Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů

transcript

www.i.czStřednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentůDOKUMENT | 1

Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentůRoman Kratochvíl, ICZ a. s.

16.9.2010

www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů 2

Agenda

► Elektronické spisové služby

► Agendové aplikace

► Legislativní zázemí a výzvy IOP

► Úloha digitální spisovny

► Provozovatel/uživatel

► Koncept a architektura Důvěryhodné elektronické spisovny DESA

► Funkční model

► Provoz digitální spisovny/repositáře

www.i.czDOKUMENT | Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů

Digitální spisovna

Spisová služba (ESS)1….n

Podání Vypravení

Vyřizování

Skartace

uzavřené dokumenty

-střednědobéa dlouhodobé

uložení

Agendové aplikace neintegrované s ESS

Agendové aplikace integrované s ESS

odesílání a příjem dokumentů

Národní digitální archiv

Zdroje a dokumenty pro dlouhodobé uložení

Elektronické spisové služby

► ESS krajského úřadu a ORP► Obce I. a II. typu, zřizované a zakládané

organizace

► Výhody TC a hostovaného řešení● Centrální správa jednotlivých instancí ESS● Jednotné řešení pro cílové organizace● Jednotný soulad s legislativou

ESS v TC ORP – návrh řešení

Varianty řešení:● Provoz na novém HW nebo na

současném ● Technologická podpora

• Outsourcing• Vlastní zdroje• Sdílená

● Podpora aplikace• Metodická• Administrační

I. a/nebo II. úroveň podpory dodavatelem

Vybrané referencePraha

● školy a školská zařízení zřizované Magistrátem Hlavního města Prahy

● Městské části hlavního města Prahy Plzeň

● Magistrát, hosting mětských částí a městské policie Brno

● Magistrát, hosting městských částí a městské policie Ostrava

● Magistrát, hosting městských částíMost

● Magistrát, hosting městských částíKrajské úřady Organizace státní správy

● (SSHR, SRS,SFŽP, Národní parky ČR, ...)Soukromá sféra (RBS, Commerzbank, Obrebank)

Celkem – více než 460 zákazníků a 18 000 uživatelů

Agendové aplikace

► RŽP (nově oboustranná integrace na e-Spis)

► Stavební řízení

► Smlouvy a poplatky

► Sociální dávky

► Evidence smluvních partnerů

► Evidence nemovitých objektů

► Evidence soudních sporů

► Agenda dopravních přestupků

Legislativní zázemí

► Zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a připravovaná novela

► Národní standard (1.7.2012) pro elektronické spisové služby

► Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …)

► Zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

Výzva 08 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“

► Část III. výzvy - Digitalizace a ukládání dat

● Krajská digitální spisovna (KDS)

● Krajský digitální repozitář (KDR)

● Krajské digitální úložiště (KDU)

● Krajská digitalizační jednotka

● Digitalizované a uložené dokumenty

► Část VI. Výzvy - Zřízení technologického centra na úrovni kraje (TCK

● Garantované úložiště a další

Výzva 06 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“

► Část I. výzvy - zřízení TECHNOLOGICKÉHO CENTRA obce s rozšířenou působností

► Část II. výzvy - pořízení ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve ve správním obvodu obce s rozšířenou pusobností

► Část III výzvy - vnitřní INTEGRACI úřadu obce s rozšířenou působností

Dlouhodobé ukládání

Úloha krajské digitální spisovny

► Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických „úředních“ dokumentů v organizaci

► Spravuje dokumenty ze● spisových služeb ● agendových systémů (stavební, přestupkové řízení ...) ● a ostatních systémů produkujících dokumenty

podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění

► Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

Digitální spisovnav rámci životního cyklu dokumentu

Systémy původce

pro vznik a vyřizování dokumentů

• Spisová služba• Agendové aplikace• DMS / ECM

Skartace

Důvěryhodná

Důvěryhodné uložení

Dlouhodobý elektronický

archiv

Sběr dokumentů (Digitalizace)

Dlouhodobá archivace

Vznik a vyřizování

Listinná

E-mail

Datové zprávy

Externí subjekty

Vznik dokumentu

a vyřizováníDůvěryhodné

uložení Vyřazení

Dlouhodobé uložení

Národní digitální archiv

TC Kraje – dlouhodobé ukládání

Subjekty pracující s KDS

► Provozovatel● provoz řešení jako celku

● zajištění důvěryhodnosti

● bez přístupu k obsahu

► Uživatel – původce● plnění daty

● skartační řízení

● kontroly

Proč řešení pro dlouhodobé ukládání?

► Běžná rizika uchovávání informací:● Nefungující software● Nefungující hardware● Změna obsahu● Smazání obsahu

► Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení:

● degradace nosiče● zastarávání hardware● zastarávání formátu ● zastarávání SW technologií a principů● ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků

► „Nový“ obor IT: Long Term Preservation● Návrh LTP systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální

změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

Role spisovny pro dlouhodobé uložení

► Zajištění důvěryhodnosti● jednotlivých dokumentů s el. podpisem i bez

● infrastruktury elektronické spisovny jako celku

► Zajištění neměnnosti uložených informací

► Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti

● fyzická i logická čitelnost

► Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW

Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů na 30, 50 i více let

TC Kraje - ukládání

► Co to je a co není? ● zálohování vs archivace

● DMS vs LTP/DPS

► Řešení DS● HW

• server

• garantované úložiště

● SW (+ preservation planning PRONOM)

● lidé (administrátor/uživatel/metodik)

● zajištění provozu (metodika PLATTER)

► Uchováváme dokumenty ne SW/HW

Elektronická spisovna pro dlouhodobé ukládání

SIP, AIP, DIP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)

Model OAIS – standard pro dlouhodobé uchovávání

BADATEL

dotazy

výsledky

MANAGEMENT

Popisné infoPŮVODCE

Plánování uchovávání

Příjem Přístup

Administrace

Archivníúložiště

Správa dat(DM)

žádosti

SIP – vstupní informační balíček

Informační balíček = vlastní obsah (dokument) + metadata

SIPSIP

PŘEDMĚT DLOUHODOBÉ OCHRANYPŘEDMĚT DLOUHODOBÉ OCHRANY

POPISNÁ (archivní)POPISNÁ (archivní)

OBSAHsoubor nebo několik souborů

(rozhodnutí + přílohy)

OBSAHsoubor nebo několik souborů

(rozhodnutí + přílohy)

UCHOVÁVACÍ(administrativní, technická)

STRUKTURÁLNÍ(vazby)

INFORMACE PRO POTŘEBY DLOUHODOBÉ OCHRANY

ZMĚNOVÁ(verze)ZMĚNOVÁ(verze)

Funkční model - tok dat

Obce a zřizované organizace

TCK - KDS

Krajský úřad a zřizované organizace

SKARTACE

Architektura DESAD

Přístup

Administrace, řízení procesů

Archivní úložiště(Archival Storage)

Správa dat(Data Management)

Vstupní zpracování

Vstupní kontrola

Databáze

Primární

Záložní

Balíček SIP

Balíček DIP

Balíček AIP

PŮVODCI

UŽIVATELSKÁ KOMUNITA(PŮVODCI, BADATELÉ....)

Elektronická spisovna DESA

Balíček SIP

Původce

Ruční tvorba a přenos vstupních

balíčků SIP

Automatizované generování a přenos SIP ze Spisové služby, Agendových systémů a dalších

1. Vytvoření SIP balíčku

2. Příjem dat

► Kontrola na škodlivý obsah - viry

► Kontrola metadat včetně číselníkových hodnot

► Evidence technických metadat

► Transakční protokol

Administrace

Přístup

Správa dat

Archivní

úložiště

Příjem

Elektronická spisovna

Přijaté balíčky (SIP) do DESA

Elektronická spisovna

Zobrazený detail uloženého spisu

► Uživatelské rozhraní DESA (IE, Mozilla)

► Aplikační rozhraní e-spis ostatní spisové služby DMS další

► Žádost, schvalování a logování výdeje dokumentů/balíčku

Zobrazení dokumentů ze spisovny

Dotazy a odpovědi

Děkuji za vaši pozornost

Roman Kratochvíl roman.kratochvil@icz.cz+420 222 271 478

ICZ a.s.Aplikační řešeníwww.i.cz

Proč DESA a ne DMS nebo HW úložiště

DESA DMS HW úložiště

Obvyklá doba uložení dokumentů

desítky let měsíce roky

zajištění neměnnosti Ano Ne* Ano

zajištění důvěryhodnosti Ano Ne* Částečně

zajištění čitelnosti Ano Ne* Ne

vyřazování (skartační řízení)

Ano Částečně Částečně

vyhledávání a zpřístupnění

Ano Ano Částečně

* je možné zajistit pouze doplňkovými moduly nebo vývojem

Garantované vs. negarantované úložiště

Garantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů uzavřených spisů v elektronické podobě do elektronické spisovny. Ta je základem konstrukce TC Kraje. Garantované úložiště musí splnit základní požadavky:

► dlouhodobé uložení spisů dle požadavků aktuální legislativy, včetně požadavků na skartaci;

► aplikace mechanismů prokazatelnost neměnnosti a pravosti původu obsahu spisů;

► garantovaný výhradní přístup oprávněným uživatelům

Negarantované úložiště je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených a spisů na úrovni TC ORP.

Schéma zpracování digitálních dokumentů

Archivní úložiště

Digitální spisovna / archiv

Spisová služba (ESS)1….n

Podání Vypravení

Vyřizování

NDASkartace

úložiště DMS

obsah dokumentůSpS

Agendové aplikace integrované s ESS

odesílánía příjem dokumentů

obsah dokumentů

uzavřenédokumenty

-střednědobéa dlouhodobé

uložení

Dokumenty evidovanépřímo v DMS

Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů

Documents