Metodika projektového řízení

© Jan Bízik, Conecta Consulting, Praha 09/2005

Workshop

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 2

projekt 3

projekt 2

projekt 1

metodika 3

metodika 2

metodika 1

KPIs

popispráce

aktivity

Nástroje řízení společnosti

metodiky projektovéřízení

procesnímodel

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 3

Role projektového řízení v organizaci

Kromě rutinních činností popsaných v procesním modelu existují ad hoc aktivity, které se obvykle odvíjejí od zavádění nových produktů, administračních opatření, systémů nebo technologií

Návaznost na strategii, rámcové procesy a systém řízení výkonnosti zajišťuje systém projektového řízení

Jedná se o systém vzájemně provázaných, přesně popsaných a dokumentovaných postupů, procedur, které by měly provázet každý projekt od jeho počáteční definice k jeho úspěšné realizaci

Cílem projektového řízení je vést projekt tak, aby naplnil své obsahové cíle, rozpočet, časový harmonogram a návaznost na další projekty a organizaci

Projektové řízení stanoví jasné úkoly a zodpovědnosti Kdo nepřijme principy projektového řízení a neúčastní se svým

dílem na výkonu projektu nemá v moderním systému řízení a odpovídající organizační struktuře „šanci“

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 4

Role projektového řízení v organizaci

Projektové řízení je velmi efektivní nástroj řízení Jasná, ale flexibilní organizační struktura projektu, která

„nerespektuje“ organizační matrici Zaměření na dosažení výsledku, nikoliv na subordinaci

zaměstnanců (vizitky neplatí) Vedoucí projektu se stává BOSEM, který může zadávat úkoly a

kontrolovat kohokoliv a kdykoliv během projektu Shoda na cílech a plánu projektu – „buy in“ každého účastníka Stanovení měřitelných cílů a výkonnostních kritérií před startem

projektu Součástí každého projektu je „motivační“ program – ocenění

dosažení stanovených cílů podle zadání Jasné a rychlé eskalační procedury Exaktní záznam plánovaných, uskutečněných a neuskutečněných

kroků

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 5

Co definuje projekt

Jasně definované cíle Organizační struktura Rozpočet

Výnos, náklady, P&L, ROI, cash flow, 3 varianty Časový plán

MS Excel nebo MS ProjectManager Analýza rizik („feasibility“ studii)

Finanční rizika – zvýšení rozpočtu, delší nebo malá návratnost Technologická rizika – nefungující technologie Rizika HR – nedostatečné znalosti a zkušenosti Rizika procesů a řízení – neschopnost řídit projekt a změnu

Výkonnostní kritéria (KPIs) Dosažení výsledku, dodržení rozpočtu, čas plánu atd.

Kritické faktory úspěchu (CSFs) Dostatečné prostředky, dostupné technologie, podpora vedení,

znalosti a zkušenosti

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 6

Organizace projektu

Vedení společnosti Sponzor projektu Řídící výbor Výkonný výbor Komise pro změny Vedoucí projektu Manažer projektu Administrátor projektu Projektové týmy

Vedeníspolečnosti

Sponzorprojektu

Řídícívýbor

Výkonnývýbor

Vedoucíprojektu

Projektovýmanažer

Projektovýtým 1

Projektovýtým 2

Administrátorprojektu

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 7

Sponzor projektu

Činí konečná rozhodnutí o cílech, timingu, rozpočtu a řízení projektu

Činí konečná rozhodnutí o změnách, timingu, rozpočtu nebo větších změnách v řízení projektu

Činí konečná rozhodnutí o výsledcích, závěrech a dalších krocích vyplývajících z projektu

Účastní se jednání Řídícího výboru a Komise pro změnyReportuje vedení společnosti

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 8

Řídící výbor

Je nejvyšším kolektivním orgánem projektu, který sleduje a vyhodnocuje průběh realizace, zajišťuje potřebné zdroje a provádí zásadní rozhodnutí, která jsou v jeho kompetenci.

Je zodpovědný sponzorovi projektu resp. vedení společnosti, kterému reportuje podle plánu řízení projektu ve stanovených termínech.

Členy řídícího výboru jsou: Sponzor projektu Vedoucí projektu Manažer projektu Administrátor projektu

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 9

Výkonný výbor

Řídí na denní bázi průběh realizace projektu podle schválených plánů realizace, rozpočtu a v souladu s dalšími podmínkami a zodpovídá za průběh jeho realizace.

Je složen z pracovníků zodpovědných za jednotlivé body resp. oblasti řešené v rámci předmětu realizace projektu.

Je zodpovědný Řídícímu výboru, kterému reportuje podle plánu řízení projektu ve stanovených termínech.

Členy výkonného výboru jsou: Vedoucí projektu Manažer projektu Vedoucí projektových týmů Administrátor projektu

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 10

Komise pro změny

Činí rozhodnutí o změnách v cílech, časovém plánu, rozpočtu nebo významných změnách v řízení projektu

Komise pro změny se schází na základě výzvy vedoucího projektu

Členy komise pro změny jsou: Sponzor projektu Vedoucí projektu Manažer projektu Administrátor projektu

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 11

Vedoucí projektu

Reprezentuje projekt na denní bázi s nezbytnými kompetencemi rozhodování denní běžných problémů

Supervizuje projektové týmyÚčastní se jednání Řídícího výboru, Výkonného výboru a

Komise pro změnyReportuje Řídícímu výboru

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 12

Projektový manažer

Zodpovídá za řízení projektu, časový plán a rozpočet na denní bázi

Účastní se jednání Řídícího výboru, Výkonného výboru, Komise pro změny, vede průběžná jednání s vedoucími jednotlivých projektových týmů

Reportuje vedoucímu projektu

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 13

Administrátor projektu

Provádí administrační práci spojenou s výkonem projektu

Provádí zápisy z jednání, na pokyn Vedoucího nebo Manažera projektu svolává jednání

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 14

Pracovní týmy

Jejich úkolem je realizovat výstupy projektu a dodávat požadované podklady

Projektové týmy se scházejí podle potřeb projektu na pravidelné a ad hoc bázi

Vedoucí týmů poskytují pravidelné reporty o plnění úkolů Vedoucímu projektu resp. Výkonnému výboru

Vedoucí projektových týmů se účastní jednání Výkonného výboru na žádost Vedoucího projektu nebo na doporučení Manažera projektu podle aktuálních potřeb

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 15

Předávání úkolů na nižší organizační složky

Pro řízení projektu je ideální kombinovaný způsob řízení: projektové a liniové.

Výkonný výbor za účasti Vedoucích projektových týmů představuje projektovou strukturu, ze které členové Výkonného výboru přenáší úkoly do liniové struktury = jednotlivých oddělení.

Na nižší úrovni liniových struktur (oddělení) je pak zajišťována koordinace činností mezi různými útvary v rámci pracovních týmů za supervize Vedoucích týmů tak, aby nedocházelo k časovým ztrátám a nejednotnému chápání významu řešených úkolů.

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 16

Projektový plán

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 17

Organizace času

URGENT IMPORTANT

NOT-URGENT NOT-IMPORTANT

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 18

Organizace schůzek

Management meeting Každé pondělí 9.00 hod. Účastní se vedení + přizvaní Vedoucí projektů Řeší problematiku řízení, strategie, HR, financí, eskalované

problémy projektů – rozhoduje jako poslední instance Nezabývá se statusem projektů, přebírá a schvaluje jejich

konečné výsledky Status projektů je k dispozici od každého projektového

manažera kdykoliv k nahlédnutí

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 19

Organizace schůzek

Status meeting Každé pondělí 10.00 hod. Účastní se Vedoucí oddělení, Vedoucí projektů a příslušní

Manažeři projektů Řeší problematické otázky projektů v první instanci, návrhy

na změny, eskalované problémy projektů v první instanci – rozhoduje

Nezabývá se statusem projektů, přebírá a schvaluje částečné výsledky

Status projektů je k dispozici od každého projektového manažera kdykoliv k nahlédnutí

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 20

Organizace schůzek

Projekt meeting Ad hoc podle potřeb projektu a projektového plánu Účastní se Vedoucí projektů, příslušní Manažeři projektů a

přizvaní výkonní zaměstnanci Zabývá se podrobně statusem, řeší problematické otázky

projektů, navrhuje řešení, připravuje návrhy na změny apod.

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 21

Dokumentace projektu

Nejprve musí být nastaven jednotný systém evidence (verze, autor, změny), ukládání (označení cesty k dokumentu), sdílení a přístupu, a ochrany dokumentů (disk, korespondence)

Status report Meeting agenda Meeting report – jednání, telefonát, chat apod. Memorandum (memo) – zadávání úkolů, ohlašování projektových

informací „Change request“ – žádost o změnu – popisuje požadovanou

změnu v nastavení projektu, důvody, náklady, rizika, souvislosti s dalšími oblastmi projektu

Předávací protokol Distribuční seznam – rozdělovník korespondence na osoby

zapojené do projektu podle podílu na rozhodování – hlavní příjemce, na vědomí atd.

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 22

Postup krok po kroku…

Studie proveditelnosti, analýza rizik, rozpočetDetailní rozpracování plánu projektu

Definice jednotlivých úkolů, timing, návaznosti, milníky Pracovníci zodpovědní za realizaci úkolů, Stanovené výstupy z jednotlivých úkolů,

Stanovení podmínek realizace projektu Stanovení a formalizaci organizace projektu, Způsob podávání zpráv o průběhu realizace, Komunikace při realizaci, Provádění změnových řízení, Vedení dokumentace.

Zajištění znalostí a zkušeností o problematice projektu

8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 23

Postup krok po kroku…

Řízení realizace projektu, zajišťování koordinace a integrace jednotlivých oblastí a částí řešení do funkčního celku zahrnující Řízení a sledování průběhu realizace projektu, Vyhodnocování průběhu realizace projektu a předkládání

návrhů na řešení vzniklých nestandardních situací, Řešení nestandardních situací, Shromažďování požadavků, připomínek a doporučení, Promítání požadavků do projektu – řízení změn,

Administraci realizace zahrnující: Vedení dokumentace, Příprava jednání a schůzek, Zajišťování administrativních podmínek (jednací místnosti,

projekční technika, atd.