Analýzy administrativních procesů
Analýzy ve 2 krocích
• Analýza dokumentů
• Analýza administrativních procesů
Komplexní řízení organizace
– Přizpůsobení konkrétním úkolům organizace– Přizpůsobení vnějšímu okolí organizace– Využití normativních a deskriptivních přístupů– Systémové pojetí - Synergický přístup
• Analýza provádění administrativních činností– Normotvorná činnost– Realizace administrativních procesů
• Efektivnost řízení administrativních procesů
Schopnost aplikace norem v organizaci
• Slabé a silné stránky řízení adm. procesů
• Uplatnění vhodných metodik a technik řízení
• Srozumitelnost dokumentů
Proces
Subproces 1 Subproces 2 Subproces 3
Činnost Činnost Činnost Činnost
Operace
Operace
Operace
Personální proces
Výběr pracovníků Personálně právní proces Adaptační proces
Inzerce Výběrové řízení Struktura Řízení
Tvorba inz. oznámení
Umístění inz. oznámení
Administrativní výběr
• První etapa (AS-IS = jak to je) je prezentována modelem probíhajících procesů, kde je potřebná zejména přesná identifikace výchozí situace.
• Druhá etapa (TO-BE = mělo by být) je orientována na návrh a charakteristiku změn procesů případně na návrh a charakteristiku nových procesů.
Diagram vzájemných vztahů
Relační diagram
• Umožňuje identifikovat logické , příčinné souvislosti mezi prvky
• Umožňuje důkladné pochopení vazeb a vztahů mezi prvky systému
Proces výběru pracovníka
Příprava pracovněPrávních dokumentů
Personální odbor
Rozhodnutí o přijetíŘeditel org.
Výběrové řízeníPersonální odbor
Předání závěrů řediteli org.
Výběrové řízení- odborný výběrPersonální odbor, zájmový odbor
Technika a obsah postupu
Výběrové řízení- administrativní výběrPersonální odbor
Adaptační proces
Struktura adapt. procesuPers. odbor
Příprava pers. právních dokumentůPers. odbor
Přijetí závěrůManager, ředitel
Předání pers odboru
Vyhodnocení adapt. procesuManager
Předání pers. odboru
Projednání adapt. procesuManager
Adaptační proces
Maticový diagram
Činnosti
A B C D E F
A
B
C
D
E
F
Schválení zahraniční sl. cesty
Činnosti
Návrh Zprac Proj. Předlož.
Schvál.
F
Ř X
VO-lin X
VO-št X
Z X X
Postupový diagram
• Vývojový diagram slouží k názornému grafickému zobrazení posloupnosti a vzájemné návaznosti všech kroků určitého procesu
• Používá se k identifikaci problémů a návrhu jejich řešení (Imagineering). Obvykle se zpracovávají dva diagramy (skutečnost, návrh řešení)
Grafické symboly(ČSN ISO 5807 Dokumentační symboly ……….)
Počátek, konec
Zpracování, proces, činnost
Rozhodování
Dokument
Spojka
Postup při změně pracovně právních podmínek
Změna pracovněprávních podmínek
Manager
Příprava dokumentuPers. odbor
DokumentPers. odbor
Předání dokumentu pracovníkoviPers. odbor
Založení dokumentudo PIS
Pers. odbor
Rozhodnutí ředitele
Síťový graf
Stanovení optimálního harmonogramu průběhu procesu
Schéma
0
0
1
2
3 4
5
00
Zpracování mezd
Vstupní inf.
0
Zadání do PIS
Zpracování mezd
Vytištění dokumentů Elektronické předání
Banka zaměstnance
0
Úsečkový diagram činnost
čas
Analýza možností chyb procesu
Analýza procesu
Možné chyby
Následky chyb
Návrh opatření
Realizace opatření
Výběr nového pracovníka
Analýza procesu
Možné chyby
Následky chyb
Návrh opatření
Realizace opatření
– Metoda vede analytika k přesnému vyjadřování a zakreslování reality.
.– Notace diagramu umožňuje přehlednou
vizualizaci procesu a identifikaci problémových míst.