Spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy

Spisová služba a digitalizace

- komplexní řešení administrativy

Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV

ISSS 2007 – ALDIS Hradec Králové – 2. a 3.4.2007

tel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2

Práce s dokumenty se na MPSV řídí Spisovým řádem a Skartačním řádem,vydanými příkazem ministra a Skartačním plánem.

Využívá se systém elektronické spisové služby ARSYS, který vyhovuje- zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě- vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby- vyhlášce č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.

Základní moduly elektronické spisové služby ARSYS- elektronická podatelna (centrálně registruje - elektronická podání a všechny

další druhy došlé pošty do podatelny, výpravna – centrální expedice)- sekretariát (veškerá manipulace s písemnostmi prováděná jednotlivými

uživateli na všech úrovních)- spisovna (centrálně eviduje všechny archivované dokumenty, včetně jejich

fyzického uložení v archivu).

Elektronická spisová služba na MPSV – východiska


Elektronická spisová služba ARSYS umožňuje zejména- evidenci došlé pošty doručené všemi způsoby (pošta, kurýr, osobní

doručení, fax, e-mail)- evidenci všech dokumentů vzniklých uvnitř úřadu- vytváření tzv. referátníků a zajištění jejich elektronického oběhu na MPSV- vkládání elektronických příloh přímo do evidence- přidělování dokumentů k vyřízení, včetně záznamu do historie dokumentu- spojování souvisejících dokumentů do spisu- operativní přehledy o vyřizování dokumentů v útvarech- užívání, vkládání a úpravy různých číselníků (adresy, typy dokumentů, …)- nastavení přístupových práv zaměstnanců k dokumentům- expedici dokumentů, včetně hromadných adres, frankování, evidence- používání čárových kódů k označení dokumentů a expedovaných zásilek- vyhledávání dokumentů a vytváření různých tiskových sestav (kontrola)- převod dokumentů do spisovny a archivu, včetně příslušných seznamů- bezpečnost a nezpochybnitelnost evidence.

Elektronická spisová služba na MPSV – možnosti


Zavedení organizační struktury a sledování termínů

- organizační struktura ministerstva je neustále aktualizována- zaznamenává se historie zpracování dokumentu- nastavena přístupová práva (vedoucí, sekretářka, referent)- sledování překročení termínu požadované doby vyřízení- zavedení možnosti zástupu (převádění práv).

ARSYS mohou využívat skutečně všichni pracovníci. Ne všichni však tuto možnost využívají, stále leží největší objem práce na

sekretariátech (i vedoucí na nich nechávají řadu úkonů).

Zajistit využívání všemi pracovníky bude však nutné v souvislosti s postupně zaváděným plným elektronickým oběhem dokumentů, včetně schvalování.

Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy


Vytvoření a kontrola databáze adres

- jednotná údržba databáze adres je nezbytně nutná- všechny nové adresy jsou nyní při zápisu kontrolovány na adresní registr

UIR-ADR, čímž je automaticky zaručen tvar adresy dle standardu a není možné zapsat neexistující adresu

- často se využívá možnost zavedení tzv. hromadné adresy, která zjednodušuje práci s expedicí stejného dokumentu na někdy až několik stovek různých adres jedním příkazem.

V první fázi toto vše znamenalo větší pracnost, v současné době jednoznačně převažují výhody tohoto způsobu adresace.



Elektronická podání a e-mailová komunikace obecně

- elektronická podatelna MPSV zřízena podle nařízení vlády č. 496/2004 Sb.- ARSYS umožňuje připojit se na poštovní server, stáhnout elektronickou

poštu, uložit a evidovat ji a běžným postupem ji postoupit k dalšímu vyřízení (jak se zaručeným elektronickým podpisem, tak běžné e-maily)

- dvě zaměstnankyně podatelny pověřeny ministrem elektronickou komunikací za MPSV a mají kvalifikované certifikáty

- přijetí elektronického podání je možné i z technického nosiče (disketa, CD, flash disk, … )

- pro potvrzování doručení datových zpráv jsou stanovena pravidla, včetně vzoru datové zprávy, kterou se doručení potvrzuje

- před poštovním serverem je FireWall a antivirový program; datové zprávy, které neprošly antivirovou kontrolou, nejsou považovány za doručené.

Elektronická podatelna je tedy do ARSYS plně integrována.



Komunikace uvnitř ministerstva – referátníky

- pro zajištění komunikace mezi jednotlivými útvary ministerstva v souladu s organizační strukturou a organizačním řádem

- způsob předávání je popsán i ve spisovém řádu- referátníky jsou v ARSYS připraveny v elektronické formě, včetně zajištění

průkazného elektronického oběhu- ARSYS je připraven i na využívání elektronického podpisu těchto

referátníků (všichni zaměstnanci ministerstva jsou již nyní vybaveni duálními čipovými kartami, včetně elektronického podpisu a možností šifrování).

Elektronická forma však zatím není plně využívána – konzervativnost aparátu na všech úrovních bez rozdílu.



Elektronické „schvalující“ formuláře

- formuláře, které vyžadují podpis žadatele, jeho vedoucího, případně podpis dalších schvalujících osob (zejména ve finanční a personální oblasti)

- možno využívat elektronický podpis na čipové kartě zaměstnance- formulář je přiložen jako elektronická příloha k záznamu o čísle jednacím,

lze ho vytisknout a ověřit, že kopie odpovídá elektronickému dokumentu a že všechny elektronické podpisy jsou v pořádku

- elektronické formuláře mohou mít automatickou návaznost na související evidence (přebírání údajů)

- ve všech takových případech by se listinný dokument nemusel vůbec používat.

Zatím připraveny dva formuláře – „Návrh na zahraniční pracovní cestu“ a „Návrh pro platové a personální účely“.



Jak modularita systému přispívá i ke zkvalitňování agend

- modularita systému je nezbytná- proběhla plná integrace modulu agendy stížností- celou agendu stížností se tak podařilo centralizovat a podstatně zkvalitnit

její vyřizování- referenti si nyní mohou snadno zjistit (i s využitím dříve zmíněné databáze

adres), zda si už dotyčný odesílatel nestěžoval, případně neposlal stejnou či obdobnou stížnost na několik míst (jak tomu u některých notorických stěžovatelů bývá)

- vazba v rámci ARSYS – zobrazí se nejen všechny stížnosti příslušného odesílatele, ale i všechny další dokumenty v požadovaném časovém období.

Agenda stížností je do ARSYS plně integrována.



Co si chválí dokonce i uživatelé

- různé systémy evidence na jednotlivých útvarech byly nahrazeny centrálním sledováním, což umožňuje snazší a rychlejší vyhledávání dokumentů

- přístup k elektronickým dokumentům (nahradilo různé sdílené disky)- možnost registrace doručených dokumentů přímo uživatelem, není je nutno

znovu registrovat prostřednictvím podatelny- napojením ARSYS na tiskárny typu zebra na sekretariátech se zrychlila

práce díky tisku etiket, ještě větší úspora práce i času nastala v podatelně, resp. ve výpravně

- osvědčují se i čtečky čárových kódů na etiketách, s jejichž pomocí mohou být spisy vyhledávány

- možnost vyhledávání spisů podle nejrůznějších hledisek.

Po počátečním plošném odmítání – postupná velká podpora.



Shrnutí zkušeností z tříletého provozu- nezbytnost podpory vedení na všech úrovních- spolupráce s vytipovanými pracovníky, ne formálně ustavený pracovní tým- nutnost zavádění systému po krocích, průběžné zaškolování- přínos integrace frankovacích strojů a používání adresních štítků- vyřešení zástupnosti na všech úrovních, bez toho zůstávaly dokumenty nevyřízeny- zajištění průkaznosti evidence (prosazení, že některé položky prostě nelze měnit) a

že toto zjednoduší i schvalování dokumentů- s obecně se zvyšující znalostí možností výpočetní techniky u uživatelů se zlepšuje i

přístup k využívání ARSYS- v systémech nově řešících elektronizaci administrativy se nutně zvyšuje úloha

útvarů informatiky.

I bez náročného zavádění systémů pro řízení a sledování pohybu dokumentů či nasazování různých MIS lze aplikací ARSYS dosáhnout velkého posunu k racionalizaci administrativy.



Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – důvody

Počet pracovišť státní sociální podpory: 98 hlavních tzv. lokálních kontaktních míst 300 tzv. vzdálených kontaktních míst

Počet písemností za rok: přes 20 miliónůSkartační lhůta od ukončení řízení: 15 letTrvání vyplácení dávek: až 26 let

Celková situace: nedostatečné prostorové kapacity pro uložení písemností na úřadech .


Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – koncepce řešení

Podrobná evidence všech písemností:

Po odsouhlasení dávky SSP:

V případě potřeby pracovat:

Skartační řízení:

Identifikace každého samostatného listu písemnosti čárovým kódem

Digitalizace každé písemnosti Svoz a uložení písemností v centrální spisovně SSP

Pouze s elektronickými obrazy písemností Listinný originál používat pouze v mimořádných případech

Automatizovat stanovení počátku skartační lhůty ve vazbě na ukončení správních řízení o dávce

Zabezpečit SW podporu skartačního řízení

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - schéma řešení

Digitalizační pracoviště

Lokální kontaktní místo

Vzdálené kont. místo

Centrální spisovna

Vzdálené kont. místoCentrální

systém SSP

Evidence písemnostíEvidence pohybů a uložení Úložiště digitálníchobrazů

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – skenování a kontrola


Skenování:• Vytvoření digitalizačních dávek podle formátu a typu dokumentů (obálka, A4, A3). • Skenování černobíle.• Obrazy jsou ukládány v bezeztrátovém formátu TIFF (dvourozměrné faxové komprese Fax Group 4).

Kontrola naskenovaných písemností • Předzpracování obrazu (rozřezání A3, rozpoznání čárového kódu, čištění) • Vizuální kontrola (úplnost, pořadí). • Elektronické podepsání kvalifikovaným certifikátem. • Automatické odeslání do centrálního digitálního úložiště obrazů• Evidované uložení do archivní krabice

El. podpis

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – úložiště obrazů


Úložiště obsahuje: Metadata (identifikátory a atributy obrazů,

elektronické podpisy, CRL) Roční přírůstek: 16 GB

Databáze obrazů Roční přírůstek: 6 TB

Ukládání v úložišti je řízeno platnou politikou.

Kryptografické zprávy používají formát CMS vyhovující normě RFC-3852.

Přístup k obrazům písemností je řízen centrálním systémem evidence písemností.

Centrální digitální úložiště obrazů písemností

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - centrální spisovna

Centrálnísystém SSP

Písemnosti jsou přijímány a ukládány pouze v archivních krabicích.

Archivní krabice je identifikována čárovým kódem.

Ve spisovně není krabice otevírána, odpovědnost za obsah krabice mají kontaktní místa.

Centrální systém eviduje obsah archivních krabic.

Centrální spisovna eviduje místa uložení archivních krabic.

Požadavky na příjem a výdej předává spisovně centrální systém.

O přijetí a výdeji krabic ze spisovny předává IS spisovny informace centrálnímu systému.

Centrální spisovna


Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - evidence písemností

Aplikace pro evidenci písemností a jejich uložení poskytuje zejména: rychlé vyhledání písemnosti, informace o uložení písemnosti informace o obsahu jednotlivých úložných míst tisk předávacích protokolů práci s elektronickým obrazem písemností


Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – zobrazování

Elektronické obrazy písemnostíjsou pro obsluhu přístupné z aplikace pro rozhodovánía výplatu dávek SSP nebo z evidence písemností.

Zpřístupnění obrazů je řízenopřístupovými právy obsluhy.

Zobrazení elektronickéhoobrazu písemnosti

Architektura systému: Vícevrstvá architektura nad centrální databází Implementace tenkého bohatého klienta:

veškerá aplikační logika je výhradně na aplikačním serveru na klientském počítači je spouštěn pouze zobrazovací klientský program

s grafickým uživatelským rozhraním (typu MS Windows) a komfortem

obvyklým pro aplikace klient – server. Framework pro realizaci bohatého tenkého klienta byl vyvinut společností

OKsystem.

Technické realizační parametry:Databázový server: Oracle database 10gAplikační server: Oracle aplication server 10gDatové úložiště: HP XP 12000 (seriové zrcadlení pomocí Continuous Access)Dokumentační skenery: Canon 9080Ctel: 221922436, e-mail: [email protected], http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2

Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - realizace systémuAutor systému: OKsystem s.r.o., PrahaVývoj: leden – srpen 2005 Testovací provoz: září – listopad 2005Ostrý provoz: Od prosince 2005 je systém postupně nasazován na všech

pracovištích SSP. Do 13.2.2007: 6,6 milionu digitálních obrazů, 6 tisíc krabic, 2 mil. digital. listů

16,8 milionu čárových kódů (příchozí pošta – lepené štítky),8,8 milionu čárových kódů z PC (vyšlá pošta – formulář s kódy)


Děkuji za pozornost.

Mgr. Karel Lux

vedoucí oddělení koncepce informatiky a archivu MPSV

telefon: + 420 221922436

e-mail: [email protected]

Date post:	30-Dec-2015
Category:	Documents
Upload:	vladimir-compton
View:	75 times
Download:	2 times

Spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy

Documents