5

5.KANCELARIJSKO POSLOVANJEA)Kancelarijsko poslovanje

1. Pojam, sadraj i znaaj kancelarijskog poslovanja

Kancelarijsko poslovanje je pomona djelatnost organa uprave, upravnih organizacija i slubi (u daljnjem tekstu: organi uprave i slube) koja obuhvata niz radnji koje se moraju preduzimati u rukovanju aktima i drugom dokumentacijom, odreenim redom sve od trenutka prijema podneska u tom organu i slubi, pa do njihovog okonanja i odlaganja u arhivu.

Posmatrano po sadraju, razlikujemo kancelarijsko poslovanje u uem i u irem smislu. Kancelarijsko poslovanje, u uem smislu, obuhvata poslovanje aktima, i to: prijem, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote, odnosno akata, zavoenje akata, njihovo zdruivanje i dostavljanje u rad, administrativno-tehniko obraivanje akata, otpremu pote, razvoenje akata, kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i uvanje).

Kancelarijsko poslovanje u irem smislu obuhvata, pored poslova koji spadaju u kancelarijske poslove u uem smislu, sve administrativne i administrativno-tehnike poslove koji su u neposrednoj vezi s njima, kao to su npr. organiziranje prijema stranaka, isticanje na vidnim mjestima u prostorijama organa uprave raznih obavjetenja i uputstava koja su u vezi s ostvarivanjem odreenih prava ili izvravanjem odreenih obaveza graana i pravnih lica i slino.

2. Principi kancelarijskog poslovanja

Osnovni principi kancelarijskog poslovanja su: princip tanosti, princip ekspeditivnosti, princip jednostavnosti ili jednoobraznosti, princip ekonominosti i princip budnosti.

a) Princip tanosti

Princip tanosti nalae obavezu da se svaki kancelarijski posao mora obavljati iskljuivo na nain i redoslijedom kako je propisano. Samo ako se radi na takav nain, mogue je u svakom trenutku znati gdje se akt nalazi, ta je uraeno i ta dalje treba raditi, a to i jest osnovna funkcija kancelarijskog poslovanja. To podrazumijeva tano unoenje i razvoenje podataka i arhiviranje i uvanje spisa predmeta, odgovarajuu strunost i obuenost zaposlenih, odnosno odreeno iskustvo za rad na tim poslovima.b) Princip ekspeditivnosti

Prema principu ekspeditivnosti, svaki posao u kancelarijskom poslovanju mora biti na vrijeme zapoet i u odreenom roku zavren. c) Princip jednostavnosti

Svaki posao u kancelarijskom poslovanju treba da se obavi to jednostavnije, ali pod uslovima da se to ne odrazi nepovoljno na kvalitet i pravilnost obavljenog posla.

d) Princip jedinstvenosti ili jednoobraznosti

Radi osiguranja provoenja ovog principa za sve organe uprave kancelarijsko poslovanje utvreno je propisima na jedinstven i jednoobrazan nain.

e) Princip ekonominosti

Princip ekonominosti nalae da se pri izvrenju svake vrste kancelarijskog posla i u svakoj fazi njegovog obavljanja, a uz to manje ulaganje sredstava, psihofizikog napora i za to krae vrijeme, postigne to bolji rezultat.

f) Princip budnosti

Kancelarijsko poslovanje organizujea se tako da se cjelokupna dokumentacija nalazi i uva na sigurnom mjestu i da ne doe u posjed neovlatenih lica. To se prvenstveno odnosi na upotrebu i uvanje slubenih peata, tambilja, strogo povjerljivih i povjerljivih akata i druge dokumentacije, za vrijeme i poslije radnog vremena.

3) Znaenje pojedinih termina u kancelarijskom poslovanju (akt, prilog, predmet, dosije, fascikl, pisarnica, arhiva);

a) Akt

Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka slubena radnja organa uprave Akti se dijele po razliitim osnovama, a uobiajeno razlikujemo: primljene i vlastite akte, obine akte i povjerljive, odnosno strogo povjerljive, kao i upravne akte i akte poslovanja.

Pod primljenim aktima podrazumijevaju se akti koje organ uprave primi od drugih organa, pravnih i fizikih lica, a vlastiti akti su oni kojima organ uprave, po vlastitoj inicijativi, prvi put pokree jednu slubenu radnju.

Povjerljivi i strogo povjerljivi akti su akti koji sadre odreene tajne podatke razliitih stepena tajnosti.

Obini akti su primljeni i vlastiti akti iji sadraj mogu znati svi zaposleni u organu uprave.

Upravni akti su, kao to je ve reeno, oni akti kojima organ uprave rjeava o nekoj upravnoj stvari u upravnom postupku.

Akti poslovanja predstavljaju akte kojima se ne rjeava u upravnom postupku.

b) Prilog

Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crte i sl.) ili fiziki predmet, koji se prilae uz akt radi dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja sadraja akata.

c) Predmet

Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i ine posebnu i samostalnu cjelinu.

d) Dosje

Dosje predstavlja skup vie predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fiziko lice i koji se kao jedna cjelina uvaju na istom mjestu. Prema tome, dosjei se mogu formirati po materiji i po pravnom ili fizikom licu.

Dosje po materiji postoji kada se na jednom mjestu dre predmeti svih lica koja su se obraala organu uprave po istom pitanju.

Dosje po pravnom, odnosno fizikom licu postoji kada se na jednom mjestu skupe svi predmeti koji se odnose na isto pravno ili fiziko lice, bez obzira to se u tim predmetima raspravljaju razliita pitanja.

e) Fascikl

Fascikl je omot, kutija, sanduk, registrator, korice i slino, u kojima je sloeno vie predmeta ili vie dosjea koji se poslije zavrenog postupka uvaju sreeni u tim fasciklima.

f) Arhivska graa

Arhivska graa je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, tampani, fotografirani, filmovani, fonografirani ili na drugi nain zabiljeeni) dokumentacijski materijal znaajan za historiju, kulturu i ostale drutvene potrebe, koji je nastao u radu organa uprave, bez obzira kada i gdje je nastao.

g) Registraturski materijalRegistraturski materijal ine: spisi (akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi nain sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenta, primljenih i nastalih u radu organa uprave, od znaaja za njihov tekui rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska graa koja e se trajno uvati.

h) Pisarnica

Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se obavljaju sljedei poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote, evidentiranje i zdruivanje akata, dostavljanje akata u rad, otprema pote, razvoenje akata i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i uvanje).

i) Arhiva

Arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se uvaju zavreni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima i ostali dokumentacijski materijal iz nadlenosti organa uprave, do njihove predaje nadlenom arhivu ili do njihovog unitenja.4. Osnovne knjige evidencije u uredskom poslovanju

Osnovne knjige evidencije u uredskom poslovanju vode se u formi upisnika, djelovodnika i knjiga. Postoje sljedee osnovne knjige evidencije:

a) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka UP-1

U upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka UP-1 zavode se predmeti u kojima se mora voditi upravni postupak i donijeti rjeenje. Upisnik vode svi organi uprave koji u svojoj nadlenosti imaju predmete koji se rjeavaju u prvostepenom upravnom postupku.

b) Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka UP-2

Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka UP-2 vode organi uprave koji u svojoj nadlenosti imaju drugostepeno upravno rjeavanje. U ovaj upisnik zavode se predmeti koji se, povodom izjavljene albe ili drugog pravnog lijeka, rjeavaju u drugostepenom upravnom postupku.

c) Djelovodnik predmeta i akata

U djelovodnik predmeta i akata zavode se predmeti i akti po kojima se ne vodi upravni postupak niti se okonavaju donoenjem upravnog akta (rjeenja, zakljuka). Znai, u ovaj djelovodnik upisuju se svi akti i predmeti koji se odnose na informacije, izvjetaje, analize, objanjenja, upite, uvjerenja i druge podneske, za koje su nadleni organi uprave.

d) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu

Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu slui za evidenciju povjerljive i strogo povjerljive pote. Radi se o poti koja je oznaena kao povjerljiva i strogo povjerljiva ili dravna tajna ili slubena tajna i ona je, u pravilu, dostupna samo rukovodiocu organa uprave, ili dravnim slubenicima koje on za to ovlasti. U zaglavlju ovog akta i prijemnog tambilja, ispred broja akta, upisuje se rije pov. ili str. pov..

e) Arhivska knjiga

Arhivska knjiga slui za upisivanje akata koji su zavreni i koji se moraju odloiti i uvati u arhivi.5. Pojam i znaaj klasifikacionih oznaka predmeta i akata

Klasifikacione oznake predmeta i akata slue za razvrstavanje predmeta i akata koji se pojavljuju ili nastaju u radu organa uprave.

Klasifikacione oznake razvrstane su u odgovarajue grupe po principu da predmeti i akti iz iste ili sline oblasti predstavljaju jednu grupu. Na taj nain utvreno je ukupno 50 grupa, koje su obiljeene arapskim dvoznamenkastim brojevima od 01 do 50.

Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake ima za cilj da se odredi oblast u koju predmet i akt spada (npr. oblast finansija, komunikacija i saobraaja, itd.). Nakon utvrivanja u koju oblast akt spada, odreuje se klasifikaciona oznaka koja je predviena za tu oblast. Razvrstavanje se vri uvidom u sadraj predmeta i akata, a onda uvidom u klasifikacione oznake koje su utvrene za svaku upravnu oblast.

Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vri zaposleni u pisarnici, a neposredno se provodi tako to se klasifikaciona oznaka odreenog predmeta upisuje u odgovarajuu rubriku prijemnog tambilja.0-Dravno ureenje

1-Oblast rada i socijalnog osiguranja

2-Graanska stanja i dravna i javna bezbjednost

3-Privreda

4-Fininsije

5-Zdravstvo i socijalno staranje

6-Obrazovanje, kultura, nauka

7-Pravosue i prekraj

8-Odbrana

9-Ostalo (predmeti koji ne spadaju od 0 do 8)

6. Prijem , otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote, odnosno akata

a) Prijem pote Prijem pote obuhvata prijem akata i podnesaka (zahtjeva, molbi, albi i dr.), dopisa, telegrama, paketa, novanih pisama, i dr., upuenih organu uprave, a vri se, u pravilu, na jednom odreenom mjestu u sastavu pisarnice, koja moe biti organizovana kao samostalna ili zajednika za sve ili za odreeni broj organa uprave.

Slubena pota u organu uprave moe biti primljena potom ili neposredno od stranke ili od dostavljaa (kurira). Zaposleni koji prima potu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem, osim ako je podnesak bez takse, a podlijee plaanju takse. U ovom sluaju slubenik je obavezan objasniti stranci da je duan platiti propisani iznos takse za podnesak i priloge podnesaka, a ako stranka to odbije, to treba konstatovati u vidu kratke zabiljeke pored otiska prijemnog tambilja na podnesku, a podnesak primiti.

Ako se prilikom neposredne predaje podneska utvrdi da nije potpisan ili nije ovjeren peatom, da nema priloga navedenih u podnesku, da nema adrese stranke ili sadri neki drugi formalni nedostatak i sl., zaposleni ovlaten za prijem pote duan je ukazati stranci na te nedostatke i objasniti joj kako da ih otkloni. Ako stranka i pored toga zahtijeva da se podnesak primi, zaposleni ga je duan primiti, s tim to na podnesku ili posebnom papiru treba sainiti slubenu zabiljeku o datom usmenom upozorenju i priloiti je uz podnesak.

Prijem pote od drugog organa uprave ili pravnog lica, koja se dostavlja putem dostavljaa (kurira), zaposleni potvruje tako to upisuje datum i svoj itak potpis u dostavnoj knjizi, na dostavnici, na povratnici ili na kopiji akta iji se original prima. Pored datuma i potpisa, stavlja se jo i otisak peata organa uprave koji prima potu. Otisak peata ne stavlja se u dostavnoj knjizi.

Prijem pote koja se organu uprave dostavlja preko potanske slube, kao i podizanje pote iz potanskog pregratka vre se po propisima kojima je ureen nain rada u potanskom saobraaju.

Prilikom prijema, odnosno podizanja pote iz potanskog pregratka, ovlateni zaposleni u pisarnici ne smije podii poiljku na kojoj je oznaena vrijednost ili je u pitanju preporuena poiljka ako utvrdi da je poiljka oteena. U tom sluaju on e zahtijevati od odgovornog zaposlenog u poti, odnosno od nadlene jedinice potanske slube, da se obim i vrsta oteenja komisijski utvrde, o emu treba sainiti zapisnik, pa tek tada preuzeti tu poiljku.

Poiljke primljene u vezi s nadmetanjem, konkursom i slino, zaposleni u pisarnici ne otvara nego je duan na koverti uz otisak prijemnog tambilja upisati datum i vrijeme njihovog prijema i odmah dostaviti dravnom slubeniku zaduenom za obavljanje daljnjih poslova u vezi s tim.

Ako je uz kovertu ili akt priloena dostavnica, ovlateni zaposleni u pisarnici duan je na dostavnici upisati slovima datum prijema, potpisati dostavnicu i staviti otisak peata organa uprave i odmah je vratiti poiljaocu.

Ako stranka lino predaje podnesak i trai da joj se izda potvrda o prijemu podneska, zaposleni koji prima podnesak duan je izdati potvrdu, nakon to ju je potpisao i ovjerio peatom organa uprave. Ova potvrda mora se izdati ako se po podnesku mora donijeti rjeenje ili zakljuak u upravnom postupku. U potvrdu se mora upisati zakonski rok u kojem podnesak treba biti rijeen. Potvrda se izdaje na propisanom obrascu.

b) Postupak s aktima na kojima je obavezna taksa i s aktima za ije rjeavanje nije nadlean organ uprave

Zaposleni koji prima potu neposredno od stranke duan je naroito voditi rauna o tome koji akti i isprave podlijeu plaanju takse, kolika je visina takse predviena za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u kojim sluajevima postoji zakonska osnova za oslobaanje od plaanja takse.

U pogledu akata bez takse ili akata s nedovoljnom taksom ili neispravnosti u uplati takse, treba postupiti prema vaeim propisima o taksama. U ovim sluajevima zaposleni koji prima potu od stranke treba joj ukazati na te nedostatke i pouiti je kako da ih otkloni, a ako je podnesak primljen preko potanske slube, a nema taksu, ili je nedovoljna taksa treba to konstatovati kratkom slubenom zabiljekom na podnesku, koja se upisuje pored otiska prijemnog tambilja.

Ako slubenik koji prima potu utvrdi da organ uprave nije nadlean za prijem akata (podnesaka), stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se obrati nadlenom organu uprave.

Ako stranka zahtijeva da se njen podnesak primi, zaposleni je duan podnesak primiti, s tim to treba sainiti zabiljeku na ve navedeni nain.c) Otvaranje i pregledanje pote

Ovlateni zaposleni u pisarnici duan je cjelokupnu primljenu potu, neotvorenu, dostaviti rukovodiocu organa uprave ili dravnom slubeniku ovlatenom za otvaranje i pregledanje pote.

Poiljke koje se odnose na raspisana nadmetanja, konkurse i sl. otvara komisija ili drugi organ osnovan za te poslove, ako nije drugaije odredio rukovodilac organa uprave.

Pota koja glasi na ime odreenog dravnog slubenika ili zaposlenog u organu uprave uruuje se neotvorena tom licu. Ako primalac nakon otvaranja poiljke utvrdi da poiljka predstavlja slubeni akt, duan ga je, najkasnije u roku od 24 sata po prijemu, vratiti pisarnici radi evidentiranja.

Uz podnesak primljen u koverti obavezno se prilae i koverta, kad god datum predaje poti moe biti vaan za raunanje rokova (rok za podnoenje zahtjeva ili albe, rok za uee na konkursu i sl.), ili kad se iz podneska ne moe utvrditi mjesto odakle je poslat ili ime podnosioca, a ti podaci su oznaeni na koverti.

Prije otvaranja preporuenih poiljki i paketa ili druge slubene pote, koja je primljena oteena, a za koju postoji sumnja da je neovlateno otvarana, treba u prisustvu jo dva zaposlena sainiti slubenu zabiljeku u kojoj e se konstovati vrsta i obim oteenja poiljke i tu zabiljeku priloiti uz poiljku.

Ako se nakon otvaranja pote utvrdi da postoje odreeni nedostaci, te nedostatke treba na aktu konstatovati kratkom zabiljekom koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnog tambilja (npr. ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu, upisuje se: Primljeno bez priloga, a ako aktu nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuju nazivi tih priloga i sl.).

Ako se u koverti nae akt adresiran na neki drugi organ uprave ili pravno ili fiziko lice, na tom aktu upisuje se zabiljeka Pogreno dostavljen i na najpogodniji nain, preko kurira ili potom, dostavlja onome kome je upuen, bez zavoenja u osnovne knjige evidencija.

Ako se prilikom otvaranja pote utvrdi da je uz akt priloen novac ili neka druga vrijednost, na primljenom aktu treba kratkom zabiljekom konstatovati njihovu vrstu i iznos (npr. Primljeno 10 KM ili Primljeno potanskih maraka u vrijednosti od 3 KM, itd.)

d) Rasporeivanje (signiranje) pote, odnosno akata

Da bi se moglo pristupiti rasporeivanju pote, rukovodilac organa uprave rjeenjem utvruje organizacione jedinice, te arapskim brojevima odreuje njihove brojane oznake. Tim rjeenjem, oznake organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta odreuju se prema pravilniku o unutranjoj organizaciji organa uprave.

U pravilu, rjeenjem se za rukovodioca organa uprave odreuje broj 01, za zamjenika rukovodioca 02 (ako postoji zamjenik), a nakon toga slijede brojane oznake za organizacione jedinice redoslijedom kojim su one utvrene u pravilniku o unutranjoj organizaciji organa uprave. Ako prema tom pravilniku ne postoje organizacione jedinice, onda se u rjeenju odreuju brojane oznake za radna mjesta kojima e se pota dostavljati u rad. Prema tome, rjeenje sadri: nazive organizacionih jedinica, odnosno nazive radnih mjesta i njihovu brojanu oznaku.

Signiranje pote vri rukovodilac organa uprave ili dravni slubenik koji je ovlaten za signiranje pote, nakon to otvori i pregleda potu.

Signiranje pote vri se tako to se na svaki akt i predmet, poslije otvaranja i pregledanja pote, na prvoj stranici akta, odnosno predmeta, na slobodnom prostoru upisuje broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta (u pravilu, u desni gornji ugao prve stranice akta) kojem se pota treba dostaviti u rad, i datum otvaranja i pregledanje pote (npr. 03/26.04.2006.). Kada se zavri signiranje pote, akti, odnosno predmeti predaju se ovlatenom zaposlenom u pisarnici na daljnji postupak.

7. Zavoenje akata

a) Nain i vrijeme zavoenja akata

Kada ovlateni zaposleni u pisarnici primi signiranu potu, zavodi je (upisuje) u

odgovarajuu osnovnu knjigu evidencije. Akti se zavode istog dana kada su primljeni, s tim da telegrami i akti s odreenim rokovima i drugi hitni akti treba da budu zavedeni prije ostalih akata i treba odmah da se dostave u rad nadlenom dravnom slubeniku.

Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili drugih opravdanih razloga akti ne mogu zavesti istog dana kada su primljeni, ti akti moraju se zavesti najkasnije prvog narednog radnog dana, prije zavoenja nove pote i to pod datumom kada su primljeni u organu uprave.

U knjige evidencije ne zavode se poiljke koje ne predstavljaju slubenu prepisku (rauni, slubene novine, asopisi i dr.).

Ako se za odreene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije predviene Uputstvom o nainu vrenja kancelarijkog poslovanja, u tom sluaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu evidenciju, u skladu s propisom o toj evidenciji.

Zavoenje akata u odgovarajuu osnovnu knjigu evidencije vri se tako to se, prethodno, mora odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada. Pri tome treba naroito voditi rauna da se odvoje predmeti upravnog postupka od akata poslovanja i ostalih slubenih akata. Svojstvo predmeta upravnog postupka odreuje se prema tome da li e se postupak po tim predmetima okonati donoenjem upravnih akata (rjeenja i zakljuka).

Ako se ne donosi upravni akt, onda predmet ima svojstvo akta poslovanja, odnosno raspolaganja.

b) Prijemni tambilj

Nakon to se akt zavede u odgovarajuu osnovnu knjigu evidencije, pristupa se stavljanju otiska prijemnog tambilja na akt. Otisak tog tambilja stavlja se, u pravilu, u gornji desni ugao prve stranice akta, a ako tu nema dovoljno mjesta, stavlja se na drugo pogodno mjesto na prvoj stranici, vodei pritom rauna da tekst akta ostane potpuno itak i razumljiv.

U sluaju da na prednjoj strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog tambilja treba staviti u gornji lijevi ugao poleine akta.

Ako su sve strane akta u cjelini popunjene tekstom, otisak prijemnog tambilja treba staviti na jednu polovinu ili jednu etvrtinu posebnog papira i privrstiti ga uz akt. Otisak prijemnog tambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.

8. Evidencija o predmetima i aktima

a) Upisnici predmeta upravnog postupka UP-1 i UP-2

Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) i Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2) vode se na jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50x40 cm.U ove upisnike zavode se akti po hronolokom broju predmeta, koji se oznaavaju rednim brojevima, a u pogledu popunjavanja ostalih rubrika, data su uputstva na samom obrascu.

Upisnici se zakljuuju na kraju kalendarske godine (31. decembra), slubenom zabiljekom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.

Ova zabiljeka sadri: ukupan broj prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka koji su zavedeni u toj godini, datum i potpis slubenog lica ovlatenog za voenje uredskog poslovanja i otisak peata organa uprave.

b) Djelovodnik predmeta i akata

Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom obrascu vodoravnog formata A3. U ovom djelovodniku akti se zavode po hronolokom redu predmeta i akata koji se oznaavaju rednim brojevima, a u pogledu popunjavanja ostalih rubrika, data su uputstva na samom obrascu.

Djelovodnik predmeta i akata zakljuuje se na kraju kalendarske godine (31. decembra), slubenom zabiljekom napisanom ispod posljednjeg rednog broja.

c) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu

Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu vodi se na propisanom jedinstvenom obrascu vodoravnog formata A4.

Ovaj djelovodnik vodi se i zakljuuje na isti nain kao i djelovodnik predmeta i akata.

d) Arhivska knjiga

Arhivska knjiga vodi se na obrascu koji je utvren posebnim propisom o arhivskoj knjizi.e) Raunarsko voenje osnovnih knjiga evidencije

Podaci osnovnih knjiga evidenciju mogu voditi i na raunaru.

f) Omoti za predmete i akte

Svaki predmet i akt mora se uloiti u odgovarajui omot, u koji se odlau i prilozi koji se odnose na isti predmet. Evidencija u omotu za predmete i akte vodi se na prvoj unutranjoj stranici omota i treba da sadri nazive svih priloga koji se nalaze u omotu. Upisivanje tih podataka vri zaposleni u pisarnici, nakon to podnesak s prilozima uloi u odgovarajui omot. Evidencija na prednjoj i unutranjoj stranici omota je obavezna.

Omoti za predmete i akte izraeni su prema vrstama predmeta i akata na jedinstvenom obrascu formata A4, u pet boja i to:

a) u omot bijele boje ulau se predmeti i akti koji se zavode u djelovodnik predmeta i akata,

b) u omot oznaen zelenom bojom ulau se prvostepeni predmeti upravnog postupka u kojima se postupak pokree na zahtjev stranke,

c) u omot oznaen plavom bojom ulau se prvostepeni predmeti upravnog postupka u kojima se postupak pokree po slubenoj dunosti,

d) u omot oznaen utom bojom ulau se drugostepeni predmeti upravnog postupka,

e) u omot oznaen crvenom bojom ulau se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu.

Na prvoj stranici omota u gornji lijevi ugao stavlja se otisak prijemnog tambilja i on se popunjava predvienim podacima. Kod oznake Predmet upisuje se naziv akta o kojem se radi, a u gornjem desnom uglu upisuje se redni broj interne dostavne knjige pod kojim je akt evidentiran u toj knjizi.9.Dostavljanje predmeta i akata u rad (interna dostavna knjiga, prijem i otprema rauna)a) Interna dostavna knjiga

Interna dostavna knjiga slui za zavoenje akata i predmeta koji se dostavljaju u rad organizacionim jedinicama, odnosno dravnim slubenicima zaduenim za obradu.

Dostavljanje predmeta u rad vri se istog, a najkasnije narednog radnog dana, u pravilu, prije zavoenja nove pote.

Rukovodilac organizacione jedinice svojim potpisom u internoj knjizi potvruje prijem akta, a po zavrenoj obradi predmeta i njegovog vraanja u pisarnicu, to radi ovlateni zaposleni u pisarnici koji svojim potpisom potvruje prijem vraenog akta. U oba sluaja stavlja se datum prijema, odnosno datum kada je akt vraen pisarnici.

b) Knjiga za linu potu

Preko ove knjige vri se dostavljanje pote koja glasi na ime slubenog lica koje radi u organu uprave. Primalac te pote duan se potpisati u knjizi i upisati datum kada je potu primio.

Preporuene poiljke, novana pisma i druge poiljke koje glase na ime, iji je prijem u pisarnici pismeno potvren, predaju se primaocu tako to primalac te pote treba da na potvrdi o prijemu poiljke stavi svoj itak potpis i datum prijema, ako je to potrebno.

c) Karton za slubena glasila i asopise

Dostavljanje literature, asopisa, slubenih glasila i drugih publikacija vri se dravnim slubenicima koji su odreeni za njihov prijem, preko kartona za slubena glasila i asopise. U pravilu, svako glasilo, asopis ili publikacija uvodi se u poseban karton.

d) Prijem i otprema rauna

Prijem i otprema rauna vri se putem posebnih knjiga koje su za to odreene. Knjiga za otpremu rauna koristi se za dostavljanje rauna i drugih finansijskih akata u rad organizacionoj jedinici, odnosno dravnom slubeniku nadlenom za finansijsko-materijalno poslovanje u organu uprave. U knjigu za otpremu rauna upisuju se rauni i druga finansijska dokumentacija koja se otprema nadlenim organima.12. Rad dravnih slubenika ovlatenih za rjeavanje predmeta i akata

a) Prikupljanje podataka

Ako je za rjeavanje nekog predmeta potrebno prikupiti odreeni dokaz ili podatke, dravni slubenik koji je ovlaten za rjeavanje predmeta duan je prikupljanje tih dokaza i podataka vriti tako da ih dobije u to kraem roku i sa to manje trokova i da se pri tome izbjegne nepotrebno dopisivanje ili drugi kontakti.

Ako se radi o pribavljanju podataka od organizacionih jedinica, odnosno drugih dravnih slubenika istog organa uprave, to se, u pravilu, treba vriti najkraim putem (usmeno, telefonom, e-mailom, faksom). O tome se sastavlja slubena zabiljeka na posebnom papiru koji se stavlja u omot predmeta.

Ako se po podnesku stranke ne moe donijeti i dostaviti rjeenje u roku predvienom u Zakonu o upravnom postupku, dravni slubenik koji je ovlaten za rjeavanje predmeta duan je, obavezno, o tome pismeno obavijestiti stranku i upoznati je s razlozima koji su do toga doveli, upuujui je ujedno na mogunost koritenja sredstava zbog utnje administracije.

b) Sastavni dijelovi slubenog akta

Svaki slubeni akt koji donosi organ uprave ima odreene osnovne i pomone dijelove.

Osnovni dijelovi slubenog akta su:

a) zaglavlje s propisanim sadrajem,

b) naziv i adresa primaoca akta (pie se ispod zaglavlja akta),

c) oznaka Predmet i kratak sadraj pitanja na koje se predmet odnosi (pie se odmah ispod naziva i adrese primaoca akta),

d) sadraj teksta akta (pie se ispod oznake Predmet),

e) potpis ovlatenog lica (pie se na kraju iza teksta sadraja akta, s desne

strane),

f) otisak peata organa uprave (otisak peata stavlja se s lijeve strane potpisa rukovodioca organa uprave, odnosno ovlatenog dravnog slubenika).

Pomoni dijelovi slubenog akta su:

a) veza akta (Va akt br. ____ od ____ ili Na akt br. ____ od) koja se pie ispod oznake Predmet,

b) prilog, ako ga ima (pie se iza sadraja teksta akta, s lijeve strane),

c) nain otpreme, koji ukazuje da li je akt otpremljen preporueno, avionom, potom ili preko kurira (pie se iza teksta s lijeve strane).

c) Sadraj osnovnih elemenata akta

a) Zaglavlje akta sadri sljedee podatke koji se piu jedan ispod drugog: Bosna i Hercegovina, puni naziv organa uprave, broj akta (arapski brojevi), sjedite organa uprave i datum donoenja akta.

b) Bosna i Hercegovina i puni naziv organa uprave piu se na jezicima koji su u slubenoj upotrebi i na oba pisma i to tako da se s jedne strane grba Bosne i Hercegovine, koji je u sredini, pie jednim, a s druge strane drugim pismom koje je u slubenoj upotrebi.

c) Broj akta obiljeava se arapskim brojevima i sadri sljedee brojane podatke:

oznaku organizacione jedinice, klasifikacionu oznaku predmeta ili akta, redni broj akta uzet iz odgovarajue osnovne knjige evidencije i godinu zavoenja, to ini strukturu broja akta (npr. 01-32-175/2006. godine). Ispod se pie sjedite organa uprave i datum pisanja akta.

d) Naziv i adresa primaoca akta sadri puni naziv, odnosno ime i prezime primaoca akta, naziv sjedita i potanski broj, uz naznaku ulice i broja (potanskog pregratka) primaoca.

e) Oznaka ''Predmet'' sadri kratak sadraj pitanja ili materije na koji se predmet odnosi, a ispisuje se ispod naziva i adrese primaoca.

Pri odreivanju predmeta akta treba se pridravati sljedeih pravila:

a. za stvarne predmete, odnosno predmete koji se ne odnose na fizika ni na pravna lica navodi se samo kratak sadraj stvari o kojoj se u aktu raspravlja ( npr. uredsko poslovanje, objanjenje i sl.),

b. za line predmete (ukljuujui sve predmete upravnog postupka) koji se odnose na fizika ili pravna lica navodi se: ime, prezime i prebivalite (za fizika lica), odnosno naziv i sjedite (za pravna lica) i kratak sadraj pitanja koja se odnose na akt (npr. Berislav Bori, Visoko, struni ispit ili Bolnica Koevo, Sarajevo, Dodjela sredstava za nabavku bolnike opreme),

c. ako se predmet odnosi na vie lica, navodi se samo prvo lice i rije i dr..

f) Sadraj teksta akta mora biti jasan, saet i itak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraenice koje su uobiajene i lako razumljive. Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba, u pravilu, napisati njihovim punim nazivom, uz navoenje naziva, broja i godine slubenog glasila u kojima su ti propisi objavljeni.

g) Naziv dunosti i ime i prezime lica ovlatenog za potpisivanje akta pie se iza sadraja teksta akta s desne strane. Ime i prezime potpisnika akta ispisuje se bez zagrade, neposredno ispod naziva njegove dunosti.

h) Otisak peata organa uprave stavlja se na svaki slubeni akt koji se otprema. Otisak peata stavlja se s lijeve strane potpisa ovlatenog slubenog lica organa uprave i to tako da otisak peata ne zahvati tekst naziva dunosti ni potpis ovlatenog lica.

d) Sadraj pomonih dijelova akta

Pomoni dijelovi akta, u pravilu, obuhvataju sljedea pitanja, i to:

a) Ispod oznake ''Predmet'' moe se radi lakeg zdruivanja upisati:

a. broj i datum primljenog akta na koji se odgovara (Veza: Va akt broj ____ od_______) ili

b. broj i datum ranije otpremljenih akata, naroito kod reklamacije, urgencija ili naknadnih poiljki (Veza: Na broj ____ od ____).

b) Ako se uz akt dostavljaju prilozi, u tom sluaju oznaka o tome stavlja se ispod zavretka sadraja teksta akta s lijeve strane. Prilozi se oznaavaju njihovim ukupnim brojem ako se u tekstu akta navode njihovi nazivi (npr. PRILOG 3), odnosno njihovim punim nazivom ako se u tekstu ne navode njihovi nazivi (npr. PRILOG: Uvjerenje o dravljanstvu).

c) Ako se akt ne otprema obinom potom ili preko kurira, na aktu treba oznaiti nain otpreme (npr. preporueno, avionom, faksom i sl.). Ova oznaka upisuje se ispod sadraja teksta akta s lijeve strane.

d) Na kraju sadraja teksta akta, s lijeve strane, ispod oznake Prilog upisuje se oznaka ''Dostavljeno'' ispod koje se upisuju rednim brojevima nazivi organa ili fizikih ili pravnih lica kojima akt treba dostaviti. Na ovaj nain treba postupiti i u sluaju kada se primljeni akt dostavlja na rjeavanje nadlenom organu uprave, pa se o tome obavjetava poiljalac akta radi znanja.

e) Radi efikasnijeg rjeavanja, odnosno postupanja po aktu, poeljno je navesti kontakt telefon i faks poiljaoca akta, to moe biti i stalni dio podnoja akta.

e) Vraanje rijeenih predmeta pisarnici

Dravni slubenik koji je ovlaten za rjeavanje predmeta i akata duan je sve rijeene predmete i akte vratiti pisarnici, preko interne dostavne knjige. Pri tome, na primjerku akta koji ostaje u arhivi (kopija akta), ispod sadraja teksta akta s njegove lijeve strane, taj slubenik mora obavezno napisati uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupati.

Uputstvo sadri sljedee:

a) nain otpreme (preporueno, preko kurira, faksom i sl.),

b) ako se akt treba ustupiti drugoj nadlenoj organizacionoj jedinici ili drugom dravnom slubeniku istog organa uprave, upisuje se broj organizacione jedinice, odnosno dravnog slubenika kojima akt treba ustupiti na rjeavanje,

c) ako akt treba staviti u rokovnik predmeta upisuje se oznaka R i datum do kad akt treba biti u rokovniku,d) ako se akt treba arhivirati, upisuje se oznaka a/a i slina uputstva,e) na kraju, uputstvo potpisuje obraiva akta i upisuje datum.

Ako je doneseno zajedniko rjeenje za vie posebnih predmeta, dravni slubenik koji je bio obraiva predmeta duan je, na vidnom mjestu u gornjem dijelu primjerka akta koji se odlae u arhivu, upisati brojeve svih predmeta koji su zajedno rijeeni (npr. Zajedno rijeeni predmeti broj: 01-25-114/2006, 01-25-237/2006 i 01-25-537/2006).

Kada zaposleni u pisarnici primi rijeene predmete, duan je odmah provjeriti da li akt sadri sve podatke koji su vani za pravilno razvoenje akata i predmeta i njihovo otpremanje i arhiviranje. Zaposleni u pisarnici duan je upozoriti obraivaa akta na uoene nepravilnosti i kada obraiva otkloni te nepravilnosti, zaposleni u pisarnici duan je primiti traeni akt i dalje s njim postupiti na propisan nain.13. Razvoenje akata i predmeta

Kada zaposleni u pisarnici primi zavreni predmet, odnosno akt i utvrdi da nema nikakvih nedostataka, pristupa njegovom razvoenju koje se vri na sljedei nain:

a) u odgovarajue rubrike osnovne knjige evidencije (upisnik ili djelovodnik) u koju je predmet, odnosno akt zaveden, upisuje kako je predmet, odnosno akt rijeen.

Ovi podaci unose se prema tome kako je upravnim aktom (rjeenjem ili zakljukom) rijeena odreena upravna stvar, odnosno to je sadrano u obinom aktu, ako se radi o drugim predmetima i aktima (udovoljeno zahtjevu, odbijen zahtjev, dostavljeni podaci itd.),

b) ako je na predmetu, odnosno na aktu upisana oznaka a/a, to podrazumijeva da je potpuno zavren i na propisan nain odlae se u arhivu,

c) ako je na predmetu, odnosno aktu upisana oznaka R i naveden rok uvanja, tada se predmet, odnosno akt stavlja u rokovnik i uva do isteka tog roka,

d) ako je na predmetu, odnosno aktu dato uputstvo da se ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili drugom dravnom slubeniku istog organa uprave, u tom sluaju u podacima koji se nalaze u prijemnom tambilju mijenja se upisana oznaka organizacione jedinice, odnosno radnog mjesta i upisuje se oznaka organizacione jedinice, odnosno radnog mjesta kojoj se predmet, odnosno akt treba dostaviti u rad,

e) ako je u popratnom aktu napisano da se cijeli predmet, odnosno izvorni akt treba dostaviti nekom drugom organu uprave ili drugoj instituciji koja je nadlena za rjeavanje tog predmeta, odnosno akta, nakon toga to se to konstatuje u odgovarajue rubrike osnovne knjige evidencije, popratni akt s cijelim predmetom, odnosno izvornim aktom treba dostaviti organu ili instituciji, koja je naznaena u popratnom aktu, a jedan primjerak popratnog akta se arhivira.14. Otprema pote

a) Nain otpreme pote

Otpremu pote vri ovlateni zaposleni u pisarnici, u pravilu, preko potanske slube ili preko kurira.

Otprema pote vri se tako da svi predmeti preuzeti tokom radnog vremena treba da budu otpremljeni istog dana. Predmeti preuzeti poslije sklapanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, bit e otpremljeni narednog radnog dana prije novopristigle pote.

Predmeti ili akti koji se istog dana upuuju na istu adresu stavljaju se u jednu kovertu. Ako se jedan od tih predmeta alje preporueno, treba u zajedniku kovertu staviti ostale predmete koji bi se otpremali kao obine poiljke.

Ako se na istu adresu istovremeno otprema veliki broj akata ili neki drugi materijali koji ne mogu stati u kovertu, treba ih upakovati i otpremiti po vaeim potanskim propisima.

Ako nema posebnog tambilja za ove namjene, itkim rukopisom, raunarom ili

pisaom mainom u gornjem lijevom uglu prve strane koverte upisuje se: taan naziv i adresa poiljaoca i naziv akta koji se dostavlja, a na sredini koverte upisuje se: ime i prezime, odnosno naziv primaoca, zatim mjesto, odnosno sjedite primaoca, a ispod toga njegova blia adresa (potanski broj, mjesto, ulica i broj).

Koverte s povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju biti zapeaene ili na drugi pogodan nain osigurane. Peaenje koverti vri se tako to se na sredini poleine koverte utisne ig (metalni peat) preko rastopljenog peatnog voska, a na sastavcima, u svakom uglu poleine koverte, otisak peata organa uprave ili na drugi pogodan i siguran nain.

b) Knjiga za otpremu preko kurira

U ovu knjigu unose se podaci o otpremi dokumenata, predmeta, akata i drugih poiljki, koje se zbog hitnosti dostavljaju drugim organima uprave ili pravnim i fizikim licima u istom mjestu preko kurira. Primalac svojim potpisom u knjizi potvruje da je primio potu i upisuje datum prijema, bez obaveze da prijem poiljke ovjeri i peatom.

c) Knjiga za otpremu pote preko potanske slube

U knjigu za otpremu pote preko potanske slube upisuju se podaci o obinim i o preporuenim poiljkama, koje se otpremaju preko potanske slube. Ako za otpremu preporuenih poiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od potanske slube, obavezno je njihovo koritenje.

Prema tome, prije upisivanja poiljki u odgovarajue knjige, treba ih razvrstati na obine i na preporuene poiljke.B) Arhivsko poslovanje1. Arhivska djelatnost

Organi uprave, u okviru uredskog poslovanja, obavljaju i odreene arhivske poslove, to se propisuje odgovarajuim propisima.

U okviru tih poslova organ uprave obavlja poslove koje se odnose na:

a) arhiviranje rijeenih predmeta i akata, te njihovo uvanje,

b) voenje i koritenje arhivske knjige,

c) uvanje registraturskog materijala i arhivske grae nastale u njihovom radu,

d) odabiranje arhivske grae i registraturskog materijala,

e) donoenje liste kategorija registraturskog materijala s rokovima uvanja,

f) predaju arhivske grae nadlenom arhivu.

Cilj obavljanja navedenih poslova jeste da se registraturski materijal i arhivska graa koja nastane u radu organa uprave zatiti od nestajanja, unitenja te da se sauva registraturski materijal registraturskog materijala, u sreenom i sigurnom stanju, u arhivama organa uprave do preuzimanja u nadleni arhiv.

Nadleni arhiv za organe uprave Bosne i Hercegovine je Arhiv Bosne i Hercegovine.

2. Registraturski materijal

Registraturski materijal ine: spisi (akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na drugi nain sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenta, primljenih i nastalih u radu organa uprave, od znaaja za njihov tekui rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska graa koja e se trajno uvati.3. Arhivska graa

Arhivska graa je sav izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, tampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi nain zabiljeeni) dokumentacioni materijal znaajan za istoriju, kulturu i ostale drutvene potrebe, koji je nastao u radu organa uprave, bez obzira kada i gdje je nastao.

4. Arhiv i arhivska slubaCilj obavljanja navedenih poslova jeste da se registraturski materijal i arhivska graa koja nastane u radu organa uprave zatiti od nestajanja, unitenja te da se sauva registraturski materijal registraturskog materijala, u sreenom i sigurnom stanju, u arhivama organa uprave do preuzimanja u nadleni arhiv.

Nadleni arhiv za organe uprave Bosne i Hercegovine je Arhiv Bosne i Hercegovine.

Arhiv Brko distrikta BiH osniva Gradonaelnik a djelovae kao Podojeljenje u Odjeljenju za Javni registar.5. Arhiviranje i uvanje zavrenih predmeta i akata

Zavrna faza u obavljanju uredskog poslovanja je arhiviranje predmeta i akata. Svaki organ uprave u okviru svoje pisarnice ima arhivu. U arhivu se odlau zavreni (rijeeni) predmeti i akti.

Prije stavljanja predmeta u arhivu vri se njihovo sreivanje tako to se slau po klasifikacionim oznakama, a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajue knjige evidencije (upisnik, djelovodnik i dr.) u koju su zavedeni.

Ako se neki predmet ili akt treba izuzeti iz arhive, to se moe uiniti samo uz izdavanje reversa.

Kada postoji potreba da se predmet ili akt koji se nalazi u arhivi razgleda ili prepie, te radnje mogu se obaviti u skladu s odredbom ZUP-a.

O aktima, dokumentima, uvjerenjima, potvrdama i sl., koje se nalaze u arhivi organa uprave, mogu se izdavati njihovi prijepisi na nain kako je to regulisano propisima o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prijepisa.

6. Voenje i koritenje arhivske knjige

Arhivsku knjigu, u koju se evidentira ukupni registraturski materijal koji nastane u radu organa uprave u toku jedne godine, duni su voditi svi organi uprave. Registraturski materijal upisuje se u arhivsku knjigu na kraju svake godine. Predmeti i akti upisuju se po godinama, klasifikacionim oznakama, vrsti i koliini materijala. Kada se registraturska jedinica upie u arhivsku knjigu, onda se na registraturskoj jedinici upisuju sljedei podaci: redni broj iz arhivske knjige pod kojim je jedinica zavedena, klasifikaciona oznaka predmeta ili akta koji su odloeni u registratursku jedinicu i rok uvanja. Rok uvanja odreuje se prema listi kategorija registraturskog materijala s rokovima uvanja.

Nakon to se izvri upis u arhivsku knjigu cjelovitog registraturskog materijala, organi uprave duni su, najkasnije do 30. aprila naredne godine, dostaviti nadlenom arhivu prijepis ili fotokopiju onog dijela arhivske knjige u kojem je upisan registraturski materijal za proteklu godinu.

7. Lista kategorija registraturskog materijala s rokovima uvanja

Listu kategorija izrauje komisija sastavljena od strunih lica koja poznaju vrstu i znaaj predmeta i akata iz nadlenosti organa uprave i koja su sposobna da ocijeni znaaj tih akata i predmeta za naune, historijske i druge drutvene potrebe.

Osnovni zadatak liste je utvrivanje kategorija registraturskog materijala i rokova uvanja tog materijala. Rokovi uvanja mogu biti odreeni na mjesece, godine i trajno. Rok uvanja odreuje se prema procjeni od kakvog je znaaja registraturski materijal za historiju, nauku i druge drutvene potrebe, a uzimaju se u obzir i potrebe samog organa uprave.

8. Postupak odabiranja arhivske grae iz registraturskog materijala

Arhivska graa odabira se iz registraturskog materijala. To se vri na nain da se iz registraturskog materijala izdvoje oni dijelovi registraturskog materijala za koje se ocijeni da je prestala vanost za tekui rad (bezvrijedni registraturski materijal), a nemaju svojstvo arhivske grae.

Odabiranje arhivske grae i izdvajanje bezvrijednog materijala vri komisija koju imenuje rukovodilac organa uprave. Komisija sastavlja popis bezvrijednog registraturskog materijala. Nakon toga, predstavnik arhiva i komisija sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg arhiv izdaje rjeenje za otpis bezvrijednog registraturskog materijala.

9. Unitenje arhivske grae i registraturskog materijala

10. Uslovi za uvanje registraturskog materijala i arhivske grae

Organi uprave duni su registraturski materijal i arhivsku grau iz svoje nadlenosti uvati u sreenom stanju i na sigurnom mjestu, sve do njihove predaje nadlenom arhivu.

Za uvanje registraturskog materijala i arhivske grae moraju se osigurati propisani uslovi u posebno osiguranim prostorijama s odgovarajuim klimatskim, hemijsko-biolokim i fizikim uslovima, koji se redovno kontroliu, i odgovarajuom arhivskom opremom. Pod arhivskim prostorijama podrazumijeva se pisarnica i arhivski depo.

U pisarnici se uvaju rijeeni predmeti i akti najdue godinu dana od dana kada su rijeeni. Nakon isteka tog roka, registraturski materijal i arhivska graa treba da bude iz pisarnice prenesena i smjetena u arhivski depo. U tom depou uva se do predaje nadlenom arhivu.