1

TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN GỬI NHẬN VĂN BẢN

SỬ DỤNG CHỨNG THƯ SỐ CHUYÊN DÙNG

2

Xử lý vănbản đi (2)

Cấu hìnhChữ ký số (1) Ký số trên

văn bản đi (2’)

Trên hệthống Eoffice (3)

Gửi VB(4)

PHẦN IHƯỚNG DẪN GỬI VĂN BẢN ĐI

* Các bước thao tác của cơ quan gửi văn bản:

(1) Cấu hình Chữ ký số trong phần mềm vSignPDF để ký văn bản đi: Thực hiện cấu hình 01 lần để sử dụng thường xuyên, do Quản trị mạng thực hiện trên máy tính của Văn thư.

(2) Thực hiện ký số trên văn bản đi:- Xử lý văn bản đi trước khi thực hiện ký số- Ký số trên văn bản đi

(3) Nhập văn bản đi vào Sổ văn bản trên phần mềm E-Office(4) Gửi văn bản đi đến các cơ quan trên hệ thống tư điện tử công vụ, phần mềm E-

Office hoặc đăng trên Cổng/trang TTĐTTài liệu này hướng dẫn thực hiện các thao tác (1), (2) và (4), thao tác (3) đã được hướng dẫn trong quá trình triển khai phần mềm E-Office

3

I. CẤU HÌNH CHỮ KÝ SỐ TRONG PHẦN MỀM vSignPDF ĐỂ KÝ VĂN BẢN ĐI

Bước 1: Khởi động chương trình phần mềm vSignPDF bằng cách nhấn đúp chuột vào biểu tưởng [vSignPdf] trên màn hình desktop (hoặc vào Menu Start → Program → Chọn VGCA → vSignPdf.exe)

- Bấm nút [Chức năng] → Chọn [Cấu hình]

Bước 2: Thiết lập “Kết nối mạng” như hình dưới đây và nhấn nút [Lưu]:

4

Bước 3: “Cấu hình ký số” sử dụng máy chủ cấp dấu thời gian như hình dưới đây và nhấn nút [Lưu]:

Bƣớc 4: Cấu hình “Kiểm tra chứng thư số” như hình dưới và nhấn nút [Lưu]:

Bƣớc 5: Thiết lập, cấu hình, quản lý mẫu chữ ký (chọn tab PDF) và [Lưu]

5

* Ghi chú: Hình ảnh chữ ký có thể là hình ảnh mẫu dấu cơ quan (được quét vào máy tính và lưu dưới dạng hình ảnh) hoặc hình quốc huy.

Ví dụ như hình bên dưới:

II. THỰC HIỆN KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN ĐI1. Xử lý văn bản đi trước khi thực hiện ký sốa. Các hình thức thường gặp của văn bản điVăn bản đi sau khi được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt chuyển đến bộ phận Văn thư

hiện nay có 03 hình thức phổ biến:- Hình thức 1: Văn bản giấy có đầy đủ thông tin về số, ký hiệu, ngày ban hành, chữ

ký Lãnh đạo và đóng dấu cơ quan.- Hình thức 2: Văn bản điện tử dưới định dạng *.pdf có chữ ký số của Lãnh đạo cơ

quan nhưng chưa có thông tin về số, ký hiệu, ngày ban hành, được Lãnh đạo cơ quan chuyển cho Văn thư sau khi phê duyệt và ký số (Văn thư có trách nhiệm in văn bản, vào số, ngày ban hành và trình Lãnh đạo ký).

- Hình thức 3: Văn bản điện tử (thông thường dưới định dạng MS Word) chưa có các thông tin về số, ký hiệu, ngày ban hành do các Phòng ban chuyên môn chuyển cho Văn thư (Văn bản giấy đã được các Phòng chuyên môn trình Lãnh đạo ký).

Tùy thuộc vào đặc thù tác nghiệp tại từng cơ quan, mỗi cơ quan nên thống nhất lựa chọn một trong ba hình thức trên để thuận tiện trong thao tác xử lý của Văn thư.

b. Xử lý các văn bản đi trước khi thực hiện ký số* Các bước xử lý đối với dạng văn bản ở Hình thức 1 như sau:- Thao tác xử lý: Văn thư thực hiện quét văn bản (scan) thành tập tin định dạng

*.pdf và lưu vào máy tính với tên tập tin trùng với số văn bản.

6

Ví dụ: Văn bản có số, ký hiệu: 123/UBND-VX được đặt tên tập tin lưu trong máy tính là 123.pdf

Trường hợp văn bản có một (01) kèm theo thì tài liệu này cũng được quét thành tập tin và được đặt tên là: KT-số.pdf.

Ví dụ: Tài liệu kèm theo văn bản trong ví dụ trên được đặt tên là: KT-123.pdfTrường hợp văn bản có từ hai (02) tài liệu kèm theo thì các tài liệu này cũng được

quét thành tập tin và được đặt tên lần lượt là: KT1-số.pdf, KT1-số.pdf,…Ví dụ: Các tài liệu kèm theo văn bản trong ví dụ trên được đặt tên lần lượt là: KT1-

123.pdf, KT2-123.pdf,…- Kết quả sau khi xử lý: Tập tin văn bản dưới dạng <số>.pdf và các tập tin tài liệu

kèm theo dưới dạng KT-số.pdf hoặc KT1-số.pdf, KT2-số.pdf,…* Các bước xử lý đối với dạng văn bản ở Hình thức 2 như sau:- Thao tác xử lý: Văn thư tải văn bản về máy tính, đặt tên tập tin trùng với số văn

bản dưới dạng .pdf (Văn thư phải kiểm tra Sổ văn bản đi để lấy số cho văn bản).Cách đặt tên tập tin và các tài liệu đính kèm tương tự Hình thức 1.Văn thư sử dụng phần mềm cho phép soạn thảo tập tin .pdf để mở tập tin đã có chữ

ký số của Lãnh đạo cơ quan, thực hiện vào số văn bản và ngày ký.Văn thư có thể đóng tập tin mà không lưu lại các thay đổi (tức là không làm thay

đổi nội dung văn bản đã được Lãnh đạo duyệt). Trường hợp lưu lại, Văn thư hoàn toàn chịu trách nhiệm với nội dung thay đổi trên văn bản. Do vậy đối với hình thức văn bản này, Văn thư chỉ được phép thêm thông tin về số và ngày ký.

(Để in văn bản trình Lãnh đạo ký, Văn thư thực hiện xóa các vùng hiển thị chữ ký số, in văn bản giấy trình Lãnh đạo cơ quan ký, đóng tập tin mà không lưu lại các thay đổi)

- Kết quả sau khi xử lý: Tập tin văn bản dưới dạng <số>.pdf và các tập tin tài liệu kèm theo dưới dạng KT-số.pdf hoặc KT1-số.pdf, KT2-số.pdf,… đã có chữ ký số của Lãnh đạo cơ quan.

* Các bước xử lý đối với dạng văn bản ở Hình thức 3 như sau:- Thao tác xử lý: Văn thư tải văn bản về máy tính, đặt tên tập tin trùng với số văn

bản dưới dạng .doc (Văn thư phải kiểm tra Sổ văn bản đi để lấy số cho văn bản).Cách đặt tên tập tin và các tài liệu đính kèm tương tự Hình thức 1, chỉ khác phần

đuôi mở rộng đối với hình thức văn bản này là *.doc hoặc *.docx- Kết quả sau khi xử lý: Tập tin văn bản dưới dạng <số>.doc và các tập tin tài liệu

kèm theo dưới dạng KT-số.doc hoặc KT1-số.doc, KT2-số.doc,…2. Ký số trên văn bản đi- Bước 1: Cắm thiết bị USB Token lưu chứng thư số cơ quan vào máy tính. Khởi

động chương trình phần mềm vSignPDF bằng cách nhấn đúp vào biểu tưởng [vSignPdf]

7

trên màn hình desktop (hoặc vào Menu Start → Program → Chọn VGCA → vSignPdf.exe)

- Bước 2: Mở tập tin văn bản đi* Đối với văn bản có dạng tập tin *.pdf (Hình thức 1 và 2): Chọn mục [Mở tệp...].

* Đối với văn bản có dạng tập tin *.doc hoặc *.docx (Hình thức 3 ):Chọn [Mở tài liệu Office], kích nút [Chọn...] để chọn đường dẫn mở tài liệu Word

và đường dẫn lưu tài liệu PDF, nhấp nút [Chuyển đổi] để tiếp tục

* Lưu ý: Chỉ áp dụng đối với máy tính sử dụng phiên bản Microsoft Office từ 2007 trở về sau. Đối với máy tính sử dụng phiên bản Microsoft Office từ 2003 trở về trước,

8

cần thực hiện chuyển đổi từ file Word sang file PDF bằng các công cụ hỗ trợ khác, sau đó thực hiện ký như đối với văn bản có dạng tập tin *.pdf.

Tài liệu này hướng dẫn ký số cho các tập tin văn bản phổ biến là *.pdf, *.doc và*.docx. Các tài liệu khác như Excel, PowerPoint,... thực hiện ký tương tự.

- Bước 3: Ký số tài liệu PDF đã mở (hoặc đã được chuyển đổi) bằng cách nhấn nút [Ký số] và chọn vùng muốn ký số (nên chọn vào vùng trống không chứa ký tự trên văn bản).

- Bƣớc 4: Hiện thông tin chi tiết người ký → Nhấn [Ký số]

- Bƣớc 5: Nhập mật khẩu xác nhận thiết bị USB Token theo yêu cầu và nhấn nút [Đồng ý]

VB có chữ ký số

9

- Quá trình ký số hoàn thành và thông tin chữ ký hiển thị tại vùng ký số đã được chọn.

III. GỬI VĂN BẢN ĐÃ KÝ SỐ ĐẾN SỞ VÀ CÁC ĐƠN VỊ KHÁCVăn bản điện tử sau khi ký số được văn thư nhập vào Sổ văn bản đi trên phần mềm

E-Office:

Sau đó gửi văn bản theo quy trình đã hướng dẫn trước đây.

Nhận vàxem VB (2)

Xử lý VB đến(3)

Cấu hìnhChữ ký số (1)

Lƣu VB(5)

Ký số VB(4)

10

PHẦN IIHƯỚNG DẪN NHẬN VĂN BẢN ĐẾN

* Các bước thao tác của cơ quan nhận văn bản:

(1) Cấu hình Chữ ký số trong phần mềm vSignPDF để ký dấu đến trên văn bản đến điện tử: Thực hiện cấu hình 01 lần để sử dụng thường xuyên, do Quản trị mạng thực hiện trên máy tính của Văn thư.

(2) Nhận và xem thông tin văn bản điện tử nhận trên hệ thống thư điện tử, E-Office và Cổng/trang TTĐT

(3) Xử lý văn bản đến trước khi thực hiện ký số hoặc lưu(4) Ký số trên văn bản đến(5) Lưu văn bản đến điện tử

I. CẤU HÌNH CHỮ KÝ SỐ TRONG PHẦN MỀM vSignPDF ĐỂ KÝ DẤU ĐẾN TRÊN VĂN BẢN ĐẾN ĐIỆN TỬ:

Việc cấu hình Chữ ký số trong phần mềm vSignPDF để ký dấu đến trên văn bản đến điện tử tương tự việc cấu hình chữ ký số để ký trên văn bản đi.

Các cơ quan có thể sử dụng mẫu chữ ký trên văn bản đi để ký trên văn bản đến.Trường hợp muốn phân biệt hai thao tác này, các cơ quan có thể tạo mẫu dấu và lựa

chọn hình ảnh chữ ký khác nhau cho hai thao tác, các bước thực hiện như sau:- Bước 1: Dùng phần mềm thích hợp (Corel, Paint,…) để tạo mẫu dấu và lưu lại

dưới dạng hình ảnh (*.jpg, *.gif,…). Ví dụ như hình bên dưới:

UBND TỈNH KHÁNH HÒASỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

VB ĐẾN

Chọn mục này

11

- Bƣớc 2: Tạo mẫu dấu mới

II. NHẬN VÀ XEM THÔNG TIN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ1. Nhận văn bản trên hệ thống E-Officea. Đối tượng thực hiện- Các cơ quan đang sử dụng phần mềm E-Office.- Các văn bản đã nhận được trên phần mềm E-Office dưới dạng văn bản đến.b. Các bước thực hiệnKhi có cơ quan khác gửi văn bản điện tử qua hệ thống E-office, tài khoản Văn thư

tại trên E-office của cơ quan nhận văn bản sẽ thấy thông báo như hình bên dưới:

Bấm chọn vào thông báo để xem thông tin, nội dung hiện ra như sau:

Tải VB

12

Nội dung một văn bản đến điện tử:

III. XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRƯỚC KHI KÝ ĐIỆN TỬ HOẶC LƯU- Bước 1: Tải văn bản về máy tính- Bước 2: Nhập số đến, ngày đến

* Đối với văn bản dưới dạng *.pdfVăn thư sử dụng phần mềm cho phép soạn thảo tập tin .pdf để mở tập tin, nhập số

đến, ngày đến và lưu lại.

13

* Đối với văn bản dưới dạng *.doc hoặc *.docxTrường hợp văn bản đến là định dạng Word thì sử dụng phần mềm MS Word để mở

văn bản, nhập số đến, ngày đến.- Bƣớc 3: Lưu và đặt tên tập tin trùng với số đến của văn bản* Đối với văn bản dưới dạng *.pdf: Tên văn bản có dạng <sốđến>.pdfTrường hợp văn bản có một (01) kèm theo thì tài liệu này cũng được tải về và lưu

với tên là: KT-sốđến.pdf.Trường hợp văn bản có từ hai (02) tài liệu kèm theo thì các tài liệu này cũng được

tải về và đặt tên lần lượt là: KT1-sốđến.pdf, KT2-sốđến.pdf,…* Đối với văn bản dưới dạng *.doc hoặc *.docx: Lưu văn bản với tên tương tự như

chỉ khác phần mở rộng là đến *.doc hoặc *.docx.- Kết quả sau khi xử lý: Tập tin văn bản dưới dạng <sốđến>.pdf (hoặc

<sốđến>.doc, <sốđến>.docx) và các tập tin tài liệu kèm theo (nếu có).IV. KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN ĐẾNThực hiện ký số trên văn bản đến tương tự như ký trên văn bản đi. Trường hợp

dùng mẫu dấu đến khác dấu cơ quan thì chọn mẫu tương ứng.

14

Kết quả sau khi vào số và ký văn bản như sau:

V. LƯU VĂN BẢN ĐẾN1. Các cơ quan chưa sử dụng phần mềm E-Office- Thực hiện lưu trữ văn bản điện tử vào máy tính theo hướng dẫn của Sở Nội vụ về

công tác văn thư – lưu trữ.

Chọn mục này

Đánh dấuvăn bản

Bấm chọnmục này

- Có thể in thành văn bản giấy và đóng dấu đến, lưu trữ như văn bản thông thường.

- Văn bản điện tử phải được lưu trữ để kiểm tra, đối chiếu trong trường hợp cần thiết.

2. Các cơ quan đang sử dụng phần mềm E-Office- Bước 1: Bấm chọn vào biểu tượng E-Office trên giao diện chính của phần

mềm E- Office

- Bước 2: Đánh dấu văn bản cần tạo và chọn [Tạo văn bản đến] trên thanh công cụ.

- Bước 3: Chọn Sổ văn bản đến, hệ thống sẽ tự động cấp số đến.

15

Chọn Sổ VB

Số đến do hệ thống cấp

Tải lên VB đã ký sốXóa VB

Lưu VB

- Bước 4: Chọn nút [Xóa] để xóa văn bản cũ, sau đó Chọn nút [Chọn tệp] trong mục Upload để tải lên tập tin đã ký số.

- Bước 5: Nhập các thông tin khác và bấm nút [Lưu] để lưu văn bản đến.

16

PHẦN 3:Kiểm tra (xác minh) chữ ký số trong file PDF

Tải chứng thư số gốc (RootCA certificate) và chứng thư số trung gian (SubCA certificate) của hạ tầng chứng thực số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp tại website http://ca.gov.vn

1. Cài đặt chứng thư số gốc RootCAThiết lập tin cậy chứng thư số gốc của của hạ tầng chứng thực số do Ban

Cơ yếu Chính phủ cung cấp: Bấm đúp vào file chứng thư số gốc đã tải về RootCA.cer

Chọn Install Certificate

17

18

Chọn Next

Chọn Place all certificates in the following store và chọn Browse

19

Chọn Trusted Root Certification Authorities và bấm OK

Chọn Next

20

Chọn Finish

Chọn Yes

21

2. Cài chứng thư số trung gian (SubCA Certificate)Chọn file chứa chứng thư số CP_SubCA.cer

22

23