Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové...

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky

Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze

Andrea Filipová

Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha,

a.s.

Bakalářská práce

2009

r

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s. zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.

V Praze dne 15. 5. 2009 Podpis

4

Obsah

1 Metodika zpracování bakalářské práce 13

2 Informační prameny a dokumentová komunikace 14

2.1 Informační prameny 14

2.1.1 Primární informační prameny 15

2.1.2 Sekundární informační prameny 15

2.1.3 Terciární informační prameny 15

2.2 Dokument a jeho definice 16

2.2.1 Dokument 16

2.2.2 Publikované a nepublikované dokumenty 16

2.2.3 Vývojové etapy dokumentů 17

2.3 Elektronické dokumenty 19

2.4 Dokumentová komunikace - definice 20

3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace 22

3.1 Historie 22

3.2 Předmět činnosti 23

3.3 Služby 24

3.4 Vztah k okolí 24

3.5 Postavení firmy na trhu 25

3.6 Síťová architektura 26

3.7 Softwarová infrastruktura 27

3.8 Organizační struktura 28

3.9 Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s. 29

3.9.1 Struktura dokumentace 29

3.9.2 Popis řízení dokumentace 31

3.9.3 Obchodní dokumentace 31

3.9.4 Interní audit 31

3.9.5 Archivace a skartace 32

4 Analýza dokumentové komunikace prostřednictvím ankety a vlastní průzkum 33

4.1 Vyhodnocení ankety 33

4.1.1 Ekonomický úsek 34

4.1.2 Úsek generálního ředitele 36

4.1.3 Technickoprovozní úsek 37

4.1.4 Obchodní úsek 39

4.1.5 Shrnutí 41

4.2 Analýza dokumentové komunikace – vlastní průzkum 43

4.2.1 Cestovní příkaz 44

4.2.2 Interní sdělení 46

4.2.3 Korekční lístek 47

4.2.4 Návrh na pracovní cestu do zahraničí 48

5

4.2.5 Požadavkový list 49

4.2.6 Předávací protokol 50

4.2.7 Převodka majetku 51

4.2.8 Škodní protokol 52

4.2.9 Vyřazovací protokol 54

4.2.10 Výstupní list 56

4.2.11 Změna systemizace 58

4.2.12 Zpráva z interního auditu 59

4.2.13 Žádost o autodopravu 60

4.2.14 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS 62

4.2.15 Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky 64

4.2.16 Congress Man, informační čtvrtletník Kongresové centra Praha, a.s. 65

4.2.17 Návrhy na změny 66

5 Závěr 69

6 Přílohy 74

6

Seznam obrázků uvedených v bakalářské práci

1. Přenos informací od tvůrce k uživateli.

2. S čím vším dokument souvisí.

3. Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem.

4. Síťová architektura

5. Organizační struktura

6. Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz.

7. Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení.

8. Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek.

9. Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí.

10. Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list.

11. Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol.

12. Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku.

13. Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol.

14. Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol.

15. Diagram formuláře Výstupní list.

16. Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace.

17. Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu.

18. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu.

19. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a

přístupového oprávnění do VIS

20. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky.

21. Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man.

7

Seznam příloh

Příloha 1 Ekonomické výsledky 2007


Příloha 3 Anketa

Příloha 4 Cestovní příkaz

Příloha 5 Interní sdělení

Příloha 6 Korekční lístek

Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí

Příloha 8 Požadavkový list

Příloha 9 Předávací protokol

Příloha 10 Převodka majetku

Příloha 11 Škodní protokol

Příloha 12 Vyřazovací protokol

Příloha 13 Výstupní list

Příloha 14 Změna systemizace

Příloha 15 Zpráva z interního auditu

Příloha 16 Žádost o autodopravu

Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS

Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky

Příloha 19 Congress Man

8

Výklad pojmů a zkratek

Použité pojmy

Colosseum - varianta rezervačních systémů určená pro kongresová a výstavní centra.

CSS - jazyk pro formátování internetových stránek.

Dokument - informační zdroj, obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící

samostatnou jednotku z hlediska obsahu.

Dokumentová informace - informace, jejímž nosičem dat je dokument.

Dokumentová komunikace - je komunikace informací, které jsou uloženy na

nosičích a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných

v dokumentačních informačních tocích.

Dokumentační systém – informační systém zabývající se sběrem, pořádáním

vyhledáváním, analýzou a distribucí dokumentů.

E-časopis - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem.

E-kniha - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem.

ESO9 - komplexní ekonomický systém pro řízení firem.

Externí dokumentace - dokumentace, která byla vypracována nebo vydána jinými

organizacemi nebo institucemi.

Informační pramen - informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které

jsou zaznamenány na nějakém "nosiči".

Informační tok - posloupnost přenosu informací v informačních systémech na cestě

od zdroje k uživateli.

JavaScript - je multiplatformní, objektově orientovaný skriptovací jazyk.

MySQL - je databázový systém. Komunikace probíhá pomocí jazyka SQL.

PHP - je skriptovací programovací jazyk, určený především pro programování

dynamických internetových stránek.

Server - je v informatice obecné označení pro počítač, který poskytuje nějaké služby

nebo počítačový program, který tyto služby realizuje.

http://cs.wikipedia.org/wiki/Objektov%C4%9B_orientovan%C3%A9_programov%C3%A1n%C3%AD

http://cs.wikipedia.org/wiki/Skriptovac%C3%AD_jazyk

http://cs.wikipedia.org/wiki/SQL

http://cs.wikipedia.org/wiki/Skriptovac%C3%AD_jazyk

http://cs.wikipedia.org/wiki/Programovac%C3%AD_jazyk

http://cs.wikipedia.org/wiki/Internet

http://cs.wikipedia.org/wiki/Informatika_%28po%C4%8D%C3%ADta%C4%8Dov%C3%A1_v%C4%9Bda%29

http://cs.wikipedia.org/wiki/Po%C4%8D%C3%ADta%C4%8D

http://cs.wikipedia.org/wiki/Po%C4%8D%C3%ADta%C4%8Dov%C3%BD_program

9

Použité zkratky

HTML - HyperText Markup Language je značkovací jazyk pro hypertext.

ISDN - je zkratka z anglického termínu Integrated Services Digital Network, český

název pro tuto síť je Digitální síť integrovaných služeb.

ISO - Mezinárodní organizace pro normalizaci (anglicky International Organization

for Standardization)

KCP - Kongresové centrum Praha

MTZ - materiálnětechnické zásobování

OVT - oddělení výpočetní techniky

SW - software

VIS - výpočetní informační systém

VT – výpočetní technika

http://cs.wikipedia.org/wiki/Zna%C4%8Dkovac%C3%AD_jazyk

http://cs.wikipedia.org/wiki/Hypertext

http://cs.wikipedia.org/wiki/Zkratka

http://cs.wikipedia.org/wiki/Angli%C4%8Dtina

10

Anotace

Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní a externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti.

V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich rozdělením.

V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum Praha, a.s. (KCP), ve které jsem analýzu provedla.

Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve společnosti KCP na jednotlivých úsecích

Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve společnosti KCP. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které jsem pro tuto práci vybrala. Na závěr tohoto průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich formy.

The aim of the thesis is to characterize, summarize and categorize entire internal and external documents and their life cycle and specify that way, which documents will need updating earlier than it is set by the Quality Management System.

In this dissertation we will familiarize with information sources and their distribution in the first chapter.

In the second chapter of this thesis we will take up with Prague Congress Centre where the analysis has been done.

The third chapter is dedicated to the main topic of this work which is the analysis of document communication. There is evaluated public inquiry in the first part which was carried out in the Prague Congress Centre in each of departments.

The second part of the third chapter is dedicated to the self inquiry of the documents in the Prague Congress Centre. My aim here is to focus especially on the forms that I have chosen for this dissertation. The forms are described from the contentual point of view. Their life cycle is displayed in the detailed activity diagram. At the end of the survey I devote myself proposals ganges of these forms especially from formal point of view.

11

Úvod

Při založení společnosti Kongresové Centrum Praha (dříve Palác Kultury) zde

nebyly zavedené žádné autority, které by nařizovaly jak zacházet s dokumenty, jak je

třídit a jak je archivovat. Nebyly zde prováděné žádné aktualizace vnitřních norem a

nebylo možné zjistit, které směrnice či dodatek jsou právě v platnosti.

Rozhodnutím o zavedení systému řízení jakosti (certifikáty ISO), jejichž

jednou součástí je právě řízení dokumentace a záznamů, se tato skutečnost musela

změnit a dnes je tento systém, který je založený na určitých pravidlech, plně funkční.

V této práci se budu snažit analyzovat, zda je opravdu řízení dokumentace a záznamů

zcela funkční. Zda je právě ten daný dokument vhodný využívat a které by se měly

případně změnit.

Tento postup se vztahuje na veškeré typy dokumentů, formulářů a dokumentů

externího původu včetně zákonů, předpisů a norem.

Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní či

externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou

potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti. Dále budu zkoumat,

zda některé dokumenty jsou méně využitelné a navrhnu řešení, jako je aktualizace

nebo novelizace, či vytvoření podnětu pro změnu směrnic řízení dokumentů, který

povede k jejich další aktualizaci a vetší efektivnosti.

V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich

rozdělením. Dále zde popisuju vznik dokumentů, jejich definici a rozdělení

dokumentů. Další část je věnována elektronickým dokumentům. Závěrem této

kapitoly se věnuji dokumentové komunikaci.

V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum

Praha, ve které jsem analýzu provedla. Je zde popsána historie společnosti, předmět

činnosti a postavení společnosti na trhu. Nemalá část této kapitoly je věnována řízení

dokumentace a záznamů v této společnosti. Zde je popsáno třídění dokumentů, jejich

archivace či interní audit, který je spojen se systémem managementu kvality.

Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové

komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve

12

společnosti Kongresové Centrum Praha na jednotlivých úsecích. Jsou zde popsány

nejčastěji využívané dokumenty dle jednotlivých útvarů nebo návrhy na změny

dokumentů podle uvážení dotazovaných zaměstnanců.

Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve

společnosti Kongresové centrum Praha. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které

jsem pro tuto práci vybrala. Formuláře jsou popsány z hlediska jejich obsahu. V

podrobném diagramu aktivit je zobrazen jejich životní cyklus. Na závěr tohoto

průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich

formy. Obsahové hledisko je dáno systémem managementu kvality. Jsou zde popsány

4 formuláře a 1 dokument sloužící pro propagaci společnosti, které dle podrobného

zkoumání nevyhovují uživatelským potřebám zaměstnanců. Na závěr této práce je

shrnutí dosažených cílů.

13

1 Metodika zpracování bakalářské práce

Pro tuto práci bylo nutné navštívit Kongresové centrum Praha osobně. Z toho

důvodu, že jsem zde vykonávala odbornou praxi, jsem mohla nahlédnout na intranet

společnosti a vyhledat zde všechny potřebné dokumenty, které souvisí s touto prací.

Kromě vyhledávání informací na intranetu jsem rovněž využila webové stránky

společnosti, ke studiu problematiky jsem využila písemné texty dokumentů, které mi

poskytl zmocněnec pro kvalitu. Navštívila jsem všechna oddělení, ve kterých jsem

zadala anketu. Pro další informace o oběhu dokumentů či jejich archivaci jsem

hovořila s vedoucími oddělení zaměstnaneckého a výpočetní techniky. Také jsem

měla možnost získat informace od interní auditorky.

Poté jsem nashromážděné informace využila pro psaní bakalářské práce.

Anketa byla vypracována na základě konzultace s vedoucí zaměstnaneckého oddělení.

Samotná analýza dokumentů vyžadovala opětovnou návštěvu společnosti, kde jsem

vybrala formuláře pro analýzu podle různých kriterií. Každý formulář, který je použit

v analýze jsem zkoumala z hlediska obsahu a zejména formy. Zejména u formulářů,

které mají delší dobu oběhu, byla nutná konzultace se zaměstnanci společnosti

(zaměstnanecké oddělení, marketingové oddělení a zmocněnec pro kvalitu).

Pro vlastní analýzu jsem použila formu přímého dotazování na útvarech

společnosti. Pro znázornění životního cyklu formulářů jsem využila CASE nástroje.

14

2 Informační prameny a dokumentová komunikace

2.1 Informační prameny

Informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které jsou

zaznamenány na nějakém "nosiči". Může to být hmota (kniha) nebo energie (projev,

rozhlasové vysílání). Jsou výsledkem cílevědomé lidské činnosti. Můžou být tištěné

nebo elektronické.[5]

Informační prameny můžeme dělit na formu tištěnou (hmotný zdroj a lze jej

tedy přímo číst), dále na formu elektronickou, která aby mohla být čtena a naplnila

tak svou funkci, potřebuje příslušné zařízení (počítač) a na formu mikrografickou,

která je představována zejména mikrofilmem (filmový pás s reprodukcemi předloh ve

zmenšeném měřítku). [2,5,6]

Obr 1 Přenos informací od tvůrce k uživateli.

Zdroj: VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika

Tvůrci informací rozumíme ty, kteří informace vytvářejí. Černé čáry s šipkami naznačují

zpětný vliv uživatele na tvorbu informací a informačních pramenů. [3]

15

Možnosti pohledu na informační prameny lze rozdělit do několika hledisek.

2.1.1 Primární informační prameny

Primární informační prameny označují texty a data, které obsahují vědecké

nebo odborné znalosti, a které poskytují nová sdělení. Tvoří podstatnou část pramenů.

Lze je rozdělit:

1. Standardní primární informační prameny jsou takové, které lze běžně

získat v knihovnách či katalozích (časopisy, knihy, periodika, noviny,

učebnice, seriály, monografie a encyklopedie).

2. Nestandardní primární informační prameny je obtížné získat v běžné

distribuci.

Patří sem diplomové práce, odborné a vědecké práce, výzkumné zprávy, dokumenty

státní správy. Sem řadíme i tzv. normy, patenty a firemní literaturu. Firemní literatura

zahrnuje veškeré materiály, které firma vydává, aby informovala společnost o svých

činnostech, výrobcích nebo budoucím vývoji firmy. [6, 7, 13]

2.1.2 Sekundární informační prameny

Sekundární informační prameny nás informují o tom, že existuje soubor a

popis primárních informačních pramenů. Druhy těchto pramenů lze rozdělit:

• bibliografie a bibliografické databáze,

• knihovní katalogy,

• nakladatelské katalogy.

Všechny tyto druhy popisují a informují nás o určitých záznamech a soupisech o

primárních informačních pramenech.[6, 7, 11]

2.1.3 Terciární informační prameny

Terciární informační prameny jsou soupisy nebo databáze záznamů o

sekundárních informačních pramenech tzv. Bibliografie bibliografií. [7]

16

2.2 Dokument a jeho definice

2.2.1 Dokument

Dokument je informační pramen, který je tvořen hmotným nosičem informací,

na kterém je uložena množina informací sloužící k přenosu dat v čase a prostoru.

Informace jsou formálně i obsahově uspořádané. Patří sem knihy, grafika,

videozáznamy a filmy, mapy, vědecké a výzkumné zprávy. Tyto dokumenty se

vyskytují samostatně v konkrétní fyzické podobě. [2, 9, 11, 12,]

Dokumentem můžeme nazvat i ty formáty, které se označují jako záznamy.

Tento pojem se používá v databázovém prostředí. Hranice mezi dokumentem a

záznamem jsou nejasné.[14]

Dokumenty umožňují získávat opakovaně informace v nich uložené

(opakovaně je číst). Dokumenty také můžeme chápat jako obchodní doklady, nástroje

žurnalistiky, soubory sloužící k uložení dat nebo nástroje dokládající určitou

historickou událost. [2, 11]

Pro účely této práce se pod pojmy dokument a elektronický dokument rozumí:

Dokument - informační zdroj obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící

samostatnou jednotku z hlediska obsahu. [14]

Elektronický dokument – Je to dokument, který je možný číst a upravovat v

počítači, bez nutnosti fyzické formy tohoto dokumentu.

2.2.2 Publikované a nepublikované dokumenty

Tyto formy souvisí s obsahem dokumentů. Publikované dokumenty jsou dokumenty s neomezeným okruhem uživatelů. [3]

Do skupiny nepublikovaných dokumentů patří zejména zápisy, záznamy, zprávy, výkazy, deníky, seznamy, projekty a protokoly. [7]

V této práci jsou předmětem zkoumání nepublikované dokumenty zejména formuláře. Patří sem i směrnice, interní předpisy či smlouvy. Tyto dokumenty nejsou k dispozici veřejnosti. Jde to tzv. interní dokumenty, které vznikají v rámci společnosti.

17

2.2.3 Vývojové etapy dokumentů

Sdělování informací pomocí nějakého dokumentu má velmi širokou historii.

Souvisí s vývojem lidského myšlení a cítění. Vznik dokumentů je spjat se vznikem

grafické komunikace – obrazové nebo literární vyjádření informací. [3]

Vývoj dokumentů zaměříme a předvedeme pomocí vývoje knih. Zásadní

přeměny mimo používání písma.

1) Vznik kodexu (1. stol. našeho letopočtu)

2) Běžné používání papíru (14. stol.)

3) Vynález knihtisku (15. stol.)

4) Zprůmyslnění výroby knihy (18. stol.) [3]

K přečtení informace je nutné technické zařízení. Můžeme je rozdělit podle

druhu nosičů, které se začaly rozvíjet po 2. světové válce.

1) děrné štítky a děrné pásky,

2) magnetické disky a pásky,

3) diskety a CD-ROM,

4) multimediální dokument a elektronické dokumenty. [3]

18

Obr 2 S čím vším dokument souvisí.

Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z

oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV

Rozeznáváme následující třídy dokumentů:

• původní (tvořený novými, dosud nezaznamenanými informacemi

v jiných dokumentech),

• sumarizační (vytvoření nové hodnoty přehodnocením nebo utříděním

poznatků převzatých z jiných dokumentů,

• odvozené (dokument tvořený v rozhodující míře již dříve

zaznamenanými informacemi v jiných dokumentech). [2, 3]

Dokumenty můžeme třídit podle různých měřítek. Podle způsobu

zaznamenávání obsahu (písemné, obrazové, audiovizuální, strojem čitelné či

zvukové), podle původnosti obsahu, podle návaznosti (periodické, jednorázové), podle

funkce (informační zdroje pro řízení, informační zdroje pro poznání), podle stupně

zveřejnění (zveřejněné, nezveřejněné - tajné, interní), podle způsobu vnímání obsahu

dokumentu (vizuální, audiální, audiovizuální). [9]

19

2.3 Elektronické dokumenty

Elektronické dokumenty se od tradičních typů dokumentů liší zejména tím, že

čitelnost těchto dokumentů, které jsou pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, je

závislá na nástrojích, které zpřístupňují jejich obsah. Jsou to také záznamy na

multimediálních nosičích. Může být tvořen pouze jednoduchým textem, ale může také

obsahovat další elektronická media (audio, video, animace, grafika nebo HTML

odkazy). Digitální uložení informací umožňuje aplikace účinnějších metod práce

s informacemi (vyhledávání, změny). [8, 16]

Rozdělení elektronických dokumentů:

a) Z hlediska typů:

• elektronické katalogy knihoven,

• databáze,

• oborové portály,

• digitální knihovny, e-časopisy, e-knihy.

b) Z hlediska technického zpřístupnění:

• přístup offline (účastník není připojen přímo k síti),

• přístup online (komunikace probíhá přímo v reálném čase, účastník je připojen přímo k síti).

c) Z hlediska tematického a oborového dělení.

d) Z hlediska standardů, které souvisí s internetem a digitálními informacemi.

Můžeme rozlišit také primární i sekundární elektronické dokumenty. Mezi

primární dokumenty patří e-kniha, celý text článku z databáze. Mezi sekundární

dokumenty patří elektronický katalog knihovny, bibliografická databáze. [8, 16]

20

2.4 Dokumentová komunikace - definice

Komunikace je výměna informací, údajů, poznatků, myšlenek, názorů a

zkušeností nebo reakce na vnější podnět. Tato výměna je uskutečňována pomocí

komunikačních spojení a procesů.

Dokumentová komunikace je komunikace informací, které jsou uloženy na

nosičích, a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných

v dokumentačních informačních tocích. Lze ji zkoumat pomocí bibliometrických či

jiných metod. [12, 15]

Podle druhu přenášených dokumentů rozeznáváme:

• komunikace patentových informací,

• komunikace bibliografických informací a dalších.

Systém dokumentové komunikace zahrnuje databáze informací, které jsou

spravovány různými institucemi (knihovny, registry obyvatel, databáze, archivy a také

veškeré počítačové sítě). [2, 9]

V dnešní době je komunikace prezentována většinou prostřednictvím sítí.

Rozvoj výpočetní techniky má za následek masové šíření informací a přenos

dokumentů je prakticky okamžitě. Dokumenty mají dnes obrovské množství příjemců,

kteří nestačí informace v nich uložených třídit podle jejich důležitosti a dochází tak

k přehlcení informacemi. Tomuto přenosu dokumentu v prostoru a čase se říká

dokumentační komunikační tok.

Zákonitosti dokumentové komunikace informací:

• kumulativnost (vytvoření nových typů dokumentů staré nezanikají),

• exponenciální nárůst (informační exploze),

• rozptyl (seskupení relevantních dokumentů ve velkých souborech do zón podle určitého pravidla). [7]

21

Obr 3 Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem.

Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti

informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV

22

3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace

Název a sídlo: Kongresové centrum Praha, a.s.

5. května 65

140 21 Praha 4

IČO: 63080249

Tato společnost vznikla zápisem do obchodního rejstříku dnem 1. 7. 1995.

Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod spisovou

značkou B 3275. Akciová společnost ke dni vzniku převzala veškerá práva a závazky

Paláce kultury a stala se jeho právním nástupcem. Jediným akcionářem a zakladatelem

je Hlavní město Praha, Mariánské náměstí 2/2, 110 01, Praha 1, IČO: 00064581.

Základní kapitál společnosti činí 1.306.254.000,- Kč. [14, 21]

Kongresové centrum Praha bylo významným hostitelem zasedání

Mezinárodního měnového fondu v roce 2000 a hostila také Summit Severoatlantické

aliance v roce 2002.

Od roku 2000 se Praha řadí mezi přední světová kongresová města. Kongresové

centrum Praha je jediné zařízení svého druhu v České republice. [4, 6]

3.1 Historie

Budova byla postavena na přelomu sedmdesátých a osmdesátých let. Dříve se

Kongresové centrum Praha jmenovalo Palác kultury a ten byl slavnostně otevřen dne

2. dubna 1981.

V roce 1995 se usnesením pražského zastupitelstva dosavadní příspěvková

organizace Palác kultury změnila na akciovou společnost Kongresové centrum Praha.

V letech 1998 – 2000 prošla původní stavba částečnou rekonstrukcí. Zároveň

s rekonstrukcí byla postavena nová multifunkční budova, která slouží jako Hotel

Holiday Inn PCC, dále jako kancelářské prostory a obchodní plochy, které využívají

desítky firem. [4, 5]

23

3.2 Předmět činnosti

• zajišťování kongresů, sympozií veletrhů, výstav a dalších obdobných

společenských akcí,

• zajišťování uměleckých a kulturních akcí,

• koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej,

• pronájem nemovitostí s poskytováním jen základních služeb s tímto

pronájmem spojených,

• provozování parkingu a garáží,

• hostinská činnost,

• ubytovací služby,

• kopírovací práce,

• pořádání kulturních produkcí, zábav a provozování zařízení sloužících

k zábavě,

• pronájem movitých věcí,

• směnárenská činnost,

• realitní činnost,

• zprostředkování obchodu a služeb,

• služby jinde nezařazené – v oblasti správy a provozu technických zařízení

budov,

• zprostředkování služeb,

• poskytovaní software a poradenství v oblasti hardware a software. [5]

24

3.3 Služby

Kongresové centrum Praha nabízí zajištění služeb k uspořádání pronájemních

akcí všeho druhu – kongresů, konferencí, seminářů, obchodních jednání a prezentací,

komerčních výstav a veletrhů, společenských, kulturních a gastronomických akcí.

Mezi poskytované služby dále patří příprava sálů na požadovanou variantu,

pronájem televizní, filmové a projekční techniky, promítacích pláten, světelného,

zvukového a komunikačního vybavení, pronájem počítačů, instalace a připojení vody

a elektřiny. Je zde připravena strukturovaná kabeláž (ISDN linky, optické kabely) a

telekomunikační síť včetně připojení na internet. [4]

3.4 Vztah k okolí

Kongresové centrum je také členem mnoha významných institucí. K

nejdůležitějším patří CzechTourism (Česká centrála cestovního ruchu), Prague

Convention Bureau, ICCA (Mezinárodní kongresová asociace), AIPC (Mezinárodní

sdružení kongresových center), Společenstvo organizátorů veletržních a výstavních

akcí ČR (SOVA ČR), Americká obchodní komora v České republice, Britská

obchodní komora a Francouzsko – česká obchodní komora.

Mezi významné partnery společnosti z oblasti kongresy a incentiva patří

Agentura Carolina, AIMS International, CZECH-IN, s.r.o., Guarant International.

Z oblasti hotelnictví jsou partnery Holiday Inn Prague Congress Centre,

Corinthia Towers Hotel, Crowne Plaza Prague a Top Hotel Praha.

Z oblasti dodavatelských služeb jsou partnery PROMOPRO, s.r.o., Czechocar

CS, a.s., Computer Systém, Beck Spedition Praha a Zátiší Catering Group a.s. [4]

25

3.5 Postavení firmy na trhu

Kongresové centrum Praha patří ke společnostem, které podnikají v oblasti

kongresové turistiky. Kongresová turistika je specializovaná podoba cestovního ruchu,

která v sobě spojuje návštěvu určitého kongresového města a v něm možnost získat

nové poznatky z oblastí vědecké či odborné. Platí zde také, že v rámci kongresové

turistiky lze navázat nové obchodní kontakty a propagovat svou společnost či zájmy.

Kongresové centrum Praha je určené pro pořádání jak velkých akcí

(Mezinárodní měnový fond) tak i těch méně významných (maturitní plesy, menší

výstavy apod.). V současné době je Kongresové centrum Praha místem, kde se konají

konference a setkání ministrů EU v rámci českého předsednictví Evropské Unii.

Společnost je také jedním z největších a nejvýznamnějších kongresových

center v Evropě. Z hlediska konkurence má KCP největší konkurenci u zahraničních

společností, které nabízejí většinou větší výstavní plochy či větší kapacitu

návštěvníků. V dalších případech zde hraje roli politická a ekonomická vyspělost

země, úroveň poskytovaných služeb (s tímto je spojena i ubytovací kapacita) nebo

také kulturní tradice města.

Kongresové centrum Praha je také velmi důležitým článkem při konání

různých zahraničních jednání. Dne 5. 4. 2009 se zde uskutečnil summit Evropské unie

a Spojených států amerických, kterého se zúčastnili zástupci všech zemí Evropské

unie a současný americký prezident Barack Obama.

26

3.6 Síťová architektura

Síť je postavena na technologii firmy IT&T Lucent, topologii Ethernet1,

certifikováno pro 100Mbs. Jde o NON dedicated2 prostředí s výkonnými servery pro

každou z aplikací VISu.

Pro případ výpadku elektrického proudu je zajištěna ochrana a bezpečnost dat

pro všechna zařízení. Zařízení jsou zálohována UPS3 zdroji, to zajišťuje automatické

uložení dat v rozmezí 10-20 min.

KCP je připojeno na internet pomocí virtuálního pevného připojení s aktuální

rychlostí 2Mbs. Dále je KCP distributorem připojení k internetu pro nájemce

v objektech KCP. [18]

Obr 4 Síťová architektura

Zdroj:Směrnice:Informatika

1 Ethernet je jeden z typů lokálních sítí, který realizuje vrstvu síťového rozhraní.

2 Server, který svou funkci serveru vykonává vedle dalších činností - může být současně i pracovní stanicí, na které uživatelé provozují své aplikace.

3 UPS je zařízení nebo systém, který zajišťuje souvislou dodávku elektřiny pro zařízení, která nesmějí být neočekávaně vypnuta.

http://cs.wikipedia.org/wiki/Elekt%C5%99ina

27

3.7 Softwarová infrastruktura

Všechna data, která využívají jednotlivé aplikace, včetně specializovaných

aplikací vyvinutých společností KCP, jsou zálohována. Pro tento účel je určen server

Palac. Na jednotlivých stanicích jsou nainstalovány různé operační systémy. Uživatelé

mají rozdílné oprávnění přístupu do VIS, které zajišťuje diferencovaný přístup na

všechna zařízení ve VIS. Jsou definovány skupiny uživatelů pro rezervační a

ekonomický systém. Také na síťové tiskárny je zajištěn diferencovaný přístup. Na

pracovních stanicích je nainstalován kancelářský SW a antivirový SW. [18]

Používané systémy

• rezervační systém,

• ekonomický systém,

• mzdový systém,

• internet a intranet v KCP.

Používané webové technologie

• HTML,

• JavaScript,

• PHP,

• MySQL,

• CCS. [18]

28

3.8 Organizační struktura

Kongresové centrum má 185 zaměstnanců (bez zaměstnanců hotelu Holiday Inn).

Obr 5 Organizační struktura

Zdroj: Žatečková Jitka, Organizační řád Kongresové centra Praha, a.s.

29

3.9 Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s.

Společnost Kongresové centrum Praha se v roce 2005 přidala k ostatním

firmám, které získaly certifikát ISO 9001:2000. Od této doby se v této firmě změnily

nároky na cíle kvality firmy.

Systém managementu kvality je vytvořen podle požadavků normy ČSN EN

ISO 9001:2000 a zahrnuje komplexní činnost společnosti včetně řízení dokumentace.

Pro všechny postupy jak zacházet, nakládat a zpracovávat dokumenty jsou zpracované

dokumentované postupy řešení ve směrnicích.

Dokumentem je podle Spisové a skartační směrnice KCP, a.s. každý písemný,

obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či

digitální, který vznikl z činnosti původce.

Požadavky na dokumentaci zahrnují:

• prohlášení o politice kvality a cíle kvality,

• příručku kvality,

• dokumentované postupy požadované ČSN EN ISO 9001:2000,

• dokumenty potřebné pro zajištění, plánování, fungování a řízení procesů,

• záznamy požadované ČSN EN ISO 9001:2000. [17]

3.9.1 Struktura dokumentace

Všechny dokumenty, s kterými Kongresové centrum pracuje, jsou rozděleny

do 3 úrovní:

• I. úroveň = příručka kvality, organizační řád, cíle kvality, stanovy

společnosti, kolektivní smlouva, politika kvality.

• II. úroveň = směrnice systému řízení kvality a interní směrnice.

• III. úroveň = rozhodnutí, pracovní postupy, formuláře, záznam (již vyplněný

formulář). [19]

30

Celkový počet dokumentů ve společnost KCP je 395 z toho:

• Dokumenty I. Úrovně - 11.

• Dokumenty II. Úrovně - 30.

• Dokumenty III. Úrovně - 271. Z toho interní dokumenty (76) a formuláře

(195).

• Externí dokumenty – 83.

Do dokumentů I. úrovně patří zejména dodatky ke Kolektivní smlouvě, Cíle

kvality, Politika kvality, Podpisový řád KCP a Stanovy společnosti KCP.

Do dokumentů II. úrovně konkrétně patří směrnice Personalistika,

Informatika, Marketing, Odpovědnost vedení nebo také Inventarizace majetku a

závazků KCP, a.s.

Dokumenty III. úrovně jsou nejpočetnější a nejdůležitější z nich jsou

Odpisový plán, Marketingová strategie KCP,a.s., Vyřazovací protokol, Převodka

majetku, Skladová karta zásob, Bankovní výpis, Faktura přijatá, Faktura vydaná, Interní

doklad, Pokladní doklad nebo Roční otevření hlavní knihy. [19]

Každý doklad obsahuje kód a název číselné řady, který se používá

v informačním systému ESO9. [21]

Každá směrnice, která je vydána podle systému managementu kvality musí

obsahovat:

• účel a oblast působnosti,

• výklad pojmů a zkratek,

• odpovědnosti a popis,

• záznamy a související dokumentace. [21]

Mezi dokumenty a údaje patří i dokumenty externí:

• zákony,

• externí předpisy a směrnice,

• technické normy a normy ČSN EN ISO 9000,

• další dokumenty a údaje.

31

3.9.2 Popis řízení dokumentace

Součástí systému managementu kvality je směrnice, která přímo stanovuje jak

navrhnout nový dokument, jak dokument zpracovat, členění dokumentace do různých

úrovní, popisuje jak postupovat při změnách dokumentace a při jejich archivaci.

Dále zahrnuje platnosti dokumentů, externí dokumentaci a v neposlední řadě

také intranet. Stanovuje také základní pravidla pro distribuci všech dokumentů a

formulářů. [21]

3.9.3 Obchodní dokumentace

V Kongresovém centru existuje 5 druhů smluv, které jsou k dispozici v tištěné i

elektronické podobě:

• smlouvy krátkodobých pronájmů (nájemní smlouvy k akcím v KCP),

• smlouvy dlouhodobých pronájmů (nájemní smlouvy nájemců prostor KCP),

• smlouvy parkingu (nájemní smlouvy dlouhodobých nájemců parkovacích míst KCP),

• smlouvy personální (pracovní smlouvy se zaměstnanci KCP),

• smlouvy ostatní (provoz, technika, finance, marketing, partnerství a spolupráce).

Dále obchodní dokumenty zahrnují ceníky, které patří do III. úrovně interních

dokumentů a patří sem Ceníky gastronomie, Ceníky KCP nebo Ceníky služeb. [19]

3.9.4 Interní audit

V systému managementu kvality je také nutné provádět prověření, jestli zde

nejsou nějaké případné neshody, zjištění slabých míst ve společnosti a zda je systém

efektivně uplatňován a udržován. Proto se provádí tzv. interní audit (systematický,

nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivní

hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění kriterií auditu)4. [20]

Je prováděn přímo společností KCP a je plánován na jeden rok. Interní audit

zahrnuje stanovení programů auditů (audit je naplánován na určitý časový rámec a

účel). Zahájení auditu zahrnuje přezkoumání odpovídajících dokumentů a záznamů.

Zajišťuje se zde prověření všech prvků příručky kvality i normy ČSN tzn., že je

přezkoumána dokumentace s cílem souhlasu s kriterii auditu. [20, 19]

4 Zdroj:Směrnice:Interní audity v systému managementu kvality

32

Dále provedení auditu zahrnuje také tyto činnosti pohovory, pozorování

činností. Z provedených auditů jsou vyhotoveny zprávy. V případě zjištěných neshod je

nutné odstranění těchto neshod a přijetí nápravných opatření. [20]

3.9.5 Archivace a skartace

Každý dokument, který je označen jako již neplatný, je opatřen razítkem

s nápisem neplatná dokumentace, datem ukončení platnosti a také podpisem garanta

daného dokumentu (podpis garanta se netýká formulářů). [17]

Rozlišujeme tzv. Provozní archivaci a tzv. Zákonnou archivaci. Veškeré

originály neplatné dokumentace jsou provozně archivovány po dobu 3 let od data

ukončení jejich platnosti nebo jejich vystavení. V případě elektronických dokumentů

je doba provozní archivace též 3 roky a jsou uloženy v adresáři Archiv na intranetu

KCP. [17]

Po uplynutí doby provozní archivace, která je součástí doby zákonné

archivace, jsou dokumenty buď dále archivovány či skartovány podle pravidel

příslušných směrnic. Doba zákonné archivace dokumentů a záznamů je uvedena

v seznamu dokumentace a záznamů. [17]

Při vyřazování písemných, obrazových, zvukových i jiných záznamů se

postupuje dle Skartačního řádu. Vyřazováním se rozumí plánovitý výběr písemností,

které jsou již nepotřebné pro činnost daného útvaru. [17]

Skartační lhůta je doba, která je uvedená počtem let, po kterou je písemnost

uložena v KCP. Každý dokument je též označen skartačním znakem A, V nebo S.

Znakem A se rozumí písemnosti trvalé dokumentární hodnoty a jsou uloženy po

uplynutí doby skartační lhůty v Archivu hl. m. Prahy, jinak zůstávají v KCP. Znak

V označuje dokumenty, které nelze v okamžiku jejich vzniku zařadit. Znak S označuje

písemnosti archivně a provozně bezcenné, které jsou po uplynutí skartační lhůty

navrženy ke zničení. [17]

33

4 Analýza dokumentové komunikace

prostřednictvím ankety a vlastní průzkum

4.1 Vyhodnocení ankety

Pro tuto práci je nutné znát postoj zaměstnanců k dokumentům, které

dokumenty konkrétně využívají ke své práci a zda nemají případné připomínky

k stávajícímu stavu dokumentů. Průzkum byl vykonán během měsíce března 2009.

Cílová skupina dotazovaných lidí byla stanovena na základě organizačního

schématu jednotlivých útvarů a na základě důležitosti útvarů z pohledu hlavní činnosti

KCP, a.s. Dotazovaných osob bylo 20. Dotazníky byly vyplněny všemi dotazovanými.

Celkový počet dokumentů ve společnosti KCP je 395.

Cílem bylo zjištění nejčastěji používaných dokumentů (směrnic, formulářů),

využití lokální sítě (intranet) a dále používání externích dokumentů. Anketa byla

provedena na jednotlivých úsecích v jejich stěžejních odděleních. Po ukončení ankety

jsem vyhodnotila údaje v ní zaznamenaných a výsledky zde popíšu podle jednotlivých

dotazovaných úseků. Písemná anketa byla doplněna přímým dotazováním zapojených

zaměstnanců k upřesnění odpovídaných otázek.

Anketa se skládala z otázek:

§ Z jakého jste útvaru?

§ S jakými dokumenty ve vašem útvaru pracujete nejčastěji?

§ S kterými dokumenty pracujete méně často nebo vůbec?

§ Pracujete s elektronickými dokumenty a využíváte intranet?

§ Využíváte externí dokumenty? Pracujete s nimi nebo je dáváte rovnou

k archivaci?

§ Myslíte si, že by se měly některé papírové formuláře změnit? A jak?

§ Domníváte se, že některé formuláře budou potřebovat novelizace?

34

4.1.1 Ekonomický úsek

Řídí finanční strategii provozu KCP s cílem udržení trvalé likvidity a

zabezpečení plynulého financování potřeb organizace.

Zaměstnanecké oddělení

Vykonává veškerou personální agendu včetně agendy pracovněprávních

vztahů. Organizuje výběr, přijímání a rozmisťování zaměstnanců v součinnosti s

vedoucími odborných útvarů. Zajišťuje péči o zaměstnance a jejich sociální rozvoj,

výchovu a vzdělávání. Organizuje výběrová a konkurzní řízení.

V tomto oddělení jsou nejčastěji využívanými dokumenty tyto směrnice:

Personalistika, Odměňování, Pracovní doba nebo Organizační řád. Z elektronických

dokumentů je používána databáze právních předpisů pro PC - Konzultant. Intranet je

využíván denně. Z hlediska externích dokumentů se zde používají časopisy Práce a

mzda, Personální kartotéka a Sociální pojištění. Dále pak zákony z oblasti pracovně

právní.

Nevyhovujícím dokumentem je formulář Interní sdělení. Z důvodů pevného

nastavení nelze pracovat variantně s textem (podtržení, zvýraznění, tabulátory, vložení

tabulek). Dalším nevyhovujícím dokumentem jsou formuláře, které slouží pro audit

ISO 9000, protože jsou nepřehledné. Řešením je jejich zjednodušení.

Oddělení MTZ a evidence majetku

Zajišťuje materiálně-technické zásobování KCP. Sestavuje plán nákladů MTZ.

Organizuje poptávkové řízení a předkládá návrhy na výběr dodavatelů.

Toto oddělení je rozděleno na MTZ (materiálnětechnické zásobování) a

evidenci majetku. V oddělení evidence majetku jsou nejčastějšími dokumenty

formuláře pro změny nebo pohyby majetku, formuláře týkající se účtování majetku a

Interní sdělení. Pracuje se zde s elektronickými dokumenty, které se týkají majetku

společnosti (data z programu ESO9), intranet je využíván denně. Dokumenty jsou

vyhovující a průběžně aktualizovány.

Oddělení MTZ používá nejčastěji Objednávku, Žádost o dopravu nebo

Převodku majetku. Nevyužívá se zde vůbec dokument Vyúčtování pracovní cesty do

zahraničí. Intranet je používán denně a externí dokumenty též využívají (reklamní

35

nabídky). Nevyhovujícím dokumentem je Kniha Faxu z důvodu jejího minimálního

využití.

Oddělení ekonomické strategie a rozborů

Vypracovává alternativy hospodářské strategie KCP, výhledu činností,

propočtu alternativ řešení, atd. Vyhotovuje podklady pro vedení KCP a orgány

společnosti.

V tomto oddělení nejčastěji pracují s elektronickými daty (data ze systému

ESO nebo Colosseum). Dále pracují s elektronickými dokumenty (rozpočty, rozbory,

cashflow). V menší míře pracují se směrnicemi KCP. Z důvodu malého využití

formulářů, nelze posoudit jejich případnou změnu či novelizaci.

Oddělení informační soustavy 1

Vede účetnictví KCP. Účtuje o stavu a pohybu majetku a závazků, o rozdílu

majetku a závazků, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření za účetní

jednotku jako celek a za jednotlivá HS. Připravuje metodické pokyny a normy v

oblasti informační soustavy /IS/, předkládá návrhy na úpravu IS, vytváří účtový

rozvrh pro zpracování IS.

Zde jsou nejvyužívanějšími dokumenty faktury, výpisy, smlouvy a rozpisy

pohledávek. Pracuje se zde také s elektronickými daty v excel tabulkách ke sledování

pohledávek. Intranet je využíván zejména při práci s metodickými pokyny,

elektronickými dokumenty jsou zejména podklady z rezervačního systému. Z

externích dokumentů jsou využívány zejména zákonné účetní předpisy a odborné

časopisy. Návrh na změny zde není žádný.

Oddělení informační soustavy 2

V tomto oddělení jsou denně využívány pokladní doklady a faktury. Méně

často smlouvy jakéhokoliv druhu. S elektronickými dokumenty zde nepracují. Intranet

a externí dokumentace jsou používány v rámci práce. Dokumenty jsou vyhovující.

36

4.1.2 Úsek generálního ředitele

Úsek přímo řídí generální ředitel. Odpovídá za realizaci celkové koncepce a

přijatých záměrů KCP. Osobně kontroluje zabezpečování hlavních úkolů KCP,

zajišťuje kontrolní činnost KCP.

Zmocněnec pro kvalitu

Provádí administrativní úkony spojené se systémem kvality ISO 9000 v KCP,

vede evidenci veškerých dokumentů KCP v systému ISO 9000.

Na tomto oddělení jsou nejčastějšími dokumenty, s kterými se pracuje,

směrnice: Seznam dokumentace a záznamů, Řízení dokumentace a záznamů a

formulář Kniha neshod, nedostatků a doporučení. Toto oddělení odpovídá za

aktualizaci a archivaci veškerých dokumentů KCP. Proto jsou veškeré požadavky na

případné změny dokumentů adresovány na toto oddělení. Z hlediska externích

dokumentů jsou zde používány normy ISO.

Oddělení právní a auditorské služby (vedoucí oddělení – interní auditor)

Zkoumá, prověřuje, analyzuje, ověřuje a vyhodnocuje jednotlivé činnosti a

procesy uvnitř společnosti a poskytuje konzultace a poradenství. Zpracovává a

předkládá zprávu o výsledcích auditu vedení společnosti, sleduje, jaká byla přijata

opatření,

Zde se nejčastěji pracuje s právními předpisy, smlouvami, interními normami,

soudními a správními rozhodnutími. V oddělení se pracuje se všemi dokumenty KCP

z důvodu každoročního interního auditu, který se zaměřuje na veškerou dokumentaci.

Z elektronických dokumentů je používána elektronická verze Sbírky zákonů. Intranet

je využíván pro čtení a stahování vzorových smluv. Z externích dokumentů jsou

využívány normy ISO, Sbírky zákonů, časopisy Právní rádce, Soudní rozhledy nebo

Konkursní noviny. Nevyhovujícím dokumentem je formulář Interní sdělení, který je

uživatelsky nepříjemný a neumožňuje úpravy textu.

37

Oddělení právní a auditorské služby (právník)

Zastupuje KCP dle udělené plné moci při právních jednáních a soudních

sporech. Zajišťuje zapracování legislativních změn do základních dokumentů a

vnitřních norem KCP.

Zde se využívají zejména směrnice, dodavatelské faktury. Intranet je zde

využíván zejména pro dokumenty systému ISO. Využívají zde odborné časopisy,

zákony a normy. Inovace dokumentů KCP probíhá průběžně v závislosti na změnách

právního a podnikatelského prostředí a potřebách KCP. Některé změny dokumentů

probíhají následně po zjištění interních auditů kvality a dozorových auditů kvality.

4.1.3 Technickoprovozní úsek

Zajišťuje opravy, údržbu, provoz a obnovu všech objektů a vymezených

technologických a provozních zařízení KCP. Organizuje hospodaření se všemi druhy

energie. Provádí pravidelné kontroly technického stavu objektů a úklidu KCP.

Oddělení energetiky a elektrotechniky

Toto oddělení sjednává smlouvy na odběr elektrické energie a zemního plynu,

plánuje jejich spotřeby a kontroluje plnění závazků ze smluv. Zpracovává statistické

výkazy o spotřebě energií.

V tomto oddělení se nejčastěji pracuje s formuláři Požadavkový list na akce,

požadavky na odstranění závad a faktury za dodávky. Pracuje se zde www stránkami

dodavatelů i intranetem. Vlastní vnitřní dokumenty nejsou součástí ISO, činnost se

řídí zákonnými technickými normami. Z externích dokumentů dále využívají zákony a

normy. Dokumentem na změnu je navržen formulář Interní sdělení (hlavička pokrývá

1/3 stránky).

Odbor realizačních služeb

Připravuje prostory pro konání akcí, zabezpečuje přestavbu a vybavení všech

prostor, včetně zprostředkování aranžérských služeb. Dále zajišťuje stavbu výstav a

provoz referentského vozidla.

Nejčastěji používanými dokumenty na tomto oddělení jsou formuláře

Požadavkový list, Plán akcí KCP, technické dokumentace, faktury. Jsou zde

využívána elektronická data ze systémů ESO9 a Colosseum. Intranet je využíván a

38

externí dokumentace v tomto oddělení není používána. Návrh na změnu se týká

formuláře Interní sdělení, do kterého nelze vložit tabulku.

Spojová a spisová služba

Zajišťuje komplexní provoz podatelny. Zajišťuje objednávky a distribuci

novin, časopisů a jiných tiskovin včetně vyúčtování nákladů. Zajišťuje provoz

spisovny a provozní archiv.

Na tomto oddělení nejčastěji využívají faktury, interní sdělení, směrnice a

běžnou doručenou a odeslanou poštu. Intranet je využíván pro vyhledávání směrnic

ISO. Z externích dokumentů je používán Telekomunikační zákon, který se po

skončení doby platnosti archivuje. Návrhem na změnu je dokument Interní sdělení –

nevyhovující předepsaná forma. Ostatní dokumenty jsou vyhovující.

Odbor provozu

Zajišťuje požární ochranu objektů KCP, parking a hospodářskou správu

budov. Spolupracuje s externími bezpečnostními agenturami a službami zajišťujícími

ostrahu objektu.

Zde se používají zejména faktury, dokumentace ke stavebním povolením,

zápisy z porad, komisí, dispečink. Elektronické dokumenty zde používají velmi málo

prostřednictvím elektronické pošty a příloh v ní uložených (tabulky, stavební

výkresy). Intranet je využíván občas (1x týdně). Internet je využíván denně. Externí

dokumentace je zde používána také občas spíše podřízenými zaměstnanci. Návrhem

na změnu resp. jeho úplné zrušení je Korekční lístek a některé excelové tabulky.

Oddělení výpočetní techniky

Zajišťuje provozuschopnost a funkčnost celého výpočetního informačního

systému v KCP včetně oddělených podsystémů. Zabezpečuje technickou údržbu

zařízení výpočetní techniky.

Toto oddělení nepracuje s klasickými dokumenty v takové míře, jako ostatní

oddělení. Proto nejpoužívanějšími dokumenty jsou SQL databáze, xml, pst, php, html,

css, js, dom, jpg, psd, cdr, dwg, pdf soubory. Toto oddělení je tvůrcem a správcem

vnitřní lokální sítě intranet. Obsahová náplň dokumentů jde mimo kompetence tohoto

oddělení. Návrhem na změnu je zrušení všech papírových dokumentů a převedení do

elektronické podoby.

39

4.1.4 Obchodní úsek

Vypracovává obchodní plán společnosti pro dané časové období, provádí

součinnost při zpracování ročních finančních plánů KCP a naplňování

podnikatelského záměru.

Oddělení produkce

Produkčně zajišťuje akce pořádané v KCP. Po uzavření smlouvy přebírá

odpovědnost za přípravu, průběh a likvidaci akce. Kontroluje připravenost

pronajatých prostor a protokolární předání prostor klientovi/pořadateli akce,

V tomto oddělení nejčastěji pracují s formuláři: Požadavkový list, hodnocení

akcí a dále s ceníky a smlouvami. Intranet zde využívají zejména pro plánky prostor a

výstavní rastry. Z externích dokumentů používají zákony a normy. Návrh na změny

zde není.

Oddělení marketingu

Navrhuje aktualizace podnikatelského záměru ve spolupráci se všemi úseky

KCP. Připravuje strategické plány a vize rozvoje KCP. Připravuje návrhy

marketingových plánů

Na tomto oddělení jsem vykonávala odbornou praxi, a proto vím, že zde

pracují zejména s dokumenty Objednávka, Interní sdělení, Marketingová strategie,

Akční plán či ceníky služeb. Intranet je využíván v menší míře. Ve větší míře se zde

pracuje s internetem (zejména webové stránky KCP) a zejména s interním

dokumentem sloužícím k propagaci Congress Man. Z externí dokumentace se

setkávají s odbornými časopisy.

Oddělení dlouhodobých pronájmů

Odpovídá za plnění výnosů z dlouhodobých pronájmů. Provádí aktivní

obchodní politiku v oblasti nabídky dlouhodobých pronájmů na příslušném trhu realit.

Vyhotovuje nabídky dlouhodobých pronájmů, dispoziční a prostorové podklady

příslušných prostor s vyznačením technických náležitostí.

Zde se pracuje nejčastěji s cenovými kalkulacemi, smlouvami, požadavky prací

nebo s předávacími protokoly nebytových prostor a s fakturami. V rámci

elektronických dokumentů pracují s evidencemi smluv, přehledy nájemců či cash

40

flow. Externí dokumenty nepoužívají. Požadavkem na změnu je elektronický oběh

faktur.

Oddělení krátkodobých pronájmů

Odpovídá za plnění výnosů z krátkodobých pronájmů. Smluvně zajišťuje akce

– přípravu, vyjednávání, smluvní dokumentaci. Sleduje plnění smlouvy a vyúčtování.

Aplikuje tarifní a cenovou politiku KCP při přípravě krátkodobých pronájmů a

rozsahu služeb

Na tomto oddělení nejčastěji používají smlouvy na pronájem, přílohy ke

smlouvám, cenovou a tarifní politiku, faktury. Intranet využívají velmi málo, je zde

kritizováno rozdělení dokumentů na I. – III. úroveň (není zde možné nalézt relevantní

dokument) a nejsou řazeny podle abecedy (vyhledávání dokumentů je velmi

zdlouhavé). Externí dokumenty přímo nepoužívají, v případě potřeby si je zapůjčují

z jiných oddělení. Ostatní formuláře, s kterými toto oddělení přichází do styku, jsou

vyhovující. V případě výhrad k dokumentům by se tato situace okamžitě řešila.

41

4.1.5 Shrnutí

Z této analýzy vyplývá, že počet návrhů dokumentů na změnu (počet 5) je

k poměru celkového počtu dokumentů (počet 395) zanedbatelný a dokumenty jsou pro

dotazované osoby vyhovující.

Přístup k dokumentaci mají všichni uživatelé prostřednictvím vnitřní lokální

sítě (intranet) a mohou tedy kdykoliv vyhledat aktuální znění dokumentů.

Z uvedeného vyplývá, že intranet je nejvyužívanější přístupová cesta k dokumentům

v této společnosti.

Využití externí dokumentace je závislé na jednotlivých úsecích. Stoprocentní

využití této dokumentace je v Ekonomickém úseku a v oddělení Generálního ředitele.

Naopak padesátiprocentní využití externích dokumentů je v Obchodním úseku.

Nejčastěji navrhovaným dokumentem na změnu byl formulář Interní sdělení.

Graf 1 Využitelnost externích dokumentů v jednotlivých úsecích v procentech.

42

Graf 2 Počet dokumentů navržených na změnu:celkový počet dokumentů.

Graf 3 Porozumnění pojmu elektronický dokument v rámci společnosti KCP, a.s.

43

4.2 Analýza dokumentové komunikace – vlastní průzkum

K tomuto průzkumu jsem vybrala 15 formulářů a 1 interní dokument (sloužící

k propagaci KCP), které budu charakterizovat a případně navrhovat na změny.

Formuláře byly vybrány na základě údajů získaných z ankety a též podle počtu

zaměstnanců, kteří s formulářem pracují, než dojde k jeho uplatnění. Dokumenty byly

vybrány též podle jejich frekventovanosti ve společnosti.

U všech dokumentů se jedná vždy o fyzickou (papírovou) formu z důvodu, že

dokument musí vždy podepsat odpovědné osoby a není možné je šířit jen

elektronicky. U dokumentů, jejichž platnost je starší než rok 2006, nebyl apel na

aktualizaci z důvodu nezměněných obecně závazných podmínek. Aktualizace

dokumentů se provádí každé 3 roky. Archivaci dokumentů popisuje Spisová a

skartační směrnice, která odkazuje na Typový skartační rejstřík.

Dokumenty jsou seřazeny podle abecedy vzestupně. U každého dokumentu

budu zkoumat tyto náležitosti:

• název,

• procesy, ke kterým daný dokument slouží,

• obsah (náležitosti) dokumentu,

• počet a funkce zaměstnanců pověřených manipulací s daným dokumentem,

• garant daného dokumentu,

• platnost dokumentu,

• životní cyklus dokumentu (prostřednictvím diagramu aktivit).

44

4.2.1 Cestovní příkaz

Tento formulář slouží pro povolování tuzemských cest a jejich vyúčtování. Na

intranetu je umístěn vzor formuláře. Formulář pro vyplnění je k dispozici v hlavní

pokladně KCP.

Formulář je rozložen na 2 stránky. Na 1. stránce se vyplňují kolonky zejména

název organizace, jméno a příjemní zaměstnance, útvar, počátek cesty, účel cesty,

spolucestující, předpokládaná částka výdajů. Na 2. stránce jsou údaje o vyúčtování

cesty. Vyplňují se kolonky zejména účtovací předpis, výdajový a příjmový doklad,

zpráva o výsledku pracovní cesty a datum a podpisy odpovědných osob.

Osobami pověřenými manipulací s tímto formulářem jsou: účetní, pokladník,

vedoucí účetního oddělení, zaměstnanec, který cestu vykonal, jeho přímý nadřízený a

ředitel úseku.

Garant: Vedoucí oddělení informační soustavy

Platnost od data: 30. 4. 2004

45

Obr 6 Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz.

zam

ěst

na

ne

cn

ad

říze

ný

řed

ite

l ú

seku

po

kla

dn

íkú

če

tní

ved

ou

cí o

dd

. In

f.so

ust

avy

AN

O

NE

NE

A

NO

NE

AN

O

vyp

lní

cest

.pří

kaz

Po

volí

ce

stu

vyú

čto

ván

í ce

sty

sch

vále

ní

sch

vále

ní

vyú

čto

ván

í

pře

pra

cová

ní

vyp

lace

ní

zálo

hy

arc

hiv

ace

po

do

bu

5 l

et

46

4.2.2 Interní sdělení

Interní sdělení je formulář sloužící pro interní korespondenci mezi

jednotlivými útvary a jednotlivými zaměstnanci.

Formulář má tyto náležitosti: rok, oddělení, pořadové číslo, komu je formulář

určen, od koho je formulář posílán, komu se tento formulář dává na vědomí, z jakého

oddělení je formulář posílán a do jakého, důvod tohoto sdělení a datum a podpisy

odpovědných osob.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou všichni zaměstnanci KCP, a.s., a

je vedle e-mailové korespondence používán ke korespondenci, která je z jakéhokoliv

důvodu potřebná podepsat.

Obr 7 Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení.

zaměstnaneczaměstnanec, kterému

sdělení postupujezam. kterému je sdělení určeno

vypracuje sdělení

dostává na vědomí toto

sdělení

přijetí sdělení

archivace po dobu 3 let

Garant: Zmocněnec pro kvalitu


47

4.2.3 Korekční lístek

Korekční lístek slouží jako podklad pro doplnění údajů o docházce z důvodů

omluvené nepřítomnosti zaměstnance.

Tento formulář obsahuje zejména tyto náležitosti: Příjmení a jméno

zaměstnance, zda má pružnou či nepravidelnou pracovní dobu, kolik hodin nebyl

přítomen na pracovišti, podrobné rozepsání těchto údajů, důvod nepřítomnosti

zaměstnance (vyšetření ve zdravotnickém zařízení, školení, seminář apod.), datum a

podpisy odpovědných osob.

Osobami manipulujícími s tímto dokumentem jsou zaměstnanec, jehož se tento

formulář týká, vedoucí oddělení tohoto zaměstnance a pověřená osoba

zaměstnaneckého oddělení.

Obr 8 Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek.

zaměstnanecvedoucí odd.zaměstnance

zaměstnanecké odd. mzdová účtárna

ANO

NE

vyplnění formuláře

realizuje ve mzdovém

systému údaje o prac.době

přepracování

schválení

archivace formuláře po dobu 5 let

Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení


48

4.2.4 Návrh na pracovní cestu do zahraničí

Formulář sloužící pro povolování pracovních cest do zahraničí a nákladů na

tuto cestu.

Tento dokument obsahuje kolonky zejména jméno a příjmení osoby, která

cestu vykoná, do které země cestuje, datum od kdy a do kdy je cesta vykonávána, kdo

hradí náklady na cestu, číslo a druh cestovního pasu, účel cesty. Dále pak zahrnuje

tabulku rozpisu nákladů a datum a podpisy odpovědných osob.

Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: zaměstnanec, který cestu

vykoná, vedoucí oddělení informační soustavy a generální ředitel.

Obr 9 Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí.

zaměstnanec (cestovatel) vedoucí oddělení zaměstnance

účetní generální ředitel

NE

ANO

NE

ANO


rozpis nákladů

Schválení pracovní cesty

schválení


přepracování

Garant: Vedoucí oddělení informační soustavy


49

4.2.5 Požadavkový list

V souvislosti s realizací krátkodobých pronájmů pro akci klienta KCP, a.s.

stanoví formulář harmonogram akce, specifikaci prostor a specifikaci služeb. Je určen

všem realizátorům podílejících se na realizaci akce.

V tomto dokumentu jsou hlavními náležitostmi Akce, číslo smlouvy, datum

konání

(příprava akce, vlastní akce, likvidace akce), prostory, objednavatel, manažer akce,

produkce (jméno a telefon), předáno komu datum a podpisy odpovědných osob.

Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: obchodní referent

krátkodobých pronájmů (manažer akce), zaměstnanec oddělení produkce a realizátoři

akce.

Obr 10 Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list.

manažer akce odd. produkce realizátoři akce

ANO

NE

vyplnění základních údajů

doplnění údajů z hlediska prostor

schválení


přepracování

Garant: Vedoucí oddělení produkce


50

4.2.6 Předávací protokol

Formulář sloužící pro předání prostor klientovi KCP, a.s., při realizaci

krátkodobého pronájmu – konkrétní akce v KCP. Současně po ukončení akce slouží

ke zpětnému převzetí prostor a popsání zjištěních škod při předání.

V tomto dokumentu se vypisují zejména tyto náležitosti: název akce, číslo

smlouvy, termín akce, prostory, kde se akce bude konat, termín předání a zjištění

případných závad. Dále pak formulář obsahuje tabulku pro zpětné převzetí, kde jsou

tyto náležitosti: termín předání, zjištěné škody, vyčíslení škod a datum a podpisy

odpovědných osob.

Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: klient KCP, zaměstnanec

oddělení realizace akcí.

Obr 11 Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol.

klient KCP oddělení realizací akcí

žádá o přidělení prostor

vyplnění form. a předání prostor

převzetí a zpětné předání


Garant: Vedoucí oddělení produkce


51

4.2.7 Převodka majetku

Formulář sloužící pro převod majetku mezi jednotlivými zaměstnanci. Na

základě tohoto dokumentu je provedena změna v evidenci majetku podle

odpovědných osob.

Převodka majetku obsahuje zejména evidenční číslo majetku, název majetku,

počet kusů, výrobní číslo, datum a podpisy odpovědných osob.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: zaměstnanec, který majetek

vydal, zaměstnanec, který majetek přijal, vedoucí oddělení evidence majetku.

Obr 12 Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku.

zam. který majetek vydal zaměstnanec oddělení MTZ a evidence majetku


převzetí form. a majetku

převzetí form. pro záznam do evidence


Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku

Platnost od data:1. 5. 2007

52

4.2.8 Škodní protokol

Formulář slouží k hlášení o škodě na majetku KCP, a.s., a ke stanovení

odpovědnosti zaměstnance za vznik škody. Je podkladem pro jednání škodní komise.

Škodní protokol je rozdělen na 2 strany. Na 1. straně je hlášení o škodě, které zahrnuje

náležitosti: druh škody, výše škody, doba a místo vzniku škody, popis případu,

vyčíslení skutečné škody, zda škoda byla hlášena na Policii ČR a datum a podpisy

odpovědných osob. Na 2. straně jsou odstavce k vyplnění stanoviska odpovědných

osob, závěry škodní komise a rozhodnutí generálního ředitele.

Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: zaměstnanec, který škodu

způsobil, vedoucí oddělení tohoto zaměstnance, tajemník, vedoucí škodní komise,

generální ředitel, vedoucí evidence majetku.



53

Obr 13 Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol.

ozn

am

ova

tel

ško

dy

ved

ou

cí o

dd

. o

zna

mo

vate

leta

jem

ník

ško

dn

í ko

mis

eg

en

era

lní

řed

ite

lo

dd

. e

vid

en

ce

ma

jetk

u

AN

O

NE

na

hlá

šen

í šk

od

y

sta

no

ven

í m

íry

zavi

ně

ní

pře

vze

tí p

roto

kolu

a

při

řaze

ní

evi

de

nč

níh

o č

ísla

do

po

ruč

en

í a

st

an

ovi

sko

ke

zp

ůso

be

né

ško

dě

vyd

án

í vl

ast

níh

o

rozh

od

nu

tí

zázn

am

do

e

vid

en

ce a

a

rch

iva

ce 5

le

t

sch

vále

ní

54

4.2.9 Vyřazovací protokol

Formulář je podkladem k vyřazení přebytečného, neupotřebitelného nebo

zničeného majetku a stanoví způsob naložení s takovým majetkem.

Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: název majetku, důvod

návrhu na vyřazení, návrh způsobu vyřazení, zvýšená cena majetku, zůstatková cena

majetku, pořizovací cena majetku, evidenční číslo majetku a datum a podpisy

odpovědných osob.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: navrhovatel na vyřazení

majetku, vedoucí oddělení tohoto navrhovatele, garant, ředitel úseku, vedoucí

vyřazovací a oceňovací komise, generální ředitel, zaměstnanec pověřený likvidací

majetku, předseda VOK, vedoucí oddělení MTZ a evidence majetku a vedoucí

oddělení informační soustavy.



55

Obr 14 Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol.

navr

hova

tel

vedo

ucí o

dděl

ení

gara

ntře

dite

l úse

kuvy

ř. a

oceň

.kom

ise

gene

ráln

í řed

itel

likvi

dáto

r maj

etku

před

seda

VO

Kod

d.ev

iden

ce

maj

etku

odd.

inf.s

oust

avy

AN

O

NE

AN

O

NE

NE

AN

O

navr

huje

m

ajet

ek n

a vy

řaze

ní

vyjá

dřen

í se,

co

se

s m

ajet

kem

st

ane

schv

álí n

ávrh

gar

anta

dopo

ručí

co

s m

ajet

kem

ud

ělat

odpo

vídá

za

likvi

daci

m

ajet

ku

zaev

idov

ání

vyřa

zené

ho

maj

etku

zaúč

tová

ní

vyřa

zené

ho

maj

etku

schv

álen

í

schv

álen

í1

schv

álen

í2

jiný

návr

h na

lik

vida

ciar

chiv

ace

form

ulář

e po

do

bu 5

let

56

4.2.10 Výstupní list

Výstupní list slouží jako doklad o odevzdání všech svěřených předmětů,

splněných závazků zaměstnance vůči zaměstnavateli, včetně absolvování výstupní

lékařské prohlídky. Dále slouží jako doklad o převzetí písemností a osobních dokladů

zaměstnancem.

Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno zaměstnance,

z jakého je úseku, osobní číslo zaměstnance, důvod skončení a datum. Dále pak

obsahuje datum a podpisy osob, s kterými se provedlo vyrovnání závazků a vyjádření

lékaře.

S tímto dokumentem manipulují tyto osoby: zaměstnanec, jehož se výstupní

list týká, vedoucí útvaru tohoto zaměstnance, vedoucí oddělení výpočetní techniky,

zaměstnanecké oddělení a vedoucí tohoto oddělení, zaměstnanec mzdové účtárny,

vedoucí oddělení MTZ a evidence majetku, vedoucí oddělení informační soustavy,

vedoucí nářaďovny, vedoucí správy budov, vedoucí odboru provozu, vedoucí

oddělení parkingu, klíčník a lékař.



57

Obr 15 Diagram oběhu formuláře Výstupní list.

Pozn.: Pro znázornění oběhu formuláře Výstupní list jsem zvolila odlišný typ

diagramu, kterým je vyjádřen celkový počet kompetentů (odpovědných zaměstnanců),

které musí zaměstnanec navštívit před ukončením pracovního poměru.

58

4.2.11 Změna systemizace

Formulář se používá pro jednotlivé změny systemizovaných míst v rámci

organizační struktury. Jedná se o vytvoření, zrušení nebo změnu konkrétního

systemizovaného místa.

Tento formulář obsahuje zejména tyto náležitosti: číslo systemizovaného

místa, původní stav, návrh, odůvodnění změny. Dále pak obsahuje Rozhodnutí o

návrhu, kde je vyjádření odpovědných osob, datum a jejich podpis.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: navrhovatel, vedoucí

zaměstnaneckého oddělení, finanční ředitel, generální ředitel.

Obr 16 Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace.

navrhovatel vedoucí zam.odd. finanční ředitel generální ředitel

NE ANO

schválení

navržení změny

vyjadřuje se k návrhu

vyjádření k návrhu

provedení změny

přepracování




59

4.2.12 Zpráva z interního auditu

Na základě provádění interních auditů systému managementu kvality, kterými

se přezkoumává konkrétní auditovaný proces, je vypracována zpráva z interního

auditu. Zpráva obsahuje popis zjištěných neshod, nedostatků a doporučení a slouží pro

přijetí nápravných opatření ve společnosti.

Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: předmět auditu, cíle auditu,

podnět na audit, auditované prvky, zjištění z interního auditu, vyhodnocení účinnosti

opatření z minulého auditu a datum a podpisy odpovědných osob.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: vedoucí auditor, tým auditorů,

zástupci auditovaných oblastí a zmocněnec pro kvalitu.

Obr 17 Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu.

Vedoucí auditor tým auditorůzástupce auditované

oblasti zmocněnec pro kval itu

Vypracování zprávy z int. auditu

podílení se na vypracování

vyjádřuje se k vypracované

zprávě

archivace po dobu platnosti certifikace ISO

Garant: Vedoucí oddělení auditorské služby


60

4.2.13 Žádost o autodopravu

V rámci pravidel provozu služebních vozidel slouží formulář (strana č. 1),

k žádosti jednotlivých útvarů na autodopravu – pro služební účely i pro zapůjčení

vozidla pro osobní potřebu.

Předání a převzetí vozidla do dočasného užívání se provádí formou písemného

předávacího protokolu (strana č. 2 formuláře).

Tento dokument je rozložen na 2 strany. První strana je Žádost o autodopravu

a obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno žadatele, typ vozidla, obsluha vozidla,

datum odjezdu a příjezdu, předmět a trasa autodopravy, Prohlášení žadatele v případě

soukromé dopravy a datum a podpisy odpovědných osob. Druhá strana je Protokol o

předání a zpětném převzetí motorového vozidla, který obsahuje zejména tyto

náležitosti: závady zjištěné při předání vozidla a při zpětném převzetí, stav

tachometru, datum předání a zpětného převzetí a datum a podpisy odpovědných osob.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: žadatel, vedoucí úseku žadatele,

technický ředitel, odpovědný technik.

Garant: Vedoucí odboru realizačních služeb


61

Obr 18 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu.

žad

ate

lve

do

ucí

od

d.

žad

ate

lete

chn

ický

ře

dit

el

od

po

věd

ný

tech

nik

AN

O

NE

NE

AN

O

žád

á o

au

tod

op

ravu

pře

dá

ní

a p

řevz

etí

au

ta

sch

vále

ní

sch

vále

ní

po

žad

avk

u

pře

vze

tí a

zp

ětn

é v

ráce

ní

vozi

dla

arc

hiv

ace

po

do

bu

3

le

t

62

4.2.14 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS

V souladu s provozním řádem výpočetního informačního systému slouží

k žádosti uživatele o:

• přidělení VT včetně požadavků na vybavení,

• přidělení přístupu do výpočetního informačního systému,

• změnu rozsahu oprávnění do výpočetního informačního systému.

Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno uživatele,

požadovaná výpočetní technika (tiskárna, počítač, ekonomický systém ESO9),

požadované oprávnění přístupu do VIS, datum a podpisy odpovědných osob.

Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: uživatel, ředitel úseku uživatele,

technický ředitel, vedoucí oddělení výpočetní techniky.

Garant: Vedoucí oddělení výpočetní techniky


63

Obr 19 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS.

uživatel ředitel úseku vedoucí odd. OVT technický ředitel

NE

ANO

vystavení žádosti

přidělení VT

schválení

archivace 3 roky

stanovisko ředitele v případě překročení povolených l imitů

64

4.2.15 Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky

Slouží pro účely zřízení, zrušení nebo změnu telefonní linky firem sídlících

v nájmu v prostorách KCP.

Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: upřesnění o jaký druh

žádosti se jedná, název firmy, kontaktní osoba, požadovaný termín instalace. Dále pak

obsahuje tabulku s typem telefonní linky nebo přiděleným číslem telefonní stanice a

datum a podpisy odpovědných osob.

S tímto dokumentem manipulují tyto osoby: odpovědný zástupce firmy a

obchodní referent dlouhodobých pronájmů.

Obr 20 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky.

odpovědný zástupce firmyobch.refernt dlouhodob.

nájmů

ANONE

žádá o telekomunikační službu

schválení

archivace po dobu trvání nájmu

Garant: Vedoucí oddělení spojové a spisové služby


65

4.2.16 Congress Man, informační čtvrtletník Kongresového centra Praha, a.s.

Tento dokument slouží pro styk s veřejností. Je vydáván 4x ročně a je v něm

vždy uvedeno úvodní slovo generálního ředitele, články o KCP v českém i anglickém

jazyce, interview a seznam akcí v KCP. Tento dokument vychází v nákladu 10 000 ks.

S tímto dokumentem manipulují zaměstnanci marketingového oddělení,

externí klienti a zaměstnanci KCP. Tento dokument je posílán do tuzemských firem i

do zahraničních firem na základě databáze klientů. Tento dokument schvaluje

Marketingové oddělení a osoba, která napsala úvodní slovo (generální ředitel).

V případě článků o Evropské unii je schvalující osobou obchodní ředitel.

Garantem tohoto dokumentu je vedoucí Marketingového oddělení. Poslední

aktualizovanou verzí tohoto dokumentu je Congress Man Únor 2009.

Obr 21 Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man.

marketingové odd. generální ředitel obchodní ředitel

č lánek o EU

článek není o EU

NE

ANO

ANO

NE

zajištění překladu do AJ

schválení úvodního slova

schvalování č lánků o EU

přepracování

archivace na webových stránkách spol.(stálá)

charakteristika č lánku

66

4.2.17 Návrhy na změny

Interní sdělení

Ve formuláři je v nastavení hlavičky pevně naformátovaná velikost, typ písma,

rovněž také část samotného textu je z hlediska velikosti a typu písma nevyhovující.

Nedovoluje uživateli pracovat s textem podle svých potřeb.

Velkým přínosem by proto byla možnost pracovat s tímto dokumentem bez

pevně stanoveného formátu. Byla by zde možnost vkládat tabulky, podtrhávat či jinak

zvýraznit důležité úseky formuláře.

Další možností je šířit Interní sdělení elektronicky, tj. zavedení autentizace,

elektronického podpisu, zajištění důvěryhodnosti obsahu formuláře, dostupnost a

čitelnost formuláře, integrita dat5 a průkaznost původu dat. U implementace toho

způsobu je nutné též zohlednit software (zda všichni zaměstnanci budou mít příslušný

software pro editaci formuláře), operační systémy (kompatibilita OS), hardware a

požadovanou úroveň zabezpečení v této společnosti.

Výstupní list

Vyplnění tohoto dokumentu je velmi časově náročné pro zaměstnance, který

musí obíhat 13 zaměstnanců KCP a jednoho lékaře z důvodů vyrovnání závazků

s KCP. Z důvodu toho, že zaměstnanec musí odevzdat majetek KCP, či vyrovnat

případné peněžní neshody, je nutnost, aby se tohoto koloběhu zúčastnil. Řešením je

předběžné elektronické poslání dokumentu pro přípravu podkladů na vyrovnání

závazků před datem návštěvy daného oddělení zaměstnancem. Toto opatření alespoň

trochu sníží časově náročnou činnost spojenou s tímto dokumentem.

Jelikož zaměstnanec musí vyrovnat závazky před odchodem ze společnosti,

není možné vynechat některou odpovědnou osobu (pokud ovšem u té osoby závazky

má). Snížení počtu osob manipulujících s tímto dokumentem by byl možný za

předpokladu sloučení některých činností pod jednu osobu. Tento způsob by jistě

5 Stav, kdy přečtená data jsou totožná s daty uloženými. Tzn. během uložení (přenosu) dat nedošlo k jejich neočekávaným změnám. Zajištění kompletnosti dat. Například osobní číslo patří nějaké osobě. Pokud by osobní číslo nikomu nepatřilo, jedná se o osiřelá nebo nekompletní data. Zachování dat pro jejich zamýšlené použití.

Zdroj: wikipedia.org

67

nevyhovoval odpovědným zaměstnancům z důvodu přidělení činnosti nad rámec

jejich denních pracovních povinností.

Vyřazovací protokol

Formulář obsahuje velké množství osob, které se k problematice vyjadřují a

tím je oběh celého formuláře nepružný a neefektivní. Než dojde k uplatnění formuláře,

tak se může stát, že vyřazovaný majetek bude poškozen, či jinak znehodnocen a

zůstatková cena by poté mohla být jiná, než která je uvedena na protokolu. Druhým

možným negativním dopadem dlouhodobého oběhu formuláře je skutečnost, že

zaměstnanec, který majetek vyřazuje, nevyčká na dokončení vyřazovacího procesu a

sám majetek bez záznamu zlikviduje (z hlediska uvolnění místa v kanceláři).

Vyplnění by se mělo soustředit na správný popis majetku, který se vyřazuje,

nikoliv na velké množství podpisů. Počet osob by se měl zmenšit minimálně o 2.

Podpisy předsedy VOK a VOK samotné na formuláři jsou přebytečné, po projednání

v komisi by postačil pouze podpis předsedy VOK. Vyjádření garanta je z pohledu

vyřazení majetku podstatnější než podpis ředitele úseku.

Korekční lístek

Tento formulář je uživatelsky nepřehledný. Při vyplňování tohoto formuláře je

velký problém orientovat se, do které kolonky se údaj má vlastně zapsat. Do kolonky

Celk. počet zapisuje většina lidí počet hodin (podle vyjádření vedoucí

zaměstnaneckého oddělení), který se ale má zapisovat až do řádků uvedených pod

touto kolonkou.

Formulář je z hlediska vyplňování ostatních údajů též nepřehledný, kolonky

jsou velmi malé pro zapisování údajů. Není přesně specifikován způsob označení

režimu pracovní doby. Také zakroužkování příslušného důvodu absence je velmi

nepřehledné. V případě, kdy se zaměstnanec splete ve vyplnění, se z tohoto formuláře

stane „škrtací kalendář“.

Některé části formuláře by se měly změnit. Zejména kolonky Od, Hodina, Den

Měsíc by měly být zapsány jako pouze kolonka Datum a čas, kde by postačily pouze

dvě kolonky. Celý formulář, by měl být zvětšen pro lepší manipulaci uživatele.

Samotný název, který je napsán v levé části formuláře, je nevýrazný. Měl by být

zapsán nad všemi kolonkami uprostřed formuláře.

68

Congress Man

Tento dokument slouží pro informování klientů KCP o nových událostech

týkajících se firmy. Congress Man se posílá jak tuzemským firmám, tak zahraničním.

Bohužel ne všechny odeslané Congress Many splní svou funkci, protože mnoho z nich

(cca 10%) se jich vrátí zpět do společnosti. Důvody jsou zejména změny adres

firmem, zánik firmy nebo adresovaný zaměstnanec ve firmě již nepracuje.

Při vykonávání odborné praxe byla jedna z mých činností aktualizace databáze

firem (potencionální klienti). Vyhledávala jsem na internetu firmy z databáze

společnosti a dohledávala adresy těch firem, kterým Congress Man z uvedených

důvodů nedošel. Aktualizace databáze se provádí 2x ročně a je zdlouhavá, jelikož

obsahuje přes 10 000 položek a samotné dohledávání zabírá mnoho času. 10%

odeslaných dokumentů je poté nevyužito a zůstává v krabicích na marketingovém

oddělení.

Negativním dopadem je tedy nesplnění účelu marketingového nástroje, protože

informace obsažená ve čtvrtletníku nedojde ke svému adresátovi. Řešením jde tedy

častější aktualizace, která však není podle vyjádření vedoucí marketingové oddělení

z časových a personálních hledisek možná.

69

5 Závěr

Tato práce měla za cíl charakterizovat, zkategorizovat, sumarizovat a navrhnout

dokumenty na změnu. Tento cíl byl splněn prostřednictvím vyhodnocené ankety a

vlastního průzkumu. V anketě bylo zejména vyhodnoceno, že pouhých 5 dokumentů

z celkového počtu (395) je nevyhovujících, tudíž by jejich novelizace měla

proběhnout dříve, než je určeno systémem managementu kvality, tj. 3 roky.

Dokumenty byly nevyhovující zejména z hlediska jejich použitelnosti. Obsah

dokumentů je dán podle systému managementu kvality.

Dle charakteristiky formulářů byly navrženy 4 formuláře (Interní sdělení,

Korekční lístek, Výstupní list, Vyřazovací protokol) a 1 dokument, sloužící

k propagaci společnosti (Congress Man) na změnu, která by se měla provést

v nejkratším možném čase a to z důvodu uvedených u jednotlivých navrhovaných

formulářů. Podařilo se mi v této práci popsat průběh různých činností týkajících se

dokumentů (jejich archivace, návrh na změny apod.) Výsledkem této práce je možnost

změnit vybrané dokumenty ku prospěchu uživatelů těchto dokumentů a tím zrychlit

procesy spojené s dokumenty.

Graf 4 Grafické znázornění vybraných dokumentů na změnu z celkového počtu zkoumaných dokumentů (v

procentech).

70

Na návrh oběhu veškerých dokumentů v elektronické podobě, který podalo

oddělení výpočetní techniky, je potřeba si odpovědět na mnoho otázek.

1. Musel by mít každý zaměstnanec společnosti zařízení pro čtení elektronických

dokumentů?

2. Je společnost připravena na elektronický oběh dokumentů z hlediska vybavení

(hardware, software)?

3. Jsou zaměstnanci připraveni na takovou to změnu z hlediska znalostí?

4. Usnadnila by tato forma práci zaměstnancům nebo naopak by se práce

zkomplikovala?

5. Případně, zda je firma schopna zajistit komunikaci i s externími firmami pomocí

elektronického oběhu dokumentů?

Formuláře využívají všichni zaměstnanci, přidělení počítače pro každého

zaměstnance by bylo nezbytné. V současné době má však počítač přidělena pouze cca

polovina (90) všech zaměstnanců (podle informace vedoucí oddělení výpočetní

techniky). Znamenalo by to tedy velké finanční zatížení společnosti.

Vzhledem k tomu, že ne všichni zaměstnanci mají výpočetní techniku, není

zde ani předpoklad, že by pro elektronický oběh dokumentů měli dostačující znalosti.

Míra usnadnění práce při elektronickém oběhu dokladů není úměrná

nákladům, které by byly zavedením elektronického oběhu vyvolány.

71

Seznam použitých zdrojů

Knihy

1. NOVÁKOVÁ, Marta. Informatická typológia dokumentov [Informatická typologie dokumentů]. [Martin] : Matica Slovenská, 1981. 242 s.

2. SEDLÁČKOVÁ, Beáta, MARVANOVÁ, Eva. Dokumentová komunikace. [Praha] : Národní knihovna ČR, 2007. 340 s. ISBN 807-05-0535-4.

3. VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika. [Praha] : ÚVTEI-St. techn. knihovna, 1973. 67 s.

Elektronické zdroje

1.

4. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Kongresové centrum Praha [online]. 2005 [cit. 2009-03-09]. Dostupný z WWW: <www.kcp.cz>.

5. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Výroční zpráva 2006. [Praha] : [s.n.], 2006. 50 s. Dostupný z WWW: <http://www.kcp.cz/vyr_zprava.php?lng=CZ>.

6. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Výroční zpráva 2007. [Praha] : [s.n.], 2007. 50 s. Dostupný z WWW: <http://www.kcp.cz/vyr_zprava.php?lng=CZ>.

7. KUČEROVÁ, Helena. Dokumentová komunikace [online]. 2002, 18. 1. 2004

[cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://info.sks.cz/users/ku/UIS/dokument.htm>.

8. KUNT, Miroslav. Elektronické dokumenty z hlediska požadavku zákona c. 499/2004 Sb. a potřeb jejich dlouhodobého ukládání [online]. 2005, 29. 5. 2005 [cit. 2009-03-13]. [dokument ve formátu PDF] Dostupný z WWW: <http://www.nacr.cz/Z-Files/elektronicke_doku.pdf>.

72

9. RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV [online]. Praha: Vydavatelství VŠCHT Praha, c2006 , 2006 [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: <http://vydavatelstvi.vscht.cz/knihy/uid_es-005/motor/main.copyright.html>. ISBN 80-7080-599-4.

10. ŠPÁLA, Milan. Informační prameny a dokumenty [online]. 2006 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://209.85.129.132/search?q=cache:E5gL1qSfhKsJ:www.lf1.cuni.cz/Data/files/spala/04%2520Text%2520%252011%2520Informa%C4%8Dn%C3%AD%2520prameny%2520a%2520dokumenty%252006309%2520-%2520%2520Final.doc+informa%C4%8Dn%C3%AD+prameny&hl=cs&ct=clnk&cd=5&gl=cz>.

11. TKAČÍKOVÁ, Daniela. Práce s informacemi [online]. 2004, 2008-01-08 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://knihovna.vsb.cz/knihovna/bibliografie/index.html>.

12. TKAČÍKOVÁ, Daniela. Základy práce s informacemi [online]. 1998, 2008-04-15 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: <http://knihovna.vsb.cz/kurzy/uvod/obsah.html>.

13. VÝPOČETNÍ A INFORMAČNÍ CENTRUM ČVUT. Informační prameny [online]. 2002, 12. 7. 2002 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW <http://knihovny.cvut.cz/vychova/vychova1/inf_pram/inf_pram.html>.

2.

14. KUČEROVÁ, Helena. Organizace informací. Verze 1.1 Praha: Ústav informačních studií a knihovnictví FF UK, 2008. Dostupné z portálu Elektronické studijní texty ÚISK: <http://texty.jinonice.cuni.cz/> (nutná registrace)

15. SLÁMOVÁ, Hana. Hlavní poznatky sociální komunikace. ISP II [online]. 2007 [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: <http://joomla.slamow.com/content/view/64/27/>.

16. ŠEDINOVÁ, Petra, KŘIVÁNEK, Petr, ŠKYŘÍK, Petr. Elektronické informační zdroje I: : využití pro život. Kurz práce s informacemi [online]. 2007 [cit. 2009-03-25], s. 1-7. Dostupný z WWW: <http://is.muni.cz/elportal/estud/ff/js07/informace/materialy/pages/eiz_opora.pdf>.

http://texty.jinonice.cuni.cz/

73

Směrnice

17. BARTOŠ, Vratislav, VONDRUŠKOVÁ, Hana. Směrnice : Spisová a skartační směrnice KCP, a.s.. [Praha] : [s.n.], 2008. 12 s.

18. FALTUS, Václav. Směrnice: : Informatika. Praha : [s.n.], 2007. 7 s.

19. MELICHAROVÁ, Ladislava. Směrnice: Řízení dokumentace a záznamů. [Praha] : [s.n.], 2008. 9 s.

20. ŽATEČKOVÁ, Jitka. Směrnice: Interní audity v systému managementu kvality. [Praha] : [s.n.], 2008. 6 s.

Ostatní

21. MELICHAROVÁ, Ladislava. Příručka systému managementu kvality ISO 9001:2000. [Praha] : [s.n.], 2008. 15 s.

22. ŽATEČKOVÁ, Jitka. Organizační řád Kongresového Centra Praha, a.s.[Praha] : [s.n.], 2008. 32 s.

74

6 Přílohy


Zdroj: KCP, Výroční zpráva 2007

75


Zdroj: KCP, Výroční zpráva 2006

76

Příloha 3 Anketa

77

Příloha 4 Cestovní příkaz

78

79

Příloha 5 Interní sdělení

80

Příloha 6 Korekční lístek

Kongresové centrum Praha, a.s. F - 06 - 8

Korekční Režim pracovní doby /označte/ Útvar č.: os.číslo:

lístek pružná nepravidelná hmg. č. .........

Příjmení a jméno

Od Hodina Den Měsíc Do Hodina Den Měsíc Celk. počet

hodin /1

Dovolená - počet dnů ......................................

Pracovní neschopnost, ošetřování člena rodiny /2

Vyšetření, ošetření ve zdravot.zařízení - s náhradou mzdy

Vyšetření, ošetření ve zdravot.zařízení - bez náhrady mzdy

Doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení

Úmrtí rodinného příslušníka

Vlastní svatba, svatba dětí, svatba rodičů /2

Nepředvídané přerušení provozu /zpoždění/ dopr.prostř. /2

Vyhledávání nového místa před skončením prac. poměru

Pracovní cesta, pochůzka /2

Školení, seminář, studium, studijní volno /2

Ztráta, opomenutí, poškození magnetické karty /2

Neplacené volno

Překážky z důvodu obecného zájmu /2

Podpis zaměstnance Podpis vedoucího, dne: Zaměstnanecké odd.

1/ Údaj se uvádí v desetinném čísle a zaokrouhluje se na 1/4 hod. 2/ Příslušný důvod zakroužkovat /specifikovat/ Návštěvu zdravotnického zařízení potvrďte na zadní straně formuláře

Verze 2 - 05/2007

81

Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí

82

Příloha 8 Požadavkový list

83

Příloha 9 Předávací protokol

84

Příloha 10 Převodka majetku

85

Příloha 11 Škodní protokol

86

87

Příloha 12 Vyřazovací protokol

88

Příloha 13 Výstupní list

89

Příloha 14 Změna systemizace

90

Příloha 15 Zpráva z interního auditu

91

Příloha 16 Žádost o autodopravu

Žádost o autodopravu

č. zakázky:………...

Útvar žadatele: Jméno a příjmení žadatele: tel.: Typ vozidla: Obsluha vozidla: PEUGEOT BOXER – nákladní 1) s řidičem referentského vozidla 1) ŠKODA OCTAVIA – osobní 1) převzetí vozidla žadatelem - služební autodoprava 1) převzetí vozidla žadatelem - soukromá autodoprava 1)

Datum odjezdu: Čas odjezdu:

Datum příjezdu: Čas příjezdu:

Předmět autodopravy:

Trasa autodopravy:

Spolujezdci:

Prohlášení žadatele v případě soukromé autodopravy:

Zavazuji se uhradit spotřebované PHM a případné škody na vozidle způsobené vlastní vinou.

Datum: Podpis žadatele:

Souhlas vedoucího úseku žadatele s požadavkem na autodopravu:

Datum: Podpis:

Souhlas technického ředitele KCP s cestou mimo základní využití vozidla:

Datum: Podpis:

Vysvětlivky: 1) nehodící se škrtněte

92

Protokol o předání a zpětném převzetí motorového vozidla

Na základě tohoto protokolu předává provozovatel níže uvedenému zaměstnanci

Kongresového centra Praha, a.s. do dočasného užívání automobil: PEUGEOT BOXER, RZ ABA 46-30 1) ŠKODA OCTAVIA, RZ AHU 20-54 1) včetně následujícího vybavení a dokladů: klíč od vozidla, kniha jízd, osvědčení o registraci motorového vozidla, doklad o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, osvědčení o měření emisí, mezinárodní automobilová pojišťovací karta, kupón prokazující zaplacení poplatku za užívání dálnice, karta závorového systému KCP, bezpečnostní páka volantu + klíč, hever, lékárnička, výstražný trojúhelník, rezerva a klíč na kola, reflexní bezpečnostní vesta (u automobilu PEUGEOT BOXER navíc: uživatelská příručka, klíč k uzamykání řadící páky a klíč k imobilizéru). Zaměstnanec přebírající vozidlo stvrzuje, že se podrobil přezkoušení ze znalosti řízení vozidla a pravidel silničního provozu, je seznámen s pracovním postupem PP OŘ 06-11 (Provoz referentských vozidel Peugeot Boxer a Škoda Octavia v KCP, a.s.) a nejsou mu známy žádné zdravotní důvody, které by bránily používání vozidla k dohodnutým účelům. Závady zjištěné při předání vozidla: …………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………..………… Stav tachometru v době předání vozidla [km]: Datum předání vozidla: Jméno a příjmení předávajícího: Podpis předávajícího: Jméno a příjmení přebírajícího: Podpis přebírajícího: Závady zjištěné při zpětném převzetí vozidla: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Stav tachometru v době zpětného převzetí vozidla [km]: Datum zpětného převzetí vozidla: Jméno a příjmení předávajícího: Podpis předávajícího: Jméno a příjmení přebírajícího: Podpis přebírajícího: Vysvětlivky: 1) nehodící se škrtněte

93

Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS

Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS

Uživatel

Uživatel :

Úsek : Oddělení :

Pracovní pozice :

Hlavní činnost uživatele ve vztahu na VT :

Požadovaná VT

počítač s monitorem a standardní výbavou ano / ne

Standardní vybavení PC - Intel 500MHz, RAM 128MB, Disk 10GB, klávesnice, myš, flopy 3,5“, CD, monitor barev. 15/17‘

Vybavení SW - PC SUITE 602, Acrobat Reader, VNC, OS Win 98/XP, Salamandr

Přednastavené úlohy - údržba disku, vzdálená správa

Nad rámec standardního vybavení

tiskárna : ano / ne

jiné vybavení – hardware :

Ekonomický systém ESO9 ano / ne

definice oprávnění:

Reservační systém Colloseum 3000 ano / ne

definice oprávnění:

jiné vybavení – software :

94

Požadované oprávnění přístupu do VIS

standardně se uživateli VT nepřiděluje žádné přístupové oprávnění do VIS, uvedeno v PP TŘ 06-0

E-mail ano / ne

e-mail adresa (v případě žádosti o nestandardní adresu) :

Internet ano / ne

Intranet ano / ne

Disk záloh (H:) ano / ne

cesta a adresář (v případě žádosti o nestandardní nastavení) :

Další požadovaná oprávnění

HW a SW je přidělován dle aktuálního stavu volných zařízení i volných licencí SW

Žádost vystavil :

(datum a podpis)

Žádost schválil :

(datum a podpis odborného ředitele úseku)

Vyjádření OVT (datum přidělení, vysvětlení neshod apod.) :

(datum a podpis vedoucího OVT)

Stanovisko TŘ (pouze v případě neshod a překročení povolených limitů pravomocí):

(datum a podpis technického ředitele)

95

Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky

Žádost - o zřízení telefonní linky * - o zrušení telefonní linky * - o změnu telefonní linky *

Název firmy

Objekt KCP / patro

Kontaktní osoba / telefon

Požadovaný termín instalace

Pořadové číslo

telefonu

Číslo místnosti Typ telefonní linky A – analogová D - digitální

Oprávnění 1 až 6

Přidělené číslo telefonní stanice

1

2

3

4

5

6 Poznámka : 1) *nehodící se škrtněte 2) typ linky - „A“, analogová linka je vhodná pro všechny typy telefonních přístrojů,

obvykle se na ní připojuje faxový přístroj a modem k PC - „D“, digitální linka je použitelná pro zařízení, které je kompatibilní s naší telefonní ústřednou Consono MD 110 Ericsson 3) oprávnění: 1 – KCP (místní), 2 – Praha, 3 – Praha + mobilní síť, 4 – ČR, 5 – Evropa, 6 – svět

Datum, jméno a podpis odpovědného zástupce firmy V Praze, dne: Jméno: Podpis:

Datum, jméno a podpis odpovědného zaměstnance KCP, a.s. V Praze, dne: Jméno: Podpis:

96

Příloha 19 Congress Man

97

98

Date post:	12-Jul-2019
Category:	Documents
Upload:	duongnguyet
View:	219 times
Download:	0 times

Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové...

Documents