62
Průvodce přijetím pro koncové uživatele Microsoft 365
Průvodce přijetím pro koncové uživatele Microsoft 365
2
ObsahZainteresované strany
Informovanost
Školení
Plánování, implementace a řízení
7. Zapojení garantů z řad vedení9. Výběr vlastníka plánu úspěšnosti10. Posílení možností propagátorů
Scénáře15. Určení scénářů20. Stanovení priorit jednotlivých scénářů22. Definování kritérií úspěšnosti26. Sdílení úspěšnosti
29. Sestavení plánu komunikace35. Podpoření stálého zapojení uživatelů
38. Vytvoření plánu školení40. Získání školicích materiálů
43. Naplánujte si aktivity na podporu přijetí
46. Nastartování programu včasného přijetí
51. Vytvoření plánu úspěšnosti
53. Úprava řešení pro zajištění trvalé úspěšnosti
54. Řízení změn a příprava na změnu
PředmluvaSe změnami podmínek podnikání se vyvíjejí i očekávání zaměstnanců a zákazníků a objevuje se nová kultura v oblasti způsobu práce. Zaměstnanci hledají ve své práci větší smysl a zaměstnavatelé se snaží využít důmyslnosti zaměstnanců. Poprvé v lidských dějinách tvoří globální pracovní sílu pět generací, a vzniká tak rozmanitá pracovní síla.
Spolupráce a týmová práce s kolegy jsou součástí našich každodenních aktivit a na významu nabývá schopnost pracovat na různých místech a s různými zařízeními. Zaměstnanci již nejsou svázáni fyzickými ani geografickými hranicemi a mohou čerpat kvalifikované zdroje z celého světa.
Jak se kultura způsobu naší práce vyvíjí, měly by se vyvíjet i nástroje, se kterými pracujeme. Software Microsoft 365 pomůže vaší organizaci realizovat tuto novou kulturu práce tím, že bezpečně umožní vašim zaměstnancům být kreativní a spolupracovat. Microsoft 365 je kompletní, inteligentní a bezpečné řešení spojující v sobě produkty Office 365, Windows 10 a Enterprise Mobility + Security.
Tento průvodce přijetím pro koncové uživatele byl vytvořen pro organizace, které se zajímají o nejefektivnější způsoby, jak maximalizovat své
investice do služeb Microsoft 365. Měl by sloužit jako podrobná příručka, která vaší organizaci zajistí, aby se mohla nejprve určit a následně také realizovat konkrétní kroky, jež jí pomohou osvojit si tuto novou kulturu práce.
Osvědčené postupy v této příručce vycházejí ze zkušeností našich nejúspěšnějších zákazníků, kteří si v průběhu let osvojili různé technologie, jež jsou nyní součástí balíčku Microsoft 365 – Office 365, Windows 10 a Enterprise Mobility + Security.
Doufáme, že vás tato publikace inspiruje a ukáže vám dostupné možnosti a že s ní budete pracovat a sdílet ji s kolegy ve vaší organizaci. Uvítáme vaše názory na ni, které nám můžete předat prostřednictvím komunity pro podporu přijetí na stránce:
http://aka.ms/driveadoption
A pamatujte, že na to nejste sami. Mnoho organizací v současné době spouští technologie Microsoft 365 a vy se s nimi můžete prostřednictvím této komunity spojit.
Způsob naší práce je čím dál propojenější, pojďme se s ním propojit i my.
Software Microsoft 365 pomůže vaší organizaci realizovat tuto novou kulturu práce tím, že bezpečně umožní vašim zaměstnancům být kreativní a spolupracovat.
3
4
Dosažení úspěchu pomocí služeb Microsoft 365 znamená zajistit, aby každý ve vaší organizaci dosáhl ve své práci větší efektivity.
Než se pustíte do zavádění služeb Microsoft 365, na chvíli se zastavte a zamyslete se nad tím, proč se je vaše organizace vlastně rozhodla zakoupit. Podnítily vaše rozhodnutí konkrétní technické požadavky, když jste uvažovali o obnově IT prostředků, nebo jste chtěli vyřešit specifické obchodní potřeby?
Podpora přijetí vychází z poznání, jaké obchodní problémy dokážete prostřednictvím služeb Microsoft 365 vyřešit. Předpokladem je, aby všichni v organizaci chápali výhody nového řešení a využívali je. Je přirozené, že se lidé brání změnám, a proto je nezbytné, aby věděli, co jim přinesou.
Nám v Microsoftu záleží na tom, abyste svou investici do Microsoft 365 využili na maximum. Nezbytnou podmínkou k tomu je plánování. Jediným cílem tohoto průvodce přijetím pro koncové uživatele je pomoci vám v procesu přijetí tohoto řešení.
Na základě předchozích zkušeností zákazníků jsme zjistili, že chcete-li být v přijetí řešení Microsoft 365 úspěšní, je nezbytně nutné zaměřit se na následující čtyři faktory úspěšnosti: zainteresované strany, scénáře, informovanost a školení.
Seznamte se s nezbytnými faktory úspěchu, které ovlivňují přijetí služeb Microsoft 365:
https://aka.ms/successfactors
Zainteresované strany
Zapojení garantů z řad vedení
Posílení možností propagátorů
Scénáře
Stanovení priorit jednotlivých scénářů
Definice kritérií úspěšnosti
Informovanost
Implementace kampaně v oblasti komunikací
Provedení akcí u příležitosti spuštění
Školení
Zaškolení koncových uživatelů
Příprava technické podpory
ZÍSKÁNÍ VĚDOMOSTÍ A JEJICH UPEVNĚNÍ
Faktory úspěšnosti přijetí pro koncové uživatele služeb Microsoft 365
Přidejte se ke komunitě pro podporu přijetí.
http://aka.ms/driveadoption
5
Zainteresované stranyPrvním pravidlem úspěšného přijetí řešení Microsoft 365 je sestavit dynamický tým tvořený klíčovými zainteresovanými stranami a vhodnými lidmi, kteří dokáží podporovat a prosazovat změny u ostatních.
V této části se dozvíte, jaké různé role se ve vaší organizaci během zavádění vyskytují a na jaké klíčové role zainteresovaných stran se zvláště zaměřit.
Také se dozvíte, jak vybrat ty správné lidi v rámci vaší organizace na pozice garantů z řad vedení, vlastníků plánu úspěšnosti a propagátorů během zavádění a jak rozšířit možnosti propagátorů pomocí Programu pro propagátory.
RYCHLÝ PŘEHLED
• Kdo jsou garanti z řad vedení, vlastníci plánu úspěšnosti a propagátoři a proč jsou důležití?
• Jaká jsou pravidla ABC podpory ze strany vedení?
• Co je Program pro propagátory a jak ho lze využít k rozšíření možností propagátorů?
Role Zodpovědnosti Oddělení
Garant z řad vedení Předání vize a hodnot spojených s řešením Microsoft 365 celé společnosti Vedení
Vlastník plánu úspěšnosti Zajištění splnění obchodních cílů v souvislosti s nasazením služeb Microsoft 365 Všechna oddělení
Propagátoři Pomáhají propagovat Microsoft 365 a reagovat na námitky koncových uživatelů.
Všechna oddělení (řadoví pracovníci)
Projektový manažer Dohlíží na celý proces uvedení a nasazení služeb Microsoft 365. Řízení projektu
Vedoucí školení Řídí program a materiály školení pro nasazení služeb Microsoft 365. IT a/nebo personální oddělení
Vedoucí v odděleních Určují, jak budou služby Microsoft 365 používat konkrétní oddělení, a prosazují jejich přijetí Všechna oddělení (management)
IT specialista Dohlíží na všechny technické aspekty nasazení IT
Manažer oddělení lidských zdrojů Integruje Microsoft 365 do personálních procesů a spravuje personální obsah. Oddělení lidských zdrojů
(management)
Vedoucí pro komunikaci Dohlíží na komunikaci týkající se Microsoft 365 v rámci celé společnosti. IT a/nebo podniková komunikace
Správce komunity Spravuje každodenní aktivitu v síti Yammer, poskytuje pokyny a doporučené postupy. IT a/nebo podniková komunikace
Správce webu SharePoint
Pomáhá se správou strategie pro web SharePoint v organizaci, působí jako spojovací článek mezi uživateli v organizaci a IT. IT a/nebo jiný personál
Klíč
ové
role
Role zaint-eresovaných stran
Úspěšná strategie přijetí začíná v týmu nadšených jednotlivců, kteří představují průřez celou organizací. Následující tabulka vám pomůže udělat si přehled o jednotlivých zainteresovaných stranách, jejich rolích a zodpovědnosti při úspěšném nasazení služeb Microsoft 365. Klíčové role, na které je třeba se zvláště zaměřit, jsou garanti z řad vedení, vlastníci plánu úspěšnosti a propagátoři.
6Zainteresované strany: Role zainteresovaných stran
Upozornění
Popsané role představují pouze vodítka. Je možné, že některé z nich se ve vaší organizaci budou překrývat nebo nebudou
vůbec potřeba – záleží na konkrétní velikosti a struktuře.
Vysvětlení účelu klíčových rolí, co se vyžaduje od vašeho týmu a proč jsou jednotlivé role nezbytné, si přečtěte zde:
http://aka.ms/stakeholders
7
Zapojení garantů z řad vedení
Garanti z řad vedení jsou klíčoví představitelé organizace a jejich účast je zásadní pro podporu přijetí řešení zaměstnanci. Vedení má totiž největší vliv na firemní kulturu a může aktivně propagovat hodnotu a výhody nových technologií a nové způsoby práce v celé organizaci. Zároveň může implementačnímu týmu objasnit klíčové obchodní cíle a problémy, které bude třeba s pomocí služeb Microsoft 365 překonat.
Garanti z řad vedení určují celkovou vizi a cíle organizace.
Tipy a triky
Při určování garantů vezměte v úvahu hlavní zainteresované strany ve všech organizačních jednotkách, které
budou změnou dotčeny.
Červenec 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Všechna práva vyhrazena. Přetisk na základě povolení.
Průzkumy ukazují, že transformační projekty jsou úspěšnější, když je zřetelně podporují garanti z řad vedení. Více než 85 % respondentů odpovědělo, že když se generální ředitel jejich organizace alespoň částečně nebo zcela zřetelně účastnil transformačního projektu, proběhl velmi úspěšně nebo mimořádně úspěšně.
Co se od garantů z řad vedení očekává:
Budou pomáhat projektovému týmu určovat scénáře a prioritu jejich využití.
Budou hrát klíčovou roli v informování ostatních vedoucích představitelů v organizaci o plánech z hlediska používání služeb Microsoft 365 k dosažení obchodních cílů.
Budou aktivně využívat funkce Microsoft 365 a podporovat tak jejich přijetí a upevňovat žádoucí postupy mezi koncovými uživateli.
Další informace o možném příspěvku garantů z řad vedení k celkové úspěšné realizaci projektu nasazení služeb Microsoft 365 najdete na stránce https://aka.ms/execsponsor.
Zainteresované strany: Zapojení garantů z řad vedení
8
Při zapojení garantů z řad vedení zajistěte, aby plnili pravidla ABC
A ktivní a viditelná účast
B udování koalice s dalšími členy vedení
C ílená komunikace se zaměstnanci
Copyright Prosci®. Všechna práva vyhrazena.
Zainteresované strany: Znalost pravidel ABC
9
Výběr vlastníka plánu úspěšnostiVýběr vlastníka plánu úspěšnosti v rámci organizace je důležitý pro realizaci nastavených obchodních cílů pro Microsoft 365. Zodpovídá za to, že lidé nasazené služby používají a že jim tyto služby přinášejí hodnotu.
Co se od vlastníka plánu úspěšnosti očekává:
Bude zajišťovat, že lidé nasazené služby Microsoft 365 používají a že jim tyto služby přinášejí hodnotu.
Pomůže zajistit, aby byli zapojeni vhodní zainteresovaní účastníci.
Naváže obchodní cíle, které vaše organizace stanovila pro Microsoft 365, na scénáře používání služeb Microsoft 365.
Bude dohlížet na úspěšnou realizaci komunikace a školení.
Zainteresované strany: Výběr vlastníka plánu úspěšnosti
10
Posílení možností propagátorů Vytvoření a využití propagátorů služeb Microsoft 365 ve vaší organizaci představuje další důležitou skupinu zainteresovaných účastníků při prosazování přijetí služeb Microsoft 365.
Získání podpory od každého uživatele v organizaci je náročné. Propagátoři mohou hrát významnou roli a mohou pomoci tuto výzvu zmírnit. Jsou dobře informovaní, oddaní prosazování svých odborných znalostí a ochotní poskytovat kolegům koučink a podporu. Pomáhají transformovat Microsoft 365 do reality oddělení nebo týmu.
Co se od propagátorů očekává:
Vytvoření vlastního programu propagátorů
Další informace a materiály k sestavení vlastní skupiny propagátorů služeb Microsoft 365 najdete v tomto průvodci:
https://aka.ms/office365champions
Budou propagovat služby Microsoft 365 a jejich hodnotu, kterou přinášejí jednotlivým týmům
Budou pomáhat členům týmu pochopit, co jim daná změna přinese
Budou zvyšovat informovanost o službách Microsoft 365 prostřednictvím neformálních komunikačních kanálů
Budou pomáhat se zapojením nových uživatelů, předáváním rad a sdílením osvědčených postupů
Budou předávat projektovému týmu zpětnou vazbu ohledně zapojení a přijetí mezi uživateli
Zainteresované strany: Posílení možností propagátorů
11
Vytvoření programu propagátorůPropagátoři jsou zapálení pro to, co dělají, a navíc rádi propagují nová řešení a ukazují kolegům, jak zefektivnit práci. Mohou pomoci snížit zatížení členů ústředního projektového týmu a podpořit zapojení uživatelů v celé komunitě.
Vytvářejí pozitivní energii a nadšení, takže ostatní uživatelé nový styl práce snáze přijímají.
Ovlivňují stav ve svých týmech.
Uvádějí nové metody v jednotlivých týmech do praxe.
Mohou rozpoznávat problémy a možná řešení.
Poskytují zpětnou vazbu projektovému týmu a garantům.
Jsem zkušený uživatel. Snažím se využívat nové možnosti a inspirovat k tomu i ostatní. Klíčem je dělit se o nápady.
– Pavel
Základem je najít mezi kolegy ty motivované. Beru to jako příležitost. Podporovat spolupráci v komunitě a sdílení znalostí je součást mé práce.
– David
Proč jsou propagátoři důležití?
Zainteresované strany: Vytvoření programu propagátorů
Jsme ve spojení s propagátorem na každém oddělení, který posílá pravidelné týdenní e-maily s informacemi o službách Office 365. Každý z nástrojů Office 365 má své výhody a tím, že je uživatelům postupně představujeme, jim umožňujeme je využívat naplno.
– Nick Lamshed, manažer změn, Qantas
12
Vytvoření komunity propagátorů
Najděte nadšené kolegy, kteří jsou ochotni věnovat propagaci čas a úsilí.
Vytvořte pro propagátory skupinu na Yammeru, kde budou moci sdílet novinky a úspěchy.
Uspořádejte odlehčené školení k základním prvkům služeb Microsoft 365.
Zajistěte materiály na podporu jejich práce s týmy a jednotlivci v terénu, například při neformálních setkáních během oběda.
Zaveďte pravidelné debaty, kde vám propagátoři dají vědět, co funguje a co spíš ne.
Vytvořte program, který propagátory zapojí a ocení jejich úsilí. Nabídněte jim třeba přednostní přístup na zajímavé akce nebo je vyšlete přednášet o jejich zkušenostech na oborovou konferenci.
Vysvětlete ostatním roli propagátorů a informujte je, jak se s nimi mohou spojit. Nezapomeňte, že tito zaměstnanci nezajišťují podporu IT, ale jsou zástupci uživatelů v organizaci.
Tipy a triky
Program propagátorů začleňte do plánu přijetí jako nezbytnou podmínku. Potvrdilo se nám, že lidé se nejčastěji a také
nejefektivněji učí od kolegů. Rozpoznejte a oslovte přirozené lídry nebo pedagogické talenty ve vaší organizaci. Stanou se
základem rozvíjející se komunity.
http://aka.ms/championsguide
Zainteresované strany: Vytvoření komunity propagátorů
13
Seznamte se s různými rolemi a odpovědnostmi ve vaší organizaci a s tím, jak se podílejí na zavádění řešení Microsoft 365
Získejte přehled o tom, co je základem úspěšnosti garanta z řad vedení
Vytvoření programu propagátorů
Zprovozněte svůj projektový tým a namotivujte jej, aby pomáhal kolegům zvýšit produktivitu díky službám Microsoft 365.
Kontrolní seznam zainteresovaných stran
Kontrolní seznam zainteresovaných stran
14
ScénářeDefinování scénářů a ztotožnění se s nimi je důležitým krokem, který vám zajistí, že vaše organizace docílí bezproblémového přijetí a plně využije svých investic do řešení Microsoft 365. Scénáře pokrývají možnosti využití služeb Microsoft 365 vašimi zaměstnanci při řešení firemních úkolů nebo dosahování vytýčených cílů.
S jasnými scénáři a kritérii úspěšnosti můžete efektivně měřit úspěchy a naplňovat hmatatelné výsledky po zavedení softwarového řešení. Díky scénářům mohou týmy lépe porozumět tomu, jak jim mohou služby Microsoft 365 pomoci v dosažení lepších výsledků při každodenních činnostech, protože dávají produkty do kontextu a zajišťují, že uživatelé vědí, kdy a jak je použít.
RYCHLÝ PŘEHLED
• Jak určit scénáře a nastavit jejich prioritu?
• Jak lze definovat kritéria úspěšnosti, která usnadní měření hmatatelných výsledků?
• Jak lze sledovat přijetí řešení v naší organizaci?
15
Určení scénářů
Chcete-li určit správné scénáře, je ideální zapojit lidi, kteří budou změnu prosazovat a podporovat v celé organizaci. Osvědčuje se uspořádat několik seminářů s vedoucími oddělení, projektovými manažery, zástupci oddělení IT a dalšími zainteresovanými stranami, které mohou pomoci v diskuzi o možných způsobech používání služeb Microsoft 365 ve vaší organizaci. Dobrým výchozím bodem při formulování scénářů jsou následující otázky:
Jakým problémům organizace čelí v oblasti komunikace a spolupráce?
V kterých oblastech se chce organizace zlepšit?
Jaké strategické iniciativy či aktuální transformační projekty organizace mohou služby Microsoft 365 podpořit?
Jaké metody komunikace a spolupráce jsou ve vaší organizaci obvykle přijímány lépe než jiné?
Jaký je postup při vytváření, distribuci a sdílení informací?
Scénáře: Určení scénářů
Office 365 poskytuje technologie, které zlepšují interní komunikaci a spolupráci. Při spolupráci s našimi partnery využíváme videokonference, prezentace a sdílení plochy.
– Klaus Huelsewiesche, vedoucí IT systémů pro vývoj a výzkum, divize praní a domácí péče, Henkel
16
Vyhledejte si scénáře v Knihovně produktivity.
V naší Knihovně produktivity jsme shromáždili celou řadu scénářů, abychom vám pomohli nacházet nové možnosti využití
služeb Microsoft 365, které mohou být pro vaši organizaci přínosem.
http://aka.ms/productivitylibrary
Scénáře: Vyhledání scénářů v Knihovně produktivity
17
Abychom uživatelům služeb Microsoft 365 pomohli rychle začít, navrhujeme těchto šest základních scénářů, které obecně odpovídají každodenním úkolům vašich zaměstnanců, od e-mailové komunikace a kalendářů přes ukládání a sdílení souborů po organizování virtuálních schůzek a spolupráci v reálném čase.
Prostudujte si následujících šest scénářů:
Šest základních scénářů
Práce na e-mailu samostatně i ve skupině
Microsoft Exchange Online představuje páteř vašeho řešení pro e-mail a kalendáře. Usnadňuje vám spolupráci s ostatními ve známém prostředí Outlooku. Exchange Online vám umožní zvládnout víc a pracovat efektivněji, protože vám poskytne konzistentní prostředí Outlooku se všemi funkcemi bez ohledu na to, jaké zařízení právě používáte.
Pracovní prostor založený na chatu
Služba Microsoft Teams spojuje na jednom místě informace, které týmy potřebují ke společné efektivní práci a maximálnímu výkonu. Tento pracovní prostor založený na chatu představuje prostředí přizpůsobené používání na mobilních zařízeních a kombinuje chat, dokumenty, lidi a nástroje na jednom bezpečném místě.
Propojení organizace
Yammer zajišťuje v celé organizaci transparentní propojení lidí a informací, o kterých jste ani nevěděli, že existují. Diskutujte o nápadech, sdílejte novinky a získávejte odpovědi od kolegů, ať jste kdekoli.
Snadné schůzky a spolupráce
Vaše schopnost plnit úkoly závisí na možnosti spojení v reálném čase. Skype pro firmy nabízí ucelené řešení pro schůzky prostřednictvím jednotné platformy pro zasílání rychlých zpráv, audiovizuální volání, konference a živé sdílení, od rychlého získání odpovědi až po průběh projektu podle plánu.
Sdílení webů a obsahu
SharePoint zefektivňuje sdílení a spolupráce na intranetu. Vytvořením webů a portálů, které propojují uživatele, zajistíte přístup ke zkušenostem, obsahu, podkladům k rozhodování a společným znalostem.
Scénáře: Šest základních scénářů
Společné vytváření působivého obsahu
Office vám umožní plnit úkoly rychleji a prakticky kdekoli. Nabízí výhody vyplývající z integrace aplikací Office se systémy OneDrive a SharePoint k používání, sdílení a spoluvytváření dokumentů.
Jako člen týmu…[Tým]
Chci…[Popis, čeho chci
dosáhnout]
Pomocí[Konkrétní využití
technologií]
Úspěšné splnění svého cíle poznám
podle...[Měřítko úspěšnosti
řešení]
18
Jako člen týmu… obchodního oddělení
Chci… vytvořit jednotnou
verzi nabídky, kterou může každý používat
a upravovat, a vyhnout se přeposílání různých verzí
e-mailem.
Pomocí… webu SharePoint pro
centralizované ukládání a sdílení jednotné verze prodejní nabídky, kterou může můj tým společně
upravovat pomocí funkce spoluvytváření ve Wordu
a PowerPointu.
Úspěšné splnění svého cíle poznám podle…
toho, že můj obchodní tým může jednodušeji
vytvářet nabídky, a má tak více času na
uzavírání zakázek.
Chcete-li začít vytvářet své vlastní scénáře, zvažte využití následujícího rámce:
Jako člen týmu… [TÝM]
Chci... [POPIS, ČEHO CHCI DOSÁHNOUT]
Pomocí… [Konkrétní VYUŽITÍ TECHNOLOGIÍ]
Úspěšné splnění svého cíle poznám podle... [MĚŘÍTKO ÚSPĚŠNOSTI ŘEŠENÍ]
Nevíte, jak začít?
Scénáře: Nevíte, jak začít?
Opřete se o zkušenosti ostatních. Přidejte se k naší komunitě. V rámci komunity pro podporu zavádění řešení v Komunitě technologií Microsoft můžete hovořit s tisíci dalších zákazníků
společnosti Microsoft a dozvědět se, jaké scénáře byly užitečné pro ně.
Co to přinese nám?
Aktualizace produktů
Kontakt na vývojáře
Spolupráce s kolegy
Začněte komunikovat s podobně zaměřenými partnery ještě dnes –
staňte se členem komunity pro podporu přijetí.
http://aka.ms/driveadoption
Rozvoj vztahů
Další materiály pro uživatele
Využití zkušeností ostatních
19
Stránka komunity pro podporu přijetí
Diskuze a sdílení osvědčených postupů
Nejnovější konverzace
O čem se v komunitě mluví
Členství ve službě Spaces
Soustředěné diskuze na specifická komunitní témata
Oznámení na podporu přijetí Nejnovější oznámení
KomunitaKdo je členem komunity
Scénáře: Opřete se o zkušenosti ostatních. Přidejte se k naší komunitě.
20
Stanovení priorit jednotlivých scénářůProtože Microsoft 365 může mít pozitivní přínos pro celou vaši organizaci, je důležité stanovit priority jednotlivých obchodních scénářů a rozhodnout se, kam zaměřit pozornost nejdříve.
Nezapomeňte, scénáře, které určíte a dáte jim prioritu, vám nyní budou během zavádění pomáhat při sdělování vašeho plánu komunikačních aktivit. Při sestavování vašeho plánu komunikačních aktivit se držte svých scénářů.
Scénáře: Stanovení priorit jednotlivých scénářů
Nízká
Střední
Vysoká
Vliv
Náročnost
Nízká Střední Vysoká
Spolupracujte s kolegy v pracovním prostoru založeném na chatu
Nahraďte tradiční telefonní systém službou Cloud PBX
Zapojte zaměstnance a prostřednictvím sociálních sítí rozšiřte jejich možnosti
Zajistěte školení pro zaměstnance po celém světě
Umožněte zaměstnancům pracovat elegantněji odkudkoliv s pomocí hostovaného emailu
Podpořte nové zaměstnance v rychlejším zprovoznění
Implementujte zabezpečené jednotné přihlašování se službou Azure Active Directory
Nasaďte klasifikaci a ochranu dat se službou Azure Information Protection
21
Jak stanovit priority jednotlivých scénářů
Prostudujte si následující diagram a zakreslete do něj své scénáře podle úrovně očekávaného přínosu organizaci a náročnosti jejich dosažení. Zjistíte z něj, které scénáře vám nejrychleji zajistí nejvyšší přínos. Diagram vám také pomůže určit náročnější projekty, které jsou možná důležitější, ale vyžadují důkladnější plánování.
Tipy a triky
Je užitečné se zamyslet, co přinese vašim zaměstnancům nejvyšší hodnotu. Některé z kroků, u kterých můžete zvažovat
provedení ihned (např. migrace e-mailu), nemusí přinést okamžitě zřejmou hodnotu. Může být lepší zaměřit se nejprve
na dosažení rychlých, viditelných úspěchů (např. zpřístupnění chatu všem zaměstnancům).
Scénáře: Jak stanovit priority jednotlivých scénářů
22
Definice kritérií úspěchuPři stanovení ideálních scénářů je nezbytné sestavit také formální sadu kritérií úspěšnosti, na jejichž základě zhodnotíte dopad nasazení služeb Microsoft 365. Je třeba určit, jaké ukazatele budete měřit a jak budete při shromažďování kvantitativních i kvalitativních dat postupovat. Postup definování kritérií úspěšnosti:
Určete obchodní klíčové ukazatele výkonu (KPI), které se mohou zlepšit na základě přijetí různých scénářů (např. snížení nákladů, zvýšení spokojenosti zákazníků, lepší zapojení zaměstnanců, kratší čas potřebný ke zpracování objednávky apod.).
Zhodnoťte, jaká je vaše pozice před implementací služeb Microsoft 365. Stanovte základní ukazatele KPI a vyhodnoťte aktuální znalosti služeb Microsoft 365 mezi koncovými uživateli.
Zvolte kritéria, která vám pomohou při prezentaci přínosu služeb Microsoft 365 pro vaši organizaci členům vedení.
Scénáře: Definice kritérií úspěchu
Šablony průzkumů mezi koncovými uživateli
Šablona průzkumu vám pomůže při měření spokojenosti a pokroku vzhledem ke stanovenému výchozímu bodu.
http://aka.ms/usersurveys
Tipy a triky
S pomocí Průvodce měřením úspěchu vyhodnoťte, jak efektivní bylo vaše spuštění služeb Microsoft 365 a zaznamenejte své úspěchy.
http://aka.ms/measuringsuccess
23
Pomůže vám metodika SMART
Při návrhu kritérií úspěšnosti vám metodika SMART pomůže určit nejpřínosnější cíle:
Jasné a jednoznačné odpovědi na otázky typu „Co, proč, kdo a kde?”
Specific (Konkrétní):
Konkrétní ukazatele, které jasně dokládají pokrok
Measurable (Měřitelné):
Realistické, ne přehnané cíle
Attainable (Dosažitelné):
Cíle důležité pro zainteresované strany
Relevant (Relevantní):
Cíle spojené s konkrétním termínem; odpověď na otázku „Kdy?”
Timely (Včasné):
Scénáře: Pomůže vám metodika SMART
Kritéria úspěšnosti Metoda/zdroj Metrika Příklad cíle
Zvýšení míry přijetíVyšší používání odpovídá většímu přijetí technologie mezi uživateli
Kvantitativní Sestavy využití služeb Office 365
Používání poštovních schránekPoužívání SharePointuChat a konference ve Skypu pro firmyVyužité minuty hlasových hovorů přes Skype pro firmy
Srovnání sestav s údaji o používání před nasazením a po něm ukáže měsíční 10% růst míry přijetí.
Účinnost školeníVyšší používání souvisí s účinností školení
Kvantitativní Sestavy využití služeb Office 365
KvalitativníPrůzkumy mezi koncovými uživateliInternetové školení o dodržování předpisů se zpětnou vazbou a skupinami Yammer
Používání poštovních schránekPoužívání SharePointuChat a konference ve Skypu pro firmyVyužité minuty hlasových hovorů přes Skype pro firmySpokojenost zaměstnancůMíra absolvování školení
Porovnání sestav s údaji o používání před školením a po něm ukáže měsíční růst míry přijetí řešení.Podle finálního průzkumu v rámci školení má mezi zaměstnanci skóre spokojenosti uživatelů hodnotu 130 nebo vyšší100% absolvování internetového školení o dodržování firemních bezpečnostních předpisů
Nižší provozní náklady Širší přijetí nového řešení jde ruku v ruce se snížením používání konferenčních řešení jiných výrobců, kratší dobou strávenou na cestách a lepším přidělováním zdrojů
Kvantitativní Vykazování ve službách Office 365Finanční/účetní sestavyVýkazy o technické podpořeVýkazy o cestovném a výdajích za telefonyVýstupní ukazatele
Používání poštovních schránekPoužívání SharePointuFaktury za audiokonference a jejich používáníCestovné a výdaje za telefonyŽádosti o technickou podporu
Používání konferenčních řešení jiných výrobců by po nasazení mělo klesat o 10 % měsíčně
Vylepšené zabezpečeníZvýšená míra přijetí souvisí s vylepšeným zabezpečením a splněním zákonných požadavků
KvalitativníPrůzkumy mezi koncovými uživateli Dostupnost/zotavení pro koncové uživatele
Spokojenost zaměstnanců Žádosti o technickou podporu
Porovnání spokojenosti uživatelů před nasazením a po něm Snížení počtu volání technické podpory nebo času stráveného obnovou dat
Zvýšení produktivityŠirší přijetí urychluje komunikaci a rozhodování a zkracuje dobu potřebnou na dokončení úkolů
KvalitativníPrůzkumy mezi koncovými uživateli Využití klasifikace dat
Čas potřebný na dokončení projektů
Počet označených dokumentů
Čas potřebný na realizaci objednávek zákazníků klesne do 6 měsíců o 15 %.
Vylepšení spolupráceVětší komunikace mezi týmy a lokalitami
KvalitativníPrůzkumy mezi koncovými uživateliSkupiny na Yammeru a zpětná vazba
Spokojenost zaměstnancůUspořený čas
Týmy rozptýlené mezi více lokalitami budou do tří měsíců od zavedení Skypu pro firmy hlásit lepší propojení s ostatními členy týmu.
Vyšší spokojenost zaměstnancůFlexibilní možnosti práce zvyšují spokojenost zaměstnanců prostřednictvím většího zapojení, snížení stresu a lepší rovnováhy mezi osobním a pracovním životem
KvalitativníPrůzkumy mezi koncovými uživateliSkupiny na Yammeru a zpětná vazba
Spokojenost zaměstnanců Spokojenost zaměstnanců se do 6 měsíců zvýší o 15 %
24
Příklady kritérií úspěšnosti
Při stanovování kritérií úspěšnosti vezměte v úvahu následující příklady:
Scénáře: Příklady kritérií úspěšnosti
Počet používaných klientů Skypu pro firmySestava aktivních uživatelů
Aktivita skupin služeb Office 365 Balíček obsahu pro přijetí služeb Office 365
https://aka.ms/o365adoptioncontentpack
25
Sledování úrovně přijetí služeb Office 365 v organizaci
Na portálu pro správu služeb Office 365 najdete sestavy umožňující určit aktuální úroveň zapojení uživatelů do používání jednotlivých aplikačních služeb.
Před začátkem si zaznamenejte metriky. Jen tak budete schopni určit efektivitu aktivit na podporu přijetí.
Na základě těchto sestav proveďte měření oproti vašim kritériím úspěšnosti a určete oblasti, kde je třeba zlepšit přijetí.
Scénáře: Sledování úrovně přijetí služeb Office 365 v organizaci
26
Při prezentaci úspěšnosti nasazení řešení Microsoft 365 jsou konkrétní příběhy nejméně tak cenné jako tvrdá data. Požádejte členy projektového týmu a propagátory, aby během nasazení vyhledávali příklady týmové práce a spolupráce napříč odděleními a dělili se o ně prostřednictvím Yammeru.
Při sdílení zkušeností se službami Microsoft 365 nezapomeňte uvést tyto podrobnosti:
Příběhy dokládající obchodní hodnotu je možné snadno sdílet interně prostřednictvím skupiny pro úspěchy spojené se službami Microsoft 365 ve vaší síti Yammer. O pozitivní zkušenosti se můžete podělit také s širší komunitou Microsoft 365 v komunitě pro podporu přijetí.
http://aka.ms/driveadoption
Tipy a triky
Bavte se při tom. Organizování soutěží a vytváření pozitivní atmosféry kolem služeb Microsoft 365 je zajímavé a zábavné.
Zkuste v tom pokračovat.
Čas. Příběh by měl být zasazený v čase, aby posluchači věděli, kdy se odehrál.
Postavy. V příběhu by se měla objevovat jména, aby posluchači věděli, koho se týkal.
Události. Příběh by měl popisovat události, ke kterým došlo.
Vizualizace. Posluchači by měli být schopni představit si, co se stalo.
Sdílení úspěšnosti
Scénáře: Sdílení úspěšnosti
27
Kontrolní seznam scénářů
Určete scénáře, které vám zajistí, že vaše organizace vytěží ze služeb Microsoft 365 maximum
Jako vodítko při definování scénářů ve vaší organizaci využijte uvedených šest základních scénářů
Stanovte priority jednotlivých scénářů a zjistěte, na co se zaměřit nejdříve
Definujte si kritéria úspěšnosti, abyste mohli změřit dopad zavedení služeb Microsoft 365
Nastudujte si, jak pomocí analytických dat Office 365 sledovat přijetí řešení ve vaší organizaci
Povzbuzujte váš tým, aby v průběhu celého zavádění zaznamenával úspěšné situace
Kontrolní seznam scénářů
28
InformovanostKomunikaci je důležité plánovat před zavedením služeb Microsoft 365, během jejich zavádění i po něm, abyste ve své organizaci udrželi nadšení a angažovanost.
Udržujte informovanost pomocí kombinace emailů, plakátů, soutěží a akcí, které si můžete přizpůsobit tak, aby odpovídaly kultuře vaší společnosti. Informovanost v celé vaší organizaci vám pomůže získat nákupy a dlouhodobé přijetí služeb Microsoft 365.
RYCHLÝ PŘEHLED
• Proč zahrnout služby Microsoft 365 do plánu komunikačních aktivit?
• Jak sladit scénáře s plánem komunikačních aktivit?
• Jak propagovat průběžné zapojení a dlouhodobé přijetí služeb Microsoft 365?
29
K zajištění informovanosti a vzbuzení nadšení využijte komunikační strategii. Ještě než budou služby k dispozici, je vhodné v lidech vyvolat pozitivní očekávání, a po jejich spuštění pak následně udržovat zájem uživatelů.
Při formulování sdělení nezapomeňte na všechny pracovníky, kteří by v něm měli nalézt odpověď na otázku, co dané řešení přinese právě jim.
Zvolte kombinaci aktivit, jako třeba e-mail, plakáty nebo fyzické akce (třeba koláčky) a vyznačte je na časové ose projektu.
Naplánujte akce, na kterých si budou lidé moci nové produkty vyzkoušet a ptát se na otázky.
Přizpůsobte své informační aktivity potřebám a kultuře vaší organizace.
Když vedoucí představitel organizace napíše vlastní oznámení ke službám Microsoft 365, zahájí akci u příležitosti spuštění nebo se během celofiremního shromáždění podělí o své poznatky, zdůrazní tak význam a přínosy používání nových technologií.
Sestavení plánu komunikačních aktivit
Při používání služeb Office 365 nemusíme hledat inovace. To můžeme nechat na Microsoftu. Naším úkolem je co nejrychleji přijmout nové technologie a soustředit se na jejich používání ve prospěch našich klientů.
– Darren Russell, ředitel pro digitální technologie a transformaci, Mott MacDonald
Další informace:http://aka.ms/officeblogs/adoption
Informovanost: Sestavení plánu komunikačních aktivit
30
Jako výchozí bod pro vytvoření komunikační a školicí strategie využijte své základní scénáře.
Proměňte základní scénáře na prostředky, které vám pomohou řešit skutečné obchodní problémy.
Určete, které scénáře má ve vaší firmě smysl při spuštění služeb Microsoft 365 vyzdvihovat.
Využijte materiály přidružené k jednotlivým scénářům k vytvoření vlastních e-mailových oznámení a školicích aktivit.
Využijte čas k přezkoumání scénářů a určení, které z nich je nejvhodnější použít při spuštění služeb ve vaší organizaci. Scénáře vám pomohou prezentovat plán komunikačních aktivit.
Promyslete své scénáře
Informovanost: Promyslete své scénáře
http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary
Vyhledejte materiály, které vycházejí ze scénářů
31
Každý základní scénář na webu FastTrack obsahuje šablony pro e-maily, plakáty a letáky, stejně jako videa a školicí materiály. Tyto šablony můžete upravit pro potřeby vašeho plánu komunikačních aktivit.
Informovanost: Vyhledejte materiály, které vycházejí ze scénářů
32
Každý scénář obsahuje přizpůsobitelné e-mailové šablony pro typickou komunikaci během každé z fází spuštění a přijetí služeb Microsoft 365. Každý e-mail obsahuje přímé odkazy na školení a materiály, které uživatelům pomohou seznámit se s možnostmi služeb Microsoft 365. Tyto odkazy jsou u každého scénáře odlišné. Mezi dostupné e-mailové šablony patří:
E-mailové šablony
Jednotlivé e-maily jsou k dispozici jako šablony pro dokumenty Word (.docx) a Outlook (.oft). Můžete si vybrat, které šablony chcete použít, a poté si je libovolně upravit tak, aby odpovídaly vašim komunikačním cílům. Můžete přizpůsobit text stylu vaší firmy, vložit logo a doplnit obsah. E-maily odesílejte z účtu předem určeného odesílatele (například garanta z řad vedení) konkrétní cílové skupině.
Tipy a triky
Komunikujte s uživateli i jinak než jen prostřednictvím e-mailu.
Očekávání spojené se spuštěním služeb Microsoft 365 můžete vyvolat prostřednictvím upoutávkových videí a plakátů
určených pro tisk v rámci informační kampaně v prostorách vaší firmy.
http://aka.ms/drivevalue
Typ e-mailu Fáze Funkce
„Odpočítávání“ Před spuštěním Tato zpráva by měla vzbudit zájem a informovat zaměstnance o možnostech, které jim služby Microsoft 365 přinesou. Pro každý scénář je určen jeden e-mail.
„Oznámení“ Spuštění Tato zpráva se používá při spuštění služeb Microsoft 365 a vybízí uživatele, aby je začali používat. Pro každý scénář je určen jeden e-mail.
„Tipy a triky“ Po spuštění Pomocí těchto tipů a triků představíte uživatelům další možnosti služeb Microsoft 365 a pomůžete jim zvýšit produktivitu. Pro každý scénář jsou určeny tři e-maily.
Informovanost: E-mailové šablony
Úvodní sada pro Windows 10 Business
https://aka.ms/win10businesskit
E-maily s „odpočítáváním“ a oznámeními
http://aka.ms/productivitylibrary
Plakáty, brožury a tiskové materiály
http://aka.ms/productivitylibrary
Další zdroje pro plán komunikačních aktivit
E-mailový seriál tipů a triků
http://aka.ms/productivitylibrary
33Informovanost: Další zdroje pro plán komunikačních aktivit
34
Akce u příležitosti spuštění
Zamyslete se nad svými cíli z hlediska používání služeb Microsoft 365. Jak může případná akce podpořit tyto cíle a konkrétní aspekty vaší činnosti?
Vezměte v úvahu firemní kulturu. Jaký typ akce by vyhovoval vedení a zaměstnancům?
Kolik máte času a prostředků? Můžete zkombinovat různé typy aktivit, aby program akce vyhovoval vašim potřebám a zapadal do celkového plánu?
Zvažte využití některé z tradičních firemních akcí. Nekoná se blízko termínu nasazení služeb Microsoft 365 jiná firemní akce, do které by bylo možné váš program zahrnout?
Jak zvolit vhodnou akci u příležitosti spuštění
Materiály a taktika pro efektivní spuštění
Vytvořili jsme kolekci materiálů, nápadů a taktik, pomocí kterých můžete připravit efektivní spuštění služeb Microsoft 365.
Trička pro plánovací tým a propagátory Office 365, objednávky na webu https://www.co-store.com/iw (pouze v USA)
Transparenty, plakáty a letáky vystavené v kancelářích
Předváděcí stánky v jídelně nebo vstupní hale, kde je možné podívat se na různé nástroje a funkce Microsoft 365 a prakticky si je vyzkoušet
Online akce pro zvýšení zapojení realizované prostřednictvím funkce Skype Meeting Broadcast pro členy týmu ve vzdálených pobočkách
Zařaďte akci u příležitosti spuštění do plánu komunikačních aktivit, a vzbuďte tak ve vaší organizaci nadšení pro Microsoft 365.
Informovanost: Akce u příležitosti spuštění
35
Podpoření stálého zapojení uživatelů
Přijetí služeb Microsoft 365 můžete dále zvyšovat prostřednictvím průběžných informačních a školicích aktivit.
Využijte e-maily s tipy a triky k posílení rozvoje dovedností: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com
Vytvořte skupinu Yammer a pokračujte v konverzaci ohledně osvědčených postupů a nových funkcí
Podělte se o pozitivní zkušenosti s používáním služeb Microsoft 365 inovativními a přínosnými způsoby
Pravidelně pořádejte další akce na podporu zapojení koncových uživatelů, ať už půjde o celofiremní shromáždění, nebo třeba neformální školení během oběda
Formulujte výzvy a organizujte soutěže uživatelů na podporu nejlepších možností používání služeb Microsoft 365 ke změně pracovních zvyklostí
Tipy a trikySdílení pozitivních zkušeností zaznamenaných vaším projektovým týmem v průběhu celého zavádění je skvělý způsob jak podpořit stálé zapojení uživatelů. Vraťte se zpět na stranu 26 v části Scénáře a podívejte se, co byste měli zařadit mezi vaše konkrétní úspěchy.
Informovanost: Podpoření stálého zapojení uživatelů
Na akci u příležitosti spuštění nebo pravidelně v jídelně či v blízkosti výtahů přehrávejte upoutávkové video ke službám Office 365.
http://aka.ms/teaservideo
Upoutávkové video ke službám Office 365
Další videa najdete na stránce http://aka.ms/officevideo.
36
Sestavte si plán komunikačních aktivit s kombinací e-mailů, plakátů a akcí ke vzbuzení nadšení pro vaše spuštění
Při tvorbě plánu komunikačních aktivit se držte svých scénářů
Podle potřeby upravte dostupné šablony a materiály pro vaše potřeby spuštění
Do plánu komunikačních aktivit zařaďte aktivity po spuštění pro podporu stálého zapojení uživatelů
Kontrolní seznam informovanosti
Kontrolní seznam informovanosti
37
ŠkoleníZákladní úlohou školení je zajistit, aby noví uživatelé měli znalosti nezbytné k co nejlepšímu využití možností služeb Microsoft 365. Nezbytnou součástí dosažení úspěchu je sestavení vyčerpávajícího školicího programu před spuštěním.
Zaměřte se na školení, abyste nabídli víc než jen prosté návody a informace k provádění úkolů. Zajistěte, aby se vaši koncoví uživatelé dozvěděli, proč ke změně dochází a co jim přinese. Poskytnutí těchto informací vašim koncovým uživatelům vám pomůže podpořit dlouhodobé přijetí služeb Microsoft 365.
RYCHLÝ PŘEHLED
• Co je třeba vzít v úvahu při sestavování programu školení ohledně naší organizace?
• Jaké klíčové mezníky by bylo vhodné do programu školení zahrnout?
• Jaké školicí zdroje máme při spouštění služeb Microsoft 365 k dispozici?
Školení: Vytvořte si plán školení 38
Vytvořte si plán školení
Při vytváření plánu školení byste měli zvážit následující aspekty:
Stávající řešení Pokud již používáte nějaké řešení, může být nezbytné věnovat zvýšené úsilí fázi školení, protože bude třeba změnit chování uživatelů.
Technická gramotnost uživatelů Při plánování programu školení je třeba vzít do úvahy technickou zdatnost zaměstnanců. Ta je určující pro to, jak snadno přijmou nové způsoby práce.
Další iniciativy, které v současnosti probíhají v organizaci Je důležité mít přehled o dalších programech, které aktuálně v organizaci probíhají, aby uživatelé nebyli zahlceni novými informacemi a nedocházelo ke zmatkům při využívání nových způsobů práce.
Nejlepší způsob realizace Je důležité dobře vybrat nejvhodnější způsob realizace školení ve vaší organizaci. Mohou to být například krátké zprávy s návody, školení v učebnách nebo různé sebevzdělávací online kurzy či online přednášky.
Pamatujte na kulturu vaší organizace Každý podnik je jiný a způsob interakce vaší organizace může při prezentaci vašeho programu školení pomoci
Školení: Klíčové mezníky programu školení 39
Kalendář pravidelných školení pro osvěžení znalostí
Setkání v rámci oddělení, na kterém se uživatelé dělí o své zkušenosti
Neformální semináře pro uživatele, kteří se potýkají s problémy
Zajistěte, aby byla technická podpora schopna odpovídat na dotazy typu „Jak provedu toto...?“
Správný plán školení je zcela zásadní, protože každý uživatel a tým je schopen se seznámit s možnostmi služeb Microsoft 365 v jiném tempu. Zvažte zařazení následujících mezníků do plánu školení:
Připravenost technické podporyPostarejte se, aby byla technická podpora vybavena informacemi potřebnými k podpoře vašeho školení.
Pomocí tohoto průvodce zajistěte připravenost technické podpory na řešení případných potíží a dotazů uživatelů v souvislosti se službami Office 365.
http://aka.ms/helpdeskready
Klíčové mezníky programu školení
Školení zaměřené na produkty
Školení zaměřené na produkty připraví vaše zaměstnance na efektivní používání služeb a aplikací.
K dispozici online
Ve formě článků
http://aka.ms/o365producttraining
V malých blocích
Zaměřené do hloubky
Stručné úvodní příručky pro Windows 10Vyhledejte si příručky a výukové kurzy, které vám pomohou seznámit vaše koncové uživatele se základními i pokročilými funkcemi a možnostmi operačního systému Windows 10 v obchodním prostředí.
https://aka.ms/win10quickstartguides
Postupy pro Windows 10: 5 tipů pro zvýšení produktivityDojem z operačního systému Windows 10 můžete uzpůsobit svým potřebám pomocí aplikací, nabídky Start a dalších prvků. Chcete-li se se systémem Windows 10 seznámit blíže, využijte následujících pět tipů.
https://aka.ms/windows10productivitytips
Školení zaměřené na produktivitu
Školení založené na scénářích umožní vašim zaměstnancům zvýšit produktivitu práce pomocí služeb Microsoft 365.
Video školení
Zaměřené na scénáře
http://aka.ms/productivitytraining
Jednoduché
Běžným jazykem
Školení: Opatření školicích materiálů 40
Opatření školicích materiálů
Opatřete si na internetu bezplatné školicí materiály, které vám pomohou se spuštěním služeb Microsoft 365. Školicí materiály ke službám Microsoft 365 můžete dokonce umístit na vaše vlastní interní webové stránky školení.
Při vytváření programu školení vezměte v úvahu kulturu vaší společnosti, technickou gramotnost, stávající systémy a další iniciativy.
Zařaďte do programu školení klíčové mezníky
Zajistěte, aby byla technická podpora před spuštěním, během něj i po něm připravena odpovídat na dotazy koncových uživatelů.
Projděte si dostupné materiály, které byste mohli použít k rychlému rozběhnutí vaší organizace
Kontrolní seznam školení
Kontrolní seznam školení 41
42
Plánování, implementace a řízeníTato část vás provede dalším plánováním činností spojených s přijetím, Programem včasného přijetí, provedením plánu úspěšnosti a opakováními, které zajistí dosažení trvalého obchodního úspěchu. Najdete zde i časové osy, které vám pomohou udržet si přehled před spuštěním služeb Microsoft 365, během něj i po něm.
Pamatujte, že nejúspěšnější implementace technologií směřují 80 % úsilí na lidi a jen 20 % na technologie samotné. Myslete hlavně na koncové uživatele a jejich chování, zajistíte tak hladké zavedení.
RYCHLÝ PŘEHLED
• Proč je nutné vyhradit si nějaký čas na naplánování aktivit spojených s přijetím?
• Co je to Program včasného přijetí a jak může být úspěšný?
• Jak je možné dosáhnout ještě většího úspěchu opakováním programu Microsoft 365?
Obvyklý přístupZaměření na koncové uživatele je jen doplňková aktivita, např. e-mail s odkazem na školení.
Ideální přístupPřijetí koncovými uživateli je souběžná, nedílná součást nasazení.
Časová osa nasazení Časová osa nasazení
Pros
tředk
y pr
o na
saze
ní
Pros
tředk
y pr
o na
saze
ní
Plánování a aktivity zaměřené na uživatele Trajektorie přijetíPlánování a realizace technického nasazení
43
Naplánujte si aktivity na podporu přijetí Při plánování aktivit souvisejících s přijetím řešení je důležité se dívat za horizont prvotního spuštění. Celá řada organizací přistupuje k přijetí řešení uživateli jako k druhotnému cíli, jako kdyby bylo samozřejmostí, že uživatelé budou nové technologie používat prostě proto, že je mají k dispozici. Přitom je ale třeba jej považovat za základ, na kterém se dá dále stavět. Lidé se mohou bránit změnám, a proto je tak důležité tento krok dobře naplánovat a realizovat souběžně s plánováním nasazení technologií. Pokračujte proto ve svém snažení.
Plánování, implementace a řízení: Naplánujte si aktivity na podporu přijetí
44
Používání Skupin Office 365 k plánování projektu a spolupráci na dokumentech souvisejících s vaší implementací služeb Microsoft 365
Používání nástroje Microsoft Planner ke každodennímu řízení úkolů v rámci vašeho projektu implementace služeb Microsoft 365
Používání Yammeru k vybudování, přípravě a podpoře vaší komunity propagátorů služeb Microsoft 365
Používání Skypu pro firmy k online schůzkám se členy vašeho projektového týmu a používání Microsoft OneNotu k zápisu poznámek na těchto schůzkách
Používání různých aplikací a služeb Microsoft 365 v průběhu plánování a realizace nasazení může přispět k jejich úspěchu. Zvažte tyto možnosti, aby se váš tým mohl dobře seznámit s novými službami a následně je efektivně propagovat mezi kolegy. Mezi příklady používání patří:
Byl jsem mimořádně potěšený tím, jak se celá organizace semkla s cílem realizovat tuto globální transformaci.
Vytvořili jsme vyhrazené týmy, které většinu kroků předem naplánovaly. Yammer se ukázal jako skvělý prostředek pro postupné zavádění změn – týmy se dynamicky formovaly a spolupracovaly s implementačními skupinami v jednotlivých zemích. Najednou všichni konverzovali a ukázalo se, že je to fantastický kanál pro podporu koncových uživatelů.
A když jsme nasazení služeb Office 365 dokončili, vůbec jsem nedokázal pochopit, jak jsme se bez těchto nástrojů mohli dříve obejít.
– Andy Tidd, CIO, ABB
Použijte Microsoft 365 k naplánování a provedení nasazení
Plánování, implementace a řízení: Použijte Microsoft 365 k nasazení
45
Před spuštěnímV průběhu pěti týdnů vedoucích ke spuštění služeb Microsoft 365 věnujte dostatek času tomu, abyste v organizaci vzbudili očekávání. Vytvořte plán komunikace, zorganizujte přípravu školení a spusťte Program včasného přijetí. Využijte časovou osu níže, která vás provede obdobím před spuštěním. Následující část vás provede spuštěním Programu včasného přijetí.
Časová osa Pracovní postup Popis
1. týdenKomunikace Vytvořte plán komunikace a strategii pro akci. Připravte materiály.
Školení Naplánujte program školení koncových uživatelů.
2. týden
Komunikace Pošlete svým posluchačům „e-mail s odpočítáváním”, který je bude informovat o nadcházejících akcích. Uveďte, co od nich očekáváte, a vyvolejte jejich zájem tím, že se zaměříte na myšlenku: „Jaké výhody to přinese pro mě?“
Program včasného přijetí Vyhledáním a zaškolením účastníků spusťte Program včasného přijetí a vytvořte pro jeho členy skupinu na Yammeru. Další informace ohledně Programu včasného přijetí: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide
Krátce před tím, než uživatelé zapojení do pilotního programu dostanou aktivní účty a zařízení, proveďte základní průzkum, ve kterém získáte údaje o jejich znalostech Microsoft 365.
Podpora Připravte technickou podporu na pomoc koncovým uživatelům a ujistěte se, že vědí o Příručce k odstraňování potíží pro technickou podporu. http://aka.ms/helpdeskready
3. týden
Komunikace Postarejte se o vizuální prezentaci služeb Microsoft 365 ve všech firemních pobočkách prostřednictvím plakátů, letáků a upoutávkových videí.
Školení Vytvořte interní týmový web k ukládání školicích materiálů, např. průvodců jako Začínáme nebo Tipy a triky. Uživatele můžete nasměrovat také na veřejné vzdělávací centrum Microsoftu. Navštivte Výukové centrum pro Office 365 na webu http://aka.ms/O365learning.
Program včasného přijetí Zeptejte se účastníků Programu včasného přijetí na zpětnou vazbu.
V polovině pilotního programu vydejte další průzkum, ve kterém získáte data o zkušenostech uživatelů s Microsoft 365. Jeho výsledky můžete využít k úpravám řešení před ostrým nasazením.
4.–5. týden
Komunikace Ve spolupráci s oddělením interních komunikací vydejte podle potřeby oznámení na celém vašem firemním portálu, portálu IT a dalších interních webech.
Podobně jako v případě pilotní skupiny krátce předtím, než uživatelé dostanou aktivní účty a zařízení, rozešlete průzkum všem uživatelům v organizaci.
Připravte se na akci na podporu zapojení, která usnadní spuštění.
Program včasného přijetí Poslední průzkum těsně po skončení pilotního období vám pomůže určit, zda je třeba školicí a informační materiály ještě nějak přizpůsobit.
Plánování, implementace a řízení: Před spuštěním
PŘED SPUŠTĚNÍM BĚHEM SPUŠTĚNÍ PO SPUŠTĚNÍ
46
Nastartování Programu včasného přijetí
Abyste dosáhli úspěšného spuštění, zahajte nasazení služeb Microsoft 365 Programem včasného přijetí, který vám přinese prvotní zpětnou vazbu, a pokračujte v nastoleném trendu při implementaci programu v celé organizaci.
Při realizaci technického zprovoznění služeb Microsoft 365 je důležité zvážit spuštění Programu včasného přijetí mezi klíčovou skupinou obchodních uživatelů, stejně jako členů IT týmu, kteří zajistí podporu uživatelů. Tento program vám umožní získat zpětnou vazbu o názorech uživatelů na spuštění a dozvědět se o jejich pozitivních zkušenostech, které je poté možné využít při spuštění služeb Microsoft 365 v celé organizaci.
Program včasného přijetí také umožní vznik skupiny prvních uživatelů, kteří se stanou vašimi propagátory a podpoří širší spuštění. Program vám nabídne příležitost vyzkoušet situace na skupině důvěryhodných uživatelů, kteří budou flexibilnější v případě problémů.
Tipy a triky
Obecně platí, že při výběru účastníků Programu včasného přijetí volte lidi, kteří si přejí, aby byl celý projekt úspěšný.
Účastníci programu budou moci do značné míry ovlivňovat mínění kolegů, se kterými se budou dělit o své zkušenosti
během nasazení.
Program včasného přijetí využijte k řešení skutečných problémů a nikoli pouze vyzkoušení nových technologií.
Motivujte účastníky programu k používání služeb Microsoft 365 pro scénáře, které mají vyšší prioritu. Sledujte, zda není
třeba ve scénářích provést nějaké změny, aby bylo možné dosáhnout obchodních cílů, které jste definovali jako nejdůležitější
pro přijetí služeb Microsoft 365 ve vaší organizaci.
Plánování, implementace a řízení: Nastartování programu včasného přijetí
47
Uživatelé z různých skupin a oddělení, ideálně zaměstnanci, kteří spolupracují na určitém projektu nebo obchodním procesu
Pravděpodobní propagátoři nebo lídři, kteří dokáží obhajovat nové technologie později během jejich širokého spuštění v celé organizaci
Uživatelé, kteří se obvykle potýkají s technologiemi. Je důležité dobře pochopit jejich potřeby a reagovat na ně během spuštění.
Členové IT oddělení a technické podpory, kteří budou pomáhat uživatelům během spuštění
Nezapojujte generálního ředitele ani vyšší vedení. Může sice být lákavé požádat o účast generálního ředitele, ovšem jeho vynecháním z Programu včasného přijetí získáte příležitost odstranit případné problémy, než se ukáží během nasazení
Do Programu včasného přijetí zařaďte ty správné zainteresované strany
Pro získání cenného přehledu, který se vám v průběhu spouštění bude jistě hodit, je výběr těch správných lidí pro účast v pilotní skupině pro Program včasného přijetí. Následující seznam vám může pomoci rozhodnout se, koho zařadit do programu:
Plánování, implementace a řízení: Do Programu včasného přijetí zařaďte ty správné zainteresované strany
Tipy a triky
Vraťte se zpět na stranu 10 v části Zainteresované strany,
kde si můžete připomenout, jaké vlastnosti by měli mít
propagátoři.
48
Zaškolte účastníky Programu včasného přijetí na zvolené scénáře včetně těch základních. Prostudujte si informační a školicí materiály dostupné v rámci programu FastTrack zde: http://aka.ms/productivitylibrary
Spusťte program propagátorů služeb Microsoft 365. Informujte o programu vámi zamýšlené propagátory a začněte s jejich zapojením a přípravou na roli propagátorů.
Požádejte účastníky Programu včasného přijetí o aktuální zpětnou vazbu a podle ní upravte svůj plán přijetí. Zkuste pro účastníky programu vytvořit skupinu na Yammeru. Budou tak mít přehled o názorech a nápadech svých kolegů a zároveň získají motivaci přidávat své vlastní.
Buďte během pracovní doby k dispozici na Skypu pro firmy a Yammeru, abyste mohli reagovat na případné dotazy a sdílet zajímavé tipy.
Proaktivně žádejte účastníky programu o zpětnou vazbu. Zastavte se u nich v kanceláři, pošlete jim rychlou zprávu nebo jim občas zavolejte. Pamatujte, že pokud vám nikdo nepředává zpětnou vazbu, pak váš program příliš nefunguje.
Projděte si Průvodce Programem včasného přijetíV Průvodci Programem včasného přijetí najdete další tipy a triky pro úspěšný Program včasného přijetí.
https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide
Nezapomeňte poděkovat vašim účastníkům a získat zpětnou vazbu pomocí šablony pro děkovný e-mail.
https://aka.ms/eapthankyouemail
Plánování, implementace a řízení: Klíčové aktivity pro úspěšný Program včasného přijetí
Klíčové aktivity pro úspěšný Program včasného přijetí
49
SpuštěníImplementace spuštění služeb Microsoft 365 v celé organizaci je velká událost. Nyní můžete zužitkovat veškeré předchozí plánování a dohlédnout na to, aby se vám vaše úsilí zúročilo.
Časová osa Pracovní postup Popis
6. týden
Komunikace Prostřednictvím akce u příležitosti spuštění služeb Microsoft 365 vzbuďte nadšení v koncových uživatelích. Pošlete e-mailové oznámení, kterým uživatele informujete, co je k dispozici, jak začít a kde mohou získat pomoc a materiály.
Školení Zorganizujte školení koncových uživatelů.
Plánování, implementace a řízení: Spuštění
PŘED SPUŠTĚNÍM BĚHEM SPUŠTĚNÍ PO SPUŠTĚNÍ
50
Po spuštěníPo úspěšném spuštění služeb Microsoft 365 ve vaší organizaci je důležité pokračovat v zapojení uživatelů a rozšiřování jejich zkušeností. Podle potřeby jim poskytujte další tipy a triky či průběžné školení. V této části je popsána možnost jak pokračovat v povzbuzování aktivit k přijetí ve vaší organizaci a jak mít neustále ty nejnovější funkce a aktualizace.
Časová osa Pracovní postup Popis
8.–12. týden
Komunikace Pomocí „e-mailových šablon s tipy a triky” pravidelně sdílejte tipy s koncovými uživateli, abyste udrželi jejich nadšení a rozšířili používání služeb Microsoft 365.
Po nasazení v celé organizaci zhodnoťte ve finálním průzkumu znalosti a zkušenosti uživatelů se službami Microsoft 365.
Školení Podle potřeby pokračujte v průběžném zaškolování koncových uživatelů.
Plánování, implementace a řízení: Po spuštění
PŘED SPUŠTĚNÍM BĚHEM SPUŠTĚNÍ PO SPUŠTĚNÍ
51
Vytvoření plánu úspěšnosti
Plán úspěšnosti je nepostradatelný pro vaše nasazení, protože představuje plán k dosažení cílů v souvislosti se službami Microsoft 365.
Jak vytvořit plán úspěšnosti
Plánování, implementace a řízení: Vytvoření plánu úspěšnosti
01. Přihlaste se k webu FastTrack s použitím vašeho ID organizace pro Microsoft 365. https://fasttrack.microsoft.com
04. Vyberte scénáře v Plánu úspěšnosti a klepněte na možnost Uložit a pokračovat
02. Klepněte na volbu Zahájit nový plán
03. Projděte si průvodce vytvořením a klepněte na volbu Dokončit
05. Zadejte u jednotlivých scénářů údaje časové osy a klepněte na možnost Uložit a pokračovat
06. Do kontaktů zadejte zainteresované strany a klepněte na možnost Uložit a dokončit
Bylo pro nás opravdu důležité postupovat v tempu změn a nepoškodit přitom naše podnikání. Naše partnerství s týmem FastTrack bylo úžasné. Díky němu jsme zvládli spoustu problémů se zprovozněním a navíc nám pomohli se strategií pro nastavení našich obchodních procesů a souvisejících změn.
– Omar Bhatti, senior ředitel, CSC
52
FastTrack vám pomůže dosáhnout cílůFastTrack zahrnuje tým stovek odborníků, jejichž cílem je zajistit IT specialistům a partnerům z celého světa nejlepší možnosti používání služeb Microsoft 365.
Oprávnění zákazníci služby Microsoft FastTrack mohou požádat o vzdálenou individuální pomoc se zprovozněním. Naši odborníci programu FastTrack vám pomohou naplánovat projekt nasazení Microsoft 365, vyhodnotí vaše technické prostředí, představí možnosti nápravy, přenesou data do služeb Office 365* a poskytnou pomoc pro zajištění přijetí u uživatelů.
Začněte ještě dnes.
http://fasttrack.microsoft.com
FastTrack vám pomůže dosáhnout cílů
* Migrační služby jsou k dispozici zákazníkům s alespoň 500 oprávněnými licencemi.
Plánování, implementace a řízení: FastTrack vám pomůže dosáhnout cílů
53
Úprava řešení pro zajištění trvalé úspěšnosti
Podpora přijetí mezi uživateli je trvalý proces a nekončí dnem spuštění ani změřením dopadu projektu. Nadále hledejte nové způsoby, jak může Microsoft 365 přinést vašemu podnikání hodnotu, a přizpůsobujte se měnícím se potřebám uživatelů i celé organizace.
Využijte postřehy z hodnoticího procesu při plánování dalších školení, kde uživatelům nabídnete doporučené postupy a představíte jim ta nejužitečnější řešení v rámci Microsoft 365.
Naplánujte další setkání zaměřená na hledání obchodních scénářů a řešení s více odděleními v celé organizaci. Poté uspořádejte školení v odděleních, kde ukážete, jak může Microsoft 365 podpořit úspěch v jednotlivých úsecích organizace.
Pomocí Knihovny produktivity můžete určit nové scénáře pro další rozšíření používání služeb Microsoft 365.
http://aka.ms/productivitylibrary
Podporujte uživatele a propagátory, aby přicházeli s nápady, jak může Microsoft 365 zlepšovat obchodní postupy. Nápady sdílejte s ostatními na akcích na podporu zapojení, v komunitních aktivitách nebo ve skupině na Yammeru. Využijte tyto nápady při vytváření dalších řešení a jako podnět k doplňkovým školením.
Chceme zaměstnance pro tenhle nástroj nadchnout, a to znamená, že jim musíme nejen naslouchat, ale také na základě jejich zpětné vazby jednat a skutečně ji implementovat.
– Jeff Schuman, Nationwide
Plánování, implementace a řízení: Úprava řešení pro zajištění trvalé úspěšnosti
54
Řízení změn a příprava na změnu
https://aka.ms/managingchangeO365
Řízení změn ve službách Office 365
Vaše firma i cloudové technologie jsou v neustálém pohybu. Lidé neustále hledají nové příležitosti, jak pracovat efektivněji, a neustále aktualizované cloudové funkce tuto snahu plně podporují.
Nejlepší je sledovat stránky Public Roadmap a příslušné blogy, abyste měli přehled o nových funkcích a aktualizacích, které můžete využít.
Plánování, implementace a řízení: Řízení změn a příprava na změnu
http://aka.ms/win10roadmap
Vyfiltrujte funkce podle aplikace, služby či platformy a určete, které funkce a aktualizace
můžete nejlépe využít ve svůj prospěch.
55
Public Roadmap
Plánování, implementace a řízení: Public Roadmap
Funkce jsou seskupeny podle fází vývoje, abyste viděli připravované aktualizace, co je aktuálně uváděno a co již je k dostání pro
vaše zákazníky.
https://roadmap.office.com
Sledujte stránky Roadmap Windows 10 a Roadmap Office 365, abyste věděli o nových funkcích a aktualizacích, které pomohou vaší organizaci dosáhnout plného využití služeb Microsoft 365.
Windows 10 Roadmap
Office 365 Roadmap
http://aka.ms/win10blog
56
Blogy
Blog Windows for your Business
Plánování, implementace a řízení: Blogy
http://blogs.office.com
Blogy k aplikacím Office
Staňte se zasvěcencem, abyste měli přístup k většímu množství materiálůPřidejte se k programu Windows Insider nebo Windows IT Pro Insider a budete mít přístup k novým sestavením a možnost poskytovat zpětnou vazbu k nejnovějším funkcím.
http://aka.ms/windowsinsider
http://aka.ms/windowsitproinsider
Sledujte blog Windows for your Business a blogy k aplikacím Office, abyste měli aktuální informace ohledně možností, jak může vaše organizace s novými aktualizacemi funkcí a služeb fungovat ještě efektivněji.
57
Správa aktual-izací
Prostřednictvím centra pro správu služeb Office 365 se můžete zaregistrovat k informacím o nových vydáních, takže vaše organizace vždy okamžitě obdrží všechny aktualizace. Můžete také nastavit, aby aktualizace dostávali jen někteří uživatelé, nebo můžete zachovat výchozí nastavení distribuce aktualizací a získávat je později. S dalšími možnostmi se seznámíte zde:
http://aka.ms/releaseoptions
Plánování, implementace a řízení: Správa aktualizací služeb Office 365
Systém Windows 10 nabízí organizacím nový model průběžného nasazování a upgradu systému Windows průběžným poskytováním aktualizací funkcí a možností. Tento nový model označovaný jako Windows jako služba (WaaS) vyžaduje, abyste přehodnotili způsob, jakým nasazujete a upgradujete Windows.
V rámci podpory rozdílných požadavků a případů používání ve vaší organizaci si můžete vybrat z různých větví údržby Windows:
Aktualizace služeb Office 365:
Aktualizace Windows 10:
Current Branch (CB) je pro první uživatele, IT týmy a další širší pilotní skupiny. Slouží k dalšímu potvrzení platnosti kompatibility aplikací a nově vydávaných funkcí.
Current Branch for Business (CBB) je pro většinu lidí v organizaci. Zohledňuje fázované nasazení nových funkcí v průběhu delšího období.
Long-Term Servicing Branch (LTSB) je pro kritická nebo specializovaná zařízení. Nepřijímá žádné nové funkce, přičemž má po dlouhou dobu nadále zajištěnu podporu díky aktualizacím zabezpečení a dalším aktualizacím.
Pomocí programu Windows Insider otestujte a nasaďte zkušební kód a získejte možnost včasného náhledu do funkcí, které budou součástí budoucích aktualizací Windows.
https://insider.windows.com/en-us/
Pracovní postup 1. týden 2. týden 3. týden 4. týden 5. týden6. týden (cílové datum spuštění)
7. týden 8. týden 9. týden 10. týden 11. týden 12. týden
Určete klíčové zainteresované strany a sestavte tým
Vyhledejte vlastníka plánu úspěšnosti a projektového manažera a dohodněte jejich účast
Vyhledejte garanty z řad vedení, dohodněte jejich účast a obsaďte zbývající role v týmu.
Určete scénáře a jejich priority
Určete a vytvořte své scénáře.
Stanovte priority jednotlivých scénářů
Definice kritérií úspěchu
Definujte kritéria úspěchu / klíčové ukazatele výkonu (KPI) a stanovte jejich srovnávací úrovně.
Vytvoření plánu úspěšnosti
Začněte zaznamenávat informace o svém projektu do plánu úspěšnosti na webu http://fasttrack.office.com.
Dokončete svůj plán úspěšnosti.
Vytvoření programu propagátorů
Vyhledejte propagátory a dohodněte jejich účast.
Vytvořte na Yammeru skupinu k podpoře propagátorů.
Zaškolte propagátory a prodiskutujte s nimi aktivity.
Určete průběžné úkoly propagátorů.
Dokončete aktivity propagátorů v souvislosti se spuštěním.
Získejte od propagátorů zpětnou vazbu a pozitivní zkušenosti, které můžete využít při spuštění.
Získejte od propagátorů zpětnou vazbu a podle potřeby program upravte.
Program raného přijetí
Dohodněte zapojení účastníků v programu. Vytvořte na Yammeru skupinu, která usnadní komunikaci a získávání zpětné vazby.
Rozešlete účastníkům výchozí průzkum. Poskytněte účastníkům aktivovaný účet, abyste mohli formálně zahájit Program včasného přijetí.
Požádejte účastníky programu o neformální zpětnou vazbu.
Rozešlete závěrečný průzkum a využijte získané poznatky k úpravě plánu spuštění.
Komunikace a informovanost
Vytvořte plán komunikace a strategii pro akci na podporu zapojení. Vytvořte komunikační materiály s využitím šablon
Rozešlete všem zaměstnancům e-mail s odpočítáváním.
Postarejte se o vizuální prezentaci Microsoft 365 ve firemních pobočkách.
Oznamte blížící se spuštění služeb Microsoft 365 na firemním intranetu. Připravte se na akci na podporu zapojení, která usnadní spuštění.
Vytvořte na Yammeru skupinu pro koncové uživatele, kde mohou sdílet své pozitivní zkušenosti se službami Office 365. Rozešlete koncovým uživatelům výchozí průzkum
Rozešlete e-mail s oznámením, ve kterém uživatelům sdělíte, co budou mít k dispozici. Zorganizujte akci na podporu zapojení, která usnadní spuštění.
Rozešlete koncovým uživatelům e-mail s tipy a triky.
Rozešlete koncovým uživatelům e-mail s tipy a triky. Rozešlete průzkum k fázi po spuštění.
Rozešlete koncovým uživatelům e-mail s tipy a triky.
Školení Vytvořte plán školení koncových uživatelů.
Vytvořte interní školicí web pro ukládání školicích materiálů.
Zaškolte koncové uživatele.
Zaškolte koncové uživatele. Vytvořte seriál školení.
PodporaPřipravte helpdesk na podporu koncových uživatelů.
Zvýšení zapojení uživatelů a podpora přijetí
Připravte a zorganizujte soutěže s cílem nadále motivovat zapojení uživatelů.
Aktualizujte a udržujte interní školicí web.
Podělte se o pozitivní zkušenosti.
Pravidelně organizujte další akce na podporu zapojení.
Řízení změn a příprava na změnu
Sledujte stránku Public Roadmap a příslušné blogy.
Informujte koncové uživatele o nových funkcích a připravte je na jejich vydání.
Měření a sdílení úspěchu a případná úprava řešení
Zaznamenávejte kritéria úspěšnosti přijetí služeb Microsoft 365 a klíčové ukazatele výkonu (KPI) a informujte o nich.
Zaznamenávejte a sdílejte pozitivní zkušenosti.
Uvádějte nové scénáře.
58
Časová osa nasazení služeb Microsoft 365
Pracovní postup 1. týden 2. týden 3. týden 4. týden 5. týden 6. týden (cílové datum spuštění)
7. týden 8. týden 9. týden 10. týden 11. týden 12. týden
Určete klíčové zainteresované strany a sestavte tým
Vyhledejte vlastníka plánu úspěšnosti a projektového manažera a dohodněte jejich účast.
Vyhledejte garanty z řad vedení, dohodněte jejich účast a obsaďte zbývající role v týmu.
Určete scénáře a jejich priority
Určete a vytvořte své scénáře
Stanovte priority jednotlivých scénářů
Definice kritérií úspěchu
Definujte kritéria úspěchu / klíčové ukazatele výkonu (KPI) a stanovte jejich srovnávací úrovně.
Vytvoření plánu úspěšnosti
Začněte zaznamenávat informace o svém projektu do plánu úspěšnosti na webu http://fasttrack.office.com.
Dokončete svůj plán úspěšnosti.
Vytvoření programu propagátorů
Vyhledejte propagátory a dohodněte jejich účast.
Vytvořte na Yammeru skupinu k podpoře propagátorů.
Zaškolte propagátory a prodiskutujte s nimi aktivity.
Určete průběžné úkoly propagátorů.
Dokončete aktivity propagátorů v souvislosti se spuštěním.
Získejte od propagátorů zpětnou vazbu a pozitivní zkušenosti, které můžete využít při spuštění.
Získejte od propagátorů zpětnou vazbu a podle potřeby program upravte.
Program raného přijetí
Dohodněte zapojení účastníků v programu. Vytvořte na Yammeru skupinu, která usnadní komunikaci a získávání zpětné vazby.
Rozešlete účastníkům výchozí průzkum. Poskytněte účastníkům aktivovaný účet, abyste mohli formálně zahájit Program včasného přijetí.
Požádejte účastníky programu o neformální zpětnou vazbu.
Rozešlete závěrečný průzkum a využijte získané poznatky k úpravě plánu spuštění.
Komunikace a informovanost
Vytvořte plán komunikace a strategii pro akci na podporu zapojení. Vytvořte komunikační materiály s využitím šablon.
Rozešlete všem zaměstnancům e-mail s odpočítáváním.
Postarejte se o vizuální prezentaci Microsoft 365 ve firemních pobočkách.
Oznamte blížící se spuštění služeb Microsoft 365 na firemním intranetu. Připravte se na akci na podporu zapojení, která usnadní spuštění.
Vytvořte na Yammeru skupinu pro koncové uživatele, kde mohou sdílet své pozitivní zkušenosti se službami Office 365. Rozešlete koncovým uživatelům výchozí průzkum.
Rozešlete e-mail s oznámením, ve kterém uživatelům sdělíte, co budou mít k dispozici. Zorganizujte akci na podporu zapojení, která usnadní spuštění
Rozešlete koncovým uživatelům e-mail s tipy a triky.
Rozešlete koncovým uživatelům e-mail s tipy a triky. Rozešlete průzkum k fázi po spuštění
Rozešlete koncovým uživatelům e-mail s tipy a triky.
Školení Vytvořte plán školení koncových uživatelů.
Vytvořte interní školicí web pro ukládání školicích materiálů.
Zaškolte koncové uživatele.
Zaškolte koncové uživatele. Vytvořte seriál školení.
PodporaPřipravte helpdesk na podporu koncových uživatelů.
Zvýšení zapojení uživatelů a podpora přijetí
Připravte a zorganizujte soutěže s cílem nadále motivovat zapojení uživatelů.
Aktualizujte a udržujte interní školicí web.
Podělte se o pozitivní zkušenosti.
Pravidelně organizujte další akce na podporu zapojení.
Řízení změn a příprava na změnu
Sledujte stránku Public Roadmap a příslušné blogy.
Informujte koncové uživatele o nových funkcích a připravte je na jejich vydání.
Měření a sdílení úspěchu a případná úprava řešení
Zaznamenávejte kritéria úspěšnosti přijetí služeb Microsoft 365 a klíčové ukazatele výkonu (KPI) a informujte o nich.
Zaznamenávejte a sdílejte pozitivní zkušenosti.
Uvádějte nové scénáře.
59Zvažte použití následující časové osy pro úspěšné plánování nasazení služeb Microsoft 365. Proveďte nezbytné úpravy s ohledem na načasování vašeho nasazení.
Podívejte se, jak společnost Henkel naplánovala úspěšné přijetí služeb Office 365.
60
Když vedoucí představitelé společnosti Henkel zjistili, že jejich systémy IT jsou zastaralé a překonané, rozhodli se „do toho jít” tak, že udělali obrovský skok a přešli na cloud. Podívejte se na video, kde se dozvíte, jak společnost Henkel naplánovala úspěšné spuštění služeb Office 365.
http://aka.ms/adoptionexcellence
Henkel: Dokonalé přijetí
Úspěšná zákaznická implementace
Plánování, implementace a řízení: Úspěšná zákaznická implementace
61
Se spuštěním služeb Microsoft 365 vám pomůže služba FastTrack
Vytvořte si Plán úspěšnosti, který vám pomůže realizovat vaše cíle používání služeb Microsoft 365
Vytvořte si Program včasného přijetí, abyste získali přehled o věcech, které pak můžete během spouštění znovu využít
Používejte kontrolní seznam věcí před spuštěním, během spouštění a po něm, abyste měli neustálý přehled o zavádění
Nepřestávejte s řízením změny a její přípravou. Neustále sledujte web Microsoft Public Roadmap a příslušné blogy
Kontrolní seznam plánování, imple-mentace a řízení
Kontrolní seznam plánování, implementace a řízení
http://fasttrack.microsoft.com
Navštivte web fasttrack.microsoft.com
http://aka.ms/win10blog
http://blogs.office.com
https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility
Sledujte nejnovější zprávy
http://aka.ms/driveadoption
https://techcommunity.microsoft.com
Přidejte se k technické komunitě
© 2017 Microsoft Corporation. Všechna práva vyhrazena. Tento dokument je poskytován „tak, jak je“. Informace a názory vyjádřené v tomto dokumentu, včetně adres URL a jiných odkazů na internetové weby, se mohou bez upozornění změnit. Veškerá rizika vyplývající z jeho používání spočívají na vás.
Tento dokument vám neuděluje žádná práva na duševní vlastnictví v jakémkoli produktu společnosti Microsoft. Tento dokument můžete kopírovat a používat pro své interní referenční účely. Tento dokument můžete upravovat pro své interní referenční účely.
