ThereforeTM

Jan Mraček

Petr Herzig

- Inteligentní Správa dokumentů ( DMS )

- řeší digitalizaci vašich dokumentů

- velmi jednoduše opatří elektronický dokument indexy ( popisná pole,

podle kterých následně vyhledáváte )

- s možností opatřit dokumenty digitálním podpisem a časového razítka

- zajistí elektronický oběh dokumentů ve Vaší společnosti

- ošetří bezpečnost

- zrychlí a zprůhlední zpracování dokumentů ve Vaší společnosti

- propojí Vaše současné systémy s Vašimi dokumenty

- definuje životnost dokumentu

Co je to ThereforeTM

People. Process. Information

Ptáte se často?

– Příliš mnoho papíru?

– Kde je to co hledám ?

– Mám to já, nebo je to na jiném stole?

– Málo úložného prostoru pro další pořadače?

– Proč nemohu pracovat s dokumentem vzdáleně?

– a další …

Papírové archivy- do nekonečna se s to skladovat nedá

-10 krabic zvládnu udržet v paměti, ale 10.000 ???

-dobrý sklad = velká investice + zaměstnanci

-jak dlouho trvá najít dokument ?

- mohou se dívat na stejný dokument dva stejní uživatelé v jiných budovách (odděleních) ?

Řešení je

ThereforeTM

Práce s ThereforeTM

-konec práce s papírovým dokumentem

-jednoduchá editace s historií změn

-více uživatelský přístup

-možnost vložení libovolného souboru do ThereforeTM

-verzování dokumentů

-uživatelsky přívětivé prostředí

-Podpora zobrazení až 255 typů souborů

-možnost komentářů

-design MS Office 2007

-100% kontrola nad dokumentem

ThereforeTM Navigator-Vytváření dotazů

-Seskupování

-Třídění

-Online procesy

-Součinnost

-Oblíbené

-Tisk

-Export

-Vše pohromadě

Ukládání do ThereforeTM

ThereforeTM Server

Backup Storage

2233

11

ThereforeTM Clients32bit or Web Client

Host or ERP SystemData Streams, Output, …

Primary Storage

Možnosti vstupu

-Jakýkoli informační systém ( ERP, Sharepoint, SAP, Navision) Scanner

-ThereforeTM Capture Client

-Digitální data

-Digitální výstupy z přístrojů a zařízení

-Microsoft Office

-správce souborů

-PDF Cold

-Multifunkční zařízení

Vyhledávání v ThereforeTM

ThereforeTM Server

11

22

ThereforeTM Clients32bit or Web Client

Host or ERP SystemData Streams, Output, …

Primary Storage

Archivace dokumentu

vytvoření dokumentu

Užívání & Změny v dokumentech

Workflow

Uložení s nastavenou periodou dokumentu

Retention

Konec života dokumentu

Storageon final Media using HSM

Dokumentu může být smazán (Trvale, nebo jen index)

Primary and backup Storage

Dokument je zachytnut a indexován

získání

Získání

Získání

Životní cyklus dokumentů

?

vstup

výstup

Tok informacíPodnikové procesyspráva

proces

distribuceuložení

získání

Přidané hodnoty pro Vás ?

- Fakturace

- Dovolenky

- Služební automobily

- Knihy jízd

- Příchozí pošta

- Automatický tisk a

zpracování (email, avízo)

- Možnost časování

- Libovolný zmapovatelný

proces lze navrhnout v

Therefore Solution

Designeru

Elektronický oběh dokumentů

Co získáme s ThereforeTM

-větší efektivita

-mobilita

-bezpečnost dokumentu

-méně stresu

-jistota

-méně potištěného papíru

-šetrnost k životnímu prostředí

-bezpečnost

Implementace

Europe

Middle East

Africa

US and Canada

Australia

ThereforeTM je lokalizován do 26 jazyků … EFIGS & další…

Afrikaans, Arabic, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Farsi, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Norwegian, Polish, Portuguese, Russian, Serbian, Slovenian, Spanish, Swedish, Zulu, …

ThereforeTM v oborech

13%

11%

8%

8%5%4%

50%

Industrial Manufacturing

Banking/Finance

Health Care

Goverment

Chemical, Pharmacy

Trading

Other

Víte že …

Lidé stráví 11% svého času vyhledáváním

informací. To je asi 4,5 hodiny týdně.

(Source: aiim 2009)

95% firemních informací je uloženo na papíře.

(Solutions 5; Source: IDC)

V průměru je 23% podlahové plochy

obsazeno skříněmi pro papír. Tuto hodnotu

můžete snížit až o 32%.(Source aiim 2009)

Každý zaměstnanec vyprodukuje 16000 stran

informaci za rok. To je 800Mb dat.

(Lyman – How much information, 2003)

42% lidí použije nesprávnou informaci alespoň jednou týdně

(Accenture Information Management Services)

Více než 80% informací které najdete jsou

zastaralé, nebo nemají žádnou hodnotu. A 32%

jich naleznete v době, kdy ji již nepotřebujete

( Source: IDC, CIMTECH)

Snížit náklady

Vylepšit dokumentové procesy

Zvýšit produktivitu zaměstnanců

Snížit dopad na životní prostředí

Zvýšit bezpečnost dokumentů

Vaše cíle

Jednoduše použitelný a logický koncept vede ke zvýšení efektivity

4,5 hodin

32% dokumentů nejsou k dispozici ve chvíli kdy je

potřebujete(Cimtech)

Zaměstnanci vyhledávají informace přibližně 4,5 hodiny týdně

Za jediný rok může zaměstnanec ztratit 4-5 týdnů vyhledáváním

požadovaných informací4-5 týdnů

32%

Optimalizace procesů- vyšší efektivita

Pouze 4% společností optimalizují své procesy

AdministrativaProduktivita

96% 4%

Zvyšte svoji produktivitu

Můžete s jistotou říci, že přístup k dokumentům je

řízen centrálně a je založen na bezpečnostní

politice ?

Můžete přistupovat k vašim dokumentům přes

internet bezpečně ?

Je vaše dokumentový archiv chráněn před

živelnými pohromami ?

(plísně, požár, hlodavci)

Máte pod kontrolou kdo má jaký přístup k jakým

dokumentům ?

Jste si jisti, že víte co se ve vašich dokumentech

mění a kdo změny provádí ?

Kdo vám zaručí, že nejsou důležitá data uložena na lokálních

počítačích ?

DM zvýší bezpečnost vašich dokumentů

ThereforeTM komplexně

Therefore API

Any Appl.

Therefore Core Product

Uniflow

IR

Planet Press

ERP

IR

KOFAX

DR Scanner

IR

Therefore ERP

Conn.

ERP

Therefore Exchange

Conn.

Mail Server

Therefore Workflow

Therefore OfficeLinks

MSOutlook

MSOffice

ThereforeImage Printer

ERP

Any Appl.

Therefore CaptureClient

DR Scanner

IR

Folder

Therefore Database

Therefore eCOPYConn.

IR

eCOPY

Therefore Navigator

Viewer

DR Scanner

ThereforeTM – obecné informace

Edice v kostce

Small Business (ukládání & získávání )

Personal Edition– DMS pro jednouživatelské použití

Workgroup Edition– DMS pro skupinu nebo oddělení do 20 uživatelů

Business Editions (process management)

Business Edition– DMS pro střední a velké organizace

Platformy a standardyComponent Supported platform or standard

ThereforeTM Server 32bit: Windows 2003, 200864bit: Windows 2008

ThereforeTM Client 32bit: Windows 2000, XP, VistaBrowser based Client: IE 5.5+ , Mozilla Firefox 1.04+

Scanning ISIS KOFAX Capture, IRIS PowerscanTWAINeCopy meap, ShareScanCanon Meap

Security Windows Active Directory, Local SecurityRSA - Digital signature for all documents

Database ORACLE 8, 8i, 9i, 10x, 11x, …Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008IBM DB2 Version 7 and higher

Storage RAID(DAS), NAS, SAN, NetApp FASMO/UDO(Plasmon) single Drive & Jukeboxes

1. Jeden Runtime pro všechny edice

2. Všechna omezení a funkcionalitu definuje

licenční soubor

3. Upgrade kompatibilita všech edicí

mimo přechodu z Personal na Business

Kompatibilita edic