ppeSystem » VZ v. 1.01 | Uživatelský manuál v. 3.01 ppeSystem Elektronický nástroj pro řízení veřejných zakázek modul Veřejné zakázky verze 1.01 Uživatelský manuál Poslední aktualizace 06/2013 Centrum klientské podpory: Mobilní telefony: +420 733 530 680, +420 608 887 077 Pevná linka: +420 595 170 557, +420 595 170 913, +420 595 170 923 E@mail: [email protected]Veškerá obchodní práva k programu ppeSystem vyhrazena společnosti PPE.CZ s.r.o., Nádražní 3113/128, 702 00 Ostrava – Moravská Ostrava
Transcript
ppeSystem » VZ v. 1.01 | Uživatelský manuál v. 3.01
1. Obsah 1. Obsah ...................................................................................................................................................... 2 2. Základní informace .................................................................................................................................. 3
2.1. Druhy zadávacích řízení .................................................................................................................... 3 2.2. On-line servis pro uživatele .............................................................................................................. 3
3. Zkrácený návod přípravy standardní aukce nebo poptávky .................................................................... 3 4. Vstup do aplikace ppeSystem .................................................................................................................. 4
4.1. Přihlášení do aplikace ....................................................................................................................... 4 4.2. Změna přihlašovacích údajů ............................................................................................................. 4 4.3. Úvodní obrazovka ............................................................................................................................. 5 4.4. Informační panel administrátora ...................................................................................................... 5 4.5. Aktuální a ukončená zadávací řízení ................................................................................................. 6
5. Příprava Výzvy nebo Elektronické aukce ................................................................................................. 6 5.1. Volba druhu zadávacího řízení ......................................................................................................... 6
5.1.1. Co je Výzva k předložení nabídky? ............................................................................................ 7 5.1.2. Co je elektronická nákupní aukce? ............................................................................................ 7
5.2. Zakládáme standardní Výzvu nebo Elektronickou aukci ................................................................... 7 5.2.1. Vysvětlivky k některým pojmům rubriky Popis ZŘ-1 ................................................................. 8 5.2.2. Zadávání sekcí a položek ........................................................................................................... 9 5.2.3. Vkládání kritéria volného ........................................................................................................ 11 5.2.4. Vkládání kritéria škálového ..................................................................................................... 11 5.2.5. Dávkový import položek.......................................................................................................... 12 5.2.6. Kopírování dat z ukončeného ZŘ do nového ........................................................................... 12 5.2.7. Úprava kritérií ve složce ZŘ ..................................................................................................... 13 5.2.8. Vkládání příloh k zadávací dokumentaci ................................................................................. 13 5.2.9. Doplnění pozvánek a odeslání................................................................................................. 14 5.2.9. Doplnění pozvánek a odeslání................................................................................................. 15 5.2.10. Rubrika Komunikace ............................................................................................................. 15 5.2.11. Vložení kritéria vlastního hodnocení ..................................................................................... 16
5.3. Termíny a úkony v ZŘ ..................................................................................................................... 17 6. Průběh zadávacího řízení ....................................................................................................................... 18
6.1. Řízení aukce z Obrazovky administrátora u Zadavatele ................................................................. 18 6.2. Chat z Obrazovky administrátora u Zadavatele .............................................................................. 19 6.3. Modul Dodavatele a Obrazovka Dodavatele .................................................................................. 19
6.3.1. Vkládání nabídky ze strany Dodavatele ................................................................................... 20 6.4. Zadávací řízení s použitím asistenta ............................................................................................... 21
7. Lhůta pro podání nabídek skončila ........................................................................................................ 22 7.1. Vyhodnocení zadávacího řízení ...................................................................................................... 22 7.2. Procesní list – nejdůležitější dokument s daty o ZŘ ........................................................................ 22 7.3. Složka ZŘ ........................................................................................................................................ 23
2.1. Druhy zadávacích řízení ppeSystem » Veřejné zakázky je obecné označení aplikace. Zadavatel má možnost
zadávat tyto druhy zadávacích procedur a úkonů.
Pro zakázky malého rozsahu - Elektronická aukce
- Výzva
Pro zakázky zadávané podle zákona č. 137/2006
- Otevřené řízení
- Užší řízení
- Jednací řízení s uveřejněním
- Jednací řízení bez uveřejnění
- Zjednodušené podlimitní řízení
- Dynamický nákupní systém
- Rámcová smlouva
- Soutěžní dialog
- Soutěž o návrh
- Elektronickou aukci jako nástroj pro posouzení nabídek pro kterýkoliv z
uvedených zadávacích postupů
2.2. On-line servis pro uživatele Jednou z velkých výhod internetové komunikace je možnost on-line propojení
definované skupiny uživatelů a možnost jejich bezprostředního kontaktu. Na této bázi je postavena služba on-line servisu pro uživatele naší aplikace ppeSystem.
Prakticky každý krok, který uživatel v aplikaci realizuje je zaznamenáván na řídícím serveru a pracovníci našeho Centra klientské podpory mohou odhalit chyby, kterých se uživatel při zadávání dopustí a na tyto chyby jej obratem upozornit.
Centrum klientské podpory je vám k dispozici v pracovní dny na telefonních linkách +420 733 530 680; +420 608 887 077 a +420 597 577 296 - 298 v době od 8.00 do 17.00 hod.
Své dotazy a náměty můžete směrovat také na e-mailovou adresu [email protected].
3. Zkrácený návod přípravy standardní aukce nebo poptávky Tuto stránku budete pravděpodobně využívat v budoucnosti nejvíce. Vycházíme vstříc
nedočkavým a přinášíme stručného průvodce zadávacím řízením už na počátku. Předpokládáme však, že se seznámíte s celým prostředím podle podrobného popisu a teprve poté budete tuto stránku využívat jako rychlou navigaci. Jen tak totiž budete moci využívat všechny funkce, které jsme pro vás v aplikaci ppeSystem připravili. Vstup na stránky www.ppe.cz
1. Přihlášení v rubrice Přihlášení do systému 2. Vložte své Jméno a Heslo Vstoupíte na základní obrazovku - INFOPANEL ADMINISTRÁTORA 3. Přesvědčte se, že ve Správě škálových kritériích je vloženo kritérium, které chcete použít. Pokud není, připravte si ho. 4. Klikněte na ikonu Založit nové ZŘ Vstoupíte do nově založené složky ZŘ 5. Zvolte druh ZŘ podle nabídky a ULOŽTE 6. Přejděte na rubriku Popis ZŘ, vyplňte a ULOŽTE 7. Přejděte na rubriku Položky.
8. Nejdříve si zřiďte Sekce (alespoň jednu sekci musíte zřídit vždy) 9. Zřiďte si samostatnou sekci Kritéria pokud je nebudete přidávat přímo k položkám 10. Pod sekce pak postupně přidávejte jednotlivé komodity a kritéria Případně využijte dávkový Import dat na této stránce
11. V rubrice Úprava Kritérií si ověřte hodnoty přiřazených škálových kritérií a případně je upravte
12. V rubrice Dokumentace přiložte všechny přílohy ZŘ do části Veřejné dokumenty 13. V rubrice Pozvánky vložte do připravených oken doplňující informace, které budou transformovány do pozvánky a ULOŽTE. 14. Zkontrolujte si Náhled pozvánky 15. V rubrice Odeslání doplňte adresáty, zkontrolujte údaje uvedené v průvodním e- mailu a ODEŠLETE 16. V rubrice Komunikace se přesvědčte, kdo a kdy přijal informaci o zadávacím řízení Zpět na Základní obrazovku
17. Vraťte se na Základní obrazovku, klikněte na Aktuální ZŘ a v přehledu klikněte na nově vytvořené ZŘ a v okně, které se otevře si zkontrolujte nastavení obrazovky administrátora (Obrazovka administrátora), případně můžete provádět editaci atd.
Aplikaci ppeSystem opouštějte kliknutím na tlačítko Odhlášení.
4. Vstup do aplikace ppeSystem
4.1. Přihlášení do aplikace
Pro vstup do aplikace ppeSystem použijte adresu internetových stránek poskytovatele, které jsou ve tvaru www.ppe.cz a klikněte na PŘIHLÁŠENÍ. Na další obrazovce vyplníte uživatelské jméno a heslo, které jste od poskytovatele služby získali. V případě, že je nemáte, kontaktujte naší klientskou podporu.
4.2. Změna přihlašovacích údajů Před prvním přihlášení jste získali provizorní přihlašovací údaje, z bezpečnostních
důvodů doporučujeme tyto údaje po prvním přihlášení změnit. Na horním okraji základní obrazovky najdete své jméno. Kliknutím na své jméno otevřete dialogové okno, které vám umožní přihlašovací údaje změnit. Budou uložena v šifrované podobě a přístup k nim nemá ani poskytovatel. V případě ztráty je nutné si písemně vyžádat nový provizorní kód na klientské podpoře a ten pak stejným způsobem změnit.
4.3. Úvodní obrazovka Pokud autorizace a autentizace vašeho přihlášení do aplikace proběhla úspěšně,
vstoupíte na základní obrazovku, která je rozcestníkem pro využívání všech funkcí, procesů a úkonů, které máte právo jako oprávněný uživatel využívat.
4.4. Informační panel administrátora Informační panel vám nabízí přehled o stavu vám vyhrazené části uživatelského prostoru
aplikace. Kliknutím na některou z hodnot se Vám načte přehledná tabulka detailů vyžádané informace. Z informačního panelu můžete dále:
- klinutím na Založit novou veřejnou zakázku vytvořit Složku nové zakázky, viz. 1) - kliknutím na Správa hodnotících kritérií vytvořit nová Škálová kritéria hodnocení, viz. 2)
Kliknutím na Název ZŘ se Vám otevře okno Složky ZŘ, viz. 3). Pokud je některá z funkcí zobrazena pouze nevýraznou šedou barvou, k této funkci nemáte přístup, ukázka viz. 4).
V případě ztráty nebo úniku přihlašovacích údajů je uživatel povinen o této skutečnosti bezodkladně informovat poskytovatele a elektronickou poštou na adrese [email protected] si vyžádat jejich deaktivaci. Od poskytovatele obdrží provizorní přístupový kód, který si je povinen po vstupu do aplikace změnit na vlastní.
5.1. Volba druhu zadávacího řízení Příprava zadávacího řízení v aplikaci ppeSystem probíhá v krocích, které jsou řazeny tak,
aby postupně vzniklo kompletní prostředí pro odeslání zadávací dokumentace a obrazovky jednotlivých účastníků, do nichž vloží své nabídky. Pokud jste se rozhodli zadat nové zadávací řízení (ZŘ) vstupte na základní obrazovku aplikace ppeSystem a klikněte na odkaz Založit nové ZŘ mimo zakázky…
4. 1.
2.
3.
Rubriky Ukončená ZŘ a Aktuální ZŘ zobrazují základní informace o ZŘ. Kliknutím na vybraný Název ZŘ se vám otevře dialogové okno, z něhož si můžete vybrat další informace k připravovanému ZŘ, pokračovat v jeho zadávání, editovat atd. Chcete-li již nyní znát přesný popis vlastností Složky ZŘ (tohoto okna) je jí věnován bod 7.3. na straně 23.
Aplikace Vám nabídne titulní stranu Složka ZŘ a odkaz Zvolte druh ZŘ V této části příručky se věnujeme zakázkám malého rozsahu. Proto vyberte e-aukci nebo výzvu k předložení nabídky kliknutím na příslušné tlačítko. V rubrice Druh ZŘ podle finančního limitu zvolte Malého rozsahu. V rubrice Druh ZŘ podle předmětu zvolte možnost podle charakteru zakázky. Volbu potvrďte tlačítkem ULOŽIT. Následně klikněte na Popis ZŘ-1 v levém navigačním menu a systém Vás posune na další obrazovku.
5.1.1. Co je Výzva k předložení nabídky? Jedná se o nejčastější formu komunikace mezi odběratelem a dodavatelem při
jednání o podmínkách budoucích dodávek na principu POPTÁVKA – NABÍDKA. Dodavatelé vkládají své nabídky bez přímého on-line souboje s konkurenty. V období vkládání cen účastníky ZŘ se na obrazovce administrátora neobjevují vkládané ceny, ale pouze křížkové symboly, nahrazující vloženou cenu k dané položce. Administrátor tak má možnost kontrolovat, zda a v kterých položkách účastníci své ceny vložili.
5.1.2. Co je elektronická nákupní aukce? Liší se od Výzvy především tím, že probíhá ve dvou kolech. Nejdříve mají
uchazeči k dispozici KOLO PRO VKLÁDÁNÍ NABÍDEK, stejně jako ve výzvě. Zatímco v tomto kole neví nic o nabídkách konkurentů, v OSTRÉM KOLE AUKCE, které na vkládání nabídek bezprostředně navazuje, se jim objeví na obrazovkách sloupec minimálních nabídek ze všech uchazečů. Podle vašeho nastavení - pořadí v aukci, počet účastníků apod. Základní kolo aukce se nastavuje nejčastěji v rozmezí 30 - 60 minut podle počtu účastníků a položek v aukci. Aukce má také PRODLUŽOVACÍ KOLA.
5.2. Zakládáme standardní Výzvu nebo Elektronickou aukci Rubriky zadávacího formuláře se vám nastaví podle zvoleného druhu zadávacího řízení.
NEMUSÍ PROTO ODPOVÍDAT GRAFICKÉMU ZOBRAZENÍ UVEDENÉHO NÍŽE. Do formuláře Popis ZŘ vložte vyžádané údaje (vysvětlivky jsou uvedeny na další straně). Struktura odpovídá
zvolenému druhu ZŘ. Po vyplnění neopomeňte kliknout na tlačítko ULOŽIT. Pokud tak neučiníte, data se nenačtou a musíte je začít vkládat znovu.
5.2.1. Vysvětlivky k některým pojmům rubriky Popis ZŘ-1 Dorovnávání ceny
Můžete povolit, aby účastníci dorovnávali v průběhu el. aukce své nabídky k zobrazené minimální nabídce. POVOLUJE SE JEN ZCELA VÝJIMEČNĚ.
Prodlužuje každá změna
V některých případech je pro vás důležité, aby prodloužení el. aukce proběhlo i v případě, že některý z účastníků svou cenu sníží, aniž by se dostal pod zobrazenou minimální cenu položky.
Můžete například ohlásit dvě kola aukce, přičemž do druhého kola postupuje jen prvních pět nejlepších nabídek. V takovém případě zadáte Zobrazit pořadí a Prodlužuje každá změna. Největší souboj totiž bude o to páté postupové místo a vy takto povolíte, aby se aukce prodlužovala i v případě, že někdo svou cenu sníží jen na úroveň tohoto pátého místa.
Zobrazit počet účastníků
Můžete nebo nemusíte povolit, aby účastníci el. aukce viděli, kolik jich je. Pokud je počet účastníků nižší než 5, doporučujeme NEZOBRAZOVAT počet účastníků.
Zobrazit pořadí
Pokud jste el. aukci připravili tak, aby zobrazené pořadí vyjadřovalo opravdu přesnou hodnotu kompletní nabídky a sdělíte účastníkům v pozvánce, že pořadí je rozhodující pro přidělení zakázky, povolíte zobrazení pořadí na obrazovkách účastníků. Musíte však zadat u všech kritérií jejich váhu, aby výsledky byly opravdu vypovídající. V opačném případě ponechte tuto položku nezatrženou.
Zobrazit pořadí podle celkové ceny
Pokud bude jediným kritériem výběru celková nabídnutá cena, ale chcete si zřídit i další kritéria pro informaci o možnostech dodavatele, ale těmto kritériím nepřiřadíte žádnou váhu, zatrhněte toto políčko. Současně však musíte zaškrtnout políčko Ignorovat váhu kritérií ZŘ.
Vyžadovat elektronický podpis
Zakázek malého rozsahu se netýká. U zakázek zadávaných podle zákona č. 137/2006 Sb. zatrhnout MUSÍTE.
Časování kol
Pokud budete zadávat VÝZVU, nastavujete termín a čas jen u prvních dvou oken. Pokud budete zadávat EL.AUKCI, musíte vyplnit i to, kdy se uskuteční OSTRÉ KOLO AUKCE a jak dlouho bude trvat jeho základní část, která se pak může automaticky prodlužovat při zlepšování nabídek účastníků. Běžně na sebe Zadávací a Ostré kolo aukce navazují. Můžete však udělat i několikadenní odstup mezi Zadávacím a Ostrým kolem.
Termín pro přihlášení
Můžete upozornit uchazeče, aby se registroval do ZŘ ve vámi nastaveném termínu. Pokud tak neučiní, máte dostatek času je kontaktovat a jejich účast dohodnout.
Ignorovat váhu kritérií ZŘ Při přípravě VÝZVY nebo EL. AUKCE máte dvě možnosti jak pracovat s váhou
kritérií: 1. Chcete u jednotlivých sekcí a položek uplatnit váhu kritérií pro následné
hodnocení výsledku ZŘ a pak toto políčko nezatrhávejte. 2. Z nějakého důvodu nechcete váhu kritérií vůbec použít globálně v celém ZŘ. V
takovém případě políčko zaklikněte. Systém pak s váhou kritérií nepracuje a v sekci Položky již zadáváte vždy IGNOROVAT váhu kritérií.
Přepočet porovnávací ceny
Porovnávací cena je součtem porovnávací ceny u jednotlivých komodit a aplikace vám je sečte automaticky.
5.2.2. Zadávání sekcí a položek Po vyplnění formuláře Popis ZŘ-1 a jeho následného uložení se můžeme přesunout do
rubriky Položky ZŘ, o které bychom mohli říct, že definuje předmět zadávacího řízení.
Až vyplníte všechna okna, klikněte na symbol diskety a uložte tak vložená data. Sekci můžete přidělit váhu jako celku. Když budou v sekci jen ceny, pak může mít hodnotu např. 95% a zatrhněte Ignorovat váhu komodit. Váha zůstane celému bloku sekce a nemusíte již přiřazovat váhu jednotlivým položkám. Zejména u soupisu položek s cenami je toto důležité. Jako samostatnou sekci pak zvolíte KRITÉRIA a do této sekce vložíte např. Splatnost faktur, Garanci cen apod. s celkovou váhou 5% a při dalším zadávání jim přiřadíte samostatnou váhu.
Příklad Sekce komodity má váhu 90% a 10 položek. Pokud zadáte ignorovat váhu komodit, systém přidělí automaticky každé z položek váhu 10%. Sekce kritéria má váhu 10% (to je 100% pro další rozdělení váhy kritérií v této sekci) a vy chcete z těchto 10% přidělit takto:
Kliknutím na ikonu editace se vám otevře okno pro vložení názvu SEKCE ZŘ. Alespoň jednu sekci musíte VŽDY zřídit. Můžete si nejprve zřídit všechny sekce a položky pak rozdělovat do nich. Vyplňte jednotlivá okna Kód položky znamená vaše označení např. skladové nebo jiné.
Příklad označení sekcí a nastavení jejich % váhy u aukce na mobilního operátora
Příklad sekcí pro elektronickou akci na automobily
Pokud jste úspěšně vložili sekce ZŘ, bude obrazovka vypadat podobně. Všimněte si, že samostatnou sekci tvoří Kritéria. Pokud budete Kritéria zadávacímu řízení přiřazovat, musíte tuto sekci zřídit. Do této sekce následně budete vkládat jednotlivá kritéria. V zatrženém prostoru je v horní části symbol pro vložení nové sekce. V tomto prostředí se pohybujete tak, jak jste zvyklí z aplikací MS Office, pomocí symbolů + pro otevírání a - pro zavírání složek.
Nyní můžete začít k jednotlivým sekcím přiřazovat Položky ZŘ. Klikněte na + v řádku
sekce viz horní obrázek. Otevře se vám podokno s modrým pruhem. Klikněte na označený symbol Editace položky a otevře se vám samostatné okno pro popis Položky ZŘ (zobrazeno na další straně). Po vyplnění nezapomeňte vždy kliknout na tlačítko ULOŽIT!
Pokud vkládáte komoditu, u které bude účastník zadávat cenu a v sekci jste zadali
Ignorovat váhu komodity. Jen zkontrolujte, zda je správně zatrženo Menší je lepší. CENA - menší je lepší.
Doporučujeme nejdříve vložit všechny KOMODITY - tedy ty položky, u nichž budou
uchazeči vkládat CENY. Pro Kritéria si pak zřiďte zvláštní SEKCI a do ní vkládejte kritéria Volná nebo Škálová podle vašeho výběru.
5.2.3. Vkládání kritéria volného Klikněte na záložku Kritérium volné. Menší je lepší znamená, že čím je hodnota kritéria
menší(nižší), tím je pro zadavatele výhodnější - např. cena, dodací lhůta ap. Pro tento případ je již políčko označeno. V opačném případě kliknutím označení zrušíte - např. záruční lhůta ap. Váhu uveďte v čísle maximálně s jedním des. místem, např. 10,5 (pokud jste zadali IGNOROVAT váhu kritérií, tak nevyplňujte). Označte Název kritéria - např. Splatnost faktur Měrná jednotka viz. příklad. Do rubrik Min. hodnota a Max. hodnota uvedete interval hraničních hodnot, které požadujete dodržet Max. hodnotu MUSÍTE UVÉST VŽDY (byť nesmyslně vysokou). Opět nezapomeňte formulář tlačítkem ULOŽIT celý uložit.
5.2.4. Vkládání kritéria škálového Chcete-li využít škálových kritérií je potřeba vybrat záložku Kritérium škálové na kartě
Editace položky. V roletce stačí poté vybrat kritérium, které chcete využít. Po výběru zkontrolujte v horní části okna, zda je správně nastavena hodnota Menší je lepší (viz. výše) a váha tohoto kritéria. Pokud máte roletku prázdnou nebo zde nemáte potřebné škálové kritérium nadefinováno, můžete tak provést v Infopanelu administrátora, který máte pro ukázku zobrazen na straně č. 6 odkaz 2). Uložení vybraných kritérií provedete tlačítkem ULOŽIT.
Jednotlivé rubriky znamenají: Název: Pojmenování komodity Kód: Skladové nebo jiné označení komodity Měrné jednotky MJ: Měrné jednotky podle nichž budou uchazeči vkládat cenu Požadováno MJ: Počet měrných jednotek, které požadujete Minimální krok úpravy ceny: Toto je aktuální jen při el. aukci, (zadává se v měně aukce) Počet des. míst: Vložte číslo počtu, který očekáváte, že mohou uchazeči vkládat. Min. cena: Limitní dolní hranice ceny (u prodejní aukce
nebo u nákupní aukce limit, pod který nechcete jít, protože se bude očividně jednat
o špatnou kvalitu. Max. cena: U běžné aukce nevyplňujte. Použijte jen u
Nákupní aukce s vyhlášenou cenou - zde nastavíte horní (maximální) hranici ceny a účastníci již mohou zadávat jen cenu nižší.
Porovnávací cena: Můžete si vložit stávající nebo očekávanou cenu pro statistické porovnání výsledku ZŘ
Rozšířený popis: Do tohoto prostoru může vepsat text stručnou doplňujících informací k položce komodity. Tento text si budou moci uchazeči otevřít přímo v obrazovce nabídkového listu. Je vhodné spíše pro el. aukce, aby mohl uchazeč rychle reagovat a podívat se na detail výrobku, k němuž dává cenu. Nenahrazujete tím specifikaci v zadávací dokumentaci.
V rubrice položky můžete využít pro vložení popisu jednotlivých položek také dávkový import prostřednictvím připravené šablony Excel. Postupujte v těchto krocích: 1. Otevřete si váš soubor, z něhož budete data exportovat a stáhněte si jej na lištu 2. Klikněte na ikonu Stáhnout šablonu pro import - otevře se vám prázdný soubor v MS Excel Poznámka:
Pokud budete provádět import dat častěji, uložte si šablonu např. na plochu ve formátu .xls a po vložení dat z vašeho souboru ji teprve uložte jako Text (oddělený tabulátory) *.txt
3. Podle nápovědy přeneste postupně do jednotlivých sloupců odpovídající data z vašeho souboru 4. Doplněný soubor uložte jako Text (oddělený tabulátory) *.txt 5. V rubrice Importovaný soubor zadejte stiskněte Procházet nebo Vybrat soubor 6. Na místě, kde jste si uložili soubor s importovanými daty zadejte Uložit nebo na něj dvakrát krátce klikněte 7. Tím se vám zobrazí v okénku Importovaný soubor
8. Kliknutím na tlačítko Importuj data bude soubor s daty načten jako jednotlivé položky do aplikace ppeSystem
5.2.6. Kopírování dat z ukončeného ZŘ do nového Pro urychlení přípravy opakovaného zadávacího řízení máte k dispozici možnost
zkopírovat celý soubor sekcí a položek vč. jejich % váhy do nově připravovaného ZŘ.
Postupujte takto: V Infopanelu na základní stránce kliknete na Založit nové ZŘ mimo zakázky v DNS. Zvolíte Druh ZŘ, v Popisu ZŘ určíte termíny a další podmínky konání a přejdete do rubriky Položky ZŘ. Do rubriky Název ZŘ pro import položek z ukončeného ZŘ napište první písmena názvu ZŘ, z něhož budete data přenášet a systém vám formou nápovědy nabídne celý název. Označte jej a kliknutím na tlačítko Importuj položky přenesete data do nového ZŘ.
5.2.7. Úprava kritérií ve složce ZŘ POUZE PRO ŠKÁLOVÁ KRITÉRIA nebo vkládání hodnocení pro KRITÉRIUM VLASTNÍ
(škálová kritéria jsou ta, kdy dodavatel vybírá z Vámi nabízených variant odpovědí - nejčastěji ANO nebo NE, ale můžete vytvořit i jakékoliv jiné varianty pro volbu odpovědi). Aplikace Vám nabízí možnost pro připravované ZŘ si přímo ve složce upravit hodnoty škálového kritéria, které jste použili z nabídky Správy škálových kritérií. Kliknutím na rubriku Úprava kritérií se vám otevře tento přehled vložených škálových kritérií.
Kliknutím na + můžete otevřít složku zvoleného kritéria a zjistit hodnoty, které má nastaveny. Tyto můžete kliknutím na editovací ikonu jakkoliv upravit. Tato úprava se bude týkat jen zadávacího řízení, v jehož složce se nacházíte. Ve Správě škálových kritérií se nezmění.
5.2.8. Vkládání příloh k zadávací dokumentaci Pro vkládání dokumentů, fotografií, specifikací apod. použijte rubriku Dokumentace. Po
otevření formuláře máte k dispozici dvě složky. Do složky Veřejné dokumenty vkládáte ty
dokumenty, které jsou určeny pro dodavatele a jsou tedy veřejně přístupné. Do složky Interní dokumenty si můžete uložit všechny dokumenty, které jsou přístupné pouze administrátorovi a chcete je mít uloženy ve složce ZŘ. Mohou to být nascanované dokumenty, e-maily, dopisy apod. Postup vkládání dokumentů je u obou složek shodný! Kliknutím na symbol listu (viz. obrázek výše) se vám otevře pole pro vložení názvu dokumentu. Po zapsání názvu klikněte na symbol diskety a ULOŽTE.
Pokud chcete přiložit dokument do zřízené složky klikněte na + u vybrané položky a tím ji otevřete. Potom klikněte na nový list vybrané položky a přidejte dokument nebo jeho novou verzi. Do jedné složky lze vložit pouze jeden dokument nebo jediná jeho verze!!!
Do otevřených políček doplňte své označení Verze a kliknutím na Procházet si otevřete
vyhledávání ve svém počítači. Vyhledejte si soubor, který budete přikládat a Vložte. Systém zapíše datum vložení. Soubory však budou přístupné až v okamžiku, kdy odešlete nebo zveřejníte přístupovou adresu k dokumentům některým z předepsaných způsobů.
!!! UPOZORNĚNÍ !!! Přiložené soubory již nelze měnit. Pokud v nich chcete provést změny, označte novou verzi a přiložte změněný soubor znovu.
5.2.9. Doplnění pozvánek a odeslání Základním dokumentem pro komunikaci s uchazeči je Pozvánka. Tento dokument je
základem ZADÁVACÍ DOKUMENTACE a obsahuje všechny údaje, které jste v předchozích formulářích vyplňovali. V levém menu zvolte položku Pozvánky. Na obrazovce nejprve vyplňte prázdná okna, pokud to připadá v úvahu. Poté klikněte na Uložit do pozvánky a kliknutím na Náhled pozvánky si zkontrolujte, zda obsahuje vše, o chcete uchazečům sdělit. Pokud je pozvánka v pořádku přejděte na rubriku Odeslání v levém menu. Chcete-li zaručit pravost a originalitu pozvánky, můžete ji podepsat Vašim osobním podpisem – elektronickým certifikátem.
Odesláním pozvánek dáte osloveným na vědomí elektronickou adresu, kde naleznou zadávací dokumentaci k ZŘ, které jste připravili. V jednotlivých polích najdete možnosti vyhledávání a přidávání nových adres nebo adres z vašeho adresáře, který se vám v systému automaticky vytváří. Pokud adresáta v databázi nemáte (když začínáte s aplikací pracovat) vložte do pole Podle názvu firmy novou e-mailovou adresu a zadejte Přidat adresáta Adresa se přesune do kolonky Adresáti.
Zkontrolujte text Průvodní e-mailové zprávy. Můžete jej libovolně upravovat (kromě internetových odkazů na pozvánku a registraci v dolní části). Máte-li uživatele vybrány a pozvánku již nechcete dále upravovat, stačí kliknout na tlačítko Odeslat pozvánky. V Záznamu o odeslání se Vám objeví záznam o tom, na které adresy byla zpráva korektně odeslána a na které nikoliv, vč. důvodu. Korektní spojení se objeví v rubrice Komunikace. Tuto část si představíme v následující rubrice tohoto manuálu.
5.2.10. Rubrika Komunikace Na této obrazovce budete mít k dispozici záznam o tom, komu byla e-mailová zpráva s
oznámením o ZŘ odeslána, kdy byla odeslána a kdy si ji obeslaný přečetl. Pokud zůstane rubrika Přečteno dne prázdná, znamená to, že příjemce si zprávu nevyzvedl, nebo byla zasílací adresa nesprávná. Je potřeba to ověřit telefonicky a zprávu mu poslat znovu.
V rubrikách Vložený dokument a Vložená cena máte k dispozici údaj, zda uchazeč již vložil nějaký dokument, pokud byl vyžadován a alespoň jednu cenovou položku. Pomocí tlačítka Aktivovace/Deaktivace můžete uchazeče, který nesplní podmínky zadání deaktivovat a tím jej ze ZŘ vyřadit. Jeho vložená nabídka však bude uložena. O deaktivaci je uložen záznam v rubrikách Datum deaktivace a Deaktivoval.
5.2.11. Vložení kritéria vlastního hodnocení V některých zvláštních případech je nutné hodnotit nabídku účastníka také nečíselným
kritériem, vycházejícím z hodnocení komise - např. úroveň technického řešení apod. V takovém případě postupujte následovně:
1. V rubrice Položky ZŘ klikněte na symbol složky a v otevřeném okně na Kritérium vl. hodnocení a do volné rubriky vepište Název Kritéria vl. hodnocení a Váhu tohoto kritéria v %.
Vraťte se zpět do Složky ZŘ a klikněte na rubriku Úprava kritérií. Klikněte na znaménko + u přidaného vl. kritéria můžete nyní uchazečům přidělit bodové ohodnocení na škále od 1 do 100.
5.3. Termíny a úkony v ZŘ
Záznam o úkonech v ZŘ je praktickou pomůckou, jejíž pomocí si můžete nastavit připomenutí a hlídání hlavních událostí a termínů v systému. Pokud máte zájem o využití této služby stačí klepnout na Název ZŘ v sekci Aktuální nebo Ukončená ZŘ z úvodní obrazovky (Infopanelu administrátora) viz. bod 4.4. na straně 5. Kliknutím na symbol Microsoft Outlook se vám otevře obrazovka, v níž si nastavíte čas připomenutí.
Kromě událostí, které se generují automaticky ze systému, si můžete vést vlastní záznam o úkonech v zadávacím řízení. Kliknutím na Zapsat nový záznam se vám otevře nové okno, kde si záznam uložíte. I zde máte možnost si událost zapsat pro připomenutí do Outlooku.
6.1. Řízení aukce z Obrazovky administrátora u Zadavatele
Kliknutím na tlačítko Admin se vám otevře okno Administrátorské nástroje.
Zruš skonto a Zruš bonus - toto jsou speciální, málo obvyklé funkce. Pokud je máte zavedeny, vyberte z roletky hodnotu a stisknutím tlačítka Provést volbu potvrďte.
Zruš zadání účastníka. Pokud se stane, že účastník zadá zcela zjevně chybnou cenu, například o desetinnou čárku, máte možnost vrátit jeho hodnotu o krok zpět a umožnit mu tak vložit takovou hodnotu, jakou původně chtěl. V roletce Komodity si najdete Název položky, kde udělal chybu a v nižší roletce Ūčastníci, který chybu udělal. Potvrdíte kliknutím na tlačítko Provést. Prodloužení ZŘ - platí pouze pro el. aukce - Aukci můžete manuálně prodloužit o libovolný
počet minut. Do políčka u Prodloužení aukce o vepíšete počet minut, o které chcete aukci prodloužit.
Odstoupení účastníka - Tuto funkci použijete jen za výjimečných okolností. Pokud v roletce zvolíte účastníka a kliknete na Zrušit účastníka, bude z aukce vyřazen.
Stáhnout zobrazení rubrik Při sledování aukce máte možnost si kliknutím na ikonu zmenšení stáhnout zobrazení rubrik a ponechat jen Název. Tak uvidíte více účastníků. Novým kliknutím se rubriky znovu zobrazí. Export Kliknutím na Export si vyvoláte přepis všech dat z této obrazovky do tabulky v Excelu. V nabídkovém okně musíte zadat ULOŽIT a uložit si exportovaný soubor do vašeho počítače. Není možné jej přímo OTEVŔÍT. Pokud nastanou potíže, máte pravděpodobně zakázáno stahování souborů. V takovém případě buďto povolte stahování přímo v počítači nebo se spojte se správcem vaší sítě.
Aktualizace dle zadání ZŘ pokud jste v průběhu přípravy ZŘ provedli nějakou změnu (úprava časů, doplnění dokumentace apod.) a je potřeba nová data znovu načíst. Stačí kliknout na tlačítko Aktualizovat ZŘ a ZŘ se zaktualizuje.
6.2. Chat z Obrazovky administrátora u Zadavatele
CHAT je nástroj pro písemnou komunikaci administrátora s účastníky aukce. Po kliknutí na tlačítko Chat se vám otevře nové dialogové okno. Do prostoru Vaše zpráva pro účastníky ZŘ vepíšete své sdělení. V rubrice Příjemce zprávy vyberete z kolonky zda všem - je primárně nastaveno - nebo konkrétního účastníka, kterému chcete zprávu poslat. Ve spodní části máte záznamy o komunikaci s účastníky.
Stejný nástroj mají na obrazovkách i všichni dodavatelé. Touto formou máte možnost také posílat DOKUMENTY. Nelze však poslat současně text i dokument. Pošlete tedy textově avízo o odeslání dokumentu a dokument pošlete samostatně.
6.3. Modul Dodavatele a Obrazovka Dodavatele Každému dodavateli, který se zaregistruje do vašeho zadávacího řízení, zřídí aplikace
ppeSystem prostředí, do kterého se mu soustředí všechny informace vztahující se ke všem zadávacím řízením, kterých se v aplikaci ppeSystem zúčastní (tedy nejen vašich). Dodavatel tak
má k dispozici podobné prostředí jako vy a kompletní historii své účasti ve všech zadávacích řízeních na jednom místě přímo v elektronickém nástroji ppeSystem.
Pokud vyzvete dodavatele přímo, dostane e-mailovou zprávu, že má v prostředí ppeSystem výzvu. Tu má uloženu v rubrice Jste pozváni do ZŘ. Pokud má zájem se zúčastnit a je již zaregistrován, jen potvrdí svůj zájem a Vám se objeví v Komunikace, že se přihlásil. Další rubrikou je Jste zaregistrování do těchto ZŘ, kde podává svou nabídku.
K dispozici má také CHAT, může přikládat dokumenty, které si vyžádáte jako součást nabídky a může si nechat vystavit systémové potvrzení o podání nabídky (a to i opakovaně, kdykoliv svou nabídku ještě před ukončením lhůty pro podání nabídek upraví).
6.3.1. Vkládání nabídky ze strany Dodavatele
Kliknutím na rubriku Obrazovka účastníka pro zvolené zadávací řízení může podat svou nabídku. Na obrazovce pro vkládání nabídky má dodavatel tyto informace. Nabídky vkládá kliknutím na ikonu listu s tužkou. Po kliknutí se mu otevře okno, do kterého vloží svou nabídku pro danou položku do okénka Nová nabídka. Novou cenu vepište a uložte stiskem tlačítka Proveď změnu. Stejně pokračujte vkládáním cen i u dalších položek.
6.4. Zadávací řízení s použitím asistenta Nastavením rolí Administrátora, TOP Manažera a Supervizora je umožněna vazba
OSOBA - OSOBA. Podle těchto rolí pak mají oprávněné osoby přístup KE VŠEM ZŘ přiřazené OSOBY. Asistence u ZŘ znamená vazbu OSOBA - Zadávací řízení. Administrátor ZŘ tak má možnost si z oprávněných osob zvolit ty, kteří budou mít přístup k jím zpracovávanému ZŘ, buďto se všemi právy a přístupem ke všem datům v ZŘ po celou dobu platnosti ZŘ, nebo s omezením, které administrátor nastaví na příslušném formuláři.
Administrátor postupuje takto: Kliknutím na rubriku Nastavení asistence ve Složce ZŘ. Tuto složku otevřete kliknutím na Název ZŘ v sekci Aktuální nebo Ukončená ZŘ (viz. Infopanel administrátora bod 4.4. na straně 6) se otevře obrazovka pro upřesnění práv osobám, které budou mít právo k danému ZŘ přistupovat v rozsahu určených práv.
Ze Seznamu dostupných asistentů klikněte na jméno zvolené osoby. Pak klikněte na tlačítko Přidat právo. Vybraná osoba se vám objeví v rubrice Přiřazení asistenti. Když zde kliknete na jméno osoby, objeví se vám rubrice Osoba a můžete jí přidělit buďto VŠECHNA PRÁVA bez jakéhokoliv omezení času nebo dat (všechna políčka se vyplní automaticky a platnost naskočí do r. 3000). Druhou možností je vybrané osobě přidělit jen omezená práva podle času a úkonů. V takovém
případě vyplňte rubriky Platno od a Platno do (právo můžete přidělit třeba jen několik minut nebo hodin). Klikáním na okénka v rubrice Typ práva vyberete ty části prostředí aplikace, kam povolujete zvolené osobě přístup. Při přidělování práva na CHATOVOU KOMUNIKACI máte možnost přidělit: Plný CHAT - tzn. že asistent vidí veškerou chatovou komunikaci uvnitř firmy i s dodavateli a může se do této komunikace bez omezení zapojit Základní CHAT - tzn., že asistent vidí jen svou komunikaci s dodavateli a "uvnitř" firmy.
Výběr potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit změny.
Osobě, které jste přidělili práva ASISTENTA přijde automaticky mail s upozorněním, na tuto skutečnost a link do prostředí ppeSystem.
7.1. Vyhodnocení zadávacího řízení Vyhodnocením končí proces realizace ZŘ. Kliknutím na Vyhodnocení se Vám otevře
výsledková listina s pořadím uchazečů podle zadaných kritérií. Jednotliví hodnotitelé uvedou komentář k výsledkům a své stanovisko může uvést i Zadavatel. Tím jsou splněny podmínky pro výběr dodavatele. O každém komentáři či stanovisku je v dolní části uveden záznam. Data jsou automaticky přenesena do Protokolu vyhodnocení. Jeho náhled si můžete otevřít přímo z této stránky. Protokol vyhodnocení je přístupný také přímo ze Složky ZŘ.
Z jednotlivých roletek můžete v tomto okně vybrat uchazeče, ke kterému se Vás komentář vztahuje a pro rozdělení a přehlednost během vyhodnocení můžete využít roletky Typ úkonu a Úkon (můžete si vybrat z několik variant). Do okna vepište text komentáře, nebo můžete vkopírovat text z jiného dokumentu. Kliknutím na Uložit komentář uložíte a současně se vám objeví v dolní části vč. data záznamu, autora a typu úkonu. V rubrice Podpis kliknutím na text Podepsat můžete komentář opatřit elektronickým podpisem a autorizovat tak závaznost vašeho komentáře. Detailní záznam vyhodnocení vč. komentářů se Vám automaticky převede do Protokolu vyhodnocení ve složce zadávacího řízení.
7.2. Procesní list – nejdůležitější dokument s daty o ZŘ Procesní list je hlavním dokumentem, který soustřeďuje všechna důležitá data k ZŘ.
Můžeme v něm dohledat např.: zadávací dokumentaci vč. zveřejněných příloh, údaje o zpřístupnění nabídek, přehled o přístupu k zadávací dokumentaci, nabídky jednotlivých účastníků, vyhodnocení nabídek, pořadí a cenové nabídky účastníků.
Procesní list najdeme ve Složce ZŘ, která se nám zobrazí po klepnutí na Název ZŘ v sekci Ukončená ZŘ.
7.3. Složka ZŘ V předchozí rubrice jsme si představili Složku ZŘ, pojďme si nyní popsat i další
podrubriky v této složce, které Vám jsou kdykoliv k dispozici pro jednodušší práci se ZŘ. Editace ZŘ - prostředí v němž připravujete ZŘ a zřizujete příslušné dokumenty Obrazovka administrátora "poptávkový list", do něhož uchazeči vkládají své nabídky viz str. xx Protokol vyhodnocení ZŘ - jeden z dokumentů, kde jsou uloženy výsledky ZŘ Procesní list - základní záznam událostí, procesů a uložených dokumentů, které mají souvislost s konkrétním zadávacím řízením. Procesní list se generuje jako automatická součást každé Složky zadávacího řízení a slouží jako hlavní doklad o výsledcích ZŘ Termíny a úkony v ZŘ - prostředí pro záznamy o všech událostech, které si chcete o ZŘ
zaznamenat. Také obsahuje přehled o termínech tak, jak je administrátor zadal v daném ZŘ s možností si vytvořit připomínku události v Outlooku
Chat - oboustranný šifrovaný komunikační kanál mezi zadavatelem a dodavateli vč. automatického oznamování došlých chatových zpráv. Možná je také komunikace "uvnitř" mezi pracovníky s přístupem k tomuto ZŘ.
Záznam o průběhu - přehled o úkonech všech účastníků ZŘ Zařazení do DNS - přehled dodavatelů, registrovaných do Dynamických nákupních systémů Pozvánka - Rychlý přístup k dokumentu pro pozvání účastníků do ZŘ, resp. "nosiči" zadávací
dokumentace Historie nabídek - přehled o nabídkách dodavatelů Nastavení asistence - možnost přiřazení osob, které mají plný nebo omezený přístup k datům ZŘ Výběr zdrojového jazyka - určeno pro přípravu ZŘ v cizím jazyce
