Records manager – vysoce Records manager – vysoce kvalifikovaný profesionálkvalifikovaný profesionál

Tomáš PokornýIRMS, e-ISO, a.s.

Data Storage WorkshopData Storage Workshop

20. září 2011 20. září 2011

Data a informaceData a informace

2

Závislost na datechPožadavky na dataSpráva datZabezpečení datKontinuita podnikáníPožadavky na data v souvislosti času

Data a informaceData a informace

3

Od papíru k informačním systémůmSdílení dat Měnící se požadavky na pracovníky a občanyŘízená dataDokumentyZáznamyŽivotní cyklus dokumentů a záznamů

Současná firemní praxeSoučasná firemní praxe

4

Potřeba papírů (2002 o 42% větší než v 1999)19 kopií každého dokumentuztráta 1 dokumentu z 20400 hodin ročně hledání dokumentů1 až 5% dokumentů je nesprávně založenoEmail zvýšil počet tištěných dokumentů o 40%

Typické nedostatky správy datTypické nedostatky správy datSYSTÉMOVÉSYSTÉMOVÉ

5

Chybí strategie v oblasti správy informací, dokumentů a záznamů

Nejsou stanoveny odpovědnostiNezahrnutí veškerých typů dat, dokumentů,

záznamů do spisové službyNeodpovídající infrastruktura ICT Neodpovídající prostředí a režim Nedostatečné smlouvy s dodavateli APV

Systémový přístup k řízení datSystémový přístup k řízení dat

6

Standard ISO 15489:2001SYSTÉMOVÝ PŘÍSTUPSpráva informací a dokumentůVšechny typy organizací (soukromé, státní)Postupy spisové službyVšechny typy dokumentů, řízených dat

Vztahy mezi normamiVztahy mezi normami

Národní standard NSESSSNárodní standard NSESSS

Je určen pro organizace veřejné správy s povinností vést spisovou službu a provozující ERMS, dodavatele ERMS, pracovníky spisové služby a odborníky na správu dokumentů.

Je vydáván ministerstvem vnitra na základě zmocnění v zákoně 499/2004 Sb.

Je založen na evropském standardu MoReq2

MoReq 2MoReq 2

MoReq 2 – modelové požadavky na správu elektronických dokumentů vycházejí z celosvětové normy ISO 15 489

ISO 15 489 se vztahuje na správu dokumentů, ve všech formátech a prostředcích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní část jejich aktivit nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty.

MoReq 2 však nezahrnuje správu archiválií a archivních institucí.

ISO – 15 489 – definice základních ISO – 15 489 – definice základních pojmůpojmůDefinuje systémový přístup k řízení procesů

v oblasti správy informací a záznamů v jakékoliv podobě

Vyžaduje plnění všech legislativních požadavků (NSESSS)

Není určeno pro inspekci IS/SW řešení a aplikací (produktovou certifikaci)

Metadata, záznam, dokument, klasifikační schéma.

Typické nedostatky správy datTypické nedostatky správy datLIDSKÝ FAKTORLIDSKÝ FAKTOR

Nedostatečná organizační pravidla, směrniceNedostatečná kontrola přístupu k informacímZneužití dat běžnými pracovníkyZneužití dat managementem organizaceNeuvědomělé zacházení s informacemi,

záznamy, dokumentyNeřízený tisk, kopírování dokumentůNeřízené ukládání informací, dokumentů

Profesionálové s odpovídající Profesionálové s odpovídající kvalifikacíkvalifikací

Profesionálem s odpovídající kvalifikací pro správu dokumentů v 21. století není ani IT specialista, ani klasický spisovenský pracovník, ani archivář.

V současné době nemáme na trhu práce profesionála s odpovídající kvalifikací.

Kdo je profesionál s odpovídající kvalifikací a jak takové kvalifikace může dosáhnout poznáme na dalších stránkách.

Profesionálové s odpovídající Profesionálové s odpovídající kvalifikacíkvalifikací

Ve vyspělých zemích s rozvinutým eGovernmentem se takový zaměstnanec obecně označuje jako Records Manager.

Tuto kvalifikaci lze získat v nástavbových kurzech, středoškolským studiem nebo vysokoškolským, a to jak ve formě studia bakalářského, tak i magisterského.

Records managerRecords manager Jednotlivé programy, ve kterých nabývají

budoucí Records manažeři základní dovednosti, a to jak teoretické, tak i praktické, jsou v podstatě interdisciplinární. Jsou tvořeny předměty z oblasti počítačových věd, zpracování a analýzy informací, strategického řízení, práva, dějin správy, nauky o autenticitě a pravosti dokumentů, základů makro a mikro ekonomie, andragogiky a psychologie.

Bouřlivý nástup e-governmentu v České republice, viditelně akcelerovaný spuštěním systému datových schránek a povinností provozu elektronických systémů spisové služby u převážné většiny veřejnoprávních institucí v České republice, vytvořil na pracovním trhu poptávku po této zcela nové specializaci.

Records managerRecords manager

Poptávka po této zcela nové kvalifikaci se ještě zvýší se spuštěním informačního systému základních registrů a se spuštěním provozu Národního digitálního archivu, dalších digitálních archivů a technologických center krajů a obcí s rozšířenou působností.

Orgány veřejné moci, obdobně jako soukromý sektor, mají v současné době dvě možnosti: mohou pro správu dokumentů v digitální podobě využít služeb IT odborníků, kteří zpravidla netuší, co to je úřad a správa dokumentů, nebo využít služeb humanitně vzdělaných spisovenských pracovníků, kterým ale často chybí základní teoretické a praktické dovednosti při péči o dokumenty v digitální podobě.

IRMS činnosti - správa dokumentůIRMS činnosti - správa dokumentů

Vytvořit dobré podmínky pro možnost získání odpovídající odborné kvalifikace:- semináře,- certifikované a akreditované kurzy,- vysokoškolské bakalářské a magisterské

programy.

Semináře začnou běžet ještě v letošním roce, IRMS připravuje ve spolupráci s vysokou školou BIBS EU, která je členem IRMS CRG

Jen profesionálové s odpovídající Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a kvalifikací umožní důvěryhodnou a

konkurence schopnou správu konkurence schopnou správu dokumentůdokumentů

Děkuji za pozornost

Information and records management society

www.irms.cz