Seminář pro příjemce dotaceSeminář pro příjemce dotace
Grantové schéma Plzeňského krajeGrantové schéma Plzeňského kraje
„„Podpora sociální integrace v Plzeňském kraji“Podpora sociální integrace v Plzeňském kraji“
Podrobné údaje o právech a povinnostech příjemce dotace jsou Podrobné údaje o právech a povinnostech příjemce dotace jsou
uvedeny v Pokynech pro příjemce !!!uvedeny v Pokynech pro příjemce !!!
1. prosince 20061. prosince 2006
PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 1/2PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 1/2Náklady musí být:
Nezbytné pro realizaci akce Vynaložené v rozhodném období realizace akce/etapy akce
uvedeném ve Smlouvě o financování akce (posuzuje se dle data uskutečnění zdanitelného plnění na faktuře, data vystavení dokladu u neplátců DPH)
Uvedené v rozpočtu akce (příloha Smlouvy o financování) Doložené příslušnými podklady = faktury, kupní smlouvy,
leasingové smlouvy, odpisové plány či v případě hotovostní platby – zjednodušené daňové doklady
Uznatelným nákladem jsou pouze platby v hotovosti nižší než 5.000,- Kč !!!
Prokazatelně uhrazenéNáklad, u kterého není příjemce dotace schopen prokázat jeho
skutečné zaplacení (výpisem z účtu, výdajovým pokladním dokladem), je NEUZNATELNÝM nákladem !!!
PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 2/2PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 2/2
Náklady musí být:
Zachyceny v účetnictví příjemce dotace jako skutečně vynaložené
Účetnictví projektu musí příjemce dotace i projektový partneři vést odděleně - samostatná oddělená analytická evidence -
od ostatního účetnictví příjemce dotace !!!
V cenách v místě a čase obvyklých Efektivně vynaložené Adekvátní zhledem k výstupům projektu
Schválení rozpočtu neznamená schválení/uznatelnost jednotlivých rozpočtových částek – teprve při kontrole lze
posoudit uznatelnost nákladů !!!
Uvedené ve Výkazu výdajů vynaložených konečným příjemcem (tabulka č. 11 Etapové zprávy)
PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 3/2PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 3/2
Náklady musí být:
Náležitě odůvodněné
Pokud náklad zcela jasně nesouvisí s realizací projektu je povinností pracovníka KÚPK dotázat se Vás na doplňující
informace – tyto je nutné vysvětlit písemně. Kontrolu projektu lze očekávat i 10 let po ukončení realizace → v tuto
dobu si již nikdo nebude schopen uvědomit detaily jednotlivých projektů a argumentovat tak uznatelnost
nákladů.
Dodavatel musí být vybrán transparentně a nediskriminačně – průběh výběru by měl být příjemce schopen dokladovat.
Podle § 2 zákona č. 137/2006, o veřejných zakázkách je příjemce dotace tzv. „Dotovaným zadavatelem“ a v případě jakýchkoli zakázek, v jakékoli výši je povinen dle § 6 tohoto
zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace !!!
PODMÍNKY PROPLACENÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 1/2PODMÍNKY PROPLACENÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 1/2
Změny projektu musí příjemce dotace předem nahlásit (nutné použít vzorový formulář Oznámení konečného uživatele o změnách v akci – viz příloha č. 2 Pokynů pro příjemce dotace). Změny musí být schváleny Plzeňským krajem.
Nelze např. nárokovat mzdu pracovníka, který vůbec není zmiňován v projektové žádosti, nebo nárokovat náklady
neobsažené v rozpočtu !!!
Změny rozpočtu (nedočerpání či naopak přečerpání položek rozpočtu) je možné bez předchozího nahlášení do výše 15 % z původního objemu.
Větší změny rozpočtu musí žadatel předem nahlásit a předem musí být schváleny Radou PK. Stejně tak je tomu u jakékoli změny obsažené ve znění Smlouvy o financování akce !!! (např. změna plátcovství DPH)
PODMÍNKY PROPLACENÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 2/2PODMÍNKY PROPLACENÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 2/2
Požádat o proplacení nákladů za zrealizovanou etapu akce nebo za celou akci lze pouze formou podání Etapové zprávy.
Povinný formulář Etapové zprávy je přílohou č. 1 Pokynů pro příjemce (elektronická verze ke stažení na www.kr-plzensky.cz).
Formulář Etapové zprávy musí být doplněn povinnými přílohami (viz formulář Etapové zprávy - 12. Seznam příloh).
Přílohy Etapové zprávy musí být podle tohoto seznamu
seřazeny a očíslovány !!!
Schválení Etapové zprávy a Žádosti o platbu za strany KÚPK není definitivní, vždy může vaše pochybení po letech dohledat např. Audit EK, Finanční úřad, ÚOHS atd. !!!
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 1/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 1/11
Podle toho, zda se jedná o průběžnou, etapovou či závěrečnou
zprávu je nutné upravit název monitorovací zprávy !!!
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 2/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 2/11
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 3/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 3/11
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 4/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 4/11
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 5/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 5/11
• Monitorovací ukazatele, jednotky i plánované hodnoty ukazatele každého projektu jsou stanoveny ve Smlouvě o financování – tabulka č. 4 Monitorovací ukazatele
• Do kolonky „Skutečnost se uvádí kumulativní hodnota monitorovacího ukazatele dosažená za předcházející období realizace projektu
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 6/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 6/11
• Sloupce „Plán“ odráží plánované náklady v rozpočtu projektu a datum ukončení etapy, sloupce „Skutečnost“ odráží skutečné čerpání rozpočtu
• Postupně bude příjemce dotace vyplňovat další řádky - údaje za další etapy
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 7/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 7/11
• Do tabulky č. 8 uvádějte informace týkající se změn v realizaci projektu (odchylky v realizaci oproti projektové žádosti)
• Změny projektu je nutné předem hlásit – viz vzorový formulář v příloze č. 2 Pokynů pro příjemce
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 8/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 8/11
Metodika vykazování příjmů projektu bude podrobně rozebrána v další části semináře
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 9/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 9/11
Údaje v kolonce „Nápravná opatření splněna“ je třeba upravit znění odpovědi (smazat nerelevantní údaje) nebo po
vytištění formuláře nerelevantní údaje šktnout.
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 10/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 10/11
• Do sloupce „Částka v Kč způsobilé výdaje“ uveďte pouze výši nákladů, které považujete za uznatelné, které požadujete proplatit.
• Hodnota ve sloupci „Celková fakturovaná částka“ (např. celkové náklady organizace na plynné) se tedy nemusí shodovat s částkou ve sloupci „Částka v Kč způsobilé výdaje“ (např. pouze podíl nákladů na plynné spotřebované v rámci projektu)
Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 11/11Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 11/11• V případě, ze nárokujete k proplacení náklady i jinou formou nežli
proplacenými fakturami, je třeba pro tyto ostatní doklady vytvořit samostatnou soupisku (např. Soupiska mzdových nákladů, Soupiska pokladních dokladů, Soupiska nákladů na vedení zvláštního účtu).
• V případě, že podáváte pouze Průběžnou monitorovací zprávu není nutné Výkaz výdajů vyplňovat.
POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 1/6POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 1/6
Poslední stranou formuláře Etapové zprávy je seznam příloh
Ne všechny přílohy uvedené ve formuláři jsou pro všechny projekty relevantní – přednastavený seznam příloh proto upravte dle konkrétní situace Vašeho projektu:
1) Žádost o platbu (nutné vyplnit do formuláře viz příloha č. 3 Pokynů pro
příjemce dotace)Celková částka nárokovaný k úhradě uvedená ve formuláři
Žádost o platbu musí odpovídat součtu všech částek ve Výkazu výdajů vynaložených konečným příjemcem (tabulka
č.11 Etapové zprávy) !!!
• V Žádosti o platbu musí být uvedena částka, kterou skutečně požadujete k proplacení – tj. na kterou máte dle Smlouvy nárok:• Obce, svazky obcí, zřizované organizace = 90 %
uznatelných nákladů nárokovaných ve Výkazech výdajů• NNO = 100 % uznatelných nákladů nárokovaných ve
Výkazech výdajů
POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 2/6POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 2/6
2) Čestné prohlášení, že příjemce není dlužníkem vůči státním fondům a institucím
3) Čestné prohlášení, že předmět projektu je podporován pouze z veřejných zdrojů uvedených ve Smlouvě o financování
Obě čestná prohlášení je možné formulovat do 1 dokumentu. Podepsána musí být statutárním zástupcem!
4) Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením na dodavatele
(ve většině případů nerelevantní příloha)
5) Kopie uzavřených smluv s dodavateli
6) ! ORIGINÁLY ! účetních dokladů k soupiskám Originály přijatých faktur, odpisové plány, zjednodušené
daňové doklady při platbách v hotovosti spolu s Výdajovými pokladními doklady prokazujícími jejich skutečné zaplacení)
POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 3/6POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 3/6
7) Výpisy z běžného účtu určeného pro SROP Je nutné doložit originály výpisů ze zvláštního účtu
zřízeného pro realizaci projektu za sledované období. Pokud nárokujete náklady uhrazené z jiného než zvláštního účtu, je nutné doložit také tyto výpisy.
Proplácet z jiného než zvláštního účtu lze pouze osobní náklady, nájemné a režijní náklady – u těchto nákladů je ve většině případů v rámci projektu nárokována pouze část nákladu. Je tedy možné tyto náklady uhradit v plné výši z běžného účtu organizace a poté refundovat část nákladů nárokovaných jako uznatelný náklad projektu ze zvláštního účtu projektu na běžný účet organizace.
Čestné prohlášení o úhradě mzdových nákladů (viz vzorová příloha č. 6 Pokynů pro příjemce) nemůže plně nahradit doklad o skutečném zaplacení mzdových nákladů – při případné kontrole bude muset příjemce dotace jasně prokázat, že mzdové náklady byly uhrazeny (Čestné prohlášení nedostačuje např. Finančnímu úřadu, auditorům EK atd.)
POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 4/6POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 4/6
Pojistná smlouva na předmět projektu (nerelevantní příloha – nepředkládá se)
Doklad o první splátce pojistného (nerelevantní příloha – nepředkládá se)
8) Doložení vedení samostatné účetní evidence Účetní projektu vytvoří dokument, kde popíše způsob vedení
oddělené účetní evidence – např. využití analytických účtů, nebo účtování tzv. „na středisko“.
9) Předpis o zaúčtování faktur Je možné použít tzv. „sjetinu“ – výpis z odděleného
účetnictví projektu. Zaúčtování faktur je možné uvést také na tzv. „košilce“ faktury či přímo na faktuře.
Nezaúčtované náklady, které se neobjeví ve „sjetině“ účetnictví nebo náklady u nichž bude na faktuře chybět účtovací
předpis vč. data a podpisu osoby odpovědné za zaúčtování, budou považovány za neuznatelné !!!
POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 5/6POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 5/6
10)Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované období
11)Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce dotace/partnerů
• Předkládá se pouze v případě, že vznik nového pracovního
místa je jedním z monitorovacích ukazatelů projektu uvedeným ve Smlouvě o financování (viz tabulka č. 4 Monitorovací ukazatele)
• V první průběžné zprávě bude uveden přepočtený stav
zaměstnanců za k datu registrace projektové žádosti za předcházejících 6 kalendářních měsíců
• V dalších zprávách bude uveden přepočtený stav zaměstnanců k poslednímu dni sledovaného období za předcházejících 6 kalendářních měsíců
POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 6/6POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 6/6
Zpráva auditora u projektu s celkovými způsobilými výdaji nad 3 mil. EUR
(nerelevantní příloha – nepředkládá se)
Kopie zápisů z kontrolních dnů v případě staveb (nerelevantní příloha – nepředkládá se)
12.Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu Příjemce dotace je povinen prokázat veškeré aktivity realizované v
rámci projektu, a tedy i dodržení pravidel publicity projektu (povinnosti viz kapitola č. 9 Pokynů pro příjemce). Doložte např. články v novinách, odkaz na zřízené www stránky, fotodokumentaci aktivit projektu, nahrávku reklamního rozhlasového spotu, tiskovou zprávu apod.
13.Prezentační listiny, pozvánky apod. u měkkých projektů Doložte dokumenty prokazující realizaci aktivit akce (např. zápisy z
porad, prezentace, klientské karty, prezenční listiny, pozvánky apod.). Vzhledem k objemu dokumentace a citlivým údajům uvedeným v některých dokumentech je možné do formuláře zprávy uvést např.: „předkládáme na ukázku 1 zápis z porady – ostatní zápisy jsou pro případnou kontrolu k nahlédnutí v sídle organizace“
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 1/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 1/17
Osobní náklady – je nutné doložit:
1. Smlouvy dle zákoníku práce – pracovní smlouva + případné dodatky k pracovní smlouvě, Dohoda o provedení práce, Dohoda o pracovní činnosti
2. Náplň práce – vždy jasně a jednoznačně uvést a definovat pracovní činnosti v rámci realizace projektu, tyto musí být ve shodě s údaji v projektové žádosti
V případě, že pracovník již v organizaci působil je nutné, aby byla upravena jeho náplň práce i pracovní smlouva (např. nově
vyčleněna část úvazku pro realizaci projektu) !!!
3. Mzdový/platový výměr
4. Výkaz práce (timesheet) – vyplněn dle vzorového formuláře v příloze č. 7 Pokynů pro žadatele (platí pro žadatele 3. kola výzvy).
Výkaz práce bude požadován především v případě částečných
úvazků zaměstnanců a v případě DPČ.
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 2/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 2/17
Osobní náklady – je nutné doložit:
5. Mzdový list
6. Rekapitulace mzdových nákladů – vyčíslení následujících údajů u každého ze zaměstnanců, za každý kalendářní měsíc:
Jméno a příjmení zaměstnance Výše pracovního úvazku Výše hrubé mzdy Výše odvodů zaměstnavatele na zdravotní pojištění Výše odvodu zaměstnavatele na sociální pojištění Celková výše nákladů na zaměstnance v daném měsíci
V případě, že se na projektu podílí řada zaměstnanců pouze částí pracovního úvazku, je v některých případech pro pracovníky
KÚPK velmi složité vyčíslit mzdové náklady organizace (problémy s vyčíslením poměrných částí odvodů
zaměstnavatele, různé způsoby zaokrouhlování nákladů, nárokování dovolených, svátků a prémií atd.) !!!
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 3/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 3/17
Osobní náklady
Náhrady za překážky v práci jsou obecně neuznatelným nákladem, výjimku tvoří dovolená. V případě částečného úvazku je dovolená uznatelným nákladem v poměrné části podle podílu činností pro projekt.
Prémie lze posuzovat jako uznatelný náklad pouze tehdy, pokud jsou náležitě odůvodněné a jsou prokazatelně vypláceny v souvislosti s aktivitami projektu.
Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (dle vyhlášky MF č. 125/1993) je uznatelným nákladem
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 4/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 4/17
Cestovní náhrady
Nárokování výdajů na cestovné se řídí zákonem 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů (postupy nárokování stravného dle délky služební cesty apod.).
Obecně platí pravidlo, že je příjemce dotace povinen použít nejhospodárnější/nejracionálnější způsob přepravy.
Cestovné je uznatelným nákladem pouze u zaměstnanců příjemce dotace a partnerů, kteří jsou zapojeni do realizace projektu.
Je nutné doložit:
1. Cestovní příkaz tuzemský nebo zahraniční s obvyklými náležitosti
2. Vyúčtování služební cesty
3. Účetní doklady prokazující náklady pracovníka na služební cestě (parkovací lístek, jednorázové jízdenky MHD, faktura za ubytování apod.)
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 5/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 5/17
Cestovní náhrady
4. Kopii velkého technického průkazu vozidla + účetní doklad za nákup PHM – v případě, že je v rámci cestovného nárokována služební cesta zaměstnance soukromým vozidlem
Uznatelným nákladem je v tomto případě amortizace vozidla (sazba pro rok 2006 dle vyhlášky č. 496/2005 = 3,80 Kč / km) a
náhrada za spotřebované PHM.
Při výpočtu spotřebovaných PHM se vychází z ceny pohonné hmoty (dle dodaných účetní dokladů nebo dle vyhlášky č. 496/2005 – údaje pro rok 2006) a průměrné spotřeby vozidla.
Některé technické průkazy obsahují 3 údaje o spotřebě - ve
městě, mimo město při rychlosti 90 km/h a při rychlosti 120 km/h – v tomto případě se průměrná spotřeba vypočte jako aritmetický průměr všech tří hodnot. V některých případech však již technický průkaz obsahuje (dle směrnice 1999/100/ES) údaje o kombinované spotřebě - pak se využije tento kombinovaný údaj.
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 6/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 6/17
Nákup nového vybavení a zařízení Je nutné doložit: Originál účetního dokladu, který bude obsahovat povinné
náležitosti dle § 11 zákona č. 563/1991, o účetnictví nebo Originál daň. dokladu, který bude obsahovat povinné náležitosti
dle § 28 zákona č. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Uznatelným nákladem je nákup hmot. majetku do výše 40.000,- a nákup nehmot. majetku do výše 60.000,- Kč za každý jednotlivý
majtek. Specifikace na účetním/daňovém dokladu musí být dostatečně jasná:
Ze všech faktur musí být zřejmý druh obstarávaného zboží či služby,
jeho jednotková cena a počet jednotek !!!(Nepřijatelné je např. fakturování „supervize projektu v ceně 40.000,-“)
Ze všech faktur musí být dále jasné, že nárokované náklady jsou v místě a čase obvyklé.
(Možné je např. fakturování „skupinové supervize v rámci projektu „………..“ v období leden – březen 2006, v rozsahu 6ti hodin.
Hodinová sazba činí 500,- Kč.)
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 7/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 7/17
Nájem
Pokud je pro účely projektu využívána pouze část místností, je nutné provést interní kalkulaci podílu nákladů, které vznikly v souvislosti s realizací projektu (kalkulace může být provedena např. na základě využívaných m2). Postup výpočtu poměrné části nákladu musí být zachován po celou dobu trvání projektu.
Je nutné doložit:1. Smlouvu o pronájmu s konkrétním, nezaměnitelným předmětem
pronájmu, výší, splatností a způsobem platby nájemného.
2. V případě nárokování poměrné části nákladů na nájemné, je nutné doložit výše zmiňovanou interní kalkulaci.
3. Originál účetního/daňového dokladu
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 8/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 8/17
Operativní leasing
Uznatelným nákladem pouze pokud je pro realizaci akce nezbytný. Hlavním cílem projektu nesmí být „pořízení“ tohoto majetku.
Leasing nehmotného majetku není uznatelným nákladem
Je nutné doložit:1. Leasingovou smlouvu
2. Splátkový kalendář
Odpisy vlastního dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
Pokud je pro účely projektu využíván majetek pouze částečně, je nutné vypočítat alikvotní část podle počtu dnů, kdy byl majetek pro projekt využíván.
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 9/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 9/17
Odpisy vlastního dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
Uznatelné jsou pouze daňové odpisy Doporučené jsou rovnoměrné (lineární) odpisy U příjemců dotace, kteří neodepisují (USC), používat časové
odpisy
Je nutné doložit:1. Inventární karty odepisovaného majetku (včetně informace o
zařazení do určité daňové skupiny)
2. Doložení pořizovací ceny, není-li uvedena na inventární kartě
3. V případě nárokování poměrné části odpisů, je nutné doložit výše zmiňovaný postup výpočtu alikvotní části.
4. Důkaz o době využívání pro projekt (např. na základě výkazu práce zaměstnance)
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 10/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 10/17
Režijní výdaje (nákup vody, paliv energie)
Pokud je pro účely projektu využívána pouze část režijních výdajů, je nutné provést interní kalkulaci podílu nákladů, které vznikly v souvislosti s realizací projektu (kalkulace může být provedena např. na základě podílu částečných úvazků zaměstnanců). Postup výpočtu musí být zachován po celou dobu trvání projektu.
V případě nárokování PHM za cesty služebního vozidla, je nutné předložit také knihu jízd
Je nutné doložit:1. V případě nárokování poměrné části nákladů na režie, je nutné doložit výše zmiňovanou interní kalkulaci.
2. Originál účetního/daňového dokladu
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 11/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 11/17
Administrativní náklady (spotřební a provozní materiál, poštovné, telefon, fax)
Je nutné doložit:1. Originál účetního/daňového dokladu
U nákladů za fax a telefon musí být umožněna položková kontrola hovorů
Výdaje na opravu a údržbu
Je nutné doložit:1. Originál účetního/daňového dokladu
Je uznatelným nákladem pouze pokud souvisí s položkami uvedenými jako uznatelné náklady v rozpočtu projektu.
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 12/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 12/17
Výdaje vyplývající ze smluv uzavřených s dodavateli
Je nutné doložit:1. Smlouvu s dodavatelem 2. Originál účetního/daňového dokladu
S dodavateli musí být uzavřena písemná smlouva, ve které budou specifikovány aktivity jejich rozsah !
• Příjemce dotace má povinnost zajistit, aby se dodavatelé služeb podvolili případné kontrole dle zákona o finanční kontrole – doporučuje se do dodavatelských smluv vložit ustanovení odkazující na § 2 písmena e) zákona o finanční kontrole č. 320/2001, Sb., o finanční kontrole:„Dodavatel si je vědom skutečnosti, že je osobou povinnou
spolupůsobit při výkonu finanční kontroly ve smyslu § 2 písmena e) zákona č. 320/2001, Sb., o finanční kontrole“
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 13/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 13/17
Výdaje vyplývající ze smluv uzavřených s dodavateli
• Dodavatel musí být vybrán transparentním a nediskriminačním způsobem !!!
Dodavatelskou firmu nesmí vlastnit statutární zástupce příjemce dotace, žadatel musí být schopen doložit, že vybral
dodavatele transparentně a nediskriminačně např. poptáváním u více dodavatelů.
• Dodavatel musí mít zapsaný příslušný předmět činnosti v obchodním rejstříku nebo ŽL !!!
• Smlouva s dodavatelem nesmí být více než dvouúrovňová !!!
Příjemce dotace musí nakoupit zboží či službu přímo u dodavatele, nesmí si jí nechat zprostředkovaně dodat přes 3 osobu
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 14/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 14/17
Výdaje vyplývající přímo ze Smlouvy o financování
Je nutné doložit:1. Originál účetního/daňového dokladu
• Uznatelné jsou náklady na publicitu projektu a poplatky za vedení zvláštního účtu projektu:
Náklady na publicitu jsou uznatelné pouze pokud se jedná o zajištění publicity dle povinností vyplývajících z kapitoly č. 9
pokynů pro příjemce (může jít např. o náklady na tisk materiálů, náklady na jejich grafický návrh a úpravu atp.)
Výdaje na právní poradenství, notářské poplatky, znalecké posudky, výdaje na finanční expertizu
Je nutné doložit:1. Originál účetního/daňového dokladu2. Smlouvu s dodavatelem
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 15/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 15/17
Výdaje na drobné stavební úpravy
Je nutné doložit:1. Originál účetního/daňového dokladu2. Dodací listy, předávací protokoly3. Smlouvy s dodavateli
• Uznatelné jsou tyto náklady pouze tehdy, pokud cena všech dokončených stavebních úprav v jednom zdaňovacím období nepřesáhne v úhrnu 40 000 Kč na každý jednotlivý majetek.
Vzhledem k neinvestičnímu charakteru GS se musí jednat o opravu či údržbu (dodavatelská faktura je zaúčtována v případě
obcí na položku rozpočtové skladby 5171 - NEINVESTICE). V rámci oprav tedy nesmí dojít k technickému zhodnocení dlouhodobého majetku, ke změně užitně - technických
vlastností upravovaných prostor !!!
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 16/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 16/17
Výdaje na přímou podporu jednotlivců
Uznatelné jsou pouze do výše 20 % CUN Jedná se výdaje na ubytování, stravné a jízdní náhrady klientů z
cílových skupin
Je nutné doložit:1. U hromadných akcí jmenný seznam účastníků2. Originál účetního/daňového dokladu
Z předložených dokladů musí být zřejmý počet a cena konzumovaných jídel a cena a typ ubytování. Příjemce dotace
musí také jasně vysvětlit a doložit účel vynaložení nákladu.
Mzdové příspěvky cílové skupině projektu
Uznatelné jsou pouze do výše 75 % mzd. nákladů na dané pracovní místo !!! Nejvýše však do výše dvojnásobku minimální mzdy.
Je nutné doložit: Stejný způsob dokladování jako u nárokování Osobní nákladů zaměstnanců příjemce dotace. Nemusí se předkládat Výkaz práce !!!
DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 17/17DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 17/17
DPH
DPH je uznatelným dokladem pouze u neplátců DPH = nemají nárok na odpočet DPH na vstupu
U Plátců DPH, kteří mají nárok na odpočet DPH na vstupu (podle zákona č. 235/2004 Sb., o DPH), není DPH uznatelným nákladem, a to ani tehdy pokud si plátce DPH neuplatní nárok na odpočet DPH na vstupu z vlastního rozhodnutí.
Je nutné doložit:1. Originál daňového dokladu - s vyznačeným základem daně a sazbou
daně)2. Čestné prohlášení – dokládající, že příjemce dotace je plátcem DPH
a přesto nemá možnost nárokovat odpočet DPH na vstupu.
Někteří příjemci dotace (plátci DPH) musí odpočet DPH na vstupu krátit (dle § 72, odst. 4, zákona o DPH) - u nich je uznatelná pouze část DPH na vstupu,
která byla koeficientem zkrácena.3. Čestné prohlášení nebo dopis na FÚ – dokládající výši
zálohového koeficientu a skutečného koeficientu za vypořádané období (po skončení kalendářního roku).
PŘÍJMYPŘÍJMY
Příjmem projektu se rozumí prostředky získané během realizace projektu, související s jeho realizací
Jedná se o prostředky získané z prodeje, pronájmů, služeb, příspěvků od klientů apod.
Celkovou výši příjmů je příjemce dotace povinen vyčíslit a doložit nejpozději při podání poslední žádosti o platbu
Příjem projektu bude odečten od Celkových uznatelných nákladů projektu → výše poslední splátky dotace bude ponížena o příjmy projektu
Podrobný výklad problematiky příjmů projektu je uveden v materiálu „Příjmy vytvářené v souvislosti s realizací projektu“ který je součástí Vašich materiálů
PARTNERSTVÍ 1/3PARTNERSTVÍ 1/3 Partnerství je vztah mezi subjekty, který je postaven na
sdílené odpovědnosti za realizaci projektu
Spolupráce mezi partnery musí být založena na Smlouvě/Dohodě o partnerství, která specifikuje roli a odpovědnost partnera
Partnerství musí fungovat na striktně nekomerční bázi – v nákladech partner nesmí být kalkulován žádný zisk!!!
Činnosti partnera, které pro cílové skupiny provádí nejsou ekonomickou činností ve smyslu zákona o DPH a nejde tedy o zdanitelné plnění
Popis způsobu převodu finančních prostředků mezi partnerem a příjemcem dotace by měl být součástí Smlouvy/Dohody o partnerství
Partner nárokuje v dohodnutých termínech po příjemci dotace náklady, které mu vzniky v souvislosti s realizací projektu
PARTNERSTVÍ 2/3PARTNERSTVÍ 2/3 Jediný možný způsob nárokování nákladů partnera je
fakturace partnera příjemci dotace
Práce partnera musí být klasifikována jako „Služba“ a musí se jako služba účtovat
Faktura musí obsahovat text: „Na základě Smlouvy/Dohody o partnerství mezi „název organizace příjemce dotace“ a partnerem „název organizace partnera“ za účelem realizace projektu „název projektu“ uzavřené dne „……“ a na základě soupisu provedených činností, který je nedílnou součástí této faktury, Vám fakturujeme za provedené služby …..“
Na základě textu uvedeného na faktuře je nutné doložit k faktuře soupis činností dle položek rozpočtu projektu. Jedná se o rozbor částky, která je uvedena na faktuře – např.: Osobní náklady zaměstnance „XY v měsíci 01/2006 ... ? Kč Cestovné …………………………………..……………….…? Kč Režijní náklady (vodné v měsíci 01/2006) ….…...………? Kč
PARTNERSTVÍ 3/3PARTNERSTVÍ 3/3
Na faktuře je nutné uvést pouze celkovou částku k úhradě!!! (Pokud je partner plátce DPH, musí být uvedena ve struktuře – částka bez DPH, sazba DPH, výše DPH a celková fakturovaná částka.)
Partnerem nárokované náklady musí být podloženy podklady prokazujícími, že si partner nenárokuje zisk !!!
Přílohou faktury tedy musí být prvotní účetní doklady partnera a další podklady, na základě kterých dochází ze strany partnera k vystavení faktury (Partner bude každou kategorii nákladu dokladovat ve stejném rozsahu jako tyto náklady prokazuje příjemce dotace poskytovateli dotace).
Přílohou faktury musí být rovněž doklady o úhradě nákladů partnerem (výpisy z účtů, výdajové pokladní doklady atp.)
DĚKUJI ZA POZORNOSTDĚKUJI ZA POZORNOST
Mgr. Magdaléna KOLÁŘOVÁMgr. Magdaléna KOLÁŘOVÁ
Krajský úřad Plzeňského krajeKrajský úřad Plzeňského kraje
Odbor fondů a programů EU, Oddělení grantových Odbor fondů a programů EU, Oddělení grantových schématschémat