo je rozhodnuto o omezení rozsahu

certifikace jako podmínky pro její obnovení, jsou výše uvedené úpravy opětovně provedeny

ve vztahu k obnovení/omezení certifikace.

3.6. Speciální audity (=mimořádné audity)

3.6.1. Změna rozsahu certifikace

Pokud držitel certifikátu v době platnosti certifikace požádá o změnu jejího rozsahu, Ve

COsp tuto žádost posoudí/přezkoumá a rozhodne:

o akceptování žádosti a vystavení nového certifikátu bez auditu (zpravidla se jedná

o zúžení rozsahu certifikace vyvolané organizačními změnami u držitele certifikace

- např. prodej určité organizační jednotky),

o akceptování žádosti s rozhodnutím ověřit relevantní skutečnosti na místě v rámci

plánované dozorové akce nebo formou speciálního auditu,

o neakceptování žádosti s následným odůvodněním.

Žádosti o změnu rozsahu certifikace vždy končí písemným rozhodnutím Ve COsp.

3.6.2. Změna požadavků certifikačního schématu

Jestliže se certifikačním schématem zavádějí nové nebo revidované požadavky, které

ovlivňují klienta, zajistí certifikační orgán sdělení těchto změn všem klientům. Zpravidla za-

sílá odborný pracovník tuto informaci všem klientům emailem nebo poštou na adresu uve-

denou v dokumentech/IS certifikačního orgánu. Certifikační orgán ověřuje implementaci

těchto změn jeho klienty (zpravidla v rámci auditu, který následuje po uvedené změně) a

přijímá opatření požadované daným schématem.



Celkem stran: 20


3.6.3. Narychlo oznámené audity

O provedení narychlo oznámených auditů rozhoduje Ve COsp v nutných případech (např.

potřeba prošetření stížnosti/nálezů státních dozorových orgánů, v případě změn či jako dů-

sledek pozastavení platnosti certifikace). Ve COsp je celkově odpovědný za průběh

narychlo oznámených auditů, které probíhají v následujících krocích:

určení cíle auditu (odpovídá Ve COsp),

jmenování nezávislého auditního týmu (odpovídá Ve COsp),

smluvní ujednání (odpovídá Ve COsp),

provedení auditu (odpovídá vedoucí auditor),

vyhodnocení naplnění cíle auditu a přijmutí příslušného rozhodnutí, informování dr-

žitele certifikátu o výsledku auditu (odpovídá Ve COsp).

V těchto případech certifikační orgán informuje klienta a oznámí předem podmínky, za kte-

rých budou krátkodobé návštěvy realizovány.

Certifikační orgán věnuje zvýšenou pozornost výběru týmu auditorů, neboť klient nemá do-

statek příležitosti učinit námitky proti členům týmu.

3.6.4. Rozsah auditu

Při určování časového rozsahu auditu se vychází z metodického pokynu pro akreditaci a je

uveden v dokumentu Ceník CSQ-CERT-SV-P01, včetně pravidel pro odchylky od stan-

dardně stanovených dob. Za stanovení doby auditu je odpovědný MK COsp, který případ-

né odchylky od standardních dob auditu zaznamenává do formuláře CSQ-CERT-SV-F03

Tříletý program auditu/Program auditu. Při tvorbě ceníku vychází certifikační orgán pro

certifikaci produktů ČSJ ze zásady, že celkové příjmy od organizací za certifikaci musí po-

krýt alespoň náklady související s hodnocením a certifikací, tj. náklady účtované na vrub

CO, dále na zajištění finanční stability CO, na vytvoření fondu pro řešení mimořádných si-

tuací a na pokrytí rozvoje CO.

3.7. Časový rozsah certifikace

Počty auditodnů Počet pracovníků Certifikace

Počet auditodnů celkem / na místě

Dozor" Počet auditodnů celkem /

na místě

Opakované hodnocení" Počet auditodnů celkem /

na místě 1-10 1 0,75 0,75 0,5 1 0,75 10-25 1,25 1 1 0,75 1 0,75

26-45 1,5 1,25 1 0,75 1 0,75

46-65 2 1,75 1 0,75 1,25 1

66-85 2,5 2 1,25 1 1,5 1,25

86-125 3 2,5 1,25 1 2 1,75

126-175 3,5 3 1,25 1 2,5 2

Změny výše uvedených dob posuzování lze realizovat za podmínek uvedených v doku-

mentu Ceník „CSQ-CERT-SV-P01„, každou odchylku od doby uvedené v Ceníku (resp. ve

výše uvedené tabulce) musí manažer kvality CO zdůvodnit do formuláře Tříletý program

auditu/Program auditu (CSQ-CERT-SV-F03).



Celkem stran: 20


3.8. Použití certifikačních značek

3.8.1. Právo k užívání certifikační značky

Právo k užívání certifikační značky poskytnuté ČSJ má certifikovaný subjekt nebo držitel

certifikátu produktů, který o ni požádá v návaznosti na uzavřenou smlouvu o kontrolní čin-

nosti.

Certifikační značku mohou používat všichni držitelé certifikátu po dobu jeho platnosti. ČSJ

propůjčuje právo na užívání certifikační značky dle certifikovaného systému či produktu s

odkazem na příslušnou normu.

3.8.2. Přidělení značky

Certifikační značka je propůjčena na žádost certifikovaného klienta (telefonický rozhovor,

písemná žádost, apod.). Odpovídající certifikační značku/y zasílá odborný pracovník klien-

tovi spolu s dokumentem CSQ-CERT-07 Praktický manuál pro používání certifikátů a zna-

ček certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů České společ-

nosti pro jakost.

3.8.3. Značka certifikačního orgánu pro certifikaci produktů

Základem značky je kruh, který je rozdělen vodorovným nápisem „CERTIFIKOVÁNO" na

dva shodné půlkruhy. V horním půlkruhu je zobrazeno logo České společnosti pro jakost,

dolní půlkruh je barevně odlišen s příslušným inverzním textem „ČSN EN ISO 17100" nebo

„ISO 17100“.

Minimální přípustný průměr značky je 13 mm. Velikost značky lze měnit pouze beze změny

proporcí. Je přípustné barevné či monochromatické provedení značky.

Předlohy k reprodukci značek, elektronické formy značek a vzorníky barev jsou uloženy v

České společnosti pro jakost a jsou na vyžádání zasílány e-mailem, či poštou na CD nosi-

či. Držitel certifikátu obdrží pouze ty značky, které se vztahují k certifikovanému systému.

Držitel certifikátů pro více systémů managementu či produktů (tj. uživatel více značek) ne-

smí zaměňovat certifikační značky (aby nedošlo ke klamné interpretaci rozsahu certifika-

ce).

3.8.4. Použití značky

CO povoluje držitelům certifikátu poskytovatelů překladatelských služeb používat přísluš-

nou značku. Certifikační značku může používat subjekt pouze pro oblast certifikace, které



Celkem stran: 20


se týká.

Certifikační značka může být používána na dopisních papírech a jiných oficiálních písem-

nostech organizace obecného charakteru (prospekty, letáky, závěrečné zprávy o hospoda-

ření, propagační a reklamní materiály), vždy však pouze v souvislostech s činností a sys-

témem řízení organizace.

Značka CO může být používána na produktech (překladech), které byly provedeny v reži-

mu certifikované překladatelské služby.

V případě použití certifikační značky na webových stránkách uvítáme po kliknutí na certifi-

kační značku odkaz na www.csq.cz.

3.9. Porušení zásad používání značky/certifikátu/loga

3.9.1. Zjištění pracovníka certifikačního orgánu

Zjistí-li kterýkoliv pracovník certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a

produktů, že některý z držitelů certifikátu používá certifikát nebo značku v rozporu s usta-

noveními této směrnice, ať již jde o nesprávnou prezentaci držitele certifikátu, kupř. na vý-

stavách a veletrzích, při získávání státních nebo veřejných zakázek, nebo o klamné infor-

mování veřejnosti o získaném certifikátu v inzerátech a katalozích či jiných sdělovacích

prostředcích, nebo je používáno nesprávných odkazů na certifikační systém, je to povinen

neprodleně oznámit vedoucímu certifikačního orgánu.

3.9.2. Zjištění auditora

Zjistí-li auditoři při mimořádném/speciálním auditu, prováděném v důsledku vzniku vážné

neshody (v používání značky, certifikátu) při pravidelném auditu, že organizace neprovedla

v dohodnutém termínu dostatečná opatření k nápravě, jsou povinni kromě standardního

postupu toto rovněž sdělit neprodleně vedoucímu certifikačního orgánu.

3.10. Kritéria pro pozastavení certifikátu

certifikovaná organizace se ve stanoveném termínu nepodrobila dozoru,

zjištění systémové neshody v rámci dozorového auditu,

certifikovaná organizace v časovém období 2 měsíců neodstranila nesystémové

neshody z dozorového auditu,

nesprávné použití certifikátu nebo značky,

provedení změn uvnitř organizace, které změnily podmínky, za kterých byl certifikát

vydán,

nesplnění finančních podmínek smlouvy.

Certifikační orgán poskytne přiměřený čas, nejdéle však 2 měsíce, během kterého musí

certifikovaná organizace prokázat, že odstranila zjištěné nedostatky, v opačném případě

navrhuje vedoucí certifikačního orgánu odejmutí certifikátu.

3.11. Pozastavení a odnětí certifikace

Certifikační orgán ČSJ přijal opatření k řešení případů nesprávného odkazování na systém

certifikace ČSJ nebo zavádějícího používání certifikátů a značky, které by byly zjištěny v

katalozích, reklamě, na výrobcích apod., nebo případů závažných stížností na držitele cer-



Celkem stran: 20


tifikace od jejich zákazníků či jiných osob.

Poznámky:

Pozastavení znamená pro organizaci zákaz aktivně uvádět, vystavovat nebo propagovat

certifikaci překladatelských služeb udělenou ČSJ. Při pozastavení zůstává certifikát v drže-

ní organizace.

Odnětí znamená pro organizaci zákaz aktivně uvádět, vystavovat nebo propagovat svoji

certifikaci překladatelských služeb. Organizace je povinna vrátit ČSJ certifikát, případně

certifikační značku ČSJ. Odnětí následuje obvykle po pozastavení, jestliže organizace včas

neučinila nápravu a nepředložila důkazy o opatřeních k nápravě zjištěných nedostatků.

3.11.1. Kritéria pro pozastavení platnosti certifikátu

certifikovaná organizace se ve stanoveném termínu nepodrobila dozoru,

byly zjištěny systémové neshody v rámci dozorového auditu (hodnocení),

certifikovaná organizace v časovém období 2 měsíců neodstranila nesystémové

neshody z dozorového auditu (hodnocení),

nesprávné použití certifikátu nebo značky,

nové organizační uspořádání, které změnilo podmínky, za kterých byla certifikace

udělena,

nedodržení finančních podmínek smlouvy.

Certifikační orgán poskytne přiměřený čas, nejdéle však 2 měsíce, během kterého musí

certifikovaná organizace prokázat, že odstranila zjištěné nedostatky, v opačném případě

navrhne vedoucí CO odnětí certifikace.

3.11.2. Kritéria pro odnětí certifikátu

zjištění, že nebyla realizována opatření k odstranění příčiny, pro kterou byla plat-

nost certifikátu pozastavena,

neohlášená změně rozsahu certifikace,

vlastní žádost certifikované organizace,

nesprávné použití a zneužití značky certifikačního orgánu.

3.11.3. Ukončení/ pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifi-

kace

Jestliže je certifikace ukončena (na žádost klienta), pozastavena nebo odňata, jsou přijí-

mána opatření specifikovaná v certifikačním schématu a jsou provedeny všechny nezbytné

úpravy uvedené výše, tj. úpravy:

formálních dokumentů o certifikaci,

oprávnění pro používání značek atd., aby se zajistilo, že neposkytuje žádné údaje

o tom, že je produkt nadále certifikován.

Jestliže je certifikace po pozastavení obnovena nebo je rozhodnuto o omezení rozsahu

certifikace jako podmínky pro její obnovení, jsou výše uvedené úpravy opětovně provedeny

ve vztahu k obnovení/omezení certifikace.



Celkem stran: 20


3.12. Odvolání a stížnosti

3.12.1. Všeobecně

Proti jakémukoliv rozhodnutí CO je možno se písemně odvolat k vedoucímu COsp do 14

dnů ode dne doručení rozhodnutí, proti kterému se hodlá organizace odvolat. Odvolání je

nutno odeslat na níže uvedenou adresu:

Česká společnost pro jakost, z.s.

Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů

Novotného lávka 200/5

100 00 Praha

3.12.2. Postup pro řešení odvolání

Pro řešení odvolání sestavuje vedoucí COsp nezávislou odvolací komisi, která záležitost

řeší.

O složení odvolací komise je strana, která podala odvolání, písemně uvědomena certifi-

kačním orgánem ČSJ s tím, že proti jejímu složení může v termínu do 14 dnů od doručení

informace o složení komise podat námitku. O tom, zda námitka bude přijata či nikoliv roz-

hoduje vedoucí COsp.

Odvolací komise posoudí odvolání nebo námitky organizace a zpracuje stanovisko, které

předá vedoucímu CO jako podklad k jeho rozhodnutí. Rozhodnutí vedoucího COsp je ko-

nečné a není proti němu odvolání.

Odvolání musí být vyřízeno do 30 dnů od jeho podání, nebo do 30 dnů od data, kdy je de-

finitivně odsouhlaseno složení odvolací komise (pokud byla uplatněna námitka proti jejímu

složení). O výsledku odvolání je organizace, která ho podala, informována doporučeným

dopisem.

3.12.3. Postup řešení stížnosti na certifikační orgán pro certifikaci produktů ČSJ

Stížnosti na všechny pracovníky CO (včetně auditorů/expertů) řeší vedoucí COsp. O vý-

sledku informuje stěžovatele. Stížnosti na vedoucího COsp řeší předsednictvo ČSJ; stíž-

nost je nutno směrovat do rukou předsedy ČSJ.

3.12.4. Postup řešení stížnosti na klienta certifikačního orgánu (stížnost podána pří-

mo na CO)

V případě stížnosti na klienta certifikačního orgánu přezkoumává stížnost Ve COsp.

Ve COsp si k dané stížnosti vždy vyžádá stanovisko klienta ve věci stížnosti. Současně má

právo vyžádat si stanovisko expertů či dalších pracovníků dle uvážení.

Ve COsp rozhodne o výsledku řešení. O výsledku písemně informuje stěžovatele i klienta

vůči, kterému byla stížnost podána. Proti rozhodnutí Ve COsp není odvolání.

Na základě dohody s klientem, s tím kdo stížnost podal, rozhodne Ve COsp zda bude

předmět stížnosti a rozhodnutí o ní zveřejněny. Pokud ano musí být stanoven rozsah zve-

řejnění

3.12.5. Požadavky na řešení stížností na držitele certifikátů

Každý držitel certifikátu je povinen vést záznamy o všech stížnostech, které byly vůči němu



Celkem stran: 20


vzneseny v době platnosti certifikátu. Držitel certifikátu je povinen předložit příslušnému

certifikačnímu orgánu záznamy o všech stížnostech vůči němu uplatněných a předložit in-

formaci, jaká nápravná opatření přijal, aby se předmět stížnosti, který může být důvodem

neshody, nemohl opakovat, a jak byla případná neshoda odstraněna. Záznamy a informa-

ce by měly obsahovat pozitivní i negativní dopady na činnost certifikované organizace a

návrhy a opatření k jejich řešení a vyhodnocení účinnosti navržených opatření.

Povinností certifikačního orgánu je prověřit, zda tato opatření byla účinná. Prověrka

se zpravidla uskutečňuje při dozorových auditech Realizace nápravných opatření je pova-

žována za ukončenou až po prověření jejich účinnosti.

3.12.6. Obecné pravidla při řešení odvolání

Rozhodnutí o řešení odvolání nebo stížnosti musí být provedeno nebo přezkoumáno a

schváleno osobou (osobami), která není zapojena v certifikačních činnostech souvisejících

se stížností nebo s odvoláním.

Aby se zajistilo, že neexistuje žádný konflikt zájmů, nesmějí být pracovníci (včetně pracov-

níků působících v manažerském postaveni, kteří poskytovali klientovi poradenství) nebo

byli klientem zaměstnáni, využíváni certifikačním orgánem pro přezkoumání nebo schvále-

ní řešení stížnosti nebo odvolání pro tohoto klienta, a (o po dobu dvou let po ukončení po-

radenství nebo zaměstnání)".

Je-li nutné přijmout následné opatření pro vyřešení stížnosti nebo odvolání bude certifikač-

ním orgánem bezodkladně přijato.

3.13. Změna požadavků certifikačního schématu

Jestliže se certifikačním schématem zavádějí nové nebo revidované požadavky, které

ovlivňují klienta, zajistí certifikační orgán sdělení těchto změn všem klientům. Zpravidla za-

sílá odborný pracovník tuto informaci všem klientům emailem a poštou na adresu uvede-

nou v dokumentech/IS certifikačního orgánu. Certifikační orgán ověřuje implementaci těch-

to změn jeho klienty (zpravidla v rámci auditu, který následuje po uvedené změně) a přijí-

má opatření požadované daným schématem.

3.14. Převod akreditované certifikace

Držitelé platného certifikátu PPS vydaného jiným certifikačním orgánem než ČSJ mohou

zažádat o převod této certifikace na certifikační orgán ČSJ. Na základě žádosti (písemné či

ústní) obdrží od certifikačního orgánu. Žadatel vyplní formulář žádosti o certifikaci, na jehož

základě odpovědný pracovník certifikačního orgánu rozhodne o možnosti převedení certifi-

kace. Pokud rozhodne záporně, je žadateli zasláno vysvětlení a návrh dalšího možného

řešení.

Pokud dojde ke kladnému rozhodnutí, žadatel obdrží návrh Smlouvy o kontrolní činnosti s

návrhem auditního týmu, po jejímž podepsání následuje příprava speciálního

(=mimořádného) či řádného auditu. Následuje dohoda o termínech hodnocení a provedení

speciálního auditu.

Časový rozsah speciálního auditu:



Celkem stran: 20


Počet zaměstnanců Rozsah hodnocení

celkem na místě

1 až 85 1 0,5

více než 85 1,5 1

Certifikační orgán se smí spoléhat na výsledky hodnocení vztahující se k certifikaci dokon-

čené před žádostí o certifikaci pouze tehdy, jestliže přejme odpovědnost za výsledky a pře-

svědčí se, že certifikační orgán, který provedl hodnocení, splňuje aplikovatelné požadavky

příslušných mezinárodních norem a jiných dokumentů, jak jsou specifikovány v certifikač-

ním schématu.

Hodnocení na místě:

Členové auditního týmu se při speciálním auditu na místě zaměří na:

posouzení zpráv z proběhlých hodnocení 3. stranou,

posouzení obdržených stížností a přijatých opatření,

ověření, zda nebyla subjektu pozastavena nebo zda mu nehrozí pozastavení plat-

nosti certifikace,

kontrolu nápravných opatření stanovených v rámci odstranění neshod, které dopo-

sud neprověřil vydávající certifikační orgán,

stupeň věrohodnosti prováděných interních auditů,

přezkoumávání PPS,

ostatní oblasti, přichází-li to v úvahu.

Vedoucí týmu auditorů zpracovává zprávu ze speciálního auditu a do jednoho týdne od

ukončení auditu ji předá manažeru kvality certifikačního orgánu.

Manažer kvality certifikačního orgánu přezkoumá Zprávu ze speciálního dozoru, a pokud

se nevyskytnou pochybnosti, doporučí vedoucímu certifikačního orgánu převedení certifi-

kace. Vedoucí certifikačního orgánu rozhodne o realizaci převodu certifikace nebo o tom,

že bude s žadatelem zacházeno jako s novým klientem.

V případě realizace převodu certifikace je žadateli vystaven certifikát s datem rozhodnutí

vedoucího certifikačního orgánu ČSJ.

Date post:	08-Oct-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	0 times
Download:	0 times

Informace pro zájemce o certifikaci a pro držite- le ... · íslo: CSQ-CERT-CV-05 Strana: 1...

Documents