AKN Eisenbahn AG

1

2

Firma AKN Eisenbahn AG hraje klíčovou roli v přepravě 12.7 milionů cestujících v oblasti Hamburgu a jížní Schleswig-Holstein.

Zadání Správa databáze cca 7000 smluv a zpracování faktur pro system SAP R/3. Propojení se systémem Lotus Notes.

Řešení S ELOenterprise jsou všechny smlouvy a související dokumenty zcela přístupné pro celé firmě. Automatické sledování dat splatnosti, dat dokončení projektů atd. není problém.

Užitek Rychlejší zpracování. Lepší přehlednost (stav faktury je kdykoliv viditelný). Systematické skenování faktur. Snížení nákladů o 20%.

„Celý přechod na DMS umožnil snížit provozní náklady společnosti o 20% a to jsou pro nás významná čísla. Zaměstnanci zároveň ušetří poměrně dost času zpracováním svěřených úkolů“,

Frank Dubberke, vedoucí projektu AKN Eisenbahn AG

AKN Eisenbahn AG 1Země: Německo

Odvětví: Vlaková doprava

Cíle: Management smluv, zpracování faktur

Hesla: Propojení se SAP a Lotus Notes

Nastupte si...vlak je připraven k odjez-du!Více než 100 let bylo toto hlášení znamením pro železniční

cestující, že jejich cesta právě začíná. Staré, lehce poetické

časy, jsou však dnes již minulostí. V dnešní době je tím,

co vám dá náskok před konkurencí v železniční dopravě

rychlost, přesnost a četnost vašich spojů. Pasažéři i zboží

musí dosáhnout místa určení přesně a spolehlivě. Pokud

nejste schopni dopravit své spoje včas na místo určení,

nemáte ve vysoce konkurenčním železničním odvětví

šanci.

V roce 2004 oslavila společnost AKN Eisenbahn AG 120

let svého působení na trhu. Z počátku lokální společnost,

zajišťující spoje v malé oblasti, vyrostla v moderního, kon-

kurenceschopného železničního operátora. Ročně AKN

přepraví 12,7 milionů pasažérů, převážně mezi Hambur-

gem a vnitrozemskou oblastí Schleswig-Holstein. V této

oblasti společnost pokrývá více jak 255 km železničních

tratí. Svými vlakovými soupravami společnost přepravuje

pasažéry celkem do 66 stanic v Hamburgu a okolí. Mimo

osobní dopravy společnost podniká také v nákladní dopravě.

V zaměstnaneckém poměru je zde momentálně 357 lidí

na atraktivních technických a obchodních pozicích.

Cíl

„Měli jsme dva specifické důvody proč uvažovat o elektro-

nickém archivačním systému“, uvažuje projektový manažer

Frank Dubberke. „ Za prvé bylo nutné udělat konečně

pořádek ve smlouvách s našimi obchodními partnery -

máme uzavřených okolo 7000 smluv. Za druhé bylo nez-

bytné vybudovat systém fakturace propojený s existujícím

systémem SAP R/3 - který by byl nadále zdrojovým sy-

stémem i po zavedení elektronického archivu. V úvahu

musela být brána i možnost napojení systému na Lotus

Notes a používaný operační systém Microsoft Windows.

Poprvé jsme se myšlenkami na zavedení DMS systému

začali zaobírat už v roce 2003.

Analýza

„Fáze příprav byla v podstatě docela nezajímavá“, připomíná

projektový manažer. „Udělali jsme počáteční výběr asi z

15-20 produktů, z nichž 3 prošly do dalšího kola, kde jsme

si nechali udělat prezentaci řešení. DMS systém ELOpro-

fessional udělal dojem na projektový tým ve všech klíčových

oblastech.

Rozhodnutí

Intuitivní používání bylo jistě jedním z aspektů, které nás

vedly k výběru ELO, samozřejmě vedle otevřené architek-

tury a rozšiřitelnosti systému“, říká po krátkém zamyšlení

Frank Dubberke.„Můžete rychle a jednoduše implemento-

vat individuální požadavky použitím visual basic skriptů, což

se mně osobně velmi líbilo“.

Pilotní projekt

„Pilotní projekt s ELOprofessional 4.0 jsme spustili v říjnu

2003, ten běžel do ledna 2004. V únoru 2004 projekt

odstartoval živým nasazením a to zpočátku ve dvou oblas-

tech - skenování a archivace faktur dodavatelů a replikace

dat z databáze uzavřených smluv do elektronického archi-

vu. „Od ledna 2005 odstartoval projekt i v ostatních oblas-

tech. Původně bylo v plánu provést aktualizaci na ELOpro-

fessional 5.0 v průběhu 1. poloviny roku 2006. Avšak

výhody, které nabízelo řešení ELOenterprise na bázi JAVA,

jako nezávislost na platformě a škálovatelná systémová ar-

chitektura, přesvědčily projektový tým ještě chvilku počkat.

ELOenterprise umožňuje rozdělení serverových procesů

na jednotlivé servery, čímž je zajištěno, že jednorázový

výpadek hardwaru nevyvolá zhroucení celého systému. Po

zvážení všech pro a proti se společnost rozhodla rovnou

pro aktualizaci na ELOenterprise. Ta byla provedena na

konci roku 2006 společně s implementací nového modu-

lu Lotus Notes ArchiveLink pro archivaci emailů na ser-

veru.

Výzvy

„Na začátku jsme docela zápasili s napojením na SAP, ale

nakonec jsme to zvládli. V této souvislosti se mi ale vyba-

vuje jiná významná událost“, říká projektový manažer při

ohlédnutí zpět. „ Když jsme se během řešení napojení

AKN Eisenbahn AG

3

5

ELOenterprise blíže podívali na rozhraní SAPu, napadla nás

myšlenka znovu zde SAP zavést. Od roku 1999 jsme zada-

li jeho outsourcing jiné společnosti. Následovalo intenzivní

školení ve Walldorfu a najednou jsme měli SAP zpátky

doma zároveň i s elektronickým archivem. To byl velmi

positivní efekt spojený s řešením DMS otázky obecně. Ji-

nak bychom o této variantě pravděpodobně nikdy

neuvažovali.“

Stav

Původní cíle byly dosaženy a společnost spustila používání

ELOenterprise v oddělení obchodu a finančním oddělení.

Archivace dokumentů nyní již probíhá do ELOenterprise a

začaly se používat funkce jako automatická kontrola plateb-

ních termínů a jiné. Nyní projde firmou okolo 14 000

dokumentů ročně, což je skoro dvojnásobné množství, než

se původně předpokládalo.

AKN počítá s tím, že objem archivovaných dat bude

narůstat, převážně také díky archivaci emailů, kterou

společnost zavedla. Na tuto skutečnost se připravili náku-

pem moderního zálohovacího a ukládacího systému

DR550 od IBM, který je nasazen od ledna 2007. Jedná se

o systém založený na velkém množství harddisků, jenž

zároveň poskytuje vysoké možnosti kontroly a zabezpečení

dat. Ovládání systému je dosaženo pomocí ELOprofessio-

nal linku na IBM Tivoli System Storage Manager DR550.

Během prvního dne provozu bylo zařazeno do elektro-

nického archivu více než 32 000 dokumentů z finančního

oddělení. Objem úložiště 3,4 TB zajišťuje i do budoucna

dostatečný prostor pro archivaci dalších dokumentů.

Zhodnocení systému a čísla

Zavedení DMS systému se oproti očekávání setkalo převážně s vřelým přijetím zaměstnanců společnosti. Často se lidem nechce měnit zaběhnuté pracovní postupy a obecně dělat jakékoliv změny, v AKN to naštěstí nebyl tento případ.„ Naši kolegové si uvědomili výhody systému a zjistili, že si spoustu práce mohou ulehčit a zrychlit“.

Celkově Frank Dubberke hodnotí implementaci DMS systému jako ́ pozitivní a užitečnou´. „Je pravdou, že na ten samý projekt vám dva rozdílní lidé mohou dát i protikladné názory, ale v tomto případě si skutečně myslím, že zavedení ELOenterprise společnosti jen prospělo“, říká.

Plánujeme kompletní digitalizaci účetního oddělení. V budoucnu budou odchozí faktury automaticky digitálně archivovány v ELO a zařazovány do SAPu během tisku. V dceřiné společnosti AKN ( Gueterkraftverkehr Hamburg-Holstein GmbH) je již nasazen pilotní projekt a zatím vše funguje bez problémů.Frank Dubberge, projektový manažer

6

Allresto GmbH

5

6

Firma Společnost Allresto GmbH řídí gastronomické provozy s cca 800 zaměstnanci v ter-minálech, v konferenčních prostorách a nejrůznějších franšízových podnicích. Firma, které je podřízeno 40 provozoven s obratem cca. 55 mil. euro ročně, je 100% dceřinou společností firmy Flughafen München GmbH.

ZadáníRacionalizace struktury podniku a jeho fungování, rychlý přístup k požadovaným

datům, odstranění papírového archivu

Řešení Pomocí workflow v ELOprofessional je automatizován tok všech faktur a objednávek, celý řetězec zpracování je nyní řešen elektronicky, hromadná data jsou archivována do zabezpečeného archivu, přes ELO lze přistupovat k datům z ERP systému Navisi-on.

Užitek 18% úspory v materiálovém hospodářství, podstatné úspory nákladů na tisk, úspory nájemného za prostory pro archivaci, které již nejsou zapotřebí; 100 sloučených nákladových středisek ve finančním účetnictví; 1,5 mil. stránek ročně v administrativě ihned k dispozici, automatická archivace 15.000 pokladních bonů denně. Dostupnost systému: 24 hodin - 7 dní v týdnu i o svátcích (všechny pokladní bony i přehledy se do archivu přenáší v noci elektronicky).

„Jen dobrý software nestačí, potřebujete také dodavatele, který svůj software zná a umí svým zákazníkům hned od začátku říct, na co mají dbát a co je u takového systému důležité.“

Roland Düngfelder, vedoucí obchodní správy

Allresto GmbH 2Země: Německo

Odvětví: Gastronomie

Cíle: Komplexní ECM řešení, Archivace více jak 1,5 miliionu dokumentů

Hesla: Napojení na Microsoft Dynamics NAV

S ELO dosáhla společnost Allresto GmbH 18% úspor

v materiálovém hospodářství, snížení nákladů na tisk

i nákladů za pronájem prostor na archivaci, které již

nepotřebuje. 1,5 mil. stránek ročně v digitální podobě

mají nyní zaměstnanci administrativy díky ELO ihned k

dispozici. 15.000 pokladních bonů z restaurací se denně

automaticky archivuje a dostupnost systému ELO je 24

hodin denně, 7 dní v týdnu.

Mnichovské letiště je pro nespočet lidí nejen prostorem,

kde startují a přistávají letadla, ale i místem jednání,

setkávání lidí a obecně místem, kde lidé tráví dost svého

času. O to, aby tento čas byl strávený co nejpříjemněji se

stará společnost Allresto Flughafen München Hotel und

Gaststätten GmbH. Firma byla založena v roce 1978 jako

Flughafen München Restauration GmbH a je 100%

dceřinou společností firmy Flughafen München GmbH.

Společnost Allresto GmbH řídí gastronomické služby v

terminálech, v přilehlých konferenčních prostorách letiště a

nejrůznějších franšízových podnicích. Pro vedení letištního

hotelu „Kempinski Hotel Airport“ a kasina byla uzavřena

smlouva se společností Eurest GmbH.

Zavedení systému

V rámci zavádění DMS systému se zvažovalo několik věcí.

Primárně to byla racionalizace struktury podniku a jeho

fungování - ELO bylo nejdříve jen jedním z článků celého

řetězu. Elektronický archiv však přiměl projektovou skupinu,

aby své úvahy zásadně pozměnila a přidala ELO mnohem

větší roli v procesu transformace. Allresto pracuje s

americkým pokladním systémem. Hromadná data z tohoto

systému (krabice s bony z restaurací) bylo nutno z fyzických

úložišt přesunout do elektronického archivu. ELO

zpracovává tato tisková

data pomocí

jednoduchého skriptu,

jehož vytvoření bylo

otázkou jednoho dne.

Dnes má Allresto

okamžitý přístup do

elektronického archivu

ELO a tím ke všem svým dokladům. „Pro nás je důležité,

aby každý zákazník dostal účet“, říká Roland Düngfelder.

„Následně se vyhodnocují peněžní deníky a pokladní bony

se porovnávají se seznamy tak, abychom zabránili

nesrovnalostem“ pokračuje pan Düngfelder. Finanční

přehledy z pokladních systémů musí být strukturovány tak,

aby obrat zboží odpovídal finančnímu obratu, zároveň se

musí shodovat s daňovým přiznáním a způsobem platby -

nesmí zde vznikat žádné rozdíly.

Informace stisknutím klávesy

Kromě zpracování hromadných dat byl kladen velký důraz

na zpřístupnění fulltextového vyhledávání v dokumentech.

Vedení firmy také zvláště apelovalo na okamžitou

dostupnost důležitých dat. Množství dokumentů zařazených

s možností fulltextového vyhledávání je samozřejmě menší,

ale rychlý přístup má právě v této oblasti velký význam.

Zatímco účetní oddělení pracuje výhradně s evidenčními

kartami, management firmy používá zejména fulltextové

vyhledávání. Modul fulltextového vyhledávání byl součástí

balíku ELOprofessional. Manuální zpracování přijatých

faktur bylo zcela odstraněno, protože celý proces je dnes

kompletně řešen pomocí sofistikovaného workflow. Poté,

co jsou přijaté faktury decentralizovaně naskenovány na

skenerech umístěných u pracovních stanic, pokračují v

souladu s workflow ke kontrole k patřičným referentům a

poté jsou okamžitě zaúčtovány. Stav měsíčních příjmů/

výdajů se nepřetržitě aktualizuje, což zaručuje vždy aktuální

přehled o situaci.

„B-číslo“

Okolo takzvaného „B-čísla“ se točila spousta okolností při

zvažování DMS systému. Toto číslo je klíčem k ERP systému

Navision. Podařilo se zautomatizovat tok téměř všech

objednávek a faktur. Objednávky se nyní provádí

elektronickou formou, což dodavatelům dává mnohem

větší flexibilitu při nakládkách zboží. Od objednávky přes

dodací list až po fakturu - a v případě potřeby upomínku -

ELO umožnilo realizovat celý řetězec elektronicky. A co je

nejdůležitější je, že systém jsou úspěšně schopni používat

Allresto GmbH

„Já to považuji za naprosto geniální, otevřu si svoje úkoly a okamžitě vidím, co všechno je dnes důležité.“

Roland Düngfelder, vedoucí obchodní správy

7

9

i počítačově méně zkušení zaměstnanci. Mnoho dodavatelů

společnosti nyní dostává místo velkého počtu jednotlivých

objednávek data, která načtou přímo do svého vlastního

systému. Naopak, v případě že Allresto obdrží například

jejich nový katalog, změny v cenách se okamžitě promítnou

do informačního systému. Dodavatelé si na systém již

zvykli a obecně je řešení hodnoceno velmi kladně.

Centrální archiv

Díky archivu ELO nebylo nutné instalovat ve skladu ERP

systém, což ušetřilo náklady na licence, protože všechny

informace jsou pomocí B-čísel nebo jiných atributů kdykoliv

a kdekoliv k dispozici také z archivu ELO. Do systému byly

zahrnuty také požadavky personálního oddělení. Jakmile

se v ERP systému vytvoří nový zaměstnanec, ELO

automaticky vytvoří nový šanon s odpovídajícími složkami,

takže od tohoto okamžiku je možná archivace relevantních

dokumentů do konkrétního spisu zaměstnance. Žádný

zaměstnanec už nemusí do sklepa, aby hledal něco k

krabicích a skříních. Není potřeba ani někam volat, protože

všechny informace, které zaměstnanci potřebují, jsou k

dispozici na obrazovce.

Dlouhodobá archivace

V současnosti se archivují také plány projektů pro stavební

záměry v mnohamilionové výši. Do archivu mají být

dodatečně přeneseny staré archivované dokumenty až po

hranici zákonem stanovených lhůt pro úschovu. Jedná se

přitom o hory papírů - například srovnávací nabídky, u

kterých byly archivovány jednotlivé verze.

August Mink KG

9

10

FirmaSpolečnost Mink Brushes má za sebou 160 let podnikání v oboru kartáčovacích mechanismů. Spojuje v sobě tradici společně s nevyčerpatelnou studnicí inovativních řešení, pomáhajících společnosti uspět na trhu. Mink Brushes vyrábí ročně okolo 5 miliónů průmyslových kartáčů, má 14 000 zákazníků po celém světě a několik poboček v Evropě. Kromě samotné výroby se společnost věnuje i poskytování rozličných služeb svým zákazníkům. Pokud se nyní nahlíží ve světě na kartáčovací průmyslové mechanismy jako na užitečný pracovní nástroj, je to určitě i zásluhou Mink Brushes. Na cestě od ruční práce s kartáčem k plně automatizovanému kartáčovacímu procesu společnost vyvinula několik patentovaných řešení, namátkou vyberme systémy Mink Zick-Zack, Mink Flex, Mink Kett, Mink MBS a Mink HP.

Zadání Rychlý přístup k několik let starým objednávkám. Okamžitý přístup k informacím o zákaznících. Bezpapírové odesílání faktur. Zrušení papírového archivu.

Řešení Naskenování 90,000 technických výkresů. Přenos dat z ERP systému FORMAT od e-bootis do archivu ELO. Zasílání faktur emailem a faxem.

Užitek Spokojenost zákazníků i zaměstnanců – okamžitě dostupné informace. Aktuální informace - Zákazníci nyní mohou vidět stav odeslání svého zboží (dosaženo pomocí linku na UPS). Tím se rapidně zmenšil počet dotazů typu „Jak to vypadá s objednávkou?“.

„Informace je dostupná během okamžiku.. Užitek ze systému ELO pro naše zákazníky je obrovský.”

Daniel Zimmermann,vedoucí projektu

August Mink KG 3Země: Německo

Odvětví: Průmyslové kartáče

Cíle: Obsáhlé ECM řešení, Archivace 90.000 výkresů, elektronické zasílání faktur

Hesla: Digitální podpis, napojení na ERP-System FORMAT

Úkoly ležící před DMS systémemDvěma hlavními úkoly bylo zlepšit podporu zákazníků a

zjednodušit práci našim zaměstnancům. Oba dva úkoly jsou

spolu velmi těsně provázané. Když například zavolá zákazník a

je třeba, aby se rychle vyhledalo číslo zakázky staré několik let,

nepůsobí moc dobře, když přislíbíte číslo vyhledat a zavolat

později. To je nyní po zavedení DMS systému naštěstí

minulostí. Čísla zakázek byla zvolena jako vyhledávací kritérium

a požadovaná zakázka je téměř okamžitě zobrazena na

monitoru. „To byl velký pokrok oproti minulosti, vzpomíná

Daniel Zimmermann, vedoucí projektu.

Dalším cílem bylo vyvarovat se opakování stejné práce, když

například přišla objednávka, navazující na nějakou jinou, velmi

starou objednávku. Mechanické kartáče se většinou dělají na

míru přesně podle specifikací odběratele, takže musíte najít

staré výkresy, zkontrolovat a znovu je dodat do výroby. V tomto

nám DMS také velmi pomohl.

Výběr ELOprofessional

Spolupráce s ELO začala již před deseti lety. První analýzy,

prováděné pod vedením Petera Zimmermanna, ukázaly,

že aby bylo možné dojít k nějakému závěru, je třeba zapojit

celý tým, který by se věnoval jen revizi firemních procesů.

V důsledku tohoto zjištění se otázka elektronického

archivačního systému neustále odkládala. To, co se

nepodařilo stihnout za působení Petera Zimmermanna, se

podařilo po nástupu jeho syna Daniela Zimmermanna do

společnosti v roce 2003.

Daniel začal na začátku roku 2003 s analýzou jednotlivých

DMS systémů, tato fáze trvala od března do června a jako

vítěz z ní vyšel systém ELOprofessional.

„Zdálo se mi, že systémy, které jsme vedle ELO porovnávaly,

tak úplně nesedí potřebám středně velké společnosti,

kterou jsme“, říká Daniel Zimmermann. „Provedli jsme

instalaci systému na 80 počítačů, nevynechali jsme ani

počítače starších zaměstnanců. Ve firmě není nyní jediný

zaměstnanec, který by s ELO nepřišel nějakým způsobem

do styku. A nikdo už se nechce vrátit zpět k řešení tun

papírových dokumentů“.

Daniel Zimmermann vypráví: „Společně s integrátorem

ELO jsme si prošli firemní procesy, abychom systém

připravili přímo nám na míru. Načrtli jsme pár návrhů a

dohodli se na dalším postupu, dařilo se i dodržet časový

rozvrh. Chtěli jsme systém brzy uvést do provozu a to se

podařilo“.

Výhody práce s ELOprofessionalNež se do společnosti zavedl DMS systém, byly objednávky

zákazníků shromažďovány na jedné pracovní stanici.

Logicky byl ale problém pro ostatní uživatele efektivně s

těmito dokumenty pracovat.

Dokumenty jsou zařazovány do archivu s číslem potvrzení

objednávky, příchozí objednávky tak nejsou ihned

skenovány a tím se dá také ušetřit nějaký čas. Objednávka

je naskenována až po schválení, které je otázkou několika

interních procesů. Objednávky se nyní dají v elektronickém

archivu lépe vyhledat ať už podle zákazníka nebo časového

období, ve kterém byla objednávka přijata.

Historie projektu a časový harmonogram

Červenec 2003 - Výběr ELOprofessional

Září 2003 - Plánovací fáze

02.10.2003 - První projektová setkání a analýza

Od 24.10.2003 do 21.11.2003 - Pilotní projekt

Říjen 2003 až Leden 2004

Skenování více jak 90 000 výkresů a vyplnění jejich

evidenčních karet. Hlavním požadavkem v této fázi bylo

nevyplňovat do evidenčních karet více, než naprosté

minimum informací. Vyplněné kolonky byly omezené na

zákazníka a číslo výrobku. Tyto dvě položky stačily pro

vytvoření specifického identifikátoru. Všechny ostatní

informace byly importovány z excelové tabulky.

Prosinec 2003 - Nákup nového serveru IBM. Přenos dat z

původního systému.

Leden 2004

Přenos všech dokumentů z ERP systému FORMAT

(potvrzení objednávek, dodací listy, faktury)

Od ledna 2004

August Mink KG

11

13

Přenos všech nabídek zákazníkům (průměrně se přenášelo

60 nabídek denně)

Veškeré výkresy byly začátkem roku naskenovány a

uskutečnil se přenos části dokumentů obchodního

oddělení z ERP do elektronického archivu. Pro tento účel

byl využit modul Cold.

Únor 2004

Skenování zbytku dokumentů obchodního oddělení (jinak

nezařaditelné dokumenty, objednávky, korespondence,

protokoly o návštěvách atd.) a příprava evidenčních karet

pro zařazení těchto dokumentů.

Březen 2004

Veškerá agenda obchodního oddělení je již přemístěna do

elektronického archivu. Nepotřebné fyzické pořadače byly

přemístěny do nových kanceláří. V obchodním oddělení

dokumenty obíhají pouze v digitální podobě. Po menších

skupinkách zároveň probíhá školení zaměstnanců

Reakce zaměstnanců

Spokojenost zákazníků, pramenící z rychlého přístupu k

informaci, se promítá i do spokojenosti zaměstnanců. V

dotazníku, který nechalo vedení zaměstnance vyplnit, se

nejčastěji vyskytoval komentář „ke všemu se teď dostanu

rychleji“.

Fakta

Obchodní oddělení Mink Brushes již plně přešlo na digitální

archivaci. Ačkoliv se přílivpříchozích papírových dokumentů

nezmenšil, odpadla nutnost hledání v neproniknutelných

fyzických archivech. „Všechno běží perfektně“, shrnuje

Daniel Zimmermann, odpovědný za projekt. Firma již přešla

na digitální archivaci, kromě oddělení lidských zdrojů a

účetního oddělení. Do budoucna bychom rádi zařadili do

archivu i manuály na ovládání strojů a jejich nastavení.

Aktivity plynoucí ze zavedení ELO ve společnosti

V dubnu 2004 se zrodil nápad odesílat faktury pouze

pomocí faxu nebo emailu. Jelikož veškeré faktury byly již

automaticky z ERP systému FORMAT do ELO archivovány,

hledalo se řešení jejich automatizovaného odesílání. Cíl byl

následující: 150-200 faktur denně již nemělo být

zákazníkům odesíláno standardně poštou, čímž se firma

zbaví činností jako je tisk faktury, zalepení do obálky,

opatření známkou atd. Tím se mělo ušetřit na

administrativních nákladech a papíru. Zároveň si společnost

slibovala od opatření zlepšení poskytovaných služeb

zákazníkům.

Na čele pelotonu

V Mink Brushes všechny ohromil dopad tohoto rozhodnutí.

Po zavedení elektronického odesílání faktur (za dodržení

všech právních aspektů), se rozhodlo 94 % zákazníků

společnosti pro přechod na tento typ příjmu faktur. Mink

Brushes se stala první společností v Německu, která tento

proces zautomatizovala zároveň za použití digitálního

podpisu, vyžadovaného zákonem.

Autohaus Boris Becker

14

14

Firma Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG provozuje v Předních Pomořanech tři pobočky. Za posledních 15 let vyrostla v silného prodejce několika značek a je zastoupena ve Stralsundu, Greifswaldu a Ribnitz-Damgartenu. Spektrum služeb firmy sahá od poradenství a prodeje nových a ojetých vozidel přes autoservis až po záležitosti financování.

Zadání Všechny procesy a dokumenty k jednomu servisnímu případu musí být k dispozici najednou. Snížit náklady na tisk.

Řešení S ELOprofessional jsou nyní všechny dokumenty k jednomu servisnímu případu uloženy v archivu ELO. Systém na správu prodejců Alphaplus (IBM AS/400) a další aplikace Mercedes Benz byly propojeny s ELO. Dokumenty se přebírají automaticky. Pomocí řešení na správu formulářů se podařilo realizovat efektivní správu tisku.

Užitek Snížení spotřeby papíru a nákladů na tisk, snížení administrativní náročnosti, vytvoření centrální informační databáze pro interní a externí pracovníky. Mnohonásobně se zlepšil zákaznícký servis.

„Projekt probíhal přesně tak, jak jsme si to představovali a jak bylo s obchodním part-nerem ELO dohodnuto.“

Hans-Joachim Kloth (napravo), vedoucí IT, Autohaus Boris Becker

Autohaus Boris Becker 4Země: Německo

Odvětví: Automobily

Cíle: Elektronická složka vozidla

Hesla: Propojení s IBM iSeries /AS/400), různé aplikace Mercedes

CIDCAR pro Chrysler a C/A/R/E pro Renault

Rychlá a efektivní práceDíky ELOprofessional se firmě Autohaus Boris Becker podařilo

snížit administrativní náklady a vytvořit centrální informační da-

tabázi pro interní i externí zaměstnance. Dotazy zákazníků lze

nyní vyřizovat přímo a rychle. Řešení správy formulářů navíc

umožnilo snížit náklady na tisk.

Společnost Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG provozuje

v Předních Pomořanech tři pobočky. Za posledních 15 let vy-

rostla v silného prodejce několika značek a je zastoupena ve

Stralsundu, Greifswaldu a Ribnitz-Damgartenu. Na počátku

byla členem skupiny prodejců vozů Mercedes Benz, postupně

přibrala značky Smart, Chrysler, Jeep, Dodge a Renault. Spek-

trum nabízených služeb sahá od poradenství a prodeje nových

a ojetých vozidel přes autoservis až po záležitosti financování.

Hlavní roli přitom vždy hraje kvalita poskytovaných služeb.

Kvalita Becker v Předních Pomořanech

Pro autoprodejce Autohaus Boris Becker (BB) je kvalita

poskytovaných služeb víc než jen konstatování, je to

skutečná hodnota, která zákazníkovi přináší zásadní rozdíl.

Nároky na zákaznický servis jsou z toho důvodu v Autohaus

BB velmi vysoké. Udržení tohoto standardu samozřejmě

vyžaduje optimální koordinaci poboček v Předních

Pomořanech a přehled v prodeji více značek.

Individuální oborové řešení

Za posledních patnáct let podstatně narostla záplava papírů

a navíc chyběla informační databáze pro celou firmu, proto

se Autohaus Boris Becker rozhodl zavést systém správy

dokumentů (DMS). Archivační řešení, které firma již

používala, nemohlo komplexním požadavkům na efektivní

DMS řešení dostát. Firma se proto rozhodla nasadit jako

centrální DMS aplikaci ELOprofessional. Kritériem výběru

byly zejména oborové znalosti obchodního partnera ELO.

Díky tomu dostal Autohaus Boris Becker komplexní oboro-

vé řešení, které je přesně uzpůsobené potřebám firmy.

„Poměr ceny a výkonu celého balíčku ELO nás přesvědčil.

Počínaje správou tisku až po archivaci to bylo přesně to, co

jsme chtěli“, říká vedoucí IT Hans Joachim Kloth.

Optimalizace autoservisu

Jak je tomu obvykle v mnoha firmách bez DMS, měli

zaměstnanci i zde v Autohaus BB své dokumenty uloženy

na lokálních počítačích. Důsledkem byla nepřehlednost.

Dokumenty nebyly ukládány ke konkrétnímu případu, hle-

dání bylo zdlouhavé a informace na pobočkách neaktuální.

Do budoucna je tedy v plánu vytvořit s ELO elektronickou

složku „Prodej nových a ojetých vozidel“, ve které budou

přehledně uvedeny všechny informace týkající se každého

jednotlivého prodeje.

V první fázi projektu se autoprodejce rozhodl začít optima-

lizací autoservisu. Jednou ze základních úvah bylo struktu-

rování elektronické archivace, neboť jen to umožní blesku-

rychlé vyhledání dokumentů. Použit přitom byl jedinečný

znak každého vozu, a sice číslo podvozku. K tomuto číslu

se automaticky přiřadí všechny dokumenty týkající se opra-

vy vozu v elektronické složce „Servis“. To zaručuje, že každý

zaměstnanec v systému okamžitě vidí všechny servisní zá-

sahy. Všechny dokumenty psané ručně a týkající se oprav

se na jednom místě centrálně skenují a automaticky přiřadí

k příslušnému vozu.

„Když přijde zákazník s autem do servisu, mohu do ELO

zadat poznávací značku auta nebo jiný identifikační znak.

Systém mi vytiskne objednávku opravy a tento první doku-

ment týkající se této opravy se automaticky zařadí do archi-

vu“, popisuje Hans Joachim Kloth obvyklý postup v auto-

servisu.

Během opravy pak přibývají další dokumenty, jako doklady

o odběru materiálu nebo zkušební protokoly. K příslušné

opravě se také přiřazují faktury či upomínky z finančního

účetnictví.

Komplexní řešení díky flexibilním pro-pojenímPro zajištění komplexní archivace dokumentů vznikajících v

servisu a při prodeji bylo důležité propojit ELO s IBM iSeries

(AS/400) se systémem správy prodejců Alphaplus. Doku-

menty, které se nyní generují z Alphaplusu, archivuje ELO

automaticky. Informace o vozech se navíc do archivu

předávají z nejrůznějších aplikací společnosti Mercedes

Autohaus Boris Becker

15

16

Benz. Dokumenty z dalších používaných systémů na sprá-

vu prodejců, jako třeba systém CIDCAR pro Chrysler a

C/A/R/E pro Renault, ELO automaticky přebírá do archivu.

„Záměrem bylo automaticky předávat do archivu ELO

veškeré dokumenty, které vzniknou během servisu a uklá-

dat je do elektronické složky vozu „Servis“ ke každému

konkrétnímu případu zvlášť. Pro optimalizaci procesů v ser-

visu bylo zapotřebí, aby z každého pracovního místa bylo

možno vyhledat všechny dokumenty. Dalším cílem zave-

dení ELO bylo zlepšit vyřizování záručních oprav“, objasňuje

Hans Joachim Kloth požadavky na nový DMS.

Přímé a rychlé zpracování požadavků zákazníků

Dokumenty, které systém tiskne (objednávky na servis,

faktury, faktury na prodej dílů, příjemky do skladu, denní

uzávěrky atd.), se teď automaticky s evidenční kartou uklá-

dají do archivu ELO. Dále se provádí synchronizace archi-

vovaných dokumentů (faktur) s používaným systémem

finančního účetnictví (T-Systems). Také se ukládají upomín-

ky, s příslušným propojením na upomínané faktury. Doku-

menty vyplňované ručně (důležité například pro vyřizování

záručních nároků) se po ukončení případu naskenují, auto-

maticky opatří evidenční kartou a uloží se do ELO k digitální

informaci o opravě.

Dnes lze požadavky zákazníků vyjasnit ihned při jednání se

zákazníkem. Není již nutné hledat potřebné dokumenty v

archivu a nechat zákazníka čekat. Dohody, nabídky a obje-

dnávky lze přímo a rychle najít v archivu ELO a dále zpra-

covat.

Úspora nákladů s efektivní správou tiskuDalším požadavkem bylo, aby nové řešení pro správu

formulářů umožnilo snížit náklady na tisk. Partnerská firma

specializující se na správu tisku a výstupů realizovala sy-

stém správy formulářů (oborové řešení pro autoprodejce).

Autoprodejce dnes již nemusí kupovat drahé formuláře a

tisknout na jehličkové tiskárně. Díky novému řešení se ori-

ginální objednávka generovaná v Alphaplusu nebo faktura

s příslušnými formuláři upraví v souladu s firemními stan-

dardy a vytiskne.

Přístup k informacím i za hranice pobočky

Na archiv ELO jsou prostřednictvím internetové brány

(IGW) připojeny všechny tři pobočky. Zaměstnanci ve Stral-

sundu, Greifswaldu a Ribnitz-Damgartenu mají tedy stejné

informace. Toto řešení představuje zejména pro pracovní-

ky v servisu obrovské usnadnění práce. Mohou velmi rychle

zjistit, jaké opravy je třeba ještě provést, co se již v minulo-

sti na určitém vozidle dělalo a jaký je současný stav opravy.

Profesionální vystupování vůči zákazníkovi je tak zajištěno.

„Také v účetním oddělení se mohou naši zaměstnanci při

dotazech nebo reklamacích přes IGW přímo podívat, jaké

akce v servisu proběhly a rychle reagovat“, dodává Hans

Joachim Kloth.

S ELO se firmě Autohaus Boris Becker podařilo omezit

spotřebu papíru, snížit administrativní náročnost a vytvořit

centrální informační databázi pro své interní i externí

zaměstnance. Služby zákazníkům se mnohonásobně

zlepšily, protože informace o opravách jsou nyní okamžitě

k dispozici. Dalším bodem na programu je realizace elek-

tronické složky „Prodej nových a ojetých vozidel“.

Coko Werk GmbH & Co. KG

17

18

Firma Společnost Coko Werk GmbH & Co.KG, založená v Bad Salzuflenu, se specializuje na zpracování termoplastů. Od svého založení před 75 lety se společnost, která má nyní 500 zaměstnanců a obrat zhruba 60 mil. Euro,vyvinula v jednu z nejmodernějších ve svém oboru. Jako systémový dodavatel nabízí Coco Werk kompletní servis od vývoje výrobku po jeho výrobu a následnou montáž u zákazníka. Společnost má vedoucí pozici na německém trhu a stále více poskytuje své služby také zahraničním zákazníkům.

Zadání Standardní ukládání příchozích a odchozích dokumentů v papírové formě a jejich následná fyzická archivace se postupně, ale jistě, stávaly poměrně velkým pro-blémem, který bylo třeba řešit. Fakt, že část dokumentů byla v papírové a část v di-gitální podobě způsoboval komplikace, když bylo třeba rychle se dostat k hledané informaci.

Řešení Společnost se rozhodla na základě výše zmíněných problémů pro zavedení DMS sy-stému do každodenního řízení podniku. Původním plánem byla archivace všech důležitých dokumentů na jednoduché, plně automatizované platformě. Zároveň firma chtěla využít výhodu DMS řešení pro zavedení komplexního workflow s cílem optima-lizovat postupy uvnitř a vně jednotlivých oddělení.

Užitek Nyní mají naši zaměstnanci přímý přístup k příslušným dokumentům a okamžitě vidí, kdy bylo zboží odesláno.

„Nasazením ELOprofessional jsme zlikvido-vali několik much jednou ranou. K chybám při archivaci již nedochází, automatizace procesu nám ušetřila dost peněz a ještě více času. Zároveň se nebojíme nových úkolů. Díky rozšiřitelnosti ELO jsme přesvědčeni, že si s výzvami budeme schopni poradit.“

Andreas Kleinelanghorst, Coko Werk

Coko Werk GmbH & Co. KG 5Země: Německo

Odvětví: Průmysl, zpracování termoplastů

Cíle: Elektronická složka objednávek

Hesla: Napojení na ifax. OPEN, Čárový kód

Milník v řízení procesů

Projektový tým byl zřízen ze členů IT a dalších oddělení, za

vedení pana Andrease Kleinelanghorsta, ředitele IT. Tým pro-

vedl analýzu existujících procesů a na základě jejích výsledků

vznikla prvotní kritéria a požadavky na DMS systém. „Chtěli

jsme dosáhnout nejvyšší možné úrovně automatizace. Zároveň

bylo důležité implementovat DMS do našeho PPS systému

ifax.OPEN, zajistit automatickou archivaci dokumentů a jejich

indexaci pro následné vyhledávání“, vysvětluje Andreas Kleine-

langhorst. Současně řešení muselo být schopno úzce pracovat

se všemi ostatními aplikacemi, které společnost používala,

včetně aplikací Microsoft Office.

Společnost zhodnotila řešení od různých dodavatelů a

úspěšnost implementace u jejich vlastních zákazníků. „Zjistili

jsme, že mnohá řešení mohou nabídnout pouze částečnou

automatizaci, která pro nás byla nepřijatelná. Předchozí

zkušenost ukázala, že ruční zpracovávání dokumentů vedlo k

problémům. Naším cílem bylo těmto problémům předejít a

pokusit se minimalizovat počet lidí zapojených do archivace“,

pokračuje ředitel IT.

„DMS od ELO na nás udělalo dojem již na první pohled. To, co jsme hledali, bylo celé zastoupené v řešení ELOprofessional“, shrnuje Andreas Kleinelanghorst.

Implementace

Implementace proběhla rychle a bez komplikací. Metoda

integrace používaná business partnerem ELO umožnila

rychlé a ekonomické zavedení systému. Projekt byl spuštěn

v polovině prosince 2005. Prvním náročným cílem bylo

zajištění automatické archivace všech dodacích listů a

výkazů do úložiště ELOprofessional z rozhraní ifax.OPEN.

Automatizaci archivace se podařilo spustit do reálného

provozu již v lednu 2006. Dalším krokem bylo zavedení

všech odeslaných dokumentů do ifax.OPEN, celou operaci

se podařilo dokončit během čtyř dní ve stejném měsíci.

„Naprosto rozhodující bylo, že vše fungovalo na první po-

kus , jak jsme při přípravě řešení plánovali. V IT projektech

to bohužel vždy není samozřejmostí. My jsme se ale moh-

li spolehnout na našeho integrátora, business partnera

ELO. Propracovaná metodika projektu a dobře zvládnutá

práce dodavatele značně přispěla k rychlé implementaci

řešení. Všichni si uvědomovali závažnost celé operace“

vysvětluje projektový manažer. „ Důležitým faktorem pro

hladký průběh je samozřejmě i kvalita konzultačního týmu,

který má implementaci na starosti.“.

Nastínění procesu archivace

Podatelna nyní archivuje přijaté dokumenty přímo do ELO-

professional. Dokumenty nejdříve vstoupí do PPS systému

a je jim automaticky vygenerován a přidělen čárový kód

obsahující číslo zboží. Následně je během skenování doku-

mentu čárový kód přečten a informace pro příslušný dod-

ací list je kompletní. Když přijde faktura pro příslušný dod-

ací list, může být jednoduše provedena kontrola s

archivovaným dodacím listem. Došlé faktury jsou zároveň

přístupné v PPS systému pro dodatečnou kontrolu faktur.

Je vytvořen čárový kód a připojen k faktuře. Když je faktura

po zaplacení naskenována, příslušný index je přečten Bar-

code modulem a zařazen do archivu. DMS systém nalezl

také široké využití v prodeji a marketingu: od ukládání ob-

jednávek, výdejek, vyřízených objednávek, přes dodací lis-

ty, průvodky až po vydané faktury.

Snadná rozšiřitelnost systému

„Velkou výhodou je, že systém může být na míru upraven

a případně rozšířen o další funkce. Díky tomu, že jsme se

přímo účastnili konzultací a samotné implementace, získa-

li jsme přímo patřičné know-how pro úpravu systému.

Rozšiřitelnost ELOprofessional spočívá v naprogramování

vlastních visual basic skriptů pro různé operace. Naši

programátoři mají s programováním skriptů nějaké

předchozí zkušenosti a v případě potřeby se můžeme ob-

rátit na našeho ELO Business partnera. Pro nás byl projekt

zároveň určitým druhem školení, který nám poskytl nezbyt-

né znalosti“, dodává Andreas Kleinelanghorst.

Coko Werk GmbH & Co. KG

19

21

Celkové výhody pro uživatele

Školení uživatelů pro práci se systémem probíhalo násle-

dujícím způsobem: Zaměstnanci, kteří již měli zkušenosti

se skenováním, potřebovali jen půldenní zaškolení, aby

byli schopni poradit si s novým systémem. Pro ty, co

potřebovali v archivu dokumenty jen vyhledávat, bylo

dostačující dvouhodinové školení. Prvotní zaškolení zajistil

ELO Business-Partner, s dalšími si poradilo IT oddělení již

samo.

Uživatelé si pochvalují skutečnost, že dokumenty mohou

být nyní vyhledány rychle a bez námahy. „Například při ex-

pedici výrobků pracujeme s průvodkami. Každý den od nás

vyráží až 60 kamionů se zbožím. Zatímco dříve byly

průvodky zařazovány do standardních přihrádek a bylo

obtížné je najít, s ELOprofessional to lze udělat stisknutím

tlačítka“, popisuje ředitel IT. „To samé s dodacími listy. Ty

bývaly shromažďovány v průběhu pracovního dne a potom

odevzdány do účtárny jako podklad pro fakturaci následu-

jícího dne. Fakturovat bylo možno až následující den po

odeslání zboží a vystavení dodacích listů. Nyní mají naši

zaměstnanci přímý přístup k příslušným dokumentům a

okamžitě vidí, kdy bylo zboží odesláno.

Nakonec jsme začali archivovat i emaily a ostatní standard-

ní dokumentaci, na kterou narazíte v kancelářích. V bu-

doucnu bychom rádi pomocí workflows pokryli celý náš

projektový management výroby. To nebude lehký úkol.

Momentálně je do procesu výroby zapojeno velké množství

lidí a jednotlivé činnosti jsou poměrně komplexní. V ak-

tuální fázi projektu se nyní analyzuje, jak procesy probíhají

a jak mohou být optimalizovány za pomoci nového řešení.

Slibujeme si minimalizaci času a zdrojů potřebných pro

komplexní kontrolu projektů.

DBE

21

Bezpečné uložení CAD výkresůSpolečnost DBE má s ELOprofessional své CAD vý-

kresy pod kontrolou a může je dát k dispozici svým

zaměstnancům ve všech pobočkách. Také vyhledávání

výkresů je nyní mnohonásobně rychlejší.

Německá firma DBE (Deutsche Gesellschaft zum Bau und

Betrieb von Endlagern - Německá společnost pro výstavbu

a provoz koncových skladů) plánuje, buduje a provozuje

spolková zařízení na skladování radioaktivních odpadů z

pověření Spolkového úřadu pro ochranu před zářením

(BfS). V současnosti DBE udržuje v otevřeném stavu

22

Firma Německá firma DBE (Deutsche Gesellschaft zum Bau und Betrieb von Endlagern - Německá společnost pro výstavbu a provoz koncových skladů) plánuje, buduje a provozuje zařízení na skladování radioaktivních odpadů z pověření Spolkového úřadu pro ochranu před zářením (BfS).

Zadání Strukturovaná archivace CAD výkresů včetně referenčních výkresů. Dostupnost infor-mací pro všechny pobočky a propojení všech informací z aplikací jako SAP, MS Office a vlastních firemních programů.

Řešení Modul CAD byl propojen s ELO, stejně jako SAP, MS-Office a vlastní firemní aplikace. Pobočky jsou vzájemně propojeny prostřednictvím pevných linek.

Užitek Výkresy jsou nyní k dispozici všem zaměstnancům centrálně. Výkresy CAD a refe-rence jsou ověřitelně archivovány. Procesy jsou nyní celkově konzistentní a přehlednější.

„S ELO jsme jednotlivé součásti naší firemní IT infrastruktury spojili do jednoho celku. Díky tomu jsou nyní procesy celkově plynulejší a přehlednější.“

Anja Teschke, DBE

DBE 6Země: Německo

Odvětví: Likvidace odpadů

Cíle: Archivace CAD výkresů, Propojení poboček

Hesla: Integrace s CAD a SAP

průzkumný důl Gorleben. Podle zadání Spolku připravuje

přestavbu dolu Konrád na sklad radioaktivních odpadů a

provozuje bývalý sklad radioaktivních odpadů v Morsle-

benu (ERAM).

Kritéria pro správné rozhodnutí

V souvislosti s plánováním, výstavbou a provozem skladu

radioaktivních odpadů vzniká v centrále DBE v Peine (Dolní

Sasko) velké množství CAD výkresů. A ty je potřeba spravo-

vat, zpracovávat a dále vyvíjet. Mimořádně komplexní jsou

u DBE zejména víceúrovňové reference jednotlivých CAD

výkresů, které mohou dosahovat až do 16. či 20. úrovně.

DBE tedy hledala systém správy dokumentů (DMS), který

by umožňoval zejména strukturované ukládání CAD

výkresů včetně referencí. Dostupnost informací pro všechny

pobočky a jejich propojení s aplikací jako SAP, MS Office a

vlastních firemních aplikací přitom mělo být

samozřejmostí.

Z důvodu možnosti propojení modulu CAD s ELOprofessi-

onal se DBE rozhodla pro použití DMS řešení ze Stuttgartu.

Firmu přesvědčila zejména komfortní a ověřitelná správa

výkresů včetně externích referencí a dostupnost pro celou

firmu.

Promyšlená struktura

Od 90. let se v DBE nashromáždilo cca 20 000 výkresů

plus doplňkové soubory. Dosud byly spravovány v cizím

systému na výkresy. V dubnu 2006 byla data z tohoto sy-

stému převedena do ELO. Propojení ELO s modulem CAD

realizoval jeden z obchodních partnerů ELO. Kromě hlav-

ního výkresu a jeho referencí ELO automaticky archivuje

také další doplňkové soubory a informace. Jedná se přitom

zpravidla o řídící soubory jako např. *.stb, *.lay, *.pcp a

obsahy popisových polí i výstupní soubor PLT (Patent Lay

Treaty).

Společně s obchodním partnerem ELO pak DBE definova-

la strukturovanou archivaci výkresů v ELO. V CAD 1 se tak

nacházejí soubory s výkresy, které se stále ještě zpracová-

vají. V CAD 2 jsou uloženy ty výkresy, které jsou schváleny

a již se nesmějí měnit a v CAD 3 pak výkresy, které byly po

schválení exportovány do formátu PDF a jsou tak k dispo-

zici všem.

Při spuštění povelu k archivaci se zvolí soubor s výkresem.

Na pozadí se provádí načítání informací v popisových

polích a kontrola externích referencí. ELO přitom vyhledává

jako znak soubory se stejným názvem, avšak s různou

příponou souboru, protože všechny doplňkové soubory

CAD mají stejný název. Před definitivním uložením navíc

systém provede kontrolu duplicity. ELO při archivaci auto-

maticky vyplní CAD masku s informacemi z popisu

výkresů.

Chráněné schvalovací procesyPro zjednodušení přístupu bylo v klientovi ELO vytvořeno pět

tlačítek s následujícími funkcemi. První tlačítko spustí nové

uložení výkresů do ELO. Druhým tlačítkem uživatel zobrazí

reference a všechny další informace o výkresu. Třetí tlačítko

posbírá příslušný výkres a doplňkové soubory, zabalí je do

souboru ZIP a pošle do e-mailového klienta. Čtvrtým tlačítkem

lze vybraný výkres a všechny doplňkové soubory poskytnout

k dispozici mimo ELO jako kopii a páté spustí proces na

ochranu výkresů během fáze schvalování v rámci ELO.

„Procesu schvalování se účastní mnoho lidí, proto se může

táhnout i týdny. V tomto období je důležité chránit výkres

před dalším zpracováním“, objasňuje Anja Teschke, vedoucí

projektu u DBE, důležitou funkci pátého tlačítka.

Při vyjmutí je výkres v ELO chráněn proti zápisu a další sou-

bory jsou k dispozici pouze jako kopie. Po opětovném vložení

výkresu provede ELO kontrolu, aby zabránil redundantnímu

uložení. Maska CAD se pak automaticky vyplní při každém

vložení.

Evidenční karta s interní logikou

Do masky pro vytvoření evidenční karty naprogramoval ob-

chodní partner ELO bezpečnostní prvky.Je to například po-

vinná kolonka, která vyžaduje přesné uvedení názvu pro-

jektu. Anja Teschke objasňuje tuto funkci: „Pokud uživatel

například místo projektu Gorleben napíše Gurleben, ELO

toto slovo nepřijme a kolonku ponechá prázdnou, takže

uživatel vidí, že zde musí provést opravu. Tato funkce je

velmi důležitá, abychom později našli všechny informace k

jednomu projektu.“

DBE

23

24

Optimální výsledky při tiskuSprávný tisk výkresů upravil obchodní partner ELO. Aby se

zabránilo chybným výstupům, je důležité, aby k výkresům

určeným pro tisk byl přiřazen správný plotr. U DBE v

minulosti často docházelo při tisku k technickým problémům

a chybným výtiskům, protože ne všechny PLOT soubory

lze tisknout na každém plotru. Díky úpravě se nyní systém

ptá, pro který plotr byl soubor vytvořen a nastaví příslušnou

tiskárnu.

Práce za hranice pobočkyJedním z nejdůležitějších kritérií při zavádění ELO navíc

bylo, aby zaměstnanci ze tří poboček v Morslebenu (Sasko-

Anhaltsko), Gorlebenu (Dolní Sasko) a Důl Konrád

(Salzgitter-Bleckenstedt, Dolní Sasko) měli stejný přístup k

požadovaným informacím, jako zaměstnanci v Peine. DBE

se zde vědomě rozhodla proti replikaci, neboť aktuální

výkres musí být v kteroukoliv denní dobu k dispozici na

všech třech lokalitách. Anja Teschke zdůvodňuje rozhodnutí

takto: „Replikace by musela zajistit, aby na všech

provozovnách byly dvacet čtyři hodin denně soubory

shodné. Máme ovšem výkresy, které mají několik set

megabytů, pevná linka by tedy byla velmi rychle přetížená,

proto jsme se rozhodli, že data budou vždy uložena na

místě. Na centrálním serveru budou uložena pouze

metadata.“ V Peine komunikuje Access Manager přímo s

příslušnými Access Managery ostatních poboček, což

umožňuje aktuální zpracování. Pokud tedy například

zaměstnanec v Gorlebenu vytvoří výkres nějakého vozu a

současně s tím vytvoří zaměstnanec v Morslebenu výkres

zobrazující budovu, má zaměstnanec v Peine možnost

hned vidět oba výkresy ve společné relaci. Pro prohlížení

bylo ELO propojeno s prohlížečem RxHighlight firmy Grafex.

Zaměstnanci si tak mohou CAD výkresy prohlížet, aniž by

na příslušném pracovišti musel být nainstalován program

CAD.

Zjevný užitek

V současnosti spravuje archivační systém ELO celých 279,3

GB (291 604 souborů) rozdělených na všechny čtyři

pobočky. DBE má nyní své dokumenty k dispozici centrálně

a přehledně. Zaměstnanci mohou na výkresech pracovat

nezávisle na pobočce. Dokumenty a informace se sbíhají

ze všech aplikací firmy centrálně do systému ELO a lze je

tedy velmi rychle nalézt. Zaměstnanci si chválí zejména

centrální archiv. Anja Teschke k tomu říká: „Výkresy,

dokumenty v papírové i digitální podobě jsme dříve měli

uloženy na nejrůznějších místech. V každé pobočce je

umístěno několik serverů, jen v Peine jich je 14, takže si

každý snadno představí, kde všude byly dokumenty a

důležité informace roztroušeny. S ELO těžíme zejména z

toho, že nyní máme všechno uloženo na jednom místě,

pod ochranou - a všechno je díky tomu snadno k nalezení.

Ukládání nadbytečných dat se tak podstatně omezilo.

Zaměstnanci například přeposílají pouze odkazy na

dokumenty a vzduchem už nelétají žádné kopie.“ Shrneme-

li, díky ELO jsou procesy v DBE nyní plynulejší, přehlednější

a bezpečnější.

Eura Mobil

25

Rychlejší a přehlednější práce

Již více než 40 let vkládá tento specialista na výrobu obyt-ných vozů do produkce své „srdce“ a zkušenosti. Firma, původem ze Sprendlingenu přitom na vývoj a výrobu klade ty nejvyšší nároky, mezi samozřejmosti patří přímý kontakt se zákazníkem. Společnost Eura Mobil klade velký důraz na osobní přístup ke každému z nich a toto je jedno z nejdůležitějších kréd společnosti. Se zavedením ELOpro-fessional byla realizována centrální servisní složka, ve které jsou k dispozici všechny informace o určitém vozidle. Zá-kazníci a partneři přitom profitují z podstatně rychlejšího servisu. S workflow ELO je proces zpracování přijatých fak-tur mnohem efektivnější, což firmě šetří zejména náklady na skonta. Eura Mobil je v otázkách týkajících se obytných automobilů společností zkušenou, spolehlivou a oriento-vanou na praxi.

Spolehlivý a praktický software

Obytný automobil musí být, kromě spolehlivé konstrukce,

zejména praktický. Eura Mobil nedělá v otázkách výbavy

kompromisy a používá funkční komponenty vhodné pro

každodenní používání. V průběhu let se archivy ve firmě

silně rozrostly a nalezení dokumentů a informací o konkrét-

ních zákaznících nebo o objednávkách servisu si proto

vyžadovalo stále více času. Společnost velmi rychle rozpo-

znala nutnost optimalizace firemních procesů. Mnoho ob-

chodních případů prochází jako v každé firmě i zde jednot-

livými odděleními. Protože se pracovalo převážně s

papírovými dokumenty, chyběl často přehled ohledně sta-

vu zpracování, v jakém se jednotlivý dokument nachází.

Některé firemní procesy proto vyžadovaly velmi mnoho

času.

26

Firma Eura Mobil je specialista na výrobu obytných automobilů a do jejich produkce vkládá své srdce a zkušenosti již více než 40 let. Firma má své sídlo v Sprendlingenu.

Zadání Realizace elektronické složky vozu, ve které mají být podchyceny všechny informace k jednomu obytnému automobilu po celou dobu jeho životního cyklu. Elektronická archivace přijatých a vystavených faktury a elektronické řízení procesu jejich schvalování.

Řešení Všechny papírové doklady k jednomu vozu se naskenují do ELOprofessional a tam se uloží do elektronické složky. Workflow ELO řídí proces schvalování došlých faktur.

Užitek Informace o voze jsou k dispozici kliknutím myši. To umožnilo podstatně zlepšit servis na všechny strany. Plynulé procesy schvalování zajišťují skonto a šetří peníze.

„Díky ELO je oběh dokumentů firmou mnohem plynulejší.“

Bernd Hartmann, IT Manager společnosti Eura Mobil

Eura Mobil 7Země: Německo

Odvětví: Výrobce obytných automobilů

Cíle: Realizace elektronické složky vozu

Hesla: 300-600 aktivních workflows, rezervační rozhraní

27

Firma se rozhodla procesy zefektivnit a zavést systém pro

správu a archivaci dokumentů. Po vyhodnocení několika

poskytovatelů DMS řešení se vedení společnosti rozhodlo

pro zavedení systému ELOprofessional. „I přes velkou ro-

zmanitost funkci je ovládání ELOprofessional velmi jedno-

duché, to bylo pro nás jedním z nejdůležitějších kritérií při

výběru software“, říká Bernd Hartmann, IT manager firmy

Eura Mobil.

Zkrácení doby vyhledávání

Společně s obchodním partnerem ELO realizovala

společnost Eura Mobil v prvním kroku elektronickou složku

vozu, která měla urychlit zejména vyřizování externích

dotazů. Denně jsou do Eura Mobil dodávány podvozky

nejrůznějších autovýrobců, které se pak dále zpracovávají

ve výrobě a přestavují na obytné vozy.

V průběhu životního cyklu jednoho obytného automobilu

vzniká celá řada dokumentů. „Denně se u nás nahromadí

stoh nových dokumentů o výšce dobrého půl metru. Jsou

to například faktury a dobropisy, technické průkazy k vozům,

záruční listy, výrobní podklady, zkušební protokoly nebo

všeobecná korespondence s obchodníky a zákazníky. Při

ukládání do pořadačů pak vždy trvalo velmi dlouho, než

zaměstnanec nalezl určité informace k nějakému vozu. Jen

na hledání se v mnoha případech muselo počítat minimálně

s půl hodinou času“, ohlíží se Bernd Hartmann za minulo-

stí. Díky zavedení ELOprofessional šetří Eura Mobil účinně

čas, protože odpadá zdlouhavé hledání dokumentů.

Digitální archivace a vyhledáváníKdyž bylo na jaře 2006 ELO uvedeno do ostrého provozu,

začala firma Eura Mobil hned se skenováním nově vz-

niklých dokladů z aktuálních servisních procesů do ELO.

Paralelně s tím byly dvě pracovnice pověřeny pouze tím, že

skenovaly již existující dokumenty a opatřovaly je v ELO

evidenční kartou. Z důvodu velkého množství dat tento

proces stále ještě probíhá. K tomu Bernd Hartmann: „Každý

dokument se manuálně archivuje v ELO a opatří evidenční

kartou. Protože je charakter jednotlivých dokumentů velmi

různorodý, byla by automatizace příliš nákladná a nevypla-

tila by se.“ Ve složce se kromě jiného nachází e-maily od

prodejců, zkušební protokoly nebo fotografie, které doku-

mentují určité skutečnosti.

Zlepšení služeb zákazníkůmHlavním kritériem vyhledávání určitého vozu ve složce je

číslo podvozku. Tomu jsou všechny ostatní dokumenty

podřazeny, např. doklady od TÜV, záruční listy a mnohé

další. Sysdat ještě vyhledávání rozšířil o externí datové

zdroje, aby se ve správné struktuře ukládaly také dodatečné

informace o vozidle, jako modelový rok, původ a další. To

navíc umožňuje výběrové hledání do obou směrů.

Zaměstnanec si například může nechat zobrazit pouze

všechny dobropisy k určitému vozu. Opačně to lze také,

hledat všechny vozy například z jednoho roku výroby.

Přehled zaručenDíky centrálně přístupné složce vozu je nyní přehledně po-

dchycen životní cyklus vozu. Dotazy lze zpracovávat ihned.

„Složka vozu v ELO nám umožnila podstatně zlepšit náš

servis, události jsou přiřazeny ke konkrétnímu projektu a

lze je transparentně vysledovat. Pro nás všechny to zna-

mená obrovské usnadnění práce“, tolik Bernd Hartmann.

Firemní procesyVe druhém kroku bylo ve společnosti naplánováno zpraco-

vání došlých faktur. V minulosti byly došlé faktury zkopíro-

vány v účetním oddělení a šly do příslušných oddělení ke

kontrole a schválení. Faktury tam často ležely nezpracova-

né, takže firma přicházela o skonto. Koordinace mezi

účetním oddělením a odbornými odděleními byla obtížná

a zejména neprůhledná. Tyto scénáře dnes díky ELOpro-

fessional patří minulosti.

Individuální úpravyDošlé faktury se teď skenují, opatřují evidenční kartou a

předávají workflow. Splňuje-li faktura určitá kritéria, přímo

se zaúčtuje. Zpravidla ji ale workflow doručí do příslušného

odborného oddělení ke kontrole a schválení. Referent pak

dostane automaticky e-mailem zprávu, pokud se od něho

v rámci workflow očekává aktivita. E-mailová zpráva má

význam zejména pro ty zaměstnance, kteří s archivem ELO

nepracují denně. Workflows jsou řízeny centrálně z účetního

oddělení. Pro optimální přehled provedl obchodní partner

Eura Mobil

28

ELO individuální úpravy workflow. Každý aktivní workflow

se v účetním oddělení resp. v pracovní složce zobrazí jako

reference. Účetní oddělení zde vidí, v jakém stavu se jed-

notlivé workflow nachází. Bernd Hartmann objasňuje

dosažený užitek: „Tato úprava je pro nás velmi důležitá.

Denně je aktivních 300 až 600 workflows, reference

umožňují účetnímu oddělení udržet si přehled o proces-

ech schvalování a v případě potřeby i zasáhnout, pokud se

zpracování některého procesu zadrhne.

Komplexní optimalizace

Faktury schvalují zaměstnanci v ELO tak, že je opatří ra-

zítkem. Fyzická razítka byla kompletně nahrazena elektro-

nickými razítky v ELO. Při zaevidování došlé faktury se v

ELO automaticky otevře pole s informacemi o kontaci, kte-

rou pak lze přímo zapsat. Z této kontace se pak vygeneruje

razítko v ELO a umístí na fakturu.

Účetní informace se automaticky převezmou z ELO do ta-

bulky v Excelu. Účetní oddělení pomocí této tabulky účetní

záznamy ještě jednou zkontroluje a nechá je manuálně

zadat do účetního systému. Z důvodu blízkého zavedení

nového účetního systému není zatím ELO propojeno s

účetním systémem používaným ve firmě. Pro Eura Mobil

znamená toto řešení i přesto velké ulehčení práce, jak pot-

vrzuje Bernd Hartmann: „Ačkoliv ELO a náš účetní systém

nejsou propojeny, šetří tabulka v Excelu našemu účetnímu

oddělení velmi mnoho času. „Dříve se jednotlivé účetní

záznamy shromažďovaly z dokladových složek a pak te-

prve zadávaly do systému“. A jak Bernd Hartmann říká

dále, je „příznačné pro akceptaci systému, že zaměstnankyně

účetního oddělení přistupovaly k DMS řešení ze začátku

velmi skepticky a dnes jsou jedny z největších zastánkyň

řešení“.

Promyšlené projektyPřed každým projektem zhotovuje obchodní partner ELO

plán projektu. Ten je pro zajištění optimálního nasazení

DMS řešení velmi důležitý. V popředí stojí analýza procesů

a požadavků zákazníka. Dalším bodem na programu je

centrální archivace vystavených faktur. Za tímto účelem již

obchodní partner propojil s ELO jeden ze tří speciálních

systémů pro výrobce obytných automobilů. Dále bylo na-

programováno napojení na účetní systém DATEV. Nyní lze

archivovat záruční listy, včetně reference ve složce vozů. V

příštím kroku mají být archivovány faktury k vozům. I zde se

vygeneruje dodatečná reference ve složce vozů.

Zaměstnanci díky tomu mají komplexní přehled o firem-

ních procesech. Propojení dalších aplikací bude postupně

následovat.

Dálková univerzita v Hagenu

29

30

Firma Za pouhá tři desetiletí se tato celosvětově jediná německy mluvící státní dálková univerzita vyvinula v respektovanou instituci ve vědeckém světě a je velmi progresivní v otázkách využívání nových médií a informačních a komunikačních technologií ve výuce. Pro studium na Dálkové univerzitě v Hagenu se rozhodlo již více než 50.000 studentů.

Zadání Odstranění obtížného a zdlouhavého vyhledávání ve studijních složkách fyzického archivu. Informace o studentovi mají být k dispozici přehledně a okamžitě. Umožnění centrálního přístupu ke studijním složkám studentů.

Řešení Použití platformy ELOprofessional. Propojení ELO se systémem na organizaci studentů HIS-SOS. Informace o studentech jsou uloženy v elektronické studijní složce a jsou zaměstnancům centrálně k dispozici. Použití čárového kódu ELO pro přihlášky k semestru.

Užitek Rychlé a efektivní vyhledávání. Informace jsou k dispozici na jedno stisknutí tlačítka. Úspora místa a provozních prostředků. Staré místnosti pro archiv již nejsou zapotřebí. Servis pro studenty se zlepšil.

„Servis pro studenty se díky ELO mnohonásobně zlepšil.“

Wilfried Bergmann, organizační rozvoj na Dálkové univerzitě v Hagenu

Dálková univerzita v Hagenu 8Země: Německo

Odvětví: Vysoká škola

Cíle: Elektronické studijní složky

Hesla: Napojení na studentský organizační systém HIS-SOS

Se systémem pro archivaci a správu dokumentů ELO se podařilo zlepšit servis pro studenty a ušetřit provozní prostředkyPomocí ELOprofessional vyřešila Fern Universität v Hage-

nu správu všech dat o svých studentech. Všechny infor-

mace o studentech jsou nyní centrálně dostupné z archivu

ELO a pro zaměstnance jsou k dispozici kliknutím myši.

Zaměstnanci tak těží z efektivních a rychlých pracovních

procesů a studenti ze zlepšeného servisu. Dřívější fyzické

archivy na papírové složky již nejsou díky ELO zapotřebí.

Za pouhá tři desetiletí se tato celosvětově jediná německy

mluvící státní dálková univerzita vyvinula v respektovanou

instituci a je velmi progresivní v otázkách využívání nových

médií, informačních a komunikačních technologií ve výuce.

Zejména pracujícím umožňuje univerzita nalézt díky

vědeckému studiu nové perspektivy, aniž by přitom muse-

li přerušovat svou profesní dráhu. Také lidem s postižením,

či těm, kteří pečují o své blízké či je vychovávají, umožňuje

dosáhnout univerzitního vzdělání. Lidé si také volí studium

na dálkové univerzitě vědomě jako alternativu k dennímu

studiu.

Okolo 60 tisíc studentských složek

Více než 50 000 zapsaných studentů potvrzuje kvalitu stu-

dia na dálkové univerzitě. Na bedrech fakult tak leží spou-

sta administrativní práce. Důležité materiály jako jsou

přihlášky, zápisy, osvědčení, doklady o platbě a další spra-

vuje odbor 2 (studijní oddělení). Ve sklepě odboru bylo v

té době uloženo 60 000 studijních složek. Díky této

skutečnosti byly pracovní postupy velmi obtížné. Pokud

byla některá složka zapotřebí, musel si příslušný

zaměstnanec tuto složku vyžádat v archivu. Zaměstnanci v

archivu ji vyhledali a předali zaměstnanci. Po zpracování

musela být složka opět zaslána do archivu a tam opět

uložena.

Efektivní práce pro budoucnost

Kromě tohoto náročného procesu došlo i v důsledku

organizačních změn k tomu, že prostory archivu již nebyly

k dispozici. Dálková univerzita v Hagenu se proto rozhodla

zavést systém na správu dokumentů. Možnosti digitální ar-

chivace slibovaly řešení popsané problematiky a po vyhod-

nocení nejrůznějších poskytovatelů DMS řešení se univer-

zita rozhodla pro zavedení ELOprofessional s cílem

podstatného usnadnění správy spisů s informacemi o stu-

dentech. „Systém se snadno ovládá a zaměstnanci si rychle

zvykli na nový způsob práce“, říká vedoucí projektu Wilfried

Bergmann.

Přehledná struktura archivu a vyhledání dokumentu na jedno kliknutí myši

Pomocí skenerů se krok za krokem zpracovaly složky v ar-

chivních místnostech. Společně s obchodním partnerem

ELO dala univerzita dohromady návrh struktury archivu. Pro

vyhledávání se používá „imatrikulační číslo“ a lze vyhledá-

vat jak pomocí evidenční karty pro vyhledávání, tak přímo v

archivu.

Pomocí napojení k organizačnímu systému studentů HIS-

SOS si ELO vyzvedne informace jako jméno, datum naro-

zení, imatrikulační číslo atd. a automaticky vytvoří složku v

archivu. Zaměstnanci si nyní mohou složku prohlížet ihned,

bez časové prodlevy, na počítači na svém pracovišti a

přidávat do ní další dokumenty. Po zadání imatrikulačního

čísla se zobrazí kompletní složka studenta se všemi

příslušnými informacemi včetně veškeré korespondence.

Rychlá, automatická archivacePři přihlašování studentů k semestrům používá Dálková

univerzita v Hagenu čárový kód ELO. Studenti jsou v sy-

stému již registrováni pod svým imatrikulačním číslem. Ze

systému HIS-SOS se vygeneruje čárový kód a umístí se na

přihlašovacím formuláři. Při skenování do archivu ELO

čárové kódy načte a informace cíleně vyhodnotí. Přihláška

se automaticky opatří evidenční kartou, přiřadí se do

příslušné studentské složky a archivuje. To, co se před tím

dělalo zdlouhavě a ručně, probíhá nyní přes ELO rychle a

automaticky.

Dálková univerzita v Hagenu

31

33

Optimální procesy ve správě a úspory nákladů

V současnosti jsou staré složky již zpracovány a sklep není

jako archiv zapotřebí. Díky centrálnímu a zabezpečenému

úložišti odpadá pořizování bezpečnostních a pracovních

kopií dokumentů. Univerzita díky tomu šetří provozní

prostředky i místo. Díky ELO je nyní centrálně zaručena

aktuálnost, řádnost a úplnost veškeré dokumentace

studentů.

Pro nové cesty v celosvětové sítiAby i vzdálené fakulty Dálkové univerzity v Hagenu měly

možnost vstupovat do archivu ELO a digitálně archivovat

dokumenty jako například doklady o zkouškách, je v

současné době k dispozici Internet Gateway pro přístup do

archivu ELO pomocí internetového prohlížeče. Zaměstnanci

mají přístup k požadovaným informacím nyní tedy pomocí

internetu. V současnosti pracuje s ELO například Zkušební

úřad pro ekonomické vědy.

Freedom Scientific

33

34

Firma Společnost Freedom Scientific Inc. je jedním z předních světových výrobců elektronických pomůcek pro lidi se zrakovým postižením. Freedom Scientific GmbH má svou centrálu v Tägerwilen/Švýcarsko a provozuje centrum podpory v Hamburku.

Zadání Vyhledávání v poštovních schránkách v Exchange resp. hledání dokladů SAP nebo celních a expedičních dokumentů ve veřejných složkách bylo vždy extrémně náročné. Manuální pracovní procesy zabíraly velmi mnoho času. Úkolem bylo digitalizovat starou a budoucí e-mailovou komunikaci, to samé platilo pro aktuální stav vydaných SAP dokladů.

Řešení Díky zavedení DMS řešení ELOprofessional byl vytvořen centrální informační pool pro SAP doklady, e-maily, kancelářské dokumenty, celní a expediční doklady. Pomocí workflow, jako je schvalování faktur, jsou řízeny obchodní procesy a transparentně zobrazovány v ELO.

Užitek Všechny potřebné informace jsou nyní k dispozici centrálně, stačí kliknout myší. Pracovní procesy probíhají automaticky a tedy efektivněji. Vysoké nároky na kvalitu služeb zákazníkům jsou zajištěny.

,,Díky kombinaci ERP řešení SAP Business One s DMS řešením ELOprofessional přes SAP Business One ArchiveLink pro ELO byly ob-chodní procesy ve Freedom Scientific GmbH do značné míry optimalizovány a zefektivněny.“

Tobias Winnes, jednatel společnostiFreedom Scientific GmbH

Freedom Scientific 9Země: Německo

Odvětví: Výroba

Cíle: Centrální informační pool pro SAP doklady,

e-maily, kancelářské dokumenty, celní a expediční doklady

Hesla: Propojení s Microsoft Exchange a SAP

35

Požadované informace rychle a bez překážek

Společnost Freedom Scientific má nyní díky ELO okamžitý

přístup k požadovaným dokumentů. S DMS řešením ELO-

professional byl vytvořen centrální informační prostor pro

sdílení SAP dokladů, e-mailů, kancelářských dokumentů

a celních a expedičních dokladů. Pomocí workflow, jako

je například workflow pro schvalování faktur, jsou nyní

transparentně řízeny firemní procesy. Všechny potřebné in-

formace jsou nyní k dispozici centrálně a na jedno kliknutí

myší. Procesy běží automaticky, efektivněji a bez rizika lids-

kého selhání. Dosáhli jsme tak lepších služeb i pro naše

zákazníky.

Přístup k požadovaným informacím i přes zrakové postižení

uživatele, takový je cíl skupiny Scientific Blind/Low Vision

Group v St. Petersburgu na Floridě. Největší světový výrobce

elektronických pomůcek pro lidi se zrakovým postižením

má svou evropskou centrálu Freedom Scientific GmbH v

Švýcarsku v obci Trägerwillen u Kostnice u Bodamského

jezera. Evropská centrála podpory se nachází v Hamburku.

Freedom Scientific v současnosti prodává své programy v

65 zemích, koordinuje lokalizaci a úpravy pro 25 jazyků.

Kromě toho firma zajišťuje technickou podporu evropských

prodejců. Freedom Scientific vkládá veškeré své znalosti

do toho, aby lidé se zrakovým postižením měli stejný

přístup k informacím jako ostatní. Především služba

zákazníkům je jedna z vůdčích myšlenek společnosti. O to

důležitější je, aby také zaměstnanci u Freedom Scientific

měli rychlý a spolehlivý přístup k požadovaným informacím

a mohli tak zajistit tu nejlepší péči o zákazníky.

Přehled díky DMSInformace o cenách, kontrola oprávnění ke stažení aktuali-

zací, vyhledávání sériového čísla či hledání konkrétní e-

mailové komunikace, ve Freedom Scientific chyběl cen-

trální informační pool. Vyhledávání v poštovních schránkách

v Exchange či hledání SAP dokladů nebo celních a

expedičních dokladů ve veřejných složkách bylo vždy

extrémně náročné. Proto se firma rozhodla zavést systém

správy dokumentů, a to s cílem požadavky zákazníků nejen

splnit, ale dokonce předčit. A rozhodla se pro DMS řešení

ELOprofessional, pomocí kterého byl vytvořen centrální

informační prostor pro SAP doklady, e-maily, kancelářské

dokumenty, celní a expediční dokumenty.

E-maily a SAP doklady v digitálním pořádku

Jako vedoucí společnost na trhu elektronických pomůcek

pro slepce a lidi se zrakovým postižením investuje Free-

dom Scientific své zdroje do dalšího rozvoje, výroby a pro-

deje svých produktů. Skvělý servis a respekt k zákazníkům

jsou přitom pro firmu samozřejmostí. Pro tuto samozřejmost

je důležité používat efektivní a uživatelsky přívětivý DMS

systém, který splní všechny tyto požadavky. Freedom Sci-

entific ve Švýcarsku používá ERP řešení Business One. Po

analýze firemních procesů byla v prosinci 2006 zavedeno

řešení ELOprofessional s fulltextovou databází a ELO XC.

ELO XC zajišťuje automatickou archivaci stávající a budoucí

e-mailové komunikace na serverové bázi. Cirka 70.000

e-mailů (stav od roku 2003) bylo dodatečně v prvním pro-

jektovém kroku automaticky uloženo v DMS. V únoru 2007

následoval v podobě produktivního nasazení řešení SAP

Business One ArchiveLink pro ELO druhý krok. Aktuální

stav cca 60.000 vystavených SAP dokladů (od ledna 2005)

byl plně automaticky uložen a opatřen evidenčními karta-

mi. K nim nyní samostatně přibývají nově vytvářené dokla-

dy jako dodací listy a celní doklady. Pomocí ArchiveLink

probíhá převod na informace v evidenční kartě a uložení

dokumentů do archivu bez manuálního zpracování. Archi-

veLink provádí přiřazení k referenci SAP resp. k zakázce.

Faktury centrály na Floridě došlé e-mailem se pomocí ELO-

XC automaticky filtrují a jsou dále zpracovávány přes Archi-

veLink.

Volný výhled na obchodní procesyPracovní operace, které byly dříve prováděny manuálně a

trvaly velmi dlouho, jsou nyní zautomatizovány pomocí sy-

stému ELOprofessional. Jednoduchým kliknutím myši jsou

doklady ze SAP Business One ve vteřině zobrazeny v ELO.

Freedom Scientific

37

Zaměstnanci tak mají také možnost prohlížet si SAP doku-

menty, aniž by jejich pracoviště mělo připojení na SAP

nebo aby se v SAP vyznali. Pomocí workflow, jako například

schvalování faktur, jsou řízeny obchodní procesy a

transparentně zobrazovány v ELO. Díky kombinaci ERP

řešení SAP Business One s DMS řešením ELOprofessional

přes SAP Business One ArchiveLink pro ELO byly obchodní

procesy ve Freedom Scientific GmbH do značné míry opti-

malizovány a zefektivněny.

VýhledPlánována je dále integrace dokladů finančního a mzdového

účetnictví i integrace elektronického celního odbavení

(švýcarská celní správa).

Použité produkty:

· SAP Business One

· ELOprofessional

· ELOprofessional Fulltext

· ELO XC

· ELO Barcode

· ELO XML Importer

· SAP Business One ArchiveLink pro ELO

· OLE DB rozhraní obchodního partnera ELO

Bavorské policejní odbory

37

38

Firma Bavorský zemský svaz policejních odborů zastupuje více než 15 000 členů a hájí zájmy stále rostoucího počtu zaměstnanců a úředníků Bavorské policie. Takto vysoký počet členů si vyžaduje mimořádné organizační schopnosti: dotazy, žádosti, podněty - to vše končí v tištěné formě u zaměstnanců odborů, kteří si je musí přečíst, zpraco-vat, odpovědět na ně či je předat dále.

Zadání Policejní odbory v Bavorsku chtěly rostoucí záplavu papíru výrazně zredukovat, proto přešly na elektronický systém správy dokumentů a nyní těží z výhod bezpapírových pracovních procesů. Zaměstnanci odborů nejsou tolik zatíženi ukládáním a násled-ným vyhledáváním dokumentů a mohou pracovat lépe a efektivněji.

Řešení • Nasazení ELOprofessional

• Do archivu ELO byly naskenovány staré dokumenty

• Příchozí pošta byla digitalizována

• Workflows řídí další zpracování

Užitek • Archiv byl zredukován o 90%

• Informace jsou dostupné jedním stiskem tlačítka myši

• Zlepšení služeb

• Bezpapírové workflow zprůhledňuje firemní procesy

Bavorské policejní odbory 10Země: Německo

Odvětví: Odbory

Cíle: Centrální archiv, Workflow - automatizovaná příchozí pošta

Hesla: Archivace 750 000 dokumentů

39

Bavorské policejní odbory: Vedoucí IT Baschek o správě dokumentů

V éře záplavy informací narůstá do obrovských rozměrů i

záplava papíru ve společnostech různého typu. Postiženy

tím nejsou jen firmy a velké koncerny, ale zejména svazy a

odbory musí se stoupajícím objemem papírů hodně bo-

jovat. Bavorský zemský svaz policejních odborů zastupuje

více než 15 000 členů a hájí zájmy stále rostoucího počtu

zaměstnanců a úředníků Bavorské policie. Takto vysoký počet

členů si vyžaduje mimořádné organizační schopnosti: dotazy,

žádosti, podněty - to vše končí v tištěné formě u zaměstnanců

odborů, kteří si je musí přečíst, zpracovat, odpovědět na ně či

je předat dále. Policejní odbory v Bavorsku chtěly rostoucí zá-

plavu papíru výrazně zredukovat, proto přešly na elektronický

systém správy dokumentů a nyní těží z výhod bezpapírových

pracovních procesů. Zaměstnanci odborů nejsou tolik zatíženi

ukládáním a následným vyhledáváním dokumentů a mohou

pracovat lépe a efektivněji.

GdP: „Správa dokumentů vytváří nové zdroje a zvyšuje efektivitu týmu“

S více než 15 000 členy jsou Bavorské policejní odbory

jedním z největších zemských odborů v Německu. Aby

mohl pracovat ještě efektivněji, přešel zemský svaz v

Mnichově na elektronický systém správy dokumentů. O

jeho každodenním používání informuje vedoucí IT a orga-

nizace pan Alexander Baschek v následujícím rozhovoru.

Jako zástupce zaměstnanců bavorské policie máte plné

ruce práce. Počínaje rozsáhlou administrativou přes

čilou korespondenci až po tarifní politiku. Již pět let

používáte elektronický systém správy dokumentů. Jak

k tomu došlo?

Alexander Baschek: To Vám řeknu rychle. Náš spisový ar-

chiv byl na konci své fyzické kapacity - nutně jsme

potřebovali efektivní řešení. Po podrobném průzkumu, ro-

zhovorech a testech s nejrůznějšími poskytovateli řešení

nás přesvědčil elektronický systém správy dokumentů ELO

od HOLME & Co z Augsburgu, což je business partner fir-

my ELO.

Po pěti letech používání již systém znáte velmi dobře.

Jaké jsou vaše dojmy při každodenním používání sy-

stému?

Baschek: Efektivita zcela jasně vítězí. Všechny dokumenty

a veškerá korespondence jsou k dispozici v digitální podobě

a jsou kdykoliv přístupné na síti. Informace lze díky tomu

obratem dál zpracovávat. A čím rychleji a přesněji se infor-

mace dostanou ke svému příjemci, tím úspěšněji plníme

my jako odbory své domácí úkoly. Díky intuitivní správě

dokumentů se systémem ELO navíc odpadá časově velmi

náročné prohledávání a přebírání klasických spisových

archivů. A konečně také ušetříme náklady na velké sklado-

vací prostory.

Jaké výhody přináší elektronická správa dokumentů při

vaší denní práci?

Baschek: Odpadá nesmyslná práce při opisování a vyhle-

dávání a naši kolegové jsou tak se svými znalostmi více

k dispozici. Informace jsou přehlednější a lze je získat

během několika vteřin. Již během telefonátu stačí kolegům

několikrát kliknout myší a již mají k dispozici podrobnosti ze

spisu volajícího, mohou obratem pomoci či poskytnout in-

formace přímo k tématu - a tento servis naše členy vždy

ohromí. Kromě toho máme také díky krátkým dobám reak-

ce šanci rychle reagovat na aktuální situace, které se nás

jako zástupce zájmů policejních zaměstnanců či našich

členů týkají, například na aktuální politická rozhodnutí či

záležitosti, na které se soustředí pozornost veřejnosti.

Co říkají na toto zjednodušení práce Vaši kolegové?

Baschek: Již po půldenním školení, které provedla firma

HOLME byli naši zaměstnanci přesvědčeni o tom, že

způsob práce se DMS systémem je elegantní a pohodlný.

Uživatel vidí své pracovní prostředí, na které je zvyklý,

zobrazené na elektronické úrovni 1:1 - spisové skříně,

pořadače a registry. Systém je pracovní prostředek, kterého

bychom se už neradi vzdávali. Proto jsme systém správy

dokumentů od HOLME doporučili také v mnoha jiných

zemských obvodech a také spolkovému svazu. Jednoznačně

pozitivní ohlas členů nám navíc ukázal, že přechod na ten-

to systém bylo zcela správné rozhodnutí.

Bavorské policejní odbory

41

Jako vedoucí IT a organizace jste se přímo podílel na

realizaci projektu. Jak probíhalo zavádění systému?

Baschek: Na začátku projektu analyzovali specialisté z firmy

HOLME naši stávající situaci a během jednání analyzovali

naše speciální požadavky. Ve fázi realizace pak byl elektro-

nický program správy dokumentů individuálně upraven pro

potřeby našich stávajících softwarových systému. Za pouhé

čtyři dny bylo zavedení systému kompletně a hladce

ukončeno. Formou na míru šitých školení pro naše jednot-

livé odborné oblasti pak zástupci společnosti HOLME

proškolili naše zaměstnance.

Jak se zatím změnil objem zpracovávaných papírových

dokumentů?

Baschek: Úspory jsou naprosto mimořádné. Dříve jsme

měli ročně kolem 20 běžných metrů papíru. Dnes se

papíry omezují na každodenní došlou poštu, která je však

pro další zpracování obratem digitalizována. Převážná část

dopisů, informací a hlášení se k nám nyní dostává elektro-

nickou cestou e-mailem či faxem. Dříve obsahoval jen náš

archiv členů více než 400 samostatných šanonů. Dnes už

je to pouhých 36 - méně než deset procent.

Fakta o projektu:

• Mimořádná úspora času při administrativních pracích• Rychlá výměna dat a přístup po síti• Transparentní informace• Zvýšení efektivity díky bezpapírovému workflow• Individuální nastavení systému na míru• Dlouhodobá archivace dle zákonných předpisů• Úprava systému: 4 dny

Alexander Baschek, Vedoucí IT, Bavorské policejní odbory

HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik

41

42

Firma HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG patří již více než 85 let mezi vedoucí partnery v oblasti stavby lodí. V roce 2005 činil obrat cca. 55 milionů euro..

Zadání Fungovala archivace, nikoliv však flexibilní management informací. Zaměstnanci měli mít k dispozici přímý přístup k veškeré dokumentaci zakázek přes klíčová slova, avšak digitálně v DMS.

Řešení V archivu společnosti HATLAPA se v současnosti s ELO spravuje cca. 3.000.000 dokumentů. S úspěchem je přitom využíváno fulltextové vyhledávání ELO pro dokumenty, která z počátku nejsou kompletně indexovány.

Užitek Zaměstnanci mají přístup k informacím přes zabezpečené VPN spojení (odkudkoliv na světě). Digitalizované dokumenty o zakázkách sahají až do roku 1974, takže i poptávky po náhradních dílech týkající se strojů dodaných v tomto období lze velmi rychle zpracovat.

„Silná firma potřebuje silné administrativ-ní zázemí. K tomu potřebuje nejen dobře vyškolené zaměstnance, ale také profesionální nástroje, jako např. ELOprofessional.“

Lars Becker, vedoucí oddělení IT & organizace HATLAPA

HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik 11Stát: Německo

Odvětví: Stavba lodí

Hesla: Management informací, 3 miliony archivovaných dokumentů,

Přístup k informacím z celého světa

Cíle: Propojení se systémem Infor

world-wide service

43

Společnost HATLAPA realizuje s pomocí ELOprofessional ro-

zsáhlý management informací. V současnosti se s ELO spra-

vuje ve firemním archivu více než 3.000.000 dokumentů.

Zaměstnanci mají na cestách přístup k informacím přes

zabezpečené VPN spojení kdekoliv na světě. Digitalizovaná

dokumentace k zakázkám sahá až do roku 1974, takže i na

poptávky týkající se strojů dodaných v tomto období lze velmi

rychle reagovat. To znamená rychlejší a optimální péči o zákaz-

níky společnosti HATLAPA.

HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG

nabízí celosvětový servis a vysokou dostupnost svých

produktů.Tato zavedená firma patří již více než 85 let mezi

vedoucí partnery v oblasti stavby lodí a vyrábí navijáky,

kompresory a kormidelní zařízení. Ve svém domovském

závodě zaměstnává společnost zhruba 300 stálých

zaměstnanců. Kromě toho má prodejní a konstrukční

pobočky ve Schwerinu, v Anglii a na Kypru a dále me-

zinárodní zastoupení a podíly v jiných společnostech. S

obratem ve výši cca. 90 mil. (v roce 2007) se firma vypra-

covala na vedoucí pozici na trhu. Trvalého růstu obratu do-

sahuje společnost certifikovaná podle DIN-ISO také díky

světově uznávané kvalitě služeb.

Rozhodovací proces

V oblasti ERP používá HATLAPA systém INFOR. Dokumen-

ty k jednotlivým zakázkám skenuje specializovaná firma a

pak jsou uloženy v archivu. Tento způsob archivace však

nesplňoval všechny požadavky na flexibilní management

informací, proto se společnost v roce 2004 důkladně po

ohlédla po systému na správu dokumentů (DMS). „V DMS

má být v digitální podobě k dispozici kompletní dokumen

tace k zakázce se všemi související podklady. Naši servisní

zaměstnanci tak budou mít přímý přístup k informacím po

mocí klíčových slov jako ‚zakázka‘, ‚zákazník‘, ‚loď‘, ‚rejdařství‘,

‚číslo stroje‘, atd.“, říká vedoucí oddělení IT & Organizace,

Lars Becker. „K dispozici přitom budou jak nej-různější ver

ze výkresů, tak i proběhlá (e-mailová) komunikace.“ Do

užšího výběru se při hledání DMS dostaly kromě společnosti

ELO Digital Office GmbH ještě další dvě konkurenční firmy.

Nakonec však padlo rozhodnutí ve prospěch výrobce ze

Stuttgartu. Rozhodující úlohu přitom sehrála otevřená sy

stémová architektura a rozhraní ELO-API (application pro

gramming interface), díky kterému je HATLAPA schopna

integrovat vlastní aplikace, např. dříve vyvinuté zpracování

reklamací.

Přístup k požadovaným informacím odkudkoliv na světě

Veškerá stará dokumentace byla konvertována z archivu

do ELO. Přístup do ELO mají nyní zaměstnanci všech

oddělení v lokalitě Uetersen. Přes terminálový server jsou

přímo napojeny dceřiné společnosti HATLAPA Hamworthy

Marine Compressors Ltd., Poole UK, HATLAPA EastMed

Ltd., Limassol Cyprus a KGW Marine GmbH Schwerin. Na

cestách mají zaměstnanci přístup k informacím přes

zabezpečené VPN spojení z kteréhokoliv místa na světě. Z

důvodu rostoucích nároků na velikost paměti pro digitální

dokumenty se společnost rozhodla pro jedno z řešení da-

tových skladů výrobce NetApp, které je firmou ELO certifi-

kováno. „Stěhování“ archivovaných dokumentů proběhlo

bezchybně.

Otevřená systémová architekturaIT oddělení pracuje nejraději samostatně a proto si

obzvláště cení „otevřené systémové architektury“ použitého

produktu ELO. Kromě propojení DMS s ERP systémem

(INFOR) bylo provedeno také propojení se systémem

zpracování reklamací, který si dříve firma vyvinula sama.

„Společnost ELO Digital Office GmbH dává svým

zákazníkům k dispozici detailní popis API, a v našem systé-

movém integrátorovi máme kompetentního partnera“,

vypráví Markus Blohm, který je ve firmě za projekt

zodpovědný. „Pochopitelně“, pokračuje Markus Blohm,

„závisí úspěch takovéhoto celofiremního řešení také na ak-

ceptaci ze strany zaměstnanců. Proto jsme pro téměř 150

zaměstnanců připravili vnitrofiremní školení, na kterém jim

obchodní partner společnosti ELO ukázal některé rady a

tipy pro každodenní práci s aplikacích.“

Archivační doba 30-40 letŽivotnost strojů dodávaných společností HATLAPA je více

než 30-40 let, proto musí být i podklady z tohoto období

HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik

45

pro servisní účely rychle k dispozici. Současně měla být

odstraněna také s tím spojená hora papírových dokumentů.

Více než rok jednala auditorská firma s příslušným finančním

ředitelství v Kielu; mezitím se firma může díky dokumenta-

ci procesu a kontrolovatelné archivaci v ELO téměř

kompletně vzdát originálních dokladů.

Systém žije

„Pochopitelně i u nás požadavky stále rostou. Před námi je

ještě propojení s účetním systémem (Varial). Kromě jiného

budeme moci pomocí workflow systému ELO optimalizovat

kontrolu došlých faktur“, tím si je zodpovědný vedoucí

oddělení IT a Organizace, Lars Becker, na základě dosavadních

pozitivních zkušeností jistý.

Čísla a fakta

Ve firemním archivu společnosti HATLAPA se v současnosti

spravuje více než 3.000.000 dokumentů. Digitalizovaná do-

kumentace k zakázkám sahá až do roku 1974, takže i

poptávky po náhradních dílech týkající se strojů dodaných v

tomto období lze velmi rychle zpracovat. S úspěchem je

přitom využíváno fulltextové vyhledávání ELO pro dokumen-

ty, která z počátku nejsou kompletně indexovány.

world-wide service

Hoffmann + Krippner

45

46

Firma Hoffmann + Krippner vyvíjí a vyrábí klávesnice dle specifických požadavků zákazníků pro průmyslové aplikace. Spektrum dodávek sahá od jednoduchých flexibilních fóliových klávesnic až po „inteligentní zadávací systémy“ s integrovanou elektronikou a definovaným rozhraním. Od svého založení v roce 1972 se z firmy stala první adresa pro komplexní a kompletní řešení s definovaným rozhraním a schránkou.

Zadání Informace o zákaznících a produktech k dispozici jedním stisknutím tlačítka. Propojení DMS s ERP systémem Infor.

Řešení Faktury, dodací listy, potvrzení objednávek a všeobecná korespondence z Office dokumentů nebo e-mailů se kompletně vkládají do ELOenterprise a zde archivují. Digitalizovány byly i staré papírové doklady, které jsou nyní také k dispozici v centrálním archivu.

Užitek Potřebuje-li nyní zaměstnanec informace o zákazníkovi nebo produktech, má je k dis-pozici po jednom stisknutí tlačítka. Díky tomu lze aktivně zajistit blízkost k zákazníkovi. Znalosti firmy jsou znovu v produktivním oběhu a jsou optimálně využívány.

„S ELOenterprise jsme podstatně zvýšili naši produktivitu, zlepšili servis zákazníkům a dosáhli interních úspor času a nákladů.“

Ralf Krippner, Jednatel společnosti Hoffmann + Krippner

Hoffmann + Krippner 12Země: Německo

Odvětví: Průmysl

Cíle: Centrální archiv vědomostí

Hesla: Napojení na Infor

47

Kvalitní servis díky centrální archivaci a workflow ELO

Ve společnosti Hoffmann + Krippner jsou nyní informace

o zákaznících a produktech k dispozici jedním stisknutím

tlačítka. ELO DMS je propojeno s ERP systémem Infor.

Faktury, dodací listy, potvrzení objednávek a všeobecná

korespondence z Office dokumentů nebo e-maily se

kompletně vkládají a archivují v systému ELO. ELO

tak umožňuje optimálně zajistit individuální přístup k

zákazníkům.

U firmy Hoffmann + Krippner - předního výrobce speci-

fických klávesnic dle požadavků zákazníků v Německu - se

nejen vyrábí klávesnice, nýbrž vyvíjí i celá řešení. Není totiž

klávesnice jako klávesnice. Některé z nich jsou osvětleny

zevnitř, jiné odpuzují nečistoty všeho druhu, další se

nachází přímo na obrazovce. V prostorách, kde je kladen

velký důraz na hygienu, jsou zapotřebí jiné klávesnice než

ve veřejné správě. Progresivní technologie a zpracování

projektů v blízkosti zákazníků jsou proto u společnosti Hoff-

mann + Krippner alfou a omegou.

Optimálizace procesů pro inovativní technologie

Paleta produktů firmy přitom splňuje ty nejvyšší nároky, od

jednoduché fóliové klávesnice až po komplexní speciální

řešení. Tato nabídka vyžaduje nákladné a komplexní proce-

sy v celé firmě. Chce-li tedy firma dostát vysokým nárokům

na kvalitu a zákaznický servis, je rychlé vyhledávání infor-

mací a transparentnost obchodních procesů naprosto nez-

bytná. Firma se proto rozhodla, že i v otázkách optimalizace

firemních procesů vsadí na progresivní technologie a zave-

de systém na správu dokumentů.

Transparentní procesy zvyšují produkti-vitu

Více než 35 let zkušeností a úspěchů při vývoji klávesnic

šitých na míru hovoří samo za sebe. S úspěchem však sou-

visí také nutnost spravovat bezpočet dokumentů. Proto

měl být stávající fyzický archiv digitalizován, aby důležité

informace o zákaznících a produktech byly k dispozici

rychle a přehledně. Takovýto přehled je zapotřebí právě u

procesů, na kterých se podílí více oddělení a jen tak lze

zajistit produktivitu práce. Za samozřejmost bylo považováno

snadné propojení systému DMS se stávajícím ERP sy-

stémem Infor i integrace dokumentů a e-mailů z

kancelářských aplikací. Při vyhodnocení nejrůznějších

poskytovatelů DMS hrálo pro firmu Hoffmann + Krippner

rozhodující roli také intuitivní ovládání aplikace. Uživatelsky

přívětivé řešení, se kterým mohou ihned pracovat také

nezaškolení zaměstnanci, bylo tedy základní podmínkou.

Zkrátka a jasně: Nároky, které firma klade na vlastní techno-

logie a zákaznickou filozofii, očekávala také od kvality a ser-

visu poskytovatele DMS. Po obsáhlém vyhodnocování

nejrůznějších DMS řešení se firma Hoffmann + Krippner

rozhodla pro ELOenterprise.

Promyšlené projekty šetří náklady

Architektura serveru ELOenterprise umožňuje jednodu-

chým způsobem navrhovat komplexní rozhraní. Kromě

toho také vedení firmy přesvědčily znalosti a služby ob-

chodního partnera ELO. Realizace projektu ELOenterprise

u Hoffmann + Krippner trvala pouze několik týdnů. Nákla-

dy na zavedení DMS se tak podařilo značně zredukovat.

Propojení ELO s ERP systémem Infor dnes umožňuje au-

tomatickou archivaci dokladů. Za tímto účelem bylo

využito

flexibilní a standardizované rozhraní obchodního partnera,

které zajišťuje hladkou integraci. Digitalizovány byly také

staré papírové doklady a uloženy do nového řešení.

Rychle dostupné informace

Faktury, dodací listy, potvrzení objednávek i všeobecná

korespondence z Office dokumentů nebo e-mailů se

kompletně vkládají do ELOenterprise a zde archivují. Digi-

talizovány byly i staré papírové doklady. Ty jsou nyní také

k dispozici v centrálním archivu. Potřebuje-li zaměstnanec

informace o zákazníkovi nebo o produktech, stačí k jejich

zobrazení stisknout tlačítko.

Hoffmann + Krippner

49

Myslet na budoucnost

Následujícím důležitým krokem u Hoffmann + Krippner je

standardizace procesů s ELOenterprise. Pro objednávky se

vyrábí vzorové série, které zákazník vyhodnocuje. To vše se

dosud dělo pomocí formulářů a spoustou

papírů. Navíc se celý proces zpracovává současně v několika

odděleních. Z toho důvodu docházelo v minulosti často k

opakovaným poptávkám zákazníků. Workflow, které je in-

tegrováno v ELOenterprise, umí postupy a termíny přesně

definovat a řídit. Díky tomu zůstávají procesy v chodu a

nestagnují. Vypadne-li některý zaměstnanec, jsou vytvořena

jasná pravidla zastupování, čímž je zajištěna plynulost zpra-

cování. Celý proces a kompletní dohody se zákazníkem

jsou jasně zdokumentovány. Firmě to přináší obrovské

zlepšení kvality, úsporu času a nákladů. Závěr je jasný: Není

DMS jako DMS.

Individuální úpravy ELOenterprise v souladu s potřebami a

procesy u Hoffmann + Krippner umožňují firmě ještě lépe

realizovat své hlavní cíle - blízkost zákazníkovi a kvalitu. Fle-

xibilní technologie ELO přispívá k dalšímu úspěchu firmy

Hoffmann + Krippner.

Lufthansa Technik Logistik

49

50

Firma Společnost Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) je rychle rostoucí společností, která vyvíjí a realizuje progresivní logistická řešení pro zákazníky z leteckého a kosmického průmyslu. Se svou širokou paletou služeb je LTL schopna nabídnout kompletní řešení od objednávky zboží až po konečnou dodávku.

Zadání Poté, co bylo v roce 1998 zavedeno ELOprofessional jako celofiremní DMS řešení, bylo cílem přechodu na ELOenterprise zajistit napojení systému na stávající firemní aplikace a procesy a kompletně konsolidovat používané systémové prostředí.

Řešení • Konsolidace obecného rozhraní• Zrušení decentralizovaných serverů• Zachování funkčnosti a podpory procesů• Všechny aplikace ELO běží produktivně na nové platformě ELOenterprise• Kopplung der Server-Applikationen via Webservice• propojení serverových aplikací přes webovou službu

Užitek Napojitelnost aplikací v současnosti činí 99,8 %. Splnění a dodržování požadavků Spolkového úřadu pro letectví a mezinárodních grémií je zajištěno formou dokumentovaných dokladů. Výsledek: bezpečný provoz, stabilní rozhraní, spokojení zákazníci a vysoká stabilita celého systému.

„ELO nabízí produkt s dobrým poměrem ceny a výkonu a je spolehlivým partnerem, který je otevřen také podnětům z firemní praxe. Lehkost, s jakou lze s ELOenterprise nakládat s procesy, mnohé usnadnila. Dnes pracujeme jinak (především rychleji) než před 10 lety. “

Hartmut Obens,Hartmut Obens - vedoucí projektu Správa dokumentů

Lufthansa Technik Logistik 13Země: Německo

Odvětví: Letecká logistická firma

Cíle: Rozsáhlé ECM řešení

Hesla: Vybudování jednotné IT infrastruktury

51

Zlepšení provozu a stabilita výkonu rung und WorkflowPřechod na elektronickou archivaci zajistil společnosti

Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) v roce 1998

větší přehlednost firemních procesů. V roce 2006 pak

následovala implementace kompletního firemního

řešení na platformě ELO.

Společnost Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) je

rychle rostoucí společností, která vyvíjí a realizuje progresivní

logistická řešení pro zákazníky z leteckého a kosmického

průmyslu. Se svou širokou paletou služeb je LTL schopna

nabídnout kompletní řešení od objednávky zboží až po

konečnou dodávku. Do nabídky služeb společnosti nepatří

jen co nejrychlejší a spolehlivé vyřízení přepravy, nýbrž také

okamžité dodávky materiálu, organizace a optimalizace

opravárenských cyklů, odborné skladování a distribuce

materiálu i celosvětový servis AOG (Aircraft on Ground).

Začátek úspěšného partnerstvíJiž v roce 1998 bylo ve společnosti jasné, že pro poskytování

kvalitního servisu zákazníkům nebude do budoucna možné

spokojit se se stávající situací, co se týče přehlednosti

jednotlivých procesů a bude třeba obecně získat větší

přehled. AOG servis odpovídá 365 dní v roce a 24 hodin

denně za rychlé odstranění problémů letounu během

regulérního letového provozu. K tomu bylo zapotřebí začít

provádět systematickou a kontrolovatelnou archivaci

pořizovacích a obchodních dokladů společnosti. Z

posuzovaných produktů se projektovému týmu v čele s

vedoucím projektu, Hartmutem Obensem, zdálo

ELOprofessional (tehdy právě vstoupivší na trh) jako

nejpraktičtější a nejflexibilnější řešení pro dosažení

stanovených cílů společnosti. Uživatelsky přívětivý design

působil na vedoucí projektu velmi příjemně a kromě toho

byl systém výjimečně vhodný k tomu, aby podporoval

individuální a specifické firemní procesy. Hartmut Obens

říká: „LTL se po prvním projektu rozhodla, že se ELO stane

jejím strategickým partnerem, což dostatečně napovídá o

naší spokojenosti s řešením. Samozřejmě jedním s

rozhodujících faktorů byla i skvělá spolupráce mezi

zaměstnanci ELO a managementem.“

Stanovené cílePro DMS systém byly nadefinovány čtyři strategicky důležité

oblasti nasazení:

ELO Opal

• Celofiremní správa dokumentů

ELO AOG (Aircraft On Ground)

• Podpora procesů při rychlém odstranění problémů v

rámci regulérního letového provozu letadla

ELO C@LL

• Management služeb zákazníkům - feedback

management

ELO TMD

• systém řízení přepravy pro mimořádné náklady (jako

např. hnací soustavy)

• Plánování

• Správa dokumentů a fotografií

Tyto čtyři aplikace tvořily softwarovou páteř společnosti.

„Systém ELO-AOG se za ty roky osvědčil a stal se z něj

nejdůležitější IT systém pro řízení procesů ve výše

zmíněných oblastech. Implementované workflow je pro

nás naprosto zásadní věcí, protože v první řadě jde o

procesy a o komfortní možnost propojit procesy s

dokumenty“, říká s nadšením Hartmut Obens. Původní

implementační proces pak přinesl cenné zkušenosti pro

projekty následující. Další pobočky mohly pozorovat, čeho

lze zavedením DMS systému ELOprofessional dosáhnout.

Rozhodnutí o kompletním nasazení ELOprofessional pro

správu dokumentů společnosti Lufthansa Technik na sebe

nenechalo dlouho čekat. Bylo třeba vytvořit servisní databázi

pro dokumenty s velkým počtem přistupujících uživatelů z

nejrůznějších oblastí.

Lufthansa Technik Logistik

53

Harmonizace IT

Během provozu bylo nakonec zapotřebí propojit rozličné

aplikace a vytvořit kompletní systém splňující nároky

jednotlivých oddělení. Dalším cílem tohoto redesignu bylo

zajištění rostoucích nároků na vysoce disponibilní systémové

prostředí a snížení nákladů na decentralizovanou správu

serverových úložišť. Součástí projektu byl také přechod na

ELOenterprise jako celofiremní, procesně orientovaný

systém správy dokumentů, který je zároveň přístupný i přes

internet. Celý proces implementace zahrnoval dva zásadní

kroky: Prvním bylo umístit všechny čtyři aplikace na jeden

server se systémem UNIX a druhým naprogramovat

napojení systému ELO na další aplikace (mail, fax, a další).

V létě 2007 byl celý proces přechodu z ELOprofessional

na ELOenterprise dokončen. Jednou z dalších velmi

důležitých věcí bylo, aby regulační orgány leteckého

průmyslu měly také zdokumentovaný doklad o tom, že

jsou splněny požadavky Spolkového úřadu pro letectví a

mezinárodních grémií, např. v oblasti ochrany před

falešnými náhradními díly. Hartmut Obens říká: „Od té

doby již pracujeme napříč všemi čtyřmi aplikacemi -

konkrétní požadavky se v těchto různých aplikacích slévají.

To zprvu zní jako protimluv a nechtěný výsledek - v praxi

tomu ale tak není, jedná se o zajímavý integrační proces,

který lze úspěšně zvládnout pouze s velkým podnikovým

řešením. Umění podporovat individuální firemní řešení a

požadavky, to je to, v čem je ELO mimořádné. Výsledkem

našeho projektu je nepochybně bezpečnější provoz,

stabilnější rozhraní a spokojení zákazníci.“

Plány do budoucnosti

V blízké budoucnosti bude zahájen projekt, jehož cílem je

automatizace zpracování přijatých faktur pomocí modulu

ELO DocXtractor. Další projekt, jehož tématem jsou

bezpapírové objednávky, zahrnuje jak práci s elektronickým

podpisem, tak i automatizované zpracování faxů v

kombinaci s workflow v systému SAP. Řešení uživatelských

oprávnění bude zpracováno napojením ELO na firemní

systém pro správu uživatelů LH GOVERNOR. Hartmut

Obens podotýká: „Do blízké budoucnosti bude také patřit

naše výraznější orientace na webová řešení ELO. Z důvodu

globalizace je pro LTL nezbytné postupné přeorientování

na webové přístupy, platformy a publikování na webu. Do

budoucnosti počítáme se zavedením modulu ELO

WCM.“

PřehledFiremní požadavky vedly během let k prohloubení a

rozšíření spolupráce s ELO. První projekt byl takovým

testovacím kamenem společného fungování ... „Netrvalo

to dlouho a brzy jsme jako referenční zákazník měli spoustu

návštěv“, vzpomíná vedoucí projektu. „Jsme trochu hrdí na

to, že máme určitý podíl na úspěších firmy ELO.“ Hlavní cíl

přechodu z ELOprofessional na ELOenterprise, totiž hladká

implementace a napojení všech firemních aplikací na ELO

byl dosažen, v současnosti máme napojeno 99,8 %

aplikací. Zeptáte-li se Hartmuta Obense na úspěch projektu,

odpoví takto: „Úspěch byl stoprocentní - víc k tomu říci

nemohu. Nemám v programu implementace jediný bod,

který bych mohl označit za nedořešený.“

MAN Nutzfahrzeuge AG

53

54

Firma MAN je jedním z vedoucích firem v oblasti výroby vozidel, motorů a strojírenství v Evropě s obratem zhruba 15,5 mld. Euro. MAN vyrábí nákladní vozy, autobusy, die-selové motory, turbozařízení a poskytuje služby průmyslu, celosvětově zaměstnává zhruba 55 000 zaměstnanců. Firemní oblasti v MAN si udržují vedoucí postavení na svých trzích. Akciová společnost MAN AG, Mnichov, patří mezi 30 vedoucích společností na německém indexu akcií (DAX).

Zadání Archivace průvodních dokumentů o motorech v souladu s právními předpisy. Rychlé vyhledání informací. 24 hodinová dostupnost a stabilita systému. Vývoj workflow, které bude efektivně řídit procesy.

Řešení Použití ELOprofessional. „Rodný list“ je opatřen čárovým kódem, naskenován do ELO a automaticky vytvořena evidenční karta. Efektivní koncepce workflow.

Užitek Dokumenty jsou k dispozici centrálně, stačí stisknout tlačítko. Kvalita služeb poskyto-vaných výrobním závodům a zákazníkům se podstatně zvýšila. ELO workflow zajišťuje transparentní a plynulé procesy při zpracování problémů. Systém je stabilní a je k dispozici 24 hodin denně.

„V obchodním partnerovi ELO jsme nalezli spolehlivého a kompetentního partnera. Díky dlouholetým zkušenostem znají obchodní procesy u MANu přesně a vědí, co je s ELO u nás možné.“

Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeugwerke

MAN 14Země: Německo

Odvětví: Automobilový průmysl / Užitková vozidla / Strojírenství

Cíle: Archivace dokumentů k motoru v souladu s právními předpisy,

Rychlejsší přístup k informacím

Hesla: Workflow, Čárový kód, 24h dostupnost a stabilita systému

MAN - Engineering the Future

Společnost MAN vytváří 24 hodin denně vysoce efektivní,

přehledné a rychlé pracovní procesy díky DMS ELO. Firma

MAN má dokumenty ihned centrálně k dispozici. Kvalita

služeb poskytovaných výrobním závodům a zákazníkům

se podstatně zvýšila. ELO workflow zajišťuje transparentní

a plynulé procesy při odstraňování problémů. Systém je

stabilní a je k dispozici 24 hodin denně.

MAN je jedním z vedoucích firem v oblasti výroby vozidel,

motorů a v oblasti strojírenské výroby v Evropě s obratem

zhruba 15,5 mld. Euro. Jako výrobce nákladních vozů,

autobusů, dieselových motorů, turbozařízení a poskytova-

tel služeb pro průmysl zaměstnává MAN po celém světě

zhruba 55 000 zaměstnanců a v roce 2008 za sebou má

250 let úspěšné historie. Tehdy platily stejně jako dnes

čtyři základní hodnoty: spolehlivost, inovace, dynamika a

otevřenost. To znamená především neustálý vývoj motorů,

a to i v akciové společnosti MAN Nutzfahrzeuge AG v No-

rimberku.Výhradně tam jsou vyvíjeny a vyráběny motory

pro nákladní vozy. Z Norimberku pak nastupují na svou

cestu do jednoho z jedenácti výrobních závodů MAN v

Evropě.

Change management pracuje na plné obrátky

Z Norimberku do jednotlivých výrobních závodů vede

mnoho komunikačních rozhraní - to si vyžaduje dobře

promyšlenou a rychlou výměnu informací. Při nesrovnalo-

stech týkajících se montáže, zprovoznění dalších otázek

týkajících se hotového motoru je potřeba nalézt odpověď

rychle. Důležité je

přitom přesně zjistit

dobu montáže, aby bylo

možné najít všechny

potřebné informace o

výrobě motoru nebo

jeho sérii. Tyto infor-

mace zpravidla pomo-

hou situaci vyjasnit - od-

borný servis v závodě

pak může jednat cíleně a rychle. Nejsou-li data ihned k

dispozici, je potřeba nejdříve hledat ve velkých papírových

archivech, což je příčinou zdržení a čekání při vyjasnění a

odstranění vady.

Předpisová archivace a rychlé vyhle-dávání

V Norimberku se denně vyrobí přes 500 motorů pro

nákladní vozidla, současně s každou montáží motoru je

vystaven „rodný list“. V něm jsou uvedena základní data -

emise, točivé momenty šroubů, konfigurace motoru a jeho

složení i technické změny všeho druhu. Toto množství in-

formací je přitom uvedeno na dvou až čtyř stranách formá-

tu A4. Dříve byly tyto „rodné listy“ shrnuty, zatříděny a

uloženy v pořadačích v obrovských spisových skříních a ar-

chivech. Třídění a archivace denní záplavy papírů zaměstnala

dva lidi. A už vůbec nebylo možno mluvit o tom, že by ar-

chivace byla prováděna procesně či v souladu s právními

předpisy. Navíc vyhledávání dokumentace bylo vždy časově

velmi náročné. Ulli Weinmann, vedoucí oddělení Change

Management v Norimberku brzy rozpoznal, že by v tech-

nické změnové službě bylo možno, se zavedením systému

na správu dokumentů, pracovní procesy u MANu komplexně

optimalizovat.

V prvním kroku bylo cílem vylpešit předpisovou archivaci

důležité procesní dokumentace. To mělo zejména

mnohonásobně urychlit a zjednodušit vyhledávání

potřebných informací - s výsledkem, že v případě jakýchko-

liv dotazů bude možné jednat ihned a spolehlivě..

Promyšlené procesy přináší úspěch

Společně s obchodním partnerem ELO se MAN zamýšlel

nad tím, jaké obchodní procesy u firmy probíhají a jak je lze

zmapovat: Každý motor nákladního vozu má „rodný list“

(průvodní dokument motoru), formulář, který generuje sy-

stém zpracování zakázek na začátku výroby včetně čárového

kódu. Tento „rodný list“ motoru pro nákladní vůz pak pro-

chází celým výrobním procesem. Zapisují se do něj všechna

důležitá data a podepisují se. Každý zaměstnanec ručí

svým podpisem za jím provedenou operaci. Povinnost po-

MAN Nutzfahrzeuge AG

55

„Zažijete-li jednou DMS jako ELO naživo a vidíte, kolik času tak lze efektivně získat, nikdy už necouvnete zpět ke starým a překonaným strukturám.“

Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeug-werke

57

dpisu zajišťuje v trvalém provozu jaký je v Norimberku

dodržování standardů kvality u MAN. Na konci výrobních

kroků se „rodný list“ naskenuje a automaticky archivuje do

ELO jako TIFF a v souladu s předpisy. Díky rozšíření „rodné-

ho listu“ o čárový kód je možno provádět automatické

vytvoření evidenční karty v ELO. Dokumentace jsou nyní k

dispozici centrálně v archivu - stačí zmáčknout tlačítko. Po-

mocí vyhledávací karty, kterou definovali sami u MANu,

může zaměstnanec vyhledávat podle parametrů jako je

číslo motoru, číslo zakázky, číslo zákazníka, číslo podvozku,

zahájení montáže, typ motoru, montážní cyklus atd. Ulli

Weinmann zde zdůrazňuje zejména význam vyhledávací

karty: „Dobrý DMS musí umět tyto informace rychle zobra-

zit. To musí fungovat bezproblémově a běžet stabilně. Pro

nás ELO v tomto směru splňuje všechny podmínky“.

Silná technologie si vyžaduje plynulé procesy„Jeden z důvodů, proč jsem se tehdy rozhodl pro ELO, je

možnost sám si pomocí grafického rozhraní vytvářet work-

flow.“

Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeugwerke

Právě při vytvoření komplexního workflow je promyšlená kon-

cepce pro úspěch rozhodující. Společně s obchodním part-

nerem ELO byl pro oblast výroby nákladních vozů koncipován

workflow a vyvinut speciální reklamační formulář. Pokud

zaměstnanec montáže rozpozná či obdrží vadný díl, spustí

reklamační hlášení v systému ELO, které se dostane přímo do

oddělení zajištění kvality. Přes workflow se tento případ do-

stane k příslušnému zaměstnanci, který problém zpracuje a

vyřeší. To zaručuje rychlý pracovní proces orientovaný na rychlé

nalezení řešení.

Pokrok pro budoucnostNásledujícím krokem u společnosti MAN v Norimberku je

nasazení DMS v celém koncernu. Z tohoto důvodu se MAN

rozhodl pro migraci na ELOenterprise. Výhodou je přitom

škálovatelnost řešení. Plánuje se nasazení ELOenterprise

ve zkušebně motorů jako centrálního nástroje pro správu

dokumentů a vědomostní databáze. Díky tomu budou na

jedné straně ve vteřině k dispozici důležité informace a na

straně druhé se zamezí dvojí práci, dvojímu vývoji a

zejména ztrátám informací. Napojením modulu Internet

Gateway bude navíc umožněno, že zaměstnanci v Ankaře

(Turecko) nebo ve Steyru (Rakousko) budou mít přístup k

centrálnímu archivu ELO, aniž by přímo u nich musel být

systém ELO instalován. Společně s ELO tak MAN důsledně

jde cestou spolehlivosti, inovace, dynamiky a otevřenosti.

Maredo

57

58

Firma Společnost Maredo Restaurants Holding je se svými více než 1.700 zaměstnanci v obsluze, u grilu, v kuchyni a administrativě a s celkovým počtem 60 restaurací (57 v Německu a 3 v Rakousku) číslem 1 na trhu steakových restaurací. Kromě toho zaujímá Maredo druhé místo v sektoru obslužných restaurací a aktuálně je na 17. pozici v celé německé gastronomii. Čistý obrat skupiny činil v obchodním roce 2005 zhruba 99,4 mil. euro.

Zadání Archivace a další zpracování přijatých faktur a lepší nalezitelnost dokladů obecně. Archivace vystavených dokladů z prostředí IBM AS/400 a zpracování přijatých faktur pomocí komplexního workflow.

Řešení Nasazení ELOprofessional s workflow. Tento workflow zahrnoval komponenty jako rozpoznání čárového kódu, zobrazení několikastupňové schvalovací hierarchie na straně IBM AS/400.

Užitek Dokumenty se z velké části archivují automaticky a lze je znovu velmi rychle vyhledat. Plynulé a transparentní procesy zajišťuje ELO workflow.

„Zaměstnanci si na DMS systém ELO zvykli velmi rychle a už by se této možnosti opti-malizovaných pracovních postupů neradi vzdávali.”

Andreas Neumann, Systémóvý manager

Maredo 15Země: Německo

Odvětví: Gastronomie

Cíle: Strukturované ukládání dokumentů, zpracování přijatých faktur pomocí komplexního workflow

Hesla: Napojení na prostředí IBM AS/400, čárový kód

Díky efektivním a plynulým procesům posiluje Mare-

do svou pozici jedničky mezi steakovými restauracemi.

Společnost Maredo automatizovala pomocí ELO procesy

přijatých a vystavených dokladů. Celý proces schvalování

faktur je řízen workflow ELO. Výsledkem jsou plynulé a

transparentní procesy.

Společnost Maredo Restaurants Holding je se svými více

než 1.700 zaměstnanci v obsluze, u grilu, v kuchyni a

administrativě a s celkovým počtem 60 restaurací (57 v

Německu a 3 v Rakousku) číslem 1 na trhu steakových

restaurací. Kromě toho zaujímá Maredo druhé místo v sek-

toru obslužných restaurací a aktuálně je na 17. pozici v

celé německé gastronomii. Čistý obrat skupiny se v ob-

chodním roce 2007 vyšplhal zhruba na 99,4 mil. euro.

Obdivuhodná čísla stejně tak obdivuhodného podniku. Ro-

zmanitá nabídka služeb gastronomických poboček doplňuje

celkový obrázek koncernu.

Cíle projektu

Když se hlavní správa holdingu Maredo Restaurant se síd-

lem v Düsseldorfu rozhodla v červenci 2003 zavést

archivační systém a systém správy dokumentů, byly cíle

načrtnuty relativně rychle: strukturované ukládání

dokumentů (se zaměřením na přijaté a vystavené dokla-

dy) a lepší nalezitelnost dokladů celkově. V detailu se jed-

nalo zejména o archivaci vystavených dokladů z prostředí

IBM AS/400 a zpracování přijatých faktur pomocí kom-

plexního workflow. Tento workflow zahrnoval komponenty

jako rozpoznání čárového kódu, zobrazení několikastupňové

schvalovací hierarchie na straně IBM AS/400. Počet

pracovišť zahrnutých do projektu byl při jeho startu navržen

na 25. V současnosti je realizováno 65 pracovních míst a

přístup na internet (ELO Internetgateway).

Úkoly Důležitým úkolem v tomto projektu byla archivace a další

zpracování přijatých faktur. Přijaté faktury byly označeny

čárovým kódem a odeslány do ELO workflow k dalšímu

internímu zpracování. Zvláštností bylo zobrazení

několikastupňového schvalovacího procesu, který měl v zá-

vislosti na fakturované částce probíhat automaticky: Do

určité částky mohl fakturu schválit zaměstnanec, při

překročení této hranice muselo fakturu navíc odsouhlasit i

vedení oddělení. Od stupně 3 pak bylo do rozhodovacího

procesu zahrnuto také vedení firmy. Tento požadavek rea-

lizoval jeden z obchodních partnerů ELO a sice kombinací

standardů ELO (poznámky) a doplňkových programo-

vacích prací (workflow a schvalovací proces).

Reakce zaměstnanců

V současnosti vzrostl počet uživatelů ELO ve společnosti

Maredo Restaurants Holding na 65 zaměstnanců. Téměř

veškerá administrativa pracuje s DMS řešením ELO. Užitek

pro zaměstnance aktuálně zapojené do koncepce ELO je

velký. Dokumenty se z velké části archivují automaticky a

lze je v případě potřeby rychle nalézt. Také oddělení mzdo-

vého účetnictví využívá již dlouho archivaci vyúčtování

mezd a příslušných dokladů. Díky schopnosti zobrazit stá-

vající archivační strukturu 1:1 se podařilo pro toto oddělení

ve firmě Maredo realizovat zobrazení „mzdových složek“.

Optimální struktura ELO také jistě přispěla k akceptaci ze

strany zaměstnanců. Díky změně struktury zavedených

Maredo

59

61

pracovních procesů potřebovali zaměstnanci zpočátku tro-

chu času, než koncepce workflow akceptovali. V současnosti

je však také zde zcela zřejmé, že kontrolní a eskalační me-

chanismy vytvořené pomocí ELO přispívají k lepšímu

přehledu a efektivnějšímu zpracování. Zaměstnanci si na

DMS systém ELO zvykli velmi rychle a už by se této

možnosti optimalizovaných pracovních postupů neradi vz-

dávali, říká pan Neumann (IT vedoucí organizace DMS) u

Maredo.

Výhled

Další navýšení počtu pracovních míst ELO v Düsseldorfu

sice není plánováno, ale pozornost se zde obrací na

pohodlnou archivaci e-mailů. Navíc mají být k DMS systému

ELO v budoucnu připojeny i další restaurace. V tomto

směru se bude jednat zejména o Internetgateway a

workflow serveru.

PARI

61

62

Firma Společnost PARI Medical Holding GmbH vyvíjí a vyrábí inhalační systémy. Je zastoupena ve více než 70 zemích celého světa a má více než 50% tržní podíl v Německu, Rakousku, Švýcarsku, Malajsii, Singapuru a v Koreji.

Zadání Všechny informace z různých systémů zpracování dat jsou nyní k dispozici centrálně v jednom archivu. Papír má být z hygienických důvodů ze servisu odstraněn. Propo-jení s ERP systémem Baan a později SAP.

Řešení Faktury, dodací listy, veškerá administrativa jsou nyní dále zpracovávány v ELO. Od července 2003 spravuje 160 uživatelů cca. 500.000 dokumentů v ELO.

Užitek Rychlé nalezení informací, vysoká motivace zaměstnanců, optimalizované procesy přinášející úsporu času. Bezpapírové a tedy hygienické odbavení v servisu.

„ELOprofessional je flexibilní, uzpůsobí se individuálním požadavkům jednoduše a rychle pomocí možností a customizingu nebo pomocí skriptů ELO.“

Ronald Schmidt, Vedoucí projektu u PARI

PARI 16Stát: Německo

Odvětví: Aerosolová technologie

Cíle: Odstanění papíru ze servisního úseku. Centrální firemní archiv.

Hesla: Propojení s ERP systémem Baan a později SAP.

Pomocí ELO se u PARI dále zpracovávají faktury, dodací li-

sty a veškerá administrativa. Všechny informace z různých

systémů zpracování dat jsou nyní k dispozici centrálně

v jednom archivu. Výsledek: Rychlé nalezení informací,

vysoká motivace zaměstnanců, optimalizované procesy

přinášející úsporu času. Bezpapírové a tedy hygienické

odbavení v servisu.

Moderní pohádka: Z malé manufaktury k celosvětově uz-

návanému specialistovi na léčbu dýchacích cest. Tato věta

popisuje vývoj firmy PARI od jejího založení před 100 lety

do dneška. Z malého, řemeslně orientovaného rodinného

podniku vznikla firemní skupina PARI, která se svým vlast-

ním výzkumem a vlastní produkcí udává mezinárodní stan-

dardy v aerosolové technologii a celosvětově zaměstnává

zhruba 400 zaměstnanců. PARI zůstává i dnes nezávislou

firmou bez cizího kapitálu. Proto je schopna bezprostředně

uskutečňovat své vysoké nároky na technologie a kvalitu

bez vlivu třetích osob. Smyslem a cílem její práce je usnad-

nit život lidem, kteří trpí nemocemi dýchacích cest a také

těm, kteří o ně pečují. V otázkách kvality je firma velmi

náročná. To platí jak pro kvalitu produktů, tak i pro znalosti

a schopnosti zaměstnanců, neboť dobrá pověst, které se

PARI celosvětově těší, zavazuje.

Znalosti musí být dostupné U PARI se nashromáždilo spoustu dokumentů. Projekty

byly dokončeny a všechny příslušné objekty měly rychle

získat statut nezamě-

nitelnosti. Proto se firma

v roce 2003 rozhodla

instalovat s ELOprofes-

sional systém na správu

dokumentů. S tím byly

úzce spojeny úvahy

o centrálním propojení

všech informací z nej-

různějších systémů

zpracování dat do jed-

noho archivu tak, aby

bylo možno je cíleně

znovu vyhledat. Řešení

na správu dokumentů od ELO umělo splnit všechny tyto

požadavky. PARI také mezitím přešla z tehdejšího ERP

řešení Baan na SAP. Rozhraní ELO ArchiveLink pro SAP R/3

(a jiné ERP systémy) umožnilo plynulé propojení se stáva-

jícím systémovým prostředím.

Intuitivní ovládání s ELODíky otevřené systémové struktuře a intuitivnímu ovládání

systému padlo rozhodnutí pro ELOprofessional velmi

rychle. „Uživatelské rozhraní odpovídalo představám

uživatelů, každý se uměl ihned zorientovat a co se zejmé-

na líbilo: dokumenty byly uloženy pouze jednou, ačkoliv

jsme si chtěli ponechat naši strukturu jednotlivých oddělení,“

říká vedoucí projektu Ronald Schmidt. Zavedení ELO začalo

optimalizací zpracování přijatých faktur při zohlednění

všech zákonných požadavků. V následujícím kroku byl

připojen odbyt a servisní centrum. Faktury, dodací listy,

veškerá administrativa nyní běží přes ELO a nikoliv přes

Baan resp. SAP, protože je zde zaručena úplnost všech

objektů přináležejících k jednomu obchodnímu případu.

„Ztrát v důsledku vzájemné nekompatibility je velmi málo“,

říká vedoucí projektu Ronald Schmidt, „změny lze provádět

velmi rychle, protože oba systémy lze snadno upravovat.

Také jsme již vytvořili rozhraní k excelu, abychom zautoma-

tizovali i archivaci nejrůznějších existující minidatabází.“

Elementární přidaná hodnota„Kdo by chtěl užitek počítat v eurech a centech, ten ne-

pochopil hodnotu takovéhoto systému pro firmu jako ce-

lek (kromě jiného rychlé nalezení informací a tím dobrá

motivace zaměstnanců)“, míní vedoucí projektu. Ele-

mentární užitek získává ze systému technický servis. Vrátí-li

se přístroje, jsou k nim vždy připojeny průvodní dopisy.

Papír je však z hygienických důvodů nutno ze servisu od-

stranit. Od zavedení ELO probíhá zpracování díky časnému

podchycení dokumentů plně elektronicky, takže i požadavek

na bezpapírové odbavování je kompletně splněn.

PARI

63

„Když jde o to rychle reali-zovat myšlenku v činy, jsou zaměstnanci ELO velmi kooperativní - jako například u požadavku elektronického podpi-su se správou verzí - a to je pro nás mimořádně důležité, protože právoplatný podpis je pro PARI předpokladem pro automati-zaci obchodních procesů přes workflow.“

Ronald Schmidt, Vedoucí projektu u PARI

65

Výhled

V příštím kroku se plánuje zapojit do správy verzí také elek-

tronický podpis, pro PARI je to velmi důležité, neboť právo-

platný podpis je pro firmu předpokladem k tomu, aby po-

mocí workflow mohla automatizovat obchodní procesy.

„To má pro mě pochopitelně v tomto momentě naprosto

nejvyšší prioritu a bude to nejbližší opravdový úkol. Jakmile

to poběží, nasadíme také workflow, např. pro změnové

návrhy. Bude-li existovat nová verze, stará přestane být ak-

tivní. Proto má být možno opatřit jednotlivé verze elektro-

nickým podpisem“, tolik Ronald Schmidt. DMS řešení od

ELO se přizpůsobí změnám ve firmě. Zaměstnanci nechá-

vají svou prací systém růst a podle situace mohou přidávat

nové funkce. Systémy nejsou nikdy hotové a tak je to

dobře, jakmile se firma změní, změní se s ní i naše systé-

my“, raduje se Ronald Schmidt.

Pernod Ricard

65

66

Firma Skupina Pernod Ricard prodává prostřednictvím svých 70 poboček po celém světě lihoviny a víno. Jako německá dceřiná společnost mezinárodního koncernu skupiny Pernod Ricard prodává Pernod na německém trhu portfolio známých prémiových značek destilátů a vín. Pernod Ricard Německo zaměstnává 160 pracovníků.

Zadání Poštovní systémy již překračovaly hranici 10 GB. Pernod Ricard přechází z Lotus Notes na Exchange jako poštovní program. E-maily je zapotřebí odsunout a archivovat. Navíc je zapotřebí pomocí workflow řídit žádosti o dovolenou a služební cesty.

Řešení Díky propojení ELOprofessional s Exchange jsou všechny e-maily, které jsou starší než jeden rok, automaticky archivovány v archivu ELO. ELO workflow řídí žádosti o dovolenou a služební cesty.

Užitek Poštovní program pracuje výkonněji a bezpečněji. Zaměstnanci si nemusí zvykat na nic nového, protože archivace probíhá na pozadí a je plně transparentní. Žádosti o dovo-lenou a služební cesty jsou s ELO plynulé a transparentní.

„Spolupráce s obchodním partnerem ELO probíhá bezvadně. Jsme velmi spokojeni s pro-fesionálními konzultacemi, které nám nabízí.“

Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard Německo

Pernod Ricard 17Země: Německo

Odvětví: Výroba lihovin

Cíle: Archivace emailů, žádosti o dovolenou a služební cesty řízené pomocí ELO workflow

Hesla: Propojení s Microsoft Exchange

Bezproblémové a zabezpečené procesy

S ELOprofessional archivuje firma Pernod Ricard zabezpečené e-maily. Díky propojení Exchange s ELO běží poštovní program výkonněji a bezpečněji. Navíc se pomocí ELO workflow jednoduše řídí žádosti o dovolené a služební cesty.

Skupina Pernod Richard prodává prostřednictvím svých 70

poboček po celém světě lihoviny a víno. Pernod Ricard

má jako německá dceřiná společnost mezinárodního

koncernu na starosti německý trh, na který dodává známé

prémiové značky destilátů a vín. Firma je zaměřena na

maximální blízkost zákazníkům a spotřebitelům, a proto

používá veškeré klasické nástroje marketingového mixu.

V obchodním roce 2006/2007 dosáhla firma hrubého

obratu bez DPH ve výši 400 mil. Euro. Pernod Ricard

zaměstnává 160 pracovníků.

Velká část obchodní komunikace probíhá u firmy Pernod

Ricard e-mailem. Systémy některých zaměstnanců přitom

již překročily hranici 10 GB. Kvůli tomu často docházelo

ke spadnutí systému. Společnost se tedy rozhodla zavést

systém správy dokumentů (DMS), který by zaručoval

bezpečnou archivaci e-mailů a navíc mohl také zobrazit

workflow pro žádosti o dovolenou a služební cesty. „Protože

jsme zároveň přecházeli z Lotus Notes na Exchange, bylo pro

nás velmi důležité hladké propojení DMS s novou poštovní

aplikací. U ELO nás přesvědčila obzvláště tato integrace s

Exchange“, objasňuje rozhodnutí pro ELOprofessional

Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard.

Uživatelsky přívětivý

Společně s obchodním

partnerem ELO se

firma Pernod Ricard

rozhodla pro archivaci

e-mailů na serverové

bázi. To jednak zajišťuje,

že veškeré obchodní

emaily budou bezpečně

a centrálně archivovány. A za druhé se poštovnímu systému

díky odsunutí e-mailů uleví a zůstane tak zachován jeho

výkon.

Podle definovaných kritérií si ELO automaticky vybírá

e-maily z Exchange a nahrazuje jej odkazem v Outlooku.

Tak se z Exchange odstraní všechny e-maily včetně příloh,

které jsou starší než jeden rok a archivují se v ELO. Pro

uživatele to i nadále vypadá tak, jako by byl e-mail stále v

Outlooku. Pouze odkaz ELO v řádku s předmětem ukazuje

na to, že e-mail už je uložen na externím serveru. ELO

archiv zde pracuje na SQL serveru.

Bezpečná archivacePotřebuje-li uživatel již archivované e-maily, stačí kliknout na

odkaz v Outlooku a ELO dá uživateli e-mail opět k dispozici.

„Pro naše zaměstnance se mnoho nezměnilo, pracují s

poštovním programem tak, jak jsou zvyklí. Za povšimnutí

stojí, že díky odsunutí e-mailů je program mnohonásobně

výkonnější a stabilnější“, zdůrazňuje Holger Marks výhody

archivace. Navíc jsou e-maily, které byly převedeny do ELO,

uloženy ověřitelně. ELO přesně přebírá zaměstnanecké

účty z outlooku.

Jednoduše podané žádostiPomocí ELO workflow se řídí žádosti o dovolené a služební

cesty. Zaměstnanec podá žádost, ta se odešle e-mailem

vždy na nejbližšího zástupce. Je-li žádost schválena, předá

ji workflow dál až po definitivní schválení a zaslání žadateli.

Tím je zajištěno, že proces probíhá plynule a transparentně.

Navíc má zaměstnanec možnost zobrazit si přehled všech

žádostí o dovolené a služební cesty. Holger Marks k tomu

říká: „Už jsme podobné řešení měli v Lotus Notes, se

kterým jsme byli velmi spokojení. Proto jsme nyní nadšeni,

že obchodní partner ELO uměl kromě archivace e-mailů

v ELO jednoduše realizovat také stejný workflow jako byl

tehdy v Lotus Notes.

Pernod Ricard

67

„Pro naše zaměstnance se mnoho nezměnilo, pracují s poštovním programem tak, jak jsou zvy-klí. Důležité však je, že díky přesunu e-mailů do ELO je náš Outlook mnohokrát výkonnější a stabilnější.“

Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard Německo

69

Stoprocentní spokojenost

Další rozšíření projektu se zatím neplánuje. „S ELO jsme

realizovali přesně to, co jsme chtěli a jsme s výsledkem

více než spokojení. Samozřejmě se budeme postupně

seznamovat s funkcemi, které program ještě nabízí, a

rozhodneme se, zda můžeme optimalizovat ještě další

pracovní procesy“, tolik Holger Marks na závěr.

Basilej - Daňová správa

69

70

Firma Daňová správa kantonu Basilej-město je oprávněná k vybírání regionálních (kantonálních) a přímých spolkových daní. Zaměstnává 226 pracovníků a pracovnic. Kanton s třetím největším městem Švýcarska má 188.000 obyvatel.

Zadání Každoročně zpracovává 140.000 daňových přiznání, což je 7 milionu stran ročně. Náklady na spravování byly nesmírné. Zjišťování informaci v daňových spisech bylo díky tomu velmi nákladné.

ŘešeníSystém pro správu dokumentů ELOprofessional tvoří základ elektronického daňového příznání. Formuláře jsou naskenovány, hodnoty zaznamenány a automaticky zpracová-ny pomocí ELO.

Užitek Podání s ELO je nyní bezpečnější a pohodlnější. Průchodnost byla optimalizována. Produktivita práce se výrazně zvýšila. Náklady na skladování a řízení daňových záznamů se také podstatně snížily.

„Zejména rychlejší přístup k daňové evi-denci vedl k citelnému zvýšení spokojenosti zákazníků.“

Herr Binggeli, vedoucí projektu

Basilej - Daňová správa 18Země: Německo

Odvětví: Veřejná správa

Cíle: Elektronické daňové přiznání

Hesla: Propojení s daňovým software Nest

a se skenovacím software Capture Tax

Daňové přiznání - nekomplikovaně a jednoduše

Pomocí systému ELOprofessional daňová správa města

Basilej řeší elektronickou podobu daňových přiznání.

Optimalizuje tím čas zpracování a měla by omezit náklady

daňové správy. Kromě zvýšení produktivity práce z řešení

profitují především daňoví poplatníci díky lepší kvalitě

poskytovaných služeb.

Hlavním cílem daňového úřadu v Basileji je umožnit co

nejjednodušší zpracování daňového přiznání. Daňová

správa oprávněna k výběru kantonálních a přímých

spolkových daní se rozhodla, že podstatně zlepší své služby

a svou organizaci pomocí systému DMS (systém pro

správu dokumentů). Cílem je automatizace zjišťování daní

z příjmu a z majetku fyzických osob. Hlavním výsledkem by

mělo být zvýšení spokojenosti u zákazníků pomocí

kvalitního a příjemného poradenství, přesně podle hesla

,,lehce podané daňové přiznání“.

Šetření nákladů díky automatickému zpracování

Před zavedením DMS probíhalo daňové jednání podle

konvenčních procedur převážně papírovou formou. Po po-

dání daňového přiznání začíná obvyklá dlouhá cesta do

jednotlivých oddělení. Tam se údaje opisovaly, analyzovaly,

zaregistrovaly se spisy, posílaly se sem a tam, rozdělovaly a

zase spojovaly a nakonec byly uloženy v obrovských archi-

vech. Vyhledávání ve starých daňových spisech bylo díky

tomu velmi nákladné.

Náklady na skladování

byly velmi vysoké a

efektivita velice nízká.

Na důležité základní

úkony nezů-stával

zaměst-nancům téměř

žádný čas. Už v roce

2004 udělala daňová

správa s novými

přehlednými a jednodu-

še srozumitelnými for-

muláři první krok smě-rem k ,, lehce podanému daňovému

přiznání“. Následujícím krokem bylo zavedení systému

ELOprofessional jako DMS řešení. Tím došlo k optimalizaci

časů nutných pro zpracování a byl položen základ pro

poskytování rychlejších a lepších informací daňovým

poplatníkům. Náklady na uskladnění daňových spisů tím

mohly být značně redukovány.

Proč ELO?

,,Aby se zákazníkům a také všem zaměstnancům ulehčil

život v práci, byla pro úřad základním předpokladem

uživatelská přívětivost nového DMS“, řekl pan Binggeli,

zodpovědný za projekt ze strany daňového úřadu. „Intuitivní

ovládání patří k hlavním silným stránkám

ELOprofessional“.

Také standardně poskytovanou rozmanitostí funkcí se

může Stuttgartské řešení uplatnit proti konkurenci. Zejména

budoucí požadavky, jako např. Workflow-Management,

jsou už dnes v systému ELO standardně nabízeny a nebude

nutné je individuálně programovat pro daňovou správu.

Efektivně, cenově výhodně a dokonale zrealizované

Daňové přiznání v kantonu Basilej-město jde s

ELOprofessional novou cestou. Formuláře jsou naskenovány

pomocí skenovacího SW CaptureTax, data jsou zaevidována

a dále automaticky zpracována v ELO. ELO pomocí

speciálního rozhraní obdrží data získaná v CaptureTax a

importuje je do ELO archivu. Jako elektronický doklad teď

mohou pracovníci data jednoduše a rychle zpracovávat v

systému ELO.

Rozhraní k daňovému softwaru NEST umožňuje pomocí

jednoho tlačítka v dialogu NESTu přímý přístup k datům

archivovaným v ELO. V NESTu zobrazené údaje o daních

jsou základem pro vyhledávání v ELO. Příslušná kritéria pro

vyhledávání se převezmou automaticky.Výstup z NEST se

pak připraví pomocí OMRmarker (že by čárový kód?) pro

tisk a zabalení. Zhotovené PDF soubory jsou pak uloženy v

archivu ELO, takže zaměstnanci daňové správy mají kdykoliv

přístup k účtům, upomínkám atd.

Basilej - Daňová správa

71

„Aby se zákazníkům a také všem zaměstnancům ulehčil život v práci, byla pro úřad základ-ním předpokladem uživatelská přívětivost nového DMS.“

Herr Binggeli, vedoucí projektu, daňová správa Ba-silej

73

Lehce podané daňové přiznání

Od papírování k elektronickým údajům - to znamenalo pro

zaměstnance daňového úřadu sice velkou změnu, ale

intuitivní zacházení se systémem ELO a rychlejší získávání

informací vykonalo velmi rychlou práci na jejich

přesvědčování. Pan Binggeli shrnuje: ,, Archivace spisů je

teď s pomocí ELO bezpečnější a pohodlnější. Produktivita

práce se výrazně zvýšila. Díky vždy jednoduše dostupným

elektronickým daňovým záznamům se značně zvýšila

obsahová i časová kvalita informací poskytovaných

daňovým poplatníkům při jejich telefonických dotazech“.

To vede k optimalizaci kvality a efektivity poskytovaných

služeb. Zcela podle hesla - Lehce podané daňové

přiznání.

Weimarer Wohnstätte GmbH

74

74

Firma Jako stoprocentní dceřinná firma města Weimar pronajímá a prodává Weimarer Wohnstätte GmbH cenově dostupné bydlení. Spravuje 7000 bytů a 1000 nebytových prostor, garáží atd.. Firma zaměstnává 58 zaměstnanců.

Zadání Rychlý a přehledný přístup ke složkám nájemníků ze strany všech zaměstnanců a z každého pracoviště společnosti Weimarer Wohnstätte GmbH. Rozhraní k systému bytového hospodářství AS/400 a Wohndata.

Řešení Složky nájemníků, přijatá a odeslaná pošta se zpracovávají a archivují pomocí ELOpro-fessional. Vyúčtování provozních nákladů se ze software pro bytové hospodářství přes rozhraní ELO COLD automaticky integruje do elektronické složky nájemníka v ELO. Užitek: vyšší spokojenost zákazníků, optimalizace informačního toku, efektivní obchod-ní procesy.

Užitek Zvýšená spokojenost zákazníků, optimalizace toku informací v rámci společnosti, efektivní obchodní procesy.

„Byla vytvořena možnost, aby se obrovská množství dat dala archivovat za cca 20 minut v podobě dokumentů v ELO - pro každého zaměstnance zvlášť. To je nejen obrovské usnadnění práce, ale i obrovská úspora času, získaný čas nyní využíváme pro skutečně smys-luplné věci.”

Dr. A. Wernicke, management IT a řízení projektů ve Weimarer Wohnstätten GmbH

Weimarer Wohnstätte GmbH 19Země: Německo

Odvětví: Nemovitosti

Cíle: Elektronické složky nájemníků

Heslo: Propojení se systémem bytového hospodářství AS/400 a Wohndata

75

Vytváříme místo pro životS ELO zvyšuje Weimarer Wohnstätte spokojenost

svých zákazníků. Zaměstnanci mají díky ELO z každého

pracovního místa rychlý a přehledný přístup ke složkám

jednotlivých nájemců. Přijatá a odeslaná pošta se také

zpracovává a elektronicky archivuje v ELOprofessional.

Vyúčtování provozních nákladů se z AS/400 a software pro

bytové hospodářství Wohndata přes rozhraní ELO COLD

automaticky integruje do elektronické složky nájemníka v

ELO. Výsledky: větší spokojenost zákazníků, optimalizace

informačního toku ve firmě a efektivní obchodní procesy.

Společnost Weimarer Wohnstätte GmbH vytváří životní

prostory - zejména tehdy, jedná-li se o pronájem či prodej

bytů za dostupné ceny. Jako stoprocentní dceřiná

společnost města Weimar pracuje a jedná Weimarer

Wohnstätte s pochopením pro budoucí rozvoj a zástavbu

města. Její snahy se v první řadě řídí zájmy a představami

nájemníků a vlastníků bytů. „Vytváříme místa pro život“ je

nejen slib cenově dostupného bydlení, ale i přiznaná snaha

o zlepšení bytové kultury a kvality života.

Flexibilní řešení archivu, které obstojí i v budoucnosti

Před zavedením ELO již společnost Weimarer Wohnstätte

GmbH složky svých nájemníků archivovala elektronicky.

Software pro bytové hospodářství však měl být v následu-

jících letech modernizován. Od roku 2003 bylo jasné, že

dlouhodobá archivace se musí opírat o inovativní, flexibilní

a především nezávislý archivační systém, který také bude

možno propojit s jakýmkoliv jiným software. Vyhodnoco-

vání archivačních systémů nebylo pro Weimarer Wohnstät-

te snadné. Zejména

proto, že již používané

řešení pro hlavní oblast

činnosti nabízí také

archivační komponentu.

Po obsá-hlém hledání

trvajícím jeden a půl

roku a porovnání

nejrůznějších sys-témů

archivace a správy

dokumentů, i po několika praktických návštěvách u jiných

bytových společností se firma rozhodla pro ELOprofessio-

nal.

Intuitivní ovládání bez velkého učeníI přes elektronickou složku nájemníků se ve firmě pracovalo

s centrálním archivem papírových dokumentů. Hledání

informací ze složky nájemníka bylo namáhavé a zdlouhavé.

Důležitými kritériem pro rozhodnutí nasadit ELO jako

elektronický archivační systém byla kromě jednoduchého a

intuitivního ovládání také skutečnost, že naučit se systém

ovládat lze rychle. Přesvědčivá byla zejména flexibilita v

přizpůsobení se systému bytového hospodářství

používanému ve firmě. Propojení obou softwarových

systémů trvalo pouze jeden den. Dnes je díky ELO

professional každá informace - také ze servisních center

mimo centrálu - k dispozici ihned bez ztráty času - stačí

stisknout klávesu.

„Kompetentní, flexibilní a angažovaný ve všech otázkách týkajících se bydlení“

Pokud toto tvrdí zákazníci o zaměstnancích firmy, může být

na to vskutku hrdá. Weimarer Wohnstätte nabízí například

24 hodinový servis pro všechny technické problémy týkající

se bytu nájemníků. V každé větší obytné oblasti se nachází

servisní centrum společnosti Weimarer Wohnstätte. Se ste-

jným nasazením a kompetencí zastupuje firma také zájmy

vlastníků, například při správě a údržbě jejich bytových domů

a budov. S ohledem na nasazení v zájmu nájemníků a

vlastníků bytů je elektronický archiv ELO pro firmu důležitým

prostředkem pro zvyšování spokojenosti zákazníků.

Na cestě ke spokojenosti zákazníkůSpolečnost Weimarer Wohnstätte začala svůj projekt ELO

se zpracováním a archivací aktivních nájemních vztahů. K

archivační struktuře ELO patří složky se smlouvami a

korespondencí, jako např. nájemní smlouvy, změny

nájemného nebo oprávnění k inkasu z účtu. Další složky

Weimarer Wohnstätte GmbH

„V ELO se již archivuje i mnoho dokumentů MS-Office - je to velmi pohodlné řešení, které je součástí standardního balíčku archivačního systému ELO, jsem naprosto nadšená.“

Dr. A. Wernicke, management IT a řízení projektů ve Weimarer Wohnstät-ten GmbH

77

Elektronický archivační systém ELO je stále rostoucím

systémem, díky kterému lze zefektivnit řadu pracovních

procesů.

obsahují dokumenty týkající se soudních aktivit, kaucí a

záruk, vyúčtování provozních nákladů a ostatních platebních

ujednání. Informace týkající se bytu jsou v ELO archivovány

ve složce bytu, např. půdorysy, fotografie a plány.

V rámci popsané archivace složek byly pracovní postupy

uvnitř firmy cíleně zjednodušeny, takže zaměstnanci v

oblasti bytového hospodářství mohou své vlastní

dokumenty v jedné pracovní operaci archivovat sami. V

této souvislosti zorganizovala společnost Weimarer

Wohnstätte GmbH elektronickou archivaci e-mailových a

faxových dokumentů z Lotus Notes do elektronické složky

nájemníka v ELO. S rozhraním ELO COLD mohou

zaměstnanci automaticky nahrát dopisy s vyúčtováním

provozních nákladů ze systému bytového hospodářství

AS/400 a Wohndata do složky nájemníků v ELO.

Přidané hodnoty archivace

Jednoduché ovládání a propojení se systémem bytového

hospodářství přispěly k vysoké akceptaci DMS u všech

zaměstnanců Weimarer Wohnstätte. Archivační systém se

stal důležitou součástí v denním pracovním procesu a dnes

již k němu neodmyslitelně patří. ELO je k dispozici všem

zaměstnancům, i těm, kteří pracují v externích kancelářích

ve Weimaru. Rychlá reakce, okamžité informace a výtisk

kopií v souladu s požadavky - to jsou faktory, které

zaměstnanci shledávají jako pozitivní. „Vyúčtování nákladů

na vytápění, které jsme dříve od externí firmy dostávali v

metr vysokých papírových stozích, se dnes se zhruba 7.000

datovými záznamy vejdou na 2 CD“, říká vedoucí projektu

paní Dr. Wernicke.

Výhled

„Myslím, že v budoucnu vytvoříme z dnešního archivu

zaměřeného na bytové hospodářství centrální firemní

archiv, ve kterém budeme archivovat také důležité

dokumenty týkající se organizace a řízení firmy a pomocí

diferencované správy přístupových práv ELO je individuálně

zpřístupníme zaměstnancům společnosti Weimarer

Wohnstätte GmbH“, dodává paní Dr. Wernicke závěrem.

78

W.I.R.

77

78

Firma W.I.R/IRW je jeden z předních poskytovatelů personálních služeb a služeb pro průmysl v Německu, po celém Německu má v současnosti 57 poboček.S více než 2.000 zaměstnanci dosahuje obratu v řádu desítek milionů: divize W.I.R v oblasti personálních služeb s prací na dobu určitou, projektovou činností a zprostředkováním personálu a divize IRW v sektoru služeb pro průmysl s údržbou zařízení, realizací dílčích provozních procesů outosourcingových partnerů v průmyslu a poskytováním projektových služeb šitých na míru. Centrála obou firem je v Erkrathu u Düsseldorfu.

Zadání Administrativa měla být centrálně přesunuta do Erkrathu z důvodu rozšiřování poboček. Společnost W.I.R hledala řešení, pomocí kterého by procesy optimalizovala, efektivněji využívala své zdroje a posílila spolupráci mezi centrálou a pobočkami. Informace měly být k dispozici v rámci celé firmy a řešení mělo být snadno integrovatelné do operativního systému u W.I.R.

Řešení Podklady jsou na pobočkách opatřeny čárovým kódem, naskenovány a přes file router přenášeny online do centrály v Erkrathu. Tam díky čárovému kódu poznají, o jaký druh dokumentu se jedná a kde byl zaevidován. Na tomto základě se pro příslušnou operaci automaticky spustí vhodný workflow v ELO, který dokumenty v každém kroku předloží kompetentnímu pracovníkovi v centrále. Komunikace probíhá online.

Užitek Optimální komunikace mezi pobočkami. Rychlá a efektivní práce. Zaměstnanci mají všechny informace ihned k dispozici a mohou je ihned použít při pohovoru s uchazeči. Enormní úspora času pro zaměstnance, která prospěje zejména zákaznické službě.

„S ELOprofessional máme perfektně sladěné softwarové technologie, správné workflow a robustní celkovou koncepci, která naši činnost optimálně a spolehlivě podporuje.“

Peter Friedrich,projektový vedoucí v oddělení IT a organizace

W.I.R. 20Země: Německo

Odvětví: Poskytování služeb

Cíle: Centrální archiv dostupný pro všechny pobočky

Hesla: Čárový kód

Společnost W.I.R využívá díky ELO efektivněji své zdroje

a optimalizuje spolupráci mezi centrálou a pobočkami.

Informace o zákaznících jsou k dispozici v celé firmě a lze

je velmi jednoduše integrovat do operativního systému u

W.I.R. To je enormní úspora času pro zaměstnance, která

prospěje zejména zákaznické službě.

Digitální propojení v éře globalizace si žáda flexibilitu,

flexibilní technologie schopné úprav, ale také flexibilní

pracovní svět. Firemní skupina W.I.R/IRW, jeden z předních

poskytovatelů personálních služeb a služeb pro průmysl v

Německu, plní tento požadavek svými 57 pobočkami po

celém Německu. Do spektra nabídky této firemní skupiny

patří zprostředkování personálu, práce na dobu určitou „Try

& Hire“ a služby pro průmysl, údržba, outsourcing a

zpracování projektů pro téměř všechny obory.

Silná procesní podpora pro jistotu do budoucnosti

Společnost W.I.R rozšiřuje své pobočky krok za krokem. Z

důvodu nepřetržité expanze se firma rozhodla vyřizovat

administrativu centrálně v hlavní pobočce v Ekrathu

(Severní Porýní-Westfálsko) a optimalizovat ji. V minulosti

byla například správa uchazečů, zaměstnanců a zákazníků

kompletně v rukou jednotlivých poboček. Procesy byly

často časově náročné, náchylné k chybám a neprůhledné.

Společnost W.I.R hledala řešení, pomocí kterého by procesy

optimalizovala, efektivněji využívala své zdroje a posílila

spolupráci mezi centrálou a pobočkami. Informace musely

být k dispozici v rámci celé firmy. Řešení mělo být jednoduše

integrovatelné do

operativního systému u

W.I.R. Navíc měly být

pracovní procesy řízeny

a podporovány work-

flow. Po vyhodnocení

10 dodavatelů se W.I.R

rozhodla pro ELO-

professional. Veškeré

základní požadavky spl-

nilo ECM řešení

(Enterprise Content Management) již ve standardu -

přesvědčila zejména vynikající automatizovaná podpora

procesů.

Krátká doba na zapracování

Po rozhodnutí pro ELO bylo řešení nasazeno v celé firmě

za pouhé čtyři měsíce. Zavádění řešení trvalo v každé

pobočce pouze jeden den. Stejně dlouho trvalo školení

pro uživatele, a to díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní

ELOprofessional. Následující den byla zaměstnancům při

práci s novým řešením ještě poskytována pomoc

a následně mohli s aplikací bez problémů pracovat sami.

Řešení dnes kompletně podporuje správu uchazečů,

personálu a zákazníků. Paralelně k tomu bylo do provozu

uvedeno zkušební prostředí. V něm si mohou všichni

uživatelé jednotlivé procesy přehrávat a mají tedy možnost

je dále optimalizovat a přizpůsobovat nové požadavky

systému.

Rychlá a efektivní práceDnes jsou podklady na pobočkách opatřeny čárovým

kódem, naskenovány a přes file router přenášeny online

do centrály v Erkrathu. Tam díky čárovému kódu poznají, o

jaký druh dokumentu se jedná a kde byl zaevidován. Na

tomto základě se pro příslušnou operaci automaticky spustí

vhodný workflow, který dokumenty v každém kroku předloží

kompetentnímu pracovníkovi v centrále. Informace pro

tento postup se načítají přímo z databáze, která obsahuje

popisy procesů u W.I.R. Referent nyní může dokument

zkontrolovat, akceptovat či zamítnout a v případě potřeby si

od pobočky vyžádat doplňující informace. Komunikace

také probíhá online. Zaměstnanec na pobočce má tak

ihned zpětnou vazbu a může například ještě do pohovoru

s uchazečem zahrnout pokyny z centrály. To pro W.I.R

znamená obrovské úspory času.

Získaný drahocenný čas a zdroje

„Administrativa se nyní vyřizuje kompletně v centrále v

Erkrathu. Filiálky se mohou plně soustředit na prodej a péči

W.I.R.

79

„Filiálky měly dříve zčásti ro-zdílné způsoby práce.Díky řízení pomocí workflow v ELOprofessi-onal jsou procesy nyní standar-dizovány. To podstatně snížilo počet chyb.“

Peter Friedrich,Leiter IT und Organisation-Projektleiter

81

o zaměstnance. Díky tomu šetříme drahocenný čas a

zdroje. Zároveň můžeme lépe řídit kapacitní výkyvy v

jednotlivých pobočkách“, vysvětluje vedoucí oddělení IT a

organizace Peter Friedrich. Kvalita práce se trvale zlepšila.“

Filiálky měly dříve zčásti rozdílné způsoby práce. Díky řízení

pomocí workflow v ELOprofessional jsou procesy nyní

standardizovány, což také podstatně snížilo počet chyb“,

říká Peter Friedrich. Přes databázi s popisy procesů můžeme

automaticky generovat dynamické workflow.“

Rozšíření díky přidané hodnotěELOprofessional se za krátkou dobu velmi osvědčilo.

Aplikace bude v nejbližší době dále rozšířena. Plánováno je

propojení účetnictví, oddělení bezpečnosti práce,

administrativy a managementu podniku. Uvažuje se také o

integraci do portálového serveru Microsoft Sharepoint jako

řešení pro intranet a zákaznický portál. Kromě toho bude

na řešení napojena i sesterská společnost IRW -

Industriedienstleistung Reinigung und Wartung jako

specialista na služby pro průmysl. Procesy a služby mezi

oběma firmami tak lze v budoucnu ještě lépe sladit. „Pro

nás byla realizace tohoto centrálního řešení obrovským

pokrokem“, dodává Peter Friedrich na závěr. „S novými

technologiemi a metodami mohou naši uživatelé ve všech

firemních oblastech dnes pracovat podstatně rychleji a

efektivněji.“

Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H.

81

82

Firma Ybbstaler je renomovaný výrobce koncentrátů ovocných šťáv a přírodních základních látek pro nápoje. Se svými zpracovatelskými závody v Evropě patří tato firemní skupi-na celosvětově mezi největší ve svém oboru.

Zadání • Snížení množství papírů ve firmě• Informace mají být k dispozici centrálně a snadno k nalezení

Řešení • Použití ELOprofessional• Dokumenty se při pořízení přímo naskenují a zčásti automaticky a zčásti

manuálně opatří evidenční kartou• Propojení s MS Office a Outlookem

Užitek • Rychlé zpracování • Snížení množství papírových dokumentů • Zaměstnanci mají informace rychle po ruce

„Díky systému správy dokumentů od ELO se nám podařilo snížit nákladnou přepravu papírových dokladů na nejmenší možnou míru a tím obrovsky urychlit komunikační cesty v rámci firmy.“

Reinhard Spreitzer, vedoucí IT u Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.

Ybbstaler Fruchtsaft 21Země: Rakousko

Odvětví: Potravinářský průmysl

Cíle: Centrální archiv, digitalizace příchozí pošty

Hesla: ELO mobile klient, ERP-System (CSB)

S pomocí ELO se dolnorakouské společnosti Ybbsta-

ler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H. podařilo zjednodušit a

urychlit své firemní procesy. Zaměstnanci se nyní dostanou

k požadovaným informací během okamžiku a podařilo se

také podstatně snížit objem tištěných dokumentů.

Firma Ybbstaler je renomovaný výrobce koncentrátů

ovocných šťáv a přírodních základních látek pro nápoje. Se

svými zpracovatelskými závody v Evropě patří tato firemní

skupina celosvětově mezi největší ve svém oboru. Zákazníci

profitují ze zkušeností a znalostí firmy Ybbstaler již několik

desetiletí. Aby společnost pokryla stoupající potřebu ovoce,

založila v roce 1995 další nákupní společnosti Ybbstaler v

Rumunsku a Maďarsku

Z důvodu pozitivního vývoje na odbytových trzích se od

roku 1998 koncentráty ovocných šťáv a základní látky

pro nápoje od Ybbstaleru nevyrábí pouze v hlavním

sídle v Rakousku, nýbrž také v dalším zpracovatelském

závodě v Polsku. Již mnoho let firma Ybbstaler vyrábí a

prodává vysoce kvalitní produkty pro nejrůznější oblasti

potravinářského a nápojového průmyslu. Vysoké nároky

přitom klade na přírodní čistotu zpracovávaných surovin.

Ybbstaler dodává své produkty do celého světa.

Individuální řešení a intuitivní používání

Vedení společnosti si velmi dobře uvědomovalo nutnost

perfektního přehledu v oblasti firemních procesů. Byly

zjištěny nedostatky v nákupním oddělení a management

se rozhodl zavést systém pro archivaci a správu dokumentů.

Složité způsoby nakládání s papírovými dokumenty díky

tomu měly patřit minulosti. Zejména bylo důležité, aby

potřebné informace bylo možno nalézt rychle, bez složitostí

a nejlépe všechny na jednom místě. Po důkladném

vyhodnocení výrobců DMS systémů vsadila firma Ybbstaler

na ELOprofessional. „Přesvědčily nás možnost uzpůsobit

ELO přesně našim potřebám pomocí skriptování a zejména

snadné ovládání systému“, říká vedoucí IT Reinhard

Spreitzer. Startovní výstřel pro projekt ELO padl na jaře roku

2007.

Změna ve zdlouhavých a obtížných procesechPřed zavedením ELOprofessional se spustil tok papírových

dokumentů na mostní váze. Zde se vážila přijíždějící vozidla

před vykládkou a po ní, aby se zjistilo skutečné množství

dodávky. Na tomto místě se vystavují a podepisují doklady

o vážení a přejímce zboží, celní dokumenty, certifikáty a

kontrolní protokoly. Dokumenty jsou pak dále předány do

laboratoře a celnímu resp. účetnímu oddělení. Protože s

doklady pracuje několik oddělení nezávisle na sobě, bylo

zapotřebí je několikrát zkopírovat a pak předávat

zodpovědnému pracovníkovi. Důsledkem toho byl

zdlouhavý, obtížný a zejména nepřehledný proces.

Jasné procesy díky strukturované koncepciS ELOprofessional patří tyto zdlouhavé procedury

minulosti: Veškeré papíry se ihned po přejímce naskenují

na centrálním místě a uloží v elektronické podobě.

Vytvoření evidenční karty přitom v ELO probíhá zčásti

automaticky, zčásti ručně. Díky struktuře stanovené firmou

předem jsou všechny dokumenty přiřazeny příslušné

události. S použitím čárového kódu, který se generuje z

vlastního firemního ERP systému (CSB) se přiřazení a

archivace dodacích a vážních listů do archivu ELO děje

plně automaticky. Od tohoto okamžiku je z každého

libovolného místa v rámci firmy přístup k těmto datům.

ELO zde funguje jako centrální informační databáze.

Snížení nákladů a ochrana životního prostředíFirma Ybbstaler nyní nejen ušetří spoustu papíru, ale

snížením spotřeby papíru zároveň i chrání životní prostředí.

„Už jen u přejímky zboží se nám podařilo objem tištěných

dokladů drasticky zredukovat. Pracovní postupy se díky

tomu podstatně urychlily“, říká s nadšením Reinhard

Spreitzer. Zaměstnanci zodpovědní ve firmě Ybbstaler za IT

Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.H.

83

84

se navíc zúčastnili školení ELO o skriptování a jsou nyní

schopni sami naprogramovat a především zautomatizovat

práci s prvky struktury a chování dokumentů po archivaci.

To firmě nabízí nezávislost a flexibilitu, která i v budoucnu

zaručí optimální uzpůsobení ELO požadovaným pracovním

procesům.

Tři kroky k úspěchuPřed zavedením ELO promyslela firma Ybbstaler společně

s obchodním partnerem ELO podrobnou koncepci imple-

mentace projektu, která probíhala nakonec ve třech

krocích.

Krok 1:

Pomocí ELO se spravují veškeré nákupy od ovoce a jiných

surovin přes stroje až po kancelářské sponky. Navíc lze

všechny dokumenty z MS Office a Outlooku archivovat v

ELO přímo k příslušnému případu. Užitek pro zaměstnance

je obrovský. Rychle a přehledně naleznou všechny dřívější

nabídky a mohou tak efektivně porovnávat ceny.

Krok 2:

Zahrnuje také oblast nákupu všeho surovin okolo (materiály

jako kartóny, obaly nebo etikety). I zde se mají veškerá

vstupní data elektronicky zadat do systému ELO a mohou

být účinně zpracována.

Krok 3:

V závěrečné fázi je plánováno integrovat do DMS účetnictví

s jeho centrálním ukládáním dat. Zde má být schvalování

faktur řízeno workflow. Také je v plánu přímé propojení

elektronického faxovacího systému na prostředí ELO.

Krok 1 již byl dokončen, dokončení ještě otevřených pro-

jektových bodů je plánováno na druhou polovinu roku

2008.

Mobilita pro vyšší flexibilitu v odbytu Externí zaměstnanci, kteří se pohybují po celém světě, používají modul ELO Mobile pro práci na cestách. S sebou si tak ve svém notebooku vozí i archiv ELO. Modul jim poskytuje plnou funkčnost DMS na cesty, Reinhard

Spreitzer k tomu říká: „Obchodníci tak mají přímý přístup k nabídkám, potvrzením objednávek nebo nejrůznějším projektům. To zaručuje efektivní prodejní práci u zákazníka.“ Mobilní klient ELO poskytuje archiv ELO k dispozici i offline, takže uživatel není závislý na špatném či neexistujícím internetovém připojení.

Akceptace a optimalizace na plné čáře„Zaměstnanci přijali nové, zjednodušené pracovní postupy

s velkým nadšením“, líčí Reinhard Spreitzer dosavadní

nasezení ELO, „kdo se dříve musel při dodatečném hledání

určité dodávky prokousat celými horami spisů, tomu dnes

stačí pár kliknutí na počítači a informace má k dispozici na

obrazovce.“ 25 zaměstnanců firmy Ybbstaler již bylo v

novém systému zaškoleno. Již po dokončení první fáze

projektu se podařilo pracovní procesy u Ybbstaleru

podstatně zoptimalizovat. Dokumenty už se nekopírují a

nepřepravují křížem krážem celou firmou, díky

ELOprofessional stačí pár kliknutí myší a požadované

informace jsou po ruce. V následujícím kroku bude ELO

zavedeno v oblasti financí a účetnictví.