Výběr HRIS
5.6. 2014 Petr Kadlec, Jan Pavelka
2
HR snídaně vážně i s humorem
Výběr HRIS 1. historie a definice HRIS 2. 10 kroků správného výběru 3. implementace a podpora 4. náhled na český trh
3
Evoluce HRIS
Současnost"2010"2000"1990"1980"1970"
Stra
tegi
cký
přín
os"
HR evidence"Mzdový systém"
Mainframe"
HR Operativa/ERP""Personální evidence, Mzdy"
Klient/server"
HR Business Partnering""
Nábor, Vzdělávání, Kompenzace"Samoobslužné portály"
Samostatné HRIS"
Strategické HR "
Talent management, Kompetence"Řízení výkonnosti, Nástupnictví"
Cloud"
4
Co představuje HRIS
Zaměstnanecké portály"
Rozšířené"interakce"
Manažerské portály"
Reporting, "Analytické nástroje"
Nábor"Talent "management"
Plánování "pracovní síly" Onboarding" Vzdělání a
rozvoj"Karierní plány,
nástupnictví"Řízení výkonnosti,"cíle, kompetence"
Odměňování"Odměňování"
Personální evidence"
Transakční "zpracování"
Mzdy" Docházka,"evidence času" Systemizace" Legislativa, zvyklosti"
Výkazy do st. institucí"
Benefity"
5
5 NEJ důvodů způsobů jak na HRIS 1. dostat náklady na pracovní sílu pod kontrolu 2. rychlost a zpřístupnění informací 3. soulad s legislativou a regulacemi 4. snížení administrativní zátěže HR oddělení 5. zvýšení hodnoty lidského kapitálu (TM)
6
10 kroků správného výběru
7
1. Kdy nazrál čas • Neplní funkční požadavky • Nesplňuje legislativní a zvyklostní požadavky • Technologicky nevyhovuje • Nerespektuje procesy, chybí celé procesy • Svazuje organizaci, přizpůsobuje se systému, nikoliv
systém požadavkům organizace • V nastavení našich procesů je naše know how, naše
výhoda před konkurencí • Potřeba změny
8
1. Neexistuje perfektní řešení!
Je to jako s oblečením...
9
1. Trendy a vlivy v HR
Globalizace – kulturní rozdíly"
mobilní technologie, BYOD, cloud"
Sociální sítě Gen X/Y/Z" Big data"
Omezená závislost na vlastním IT"
web 2.0, html5,
dynamika"
Jiní uživatelé HRIS"
Motivace a angažovanost"
Nová role HR"
10
1. Nasazení HRIS v cloudu
¾"
A v jaké skupině jste vy?
11
2. Kdo odpovídá za výběr
HR versus CIO"
Tým"
HR ředitel + další HR manažeři "
IT"
Sponzor, CFO, Fin."
Mzdový specialista"
Musí být"• Mzdový systém, legislativní shoda"• Mzdové reporty a výstupy do
lokálních institucí, výstup účetnictví"• Personální administrativa"• Docházka"• Vykazování času"• Vzdělávání"• BOZP, lékařské prohlídky"• Uživatelské customizace"• Standartní sada reportů, uživatelsky
upravitelné reporty a výstupy"• Bezpečnost, role, přístupová práva,"Bylo by potřeba"• Kontrolingové výstupy"• Jazykové mutace"• Podpora procesního řízení"• Notifikace, workflow, "• Integrační nástroje"• Nábor"• benefitní systémy"Vypadalo by pěkně"• Analytické výstupy"• Plánování nástupnictví"• BI, KPIs"• Self service portály"• životní cyklus zaměstnance"• Onboarding"• karierní plánování"• rozvojové plány"• hodnocení výkonosti"• plánování nástupnictví"• outplacement""
F"I"L"T"R"
12
3. RFI – žádost o informace • Volitelný krok • Pro získání dalších informací:
• ceny • trendy • technologie • možní dodavatelé
• Hrubé síto
13
3. Kategorie HR systémů Korporátní systémy
• procesní řízení, moderní trendy, reportovací nástroje, BI • analyAcké a integrační nástroje • integrace mzdových systémů • SAP, PeopleSo*, ... Elanor...
Lokální systémy • Opoždění oproA korporátním systémů, jistá rezistence • Rozšířené mzdové a personální, chápání mezd jako jedné z
klíčových oblasL • Národní legislaAva, zvyklosA, výkaznictví • Mnohdy tlustý klient, windows aplikace • KS program, Perm, OKbase, Target, Vema, Nugget, Ron,
Datacentrum, ...
14
4. Rozpočet/ROI • Obhájení investice před sponzorem • Projektové řízení – dodržení rozpočtu a času • Cloud vs. on-premise
15
5. RFP – žádost o nabídku • Seznámení se společností • Popis HRIS • Popis funkcionalit systému • Technické požadavky na prostředí • Požadavek na cenu (včetně implementace, školení a údržby) • Závazná struktura nabídky • Požadavek na reference • Popis služeb service desk • Žádost o demo • Vzorové licenční podmínky • Smlouva na podporu
• Je 15 stránek hodně nebo málo?
16
5. Výběrové řízení • Trocha legislativy • Organizace VŘ • Na co si dát pozor • Zadávací dokumentace
17
5. Požadavky na dodavatele • Řešení v dané vertikále, v odpovídající velikosti • Partnerský dlouhodobý vztah • Supportní systém, dostupnost 5/8, 5/12, 7/24 • Reference v daném oboru, referenční návštěvy • Implementační a supportní tým komunikují • Projektové řízení
• Typy dodavatelů:
ERP čisté HRIS TM a vzdělávání Outsourcing
18
6. Posouzení nabídek • Multikriteriální výběr • Barevná tabulka • Hodnotící komise • Doplňující dotazy
• Racionální kritéria vs. intuice. Navíc všichni mají SAP J
19
7. Užší výběr a reference • Čím se vaše společnost zabývá? • O kterých dalších systéme jste přemýšleli? • Proč jste se rozhodli pro zvolený systém? • Jak jednoduchý/složitý byl proces implementace? • Byl projekt v souladu s plánem? • Jak dlouho trvalo zaměstnancům osvojit si nový systém? • Jaká byla kvalita zaškolení a je kvalita podpory? • Jaká je kvalita aktuální verze software? • Máte významnější problémy od doby implementace? • Systém a nastavení plní vaše očekávání? • Rozhodli by jste se znovu pro stejný systém? • Nejsložitější etapa spolupráce s dodavatelem? • Doporučil by jste dodavatele dalším obdobným společnostem?
Demo Proof of Concept
20
8. Rozhodnutí • Vyhodnocení • Komunikace k účastníkům • Poděkování poraženým • Výběr 2 dodavatelů pro analytickou fázi?
ANO" NE"
21
9. Vyjednávání
22
10. Smlouva Klíčové části: • dodávka licencí • smlouva o dílo – implementace • ceny za ČD konzultantů • SLA – podpora:
• software + hardware • řešení – specifický vývoj, integrace, ...
23
Implementace • Projektové řízení • Sponzor, PM, architekt dodavatele, seniorní uživatel,
schéma odpovědností • Dodržení kvality • Dodání v čase a v rozpočtu • Ošetření a řízení rizik • Změnové řízení • Integrace a importy dat
24
Letem českým světem
ADP
outsourcing"TM a
vzdělávání"čisté HR IS" ERP"
Poče
t řeš
ení"
19"
25"
6"
1"
DATACENTRUM 2 Elanor Global Java EdiAon FLUXPAM HR info HR plus HR Vema HRES -‐ HR EffecAveStaff Lanteria Kompas2 KS mzdy PROFi MAGION Gazela Magma HCM NUGGET OKbase P&I LOGA PAMICA 2012 PERM PERMIS RONMZDY -‐ PROFI SOFTIP Human Resources
ABRA Gx Altus Vario AZ.PRO Bílý Motýl BYZNYS ERP DUNA MZDY EPASS® Exact Synergy Enterprise HELIOS Green HELIOS Orange HELIOS SPIN HELIOS Wéčko IDEA-‐mzdy IFS Aplikace KARAT KelSQL Microsok Dynamics AX myWAC Oracle E-‐Business Suite Oracle Fusion HCM Oracle JD Edwards Orsok PeopleSok Enterprise HCM QI SAP ERP HCM
Atollon Lagoon Recruitment LMC G2 Oracle Taleo Cloud Service Perfolean plusPortal SuccessFactors
25
Zhodnocení HR technologií ZDARMA Audit dle metodiky HRAT*
• analýza stávajících systémů a jejich vazba na okolí • podpora HR procesů • identifikace silných stránek a oblastí ke zlepšení • doporučení vhodných typů HR IS • 2 dny na pracovišti • do 3 týdnů závěrečná zpráva • platí do října 2014
* HR Assessment by Talterra
26
Pozvánka na další snídani 1. Spolupráce s absolventy
2. Plánování nástupnictví
3. Na personální audit pozitivně