KARTA HOSTA pro 3. tisíciletí Uživatelský manuál pro ubytovatele a poskytovatele slev OBSAH 1. Co je KARTA HOSTA 2. Dotace od ROP NUTS II Severovýchod 3. Popis a provázanost systému 4. Minimální požadavky na HW a SW 5. Instrukce pro ubytovatele v Peci a Velké Úpě a. Jak získat magnetické karty b. Jak aktivovat kartu c. Zadávání údajů do elektronického formuláře d. Deaktivace karty e. Práce se seznamem hostů, tisk f. Evidence cizinců g. Změna přístupových údajů 6. Instrukce pro poskytovatele slev a. Jak se zapojit do systému b. Jak ověřovat platnost magnetické karty 7. Kontakty v případě dotazů Příloha I: Pomocný evidenční list k tisku Sepsal: Bc. Luboš Brát, v Peci pod Sněžkou 27. 12. 2011
Transcript
1
KARTA HOSTA pro 3. tisíciletíUživatelský manuál pro ubytovatele a poskytovatele slev
OBSAH1. Co je KARTA HOSTA2. Dotace od ROP NUTS II Severovýchod3. Popis a provázanost systému4. Minimální požadavky na HW a SW5. Instrukce pro ubytovatele v Peci a Velké Úpě
a. Jak získat magnetické kartyb. Jak aktivovat kartuc. Zadávání údajů do elektronického formulářed. Deaktivace kartye. Práce se seznamem hostů, tiskf. Evidence cizincůg. Změna přístupových údajů
6. Instrukce pro poskytovatele sleva. Jak se zapojit do systémub. Jak ověřovat platnost magnetické karty
7. Kontakty v případě dotazů
Příloha I: Pomocný evidenční list k tisku
Sepsal: Bc. Luboš Brát, v Peci pod Sněžkou 27. 12. 2011
2
1. Co je KARTA HOSTA
KARTA HOSTA je produkt Města Pec pod Sněžkou, který byl spuštěn v roce 2007. V prvních 4 letech měla Karta hosta podobu papírové průpisky v evidenční knize hostů ubytovaných v obci. Pec pod Sněžkou vydala své vlastní evidenční knihy, do kterých ubytovatelé zapisovali své hosty a plnili tím svou zákonnou povinnost evidenční a následně povinnost odvádět rekreační poplatky a poplatky z ubytovací kapacity.
V roce 2009 podalo město Pec pod Sněžkou za pomoci Sdružení cestovního ruchu a propagace v Peci pod Sněžkou žádost o dotaci z Regionálního operačního programu NUTSSII Severovýchod na zavedení magnetické Karty hosta a zefektivnění celého systému evidence hostů a slev pro ubytované.
Díky přidělení dotace (viz příští kapitola) bylo možné přejít z papírové formy Karty hosta na magnetickou, zároveň vytvořit elektronickou evidenci hostů a zefektivnit poskytování slev díky čtečkám magnetických karet (viz kapitola 3. Popis a provázanost systému).
2. Dotace od ROP NUTS II Severovýchod
Projekt „Karta hosta pro 3. tisíciletí“ je spolufinancován z Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod, v rámci prioritní osy 13.3.2 Cestovní ruch a oblasti podpory Marketingové a koordinační aktivity v oblasti cestovního ruchu. Projekt je zaměřen na zastřešení a rozvoj aktivit města Pec pod Sněžkou v oblasti cestovního ruchu, vybudování atraktivní a dynamické nabídky slev a bonusů pro turisty a zvýšení návštěvnosti spolu s posílením pozice města. Obsahem projektu je zavedení systému elektronické registrace hostů města, poskytování slev těmto návštěvníkům a rovněž vybírání rekreačních poplatků za pobyt. Cílovými skupinami jsou turisté, podnikatelské subjekty ve městě i obyvatelé města.
V rámci realizace projektu je zaveden systém elektronické registrace hostů (přes internet), bylo provedeno zaškolení ubytovatelů v Peci pod Sněžkou pro práci s novým systémem evidence a poskytování slev. Projekt dále realizuje propagační kampaň zahrnující výrobu tiskových informačních materiálů a mediální inzerci projektu (tisk, rádio, billboard). Realizace projektu probíhá od 1.9.2010, termín ukončení projektu je 15.3.2012. Celkové způsobilé výdaje projektu: 1.517.346,00 Kč, výše schválené dotace je 1.403.544,88 Kč.
Operační program: Regionální operační program NUTS II SeverovýchodPrioritní osa: 13.3.2 Cestovní ruchOblast podpory: Marketingové a koordinační aktivity v oblasti cestovního ruchuNázev projektu: Karta hosta pro 3. tisíciletíRegistrační číslo projektu: CZ.1.13/3.2.00/14.000880
3
3. Popis a provázanost systému
Do systému Karta hosta vstupují 4 druhy uživatelů. 1) Rekreant, který přijede do Pece pod Sněžkou a ubytuje se zde. Dále jen rekreant2) Ubytovatel (podnikající v katastru obce) dále jen … ubytovatel3) Poskytovatel služeb a tím pádem i slev na Kartu hosta. Dále jen poskytovatel4) Kontrolní úředník Městského úřadu. Dále jen úředník.
Rekreant přijede do obce, zde se ubytuje u některého z místních ubytovatelů. Při zápisu je mu v recepci ubytovatele vystavena magnetická Karta hosta, která s sebou nese přednastavený jednoznačný identifikátor (vytištěný na potisku karty i uvedený na magnetické stopě). Ubytovatel před vydáním karty tuto zaregistruje – přiřadí této kartě údaje o svém rekreantovi (jméno, bydliště, datum narození, termín pobytu a počet osob). Rekreant během svého pobytu v obci využívá služeb poskytovatelů, na které obdrží po předložení Karty hosta slevu ve stanovené výši. Při čerpání slevy je načtena z karty její identifikace, přes internet je identifikován rekreant na serveru a zkontrolována platnost karty a vložen do systému je údaj o poskytnuté slevě.Při odjezdu si rekreant svou Karta hosta ponechává a může ji při dalším pobytu opětovně použít. Ubytovatel při dalších pobytech načítá údaje z Karty hosta uložené v minulosti. Úředník městského úřadu má kdykoliv možnost si na svém pracovišti zjistit všechny dostupné statistiky – kolik který ubytovatel ubytoval hostů, jak je která služba využívána, statistiky atd.
Hardwarové řešení- KARTA HOSTA je plastiková magnetická karta s přednastavenou jednoznačnou identifikací shodnou na trvalém potisku karty i na elektronickém nosiči. - TERMINÁLY POSKYTOVATELŮ jsou čtečky magnetických karet připojitelné k PC přes USB- CENTRÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ DAT je dedikovaný server umístěný v rychlém a spolehlivém uzlu.
Softwarové řešení- Robustní a bezpečná SQL aplikace na straně serveru s uloženými všemi údaji z magnetických karet- Webová aplikace pro ubytovatele umožňující registraci karty a přiřazení údajů o rekreantovi - Webová aplikace obsluhující magnetickou kartu u poskytovatelů slev a umožňující k načtené Kartě hosta odeslání údajů o poskytnuté slevě na server- Klientská či webová aplikace pro PC umožňující výstup statistik týkajících se jednotlivých ubytovatelů, poskytovatelů i rekreantů.
Výhody pro všechnySystém je výhodný pro všechny zúčastněné subjekty – ubytované hosty, ubytovatele, poskytovatele slev i Město Pec pod Sněžkou.
4
A) Ubytovaný host získává s magnetickou Kartou hosta první suvenýr z Pece pod Sněžkou, který mu zůstává i po odjezdu. Na Kartu hosta může čerpat slevy dle vydaného seznamu (aktualizuje se každý půlrok) a díky tomu ušetří peníze. Při opětovném ubytování v Peci u stejného ubytovatele nemusí předkládat při zápisu svůj OP či jiný doklad totožnosti. Postačí přivést si znovu svou Kartu hosta.
B) Ubytovatelé získávají účastí v systému marketinkový nástroj, který propaguje celé středisko Pec pod Sněžkou a Velkou Úpu. Ubytovatel zapojený do systému Karta hosta získává konkurenční výhodu před ubytovateli, kteří se do projektu nezapojili, neboť svým hostům může nabídnout slevy na lyžování, lanové dráhy a další. Seznam ubytovatelů, kteří vydávají magnetické slevové Karty hosta je viditelně vyvěšen na oficiálních stránkách města www.pecpodsnezkou.cz. Významným usnadněním práce ubytovatele s evidencí hostů je vedení elektronické evidence, která automaticky počítá výši odvodu rekreačních poplatků a poplatků z ubytovací kapacity.
C) Poskytovatelé slev získávají zapojením do systému Karta hosta významnou reklamu, neboť každý z návštěvníků Pece má v ruce slevovou kartu přímo k poskytovateli do podniku. Je nasnadě, že host zamíří do lyžařské školy, k vleku či do restaurace kde dostane slevu spíše než jinam. Svým zapojením do systému slev pak poskytovatelé dávají celému systému atraktivitu pro návštěvníky Pece, která je nezbytná pro chod Karty hosta.
D) Město Pec pod Sněžkou získává projektem Karta hosta významného pomocníka při výběru rekreačních poplatků od ubytovatelů. Ubytovatelé, kteří se vyhýbali poplatkové povinnosti jsou nuceni samotnými hosty, aby jejich zápisem aktivovali slevovou Kartu hosta a s tím jde neodpojitelně i evidence poplatkové povinnosti. Kromě zlepšení výběru ubytovacích poplatků získává navíc Město Pec pod Sněžkou statistická data o využívání jednotlivých služeb v obci, díky čemuž je možné efektivněji plánovat rozvoj obce.
E) Systém Karta hosta umožňuje tisk údajů o ubytovaných cizincích. Aby ubytovatel splnil svou zákonnou oznamovací povinnost o pobytu cizinců vůči Cizinecké Policii, mohou být údaje o nově ubytovaných vytisknuty, podepsány a odeslány / odevzdány Cizinecké Policii (viz kapitola 5.f).
Minimální systémové požadavky na hardware pro funkčnost systému Karta hosta jsou: Jakékoliv PC / Mac / IPAD či notebook s připojením na internet.
Minimální softwarové požadavky jsou: - Operační systém Windows XP- Internetový prohlížeč MS Internet Explorer 8, či Google Chrome 15, Mozilla
Firefox 8. Pokud máte prohlížeč staršího data (dva a více let), je nutné aktualizovat jej na nejnovější verzi.
- V internetovém prohlížeči musí být povolen JavaScript
6
5. Instrukce pro ubytovatele v Peci a Velké Úpě5.a Jak získat magnetické karty pro své hosty
Nejprve je třeba zaregistrovat své ubytovací zařízení u správce poplatků na Městském úřadě Pec pod Sněžkou. Dodržení této zákonné povinnosti provozovatele ubytování je nezbytným prvním krokem.Při registraci je ubytovací zařízení vloženo do systému a ubytovatel obdrží přístupové kódy a rovněž i zásobu magnetických karet. Vydávají se v krabicích po 250 ks.
5.b Jak aktivovat kartu
Před vydáním magnetické karty ubytovanému je třeba ji zaregistrovat přes internet a tím ji zaktivovat na dobu pobytu. Aktivace se provádí po přihlášení na adrese http://admin.kartahosta.czPo navedení internetového prohlížeče na výše uvedenou adresu se zobrazí přihlašovací formulář, do kterého zadá ubytovatel své přístupové kódy (login a heslo), které obdržel při registraci na Městském úřadu.
5.c Zadávání údajů do elektronického formuláře
Po přihlášení se automaticky otevře dialog pro zadání nového hosta = aktivaci magnetické karty. Do intuitivního formuláře zadáváte nejprve šestimístné číslo magnetické karty, datum příjezdu a odjezdu hosta (= platnost jeho Karty hosta), dále jméno, příjmení, datum narození, číslo OP a adresu trvalého bydliště. U cizinců i národnost a případně vízum. Tím zadáte takzvanou hlavní osobu (např. organizátora zájezdu, otce rodiny atd.).
Kromě této hlavní osoby můžete na jednu magnetickou kartu zadat i libovolný počet dalších osob. Magnetická Karta hosta tak může být vydávána na osobu nebo na celý zájezd či školní skupinu. Přidávání se provede kliknutím na jednu z ikon: +dospělý, +skupina dospělých, +dítě, +skupina dětí, +cizinec
POZOR DŮLEŽITÉ! Pokud zadáváte více cizinců na jednu kartu, musíte použít možnost +cizinec ať se jedná o dospělé osoby nebo děti. Pokud zvolíte k hlavní osobě – cizinci např. +dítě, pak systém předpokládá, že dítě je české národnosti!
ID karty – zadejte šestimístné číslo vydávané magnetické Karty hosta (je uvedené na potisku)Příjezd – zadejte datum příjezdu (můžete vybrat v kalendáři kliknutím na příslušný den)Odjezd – zadejte datum odjezduÚčel pobytu – můžete vybrat rekreace, práce, školení. Zadávejte podle skutečnosti.Příjmení – napište příjmení hlavní osoby Jméno – zadejte křestní jméno hlavní osobyDatum narození – zadejte datum narození hlavní osoby. Zadávejte čísla pomalu a bez teček mezer či pomlček. Číslo OP / cest. dokladu – zadejte číslo občanského průkazu, pasu či jiného cestovního dokl.Trvalé bydliště – zadejte úplnou adresu ubytovaného hosta (hlavní osoby)Stát – vyberte ze seznamu stát, odkud host přijel
- národnost, vízum – u cizinců se zadává i národnost a případně číslo víza
8
Vyberte – vyberte údaj odpovídající hlavní osobě: dospělý / dítě / důchodce 70+ let / student / ZTP/P. Zadávejte podle skutečnosti.+ dospělý – po rozkliknutí je možné zadat další dospělou osobu na kartu. Lze přidávat neomezené množství osob na jednu kartu. Nepoužívejte pro cizince!+ skupina dospělých – je možné přidat více dospělých najednou. Zadává se počet, identifikační číslo jejich seznamu a název skupiny (vhodné např. pro teambuilding, ...). Nepoužívejte pro cizince!+ dítě – přidání dítěte na kartu. Nepoužívejte pro děti - cizince!+ skupina dětí – je možné přidat více dětí najednou. Zadává se počet, identifikační číslo seznamu a název skupiny (školy). Nepoužívejte pro děti - cizince!+ cizinec – přidání cizince dospělého či dítěte
U dospělé osoby je třeba zadat stejné údaje jako u hlavní osoby, u skupiny dospělých jen jejich počet, číslo seznamu1 a název skupiny (např. „klub turistů Rychnov“). Na jednu Kartu hosta můžete přidávat i více skupin nebo různě kombinovat dospělé, děti, skupiny, cizince. U dětí se udává jen jméno, příjmení a datum narození. U skupiny dětí se opět uvede jen jejich počet, číslo seznamu a název skupiny (např. „Gymnázium Kolín, 4. B“).
Na každou Kartu hosta máte možnost uložit si i nějaké nepovinné údaje o hostovi – E-mail, telefonní číslo, SPZ vozidla nebo libovolnou poznámku.
Po vyplnění formuláře JE TŘEBA JEJ ULOŽIT KLIKNUTÍM NA TLAČÍTKO „Uložit“! Teprve tímto uložením je karta aktivována a host může čerpat slevy.
POZOR! Po uložení již není dovolen žádný způsob editace záznamu. Proto si před uložením vždy překontrolujte, zda jsou správně zadané všechny údaje. Především počet osob a datum příjezdu a odjezdu. Zda jste rozlišili správně cizince a Čechy.
STÁLÍ HOSTÉ. Pokud se k vám vrací hosté, kteří u vás již v minulosti byli a při zápisu vám dají ke znovu-aktivování svou původní Kartu hosta. Zadejte do kolonky „ID Karty“ číslo této jejich karty. Po zadání se zobrazí dialog „Karta byla již dříve vydána. Načíst údaje z minula?“ Pokud potvrdíte „OK“, načtou se do kolonky z minulé návštěvy.
5.d Deaktivace karty
Pokud nastane případ, kdy ubytovaní hosté chtějí předčasně odjet, pak je možné jejich kartu deaktivovat. Pokud byste kartu nedeaktivovali, pak za ně budete muset odvést rekreační poplatky stejně, jakoby zůstali až do plánovaného konce pobytu.
1 Pokud přidáváte skupinu více osob, je vaší zákonnou povinností přiložit seznam osob, který obsahuje stejné náležitosti, jako hlavní osoba (jméno, příjmení, rok narození, číslo OP, adresa trvalého bydliště). Seznam si označte nějakým svým libovolným identifikátorem – kódem (např. tužkou do rohu papíru). Seznam má ubytovatel povinnost uschovat a předložit ke kontrole 2x ročně na MěÚ Pec pod Sněžkou při placení RP a UK poplatků.
9
Klikněte v horní liště na tlačítko „Deaktivace karty“. Zadejte číslo Karty hosta odjíždějících rekreantů a klikněte na Deaktivovat. Tím je pobyt ukončen a ubytovatel bude hradit rekreační poplatky jen do doby deaktivace. Číslo karty si můžete buďto vyžádat přímo od hosta nebo dohledat v Seznamu ubytovaných hostů (viz dále).
DŮLEŽITÉ! Pro hosta však zůstává Karta hosta aktivní k čerpání slev až do půlnoci toho dne, kdy byla karta deaktivována. Může tak při odjezdu ještě využít případné slevy.
5.e Práce se seznamem hostů, tisk
Pro procházení již vydaných karet slouží funkce „Seznam ubytovaných hostů“. Zde se zobrazuje tabulka s dříve ubytovanými hosty s možností zobrazit si údaje ke každé kartě. K lepší orientaci v seznamu nebo k vyhledání slouží takzvaný filtr. V záhlaví tabulky je vidět řádek s hodnotami Číslo karty, Od – Do, Hledat podle jména, Rok narození a Stát. Pokud některé z kolonek vyplníte, budou se zobrazovat jen záznamy vyhovující zadání. Při vyplnění více kolonek se používá logická spojka AND.
Na běžné zobrazení nejnověji vydaných karet se vrátíte kliknutím na tlačítko „Zrušit“.
V seznamu dále vidíte Vaši poplatkovou povinnost – celkovou i rozdělenou na RP (rekreační poplatky) a UK (poplatky z ubytovací kapacity). Pokud chcete znát svou poplatkovou povinnost za určité období (např. jen za zimu), pak nastavíte filtr na termín 15. 10. až 15. 3.Pozor, při filtrování podle data se bere v potaz datum odjezdu.
Karty, které jsou momentálně aktivní se zobrazují zeleným čtverečkem vlevo od jména. Starší / deaktivované záznamy pak červenou barvou.
Seznam je možné i vytisknout kliknutím na ikonu tiskárny nebo zvolit v prohlížeči „Soubor –Tisk“
10
5.f Evidence cizinců
Cizince je možné zadávat obdobným způsobem jako české návštěvníky hor. Postačí vybrat v seznamu Stát odkud přijel. Předvyplní se kolonka národnost a pokud k nám má mateřský stát cizince vízovou povinnost, zadejte jeho číslo víza.
POZOR! Pokud zadáváte více cizinců na jednu Kartu hosta, musíte použít vždy volbu +cizinec, nikoliv +dospělý či +dítě. V opačném případě nebudou další osoby na Kartě zařazeny do evidence cizinců!
Systém Karta hosta byl rozšířen o funkci „Seznam cizinců“ za účelem evidence a oznamování cizinců Ciznecké policii.
1) Klikněte na „Seznam cizinců“, zobrazí se seznam všech ubytovaných cizinců. 2) Dále VYBERTE CIZINCE K TISKU kliknutím do příslušného řádku. Výběr
uvidíte - zašrtnutým políčkem zcela vlevo na příslušném řádku. Řádek k tisku bude rovněž zobrazen zeleným podbarvením.
3) Dále klikněte na TISKNOUT a zobrazí se tisknutelná tabulka. 4) Tu pak můžete vytisknout funkcí Soubor – Tisk v prohlížeči nebo kliknutím na
„TISK“ nad tabulkou. DOPORUČUJEME ZVOLIT TISK NA ŠÍŘKU STRÁNKY.5) Vytiskněte si nově ubytované cizince ve dvou kopiích a obě nechte hosty podepsat.
11
6) Jednu kopii odevzdejte do 3 pracovních dní na Cizineckou policii (či na služebnu Policie ČR v Peci pod Sněžkou). Druhou kopii si ponechte uschovanou pro případ kontroly provozovny ze strany Cizinecké policie.
12
Poznámka: Seznam cizinců je očíslován inkrementální řadou – jedná se o obdobu číslování stránek u papírové knihy cizinců. Díky tomuto číslování lze zkontrolovat, že žádný cizinec nebyl opomenut při plnění oznamovací povinnosti vůči Cizinecké Policii.
5.g Změna přístupových údajů
Při registraci do systému Karta hosta je každému uživateli vytvořeno náhodné heslo. Po nalogování je dobré si jej změnit na heslo, které si zapamatujete. Provedete to pod odkazem Aplikace – Změna hesla.
13
6. Instrukce pro poskytovatele slev 6.a Jak se zapojit do systému
Karta hosta je společný produkt Města Pec pod Sněžkou a Sdružení cestovního ruchu a propagace v Peci pod Sněžkou (dále jen Sdružení). Sdružení je tvořeno svými členy z řad podnikatelských subjektů v katastru obce. Město je pak majoritním členem Sdružení. Vstup do Sdružení je otevřen pro každého zájemce za dodržení podmínek uvedených v jeho stanovách. Zapojení do systému poskytovatelů slev je umožněno členům sdružení. Pokud některý podnikatelský subjekt hodlá poskytovat slevy na Kartu hosta, je třeba aby nejprve do Sdružení vstoupil (Kontakt viz kapitola 7. Kontakty v případě dotazů).Po zapojení do systému slev je třeba zaregistrovat se jako poskytovatel u správce poplatků na městském úřadu Pec pod Sněžkou. Obdržíte přístup do systému, login a heslo. Rovněž obdržíte čtečku magnetických karet k ověřování jejich platnosti.
PRO VAŠI INFORMACI: Čtečka magnetických karet slouží jen jako další HW vstup do PC. Pokud projedete čtečkou magnetickou kartu, toto zařízení provede jen to, že nasimuluje klávesnicový vstup – napíše číslo karty a odešle formulář klávesou ENTER. Takže i bez čtečky magnetických karet je možné ověřit platnost – opsáním čísla karty z potisku konkrétní Karty hosta.
6.b Jak ověřovat platnost magnetické karty
Naveďte váš internetový prohlížeč na adresu http://admin.kartahosta.cz a zde zadejte své přístupové údaje.
Po úspěšném přihlášení se zobrazí jednoduché okénko, do kterého je možné zadat buďto klávesnicí nebo připojenou magnetickou čtečkou číslo kontrolované Karty hosta. Pokud je Karta hosta platná, zobrazí se toto hlášení:
Kromě informace od kdy do kdy je karta platná se zobrazí i důležitý údaj pro kolik osob je platná. V případě vyobrazeném na snímku je možné poskytnout slevu na službu pro 16 osob.V případě, že Karta hosta je již po expiraci (host již není ubytován v Peci či Velké Úpě) nebo karta nebyla ještě aktivována, pak se zobrazí graficky odlišná informace:
15
7. Kontakty v případě dotazů
V případě technických problémů s HW (čtečky karet). Kontaktujte dodavatele systému – firmu Skip Hardware:
Příloha I: Pomocný evidenční list k tiskuPokud nemáte možnost od hosta zapůjčit OP či zaevidovat jej okamžitě, můžete vytisknout list v příloze a nechat jej hosta vyplnit. Kartu pak zaevidujte podle údajů v pomocném listu.
