Travel Management im Wandel der Technik

AirPlus Informationstag 2016

Agenda Reisen bei Boehringer Ingelheim

Kurze Unternehmenspräsentation von Boehringer Ingelheim

Dienstreisen bei BI mit SAP TM bis 2014

Concur Einführung bei Boehringer Ingelheim

Concur Opitmizing Reimbursement Processes for Germany

Fragen

216.06.2016

1

2

5

4

3

Boehringer Ingelheim

Unternehmenspräsentation 2016

Boehringer Ingelheim im Überblick

• Pharmaunternehmen in Familienbesitz

• 1885 in Ingelheim am Rhein gegründet

• Unternehmensschwerpunkte auf Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika

• Mitarbeiter weltweit mehr als 47.500

• Weltweit fünf F&E-Standorte

• Ausgaben für F&E: 3.004 Millionen Euro

• 19 Produktionsstätten für Humanpharmain 11 Ländern

• Umsatzerlöse 2015: 14.798 Millionen Euro

• Verbundene Unternehmen: 145 weltweit

• Investitionen in Sachanlagen: 591 Millionen Euro

4

Boehringer Ingelheim Center Unsere Unternehmenszentrale in Ingelheim

www.boehringer-ingelheim.com

16.06.2016

Meilensteine unserer Internationalisierung

5

1885 -1948: Innovative Anfänge

1885Albert Boehringer erwirbt eine kleine Weinsteinfabrik in Ingelheim, anfänglich mit 28 Mitarbeitern

1948 -1988: Internationalisierung

1948Gründung der ersten Auslandsgesellschaft in Wien

1956Gründung der ersten überseeischen

Tochtergesellschaft in Lateinamerika (Brasilien)

1961 Gründung von Nippon Boehringer in Japan

1971Gründung der US-Tochter in Ridgefield, Connecticut

1988 - heute: Werte schaffen durch Innovation

2015Boehringer Ingelheim ist weltweit mit 145verbundenen Unternehmen vertreten und

beschäftigt mehr als 47.500 Mitarbeiter

Die Weinsteinfabrik in Ingelheim, 1907

Unternehmenszentrale in Ingelheim, 2012

16.06.2016

Meilensteine unserer Innovation

6

1885 -1948: Innovative Anfänge

1895Albert Boehringer wird mit dem Einsatz von Bakterien zur Herstellung von Milchsäure ein Pionier der biotechnologischen Großproduktion

1917 Gründung der ersten Wissenschaftsabteilung in Ingelheim

1941 Markteinführung des innovativen Asthmamittels aludrin®

1948 -1988: Internationalisierung

1985Gründung des Instituts für Molekulare Pathologie (IMP) in Wien als Joint Venture mit Genentech Inc. (USA) — seit 1993 alleinige Unterstützung durch Boehringer Ingelheim

1986Das Biotechnikum in Biberach nimmt als erstes biopharmazeutisches Produktionswerk in Deutschland den Betrieb auf

1988 - heute: Werte schaffen durch Innovation

2008 Erste Markteinführungen von pradaxa® zur Prävention venöser Thromboembolien (VTE)

2010 Markteinführung von pradaxa® zur Schlaganfallprävention bei Patienten mit Vorhofflimmern

2011 Erste Markteinführung von trajenta®* zur Behandlung von Typ-2-Diabetes in den USA

2013Markteinführungen von giotrif® zur Behandlung des nicht kleinzelligen Lungenkarzinoms — das erste Präparat aus der Onkologie-Pipeline, sowie pradaxa® zur Vorbeugung und Behandlung der tiefen Venenthrombose und Lungenembolie, Marktzulassung des COPD-Präparats striverdi®

2014Markteinführungen von ofev® zur Behandlung der idiopathischen Lungenfibrose, jardiance®* bei Typ-2-Diabetes, spiriva respimat® bei Bronchialasthma und Marktzulassung von vargatef® zur Behandlung des nicht kleinzelligen Lungenkarzinoms

2015Martkeinführungen von spiolto respimat® bei COPD, synjardy®* bei Typ-2-Diabetes und praxbind®, einem spezifischen Antidot, das die gerinnungshemmende Wirkung von pradaxa® aufhebt

Meilensteine unserer Innovation

*in Zusammenarbeit mit Eli Lilly and Company16.06.2016

Unser Leitbild und Vision

Leitbild & Vision

8

Auszüge aus unserem

Leitbild:Wir haben es uns zum Ziel

gesetzt,

Menschen zu dienen – durch

die Erforschung von

Krankheiten und die

Entwicklung neuer

Medikamente und

Behandlungsansätze.

Um unsere Ziele erreichen

zu können, müssen wir

finanziell erfolgreich

sowie offen für neue Ideen

und Entwicklungen sein.

Forschung und Entwicklung

sind von zentraler

Bedeutung für unseren

zukünftigen Erfolg.

Wir konzentrieren unsere

Bemühungen

auf Krankheiten, die

momentan noch

nicht zufriedenstellend

behandelt werden können.

Wir ziehen als Arbeitgeber

die besten Köpfe an und

fördern Vielfalt am

Arbeitsplatz.

Unsere Organisation

zeichnet sich durch

Offenheit, Innovation,

Zusammenarbeit und

gegenseitigen Respekt aus.

Unsere Vision: Werte schaffen durch Innovation

16.06.2016

Unsere Forschung und Entwicklung (F&E)

9

Investitionen in F&E

3,004 Milliarden Euro F&E–Investitionen in 2015

Eigenständige Grundlagenforschung

Beständiges Engagement für Grundlagenforschung im Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie in Wien

Boehringer Ingelheim Venture Fund

Investitionen und aktive Rolle in Biotechnologie-Unternehmen

Verbreiterung unseres Zugangs zu neuen Therapie-konzepten und neuen Technologieplattformen

Fond Volumen: 100 Millionen Euro

Mitarbeiter in F&E

7.895 Mitarbeiter in F&E+Medizin weltweit (2015)

16.06.2016

Unsere weltweiten Forschungs- und Entwicklungsstandorte Humanpharma

10

Wien, Österreich

Biberach und Ingelheim,

Deutschland

Ridgefield, CT,USA

Kobe, Japan

Mailand, Italien• Globale Forschungs- und Entwicklungspräsenz: Bedeutende

Forschungsstandorte in Deutschland, Österreich und den USA

• Industrieführende Expertise in Forschung, Entwicklung und Medizin

• Umfassende Ressourcen für kleine Moleküle und Biotherapeutika

• Aktive Erweiterung unseres globalen akademischen und industriellen Netzwerks

• „Research Beyond Borders“, mit dem Ziel neue Forschungsansätze für und jenseits unserer Therapiegebiete aufzugreifen

16.06.2016

Unsere neue Forschungsstrategie:Konzentration auf vier Forschungsgebiete

11

Onkologie

Kardiometabolische Erkrankungen

Immunologie und Atemwegserkrankungen

Erkrankungen des zentralen Nervensystems

16.06.2016

Unsere Geschäfte

2015 Umsatzwachstum in allen Geschäften

13

Umsatzerlöse 2015 nach Geschäften

Umsatzwachstum der Geschäfte (währungsbereinigt)

• Verschreibungspflichtige Medikamente: +2,6%

• Selbstmedikation (CHC): +7,1%

• Tiergesundheit (AH): +10,5%

• Biopharma (BIO): +15,0%

Verschreibungspflichtige Medikamente

CHC

AH

BIO

1,5 Mrd. EUR

1,4 Mrd. EUR

0,6 Mrd. EUR

11,2 Mrd. EUR

Others

16.06.2016

Verschreibungspflichtige MedikamenteTop-4-Produkte

14

Produkt Wirkstoff Anwendung

spiriva® respimat® Tiotropiumbromid Behandlung der COPD (chronisch-obstruktive Atemwegserkrankung) und Bronchialasthma

pradaxa® Dabigatranetexilat Schlaganfallprävention bei Vorhof-flimmern, primäre Prävention venöser thromboembolischer Ereignisse nach orthopädischen Operationen, Behandlung und Sekundärprävention von venösen thromboembolischen Ereignissen

micardis® Telmisartan Bluthochdruck, Prävention kardiovaskulärer Morbidität und Mortalität

trajenta®*/jentadueto®*

Linagliptin/LinagliptinMetforminhydrochlorid

Behandlung von Typ-2-Diabetes mellitus

*in Zusammenarbeit mit Eli Lilly and Company16.06.2016

TiergesundheitTop-4-Produkte

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Produkt Wirkstoff Anwendung

ingelvac circoflex® Rekombinanter Impfstoff (PorzinesCircovirus Typ 2, PCV2)

Aktive Immunisierung von Schweinen gegen PCV2 zur Reduktion der Mortalität, der klinischen Anzeichen und des Gewichtsverlusts, der mit dieser Atemwegserkrankung einhergeht

metacam® Meloxicam Behandlung von Entzündungen und Schmerzlinderung bei Hunden, Katzen, Pferden, Rindern und Schweinen

ingelvac® prrs AttenuierterLebendimpfstoff (PRRS-Virus)

Aktive Immunisierung von Schweinen gegen das PRRS-Virus (PorzinesReproduktives und Respiratorisches Syndrom)

duramune® Inaktivierter und attenuierterImpfstoff

Impfstoff für Hunde als Prävention für ein breites Spektrum von Infektionskrankheiten

16.06.2016

Unsere biopharmazeutischen Produktionsstätten

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Fremont, USA

Produktion in Zellkulturen

Fill & Finish

Biberach, Deutschland

Produktion in Zellkulturen

Fill & Finish

Wien, Österreich

Produktion in Mikroorganismen

und Hefen

Fill & Finish

Shanghai, China

Produktion in Zellkulturen

Fill & Finish*

*im Aufbau16.06.2016

Pionier in der biopharmazeutischen Produktion

1983Neue GMP Biotech-Anlagen in Biberach und Wien

1963Forschung an Hühnerinterferon

1987Erstes New Biological Entity (NBE) actilyse®

1998Einstieg in die Auftragsproduktion

2003/2005Investition in weitere Großproduktionsanlagen in Biberach und Wien

2011Erwerb einer biopharmazeutischen Produktionsstätte in Fremont, USA

2011Einstieg in dasBiosimilar Geschäft

2013Strategische Allianz zum Aufbau einer biopharmazeutischen Produktionsanlage in Shanghai, China

2015Erfolgreiche Übergabe des Produktionsgebäudes in Shanghai, China

2015Entscheidung für Investition in eine Zellkulturanlage in Wien

2015Marktzulassung NBE praxbind®

2010Etablierung der globalen biopharmazeutischen Organisation

1716.06.2016

Unser Produktionsnetzwerk

Für höchste Qualität in der ProduktionDie Lieferkette vom Einkauf bis zum Patienten

19

Verlässliche Bereitstellung sicherer und wirksamer Arzneimittel für Patienten weltweit

EinkaufChemischeProduktion

Wirkstoff oderZwischenprodukt

PharmazeutischeProduktion

Fertiges Arzneimittel

Großhandel Apotheke, Krankenhaus usw.

Patient

16.06.2016

Unsere Geschäfte in Deutschland

Standorte in DeutschlandDurchschnittliche Mitarbeiteranzahl1) in 2015

21

1) inkl. Auszubildende

2

1

3

4

Ingelheim/Mainz: 8.515 Mitarbeiter

• Launch and Production Site Germany• Verschreibungspflichtige Medikamente• Selbstmedikation• Tiergesundheit• Produktion• Chemikalien• Entwicklung• Medizin• Verwaltung

Dortmund: 663 Mitarbeiter

Produktion Mikrosystemtechnik(respimat®-Plattform)

Hannover: 94 Mitarbeiter

Europäisches Forschungszentrum für Tierimpfstoffe

Biberach: 5.621Mitarbeiter

• Forschung und Entwicklung• Medizin• Biopharmazeutika• Verwaltung

16.06.2016

Dienstreisen bei BI

mit SAP - TM bis 2014

Aufgaben Team Reisen3.

Prozess von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung2.

1. Überblick Businesspartner

16.06.201623

Überblick Businesspartner

TravelManagement

A USIG LuT/

Fahrzeugdispo

ReisestelleBiberach

CD TaxationCD Treasury

Reisende•BI Pharma

•BIG •BIV

•BIAH•BI microParts

A IV

Sekretariate•BI Pharma

• BIG •BIV

•BIAH•BI microParts

OPE‘sAusland

Hotels

Mietwagen

Kreditkarten-Organisation

AirPlus

Deutsche Bahn

Management•BI Pharma

•BIG •BIV

•BIAH•BI microParts

BCDTravel

Airlines

Einkauf

Personalbereiche

Betriebsrat

16.06.201624

Prozess von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung

ReiseplanungReisegen.,Buchung

ReiseReisekosten-abrechnung

Datenzusam-menführung

Archivierung

Online viaCockpit

Workflow-Verfahren

Berechnungmittels

SAP-System

Verknüpfungder Daten imSAP-System

Optisch inLangzeit-

archiv

• Abgleich mitReiserichtlinien

• Airline, Bahn, …• Buchungsstatus

• digitalisiert• papierlos

• autom. ErmittlungVerpfl.-pauschale

• autom. Auszahlg.an MA

• Gesamtreisekosten pro Gesellschaft pro Reise

• Analysen· Reiseströme

• Papier und papierloseDokumente

16.06.201625

Aufgaben Team Reisen

Steuerungsfunktion

Gestaltungsfunktion Servicefunktion

Überwachungsfunktion

ReisekostenrichtlinieGenehmigungsprocedereBestellung der Reisemittel

Prozesse/AbläufeCorporate CardsReisestellenkartenSoftwareauswahl/-ausprägungGenehmigungsprocedere bis Erstattung

Umsetzung der steuerl. RahmenbedingungenLohnsteuer, Umsatzsteuer,

Einsatz der Bahncards 25 und 50

Nutzung von Flugsondertarifen

AnsprechpartnerAnwendung SAP, Reiseplanung, Reiseabrechnung, Assistenten/Innen und Reisende, Reisekostenrichtlinie, Reisebüro,

Schulungen/InformationsveranstaltungenAssistenten/Innen, Reisende, Auszubildende

Pflege Intranet Serviceseite Kassenführung

Prüfung der Reiseabrechnungen

Prüfung der Lieferantenrechnungen

Vorsteuervergütungsverfahren

16.06.201626

Concur Einführung bei Boehringer Ingelheim

16.06.201627

Wesentliche Aspekte von Concur

Effizienz• Ein Arbeitsprozess

• Verwenden von Vorlagen

• Self-service auf Wunsch

• Integrierte Abrechnung

Reisekostenrichtlinie• Integration der Reiserichtlinie

• Mehr Eigenverantwor-tung der Reisenden

Kostensenkung• Bündelung der Reisebuchungen

• Kostenminderung durch Kontingente

Vereinheitlichung• Verwendung eines welt-

weit einheitlichen Tools

• Eine einzige Buchungsplattform für Hotel, Mietwagen,

Flüge, Bahn

Die Einführung von Concur hat im wesentlichen vier Aspekte beeinflusst

16.06.201628

Kommunikation

29

Führungskräfte-Briefings /

Knowledge Hours

• Kurzer Projektüberblick• Prozessänderungen• Veränderungen für User

Artikel BI Zeitung

„MIR Roadshow“(Stand / Poster / Flyer)

IntranetAuftritt

Awareness-Postcards

(top-down)

• Awareness Concur• Go-Live Ankündigung• Trainingshinweise• Ansprechpartner

Training und Kommunikation je Welle im Überblick

KommunikationSupport /

SelbstlernenKerntraining

„Reisekoordinatoren und Vielreisende“

„Alle anderen“ – Reisende BI-Mitarbeiter

Führungskräfte-Briefings (L1-3) & Knowledge Hours

Intr

anet

„AwarenessPostcards“

in Funktionen

Kurzfilme und Simulationen

Arbeitshilfen

Präsenzschulung (~ 4h)• Background / Prozesse• System: Travel / Expense• Praktische Übungen• Fragerunde

IntranetAufritt

„MIR Roadshow“ (Stand / Flyer /

Poster)

Trainings-unterlagen / „Handbuch“

BI Zeitung

FAQs & Support-kontakte

Key User Support (Pilot, Welle 1)

Virtuelle Schulung (verkürzt)• Background/Prozesse• System Überblick• Fragerunde

ab ca. 2 Monatevor Go-live

Während der Go-live Phase; mind 3 Wochen je Welle

Ab Welle 1 bis Endeder Implementierung

16.06.2016

30

Elemente Training

31

Präsenzschulungen:Unterlagen

• Prozess-Überblick• Beispielgeführte Reisebuchung

und Abrechnung• Quiz und Übungen an konkreten

Reisen• Fragerunde

Dauer: ~ 4h

Virtuelle Schulungen: Material & Leitfaden

• Kurzfassung Prozess-Überblick• Kern-Funktionalitäten Reisebuchung

und Abrechnung• Mehr interaktive Elemente• 2-3 feste Fragerunden

Verkürzte Dauer

ReisendeBI-Mitarbeiter

Reisekoordinatoren & Vielreisende

Intr

anet

Elemente Support und Selbstlernen

32

FAQs & Support-kontakte

• FAQ-Liste zu Projekt, System allgemein, Travel und Expense

• Supportkontakte

Kurzfilme und Simulationen

• Einführungs-video

• System-Simulationen für konkrete Anwendungen

Arbeitshilfen

• PDFs zu häufigen Anwendungs-fällen zum Ansehen, Speichern, Drucken

Trainings-unterlagen

• Schulungs-unterlagen als Referenz / Nachschlagewerk

Key User Support durch Trainer

(Pilot, Welle 1)

ReguläreSupportorganisation

Reiseplanung in Concur

33

AirPlus AirPlus AirPlus

Reisekostenabrechnung in Concur

34

AirPlusCorporate Card

Bis 03/2016

Concur

Optimizing Reimbursement Processes

for Germany

Oktober 2015

Current Reimbursement Process

1• Creation of Expense Report byTraveller/Assistance (without mandatory upload of

receipt images)

2• Print out „Printed Report“ (Deckblatt)

3• Approval of Expense Report via DE-Workflow „1-Up“

4• Partial approval of Backoffice (rule based)

5• Via Postal Service: Sending of Printed Report & Receipts to Scanning Service

6• Scanning Service is scanning all pages and doing the archiving within SAP ECC (IBIS)

7• Employee reimbursement using the Vendor Pay Process

16.06.201636

Optimized Reimbursement Process

1

• Creation of Expense Report byTraveller/Assistance (incl. mandatory upload ofreceipt images)

2• Approval of Expense Report via Workflow „1-Up“

3• Partial approval of Backoffice (rule based)

4• Employee reimbursement using the Vendor Pay Process

16.06.201637

Optimized Process – Pros & Cons

16.06.201638

• Mandatory Upload of Receipts within Concur• PRO

• Receipts are available within Concur, approval is based on more facts• It is available on a line item level within Concur• Shorter reimbursement times due to the missing Postal Service

• CON• More work for the traveller/assistance within Concur

• No archiving of Receipts & Printed Report within SAP ECC (IBIS)• PRO

• No archiving process within BI‘s internal systems (less archiving space, less interfaces, less complexity)

• No Postal service needed• No Scanning Service needed• Full „paperless“ process

• CON• Process change for A/P & Process Management• „System break“ – Access to Concur for Auditors• Approval of the tax office needed

Disconnect between IT & Process Management

• Disconnect #1:• A/P & Process Management: Does not want a system break, all data should be

available within SAP ECC, Auditors should have no access to Concur• IT: Auditor access can be restricted to „Audit only“ and single country view

• Disconnect #2:• A/P & Process Management: All receipt images and the Printed Reports have to

be archived, linked and available within SAP ECC• IT: Cannot deliver the Printed Report via Web Services to the local SAP ECC, this

process is not and will not be delivered by Concur (at least on a short term basis), only receipt images (interface already Live for GBS countries, adaption to IBIS possible)

16.06.201639

Reisen bei Boehringer Ingelheim

16.06.201640

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

4116.06.2016