1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición

Aspel-COI procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Cumple con las diferentes especificaciones y funciones para el manejo de la contabilidad electrónica, de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes. Además, proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IVA, ISR y DIOT. Mantiene interfaz con los sistemas Aspel y hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.

Aspel-COI le permite a tu empresa:

• Mantener la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable. • Reducir el tiempo invertido en la captura de la información. • Conocer en cualquier momento la situación financiera de tu empresa, departamentos, centros de

costos o proyectos, por medio de las diferentes consultas y reportes que el sistema ofrece automáticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros.

• Cumplir con las nuevas disposiciones fiscales para el manejo de la Contabilidad Electrónica de la manera más simple.

Registro contable en medios electrónicos. identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio fiscal de los CFDi (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet). Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos por la misma.

• Controlar, en su caso, los gastos, ingresos y presupuestos de cada entidad, en diferentes monedas, permitiendo también un riguroso y eficaz control de los recursos.

• Una oportuna y confiable presentación de las declaraciones fiscales e informativas de tu empresa, ya que identifica automáticamente los montos de los impuestos IVA e ISR (y sus retenciones), generando en cualquier momento:

La Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) lista para la carga batch. La Declaración mensual de IVA e ISR, entre otras. La Declaración de personas físicas y morales.

• Controlar y llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada cuenta o departamento. • Una integración total de los procesos de la empresa, ya que intercambia información con los

sistemas de la línea Aspel-SAE, Aspel-NOI, Aspel-CAJA y Aspel-BANCO, eliminando así los posibles errores de captura y la duplicidad de actividades. Al estar integrado con Aspel-SAE ofrece el registro contable automático que se requiere para el manejo de comprobantes fiscales digitales.

1.2 Objetivo del Curso

Al término de este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios para realizar la configuración, captura, modificación y eliminación de los datos en los catálogos del sistema, asimismo, conocerá las herramientas disponibles para extraer la información contable que requiera, como reportes de Pólizas, Estados de resultados y Balance general, entre otros, permitiendo así el trabajo con el sistema y la automatización de su registro contable.

Conocerá el manejo de la DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros), además de los diferentes reportes financieros y consultas que presenta el sistema para una mejor interpretación de la información.

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Es importante mencionar que el curso está dividido en 2 niveles: Propedéutico y Certificación, en el nivel Certificación se le dará continuidad a esta primera parte, el participante obtendrá más herramientas para explotar el sistema y la información en él almacenada, por lo que algunos temas se analizarán con mayor detenimiento en el curso Certificación.

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2. INICIO DE OPERACIONES

2.1 Definición

Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COiWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:

A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio. Localizando la carpeta donde se encuentra instalado el sistema, con el explorador de Windows. En el menú contextual del botón "Inicio" de Windows, escribiendo "Aspel-COI 7.0" o "COIWIN70.exe" en el campo Buscar programas y archivos. Mediante el icono creado en el grupo de programas.

2.2 Abrir empresa

& Ruta de acceso: • Menú Archivo / Abrir empresa

O con el icono

Aspel-COI permite trabajar hasta 99 empresas. Una vez que el sistema cuenta con una licencia activa (lo que se conoce como "Proceso de activación del sistema"), el usuario podrá personalizar la razón social o nombre de cada una de las empresas.

Una vez finalizado el proceso de instalación y de activación del sistema, presenta el cuadro de diálogo "Abrir Empresa", en el que aparece el nombre de la empresa número uno (correspondiente a los datos de la empresa registrada, de lo contrario aparecerá el nombre "Empresa Inválida, S. A. de C. V.").

En la ventana "Abrir empresa" se debe seleccionar la empresa a trabajar e identificarse como usuario del sistema, esto es, capturando el usuario que por omisión es "Administrador" y su respectiva contraseña

" a spe l l " o presionando IS.

DatM del piopielaiiD de la Licencia de Uso

I Empresa: SRFC: ; Diecciorc i Colonia: ¡Población: ! Código poslat ¡Eslado: IPaís: S Responsable:

ASPEL DE MEXICO. S.A. DE CW AME •B60107-KD9 CEBRADA SUIZA

MAGDALENA CONTRERAS 10400 Distiiio Federal México ASESOR ASPEL

i Correo electrónico: aaspel@aspel.com.mx 'Leda: 55 iTelélono: 53252323

Aspel-COI 7.0 No. de serie: CKSNK-12345

Ucencias de itsuanos: 1 Derechos Reservados 2014

Selección de empiesa a trabajar

; 2 SOPORTE ASPEL DE MEXICO

Usuario: Administrador

Clave i

j J • r~icepta. jl Cancelar jf Ajmda""!

Empresas registradas en el sistema

Figura 2.2-1 Acceso a ta empresa a trabajar

Al entrar, al sistema mostrará una ventana como la de la siguiente figura:

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f^Aspel

Figura 2.2-2 Ventana principal de Aspel-COI.

2.3 instalación de la Base de Datos

Para poder iniciar el trabajo con Aspel-COI, se deberán generar los archivos donde se almacenará la información, también denominados Base de Datos, para ello, al ingresar por primera vez al sistema, se mostrará el asistente para la configuración de Aspel-COI, debiendo seguir los siguientes pasos:

a) La primer ventana es la Bienvenida al asistente para la configuración de Aspel-COI.

igiirstiin i' A^£t COI 7 t » •

COI Bienvenido al asistente para la configuración de Aspel-COI 7.0

Mediante este asistente podrás configurar fácilmente tu empresa para poder empezar a trabajar con Aspel-COI 7.0

Figura 2.3.-1 Bienvenida del Asistente de Configuración

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f^Aspel b) En la siguiente ventana se debe indicar la operación que se desea realizar:

• Si aún no se ha creado una base de datos para la empresa, se puede crear en ese momento, para ello se debe seleccionar la opción de "Crear una nueva base de datos".

• Si es el caso en que se tiene una base de datos de versiones anteriores de Aspel-COI (4.0, 5.x o 6.0) se deberá seleccionar la opción de "Traducir* de una versión anterior".

• Si se desea conocer el funcionamiento de la versión, y aún no se va a definir la base de datos para la empresa, se puede elegir la opción de "Conectar a la base de datos Ejemplos".

A5otetrtep«Bt¡i<:oí»flgüñ<3ÓBii*As|3d-C017¿'"^'^^^^ " . . rf'* ^'f

no has creado una base de datos para esta empresa en CO I 7.0, puedes crearla ahora' o bien, si tienes una base de de versiones anteriores puedes traducirla, ue deseas es conocer el funcionaniiento de la nueva n elige la base de datos Ejemplos para explorar el sistema.

Déaf una nueva bdse de dalos

£¡ jiaducir de una veisión anlerioi

fj! Conectarse a una base de dalos existente

Basededatos ' ' i- "fj '

i i.'.or;n-;ní "* "' 'f' •^•'*'''?--^d4 di hftíft ríedvitc-s |

Conectarse a la base de dalos Eiempbs

j Anterior K|f~5 Ífe][ ;, Cancelar || Ayuda.

Figura 2.3-2 Operación a realizar.

c) Si la opción que se seleccionó es "Crear una nueva base de datos", la siguiente ventana que mostrará es la de Iniciar nueva contabilidad, en la que se debe indicar el periodo y ejercicio con el que se iniciará la captura de la información. Por omisión, Aspel-COI creará la conexión correspondiente para crear la base de datos de la empresa, que para la Empresa 1 será DATOSEMPRESAOl, para la Empresa 2 será DATOSEMPRESA2 y así sucesivamente.

Wc.ernuev.wtiíi'i?

: Peiiodo

EierciciO 2014

ConexiiSn

Directono de dato«

; Drtvei DevailInterBase

¿ceptai , ]l. Cancelar .J[^ Ayuda, . J ;

Figura 2.3-3 Definición del primer periodo a crear

Las bases de datos se almacenarán por omisión en el Directorio de Archivos Comunes DAC \l \ Sistemas Aspel \I 7.00 \, creando una carpeta por cada empresa registrada en Aspel-COI 7.0.

Las ventanas siguientes corresponden a la definición de los catálogos con los que trabajará el sistema, los cuales se mencionan a continuación:

Si aún Aspel-datos I Si lo q

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f^Aspei • Catálogo de Monedas: El sistema trabaja por omisión con la moneda base que es Pesos, sin

embargo se podrán agregar monedas adicionales con las que se desea trabajar.

on^as

A [xjntinuación. selecciónalas monedas con las que deseas tiabajat. sino seleccionas alguna el catálogo se cteaié sólo con la moneda base.

Monedas dispQnit)les Dólar Ameiicano Libias Esterlinas Franco Francés Marco Alemán Reales

Pesos Argentinos Nuevo Sol Euro Dólar Canadiense Pesetas UDIS

Monedas selecdonadas ; Dólar Americano

Euro

^ceptai;^ :.j(x < Ayudaiyj fel

Figura 2.3-4 Creación del catálogo de monedas

Catálogo de Departamentos: En esta opción, se podrá indicar si se desean los departamentos estándar, de lo contrario generará el catálogo vacío. En ambos casos, se podrán agregar modificar y/o agregar posteriormente.

¿Deseas et catálogo estándar de departamentos?

üo

Figura 2.3-5 Confirmación para generar el catálogo estándar de Departamentos

• Catálogo estándar de rubros: Sí se desean los rubros que genera el sistema por omisión, se debe responder afirmativamente. Los rubros son las asociaciones que se hacen a las cuentas para la correcta impresión de los estados financieros, por ejemplo Activo Circulante, Activo fijo. Capital, Ventas, Proveedores, e t c

Figura 2.3-6 Creación del Catálogo de Rubros

• Catálogo de Cuentas: Se podrá seleccionar un catálogo vacío o alguno de los predeterminados que ofrece Aspel-COI, esto según el giro de la empresa. Si se selecciona un catálogo vacío, se deberán de registrar las cuentas contables de forma manual o importar el catálogo desde un archivo de Excel que se tenga previamente generado.

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f^Aspel

Selecciona un catálogo de cuentas del bslado que se adapte a tus necesidades o si lo piefieies elige la primera opción pata crear uno vacío.

; Catálogo vacío sin cuentas

i Calátago pata empiesas manulactuieiai 5 Ji 1 Catálogo para empresas comerciales '! I Catálogo para empresas de seivicios I Catálogo para empresas constructoras ^ i

éceplar. Cancelar Ajuda

Figura 2.3-7 Catálogos de cuentas predeterminadas que ofrece el sistema

d) El siguiente paso es ingresar a Aspel-COI:

• Una vez que se concluyó la creación de la base de datos, desde el Administrador de periodos se podrá ingresar a l mes de inicio de contabilidad y comenzar a trabajar en el sistema.

OirectoiiO(felr3baib:Bñ0DRIGL(E2;C:SPR0GRAMFIU5\C0MM0NFIL£S\ASPEL\SisterTiasAsp

PciíUíio FJERCIP IJ Auiiiíiifl»

EniBol: 2014! • 1

Figura 2.3-8 Administrador de periodos de Nueva contabilidad

Si la opción seleccionada en el inciso b. fue "Conectar a la base de datos Ejemplos", de igual forma se mostrará el administrador de periodos para ingresar a algún periodo de los que se tienen creados en dicha base de datos y comenzar la exploración de la operación del sistema.

Diiedorbdeliab^;BR0DHIGUE2C:\PR0GRAM FILESVCOMMONFlLESWSPELXSistemasasp'

EJERCICIO < Auditado Requiere lraipa»o?j

Figura 2.3-9 Administrador de periodos de base Ejemplos.

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f^Aspel

2.4 Cambio de período

( £ 7 Ruta de acceso: • Menú Arcliivo / Administrador de periodos

O desde el icono

Desde el Administrador de periodos se pueden realizar diversas funciones, todas las relacionadas con los períodos de trabajo, por ejemplo, la selección del directorio y periodo de trabajo, la creación de una nueva contabilidad, la creación de nuevos periodos, entre otras.

Atfministraáorátj

L i a r ^ . ^

Diiectorio de traba¡o iBRODRIGUEZDSPROGRAM FILESVCOMMON nLES\ASPELSS»lema! asp

Peiit.do EJERCtCin

Noviembfe Diciembe

i l - i EJERaaóT2cn4 Enero

Febrero

2013 20131

Marzo

2014 í 2014

Figura 2.4-1 Administrador de períodos.

El directorio de trabajo se puede definir oprimiendo la tecla O o desde el icono muestra se podrá cambiar la conexión a otra base de datos.

, en la ventana que

'csirioAdebsHfrtetlatiJS "ir>Í '--Í^^M-

/ iDirectorro de trab

Conexión :.:B . ir iBR0DRI6UEZ:CAPFI0BRAM FILESVCOMMON !

Figura 2.4-2 Definición del directorio de trabajo-Conexión.

Una vez que se ha indicado el directorio de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta, basta con dar doble clic sobre el periodo que se requiere trabajar para ingresar al mismo.

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Notas del asistente

8

I

2.5 Cerrar Empresa

& Ruta de Acceso: • Menú Archivo / Cerrar empresa

O desde el icono

La opción "Cerrar Empresa" permite terminar de trabajar con los datos de la empresa actual y cambiar a otra para seguir trabajando sin necesidad de salir completamente del sistema.

2.6 Salir

& Ruta de acceso: • Menú Archivo / Cerrar empresa

Desde el icono

Este comando permite Salir o terminar completamente la sesión del sistema.

2,7 Barra de herramientas

& Ruta de acceso: • Menú Configuración / Preferencias / Barra de Herramientas.

• Clic derecho sobre la Barra / botón Personal¡2ar...

La barra de herramientas muestra los iconos de acceso a funciones específicas del sistema, se puede personalizar agregando o eliminando iconos, permitiendo a los usuarios tener un acceso más dinámico a las funciones que utiliza con mayor frecuencia, agilizando su trabajo en el sistema.

[ Í 5

Figura 2.7-1 Barra de herramientas estándar.

Por ejemplo, si unjreporte muy utilizado por el usuario del sistema es el reporte de auxiliares, se puede

9gr9gar el icono ' — a '=> h a r r a n a r a aWn c o r l o K o m a r c i c a r a l a v / o n t a r v a " D a r c < - > n a l i - r a r n - iQ i - i i ' i c " Aa A c r \ Q l _ < " < ^ l a la barra, para ello se debe ingresar a la ventana "Personalizar menús" de Aspel-COi, en la sección "Comandos", ubicar la categoría correspondiente (que para este ejemplo es la categoría de Reportes)^ ubicar el comando o icono de acceso al reporte de Auxiliares. Se selecciona el icono y se arrastra hacia la barra de herramientas para agregarlo, de esta forma, al emitir el reporte bastará con dar clic sobre él, en vez de tener que acceder a la opción desde el menú Reportes / Auxiliares.

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f^Áspel

Barras de henamientas Comandos j Opciones)

Csttgorfas: Comandos;

Edicto n Ver Reportes Gráficas Fiscales Procesos Utilerías Configuración Ventana Ayuda

Descripción

Abrir empresa

Administrador de pertodos

Cerrar empresa

Catálogo de cuentas

Catálogo de cuentas departa

Asociar cuentas iti ! t.

Figura 2.7-2 Personalización de barra de herramientas.

2.8 Teclas de Acceso rápido

Las teclas de acceso rápido, permiten al usuario mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de información, ya que a l utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratón. Cada menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función.

Archivos

Procesos

B + 0

Edición

Utilerías

Ver Reportes

Ventana

Gráficas

Otras Teclas de acceso rápido de uso general son:

¡ Abrir Ventanas de Captura

I Cerrar Ventanas de Captura

Cerrar un catálogo

Despliegue de Catálogos

Cerrar el Sistema

2.9 Operaciones de Aplicación General

En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan iconos de acceso rápido, mismos que ejecutan determinadas funciones, estos iconos se encuentran en la barra de herramientas de cada uno de los módulos que integran el sistema.

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