1

Оглавление Технические требования ............................................................................................................................ 2

Доступ к системе.......................................................................................................................................... 3

Начало работы ............................................................................................................................................. 4

Администрирование ................................................................................................................................... 8

Кабинет администратора. ........................................................................................................................... 8

Отчёты .......................................................................................................................................................... 9

Склад ........................................................................................................................................................... 10

Кофейни...................................................................................................................................................... 11

Настройки ................................................................................................................................................... 12

Персонал .................................................................................................................................................... 14

Товары ........................................................................................................................................................ 15

Скидки ........................................................................................................................................................ 18

Графики ...................................................................................................................................................... 19

Анализ ........................................................................................................................................................ 20

Чеки ............................................................................................................................................................ 21

Реквизиты ................................................................................................................................................... 22

Инвентаризация ........................................................................................................................................ 23

Касса ........................................................................................................................................................... 24

2

Технические требования ЦРМ «Бодрый День» является полностью облачным решением, для работы системы понадобится: Соединение с интернет. Ноутбук или нетбук с портом USB, ОС Windows 8, 7, XP, 2000. Чековый принтер Атол (11Ф, 22ПТК) Браузер IExplorer 8.0 и выше. Драйвера для принтера http://e-crm.su/download Система может работать без принтера, используя только сайт и бланки строгой отчетности (система налогообложения ЕНВД).

3

Доступ к системе Доступ к системе находится по адресу http://e-crm.su/Ваш логин, так например Бодрый день Новосибирск расположен по адресу e-crm.su/bd, Екатеринбург – e-crm.su/ekb и т.д. Каждый франчайзи имеет индивидуальный доступ к своей БД, недоступный для других. БД хранится в облаке, данные шифруются и не доступны посторонним лицам.

При первичном запуске вам выдается временный логин и пароль Администратора (Admin qwerty). В дальнейшем рекомендуется пароль администратора рекомендуется сменить на вкладке «Персонал».

4

Начало работы Вы получили логин. К примеру: tst. Заходим в систему: www.e-crm.su/tst

Видим кофейню: «Назовите кофейню»(которую сразу желательно переименовать в разделе «Кофейни») Впоследствии, если у вас станет несколько кофеен – нужно будет выбирать нужную из этого выпадающего списка. Пользователь в системе пока один и это Admin. Вводим пароль и нажимаем кнопку «Выполнить вход». Далее вы попадаете в раздел Администратора.

Для начала работы кофейни вам потребуется : Зайти в раздел «Кофейни»

Изменить стандартное название на Ваше. Нажать кнопку «Обновить» 3я кнопка служит для уничтожения кофейни из системы Затем Вам нужно добавить нужные Вам товары в разделе «Товары»

5

Стандартный набор товаров у Вас уже будет присутствовать, лишние лучше сразу удалить, воспользовавшись крестиком❺ напротив товарной позиции. Недостающие добавляются путём нажатия на кнопку «Добавить новый товар» ❶. Здесь сразу обращаем Ваше внимание на галочки «Отображать» ❷, «Скидка» ❸ и «Инвент» ❹ «Отображать» - эта галочка отвечает за отображение товара в кассе. Т.е. должна быть проставлена на всех товарах, которые Вы планируете продавать, как товар. И не должна быть установлена на неких составных частях товаров, которые продаются например в составе кофе, таких как: Стакан, Крышка, Сахар, Молоко, Кофейная смесь. «Скидка» Эта галочка отвечает за то – будет ли применятся к данной товарной позиции скидка при общей скидке на чек. «Инвент» Означает – будет ли товар участвовать в инвентаризации. В целом все товары делятся на составные, как кофе, т.е. они состоят из чего либо и простые, такие как печенье, coca cola и прочее. Если с простыми товарами всё ясно, на составных остановимся чуть подробнее. Для перехода к составным товарам нужно открыть соответствующую вкладку ❶ в разделе «Товары».

Выбор товара осуществляется в соответствующем выпадающем списке❷ Рассмотрим на примере «Американо 0,15» Мы видим, что на данный момент данный товар состоит из воды, смеси,крышки,сахара,стакана. Соответственно все эти позиции уже есть в товарах и на них не стоит галочка «Отображать». В момент продажи Американо со склада кофейни спишется вода 0.2л,кофе 9гр. Крышка 1шт, стакан 1шт и сахар 2гр. Чтобы добавить что-то в состав – нужно выбрать составную часть из списка❸, указать кол-во❹ и нажать кнопку – «Добавить в стсотав» ❺. Для того чтобы удалить что-то из состава – нужно воспользоваться кнопкой ❻.

6

Любой товар можно сделать составным и наоборот. Рассмотрим самый распространённый пример, Вы собираетесь продавать сироп. Но продавать его как в составе кофе, так и отдельно. Если мы поставим в товарах галочку «Отображать» и добавим сироп на склад как отдельно продающийся товар – мы не сможем добавлять его в состав кофе, так как это самостоятельный товар. Если мы уберём галочку «Отображать» - то мы сможем добавлять в состав, но не сможем продавать отдельно, так как сироп перестанет отображаться в кассе. Правильно будет сделать так: Добавляем в товары сироп, но к примеру с названием – «Сироп бутыль» с ед. изм. «мл». Галочку отображать на нём не ставим, теперь мы можем его добавлять в составные напитки. И создаем товар «Сироп 100мл», на нём галочку «Отображать» ставим, заходим в составные и добавляем в наш «Сироп 100мл» 100 миллилитров того самого «Сироп бутыль». Теперь у нас есть сироп как в составе других продуктов так и как отдельный продукт, со склада же всегда будет списываться «Сироп бутыль». Допустим с товарами мы разобрались и раздел «Товары» теперь полностью соответствует нашим потребностям. Но в кассе так ничего и не появилось, почему ? Это произошло потому, что товары нужно добавить непосредственно на склад кофейни. Переходим в раздел склад

Тут всё просто – выбираем нашу кофейню❶ Выбираем из списка товаров❷ нужный товар. Проставляем кол-во❸ в тех единицах измерения которые придумали в разделе «товары». Для составных товаров достаточно кол-ва 1. Проставляем цену❹ Если сразу собираемся использовать карты «Любимый гость» - проставляем цену за товар в баллах❺ И нажимаем кнопку «Добавить товар на склад» ❻ Здесь нужно лишь уточнить – пока все товары входящие в состав составного не появятся на складе, составной товар не отобразится в кассе. И соответственно когда рано или поздно что-то из состава на складе закончится – составной товар так же пропадёт из кассы, пока Вы не увеличите его складской остаток. Собственно после всех этих не хитрых действий можно приступать к работе ! Осталось лишь учесть, что продажи в системе проводимые Администратором не будут нигде видны – значит нам нужно добавить первого бариста:

7

Для этого переходим в раздел «Персонал» и нажимаем кнопку «Добавить сотрудника» ❶. Так же для правильной работы системы, советуем Вам сразу заглянуть в раздел «Реквизиты»

Где сразу заполнить Ваши реквизиты, выбрать город и проставить сдвиг времени по Гринвичу, для верного отображения в чеках и отчётах.

8

Администрирование

Кабинет администратора.

Навигационная панель❶ – служит для перехода по разделам ❷Общая информация по кофейне за текущую смену ❸ Общая выручка за сегодня по всем кофейням ❹График продаж за текущую смену с линией тренда по максимальным продажам в данной кофейне в тот же час. ❺ Задания бариста – данная кнопка служит для написания заданий и напоминалок для персоанала, которые будут отображаться непосредственно в кэшбоксе.

9

Отчёты

Данный раздел предназначен для просмотра и снятия стандартных X-отчёта И Z-отчёта. Обращаем внимание Z-отчёт автоматически закроет текущую смену в кофейне. И по сути служит одним из инструментов для закрытия смены. Содержит в себе общие данные по смене, выручку, кол-во чеков, дату работы. X-отчёт является подробным отчётом по работе смены, содержит в себе все проведённые чеки за смену. Смену не закрывает. Гости

Этот раздел посвящён постоянным гостям❶ и держателем карт «Любимый гость»❷. Для фильтрации можно воспользоваться полем «поиск»❸. Гости так же как и карты регистрируются непосредственно из кассы. В данном разделе их можно удалять и просматривать кол-во покупок и баллов для владельцев карт. В случае, если вход осуществляется не с логина Администратора, а с логина Бариста, то предлагается открыть смену, заполнить чек-лист для начала работы и внести кассовый остаток на начало смены. Кассовый остаток используется в дальнейшем в Z-отчете для контроля закрытия смены.

10

Склад

Раздел склад содержит все товарные остатки кофени❶ Для добавления товара на склад, он должен присутствовать в разделе «Товары». Затем его нужно выбрать из выпадающего списка❷, заполнить кол-во❸, для составных товаров достаточно указать значение 1, указать цену продажи❹ в данной кофейне и проставить баллы❺, если собираетесь продавать данный товар за баллы, по карте «любимый гость». Затем нажать кнопку «Добавить товар на склад»❻. Кнопка «Сделать перенос»❼ вызывет функционал переброски товарных позиций с одного склада на другой. К примеру со «Склад Центр» на какую-либо кофейню. Сам по себе «Склад Центр» подразумевает некое центральное хранилище товарных позиций находящееся вне кофейни. К примеру вам поступает 10000 стаканчиков, а на кофейне вы обычно храните 1000. В таком случае приходуете 10000 на «Склад Центр» и 1000 переносите на кофейню. Кнопка «Создать приход»❽ вызывает функционал добавления количества уже существующих на складе товарных позиций с соответствующей записью в журнал приходов. Кол-во товара можно редактировать и без использования функции «Приход»

Для эго можно воспользоваться соответствующим полем ввод❸ напротив товарной позиции. Так же в любой момент времени можно изменить цену❶и цену в баллах❷ по любой товарной позиции. Кнопка «Сохранить изменения»❹ служит для сохранения внесённых на склад изменений. Администратор – режим просмотра, редактирования товарных остатков и настройки. Администратор не открывает-закрывает смену, это делает только Бариста. В случае, если смена не закрыта Бариста по какой-то причине, необходимо ее закрыть под логином Бариста который ее открыл.

11

Кофейни

Раздел «Кофейни» служит для добавления новых точек продаж, изменения названия текущих и указании цены аренды❷ по каждой из них. Аренда в дальнейшем используется в отчете «Выручка по кофейням» для расчёта себестоимости. Для добавления новой кофейни нужно воспользоваться соответствующей кнопкой «Добавить кофейню»❶

12

Настройки

В разделе «Настройки» вы можете: Настроить цвета которые будут использоваться в кассе для отображения составных и обычных товаров❹. Для этого Вам нужно выбрать нужные цвета из соответствующих выпадашек и нажать кнопку «Сохранить натсройки цветов»❷. Вы так же можете вернуться к стандартным цветам ЦРМ воспользовавшись кнопкой «Вернуть значения по умолчанию»❸ В подразделе «Настройка смс»

13

Вам предоставляется возможность указать Ваш контактный номер телефона и если требуется – адрес электронной почты. Так же здесь Вы проставляете галочки об интересующих Вас sms. При указании электронной почты и проставлении соответствующей галочки «Дублировать в почту» - письма о начале и окончании смен будут так же приходить в виде электронных писем. В подразделе «Персонал»

Вы выбираете по какому типу хотите расчитывать з/п персоналу. В зависимости от выбранного варианта будет изменятся внешний вид раздела «Персонал» и собственно тип расчёта з/п которая рассчитывается в «Отчёте по бариста» и учитывается в отчёте «Выручка по кофейням». И последний подраздел «Принтер» нужен для выбора типа печати чеков. Если вы используете фискальный принтер чеков – просто выберите его.

14

Персонал

Раздел «Персонал» служит для добавления❶ и редактирования Ваших пользователей системы. Содержит следующую ифнормацию: ФИО❷

Конт. Телефон❸ Ставка в час либо процент от выручки в зависимости от настроек❹ Логин❺ Пароль❻ Активный❼ – галочка используется для выставления активных пользователей системы, если к примеру кто-но например ушёл в отпуск и вы хотите временно запретить ему входить в систему – можете просто убрать данную галочку у пользователя. Тип пользователя❽. В системе есть три типа пользователей для разграничения доступа:

Бариста – просто продавец, обычно имеет доступ к разделам: Кааса, Отчёты, Гости, Инвентаризация.

Старший бариста – продавец имеющий расширенные права доступа.

Администратор – человек имеющий полный доступ к системе, без возможности регистрации продаж. Чеки проведённые администратором в системе учёта не фиксируются. Доступы для всех типов пользователей настраиваются в соответствующем подразделе ❾, путём снятия и установки нужных галочек.

15

Товары

Раздел «Товары» служит для добавления новых товаров❶ и редактирования уже существующих. У каждого товара есть наименование❷ которое отображается в кассе или составе другого товара.

Единицы измерения❸ в которых данный товар будет продаваться либо списываться со склада.

Себестоимость❹ которая требуется для подсчёта затрат. Минимальный остаток❺ который используется для отчёта «Критичные

остатки». Группа❻ отвечает за то в какой группе товаров данный товар будет

отображаться. Группы настраиваются в соответствующем подразделе «Группы товаров» ⓬

Галочка «Отображать»❼ отвечает за то - будет ли этот товар присутствовать в кассе, если она установлена, либо данная позиция является частью каких то товаров, как например сахар, если галочка не установлена.

Галочка «Скидка»❽ отвечает за то – будет ли к данной товарной позиции применятся скидка при расчёте чека, либо на этот товар скидки не распространяются.

Галочка «Инвент»❾ отвечает за то – будет ли данная товарная позиция отображаться в инвентаризационной ведомости. То есть требуется ли этот товар постоянного пересчёта, как например стаканы. Для удаления товара из системы нужно воспользоваться соответствующей кнопкой❿. Подраздел «Составные товары»

Служит для изменения состава либо добавления новых составных товаров в систему.

16

Для добавления нового товара нужно выбрать товар который мы хотим сделать составным в списке❶. Затем выбрать к нему составную часть в списке❷, указать кол-во в тех единицах измерения, в которых составная часть заведена на складе и воспользоваться кнопкой «Добавить в состав товара»❹. Состав так же можно скопировать из другого составного товара, если он идентичен или не очень отличается воспользовавшись кнопкой «Скопировать состав из»❺ При продаже составного товара все позиции входящие в его состав будут списываться в указанных количествах со склада. Подраздел «Группы товаров»⓬

Служит для создания и изменения порядка сортировки товарных групп.

17

Подраздел «Изменение состава»⓭

Служит для изменения количества определённой позиции во всех составных товарах с одного количества на другое. Например Вы хотите изменить количество воды во всех составных где используется 0.1 литра на 0.11 литра, для этого Вам потребуется: В списке❶ выбрать требуемый товар (вода), тут же у Вас отобразится список❷ отображающий все товарные позиции в которых используется вода и в списке❸ появятся все возможные значения которые используются в составных товарах. При этом список❹ отобразит именно те составные товары которые используют значение❸ в своём составе. Теперь для изменения количества воды одновременно во всех товарах из списка❹ Вам нужно лишь выставить новое значение в поле❺ и нажать кнопку «Применить групповое изменение»❻

18

Скидки

Раздел скидки отвечает за всевозможные скидки и подарки в системе. На данный момент существует 3 типа бонусов и скидок. Первый тип❶ – обычные скидки, которые выставляются бариста при проведении чека и отображаются непосредственно в кассе. Для добавления воспользуйтесь соответствующей кнопкой❷

Второй тип❸ – скидки постоянным гостям. Для заведения постоянных гостей нужно воспользоваться соответствующим функционалом в кассе:

После добавления гостя и при указании его в последующем при продаже, система будет считать сколько покупок данный гость совершил и исходя из настроек скидки постоянным гостям – делать ему автоматическую скидку. В данном примере –скидка будет составлять 0% на кофе при 15м чеке в течении 100 дней.

Третий тип скидок и подарков это карты постоянных гостей❹. Заводятся карты так же из кассы, только выбрать уже нужно карточку.

Затем исходя из настроек❺ и ❻ при последующих покупках клиенту будут начисляться баллы, 1 балл за каждые 30р в чеке, как в данном примере. И здесь же можно добавить какие-либо подарки за баллы. Как тратить эти самые накопленные баллы, мы рассмотрим в разделе «Касса».

19

Графики Раздел «Графики» говорит сам за себя и содержит графическое представление различных аналитик системы

20

Анализ Раздел «Анализ» содержит в себе различные аналитические отчеты

Для просмотра отчёта нужно выбрать его из соответствующего списка❶ и указать начальную❷ и конечную❸ дату. Конечная дата в отчёт не входит ! В данном примере отображён отчёт по бариста содержащий всех работавших за выбранный период барист, их смены, зарплату, средний чек по смене и выручку. Все отчёты раздела «Анализ» можно выгружать в формате Excel, воспользовавшись соответствующей кнопкой

21

Чеки Раздел «Чеки» отображает все проведённые чеки по кофейне❶ за определённую дату❷, кроме чеков проведённых администратором.

Чеки проведённые по безналу отображаются с соответствующей картинкой❸. Чеки проведенные на постоянного гостя либо держателя карты отображаются с контактными данными гостя❹. Для удаления чека из системы можно воспользоваться соответствующей кнопкой❺ Кликнув по чеку можно увидеть его содержимое

22

Реквизиты

В разделе реквизиты Вам нужно заполнить непосредственно карточку организации, обязательно указать город❶, который будет в дальнейшем привязываться к гостям и картам. И указать сдвиг времени по гринвичу❷, для верной фиксации времени в системе.

23

Инвентаризация

Инвентаризации в системе создана для контроля складских остатков. Бариста пересчитывает кол-во фактических остатков товара и вносит их в инвентаризационную ведомость. *Напоминание – в инвентаризационную ведомость попадают те товары, у которых проставлена галочка «Инвент» в разделе «Товары»

После заполнения всех или части позиций, нужно нажать кнопку «Сохранить». Изменения в ведомость можно вносить пока не закрыта смена. У администратора ведомость выглядит так:

❶ Список всех инвентаризационных аедомостей ❷ Количество складских остатков в данный момент времени ❸ Количество складских остатков в момент сохранения ведомости баристой. ❹ Количество товара пересчитанного и внесённого баристой. ❺ Расхождение товара между фактом внесённым баристой и складом на момент инвентаризации ❻ Администратор может изменить фактическое кол-во и сохранить данную ведомость с новым остатком. ❼ Кнопка скорректирует остаток товара на складе на фактическое количество. ❽ «Обновить склад в ведомости на сейчас» - Эта кнопка обновит значения Склада на момент инвентаризации на текущие значения складских остатков.

24

Касса

– Отображение наименования кофейни и баристы, который открыл смену – Деньги учтённые системой на данный момент времени - Если есть задания для персонала заведённые администратором из кабинета, мы видим конвертик и цифру с кол-вом созданных заданий, для их просмотра нужно просто кликнуть по конвертику:

Если задание выполнено – нужно кликнуть по галочке❶ и администратор в кабинете увидит, что задание закрыто. – Блокнотик персонала, сюда записываются все расходы из кассы:

Т.е. те деньги которые персонал взял на какие-то нужды из кассы, как в данном примере – отдал за кока колу❷ 400р❷. ❺ – Кнопка перехода в администраторский раздел системы. ❻ – Кнопка закрытия смены и выхода их системы ❼ – Группы товаров

25

❽ – Товары. Продажа и формирование чека осуществляется путем нажатия на кнопки с товарами. Например, для продажи одгого Американо нужно кликнуть на Американо 0,15, двух Американо – кликнуть дважды. При этом справа начнёт формироваться чек⓬. ❾ – Кнопки выбора «Постоянного гостя» либо держателя карты, в зависимости от выбора поиск из поля❿ будет осуществляться либо по гостям либо соответственно по картам. ⓫ - Кнопка добавления карты или гостя, так же в зависимости от выбранного режима. ⓭ - Кнопки расчёта либо отмены чека. После нажатия «рассчитать» чек будет проведён в системе и распечатан на чековом принтере. Кнопка «отмена» - соответственно отменяет чек в системе. ⓮ – Тип оплаты ⓯ – Галочка отвечает за то – будет ли отображаться диалоговое окно расчёта сдачи у персонала. Окно появляется после нажатия «Расчитать»

⓰ – Выбор различных скидок к чеку из раздела «Скидки» ⓱ – Кнопка «Применить баллы» появляется в чеке, если бариста ввёл карту клиента и в появившимся окне выбора вариантов работы, выбрал «Тратить баллы»

26

После того как чек будет сформирован, нужно нажать «Применить баллы» и в появившемся окне выбрать на какие позиции в чеке гость хочет потратить накопленные баллы. Если в появившемся окне отображаются не все позиции из чека значит на них либо не проставлена цена в баллах на складе, либо у гостя не хватает баллов для оплаты недостающих позиций.

В данном примере для списания баллов только на Латте – нужно просто кликнуть по Латте и нажать «Подтвердить». И соответственно, если гость хочет тратить баллы и на Капучино – потребуется ещё один клик по соответствующей позиции.