PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů H2020
Brno 30.01.2017 Praha 02.02.2017
Marie Horniecká
Milena Lojková
NCP pro finanční aspekty H2020, TC AV ČR
Obsah semináře
2
1. Kroky před podáním návrhu projektu 2. Projektový návrh 3. Příprava grantové dohody a podpis GA
4. Projektové reportování
ZAMĚŘENO NA RIA, IA, CSA, SME Instrument
3
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html
Části Participant Portal
1. Kroky před podáním návrhu projektu
- registrace jednotlivce (EU LOGIN dříve ECAS) - registrace organizace (PIC) Pouze pokud již registrace neproběhla v minulosti (v FP7 nebo H2020)
EU Login
6
• Jednotlivec nemůže při registraci EU LOGINu sám sebe přiřadit k již zaregistrované organizaci ani ke konkrétnímu projektu.
• Propojení jednotlivce s organizací či projektem vznikne až na základě udělení role v organizaci/ projektu.
Má moje organizace PIC?
7
FAQ: Jak mám postupovat, když zjistím, že moje organizace byla zaregistrovaná dvakrát?
9
Registrace organizace = získání PIC (I)
Automatické ověření potenciálních duplicit v systému Využívat nápovědy!
Registrace organizace = získání PIC (II)
10
Praktický tip: Nenašli jste v seznamu svou právní formu? Zvolte „UNKNOWN“
11
Registrace organizace = získání PIC (III)
• Registraci provádí tzv. Self-registrant
• Self-registrant může informace o organizaci vyplňovat až do okamžiku oficiální nominace LEARa
• Po registraci získá PIC automatický status „DECLARED“, který je dostačující pro předložení projektového návrhu (validace PIC probíhá až v případě úspěšnosti návrhu)
Status MSP
12
• Status MSP je podmínkou způsobilosti pro předložení projektového návrhu v akcích typu SME Instrument.
• Posuzovaná kritéria: počet zaměstnanců, roční obrat, aktiva, vazby na jiné subjekty.
• Poskytnuté údaje nesmí být starší než 2 účetní roky (!)
Šablony projektových návrhů
Před spuštěním systému pro předkládání návrhů
- šablony pro návrh projektu ve veřejné části PP (v PDF)
Po spuštění systému
– editovatelná verze v interní části PP
16
19
Přidání nového kontaktu
v organizaci koordinátora
Koordinátor zadává PIC partnerů a
kontaktní osoby (Main
contact/Contact person)
19
U propojených třetích stran se PIC ve fázi předkládání návrhu nevyplňuje. Tyto strany by měly být zmíněny v části B návrhu.
EU Login
3 Budget
24
Research and Innovation Actions, Coordination and Support Actions
Innovation Actions
2kolové výzvy – 1. kolo
26
Část B a přílohy:
• Stáhnout editovatelné šablony (k dispozici od kroku 3):
Annex Sections:
1. Excellence
2. Impact
3. Implementation
4. Members of the consortium
5. Ethics and Security
27
Editace projektového návrhu
Po odeslání je návrh možné editovat až do uzávěrky výzvy (s výjimkou kontinuálně otevřených výzev – např. SME Instrument).
33
• k validaci PIC přistupuje EK až v okamžiku vybrání projektu k financování
na konci validace status declared mění na validated
• podpůrné dokumenty pro validaci:
– všichni: dokument potvrzující právní formu „Legal Entity Form“ (šablony*)
– plátci DPH: osvědčení o registraci k DPH
– neplátci DPH: doklad potvrzující, že subjekt není plátce DPH
– fyzické osoby: kopie OP/pasu
– soukromé subjekty: výpis z obchodního či jiného rejstříku
– veřejné subjekty: rozhodnutí, zákon, vyhláška, či jiný dokument zakládající organizaci
– neziskové organizace: doklad prokazující, že organizace nemá povinnost rozdělovat zisk mezi své členy nebo podílníky
– VŠ: doklad vydaný národním orgánem schvalující poskytování vzdělávání
– Výzkumné organizace: status VO je deklaratorní (tj. nevyžadují se specifické dokumenty)
– MSP: status MSP je deklaratorní (vyplňuje se pouze online dotazník); validace se provádí pouze na žádost MSP
* http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#cs
Validace PIC
34
Předložení dokumentů k validaci PIC
• Dokumenty mohou být v ČJ
• Nahrává je Self- Registrant (případně LEAR)
LEAR
37
= osoba v organizaci spravující data o organizaci uložená v PP
• pravomoci LEARa:
− spravuje data o organizaci uvedená v PP, navrhuje a zasílá EK neformální změny (změna sídla, právní formy, …)
− vidí seznam aktuálních návrhů projektů a schválených projektů organizace
− vidí jaké role byly přiděleny ostatním zaměstnancům
− uděluje roli Legal Signatory (LSIGN), Financial Signatory (FSIGN), Account Administrator
− pravomoci může alternovat Account Administrator (vyjma jmenování /odvolání AA)
• LEAR nemusí být ustanovený v době tvorby/odesílání návrhu projektu
nemusí být statutární orgán
Nominace LEARa
pro H2020 nutná nová nominace/renominace statutárním orgánem/osobou oprávněnou smluvně zavazovat organizaci
návod v H2020 online manuálu:
http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/lear-appointment_en.htm
– krok č. 1: self-registrant zadá do PP kontaktní údaje LEARa (ECAS/EU
login) a jméno + funkci právního zástupce, který LEARa nominuje
– krok č. 2: zaslat vyplněné dokumenty poštou do EK
– krok č. 3: LEAR obdrží e-mailem uživatelské jméno + dopisem (SMSkou)
PIN (cca 2 týdny po obdržení emailu)
38
Doplňující informace v PP
42
Certificate on the methodology for unit cost Ex-ante assessment on direct costing of large research infrastructures
Cíl přípravné fáze
•shromáždit informace právní administrativní,
finanční (příjemce i
propojených třetích stran)
•Annex 1 a Annex 2 ≈ návrh projektu
•kontrola etiky a bezpečnosti
•stanovit hlavní body GA:
• začátek projektu
• reportovací období
• CA
• etické otázky
• propojené 3. strany
• subdodávky
• in-kind contributions
•(ověřit finanční kapacitu)
46
Průběh přípravy GA - časová osa
~1 týden
47
30 dní
podpis
Accession
Form 6. týden
podpis
Declaration
of Honour
kons.
konsorciální smlouva
partneři koordinátor
EK
3. týden 5. týden
Evaluation
Summary
Report
podpis
grantové
dohody
kons. PO konsorcium
předložit 1.
verzi GA
(Annex 1, 2)
vyřešit
sporné
otázky
předložit
finální
verzi GA
max. 3 měsíce
Přípravná fáze - úkoly jednotlivých aktérů
Úkoly koordinátora:
•Stanovit začátek (starting date) projektu
•Dohlédnout na validaci PIC všech žadatelů vč. propojených třetích stran
•Zkontrolovat rozpočet a vykazovaná období
•Poskytnout bankovní údaje
•Připravit plán projektových prací
•Postoupit zhodnocení finanční kapacity (projekty s příspěvkem ≥ 500 tis. EUR)
•Poskytnout přístupová práva všem partnerům (role PaCo)
Úkoly partnerů (vč. koordinátora):
•zkontrolovat/doplnit údaje o instituci daného partnera
•Nominace LEAR, PLSIGN
•Podepsat čestné prohlášení (Declaration of Honour)
Úkoly EK:
•Stanovit předfinancování
•Nastavit počet a délku vykazovaných období
•Vyplnění etických nebo bezpečnostních požadavků (část A)
48
Jak na to? Nástroj od EK: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/ECResearchGMS/1.+Grant+Management+Services+tool
3c. Grant agreement Data
Zdroj: Prezentace Evropské komise
GRANT AGREEMENT DATA
jádro
Grantové
dohody
vědecko-technické, rozpočtové, administrativní a právní informace týkající se projektu
Annex 1,
popis projektových prací
Annex 2,
rozpočet
další
přílohy
Konsorcium Project Officer
50
Průběh přípravy GA – co GA obsahuje?
Úpravy obsahu projektu
• Vzhledem k časovému limitu (3 měsíce) se nepředpokládají významnější změny původního projektového návrhu.
• Možné jsou nicméně úpravy v souvislosti s:
Zajištěním souladu s pravidly H2020 • např. finančními a právními pravidly
Odstraněním administrativních chyb nebo nesrovnalostí
Odchodem některého z partnerů během přípravy grantu • výjimečné, musí být zdůvodněno!
Přezkumem v oblasti etiky nebo bezpečnosti
Opravou nedostatků identifikovaných hodnotiteli v ESR • na dobrovolné bázi
51
Annex 1: Plán projektových prací (Description of Action, DoA)
Má stejnou strukturu jako projektový návrh (části A a B).
• Část A
– Generuje se automaticky z projektového návrhu a informací vyplněných do online formulářů ve fázi přípravy GA.
• Část B
– popisná část projektu
– Příslušné sekce musí být zkopírovány z části B projektového návrhu do vzorové šablony. Vyplněná šablona ve formátu PDF se nahrává do PP.
Pozor na překryvy mezi částmi A a B!
52
Význam použitých ikon
Nechybí žádné informace
Chybí informace: blokuje
Pouze pro informaci
Chybí informace: v tuto chvíli neblokuje
56
61
Tabulky s rozpočtem jsou přeneseny z projektového návrhu - Každý z partnerů kontroluje/případně opravuje nesrovnalosti
Partneři spolupracující s propojenou třetí stranou musí tuto stranu přidat
Propojené třetí strany musí být zaregistrované a zvalidované stejně jako příjemci!
64
Je nutné přidat také detailní rozpočet propojených třetích stran (pokud existují) Propojené třetí strany v projektovém návrhu:
RIA: uvádí se 1 souhrnný rozpočet za každého příjemce a jeho propojenou třetí stranu
IA: celkový rozpočet propojené třetí strany je vyčíslen odděleně, nejsou ale rozepsány jednotlivé kategorie
V GA je nutné rozpočty od sebe oddělit. Součet ale zůstává stejný.
67
Specifikace termínu zahájení projektu
(variantu „fixed starting date“ nutno obhájit)
Ostatní obecné informace jsou přeneseny automaticky (název, abstrakt, …)
Kontrola souhrnné finanční informace
Pozn. částka týkající se předfinancování je pouze indikativní (!)
69
Právní & finanční přehled (pouze ke čtení) - Legal Data: Byl daný partner zvalidován?
- Financial Data: Výsledek posouzení finanční kapacity - LEAR Appoin.: jmenování LEARa (FP7) - LEAR ext. Mandate: rozšíření pravomocí LEARa pro H2020
Deliverables: Ethics
• Post-signature ethics requirements se s přijetím GA automaticky stávají WP a Ethics deliverable
75
Př.: 2 etické deliverables
vytvořené ze 2 post-signature
requirements
Description of Action – část B
History of changes
Table of Contents
1. Excellence 1.1. Objectives
1.2. Relation to the work programme
1.3. Concept and approach
1.4. Ambition (not applicable for CSA type of actions)
2. Impact 2.1. Expected impacts
2.2. Measures to maximise impact
3. Implementation 3.1. Work Plan (proposal section 3.1 without tables 3.1a, 3.1b, 3.1c)
3.2. Management structure and procedures (proposal section 3.2 without tables 3.2a, 3.2b)
3.3. Consortium as a whole
3.4. Resources to be committed (proposal section 3.4 without table 3.4a, but with table 3.4b)
4. Members of the consortium 4.1. Participants
4.2. Third parties involved in the project (including use of third party resources)
4.3. [if applicable] Financial support to third parties
5. Ethics and Security 5.1. Ethics
5.2. Security (Calls under the societal challenge "Secure societies" may use a different structure with sections "5.2. Societal impact" and "6. Security". Please follow the structure and numbering in the proposal template.)
76
Vyplňte šablonu, převeďte do formátu pdf, nahrajte do PP
Šablona předepisuje povinnou strukturu a upozorňuje na možné překryvy s částí A Template v:
Minimální nastavení rolí - fáze podpisu GA
Koordinátor
•Primary Coordinator Contact (PCoCo)
•Legal Entity Appointed Representative (LEAR)
•Project Legal Signatory (PLSIGN)
Ostatní příjemci
•Participant Contact (PaCo)
•Legal Entity Appointed Representative (LEAR)
•Project Legal Signatory (PLSIGN)
•1 osoba (= 1 účet ECAS) může mít neomezené množství rolí
86
Příprava grantové dohody - povinnosti PLSIGN
PLSIGN online podepisuje:
• Čestné prohlášení (Declaration of Honour), v němž příjemce stvrzuje, že je způsobilý zúčastnit se projektu a není v situaci, která by vylučovala udělení grantu (např. konkurs)
KDY?
nejpozději 6 týdnů od vyzvání k asistenci při přípravě GA
• Grantovou dohodu
KDY?
nejpozději do 3 měsíců od vyzvání k asistenci při přípravě GA
koordinátor → projektový úředník EK → ostatní partneři (skrze
přístupové formuláře do 30 dnů od vstupu GA v platnost)
87
Příprava grantové dohody - nominace PLSIGN
• Ve fázi přípravy GA je nutné nominovat osobu, která je oprávněná jménem organizace podepisovat smlouvy – tzv. Projet Legal Signatory (PLSIGN).
Postup
1) Nominace na úrovni organizace (LSIGN)
provádí LEAR (příp. Account Administrator)
Participant Portal: ECAS→My Area→My Organisation→Organisation Roles
je možné nominovat i více osob (tj. vytvořit seznam)
• Možnost přidat komentář k jednotlivým nominovaným
2) Nominace na úrovni projektu (PLSIGN)
provádí hlavní řešitel (PaCo/CoCo)
Participant Portal: ECAS→My Area→My Projects→Project Consortium
princip 1 GA = 1 podpis
• Specifický případ: podle interních pravidel příjemce GA podepisují 2 osoby→nutno řešit zavedením interního schvalovacího postupu
88
93
ARTICLE 58 — ENTRY INTO FORCE OF THE AGREEMENT
The Agreement will enter into force on the day of signature by the
[Commission][Agency] or the coordinator, depending on which is later.
SIGNATURES
For the coordinator For the [Commission][Agency]
Podpis GA
Povinnosti vyplývající z čl. 20 MGA
• Průběžná zpráva (do 60 dnů po skončení každého vykazovaného období)
Průběžná technická zpráva (části A a B)
Průběžná finanční zpráva
• Finální zpráva (spolu s průběžnou zprávou za poslední vykazované období)
Finální technická zpráva
- Shrnutí celého projektu (výsledky vč. jejich využití a diseminace, závěry, socio-ekonomický dopad)
Finální finanční zpráva
–Souhrnná finanční zpráva
–CFS (pokud je požadován)
95
Elektronické předkládání skrze Participant Portal
Šablona průběžné zprávy Participant Portal
96
Pozor: Šablona je ve formátu pdf. Editovatelný formát je přístupný až v okamžiku otevření průběžného reportování (tj. po skončení vykazovaného období).
Moduly pro reportování v PP
• Kontinuální reportingový nástroj
• Periodický reportingový nástroj
97
Project starts
Project ends
End period 1
End period 2
Periodic Periodic
Continuous Reporting Module
Final
Kontinuální reportingový nástroj
• Otevřen soustavně po celou dobu trvání projektu
• Kdo jej může používat?
– kterýkoliv z partnerů
• Co se vkládá/aktualizuje?
– Výstupy a milníky projektu (deliverables and milestones)
– Publikované shrnutí
– Kritická rizika
– Publikační a komunikační aktivity
– IPR
– Dotazník týkající se horizontálních otázek
98
Tyto informace v pozdější fázi tvoří část A průběžné technické zprávy
Periodický reportingový nástroj
• Automaticky aktivován vždy po skončení vykazovaného období
– Výjimka: projekty u kterých probíhá proces změny GA
• Příjemci (vč. koordinátora)
– vyplňují své finanční výkazy (vč. vysvětlení k využití zdrojů)
– mohou přispívat k technické části zprávy
• Koordinátor (navíc)
– nahrává část B technické průběžné zprávy (=popis projektových prací vč. vysvětlení případných odchylek oproti plánu)
– schvaluje finanční výkazy jednotlivých partnerů
– zasílá průběžnou zprávu EK
99
Deliverables
108
• Status „pending“ znamená, že naplánovaný výstup (deliverable) nebyl do systému ještě nahrán.
• Červená barva signalizuje nedodržení termínu pro dodání výstupu.
• Pokud není naplánovaný výstup do systému nahrán před uzavřením průběžné zprávy, musí příjemci poskytnout zdůvodnění pro nedodržení termínu (v rámci periodického reportingového nástroje).
109
Periodický reporting– Technická zpráva
• Jakmile je technická zpráva kompletní, koordinátor ji uzamkne pro úpravy (tlačítko „Lock for review“)
• Zmáčknutím tlačítka dojde k vygenerování finálního PDF dokumentu. Koordinátor by se měl před uzamčením zprávy přesvědčit, že všechna data vložená prostřednictvím kontinuálního reportingového nástroje jsou aktuální!
110
• Vygenerovaný PDF dokument může koordinátor schválit k odeslání EK (tlačítko „Accept & Include“) nebo jej může odemknout pro další úpravy (tlačítko „Unlock to draft“)
Každý z partnerů (vč. koordinátora) vyplňuje svůj vlastní finanční výkaz.
111
Periodický reporting– Finanční zpráva
Finanční výkaz
112
U každé nákladové kategorie se vyplňuje souhrnná částka v EUR a vysvětlení využití zdrojů. Nepřímé N (flat rate) se spočítají automaticky.
113
Směnný kurz pro finanční vykazování
průměr směnných kurzů ECB za vykazované období http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-czk.en.html
114
OSOBNÍ NÁKLADY
• počet ČM spotřebovaných v jednotlivých pracovních balíčcích
• nutné provést převod z odpracovaných hodin (timesheets) na PM
SUBDODÁVKY
• stručný popis položky a zda byla plánována v Příloze 1 GA
OSTATNÍ PŘÍMÉ NÁKLADY
• pouze v případě OPN ˃ 15 % vykázaných osobních nákladů
• popis nutný pouze částky převyšující 15% hranici
• začít od největších (nejnákladnějších) položek
Viz šablona průběžné zprávy
Vysvětlení využití zdrojů
FAQ: Jaká míra detailu je ze strany EK požadována pro popis využití zdrojů u jednotlivých nákladových kategorií?
116
Vyplnění finančního výkazu
• Výkaz mohou vyplnit Participant Contact, Task Manager nebo Project Financial
Signatory.
• Před odesláním musí Participant Contact uzavřít výkaz pro úpravy (tlačítko „Lock for
review“).
117
Schválení a odeslání finančního výkazu PFSIGNem
• Kompetentní osoby: pouze Project Financial Signatory
118
1) Nominace na úrovni organizace - FSIGN
2) Nominace na úrovni projektu - PFSIGN
FAQ: Kdo uděluje roli finančního signatáře v PP?
• Po odeslání koordinátorovi
(tlačítko „Sign and submit“)
je proces vyplňování
finančního výkazu
ukončen.
• Vyplněný finanční výkaz
(PDF) je v této fázi
dostupný skrze „Periodic
Report Composition“ a jeho
obsah je možné diskutovat
s koordinátorem.
119
• Koordinátor finanční výkaz následně schválí a přidá k souhrnnému
finančnímu výkazu (tlačítko „Include“) nebo jej partnerovi vrátí k
přepracování (tlačítko “Redo“)
Schválení finančního výkazu koordinátorem
120
FAQ: Opozdilý partner Co se stane pokud jeden z partnerů nedodá svůj finanční výkaz v požadovaném termínu? Pozor na poslední vykazované období!
Specifika propojených třetích stran (LTP)
• LTP nemají povinnost jmenovat role LEARa a PFSIGNa
• Finanční výkaz LTP (bez elektronického podpisu) vyplňuje do PP příjemce, na kterého je LTP napojená.
• Po vyplnění musí příjemce finanční výkaz LTP vytisknout a zaslat LTP k vlastnoručnímu podpisu. Podepsaný finanční výkaz LTP je příjemce povinen archivovat pro případ auditu.
121
TIP: Za účelem administrativního zjednodušení procesu vyplňování finančního výkazu LTP může příjemce udělit zástupci LTP projektovou roli (např. Task manager).
• Jakmile jsou technická i finanční část průběžné zprávy schváleny, koordinátor zasílá zprávu EK prostřednictvím tlačítka „Submit to EU“.
122
Periodic Reporting
Průběžné reportování shrnutí procesu
Příjemci (vč. koordinátora)
– Finanční výkaz: vložení dat
– Technická zpráva: vložení dat
Koordinátor
– Finanční výkazy: kontrola
– Technickýázpráva: kontrola
Zdroje informací
• H2020 online manual (sekce „Support“ na PP)
• Beneficiary Register User's Guide
• The SME Self-Assessment Wizard User's Guide
• Guiding videos (LEAR Appointment, Electronic signature of the GA, …)
• Related FAQ, …
• Reference documents (sekce „How to Participate“ na PP)
• Guide for beneficiary registration, validation and financial viability check
• Guide for proposal submission and evaluation
• Proposal Templates
• Project Reporting Templates
• LEAR Appointment Forms, …
125
Semináře pro koordinátory
• 14. února 2017, Brusel
– Téma: Dodatky ke GA, Reporting a platby
– Registrace pro osobní účast + odkaz na live web streaming: https://ec.europa.eu/digital-single-market/events/cf/coordinators-day-amendments-reporting-and-payments/register.cfm
• 1. března 2017, Brusel
– Téma: Příprava Grantové dohody
– Registrace pro osobní účast + odkaz na live web streaming: https://ec.europa.eu/digital-single-market/events/cf/coordinators-day-grant-agreement-preparation/register.cfm
126
Finanční dotazy: [email protected], [email protected]
www.tc.cz www.h2020.cz
Právní dotazy: [email protected], [email protected]