NEJLEPŠ Í VYJEDNÁ VÁČ JE Jak realizovat VÁ Š …...NEJLEPŠ Í VYJEDNÁ VÁČ JE VÁ Š POČ...

NEJLEPŠ Í VYJEDNÁ VÁČ JE VÁ Š POČ Í TÁČ

Každá zbytečně utracená koruna znamená o korunu méně zisku,

každá ušetřená koruna přináší o korunu větší zisk. K tomu,

abyste měli co největší úspory či nakupovali za co nejlepší ceny,

vám pomůže tento eBook. Krok za krokem vás provede

osvědčeným postupem realizace výběrových řízení s použitím

e-aukce jako velmi účinného nástroje vyjednávání.

Jak realizovat

úspěšné

výběrové řízení

s použitím

e-aukce

www.eAukceBenefico.cz I www.ExcelentniNakup.cz 1

NEJLEPŠÍ VYJEDNÁVAČ JE VÁŠ POČÍTAČ

NEJLEPŠÍ VYJEDNÁVAČ

JE VÁŠ POČÍTAČ

Jak realizovat úspěšné výběrové řízení

s použitím e-aukce

napsal

Jaroslav Cirkovský

Prohlášení

Tento materiál je informačním produktem. Jakékoliv jeho šíření nebo poskytování třetím

osobám bez souhlasu autora je zakázáno. Děkuji za respektování tohoto sdělení. Stažením

tohoto materiálu rozumíte, že jakékoli použití informací z jeho obsahu, případné úspěchy či

neúspěchy z toho plynoucí jsou pouze ve vašich rukách. Autor za ně nenese žádnou

zodpovědnost. V tomto materiálu najdete informace o produktech nebo službách třetích

osob. Tyto informace jsou pouze doporučením a vyjádřením mého názoru k této

problematice či popisem mých osobních zkušeností.

© 2013 Jaroslav Cirkovský I www.eAukceBenefico.cz I www.ExcelentniNakup.cz

http://www.eaukcebenefico.cz/

http://www.excelentninakup.cz/





Obsah

Obsah ..................................................................................................................................................... 2

1. Úvod ................................................................................................................................................... 3

2. Obecné informace o e-aukci ........................................................................................................... 5

3. Jaké výhody používání e-aukčního software přináší .................................................................. 8

4. Fáze klasického výběrového řízení ............................................................................................... 9

4.1. Fáze č. 1 Stanovení potřeb organizace – identifikace požadavku .................................. 10

4.2. Fáze č. 2 Specifikace produktu a kritérií VŘ ....................................................................... 11

4.3. Fáze č. 3 Analýza trhu ........................................................................................................... 12

4.4. Fáze č. 4 I. kolo jednání s dodavateli .................................................................................. 14

4.5. Fáze č. 5 II. kolo jednání s dodavateli ................................................................................. 14

4.6. Fáze č. 6 I. Finální výběr dodavatele a uzavření smlouvy ............................................... 15

4.7. Fáze č. 7 Realizace nákupu .................................................................................................. 15

4.8. Fáze č. 8 Monitoring plnění smluvních podmínek a hodnocení spolupráce .................. 16

4.9. Harmonogram VŘ ................................................................................................................... 16

5. e-Aukce – kdy ano a kdy ne ......................................................................................................... 18

6. e-Aukce a její fáze .......................................................................................................................... 22

7. Technologie 3. tisíciletí versus tradiční vztahy .......................................................................... 25

8. Pět nejčastějších chyb výběrových řízení a jejich možné řešení ............................................ 26

8.1. Seskupení „příbuzných“ položek do skupin ........................................................................ 27

8.2. Specifikace zboží .................................................................................................................... 27

9. Závěr ................................................................................................................................................ 29

Bonus k eBooku .................................................................................................................................. 30

ABC analýza – tu by měl znát každý nákupčí ............................................................................ 30

Paretovo pravidlo ............................................................................................................................ 30

Popis ABC analýzy ......................................................................................................................... 31

Příklad realizace ABC analýzy ..................................................................................................... 31

% sleva z ceníku ............................................................................................................................. 33





1. Úvod

Měsíčně jsou prostřednictvím internetu realizovány stovky on-line výběrových řízení

(VŘ), respektive elektronických aukcí či e-aukcí. Některé jsou velmi úspěšné, jiné méně a u

některých je možné vypozorovat prostor pro zlepšení. A protože bych rád pomohl všem

administrátorům k úspěšným VŘ/e-aukcím a zvýšení výkonnosti nákupu, tak jsem se rozhodl

napsat tento eBook.

S e-aukčním softwarem jsem se poprvé blíže seznámil v roce 2007. Od té doby jsem

realizoval či byl pozorovatelem několika stovek aukcí. Čím více jsem pronikal do tajů on-line

vyjednávání, tak tím více jsem si kladl otázky typu:

Jak je možné, že některá VŘ či e-aukce jsou úspěšná a jiná ne?

Proč se někomu účastníci do VŘ hlásí a jinému ne?

Jak to, že v některé e-aukci účastníci soutěží, snižují své nabídky a v jiné ne?

Co je potřeba udělat pro ten nejlepší výsledek?

Kde je prostor pro zlepšení?

Začal jsem se touto problematikou zabývat a hledat odpovědi. Přesvědčil jsem se, že i když

je e-aukční software velmi účinný nástroj vyjednávání, tak je to jen nástroj a záleží na

konkrétních lidech, jak s ním pracují.

Např. přihlásí-li se málo účastníků do e-aukce, tak to rozhodně není chybou tohoto nástroje.

Obchod se nedělá mezi počítači, ale mezi lidmi a tak výsledek VŘ do značné míry závisí na

úrovni komunikace.

Bavím-li se o prostoru pro zlepšení, tak nemám na mysli nastavování software, ten se

naprostá většina administrátorů naučí ovládat na vysoké úrovni a případným nováčkům

velmi rád pomůže Hotline, ale prostor pro zlepšení v přípravě výběrových řízení.

Pravděpodobně vám neprozradím žádné tajemství, když uvedu, že každé výběrové řízení

se skládá z několika fází a žádné nezačíná vyjednáváním.

Předpokládám, že se mnou budete souhlasit v tom, že když některou z úvodních fází

zanedbáte, tak je velmi pravděpodobné, že to negativně ovlivní finální výsledek.

V odborných kruzích se říká, že výsledek výběrového řízení z 80 % ovlivní příprava a

pouze z 20 % vlastní vyjednávání. Kolik času věnujete přípravě vy osobně? Je poměr

příprava versus vyjednávání stejný nebo je jiný?

Osobně jsem absolvoval snad tisíce osobních jednání s dodavateli či obchodními partnery a

jak jsem se již zmínil, realizoval či byl pozorovatelem několika stovek aukcí. Během této doby

jsem získal řadu zkušeností a poznatků, a proto věřím, že vám, čtenářům tohoto eBooku,

mám co předat. Ale vždycky tomu tak nebylo.

Zlom nastal absolvováním britského vysokoškolského programu zaměřeného na strategické

řízení. Tehdy jsem při psaní disertační práce, zaměřené na téma nákupu, musel prostudovat



http://www.jak-napsat-ebook.cz/?a_box=7yms8hx2



značné množství odborné literatury a absolvovat semináře zaměřené na problematiku

nákupu.

Velmi brzy jsem zjistil, jak málo toho vím. Uvědomil jsem si, že k tomu, aby člověk dobře

nakupoval a především řídil nákupní oddělení, nestačí mít jen několikaletou praxi, dobrou

intuici a dostatek zdravého selského rozumu – i když všechno toto je velmi důležité.

Problematika firemního nákupu mě začala velmi zajímat a díky tomu jsem k dnešnímu dni

přečetl přibližně 20 knih věnovaných nákupu či vyjednávání. Dále jsem přečetl nespočetné

množství článků, zúčastnil se celé řady kurzů, seminářů či on-line tréninků v Čechách,

Německu a USA v souhrnné hodnotě přibližně 350 000 Kč.

Na základě nabytých zkušeností jsem vybral nejdůležitější a nejpřínosnější informace

vztahující se k tématu „Jak realizovat úspěšné VŘ s použitím e-aukce“ a napsal tento

eBook.

Krok za krokem projdeme jednotlivé činnosti tak, abyste po jeho přečtení měli jasnou

představu o tom:

CO máte dělat,

JAK to máte dělat,

PROČ to máte dělat,

a KDY to máte dělat.






2. Obecné informace o e-aukci

V předchozí kapitole jsem se zmínil, že každé výběrové řízení se skládá z několika fází a e-

aukce je jedna z nich. Dříve, než si jednotlivé fáze podrobně popíšeme, se ve stručnosti

podíváme na to, co je to e-aukce a jaké výhody její využívání přináší.

Definici co je to e-aukce si vypůjčím z knihy FIREMNÍ NÁKUP A E-AUKCE Jak šetřit čas a

peníze, ve které ji autoři popisují takto: e-Aukcí rozumíme on-line výběr dodavatele ve

sdíleném webovém prostředí, kde na zveřejňovanou nejlepší nabídku některého

z dodavatelů mohou ostatní zúčastnění dodavatelé výběru reagovat zlepšováním

svých vlastních podmínek.

Osobně pak říkám, že je to nástroj pro vyjednávání s dodavateli, pomocí kterého,

v porovnání s osobním vyjednáváním, si můžete vyjednat lepší ceny a ostatní dodavatelské

podmínky.

Obrázek č. 1 – Grafické znázornění průběhu e-aukce z dílny PROe.bizu

e-Aukce využívá principu „kamenné“ aukce, ale na rozdíl od ní se vše odehrává v programu

uloženém někde na serveru přístupném po internetu. K e-aukčnímu software se přihlásíte

pomocí vašeho počítače a internetového prohlížeče. Pro lepší orientaci nezasvěcených

přikládám obrázek č. 1 graficky znázorňující princip elektronické aukce.

Uprostřed obrázku se nachází e-aukční software a prostřednictvím internetu k němu

přistupují jednotlivé zúčastněné strany – vyhlašovatel VŘ/administrátor, pozvaní dodavatelé

a pozorovatelé a dále hotline dohlížející na zdárný průběh.





Následující dva obrázky ukazují, jaký je rozdíl mezi obrazovkou administrátora (č. 2) a

účastníků (č. 3) e-aukce v software PROe.biz. Administrátor vidí veškeré dostupné

informace, zatímco uchazeč/dodavatel jen to, co mu administrátor v rámci zvolené strategie

umožní.

V tomto případě vidí nejlepší nabízené ceny a podmínky (předposlední sloupec zprava).

Dále vidí, jaké body v rámci multikriteriálního hodnocení získal (poslední sloupec vpravo

dole). Veřejní zadavatelé jsou u e-aukcí u podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek

povinni zobrazovat pořadí jednotlivých účastníků.

Podrobně je možné se softwarem PROe.biz seznámit na pravidelných otevřených

školeních.

Obrázek č. 2 – Obrazovka administrátora e-aukce





Obrázek č. 3 – Obrazovka účastníka e-aukce (potencionálního dodavatele)





3. Jaké výhody používání e-aukčního software

přináší

e-Aukce změní váš nákup v těchto oblastech:

1. Výběrové řízení proběhne velmi rychle a efektivně.

Ušetříte až 50 % času jinak nutného na celý proces výběrového řízení. Až o 50 %

snížíte také své procesní náklady na realizaci řízení.

2. Komodity a služby nakoupíte za skutečně tržní ceny.

Díky přirozené soutěživosti dodavatelů je u prvních e-aukcí na nakupovaných

komoditách dosaženo snížení cen v přibližném rozmezí 5 – 20 %. U služeb to někdy

bývá i 30 – 60 %.

3. Máte jistotu naprosté transparentnosti.

Online výběrové řízení zvyšuje jeho důvěryhodnost a upevňuje stabilitu vztahů

s dodavateli. Proces kontroly nastavíte podle svých potřeb a po skončení e-aukce vám

e-aukční software umožní vytištění protokolů o průběhu e-aukce.

Podrobně jsou přínosy popsány na http://www.eaukcebenefico.cz/e-aukcni-

software/prinosy-e-aukce/.



http://www.eaukcebenefico.cz/e-aukcni-software/prinosy-e-aukce/

http://www.eaukcebenefico.cz/e-aukcni-software/prinosy-e-aukce/



4. Fáze klasického výběrového řízení

Předpokladem realizace úspěšného klasického či elektronického výběrového řízení, je

jistá logická posloupnost činností (fází) a jejich kompletace. My se nejdříve podíváme

na klasické výběrové řízení (nazvěme jej tak), protože znalost jeho realizace považuji za

jakýsi odrazový můstek k vytvoření úspěšného elektronického výběrového řízení/e-aukce.

Odborná literatura uvádí, že fází klasického výběrového řízení je osm a pokud se nebude

jednat o jednorázový nákup, tak se jedná o sled opakujících se kroků. Obrázek č. 4 graficky

jednotlivé kroky znázorňuje. Považuji za nutné podotknout, že zmiňovaných osm fází

neplatí absolutně, stejně jako jednotlivé dílčí činnosti. Jejich počet a dílčí náplň si

samozřejmě můžete upravit dle vašich potřeb.

Obrázek č. 4 – Životní cyklus nákupního případu

Veřejní zadavatelé možná namítnou, že se jich to netýká, že takto postupují pouze

soukromé firmy, ale především u VZMR je tento postup možný.

Samozřejmě, že podlimitní a nadlimitní VZ mají svůj vlastní režim, nicméně i zde je e-

aukce dílčí fází zadávacího řízení a předchází jí jasně stanovené kroky.

Zákon veřejným zadavatelům nezakazuje možnost nechat se inspirovat privátní

sférou a realizovat první 3 fáze, respektive 4 s tím, že s dodavateli budete jednat o

předmětu VŘ za účelem jeho lepší a přesnější specifikace.





Často se setkávám s tím, že nákupčí nevěnují dostatečnou pozornost prvním třem fázím a

především pak, že považují svoji práci za dokončenou realizací nákupu.

Přitom, prvním tři fáze jsou pro úspěch celého VŘ naprosto klíčové. Ohledně osmé fáze

bych rád podoktnul, že VŘ není možné považovat za úspěšné, dokud jste se

nepřesvědčili, že to, co jste vysoutěžili, bylo také splněno.

Má-li být celé výběrové řízení úspěšné, tak je nutné věnovat pozornost všem

jednotlivým krokům a my se nyní na jednotlivé fáze podíváme.

Aby popis postupu realizace výběrového řízení nebyl jen teoretickým povídáním, zasadím jej

do konkrétní situace, kterou jsem osobně prožil, s využitím metodiky, kterou znám dnes.

Tenkrát jsem ji neznal, neznal jsem ani e-aukci a postupoval jsem dle selského rozumu.

V roce 2005 jsem se stal odpovědným za oddělení nákupu a logistiky ve státní organizaci

s 2 500 zaměstnanci. Oddělení čítalo 21 zaměstnanců, vlastní nákup jich z toho vykonávalo

7. Netrvalo mi dlouho, abych zjistil a sám se přesvědčil, že nákup v této státní firmě

nefunguje tak, jak jsem byl zvyklý z předchozích zaměstnání.

Za účelem vysvětlení správného postupu realizace VŘ jednotlivým pracovníkům, jsem vybral

komoditu pneumatik na osobní a nákladní automobily a realizoval následující vzorové VŘ na

pneumatiky značky Barum. Výsledkem mého postupu byla úspora v přibližné hodnotě

500 000 Kč bez DPH. Musím podotknout, že se necítím být odborníkem na tuto problematiku

a do té doby jsem pneumatiky nakupoval jen pro své soukromé potřeby.

Jak jsem tedy postupoval a jak můžete postupovat i vy. Jednotlivé kroky VŘ, tj. CO a JAK

jsem dělal, PROČ jsem to dělal a KDY jsem dílčí činnosti vykonával (to je dáno

harmonogramem) neplatí absolutně. Postup si můžete upravit dle vlastních potřeb, ale je

natolik universální, že jej můžete použít v případě realizace v podstatě jakéhokoliv VŘ.

4.1. Fáze č. 1 Stanovení potřeb organizace – identifikace požadavku

CO + JAK

Během relativně krátké doby nám autoprovoz (AP) předal několik dílčích objednávek na

pneumatiky různých rozměrů a počty kusů. To se stalo impulsem, abych se s vedoucím AP

urychleně sešel a požádal jej o přesný seznam automobilů a rozměrů pneumatik + jeho

expertní odhad spotřeby na jeden rok, což byla částka, kterou měl v rozpočtu. Dále jsem

jej vyzval, aby se na průběhu a rozhodování o výsledku VŘ podílel.

PROČ

Je naprosto normální, že nikdo z nás nezná vše a tak zastávám názor, že především u

složitějších výběrových řízení by se na jejich realizaci měl podílet tým složený ze zástupců

nákupního oddělení, interního zákazníka nákupu – žadatele a případně právního oddělení.





Nákup by měli zastupovat osoby mající zkušenosti s realizací VŘ a zkušenosti

s vyjednáváním plus komoditní expert. Pokud nákup nedisponuje komoditním expertem,

tak doporučuji hledat jej v řadách interního zákazníka, popřípadě využít externího odborníka.

Popisované VŘ nebylo tak složité, a tak jsem se spokojil s pomocí vedoucího autoprovozu.

Do realizace VŘ jsem jej zapojil z následujících důvod:

aby viděl jaké kroky VŘ obnáší,

aby se přesvědčil, že postupuji transparentně,

aby se podílel na spolurozhodování (byl to on, kdo mi dával podklady pro vytvoření

zadání a měl příslušné finance ve svém rozpočtu),

v neposlední řadě to byla součást mé strategie budování vztahů s interním

zákazníkem.

4.2. Fáze č. 2 Specifikace produktu a kritérií VŘ

CO

Následně jsem provedl tyto činnosti:

detailní výdajovou analýzu nákupu jednotlivých rozměrů a typů za poslední 3 roky

(vždy po jednom roce),

analýza dodavatelů a cen za období 1 roku + spolehlivosti dodavatelů,

ABC analýzu s cílem vybrat nejdůležitější položky,

v neposlední řadě dokumentaci obsahující – přesný popis nakupovaných položek s

předpokládaným ročním objemem + podmínky: termíny dodání, požadovanou

splatnost, minimální záruku, informaci, že ceny má dodavatel uvádět včetně dopravy,

dále jsem požadoval zpětný odběr a likvidaci ojetých pneu a vzor smluvních

podmínek.

JAK

Výdajová analýza – cílem je zjistit to, CO, v JAKÉM MNOŽSTVÍ, za JAKÉ CENY, v JAKÉ

DOBĚ, od JAKÉHO DODAVATELE bylo nakoupeno. Pokud pracujete s moderním ERP, tak

pravděpodobně budete vědět, o čem mluvím a je to pro vás otázka „několika kliknutí myší“.

V opačném případě vám poslouží MS Excel a možnou podobu výdajové analýzy znázorňuje

obrázek č. 5. Podrobněji se této problematice věnuji na seminářích Strategické řízení

nákupu a strategie nákupu či Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová

řízení v nákupu.

ABC analýza – metoda rozřazující nakupované položky do 3 kategorií dle jejich významu.

Pokud ji neznáte či ji neumíte v praxi aplikovat, tak je obsahem seminářů Strategické řízení

nákupu a strategie nákupu či Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová

řízení v nákupu, dále podrobný popis najdete v kapitole Bonusy eBooku.



http://www.excelentninakup.cz/strategicke-rizeni-nakupu-a-strategie-nakupu/


http://www.excelentninakup.cz/jak-si-vyjednat-lepsi-dodavatelske-podminky/




http://www.excelentninakup.cz/jak-spravne-vybirat-a-ridit-dodavatele-2/





Obrázek č. 5 – Příklad výdajové analýzy

PROČ

Důvodů, proč dělat výdajovou analýzu, použít Paretovo pravidlo či ABC analýzu je několik:

abyste mohli předvídat budoucnost, tak je nezbytně nutné znát historii,

na základě znalosti historie můžete odhalit vývojové trendy,

určit si, zdali se jedná o bezproblémové běžně dostupné položky, občas

nedostatkové položky, strategické položky či úzkoprofilové položky,

obdobné platí o dodavatelích,

zjistit předpokládaný objem a porovnat jej s odhadem vedoucího AP,

získat informace pro specifikaci produktů pro tvorbu zadávací dokumentace,

určit si klíčové položky,

v neposlední řadě znát historii spolupráce se stávajícím dodavatelem/li a plnění

smluvních/obchodních podmínek.

4.3. Fáze č. 3 Analýza trhu

CO + JAK

Neměl jsem žádný osvědčený kontakt, neznal jsem trh potencionálních dodavatelů a tak

jsem jako první dodavatele oslovil výrobce Barumek. Zavolal jsem na obchodní oddělení a

dozvěděl jsem se, že na náš objem by nám poskytli 15 % slevu na jejich velkoobchodní

ceník. Což byla klíčová informace. Dále jsem je požádal o doporučení potencionálních

Nezapomeňte, že základním stavebním kamenem úspěchu jakéhokoliv výběrového řízení je

přesná a jasná specifikace toho, co nakupujete. Je to vizitka vaší práce a schopností. Specifikace

typu „nůžky s kulatou špičkou“ či „sada vrtáků“ je naprosto nevyhovující.





dodavatelů. Díky jednomu telefonátu jsem získal dvě velmi důležité informace –

velkoobchodní ceník a seznam vyzkoušených finančně stabilních dodavatelů.

Na internetu jsem si samozřejmě ověřoval ceny, hledal další možné dodavatele, zjišťoval

jejich obraty (www.justice.cz a záložka Sbírka listin). Výsledkem byl seznam potencionálních

dodavatelů pro první kolo jednání.

PROČ

Každé výběrové řízení, jeho výsledek či úspěch, ovlivňuje řada faktorů. Mezi ty

nejvýznamnější patří:

kdo jej dělá,

jaké má či nemá informace,

jaké má či nemá schopnosti – vyjednávací, analytické, organizační,….,

v jaké době jej dělá,

čas na jeho realizaci,

někdy i osobní sympatie či antipatie zúčastněných,

jejich zájmy a zainteresovanost,

vyjednávací síla kupujícího a prodávajícího.

specifika daného trhu,

situace na trhu – velikost poptávky a nabídky,

počet firem na trhu působících,

v neposlední řadě intenzita konkurenčního prostředí.

Po přesné a jasné specifikaci nakupovaných výrobků či služeb je analýza trhu další

klíčovou činností, kterou je nutné realizovat. Vybraný dodavatel ovlivňuje vaši

výkonnost a konkurenceschopnost kvalitou své produkce a samozřejmě nákladovostí.

Při analýze trhu byste si měli klást následující otázky a hledat na ně odpovědi:

Jak je trh velký?

Jaké firmy na něm působí?

Kdo jsou největší hráči a jaký je jejich tržní podíl?

Jaká je intenzita soupeření mezi konkurenty?

Jaké jsou silné a slabé stránky leaderů?

Jaká je jejich finanční situace?

Jak jsou jednotlivé firmy vnímány a jak se chovají?

Jaká jsou obchodní specifika trhu?

Existuje substituční produkt, a jak je dostupný?

Jaké jsou trendy na daném trhu?

Co se píše v odborném tisku?



http://www.justice.cz/



4.4. Fáze č. 4 I. kolo jednání s dodavateli

CO + JAK

Vytipovaným potencionálním dodavatelům jsem e-mailem zaslal seznam poptávaných

položek s žádostí o cenovou nabídku a nabídku dalších podmínek. Zaslaný soubor byl ve

formátu MS Excel s tím, že list byl zamčený a kromě vkládání nabídky jej nebylo možné

upravovat.

PROČ

Porovnávání uzamčených nabídek je mnohem snazší. Máte jistotu, že vám nikdo nezmění

pořadí řádků. Takto nabídku dodavatele zkopírujete a nemusíte řešit případné nežádoucí

úpravy autora nabídky. Čím více máte položek a nabídek, tak o to je kontrola složitější. Pro

případ, že by dodavatel neměl všechny poptávané položky a chtěl vám nabídnout nějaké

substituční, tak je nutné mít promyšlený postup. Například to, co nemá nenaceňuje a pole

nechá nevyplněné. Případné náhradní položky předloží v tabulce o stejné struktuře.

Cíl tohoto kola jsem spatřoval v provedení selekce seznamu potencionálních dodavatelů

na 5. Osobním jednávání s pěti dodavateli je samozřejmě podstatně časově méně náročné

než když jich máte např. deset či více. Z tohoto důvodu jsem jim zasílal a nechával jsem si

předložit nabídku jen na omezenou část naprosto klíčových položek.

Většina lidí je velmi časově zaneprázdněna. Nikdo z nás nechce dělat zbytečnou práci a tak

jsem nikoho neobtěžoval vyplňováním rozsáhlých tabulek.

4.5. Fáze č. 5 II. kolo jednání s dodavateli

CO + JAK

5 nejlepších jsem požádal o osobní jednání v sídle jejich společnosti. Chtěl jsem poznat

lidi a zázemí firmy, snažil jsem se ohodnotit naše a jejich vyjednávací možnosti a sílu,

získat informace o dění na trhu v této komoditě. Dále jsem je požádal o smlouvu (Měli jsme

svůj vlastní vzor smlouvy, ale opět jsem chtěl získat informace, neboť jsem danou branži

neznal.). Samozřejmě, že předmětem těchto osobních jednání byla i diskuse o

nakupovaných položkách, jejich množství a cenám. Finální jednání pak probíhala telefonicky

s následným zasláním upravené nabídky.

PROČ

V té době jsem neznal e-aukci a tak jsem postupoval klasickým způsobem. Nyní bych 4. a 5.

kolo realizoval elektronicky. Pokud však neznáte danou branži/komoditu a v ní působící firmy

dobře, tak nic (fax, e-mail, on-line řešení, telefon) vám nenahradí osobní jednání. Máte-li tu

možnost, tak jej doporučuji uskutečnit před tím, než dodavatele pozvete do finálního kola





vyjednávání. V opačném případě je nutné stanovit kritéria, která když dodavatelé nesplní, tak

je vyřadíte.

Obchod se však nedělá mezi počítači, ale mezi lidmi. Potřebujete s dodavateli budovat

vztah, potřebujete se fyzicky podívat do firmy či na sklad/výrobu, potřebujete získat nejen

zákulisní informace o dění na trhu (kdo se s kým kamarádí a domluví se, kdo se s kým nemá

rád, kdo s kým si nejvíce konkuruje,….) a zde má osobní jednání nezastupitelnou úlohu.

Nicméně vlastní jednání o cenách a ostatních podmínkách již doporučuji realizovat

elektronicky. Pokud je daná komodita vhodná a vaše objemy atraktivní, tj. splňujete

podmínky pro použití e-aukce, tak díky jeho nesporným přednostem jsem velkým zastáncem

elektronického vyjednávání.

4.6. Fáze č. 6 I. Finální výběr dodavatele a uzavření smlouvy

CO + JAK

Vedení jsem podal zprávu o postupu realizace VŘ. To ji vzalo na vědomí a odsouhlasilo můj

návrh na uzavření smlouvy s vítězným uchazečem.

PROČ + POZNÁMKA

Je naprosto běžné, že na firemních poradách, newsletterech, webu i jiných materiálech se

dozvíte, jakých výsledků dosáhlo oddělení prodeje, marketingu či výroby. A možná, že i díky

tomu si tato oddělení vybudovala velmi důležitou pozici ve firmě. V mnoha případech

důležitější než nákup.

Nejen proto by důležitou náplní práce člověka odpovědného za nákup (vedoucího, manažera

či ředitele nákupu) mělo být i to, že informuje nadřízené/vedení společnosti/ostatní kolegy o

výsledcích práce nákupu – „prodává je“. Typy na zvýšení popularity nákupu ve firmě získáte

na semináři Strategické řízení nákupu a strategie nákupu nebo článku nazvaném Interní

zákazník – mocný pán nebo rovnocenný spolupracující kolega.

4.7. Fáze č. 7 Realizace nákupu

CO + JAK

Vlastní objednávání bylo realizováno na základě dílčích požadavků autoprovozu a

písemných objednávek vystavených oddělením nákupu.

PROČ

Odpovědnost za výměnu pneumatik byla plně v kompetenci autoprovozu. Při vystavování

objednávek se vycházelo z jeho aktuálních požadavků.



http://www.benefico.cz/strategicke-rizeni-nakupu-a-strategie-nakupu

http://www.eaukcebenefico.cz/interni-zakaznik-mocny-pan-nebo-rovnocenny-spolupracujici-kolega/

http://www.eaukcebenefico.cz/interni-zakaznik-mocny-pan-nebo-rovnocenny-spolupracujici-kolega/



4.8. Fáze č. 8 Monitoring plnění smluvních podmínek a hodnocení

spolupráce

CO + JAK

Během spolupráce s vybraným dodavatelem bylo průběžně monitorováno dodržování

smluvních podmínek a probíhalo jeho hodnocení. Dodavatel byl o výsledku

informován na osobním jednání. Přemetem jednání byla, kromě probíhající spolupráce,

dále témata spojená s výměnou informaci o dění na trhu či novinkách, vzájemné seznámení

plánů na další období.

PROČ

Co zpravidla chcete po vašich dodavatelích? Aby se zlepšovali. Má-li se dodavatel

zlepšovat, tak mu v tom pomozte a řekněte mu, jak vy vidíte současnou spolupráci. Proveďte

hodnocení dodavatele/ů a seznamte jej/je s ním. Hodnocení dodavatelů je navíc cenný zdroj

informací, které můžete použít při jednání. Tato problematika překračuje téma tohoto eBooku

a proto bych vás rád odkázal na seminář Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky –

Výběrová řízení v nákupu.

POZNÁMKA

Nákupčí nesmí zapomenout, že jeho práce nekončí výběrem dodavatele a vystavením

objednávky. Důležitá je i následná činnost popsaná výše.

4.9. Harmonogram VŘ

Jeden z klíčových faktorů ovlivňující výsledek VŘ je čas, který na jeho provedení

odpovědná osoba má. Má-li výběrové řízení dobře dopadnout, je nezbytné jeho realizaci

věnovat dostatek času. Možný průběh ukazuje obrázek č. 6 – Harmonogram výběrového

řízení, na jehož grafické znázornění je použit Ganttův diagram. Obrázek je ilustrativní a

skutečný čas by se měl vždy odvíjet od složitosti konkrétního VŘ/v závislosti na nakupované

komoditě a reálných časových možností pověřených osob.







Obrázek č. 6 – Harmonogram výběrového řízení

Použité zkratky: VN – vedoucí nákupu, NM – nákupní manažer odpovědný za nákup dané

komodity, ON – operativní nákupčí, VA – vedoucí autoprovozu, PR – právník.





5. e-Aukce – kdy ano a kdy ne

Otázky, které byste si v rámci úvah o realizaci elektronického výběrového řízení měli položit:

Je daná komodit vhodná pro takový způsob realizace VŘ?

Je nakupovaný objem dostatečně atraktivní, aby přizvaní účastníci soutěžili?

Jaký je počet dodavatelů v dané branži? Jsou minimálně tři?

Pokud si na výše uvedené otázky odpovíte ANO, tak je velmi pravděpodobné, že e-aukce

bude úspěšná. Pokud bude vaše odpověď znít NE, tak zvažte jinou vyjednávací strategii.

V úvahách o volbě správné strategii nákupu vám pomůže portfolio analýza, které se nyní

budeme věnovat.

Máte identifikovanou potřebu interního zákazníka, pomocí Paretova pravidla/ABC analýzy si

stanovíte, kde/v čem je spotřeba největší a nyní je potřeba se podívat na vliv a rizikovost

nákupu. K tomuto účelu je možné použít Model nákupního portfolia, jehož autorem je Peter

Kraljic.

Kraljic rozděluje nakupované materiály či služby podle dvou proměnných faktorů: profit

impact (vliv nakupovaných položek na ziskovost) a supply risk (riziko dodání). Oba tyto

faktory mají nízký nebo vysoký vliv.

Výsledkem je matice 2 x 2 sloupce a řady rozdělující nakupované portfolio do čtyř oblastí

(obrázek č. 7):

Leverage – vlivné či klíčové,

Strategic – strategické,

Noncritical – bezproblémové,

Bottlenek items – úzkoprofilové položky.

Přičemž každá oblast vyžaduje jiný přístup – jinou nákupní strategii a chování.

Na základě tohoto přístupu pak rozeznáváme čtyři základní nákupní strategie:

realizace výběrových řízení,

standardizace nákupu a zavedení e-Procurementu,

vytváření partnerství,

zabezpečení dodávek.

Existuje více tipů nákupních e-aukcí. V PROe.bizu je možné realizovat Holandskou,

Japonskou ticker a Anglickou reverzní multipoložkovou a multikriteriální e-aukci. Ta

posledně uvedená se využívá nejvíce a v jejím případě doporučuji mít minimálně tři

dodavatele. Pokud byste se rozhodli realizovat Japonskou ticker e-aukci, tak může být

úspěšná i v případě aktivního zapojení pouze jednoho dodavatele.





Obrázek č. 7 – Analýza nákupního portfolia

Všeobecné podmínky rozřazení nakupovaného portfolia a způsob možného chování

Pro určení správné strategie je nutné provést rozdělení nakupovaného portfolia. Všeobecné

podmínky pro rozřazení a následný způsob chování jsou následující.

Strategické položky (Strategic items) – mají značný dopad na zisk, vysoké riziko nedodání:

vyžadují největší pozornost,

je nutné rozvíjet dlouhodobé vztahy,

pravidelně analyzovat možné riziko nedodání,

připravit plán pro případ nenadálé události,

zvážit možnost vlastní výroby.

Úzkoprofilové položky (Bottleneck items) – mají malý vliv na zisk, vysoké riziko nedodání:

malá možnost výběru dodavatele,

dodavatelé často dominují trhu,

hledat způsoby, jak kontrolovat dodavatele.

Občas vlivné/klíčové položky (Leverage items) – mají značný dopad na zisk, nízké riziko

nedodání:

zvážit možnost využití veškeré nákupní síly,

zvážit možnost substitučních položek či dodavatelů,

objednávat raději vyšší objem.





Bezproblémové položky (Non-kritical items) – mají malý dopad na zisk, nízké riziko

nedodání:

standardizovat položky,

optimalizace výše objednávek,

optimalizace výše zásob,

zavést e-Procurement (maximálně zjednodušit a automatizovat nákup).

Základní typy dodavatelsko-odběratelských vztahů a jejich vzájemná závislost

Obdobně, jako nakupované položky, tak i dodavatele je nutné rozdělit do různých segmentů.

Ty jsou znázorněny na obrázku č. 8 nazvaném Analýza dodavatelského portfolia. Čtyři

kategorie dodavatelů představují základní typy dodavatelsko-odběratelských vztahů a

jejich vzájemnou závislost:

vysoká vzájemná závislost (strategičtí dodavatelé),

nízká vzájemná závislost (dodavatelé bezproblémových položek),

vysoká závislost dodavatele, nízká závislost kupujícího – kupující dominuje

(dodavatelé vlivných/klíčových položek),

nízká závislost dodavatele, vysoká závislost kupujícího – dominance dodavatele

(dodavatelé úzkoprofilových položek).

Míra závislosti dodavatele a kupujícího předurčuje i jejich vyjednávací sílu.

Obrázek č. 8 – Analýza dodavatelského portfolia

Z analýzy nákupního portfolia a analýzy dodavatelského portfolia vyplývá, že položky a

dodavatele je nutné dělit do různých segmentů a že nákupní oddělení by mělo stanovit různé

nákupní strategie, strategie vyjednávání s dodavateli.

Příslušná strategie by měla vycházet z toho, jakou vyjednávací silou nákupní oddělení

disponuje (viz níže uvedený obrázek č. 9).





Obrázek č. 9 – Síla společnosti versus síla dodavatelského trhu

Reverzní nákupní e-aukci bych použil na položky zařazené mezi bezproblémové a

vlivné/klíčové.

Obecně však můžeme říci, že pokud se splní podmínky dostatečného počtu dodavatelů

(minimálně tři), dostatečně intenzivního konkurenčního prostředí a soutěžený objem bude

atraktivní, tak je velmi pravděpodobné, že e-aukce bude úspěšná.

Pokud nevíte, zdali je váš objem dostatečně atraktivní, tak máte dvě možnosti. Analyzovat

daný trh (to bylo předmětem Fáze č. 3) nebo se na to zkuste podívat z pohledu dodavatele

a položit si otázku „Stojí mi poptávané množství za to, abych věnoval čas přípravě

nabídky?“. Pokud zní vaše odpověď NE, tak je na místě položit si otázku „Co mohu udělat

pro zvýšení atraktivity poptávaného objemu?“.

V případě, že e-aukce nebudu úspěšná, tak nehledejte chybu v nástroji samotném.

Podívejte se na to, zdali jste správně realizovali první tři fáze dle modelu klasického

výběrového řízení, správně vybrali komoditu a na způsob komunikace před a během e-

aukce. Na toto velmi důležité téma se podrobněji podíváme v 7. kapitole nazvané

Technologie 3. tisíciletí versus tradiční vztahy.





6. e-Aukce a její fáze

Máte vybranou komoditu a jste rozhodnuti, že e-aukci použijete jako nástroj pro vyjednávání

s dodavateli, protože víte, že je to velmi účinný nástroj vyjednávání.

Při postupu realizace sehrává roli to, zdali se jedná o úplně nový případ výběrového

řízení, kde navíc nemáte velké znalosti s danou komoditou a trhem (tak, jak jsem popsal svůj

příklad v části věnované fázím klasického VŘ) nebo o výběrové řízení, kde znáte vše

podstatné a jste odborníkem na danou komoditu, znáte trh a již jste jej v minulosti dělali.

První případ je složitější a pracnější než ten druhý a zabere vám více času. My se nyní

podíváme na jednotlivé fáze podrobněji.

Neznám danou komoditu

Mějte na paměti, že úspěch každého výběrového řízení se odvíjí od kvality přípravy! Pokud

neznáte danou komoditu, nemáte dostatek informací či neumíte přesně specifikovat to, co

má být předmětem výběrového řízení, tak vám nemohu doporučit nic jiného než to, abyste

se před vlastním nastavování e-aukčního software podívali na kapitolu Fáze klasického

výběrového řízení a realizovali úvodní 3 fáze., to znamená:

zvážili, co bude předmětem výběrového řízení,

přesně jej specifikovali a určili množství, určili kritéria a způsob hodnocení nabídek,

analyzovali trh a vytvořili seznam potencionálních dodavatelů.

Pokud máte vše připraveno, tak můžete pokračovat v souladu s následujícím textem.

Jsem odborníkem a vyznám se

Pokud jste odborníkem na danou komoditu a vyznáte se, tak je otázkou, jak moc detailně

se věnovat úvodním třem fázím klasického postupu realizace VŘ. Ale pravděpodobně ani vy

nezačnete nastavovat software bez nějaké předchozí přípravy. A pokud tak neučíte předem,

stejně si v rámci nastavování e-aukčního software musíte odpovědět na otázky:

jaký typ on-line VŘ použijete (e-poptávka, reverzní e-aukce, Holandská e-aukce,

japonská ticker e-aukce),

v jakém termínu se e-aukce, respektive její jednotlivá kola, bude konat a způsob

prodlužováni,

použijete standartní nastavení (vstupní kolo, kontrolní kolo, aukční kolo) nebo přidáte

nějaké další např. pro testování vzorků či prohlídky místa,

jaké potencionální dodavatele pozvete,

zdali se s vámi na výběrovém řízení bude někdo podílet a jak (pozorovatelé),

co přesně bude předmětem e-aukce v jakém množství,





jak budete e-aukci vyhodnocovat, proti čemu/s čím budete porovnávat vložené

nabídky,

jakou strategii použijete v rámci aukčního kola - co ukážete účastníkům (pořadí,

pořadí + nejlepší nabídnuté ceny a podmínky, jen nejlepší nabídnuté ceny a

podmínky, zobrazíte pořadí jen např. do 3 místa, provedete kombinaci předešlého),

bude e-aukční kolo posledním kolem pro předložení nabídek a zároveň určí např. 3,

se kterými se budete chtít setkat osobně za účelem posouzení dostatečné odbornosti

kompetentních lidí,

jaká kritéria budete poptávat/vyhodnocovat,

jakou váhu v % dáte ceně a ostatním kritériím,

jaké budou podmínky a termíny dodání,

jaké máte další obchodní podmínky,

na koho se přizvaní dodavatelé mohou obracet a s čím,

jak s nimi budete komunikovat.

Bez jejich zodpovězení není možné e-aukci vyhlásit a rozeslat výzvu (pozvánku) k účasti.

Bohužel se to ale stává. Pak je nutné e-aukci za chodu přenastavit či ji v krajním případě

zrušit.

Použití e-aukčního software, jako velice účinného nástroje pro vyjednávání s dodavateli,

nastupuje ve Fázi č. 4 a především pak ve Fázi č. 5. Rád bych zdůraznil, že vám ušetří

poměrně dost času, který byste jinak na realizacích jednotlivých fází potřebovali. Není

nutné provádět selekci dodavatelů, aby vás osobní jednání v 5. fázi nestálo příliš mnoho

času, a koho do soutěže pozvete, tak ten se může účastnit.

Doporučil bych vám, abyste měli nějaký seznam kvalifikovaných/schválených dodavatelů

a pokud nejste veřejný zadavatel, tak do e-aukce/aukčního kola nezvali vám neznámé

společnosti. Přeci jen je dobré mít o potencionálním dodavateli nějaké minimální informace

(tím nemyslím adresu a jméno kontaktní osoby). To je případně možné ošetřit přidáním

Kvalifikačního kola a v rámci něj požadovat informace, které vás zajímají. Toho, kdo je

nesplní, tak jednoduše nepustíte dále a vyřadíte jej.

Příklad z praxe

Kdysi jsem realizoval elektronické výběrové řízení na dodavatele přepravních služeb. Zadavatel

si přál, abychom oslovili jiné dopravce než ty, které měl ve své databázi. Postupovali jsme tak,

že nejdříve jsme oslovili potencionální dopravce a požadovali od nich vyplnění on-line

dotazníku a předložení informací o jejich společnosti. Ty společnosti, které splnily požadovaná

kritéria, jsme poté oslovily s poptávkou po přepravě do 19 různých destinací. Pomocí několika

kliknutí myší jsem odesílal výzvu k účasti cca 600 dopravcům. Do vlastní soutěže se jich

přihlásilo a aukčního kola se účastnilo cca 25 dopravců (Zde je nutné podoktnout, že to byla

zakázka vyžadující speciální úpravu vozidla.).

Bez použití on-line nástroje si realizaci podobného VŘ neumím představit. Neumím si

představit časovou náročnost rozesílání 600 e-mailů z Outlooku, pak vyhodnocení 25

různorodých nabídek v Excelu a následné vyjednávání. Ať telefonické a především osobní.





Vlastní průběh e-aukce je patrný na obrázku č. 9. Jedná se o ilustrativní průběh (časový

harmonogram) a konkrétní termíny (délku a počet kol) si musíte určit vy sami v závislosti

na předmětu výběrového řízení či složitosti předložení nabídky. Přizvaní dodavatelé

musí mít dostatek času na přípravu a musí být v den a hodinu konání soutěžního

(aukčního) kola k dispozici! Při stanovování harmonogramu na to vždy pamatujte.

Po ukončení e-aukce následuje realizace 6. – 8. fáze, které jsem popsal v kapitole Fáze

klasického výběrového řízení. Samozřejmě, že průběh e-aukce můžete hodnotit ihned po

skončení aukčního kola, ale celé výběrové řízení hodnoťte až naplněním 8. fáze, tj,

realizací dodávky/ek a hodnocením plnění vysoutěžených podmínek vybraným dodavatelem.

Obrázek č. 9 – Harmonogram e-aukce

Tip z praxe

Pro hromadné rozesílání e-mailů existují profesionální nástroje jako např. SmartEmailing.

Jeho pomocí můžete snadno, levně a spolehlivě rozeslat 100, 100.000 i milion e-mailů.

SmartEmailing je nejen rozesílá, ale i vyhodnocuje jejich účinnost.



http://www.smartemailing.cz/ceny/?a_box=spvdrd4r



7. Technologie 3. tisíciletí versus tradiční vztahy

Tuto kapitolu bych začal citátem administrátora, se kterým jsem hovořil na téma

počtu/nedostatku předložených nabídek:

Opravdu je to tak, že dotyčný administrátor odvedl svou práci? Co myslíte?

Úspěch začíná a končí s tím, jak dobře komunikujeme mezi sebou navzájem. Budu se

opakovat, ale je důležité zdůraznit, že obchod se nedělá mezi počítači, ale mezi lidmi.

Přestože použijete velmi moderní nástroj vyjednání, je to jen nástroj. Za počítačem na druhé

straně sedí člověk a ten rozhoduje, zdali obdržíte nabídku nebo ne.

Nespoléhejte se jen na to, že ze systému PROe.biz účastníkům odejde e-mail. A to

především, pokud e-mail odchází na univerzální firemní adresu typu [email protected].

Zveřejnění informace o konání aukce na váš web je bezpochyby velmi dobrá věc, ale

monitorujete a vyhodnocujete, kdo na něj a kam chodí. Není informace o konání aukce

zanořená někde hluboko na webu? Možná by stálo za zvážení vytvoření registrace

dodavatelů do kategorií dle jejich předmětu podnikání a automatické odesílání informace o

zveřejnění/vypsání nového VŘ/e-aukce.

Nespoléhejte se na to, že v systému PROe.biz je defaultně nastaveno vyžadování e-

mailových doručenek. Samozřejmě, pokud účastníci potvrdí oznámení o doručení, tak

budete informování o doručení a přečtení pozvánky a následně po vyplnění přihlášky i

doručení klíče. Osobně, pokud se nejedná o obeslání výzvou 600 dopravců, vždy všechny

účastníky obvolávám a ptám se, zdali obdrželi e-mail s pozvánkou a zdali jim mohu

nějak pomoci.

Je to mnohem více osobní přístup, který se mi osvědčil. Minimálně získáte velice cennou

informaci, kdo z účastníků se e-aukce zúčastní a případně proč ne. v případě potřeby na to

můžete adekvátně reagovat. Pokud účastníky neobvoláte, tak informace nemáte a nemáte

ani na co reagovat.

Realita dnešní doby je taková, že většina komunikace mezi kupujícím a prodávajícím se

většinou odehrává e-mailem či telefonem. Je to levné, pohodlné a rychlé. Přednosti

osobního setkání, přestože je to dražší a časově náročnější, však nelze opomíjet (Tomuto

tématu jsem se rovněž věnoval v popisu 5. fáze – II. kola jednání s dodavateli.). Mohu-li vám

tedy doporučit, setkávejte se s dodavateli a projednávejte vše potřebné k danému

obchodnímu případu, jen vyjednávání o cenách a ostatních podmínkách nechte na e-

aukčním software.

e-Aukci jsem vyhlásil a výzvu odeslal 9 dodavatelům. Zveřejnění probíhá i na našem webu. To,

že přihlášku vyplnili a nabídku předložili jen 3 dodavatelé, už není moje věc. Své jsem splnil a vy

se starejte jen o to, jak mám nastavený software.



mailto:[email protected]



8. Pět nejčastějších chyb výběrových řízení a jejich

možné řešení

Mějte vždy na paměti, že předpokladem úspěchu každého výběrového řízení je

dostatečná příprava a správně napsaná zadávací dokumentace. Pokud použijete e-

aukční software, tak není nezbytně nutné vytvářet samostatný soubor se zadávací

dokumentací. E-aukční software jej v podstatě vytvoří za vás. Pokud ji vytvoříte, tak je

možné ji do software vložit jako přílohu. Ale opravdu to není nutné.

Co je však nezbytně nutné, je správně vybrat a definovat nakupované položky.

V rámci své praxe se setkávám s tím, že administrátoři se v přípravě dopouštějí těchto chyb:

velké množství položek ve výběrovém řízení/e-aukci,

některé položky jsou nakupovány v bezvýznamném množství,

obdobné položky se nachází na několika místech,

nedostatečná specifikace položek,

v neposlední řadě pak malý objem nákupu.

Jaké problémy vám tyto chyby mohou způsobit? Dopustíte-li se prvních třech chyb, tak je

velmi pravděpodobné, že seznam položek bude zbytečně dlouhý a nepřehledný.

Nepřehlednost se projeví především, pokud využijete elektronické aukce. U velkého

množství položek hrozí, že soutěžní kolo e-aukce se může zbytečně prodlužovat. Dále

budete v průběhu soutěže posouvat obrazovku stále dolu či nahoru a tím ztrácet přehled o

aktuálním dění. (Zde bych chtěl zdůraznit, že e-aukce je nástroj pro vyjednávání

nemohoucí za jeho nesprávné využívání.)

V případě nedostatečné specifikace pak hrozí nepříjemná skutečnost, že vám bude dodáno

jiné zboží než to, co jste si původně přáli. Důsledkem malého objemu nákupu je nezájem

dodavatelů se takové soutěže účastnit. To se negativně projeví na výši cen.

Typy na to, jak je možné se těmto chybám vyvarovat:

do výběrového řízení/e-aukce vyberte položky na základě ABC analýzy či Paretova

pravidla, tj. jen ty klíčové (viz 10. kapitola),

na ostatní sortiment požadujte slevu v %,

seskupte „příbuzné“ položky do skupin,

dostatečně specifikujte nakupované položky,

nebojte se požádat vašeho dodavatele, aby vám se specifikací pomohl,

maximálně sdružujte nakupované zboží či služby, nenakupujte jen pro oddělení, ale

celou firmu či úřad, nenakupujte je pro uspokojení momentální potřeby, ale

naplánujte si VŘ a soutěžte např. roční objem.





8.1. Seskupení „příbuzných“ položek do skupin

Seskupení „příbuzných“ položek do skupin není nic jiného, než jejich seřazení dle

příbuznosti. Jednoduchý příklad rozdělení do skupin naleznete na následujícím obrázku e-

aukce na dodavatele pneumatik realizované v software PROe.biz. Jsou zde vytvořeny dvě

základní skupiny, letní a zimní pneumatiky. Jednotlivé nakupované položky nejsou mezi

sebou bezmyšlenkovitě promíchány.

Příklad seskupení velkého množství položek, respektive vytváření kategorií, naleznete

v každém e-shopu či katalogu. Jako dobrý příklad je možné uvést MALL.CZ. Na úvodní

stránce naleznete menu s přehledem hlavních kategorií, kliknutím se dostanete do dílčí

kategorie (např. PC) a následně na jednotlivé položky (např. notebooky), kde je další

detailnější členění například dle úhlopříčky. Nenaleznete zde žádný „nekonečně“

dlouhý bezmyšlenkovitě vytvořený seznam duplicitních položek, ve kterém se špatně

orientuje každý, včetně autora, ale logickou segmentaci podpořenou fotografickým

znázorněním. Co je toho účelem? Snadná, pohodlná a rychlá orientace zákazníka.

Pokud si nejste jisti s vhodným rozdělením nakupovaných položek do kategorií či jejich

vlastním popisem, čemuž se věnuje další kapitola, inspirujte se katalogy či e-shopy vašich

dodavatelů.

Obrázek č. 10 – Příklad seskupení nakupovaných položek

8.2. Specifikace zboží

Opravdu vás vaši dodavatelé znají tak dobře, že vám stačí uvést např. pouze tento popis

položky „smetáček ruční“.

Nákup pro momentální potřebu je možná rychlý, ale v konečném důsledku se jedná o velmi

drahý nákup. V takovém případě budete mít vyšší nákupní ceny a transakční náklady než

kdybyste dělali VŘ, kde předmětem je např. roční objem nákupu.



http://clkuk.tradedoubler.com/click?p(145764)a(2312832)g(18693732)url(http://www.mall.cz/)

http://clkuk.tradedoubler.com/click?p(145764)a(2312832)g(18693732)url(http://www.mall.cz/)

http://clkuk.tradedoubler.com/click?p(145764)a(2312832)g(18693732)url(http://www.mall.cz/pc/)

http://clkuk.tradedoubler.com/click?p(145764)a(2312832)g(18693732)url(http://www.mall.cz/pc/)

http://clkuk.tradedoubler.com/click?p(145764)a(2312832)g(18693732)url(http://www.mall.cz/%20notebooky%20/)

http://clkuk.tradedoubler.com/click?p(145764)a(2312832)g(18693732)url(http://www.mall.cz//notebooky-uhlopricka/)



Ihned mě napadají otázky jako:

Jaký má být použitý materiál? Dřevo či plast?

Vlákna mají být přírodní či umělá?

A co rozměry či profil rukojeti?

Jste si jistí, že můžete plýtvat časem vašich potencionálních dodavatelů a nechat je dělat

vaši práci?

Přesná a jasná specifikace nakupovaného zboží je:

výrazem profesionality člověka odpovědného za výběrové řízení,

nezbytným předpokladem toho, že to, co chcete nakoupit, také nakoupíte.

Je naprosto normální, že nikdo nezná vše.

Pokud vás neomezují interní předpisy či zákonná povinnost, tak řešení některých nákupních

případů může být poměrně jednoduché. Použijte tištěné či elektronické katalogy

výrobců, případně internet.

Především v případech, kdy jsem nakupoval zboží poprvé v životě, tak jsem žádal o pomoc

se specifikací interního zákazníka či dodavatele.

Správný dodavatel vám pomoc neodmítne. Je v jeho vlastním zájmu, aby se při vytváření

nabídky nemusel nepočítaně dotazovat kupujícího, co mu má vlastně nabídnou, a aby VŘ

probíhalo transparentním způsobem.

Dále se mi osvědčilo postupně se sejít s více dodavateli a popsat jim, co budeme

předmětem nákupu/výběrového řízení. Ze získaných informací a předložených nabídek je

pak možné vytvořit ostrou zadávací dokumentaci.

Další typy a návody, které vám pomohou zefektivnit práci spojenou s realizací výběrového

řízení, naleznete na semináři Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová

řízení v nákupu.







9. Závěr

Gratuluji vám!

Pokud jste dočetli celý eBook až do konce, tak vám gratuluji! Patříte mezi lidi, kterým není

jedno CO a JAK dělají a také vědí PROČ, případně chtějí vědět proč to mají udělat takto.

Máte zájem se něco dozvědět a naučit. To jsou velmi cenné vlastnosti. Máte před sebou

velkou budoucnost.

Jsem velmi rád, že jsem se s vámi mohl podělit o své know-how, své znalosti a zkušenosti.

Pevně věřím, že jsem vám předal potřebné informace a pomohl k tomu, abyste zlepšili svou

práci, svá výběrová řízení.

Případně jste se přesvědčili, že to, co děláte, děláte v souladu s vyzkoušenou a osvědčenou

praxí a i to je velmi cenné. Je velmi důležité, abyste věděli o svých schopnostech a

znalostech, abyste si věřili. Protože pak vás vaše práce bude uspokojovat, bavit a dílčí

neúspěch patřící rovněž k životu vás nerozhází.

Úspěch se dostaví!

Pokud budete při realizaci VŘ postupovat dle jednotlivých fází výběrového řízení, vyvarujete

se chyb při výběru a definici předmětu VŘ a budete používat e-aukce jako nástroj

vyjednávání, tak se úspěch 100 % dostaví. Já jsem o tom přesvědčen.

Nic netrvá věčně!

Svět se mění! Měňte se světem kolem vás i vy. Z vašeho slovníku vyškrtněte větu: Proč

bychom to měli měnit, když už to děláme/když nám to takto funguje už (např.) 10 let. Pokud

se vy nezměníte, můžete si být jisti, že se změní konkurence. Existují dva typy firem. Ty,

které se změní a ty, které zmizí. Kde chcete pracovat vy?

Jaroslav Cirkovský, [email protected]

Pokud vás zajímá, jak je možné postupovat při psaní eBooku, pak se můžete inspirovat na

těchto stránkách. Jsou zde uvedeny zajímavé a užitečné tipy.



mailto:[email protected]




Bonus k eBooku

Poslední kapitolu jsem se rozhodl věnovat tématu, které s vlastními fázemi výběrového

řízení ZDÁNLIVĚ nesouvisí a jedná se o bonus k tomuto eBooku. Představím vám

jednoduchou metodu, která vám pomůže dosáhnout nejlepších výsledků a díky níž

matematicky vypočítáte, na co přesně máte zaměřit svoji pozornost.

Slovo ZDÁNLIVĚ je tu na místě, protože jsem se o ní zmiňoval v kapitole č. 4.2., 5. a 8. Tedy

nejčastěji ze všech metod či nástrojů popisovaných v tomto eBooku. I já osobně jsem ji ve

své nákupní praxi velmi často používal, proto se domnívám, že by ji měl znát každý nákupčí.

ABC analýza – tu by měl znát každý nákupčí

Běžnou součástí každodenní práce nákupčích je realizovat výběrová řízení, vybírat a řídit

dodavatele, nakupovat svěřené položky či koordinovat výši zásob. A už jste se někdy

zabývali otázkou „Jak určit klíčové dodavatele, komodity, položky či zásoby“? Jakou

sestavu či nástroj jste k tomu použili? Nejspíše to záleželo na tom, co vám umožní

informační systém, jaké máte profesní zkušenosti a znalosti či jak si rozumíte s MS Excelem.

Zkušení pracovníci nákupu používají nástroj, kterému se v odborných kruzích říká

ABC analýza. Tuto analýzu by měl znát a používat snad každý nákupčí.

Co je to ABC analýza? Jaké výhody vám její využívání přinese? Jak ji realizovat? Na to se

podrobně podíváme v následujícím textu.

ABC analýza je velice jednoduchý nástroj/metoda, vycházející z pravidla 80/20 italského

ekonoma Vilfreda Pareta, která vám umožní zefektivnit vaši práci s nakupovaným

sortimentem zboží/služeb. Přesně matematicky posoudíte, které položky, skupiny zboží,

dodavatelé či zásoby jsou pro vás (vaše podnikání) důležité a čemu či komu byste

především měli věnovat vaši pozornost.

Paretovo pravidlo

Paretovo pravidlo říká, převedeno do podmínek nákupu, že například:

80 % nákupního obratu vám bude tvořit 20% položek,

80 % objemu nákupu zrealizujete u 20 % dodavatelů,

80 % skladové plochy vám zabere 20 % skladových položek,

80 % výsledků své práce získáte z 20 % času.

Z výše uvedeného vyplývá, že budete-li věnovat pouze 20 % svého času omezenému

počtu klíčových/strategických dodavatelů, ovlivní to výsledek vaší práce z 80 %. Proto

je dobré si provést tuto analýzu a soustředit pozornost na klíčové/strategické činnosti,

dodavatele, komodity či nakupované položky. Tím ale neříkám, že na ostatní zapomenete.





Dále je nutné podotknout, že pokud budete pracovat např. s nákupním obratem, tak uvidíte,

že rozdělení 80/20 neplatí absolutně.

Popis ABC analýzy

Paretovo pravidlo v nákupní praxi často nestačí, a proto se pro účely detailnějšího rozdělení

používá ABC analýza. Ta zařazuje jednotlivé komodity, dodavatele, zásoby či položky

(dále jen položky) do tří kategorií dle jejich významu. V závislosti na účelu použití můžete

nalézt více variant procentuálního rozdělení položek do jednotlivých kategorií. Na základě

osobní zkušeností mohu doporučit následující rozřazení:

kategorii A - klíčové/strategické položky mající pro organizaci zásadní význam,

přibližně 20 % položek a 80 % nákupního objemu,

kategorii B - středně důležité položky, přibližně 15 % položek a nákupního objemu,

kategorie C - velké množství málo důležitých položek pravděpodobně s nízkým

objemem nákupu a možností náhrady, přibližně 65 % zbytek s přibližně 5 %

nákupním objemem.

Rozdělení podílu počtu položek do jednotlivých kategorií

a jejich podíl na obratu znázorňuje obrázek č. 11.

Obrázek č. 11 – Grafické znázornění principu ABC analýzy

Příklad realizace ABC analýzy

Ukážeme si konkrétní příklad segmentace nakupovaných položek poslouživší nám jako

podklad pro realizaci výběrového řízení (VŘ). Vstupní data jsou závislá na cílech analýzy.

V našem případě použijeme tyto údaje:

číslo a název položky,

měrná jednotka (MJ),

nakoupené množství v MJ,

cena za MJ (v Kč bez či s DPH),

cena celkem (v Kč bez či s DPH).

délka sledovaného období.

Dále (pro jiný případ) to může být:

datum a velikost příjmu,





datum a velikost výdaje,

maximální, minimální, pojistná, průměrná či okamžitá zásoba.

Pokud by cílem bylo určení klíčových položek tvořících přibližně 80 % obratu, tak by nám

postačovala aplikace Paretova pravidla. Budete-li pracovat s větším množstvím

položek či budete chtít detailnější členění, tak doporučuji použít ABC analýzu.

Neumožní-li vám ji provést váš informační systém (ERP), pak použijte MS Excel a v případě

výběru klíčových položek pro realizaci výběrového řízení můžete postupovat takto:

nejprve je nutné sečíst několikrát nakupované položky tak, aby se každá z nich

v seznamu objevila jen jednou,

jednotlivé položky seřadíme sestupně dle jejich celkového nakoupeného množství,

provedeme matematický součet všech nakoupených položek,

určíme % podíl každé položky na celkovém nákupním obratu,

provedeme rozdělení položek do kategorií dle klíče A 80 %, B 15 %, C 5 %.

Následující obrázek ukazuje výsledek a dále je na něm znázorněno porovnání obou

zmiňovaných analýz. Osobně bych do výběrového řízení zařadil A i B položky a na ostatní

(položky kategorie typu C) bych požadoval slevu z ceníku v %.

Obrázek č. 12 – Příklad Paretova pravidla a ABC analýzy

Případně můžete použít kontingenční tabulku a její výstup může vypadat takto.

Obrázek č. 13 – Příklad kontingenční tabulky





Uvedený výčet položek je ilustrativní a slouží jako příklad. Paretovo pravidlo či ABC analýzu

oceníte, pokud budete mít např. 50, 100 a především více položek. Výběrové řízení určením

klíčových položek značně zpřehledníte a to především v případě, kdy pro hodnocení nabídek

použijete e-aukční software. Nebudete muset tak často posouvat obrazovku dolu či nahoru.

Rozhodujícím kritérium, které určilo finální řazení položek/podobu tabulek, byl objem

jednotlivých nakoupených položek v Kč bez DPH. Pokud však sledujete/porovnáváte

obrat v jiných měrných jednotkách, pak použijete relevantní měrnou jednotku.

% sleva z ceníku

Oprávněně můžete namítnout, že každý dodavatel může mít jiný ceník a porovnávat výši

slevy z různých ceníků je bezpředmětné. Pokud však C položky nakoupíte jen v

malém/zanedbatelném objemu, pak tomuto problému vůbec nemusíte věnovat pozornost

(viz níže uvedený příklad). Podstatné je to, že jste si vyjednali slevu na případné další

nákupy a v budoucnu se s tím již nemusíte zdržovat.

Příklad rozdílného ceníku:

dodavatel A – cena položky 1 100 Kč bez DPH, sleva 10 % = 110 Kč,

dodavatel B – cena položky 1 000 Kč bez DPH, sleva 10 % = 100 Kč,

tj. rozdíl je 10 Kč.

Nakoupíte-li položku jen jednou, dvakrát či třikrát, tak rozdíl je minimální a nehraje žádnou

roli.

Další analytické nástroje a jejich uplatnění v praxi naleznete na semináři Strategické řízení

nákupu a strategie nákupu či na http://www.eAukceBenefico.cz/tipy-rady-navody/





http://www.eaukcebenefico.cz/tipy-rady-navody/

Date post:	19-Jun-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	11 times
Download:	0 times

NEJLEPŠ Í VYJEDNÁ VÁČ JE Jak realizovat VÁ Š …...NEJLEPŠ Í VYJEDNÁ VÁČ JE VÁ Š POČ...

Documents