AUDITORIA DE SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMACINConcepto de Sistema de InformacinUn sistema de informacin se puede definir tcnicamente como un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin.Actividades de un Sistema de InformacinHay tres actividades en un sistema de informacin que producen la informacin que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

Entrada:captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organizacin como de su entorno externo.Procesamiento:convierte esa entrada de datos en una forma ms significativa.Salida:transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las actividades para las que se utilizar.Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.Factores del Entorno de un Sistema de InformacinUn sistema de informacin contiene informacin sobre una organizacin y su entorno. Dentro de este entorno figuran clientes, proveedores, competidores, accionistas y agencias reguladoras que interactan con la organizacin y sus sistemas de informacin.

PIRMIDE ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESADado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organizacin, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la informacin que una empresa necesita.Sistemas a nivel operativo:Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organizacin como ventas, ingresos, depsito en efectivo, nmina, decisiones de crdito y flujo de materiales en una fbrica.

Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a travs de la organizacin. Cuntas partes hay en el inventario? Qu pas con el pago del seor Gutirrez?

Sistemas a nivel del conocimiento:Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organizacin. El propsito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organizacin a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas estn entre las aplicaciones de crecimiento ms rpidas en los negocios actuales.

Sistemas a nivel administrativo:Sirven a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos mas que informacin instantnea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de informacin no siempre son claros.

Sistemas a nivel estratgico:Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es compaginar los cambios del entrono externo con la capacidad organizacional existente.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACINSiete Tipos Principales de SistemasLa organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, por sus siglas en ingls) en el nivel estratgico; sistemas de informacin gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) en el nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento (KWS), sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales reas funcionales.

1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.

Est basado en la computadora y la relacin de los trabajos rutinarios, es el ms importante y el ms utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

Las caractersticas ms comunes dentro de la empresa son las siguientes:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.2. Sistemas de Soporte para la Decisin (DSS)Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisin utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisin del ser humano.3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas tiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compaas de software. El SW de GDSS, ayuda a la programacin, comunicacin y administracin conjunta de grupos de trabajo.

CaractersticasDiseo especialFacilidad de usoFlexibilidadApoyo a la toma de decisionesAportaciones annimasReduccin del comportamiento negativo del grupoMantenimiento de registros automticos

ElementosBase de datosBase de modelosGerente de dilogo

AlternativasSaln de decisionesRed de decisiones de rea localTele conferenciasRed de decisin de rea extensa4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseo. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organizacin y canalizar los flujos de informacin asociados a puestos intensivos en informacin. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).

Como se observa el conocimiento como activo intangible es difcil de administrar, incluso apenas se est comprendiendo cmo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestin de una manera ms efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.

ParaCREARconocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los empleados y profesionistas de alto desempeo y los ayudan a crear nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelacin y simulacin).ParaCOMPARTIRconocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).ParaDISTRIBUIRconocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de informacin a travs de la organizacin (procesamiento de datos, calendarios electrnicos).5. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)Es una aplicacin de Tecnologa de informacin diseada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin de la oficina tpica.

Coordinan a diversos trabajadores de informacin, unidades geogrficas y reas funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.

Sirven a las necesidades de informacin en los niveles de conocimientos en la institucinCoordinan y administranEnlazan el trabajoAcoplan a la institucin

Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco actividades de oficinas principales:

Administracin de documentosProgramacin de las actividades de las personas y gruposComunicacin con personas y gruposAdministracin de los datosAdministracin de proyectosAdministracin de DocumentosSon las tecnologas que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos. (procesamiento de palabra, las publicaciones de escritorio, imgenes de documentos y administracin del flujo de trabajo).

Trabajo de Colaboracin (Groupware)Es el software que reconoce el significado de los grupos en las oficinas al proporcionar funciones y servicios que dan soporte a las actividades de colaboracin de los grupos de trabajo.

Administracin de la Informacin (Base de Datos de Escritorio)Herramienta en paquetes para bases de datos diseadas para dar soporte a tareas de administracin de datos especficos de la oficina para el trabajador de la informacin.

Administracin de ProyectosEs el software que facilita el desarrollo, programacin y administracin de un proyecto complejo en subtareas ms sencillas, cada una con su propio tiempo de terminacin y sus requerimientos de recursos.6. Sistemas de Informacin para la Administracin (SIA)(MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la informacin rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relacin que surge entre las personas y las computadoras. Su inters principal es la eficiencia operativa.

ObjetivoOfrecer a la administracin la informacin necesaria de manera habitual y continua.

No slo ofrece datos, sino el conjunto de stos analizados y procesados.

Ayudar en el proceso de planeacin como una herramienta en el desarrollo de estrategias para dar ventajas competitivas a la empresa.

Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en una empresa.

Permitir una comunicacin ms lateral y cruzada sobre una base formal en una organizacin.

Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos administrativos de una organizacin mediante el uso de la informacin recabada.7. Sistemas de informacin EstratgicosSon los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en su entorno exterior.

Caractersticas:Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

Apoyan en el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa.

Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno o ms indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratgica.

Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la forma en que compite o en la que interacta con clientes y proveedores.

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.

Ubicacin de los Sistemas de Informacin Dentro de la EmpresaLos sistemas que se encuentran en las organizaciones estn diseados para asistir a los trabajadores y a los gerentes en cada nivel en las funciones de ventas, marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.Los sistemas a Nivel Operativo proveen informacin que supervisan las actividades elementales y transacciones de la organizacin.

Los sistemas a Nivel Administrativo apoyan las actividades de supervisin, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.

Uso de los Sistemas de Informacin Dentro de una EmpresaEn la mayora de las organizaciones los sistemas que se construyen con el paso del tiempo, independientes unos de otros, apoyan por separado los procesos de negocios y las funciones empresariales. Los sistemas de la organizacin rara vez incluan a los proveedores y clientes.

ConclusinLas aplicaciones empresariales requieren que la administracin tenga una perspectiva de los procesos de negocios y los flujos totales de informacin. Los gerentes necesitan determinar qu proceso de negocios se deben integrar, los beneficios a corto y largo plazo as como el nivel adecuado tanto de recursos financieros y organizacionales que ayudarn a dicha integracin.En las empresas hay muchos tipos de sistemas de informacin que apoyan diferentes niveles, funciones y procesos de negocio. Algunos de estos sistemas, como las aplicaciones empresariales (sistemas empresariales, administracin de la cadena de abastecimiento, administracin de las relaciones con el cliente y administracin del conocimiento), abarcan ms de una funcin o proceso de negocios y se pueden enlazar con otras organizaciones. Los sistemas anteriores con frecuencia requieren un cambio organizacional muy extenso.

Los sistemas de informacin que apoyan flujos de informacin y procesos de negocios de toda la empresa o de toda la industria requieren grandes inversiones de tecnologa y planeacin. Las empresas deben tener una infraestructura de tecnologa de informacin (TI) que pueda apoyar el trabajo de cmputo de toda la empresa o de toda la industria.Bibliografa

Laudon, K & Laudon, J. (2004) Sistemas de Informacin Gerencial. Octava Edicin. Mxico: Editorial Pearson Prentice HallSenn A. James(1992), Sistemas de Informacin para la Administracin, Segunda Edicin. Mxico Grupo Editorial Iberoamrica