ELUZZION uzivatelsky manual 1.1

CRM Systém ELUZZION

verze 1.7

02. 11. 2009

Data System Solutions, s.r.o.

Obsah

1 Bezpečné přihlášení .............................................................................................. 3

1.1 Změna hesla ........................................................................................................................ 4

2 Domovská stránka ................................................................................................ 7

3 Plánovač ................................................................................................................ 9

3.1 Aktuální den ....................................................................................................................... 9 3.2 Kalendář ........................................................................................................................... 11 3.3 Zobrazení plánovače podřízeného – funkčnost pro area managery ................................. 12

4 Naplánování nové návštěvy ................................................................................ 13

4.1 Naplánovaní přes menu „Plánované akce“ ...................................................................... 13 4.2 Rychlé Plánování přímým zadáním jména ....................................................................... 14

4.3 Plánování pomocí Toolbaru s aktivitami ......................................................................... 14 4.4 Naplánování návštěvy na více osob (institucí) ................................................................. 15

4.5 Hromadné uzavření vícedenní aktivity ............................................................................ 15 4.6 Plánování pomocí funkcionality „Chyť a pusť“ (Drag and Drop) ................................... 17 4.7 Plánování/kopírování klientů (aktivit) z uzavřených dní ................................................. 19

5 Seznamy Osob a Institucí ................................................................................... 20

5.1 Popis jednotlivých kritérií ................................................................................................ 22 5.1.1 Základní vyhledávání ............................................................................................... 22

5.1.2 Vyhledávání dle návštěv .......................................................................................... 23 5.1.3 Vyhledávání v profilech ........................................................................................... 23

5.2 Střední lišta s ovládacími a konfiguračními ikonami ....................................................... 24

5.2.1 Nastavitelný „filtr“ a „Config“ (s pamětí) ve vyhledávání osob/institucí ................ 25 5.2.2 Ţádost o změnu – OSOBY (Request update)........................................................... 27

6 Zadávání provozovatele, řetězce, lékárny a vazby mezi nimi............................ 31

6.1 Základní informace o provozovateli a řetězcích .............................................................. 31

6.2 Zadání nové lékárny a provozovatele ............................................................................... 31

7 Territory Management (dále jen TM) ................................................................. 36

7.1 Postup pro reprezentanty .................................................................................................. 36 7.2 Postup pro area managery ................................................................................................ 37

7.2.1 Territory management .............................................................................................. 37 7.2.2 Territory management report ................................................................................... 37

8 Karta Osoby (Detail osoby) ................................................................................ 40

9 Kontaktní zpráva ................................................................................................. 42

10 Multi-Profiles ...................................................................................................... 46

11 Peněţní deník ...................................................................................................... 49

11.1 Výdaje .............................................................................................................................. 50 11.1.1 Nový záznam ............................................................................................................ 51 11.1.2 Klonování ................................................................................................................. 51

11.1.3 Editace ...................................................................................................................... 51 11.1.4 Odstranění záznamu ................................................................................................. 52 11.1.5 Export ....................................................................................................................... 52

11.2 Příjmy ............................................................................................................................... 53 11.3 Celkem ............................................................................................................................. 53 11.4 N. S. Souhrn ..................................................................................................................... 54 11.5 Roční souhrn .................................................................................................................... 54

2

12 Smlouvy .............................................................................................................. 55

12.1 Vytvoření nové smlouvy – postup ................................................................................... 56 12.2 Detail smlouvy ................................................................................................................. 59 12.3 Klonování smluv .............................................................................................................. 59

13 Organizační struktura ......................................................................................... 61

13.1 Zobrazení návštěv uţivatele (Aktivity) ............................................................................ 62 13.2 Zobrazení uţivatelských profilů ....................................................................................... 62

14 Synchronizace ..................................................................................................... 63

14.1 Synchronizace databáze se serverem ............................................................................... 63 14.2 Synchronizace – Ţádosti o změnu .................................................................................... 64

15 Sales Data (Prodejní data) .................................................................................. 66

16 Sklady ................................................................................................................. 71

16.1 Přehled transakcí .............................................................................................................. 72

16.2 Souhrny ............................................................................................................................ 72 16.3 Převod ............................................................................................................................... 73 16.4 Hromadný převod ............................................................................................................. 74 16.5 Inventura (kontrola) .......................................................................................................... 75 16.6 Uzavření skladu ................................................................................................................ 75

16.7 Workflow a práva/uţivatelské role .................................................................................. 75

16.7.1 Stavy ......................................................................................................................... 75 16.7.2 Práva/uţivatelské role .............................................................................................. 75

17 Pharmapa ............................................................................................................ 76

17.1 Ovládání programu ........................................................................................................... 76

18 Webové reporty – metodika výpočtu poloţek v reportech ................................ 81

19 Transferové objednávky ..................................................................................... 82

19.1 Modul transferové objednávky ......................................................................................... 82

19.1.1 Transferové objednávky - filtr .................................................................................. 82 19.1.2 Transferové objednávky - střední lišta ..................................................................... 83

19.1.3 Transferové objednávky – výsledek hledání ............................................................ 86 19.2 Transferové objednávky z kontaktní zprávy .................................................................... 86

3

1 Bezpečné přihlášení

Přihlášení do systému probíhá pomocí tohoto okna – viz Obrázek 1.1 a Obrázek 1.2.

Nejprve vyplníte pole Uţivatel a následně Heslo, které Vám bylo přiděleno.

Pozor:

Heslo víte pouze vy – nikdo jiný nemůţe zjistit Vaše heslo.

Heslo nikomu neprozrazujte.

Pokud heslo zapomenete, musí se resetovat (obnovit) – nutný kontakt Hotline.

Pokud se Vám při prvním pokusu o otevření ELUZZION objeví problém s přihlášením,

kontaktujte, prosím, Hotline nebo si změňte heslo dle kapitoly níţe.

Obrázek 1.1 Přihlašovací okno - základní

Obrázek 1.2 Přihlašovací okno - rozšířené

4

1.1 Změna hesla

Heslo je nutné z důvodů bezpečnosti měnit kaţdých 30 dní.

Systém Vás na to automaticky upozorní (Obrázek 1.3).

Obrázek 1.3 Upozornění na změnu hesla

Postup změny hesla:

1. Připojte se k internetu dle postupu, který jste obdrţeli z IT oddělení.

2. Přesvědčte se, ţe jste skutečně připojeni.

3. Klikněte na ikonu ELUZZION na ploše.

4. V základním přihlašovacím okně (Obrázek 1.1) klikněte na tlačítko a potom na

tlačítko „Změnit heslo“ (Obrázek 1.2).

5. Následně se Vám ukáţe okno pro změnu hesla (Obrázek 1.4).

Obrázek 1.4 Změna hesla

6. Vyplňte Vaše uţivatelské jméno a vepište nejprve Vaše staré heslo, poté nové heslo a

znovu jej potvrďte a klikněte na OK. (Pozor: Heslo nesmí být shodné s tím, které jste

doposud používali!)

7. Proces změny chvíli trvá v závislosti na rychlosti Vašeho připojení.

8. Jakmile proces proběhne v pořádku, uvidíte následující okno (Obrázek 1.5).

5

Obrázek 1.5 Potvrzení úspěšné změny hesla

9. Heslo bylo úspěšně změněno.

Důleţité poznámky:

1. V případě, ţe se Vámi zadané nové heslo neshoduje při potvrzení, uvidíte následující

hlášku (Obrázek 1.6).

Obrázek 1.6 Špatně zadané nové heslo

Řešení: opětovné vyplnění nového hesla.

2. V případě, ţe Vaše heslo nesplňuje podmínky náročnosti, budete na to upozorněni

následujícím dialogem (Obrázek 1.7).

Obrázek 1.7 Podmínky náročnosti

Řešení: změna hesla.

3. V případě, ţe heslo bylo jiţ v určeném časovém období pouţito, uvidíte následující

dialog (Obrázek 1.8).

Obrázek 1.8 Pouţité heslo

6

Řešení: změna hesla.

4. V případě, ţe nejste vlastníkem databáze, systém Vám nepovolí přihlášení (Obrázek

1.9).

Obrázek 1.9 Neoprávněný vlastník databáze

Řešení: kontaktujte Hotline, nutná reinstalace databáze.

5. V případě, ţe zadáte špatné přihlašovací údaje, systém Vás taktéţ upozorní (Obrázek

1.10).

Obrázek 1.10 Neplatný uţivatel nebo heslo

Řešení: opětovné zadání přihlašovacích údajů.

6. Pokud při změně hesla vyplníte špatné přihlašovací jméno, systém Vás upozorní

následující hláškou, ţe Vaše přihlašovací jméno v databázi neexistuje.

7

Obrázek 1.11 Chybné přihlašovací jméno

Řešení: zkontrolujte si, zda jste opravdu zadali správné uţivatelské jméno.

Poznámka:

Náročnost hesla i jeho vypršení podléhá kritériím, která se liší dle nastavení jednotlivé země.

2 Domovská stránka

Po úspěšném přihlášení se dostanete na domovskou stránku (Obrázek 2.1), která je rozdělena

na následující části:

1. Semináře a kongresy – informace a podrobnosti ohledně lékařských akcí

2. Důleţité informace – informace týkající se provozu systému ELUZZION (manuály,

tipy, rady)

3. Novinky v systému ELUZZION – informace ohledně novinek a vylepšení v systému

ELUZZION

4. Systémové informace – informace ohledně stavu Vašeho ELUZZIONu:

a. Synchronizace – kdy byla uskutečněna poslední úspěšná synchronizace.

b. Peněţní deník – poslední revidovaná perioda + informace ohledně Vašich

poloţek peněţním deníku + kdy bude PD uzavřen – viz kapitola 11 str. 49.

c. Plánovač – poslední uzavřený den.

V případě, ţe se jedna či více ze systémových informací nezobrazují, nejedná se

o chybu, ale daná sekce neobsahuje ţádná varování.

Příklad: Synchronizace byla provedena dnes, tudíţ není nutné upozornění –

nezobrazí se hláška o nesynchronizaci systému.

8

Obrázek 2.1 Domovská stránka

Poznámka: Zobrazení domovské stránky je optimalizováno pro rozlišení 1024x768 a vyšší. Pokud toto rozlišení

nemáte nastaveno, domovská stránka se můţe jevit nerovnoměrná.

9

3 Plánovač

Do plánovače se dostanete kliknutím na tlačítko „Plánovač“ na horní liště (Obrázek 3.1)

Obrázek 3.1 Horní lišta – plánovač

Obrázek 3.2 Hlavní obrazovka plánovače

3.1 Aktuální den

V levé horní části plánovače je zobrazeno datum, na kterém se momentálně nacházím

(Obrázek 3.3)

Obrázek 3.3 Zobrazený den plánovačem

Při otevření plánovače se zobrazí dnešní den - shodný se systémovým datem (Obrázek 3.3)

Tlačítka + slouţí pro přepínání mezi dny

Kliknutím na tlačítko se v plánovači přenesu na první otevřený den.

Pod datem naleznu informaci o stavu dne. Pod ním je umístněný text pomocníka, který mě

stručně informuje např. „Den je kompletní“ a můţeš ho uzavřít, nebo „Den není moţné

uzavřít“ z důvodu: např. nemáte vloţenu ţádnou aktivitu.

„Otevřený den“ je zobrazený takovýmto způsobem (Obrázek 3.4):

10

Obrázek 3.4 Otevřený den

„Uzavřený den“ je zobrazený takto (Obrázek 3.5):

Obrázek 3.5 Uzavřený den

Toolbar s aktivitami (pro pohodlnější plánování aktivit v plánovači - Obrázek 3.6) se

zobrazuje ve všech čtyřech přehledech (Aktivity dne, Denní, Týdenní a Měsíční přehled).

Obrázek 3.6 Toolbar s aktivitami

Ve spodní části obrazovky plánovače máme zobrazen přehled denní aktivity (Obrázek 3.7).

Obrázek 3.7 Zobrazený přehled aktivit

Při kaţdém typu aktivity je umístněna barevná informace o stavu návštěvy (Obrázek 3.8).

11

Obrázek 3.8 Barvy aktivit v plánovači

Obrázek 3.9 záloţky přehledů

Klikáním na záloţky (Obrázek 3.9) se můţeme přepínat mezi denním, týdenním a měsíčním

přehledem.

3.2 Kalendář

V pravé horní části se nalézá kalendář, kliknutím na název měsíce se rozbalí nabídka, ve které

si vyberu měsíc. Na dnešní den se nejrychleji dostanu kliknutím na tlačítko „Dnes“ (Obrázek

3.10).

Obrázek 3.10 Kalendář

V kalendáři jsou dny zobrazeny různými barvami:

Takto zobrazený den je uzavřen,

dnešní den, nebo den, na kterém se momentálně nacházím v kalendáři,

první otevřený den, pokud není shodný se dnem, na kterém se právě

nacházíme,

na tento den je uţ naplánovaná aktivita,

na tento den nemám ţádný plán,

na tento den je uţ naplánovaná aktivita a je v minulosti před „dnešním dnem“.

(přesně takto se zobrazí den, když je dnes 7. 11. a první otevřený den je např. 30.

10.)

Při kliknutí na příslušný den se zobrazí aktivity dne.

Vymezení osoby zelenou barvou je provedeno z důvodu:

specializace, na kterou nemohu udělat kontaktní

zprávu,

jde o osobu, která je navštěvovaná Key Account

Managerem,

lékař, který nechce být v databázi.

12

3.3 Zobrazení plánovače podřízeného – funkčnost pro area managery

Kaţdý vedoucí pracovník (Area manager, BUM, atd.) zaloţený v systému Eluzzion má

moţnost sledovat plánovač svých podřízených.

Slouţí mu k tomu funkčnost v plánovači „zobrazit plánovač vybraného uţivatele:“(Obrázek

3.11).

Obrázek 3.11 Zobrazení plánovače podřízeného

Zatrţením tohoto políčka a výběru podřízeného dle jména se zobrazí jeho plánovač (Obrázek

3.12).

Obrázek 3.12 Plánovač podřízeného

Ikony nejsou aktivní a nadřízený nemůţe vkládat svému podřízenému aktivity

do plánovače!

13

4 Naplánování nové návštěvy

4.1 Naplánovaní přes menu „Plánované akce“

Kliknutím na ikonu ve střední části plánovače (Obrázek 4.1) se mi zobrazí menu plánované

akce (Obrázek 4.2).

Obrázek 4.1 Plánování aktivity

Zde si lze vybrat z dalších aktivit ((Obrázek 4.2) např. dovolená, seminář, auto servis, nemoc,

trénink, atd.)

Obrázek 4.2 Plánované akce

14

- NAHOŘE: určím, zda plánuji Lékaře, Lékárnu, atd. (tím se prokliknu do výběru osob

nebo institucí, a vyberu poţadované poloţky).

- UPROSTŘED: určím čas (konkrétní hodina, dopoledne, odpoledne, celý den)

- DOLE: mohu napsat osobní poznámku nebo veřejnou poznámku k plánu

4.2 Rychlé Plánování přímým zadáním jména

Obrázek 4.3 Rychlé plánování

Rychlé plánování spustím, začnu-li přímo zde psát a rozbalí se mi abecední seznam osob,

nebo institucí, podle toho, který typ vyberu v prvním sloupci (Obrázek 4.3).

U kaţdého plánovaného kontaktu ještě mohu zadat čas začátku a konce a poznámku (např. ţe

mám připravit smlouvu).

4.3 Plánování pomocí Toolbaru s aktivitami

Obrázek 4.4 Toolbar s aktivitami

Po kliknutí na vybranou ikonu (Obrázek 4.4) pro typ aktivity (návštěva osoby/návštěva

instituce) se zobrazí nové okno pro detailní specifikaci dané aktivity (Chyba! Nenalezen

zdroj odkazů.).

Obrázek 4.5 Specifikace návštěvy

15

! Aktivity a ikony se nastavují podle potřeb klienta, takţe nejsou vidět vţdy všechny!

Pro plánování osob/institucí v nově otevřeném okně máme dvě moţnosti jak definovat

poţadovanou osobu/instituci:

1- přímé zadání jména osoby/instituce

2- tlačítko pro otevření vyhledávače osob/institucí

4.4 Naplánování návštěvy na více osob (institucí)

Kliknutím na záloţku otevřu okno (Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.),

ve kterém v horní části vyberu, jestli chci vybírat z databáze osob nebo institucí

.

Obrázek 4.6 Hromadné plánování aktivit

VLEVO: v kalendáři vyberu den a upřesním čas, na kdy vybrané poloţky chci naplánovat.

VPRAVO: vidím seznam naplánovaných kontaktů.

4.5 Hromadné uzavření vícedenní aktivity

Některé aktivity (kongres, seminář, dovolená, nemoc…) je moţné uzavřít za více dní

najednou.

Obrázek 4.7 Vícedenní aktivita

Postup je následující:

16

Na střední liště plánovače kliknu na tlačítko „vícedenní aktivita“ (Obrázek 4.7) a objeví se

následující okno, ve kterém zadám „Období“, „Typ aktivity“ a poznámku k aktivitě.

Obrázek 4.8 Detail vícedenní aktivity

Nejdůleţitější je správný výběr typu akce. Jsou zde 4 moţnosti (Obrázek 4.9).

Obrázek 4.9 Výběr typu akce

Po výběru akce se v okně „komentář“(viz Obrázek 4.8) zobrazí nápověda s popisem vybrané

akce.

POZOR: Vţdy si pečlivě zkontrolujte správnost vybraného období! Vybraná akce se

provede okamţitě po potvrzení a můţe dojít k uzavření špatně vybraného období!

17

4.6 Plánování pomocí funkcionality „Chyť a pusť“ (Drag and Drop)

Obrázek 4.10 Plánování drag&drop

Plánování pomocí funkcionality „chyť a pusť“ (Drag and Drop) je podporováno ve všech

záloţkách v plánovači systému ELUZZION.

Přesouvání aktivit je moţné jen v otevřených dnech, není moţné přesouvat z uzavřených dní.

Existuje moţnost „chytit“ vybrané klienty/aktivity a přesunout je jednoduchým „puštěním“ na

vybraný den v kalendáři.

1. krok: Označit klienta/y

A) v aktivity dne B) v týdenním přehledu

2. krok:

Přesunutí vybraných klientů do pravého

horního rohu na kalendář v plánovači

pomocí myši

Obrázek 4.11 Aktivity dne - Výběr

Obrázek 4.12 Týdenní přehled - výběr

Obrázek 4.13 Kalendář v horní části plánovače

18

3. krok:

Po „puštění“ klientů/aktivit na vybraný den v kalendáři v plánovači se v sytému

ELUZZION zobrazí klienti (aktivity) v poţadovaném přehledu:

A) v přehledu denních aktivit B) v týdenním přehledu

Pomocí „Chyť a Pusť“ můţeme přesouvat aktivity také v týdenních, měsíčních přehledech.

Můţeme přímo plánovat aktivity mezi denními, týdenními a měsíčními přehledy.

Obrázek 4.16 Měsíční přehled

Obrázek 4.14 Aktivity dne - přenesení

Obrázek 4.15 týdenní přehled - přenesení

19

4.7 Plánování/kopírování klientů (aktivit) z uzavřených dní

Nyní máme také velmi jednoduše moţnost plánovat si aktivity v plánovači z uzavřených dní

(kopírování aktivit). Můţeme si tím pádem v plánovači vytvořit jako plán kopii z uzavřeného

dne.

1. Krok: výběr dne a označení aktivit/klientů v uzavřeném dni (šedě zbarvený den

v plánovači) - Obrázek 4.17

Obrázek 4.17 Přetaţení aktivit z uzavřeného dne

2. Krok: „Chytnu“ (pomocí levého tlačítka myši) vybrané aktivity a myši je přesunu do

vybraného otevřeného dne v kalendáři v pravém horním rohu plánovače (např. do

30.10.2009).

3. Krok: „pustím“ aktivity v kalendáři na poţadovaném otevřeném dni. Zobrazí se nové

okno s komentářem, co můţeme udělat (Obrázek 4.18).

Obrázek 4.18 Kopírování aktivit z uzavřeného dne

4. Krok: plánovač se otevře v poţadovaném dni a zobrazí se vybrané zkopírované

aktivity jako plán (Obrázek 4.19).

Obrázek 4.19 Plánovač se zkopírovanými aktivitami

20

5 Seznamy Osob a Institucí Seznamy → Hledat (klávesová zkratka - F3)

Po kliknutí na záloţku „Seznamy a Hledat“ se zobrazí vyhledávač (Obrázek 5.1).

Obrázek 5.1 Vyhledavač

Vyhledavač se skládá ze tří částí:

1. Filtr s kalendářem (Horní část obrazovky - Obrázek 5.2)

Obrázek 5.2 Filtr s kalendářem

2. Střední lišta s ovládacími a konfiguračními ikonami (Střední část obrazovky - Obrázek 5.3)

Obrázek 5.3 Střední lišta s ovládacími a konfiguračními ikonami

3. Výsledek hledání (Spodní část obrazovky - Obrázek 5.4)

Obrázek 5.4 Výsledek hledání

21

V horní části vyhledavače (Obrázek 5.2) je několik velmi důleţitých tlačítek a funkčností.

Přepínací tlačítka na osoby a instituce (Obrázek 5.5).

Obrázek 5.5 tlačítka pro základní změnu ve vyhledávání

Kliknutím na jednu z moţností (Osoby/Instituce) se mi nastaví horní filtr vyhledavače (Obrázek 5.6).

Obrázek 5.6 Filtr pro instituce

Tlačítko pro vynulování filtru . Tímto tlačítkem se dá nastavit celý filtr do

původní podoby (jako při otevření vyhledavače).

Tlačítko pro vyhledání. Toto tlačítko spouští vyhledávání nad celou databází.

Tlačítko pro cílovou skupinu . Toto tlačítko spustí vyhledávání nad cílovou

skupinou.

Rolovací menu pro výběr cílové skupiny:

Po kliknutí na tlačítko „vyhledat“ nebo „cílová skupina“ se zobrazí v dolní části výsledek hledání

(Obrázek 5.7).

Obrázek 5.7 Výsledek hledání

Důleţité informace: sloupce lze přesunout do libovolného pořadí uchopením nadpisu sloupce a přesunutím na

poţadované místo (Obrázek 5.8).

Obrázek 5.8 Přetahování sloupců

tlačítkem konfigurace na střední liště si mohu nastavit sloupce s informacemi (viz

kapitola 5.2.1 Nastavitelný „filtr“ a „Config“ (s pamětí) ve vyhledávání osob/institucí)

22

řádek s lékařem, na kterém se nacházím je barevně odlišen a je před ním světlý trojúhelníček

poloţky, které chci vybrat, označím tak, ţe drţím Ctrl a klikám na jednotlivé řádky nebo

drţím Shift a označím první a poslední poloţku výběru (stejně jako v MS Excel).

Takto označené poloţky mohu hromadně naplánovat.

vyhledávání mi umoţní zobrazit příslušnost lékaře k business unit (obchodní jednotce), kterou

si vyberu. Ve ţlutém poli se mi pak zobrazí medicínský reprezentant, kterému lékař či

instituce náleţí.

5.1 Popis jednotlivých kritérií

5.1.1 Základní vyhledávání

Obrázek 5.9 Základní vyhledávání

Výběr osob a institucí se řídí stejnými pravidly. Je moţné vybírat dle:

Jména (například napíši-li do pole příjmení „Nov“ najde mi vyhledávač po stisku

tlačítka všechny poloţky začínající „Nov“

(Nováček, Novák, Novotný, atd.).

Geografického umístění (zde si po kliknutí na vybírám ze zaškrtávacího seznamu

okresů. Tlačítkem výběr zruším. Tlačítkem vyberu všechny okresy mého

regionu).

Typu osoby (zde si o kliknutí na vybírám ze zaškrtávacího seznamu typů osob).

Specializace (zde si po kliknutí na vybírám ze zaškrtávacího seznamu odborností),

jestliţe zaškrtnu vybírám i z 2. a 3. specializací lékaře.

Zobraz přiřazení k org. jednotce – zobrazí med. reprezentanta, který přísluší

k danému lékaři, či instituci. Toto zadání se ukáţe jako ţlutý poslední sloupec ve

výsledcích vyhledávání.

23

5.1.2 Vyhledávání dle návštěv

Obrázek 5.10 Vyhledávání dle návštěv

Datum návštěvy zadám období, ve kterém chci vyhledávat, mohu si zaškrtnout

zobrazení data poslední návštěvy, která se zobrazí jako poslední sloupec

Navštíven kým – zde mohu omezit vyhledávání podle reprezentanta (nechám-li

prázdné, bere v úvahu všechny reprezentanty)

Frekvence zde omezuji hledání jen na lékaře či instituce s danou frekvencí (např. 2x a

3x). Nezadám li sem nic, systém to bere jako všechny navštívené i nenavštívené.

Mohu si zaškrtnout „Zobraz frekvenci“. Tím se mohu podívat, kolikrát byl lékař ve

vybraném období navštíven.

Poznámka: Hledá text k jakékoliv poznámce k návštěvě

5.1.3 Vyhledávání v profilech

Obrázek 5.11 Vyhledávání dle profilů

Kliknutím na tlačítko „přidat“ (Obrázek 5.11) se otevře okno s výběrem profilů (Obrázek

5.12).

Obrázek 5.12 Výběr profilů

24

V tomto okně (Obrázek 5.12) definuji podmínky filtru dle:

1. Výběr profilu:

zadáním názvu záloţky v detailu osoby nebo instituce (např. P Tričko)

2. Nastavení hodnoty:

o a) zadáním poloţek v příslušné záloţce (např. P Tričko – 1, 2)

o b) zvolením podmínek a zadání konkrétního čísla (Obrázek 5.13)

Obrázek 5.13 Profily - nastavení hodnoty

kliknutím na „ Přidat“ přidám profil, popř. kliknutím na „Odstranit“ profil zruším.

Tímto způsobem si mohu zadat i více podmínek najednou.

Lze vyuţít taky zatrhávací tlačítka ,

které určují, jaký matematický význam podmínky budou mít.

Důleţitá upozornění k vyhledávání:

! Jestliţe do ţádných z výše uvedených polí nevyplním a kliknu na

zobrazí se mi všechny poloţky v databázi (velká databáze = delší doba zobrazení)!

! Jestliţe do některých z výše uvedených polí nevyplním a kliknu na , tato

prázdná pole nejsou filtrována – to znamená, ţe se ukáţe kaţdá poloţka z nich (Příklad:

Pokud v poli odbornost zakliknu NEU, INT systém, vyhledá Neurology a internisty všech jmen

ve všech okresech)!

! Jestliţe kliknu na , vynuluji podmínky ve všech záloţkách

! Jestliţe je v jakékoli záloţce zadaná nějaká podmínka, je zobracena červeně. Parametry vyhledávání mohu libovolně kombinovat vyplněním různých polí.

5.2 Střední lišta s ovládacími a konfiguračními ikonami

Obrázek 5.14 Střední lišta s ovládacími a konfiguračními ikonami

1. Zobrazit detail… - zobrazí podrobnosti u vyznačené osoby nebo

instituce v databázi (karta lékaře/instituce).

2. Profil osoby/instituce - profilové hodnoty osoby nebo instituce (detailní

informace – např. počty pacientů, IČO, ratingy, investice, atd.).

3. Naplánovat aktivitu - u označené osoby naplánuje aktivitu (po kliknutí

se objeví okno pro zadání data a času plánované návštěvy).

4. Kontaktní zpráva - vyplnění kontaktní zprávy (kap. 9 Kontaktní

zpráva str. 42) – kontaktní zpráva je vykázána na první otevřený den.

5. Multi-profiles - zobrazí okno pro vyplnění více profilů

najednou.

6. Ţádost o změnu - ţádost o zadání nového lékaře nebo

instituce nebo jejich změny (po ověření centrálou je zařazen do databáze).

25

7. Export - exportuje data z vyhledavače o

Excelu

8. Territory management - po kliknutí na tuto ikonku se

zobrazí territory management (kap. 7 Territory Management str. 36)

9. Editor cílové skupiny - toto tlačítko se pouţívá pro práci

s cílovou skupinou (např. přidávání lékařů, odebírání lékařů z cílové skupiny)

10. Filtry - zobrazí u sloupců znak filtrů, který

pak funguje stejně jako v Excelu.

11. Seskupit po - toto tlačítko umoţňuje

seskupování sloupců (přetaţením do záhlaví sloupce - Obrázek 5.15)

Obrázek 5.15 Seskupování

12. Filtr - slouţí pro ukládání výběru horního

filtru ve vyhledavači.

13. Sloupce - toto tlačítko umoţňuje nastavit

všechny sloupce, které se zobrazují při vyhledávání.

5.2.1 Nastavitelný „filtr“ a „Config“ (s pamětí) ve vyhledávání osob/institucí

Obrázek 5.16 Označen filtr a config

Postup zadání nového filtru v hledání osob/institucí:

Pokud chceme vyhledávat dle stejných kritérií osoby nebo instituce podle např. profilů,

návštěv, specializací, atd. a nebaví nás si jej vţdy znovu nastavovat. Můţeme vyuţít

následující postup pro ukládání tohoto nastavení (filtru) do paměti systému ELUZZION:

1) Nastavíme si typy filtrů, které chceme (základní vyhledávání, návštěva, profily,

rozšířená nastavení).

2) V Záloţce vyhledávání (os. /inst.), klikneme nejprve na ikonu diskety:

3) V tabulce na Obrázek 5.17, je potřeba zadat název filtru a kliknout na „OK“.

Obrázek 5.17 Uţivatelský filtr

26

Takových to filtrů je moţno uvedeným postupem nastavit neomezeně.

4) Zobrazit si svůj filtr můţu přes rolovací nabídku (Obrázek 5.18)

Obrázek 5.18 rolovací nabídka filtru

Smazání nepouţívaného filtru se provádí kliknutím na tlačítko .

Postup zadání „Configu“ v hledání osob/institucí:

1) v následující části si klikneme na ikonu „Config“ .

2) po zobrazení konfigurační tabulky (Obrázek 5.19), klikneme na ikonu „nový“

.

Obrázek 5.19 Konfigurační tabulka

3) v nově otevřené tabulce (Obrázek 5.20) si zadáme název a popis „Configu“ (při

zaškrtnutí políčka „Přednostně nastaveno“ se Config nastaví jako standardní

v jakémkoliv vyhledávání).

27

Obrázek 5.20 Config – nový

4) po odkliknutí tabulky se zadávají „Poloţky“ a „Profily“, které se mají zobrazovat.

5) nakonec pro nastavení klikneme na „Uloţit a vyhledat“ .

Obrázek 5.21 Vytvoření nového configu

Těchto „Configů“ (Obrázek 5.21) je moţno uvedeným postupem nastavit neomezeně.

6) přes rolovací nabídku můţeme vybírat jednotlivé Configy:

Tlačítkem můţeme config upravovat.

Tlačítkem config odmaţeme.

5.2.2 Ţádost o změnu – OSOBY (Request update)

Pouţívá se pro změnu kontaktních informací pro osoby a instituce.

Nalézá se v základním vyhledávání, plánovači a na kartě osoby.

Nepraktičtější vyuţití je ze základního vyhledávání (Obrázek 5.22).

28

Obrázek 5.22 Základní vyhledávání - Ţádost o změnu

Po vytvoření ţádosti o změnu je na výběr tuto novou ţádost uloţit nebo odeslat. V obou

případech jsou data při synchronizaci odeslána na server.

Ve stavu „Nový“ (po uloţení) se jimi nebude operátor zabývat. Je to podobné jako

se smlouvami ve stavu Koncept. Ve stavu „Nový“ můţete ţádost dále upravovat a po té ji

odeslat na server.

Ve stavu „Odesláno“ je po synchronizaci ţádost zpracována operátorem.

Po zpracování ţádosti o změnu operátorem ji nastaví do jednoho z následujících stavů:

Akceptováno - ţádost o změnu bude zapracována do databáze

Zamítnuto - ţádost o změnu nebude zapracována do databáze

Ţádost o informace - operátor potřebuje pro zapracování další informace, které je

potřeba doplnit. V hlavním menu, poloţce Synchronizace, si můţete zobrazit seznam

vašich ţádostí o změnu (Obrázek 5.23).

Obrázek 5.23 Moje ţádosti o změnu

Pokud bude nějaká ve stavu „Informace poţadovány“, můţete ji doplnit a znovu

odeslat.

Pouţití ţádostí o změnu:

Přidání nové osobu do existující instituce (např. jsem objevil nového lékárníka

v lékárně):

Vyhledám osobu, která je v systému a v této lékárně také pracuje, vyberu si ji a kliknu

na „Ţádost o změnu“ nebo si vyhledám instituci, do které chci osobu přidat, označím

si ji a kliknu na „Ţádost o změnu“. Z dostupných typů volím „Přidat osobě nové

pracoviště“. V prvním kroku vyplním údaje o osobě, ve druhém kroku „Pracoviště“

vybírám instituci, do které bude osoba přiřazena. V posledním kroku ţádost o změnu

odešlu.

Změna údajů osoby (např. se lékařka vdala a změnilo se jí příjmení nebo si pořídila

nové telefonní číslo):

Lékařku si ve vyhledávání osob vyhledám a označím, kliknu na „Ţádost o změnu“,

z dostupných typů volím „Změnit osobu“. Ve formuláři poté změním příslušné

poloţky. V posledním kroku ţádost o změnu odešlu.

Vytvoření nové osoby a nové instituce (např. jsem objevil novou lékárnu a chci do ní

rovnou přidat novou lékárnici, která zde pracuje):

29

Vyberu si libovolnou instituci nebo osobu, kliknu na „Ţádost o změnu“, vyberu typ

„Vytvořit novou osobu v nové instituci“ a vyplním všechna příslušná pole.

V posledním kroku ţádost o změnu odešlu.

Změna údajů lékárny (např. došlo k přečíslování domů, nebo mají nové telefonní

číslo)

Danou instituci si vyhledám, označím a kliknu na „Ţádost o změnu“. Změním

kontaktní informace a v posledním kroku ţádost o změnu odešlu.

Příklad: Chci změnit příjmení lékařky Evy Ţákové, protoţe se vdala a jmenuje se nyní

Novotná. Nejprve si lékařku vyhledám, označím a kliknu na tlačítko .

Objeví se okno (Obrázek 5.24), kde změním potřebné údaje (příjmení): Ţáková na Novotná.

Obrázek 5.24 Ţádost o změnu - příklad

Tlačítky a se můţete pohybovat formulářem. V poslední záloţce

„Přehled změn“ (Obrázek 5.25) uvidíte jednoduchý přehled změn nad danou osobou nebo

institucí.

30

Obrázek 5.25 Přehled změn

Pro ţádosti o změnu na osobu máme výběr 4 moţnosti:

Měnit údaje existující osoby

Přidat novou osobu včetně pracoviště (pracoviště je existující instituce nebo její

oddělení)

Pro existující osobu přidat nové pracoviště

Vytvořit novou osobu v nové instituci

Pro ţádosti o změnu na instituci máme výběr 4 moţnosti:

Měnit údaje existující instituci

Přidat novou instituci (případně i s jedním oddělením)

Vytvořit novou osobu v nové instituci

Přidat novou osobu včetně pracoviště (pracoviště je existující instituce nebo její

oddělení)

DŮLEŢITÉ:

Je nutné, abyste vyplnili všechna růţová pole, jinak Vám program nepovolí ţádost o změnu

poslat – při pokusu o uloţení nebo odeslání systém vypíše, která všechna povinná pole jste

opomněli.

Dále je nutné, abyste do pole Poznámky uživatele krátce vepsali, co se změnilo. Je to pro

lepší orientaci operátorů, kteří tyto změny vyřizují. Toto pole je rozděleno na dvě části, kdy

do horní můţete vepisovat poznámky nové, v dolní pak vidíte své předchozí poznámky.

TIP: V případě, ţe zjistíte, ţe v lékárně přibyl nový člověk, stačí, kdyţ si vyhledáte nějakého

zaměstnance z té lékárny a pouze mu vyplníte nové jméno a příjmení a z typů ţádostí o

změnu vyberete moţnost „Vytvořit novou osobu včetně pracoviště“ a do Poznámky napíšete

např. nová lékárnice, nový vedoucí lékárny, atd.

Pro RETAIL: Stejný postup se aplikuje, pokud chci zadat majitele či jednatele lékárny

s tím, ţe do poznámky vepíšu pozici dané osoby, např. jednatel lékárny.

31

6 Zadávání provozovatele, řetězce, lékárny a vazby mezi nimi

6.1 Základní informace o provozovateli a řetězcích

Slovníček povinných pojmů: (vychází z platné legislativy, nelze svévolně měnit.)

PROVOZOVATEL

Fyzická osoba (v kmenových datech osob jen majitel)

Právnická osoba (v kmenových datech dle typu právnické osoby)

LÉKÁRNA ZAMĚSTNANCI – jsou zadáváni jako nekmenová data do profilů

Pozor na správné funkční zařazení: „odborný zástupce“, „vedoucí lékárník“, „lékárník“,

„farmaceutický asistent“ (dříve „laborant“), „účetní“, apod.

Kaţdá lékárna musí mít „Provozovatele“, kterým je fyzická nebo právnická osoba splňující

poţadavky zákona o provozování nestátního zdrav. zařízení.

Kaţdá lékárna musí mít ustanovenu osobu „Odborného zástupce“, kterým je lékárník

splňující poţadavky zákona na odbornou způsobilost.

Kaţdá lékárna musí mít ustanovenu osobu „Vedoucího lékárníka“, kterým je lékárník

splňující poţadavky zákona o léčivech.

Provozovatel, odborný zástupce a vedoucí lékárník můţe být jedna a tatáţ fyzická osoba, ale

také tři osoby, z toho např. provozovatel „právnická osoba“ a ostatní (odborný zástupce a

vedoucí lékárník) dvě „fyzické osoby“.

6.2 Zadání nové lékárny a provozovatele

POZOR! – musí být minimálně

vyplněny všechna růžová

(povinná) pole, jinak nepůjde

žádost o změnu

ke zpracování!!!

1. Provozovatel je vţdy instituce, a majitel je osoba! (Proto majitele a jednatele hledáme a zakládáme v osobách, ale provozovatele v institucích.)

Obrázek 6.1 Ţádost o změnu – lékárna/provozovatel

32

2. Pokud zadáváte lékárnu, je to typ instituce LÉKÁRNA, pokud zadáváte

PROVOZOVATELE, je to typ instituce PROVOZOVATEL (Obrázek 6.1).

3. PROVOZOVATEL MŮŢE BÝT JEN JEDEN, ČLENŮ ŘETĚZCE VÍCE.

Poté se dalším stiskem tlačítka dostanu na další záloţku, kde budu vyplňovat

provozovatele a členy řetězce.

Z níže uvedeného obrázku je vidět, že zakládaná Lékárna Na Lidické, která má provozovatele

Lékárnu v Blansku a do tohoto řetězce patří ještě dalších 5 lékáren (Obrázek 6.2).

Obrázek 6.2 Ţádost o změnu - členové řetězce a provozovatel

Kliknutím na ikonu u provozovatele, i členů řetězce vyhledám poţadované instituce,

označím si je a potvrdím tlačítkem .

JAK MÁ VYPADAT DATABÁZE LÉKÁREN V SYSTÉMU ELUZZION?

Kaţdá lékárna má svého majitele – provozovatele.

Provozovatel můţe být fyzická osoba nebo právnická osoba

Provozovatel je v ELUZZIONu vţdy zaloţen jako samostatná instituce, i kdyţ se jedná

o fyzickou osobu.

Lékárna je samostatná instituce (v ELUZZIONu je zaloţena vţdy jako samostatná

instituce)

a vţdy je spjata vazbou s některým provozovatelem.

Provozovatel je fyzická osoba, můţe provozovat jednu nebo více lékáren (v praxi se

provozovatel fyzická osoba vyskytuje spíše ojediněle a většinou provozuje jen jednu lékárnu).

Postup v ELUZZIONu: nejprve je nutno zaloţit provozovatele jako novou instituci (ne osobu)

např.: Eliška Krátká, Záhřebská 23, 616 00 Brno, IČO,telefon, atd.

33

dále je nutno zaloţit lékárnu, kterou provozuje provozovatel-fyzická osoba Eliška Krátká, a

to samozřejmě jako instituci a provést propojení provozovatele a lékárny formou „řetězení“.

Můţe být, ţe lékárna má stejné údaje (Lékárna Eliška Krátká, Záhřebská 23, 616 00 Brno,

IČO, tel…., atd.…), přesto vţdy zakládáme dvě instituce, z nichţ jedna je provozovatel a

druhá (popř. třetí, čtvrtá…) je (jsou) lékárna (y).

Provozovatel je vţdy instituce přiřazená do skupiny „Provozovatel“ a lékárna je vţdy

instituce přiřazená do skupiny „Lékárna“.

U instituce „provozovatel-fyzická osoba“ musíme ještě do kmenových dat zadat osobu:

„majitel – Eliška Krátká.“

Nikoho jiného do kmenových dat osob ani pod provozovatelem ani pod lékárnou

nezadáváme.

Zaměstnance lékárny (odborný zástupce, vedoucí lékárník, lékárník, farmaceutický asistent)

zadáváme do profilu jako nekmenová data (často se mění, nevystavujeme na ně smlouvy…).

Samozřejmě, ţe nejprve musíme zkontrolovat v ELUZZIONu, jestli se tam provozovatel

El…. a její lékárny jiţ nevyskytují; pokud ano, nezakládáme je znovu, ale provedeme

jen jejich opravu.

Provozovatel je právnická osoba (nejčastěji akciová společnost, spol. s r.o.) můţe

provozovat jednu či více lékáren, ale často také vlastní další právnickou osobu, která je také

provozovatelem lékáren (časté u velkých řetězců typu Europharm, Česká Lékárna, atp.)

Postup v ELUZZIONu: nejprve je nutno zaloţit provozovatele jako novou instituci

(ne osobu)

např.: Lékárna Broumov, s.r.o., Dlouhá 285, Broumov, IČO, DIČ, telefon, atd.

dále je nutno zaloţit lékárnu, kterou provozuje provozovatel-právnická osoba Lékárna

Broumov, s.r.o., a to samozřejmě jako instituci a provést propojení provozovatele a lékárny

formou „řetězení“.

Můţe se stát, ţe lékárna má stejné údaje (Lékárna Broumov, Dlouhá 285, Broumov,

IČO,DIČ, tel., atd. - vlastně se liší jen tím, ţe chybí „s.r.o.“), přesto vţdy zakládáme dvě

instituce, z nichţ jedna je provozovatel a druhá (popř. třetí, čtvrtá…) je/jsou lékárna/y.

Výsledek = validní databáze, za kterou se nemusíme stydět, kterou jsme vytvořili sami svoji

pílí; ručíme za data v ní uloţená; v neposlední řadě ušetříme mnoho milionů za nákup

nevalidních a zastaralých dat od jiných tvůrců "pseudodatabází“, pak můţe vypadat takto (viz

strana 30):

34

Provozovatel: fyzická osoba

Nebo třeba:

Provozovatel: právnická osoba

nebo třeba:

Lékárna Broumov, s.r.o., jednatel-Martin Mašát

Lékárna Broumov, Dlouhá 285, Broumov

EUROPHARM, a.s., předseda představenstva-A. Strolený

Alipex, s.r.o., jednatel

Anastázie Nováková

Lékárna

Lékárna

Lékárna

Lékárna

Lékárna

Lékárna Lékárna

Lékárna

ELIŠKA KRÁTKÁ, Záhřebská 23, Brno

Lékárna Eliška Krátká, Záhřebská 23, Brno

ELIŠKA KRÁTKÁ, Záhřebská 23, Brno

lékárna lékárna

lékárna

35

JAK TO VYPADÁ PRAKTICKY V KARTĚ INSTITUCE?

Provozovatel: fyzická osoba

Fyzická osoba PharmDr. Tomáš Marek vlastní jednu lékárnu (Obrázek 6.3).

Obrázek 6.3 Provozovatel: fyzická osoba

Po kliknutí na tlačítko je vidět v záloţce „Provozovatel“, komu tato lékárna patří

(Obrázek 6.4).

Obrázek 6.4 Instituce - provozovatel

Provozovatel: právnická osoba

Detail instituce PharmDr. Tomáš Marek a jeho 2 lékárny.

Po kliknutí na záloţku „Řetězec“ jsou vidět lékárny, které provozuje (Obrázek 6.5).

Obrázek 6.5 Instituce - Řetězec

Po rozkliknutí detailu některé z lékáren uvidíme v záloţce Provozovatel výše zmíněného

provozovatele, v tomto případě PharmDr. Tomáš Marek.

36

7 Territory Management (dále jen TM)

TM má za úkol lépe zmapovat náklady a zisky u jednotlivých osob či institucí.

Primárně pracuje s cílovou skupinou, protoţe ta je vytvořena na určité období (kvartál,

cyklus, atd.). V tomto období se tato cílová skupina sleduje v TM. Tady jsou vidět například

jednotlivé náklady (dárky, obědy, večeře, atd.) a preskripce (počet pacientů, počet krabiček,

atd.). Navíc nám TM umoţňuje plánovat, vyplňovat profily, zobrazovat detaily, export, atd.

7.1 Postup pro reprezentanty

Spuštění tohoto modulu se provádí v záloţce „Seznamy“ → „Territory management“

(Obrázek 7.1)

Obrázek 7.1 TM Spuštění

V rolovacím menu „Parametrizace“ (Obrázek 7.2) si vybereme předpřipravenou konfiguraci

pro naši obchodní jednotku.

Obrázek 7.2 TM parametrizace

Po vybrání správné konfigurace klikneme na tlačítko .

Poté se nám zobrazí report dle zadané konfigurace s cílovými hodnotami (Obrázek 7.3).

Obrázek 7.3 TM - Zobrazený report

37

Pokud chceme vidět celkové součty hodnot, srolujeme stránku na konec, kde uvidíme sečtené

hodnoty (šedě označené) - Obrázek 7.4.

Obrázek 7.4 TM - součty

7.2 Postup pro area managery

7.2.1 Territory management

Spuštění tohoto modulu se provádí v záloţce „Seznamy“ → „Territory management“

(Obrázek 7.1)

Kliknutím na tlačítko „Territory management“ se zobrazí pohled na TM pro area managery.

Oproti reprezentantům přibylo jedno rolovací menu s moţností výběru reprezentanta

(Obrázek 7.5).

Obrázek 7.5 TM - pohled area managera

V rolovacím menu „Parametrizace“ (Obrázek 7.2) si vybereme předpřipravenou konfiguraci

pro naši obchodní jednotku.

V rolovacím menu „Reprezentant“ (Obrázek 7.6) si area manager vybere reprezentanta, jehoţ

TM chce zobrazit.

Obrázek 7.6 TM - výběr reprezentanta

Po vybrání správné konfigurace klikneme na tlačítko . Tím se zobrazí TM

vybraného reprezentanta (např. Obrázek 7.3).

7.2.2 Territory management report

Tento report je určen area manaţerovi pro kontrolu celkových čísel TM u všech reprezentantů

najednou.

Spuštění tohoto reportu se provádí v záloţce „Analýzy“ → „Territory Management Report“

(Obrázek 7.7) nebo z TM tlačítkem .

38

Obrázek 7.7 TM report - spuštění

V prvním bodě si musí area manager zvolit report (Obrázek 7.8).

Obrázek 7.8 TM report - volba reportu

Po vybrání reportu se automaticky vygeneruje report (Obrázek 7.9 a Obrázek 7.10).

Obrázek 7.9 TM report - 1.část

Obrázek 7.10 TM report - 2.část

Vysvětlivky k modulu TM:

V horní části obrazovky TM se nachází panel s ikonami a filtry (Obrázek 7.11).

Obrázek 7.11 TM - hlavní menu

Označením nějakého řádku v TM budou aktivní následující ikony:

- tlačítkem se dostaneme do detailu poloţky (tzn. osoby, či instituce)

- tlačítkem se dostaneme do profilu poloţky (tzn. osoby, či instituce)

- tlačítkem se dá naplánovat kontakt u označené poloţky

- tlačítkem se vyexportuje TM do Excelu

- tlačítkem se vytiskne TM (uţivatel musím mít oprávnění pro tisk)

- tlačítkem se uloţí provedená práce v TM

- tlačítko odkazuje na TM report (reprezentant nevidí toto tlačítko)

- tlačítko pro vyvolání filtru (stejný filtr jako v Excelu)

- tlačítko pro seskupení sloupců

- tlačítko ruší všechny zadané podmínky filtru

39

Na obrázku 7.12 je zatrhávací tlačítko, které umoţňuje zobrazit poloţky (osoby nebo

instituce), u kterých vznikl nějaký náklad (dárek, smlouva, atd.) a nejsou v cílové skupině.

Obrázek 7.12 TM - zobrazení poloţek mimo cílovou skupinu

40

8 Karta Osoby (Detail osoby)

kliknu na tlačítko na liště nástrojů ve vyhledavači (F3):

Obrázek 8.1 Karta osoby

Aktivity - zobrazí seznam naplánovaných a uskutečněných kontaktů

lékaře/instituce.

Ordinační hodiny - zde se zadávají ordinační hodiny (Obrázek 8.2)

Obrázek 8.2 Ordinační hodiny v kartě osoby

Tady je moţnost zatrhnout „nejlepší“ den pro kontakt lékaře.

Informace o jménu, adrese a telefonickém kontaktu

Informace o počtu adres

Poč. návštěv v jednotl. měsících

uskutečněné plánované

Targ

eting

lékaře

Datu

m m

é posled

ní

a příští n

ávštěv

y

Obsah kontaktní zprávy

(té, která je vlevo označena)

Seznam kontaktů

Plánované a uskutečněné

Zobrazuje se zde i poznámka

ke kontaktu a čas kontaktu

41

Poznámky - poznámka se vztahuje ke konkrétní osobě nebo instituci

(Obrázek 8.3). Tato poznámka by měla kolegům dát určitou informaci o dané osobě

(např. Obrázek 8.4).

Obrázek 8.3 Karta osoby/instituce - poznámka

Tlačítkem se zadává nová poznámka (Obrázek 8.4).

Obrázek 8.4 Karta osoby - nová poznámka

Finance - umoţňuje zjistit kolik peněz bylo v daném období

do lékaře/instituce investováno přes peněţní deník nebo smlouvy (Obrázek 8.5 a

Obrázek 8.6).

Obrázek 8.5 Karta osoby - finance

Obrázek 8.6 Karta osoby - finance - zobrazení nákladů

42

9 Kontaktní zpráva Slouţí k vykázání návštěvy, je v ní vţdy zobrazena struktura aktuální kampaně.

Kontaktní zprávy jdou vytvořit OD PRVNÍHO OTEVŘENÉHO DNE aţ DO DNEŠNÍHO

DNE, nejen v prvním otevřeném dnu. (Například dnes je 23. poslední otevřený den mám 21.

Mohu provést kontaktní zprávu na 21. i 22.)

Návštěvy se promítnou do reportů na serveru aţ po uzavření dne a synchronizaci!

Kliknu si na tlačítko a přepnu se do prvního otevřeného dne.

Obrázek 9.1 Plánovač - kontaktní zpráva

Označím si návštěvu kliknutím levého tlačítka myši.

(řádek má červenou barvu a signalizuje mi, ţe nemám vyplněnou kontaktní zprávu.)

Okno kontaktní zprávy otevřu kliknutím na ikonu v nástrojové liště

plánovače nebo výběru osob a institucí. Poté si šipkami vyberu kontaktní zprávu, kterou chci

vyplnit a potvrdím klávesou Enter.

Otevře se nám kontaktní zpráva (Obrázek 9.2) a v prostřední oranţové části postupně

zadávám poloţky, které systém nabízí.

Obrázek 9.2 Kontaktní zpráva – otázky kontaktní zprávy

Mezi jednotlivými poloţkami se pohybuji pomocí tlačítek

43

Příklad vyplnění kontaktní zprávy:

1. Vyplním povinné otázky, které systém poţaduje.

Obrázek 9.3 Kontaktní zpráva – příklad vyplnění

2. Vyplním poloţku „Další informace“, coţ jsou vzorky a dárky, atd.

Obrázek 9.4 Kontaktní zpráva – příklad vyplnění dárků a vzorků

44

3. Vyplním poznámku k návštěvě.

POZOR: Je to jiná poznámka neţ poznámka k plánovanému kontaktu.

Obrázek 9.5 Kontaktní zpráva – příklad vyplnění poznámky

4. Vyplním datum příští návštěvy lékaře – kliknutím na kalendář nebo výběrem přes

„Datum“ (Obrázek 9.6).

Obrázek 9.6 Kontaktní zpráva – příklad plánu další návštěvy

45

5. V poslední záloţce „překontrolovat a uzavřít“ zkontroluji to, co jsem vyplnil a kliknu

na tlačítko .

Obrázek 9.7 Obrázek 9.6 Kontaktní zpráva – příklad kontroly a dokončení

Takto vyplněná a dokončená kontaktní zpráva je v plánovači označena ţlutou barvou.

Důleţité:

Pouze správně vyplněná a dokončená kontaktní zpráva se v reportech na serveru (pro

BUM, area managery, atd.) započítává do celkových návštěv.

46

10 Multi-Profiles

Pohled Multi-Profiles je určen pro vícenásobnou změnu profilů.

Kdy mi Multi-Profiles Editor usnadní práci? Kdykoliv budete potřebovat změnit profil u určité skupiny osob / institucí na stejnou

hodnotu.

1. Pozvete-li 20 klientů na kongres, nebudete muset tuto poloţku zadávat u kaţdého

klienta jednu po druhé, ale vyberete si v jedné obrazovce pozvané klienty a

v Multi-Profiles Editoru hromadně změníte hodnotu jejich profilu.

2. Dalším příkladem můţe být zadání studie pro určitou skupinu klientů. I v tomto

případě potřebujete u kaţdého klienta aktualizovat profil. Vyuţitím Multi-

Profiles Editoru si výrazně zefektivníte práci s aplikací.

Jak postupovat?

Standardním způsobem vyhledejte osoby / instituce v sekci Seznamy - Hledat (F3),

u kterých budete potřebovat změnit Profily. Pomocí myši nebo kláves SHIFT a CTRL

vyberte konkrétní osoby / instituce (1) a na střední nástrojové liště klikněte na tlačítko Multi-

Profiles (2). Vybrané osoby / instituce (Obrázek 10.1) se přenesou do Multi-Profile Editoru (Obrázek

10.2).

Obrázek 10.1 Multi-Profiles - výběr

Pokud v této fázi zjistíte, ţe je změna potřeba provést ještě u dalších osob, můţete do

seznamu přidávat další osoby prostřednictvím tlačítka (3), resp. po označení odebírat

osoby ze seznamu tlačítkem (4). *1

1 Další osoby lze do Multi-Profile Editoru přidávat i přepnutím zpět do pohledu „vyhledání v osobách /

institucích“ přes záložky v levé dolní části obrazovky.

(2)

(1)

47

Obrázek 10.2 Multi-Profiles - Hromadný editor profilů

U takto vybraných osob / institucí hromadně změníme profil tlačítkem (5).

Kliknutím se zobrazí obrazovka Výběr profilů (Obrázek 10.3).

Obrázek 10.3 Multi-Profiles - výběr profilů

Vybereme profil, který budeme chtít hromadně měnit.

Po zadání hodnoty profilu klikneme na tlačítko a tím uzavřeme toto okno.

Zvolené hodnoty se promítnou do Multi-Profile Editoru (Obrázek 10.4) automaticky

přidanými sloupci s původní hodnotou (6) a nově zadanou hodnotou (7) měněného profilu.

Obrázek 10.4 Multi-Profiles - provedené změny

(6)

(8)

(7)

48

Editaci profilů ukončíme uloţením nových hodnot tlačítkem Save & Close (8).

Ostatní tlačítka menu:

- zobrazí detail (kartu) lékaře nebo instituce

- vymaţe veškeré informace z formuláře Multi-Profile Editoru

- vymaţe sloupce profilů z formuláře Multi-Profile Editoru

- aktualizace obrazovky

- zavře Multi-Profile Editor bez uloţení změněných profilů

(7)

49

11 Peněţní deník

Spuštění tohoto modulu se provádí na přes záloţku Finance → Peněţní deník (Obrázek 11.1)

Obrázek 11.1 Spuštění peněţního deníku

Peněţní deník obsahuje celkem 6 záloţek:

V tomto modulu v horní části obrazovky se zobrazuje aktuální období. Je moţné si vybrat

období, které chcete vidět (Obrázek 11.2).

Vysvětlení barev ve výběru období:

Černá - zpracovaný peněţní deník účetními (Reviewed)

Červená - hotový peněţní deník připraven pro zpracování účetními (Completed)

Tmavě zelená- otevřený peněţní deník pro vloţení účtů uţivatelem (Open)

Světle zelená - neznámý status (Unknown)

Dále je moţné vybírat si podřízeného pro kontrolu a schvalování peněţního deníku (například

area manager vidí reprezentanty, asistentky vidí všechny peněţní deníky lidí v obchodní

jednotce, atd.) - Obrázek 11.3.

Obrázek 11.3 Peněţní deník - výběr vlastníka

Pozn. Reprezentant vidí jenom svůj peněţní deník.

Obrázek 11.2 výběr období

50

11.1 Výdaje

Obrázek 11.4 Peněţní deník - Výdaje

Hlavní informace: Datum - datum na paragonu

Typ - kategorie, do které paragon spadá (např. poštovné, občerstvení, dar OP, atd.).

Produkt (brand) - paragony účtovány na produktové nákladové středisko (např. občerstvení, dar OP)

Nákl. středisko - paragony účtovány na osobní nákladové středisko (osobní náklad – např. poštovné)

Doplňkové informace: Popis - co je na paragonu, např. květiny, poštovné, kancelářské potřeby, atd.

Částka - částka na paragonu

Lékaři - zde se vyplní lékaři, kterých se výdaj týká – můţe jich být více

Sloupce ve spodní části:

Číslo - generuje se automaticky kliknutím na tlačítko nebo

Datum - zadaný datum z paragonu

Popis - vyplněný popis dle paragonu

Typ - typ výdaje

Částka - částka z paragonu

Nákl. středisko - osobní nákladové středisko (zobrazuje se jako jméno uţivatele)

Brand - ukazuje zvolený brand u výdaje

Lékaři - výpis lékařů, kterých se výdaj týká

Poznámka účetního - v případě problémů se zpracováním účtu sem zapíše účetní své vyjádření

Účetní - zobrazí účetní, která paragon kontrolovala

Stav - vyjadřuje stav paragonu, obvykle OK. Stavy paragonů (nastavuje účetní):

Nový – nově zaloţený paragon.

Opraveno – účetní opravila z nějakého důvodu paragon (viz Poznámka).

Smazáno – účetní vymazala paragon (důvod je v poznámce - Obrázek 11.4 ).

Přesunuto – účetní přesunula paragon do jiného zúčtovacího období,

Přidáno – účetní přidala novou poloţku (paragon) do peněţního deníku, která chyběla

v seznamu.

51

11.1.1 Nový záznam

První záznam v peněţním deníku se provádí tlačítkem . Vyskočí nové okno (Obrázek 11.5), kde se podle

paragonu vyplní jednotlivé poloţky. Potvrzení záznamu se provádí tlačítkem .

Obrázek 11.5 Výdaje - nový záznam

Podle typu paragonu se vybírá buď produktové nákladové středisko, nebo osobní nákladové středisko.

Pokud je účet pro produktové nákladové středisko, musí se vybrat lékař nebo lékaři na které se náklad započítá.

Výběr se provede v pravé části okna tlačítky:

- rychlé vyhledání lékaře jako v plánovači (psaním jména do řádku – nejpouţívanější funkce)

- otevře se okno se seznamem osob (lze vybrat najednou více osob)

- otevře se okno se seznamem institucí (lze vybrat najednou více institucí)

- zruší se vybraný lékař, či instituce

Poznámka:

1. Zatím je možné rozdělit částku na lékaře jen rovnoměrně, tzn. 2000 Kč placených za večeři pro 4 lékaře se rozdělí rovnoměrně, každý 500 Kč. 2. Pokud chce area manager stornovat nějaký paragon, je třeba to provést přes asistentku.

11.1.2 Klonování

Jakmile je alespoň jeden záznam v peněţním deníku vytvořen, můţeme pouţít tlačítko .

Při klonování záznamů se automaticky číslo záznamu navýší o jedničku a zůstane vyplněn jako původní záznam.

Je to velmi rychlé kopírování záznamů.

Doporučení:

Vkládejte paragony vţdy stejného typu po sobě a vyuţívejte funkci klonovat.

Např. Mám 5 paragonů s parkováním. Zaloţím jeden paragon jako „nový“ a všechny ostatní vytvořím funkcí

klonovat, kde změním jenom částku a datum.

11.1.3 Editace

Pro editaci jiţ zaloţeného výdeje nejprve vyberu danou poloţku, pak změním data v horní části peněţního

deníku (detail) a kliknu na tlačítko (Obrázek 11.6).

Obrázek 11.6 Výdaje - editace

52

11.1.4 Odstranění záznamu

Pro odstranění záznamu je potřeba označit poloţku pro odstranění a kliknout na tlačítko .

Poloţky nejdou odstranit z jiţ uzavřeného období (např. měsíc, týden).

Pro vymazání poloţky musí být potvrzen tento dialog (Obrázek 11.7):

Obrázek 11.7 Výdaje - potvrzení vymazání

11.1.5 Export

Tlačítko ve výdajích slouţí pro exportování celého peněţního deníku uţivatele jako souhrn

poloţek do Excelu do speciálně definované šablony (Obrázek 11.8). Tato šablona je definována dle přání

zákazníka.

Workflow - export peněţního deníku uţivatele

- schválení výdajů nadřízeným

- zpracování peněţního deníku uţivatele účetním

- závěrečný import uzavřeného peněţního deníku uţivatele do R/3

Obrázek 11.8 Příklad peněţního deníku uţivatele v CZ

53

11.2 Příjmy

Obrázek 11.9 Peněţní deník - příjmy

Pro zadávání, editaci i klonování příjmů jsou vytvořeny stejné funkce, jako jsou pro výdaje.

11.3 Celkem

V záloţce „celkem“ je vidět celkový přehled výdajů a příjmů za vybrané období (Obrázek

11.10).

Obrázek 11.10 peněţní deník - celkem

Tlačítkem se zobrazí nové okno, kde je vidět rozloţení pro tisk.

Tlačítkem se přenese obsah záloţky celkem do Excelu (Obrázek 11.11).

Obrázek 11.11 Celkem - export do Excelu

54

11.4 N. S. Souhrn

V této záloţce jsou vidět jednotlivé výdaje dle nákladových středisek (Obrázek 11.12).

Obrázek 11.12 Nákladová střediska souhrn

11.5 Roční souhrn

V této záloţce je vidět celkový roční souhrn po nákladových střediscích (Obrázek 11.13).

Obrázek 11.13 Roční souhrn

Pozor: Systém automaticky informuje o termínu uzavření období peněţního deníku speciální

hláškou, která se zobrazí v peněţním deníku. Tyto termíny uzavření se definují ve spolupráci

s účetním oddělením.

V případě dovolené je také nutné uzavřít vyplněný peněţní deník v řádném termínu.

==================================================================

55

12 Smlouvy

Tento modul slouţí k zadávání a evidenci smluv s klienty. Je v něm moţné sledovat, kde se

smlouva právě nachází a rovněţ umoţňuje tisk formulářů. Úvodní obrazovka slouţí jako

přehled smluv, dá se v ní podle různých kritérií vyhledávat. Seznam vyhledaných smluv je

v dolní části.

Vyhledávání ve smlouvách je moţné dle následujících kritérií:

Jméno - Hledání podle jména osoby, se kterou byla smlouva uzavřena

Zadavatel - Hledání podle jména uţivatele, který smlouvu uzavřel (po stisku

tlačítka vybírám ze seznamu uţivatelů, tlačítko vybere vlastníka databáze)

Stav smlouvy: Koncept - uţivatel můţe měnit a doplňovat informace

Podepsána a odeslána - uţivatel nemůţe smlouvu měnit, je odeslána do centra

Originál obdrţen - kdyţ dorazí papírové originály do centra

Schváleno BU - čeká na schválení BUM

Zkontrolováno Adminem - smlouvu zkontroloval administrátor smluv

Účtárna - smlouva je poslána do účtárny

Proplaceno - peníze jsou převedeny na účet klienta

Vyřazeno - smlouva je vyřazena ze zpracování

Název a umístění - hledání podle adresy klienta

Podepsán - volba období, ve kterém chci zobrazit smlouvy

Typ smlouvy - dle klienta (např. SPS, SPS v hotovosti, DAR, atd.). Podle typu

smlouvy se tiskne příslušný formulář.

TIP: Zobrazené sloupce se dají libovolně nastavovat pomocí tlačítka . Viz strana 25

kapitola 5.2.1 Nastavitelný „filtr“ a „Config“ (s pamětí) ve vyhledávání osob/institucí

56

Střední nástrojová lišta ve smlouvách

Obrázek 12.1 Střední nástrojová lišta ve smlouvách

- otevře okno pro vytvoření nové smlouvy

- označením smlouvy a kliknutím na toto tlačítko se zobrazí její detail. Pokud

je ve statusu „Koncept“ můţe ji uţivatel měnit. Stejně funguje 2x kliknout

levým tlačítkem myši na smlouvu.

- kopírování jiţ vytvořených smluv (stejná funkce jako v peněţním deníku –

viz kapitola 11.1.2 Klonování, strana 51)

- zobrazené smlouvy převede do Excelu

- dle nastaveného horního filtru převede výsledek hledání do Excelu dle

nákladových středisek (Obrázek 12.2)

Obrázek 12.2 Smlouvy - export dle N.S.

- tlačítko obnoví vyhledavače smluv

- stejná funkce tlačítek jako ve vyhledavači osob/instituci (str. 24)

- stejně jako ve vyhledavači osob/institucí (5.2.1

Nastavitelný „filtr“ a „Config“ (s pamětí) ve vyhledávání osob/institucí str. 25)

12.1 Vytvoření nové smlouvy – postup

Stisknutím tlačítka se otevře formulář (Obrázek 12.4), ve kterém jsou povinná

pole lososová.

V horní části je pole Poskytovatel (Obrázek 12.3). Toto pole lze vyplnit několika

způsoby:

- výběr z databáze osob přes vyhledavač osob/institucí

- výběr z databáze institucí přes vyhledavač osob/institucí

- kliknutím do lososového pole, psaním

počátečních písmen příjmení a kliknutím na černou šipku pro výběr .

Obrázek 12.3 Nová smlouva - poskytovatel

Důleţité:

Pokud si vyberu poskytovatele, na kterého jiţ byla vytvořena smlouva, systém

automaticky vyplní všechna stejná pole podle poslední smlouvy.

57

Obrázek 12.4 Nová smlouva

Tlačítkem se smlouva ukládá do databáze. Zároveň se smlouvě přidělí číslo

smlouvy a vyplní se variabilní symbol, pokud se jedná o smlouvu v penězích.

Číslo smlouvy (např. ) se skládá ze tří částí:

První část - rok, ve kterém je smlouva vytvořena

Druhá část - osobní nákladové středisko

Třetí část - pořadové číslo smlouvy v daném roce

Variabilní symbol (např. ) je vytvořen z čísla smlouvy.

Tlačítko aktualizuje formulář nové smlouvy.

Tlačítkem se zkontroluje formulář a řekne uţivateli, jestli jsou vyplněny

všechny povinné údaje pro poslání smlouvy do centrály ke zpracování.

Tlačítko odesílá novou smlouvu do centrály ke zpracování a

zároveň mění status „koncept“ (např. ) na status „podepsána a odeslána“.

Tlačítkem se převede nová smlouva do šablony pro tisk.

Tato šablona se musí definovat pro kaţdou zemi zvlášť, vzhledem

k legislativě dané země.

Tlačítko převede smlouvu ze statusu „koncept“ do statusu „vyřazeno“

Záloţka

Poskytovatel (povinné údaje)

Jméno - jméno klienta, na kterého je smlouva vystavena

Příjmení - příjmení klienta, na kterého je smlouva vystavena

Město - město, kde klient bydlí

Ulice - ulice, ve které klient bydlí

PSČ - PSČ místa bydliště klienta

58

Rodné číslo - rodné číslo klienta (! bez pomlček a lomítek!)

Bankovní kontakt

Účet - osobní účet klienta (formát dle země nasazení systému)

Kód banky - kód klientovy banky

Typ smlouvy (dle jednotlivých zemí a legislativy)

Např. SPS - smlouva o poskytnutí sluţeb

Např. DAR - smlouva o poskytnutí hodnotnějšího daru

Popis

Popis smlouvy (např. Marketingový průzkum v oblasti kardiologie na

léčivý přípravek ABCD)

Ostatní

Za poskytovatele - jméno uţivatele, který vystavuje smlouvu

Datum podpisu - uţivatel nastaví podle data podpisu smlouvy

Záloţka

Tlačítkem se v dolní části obrazovky můţe přidat nákladové středisko a

částka. Výběr se potvrdí tlačítkem . Tímto způsobem se dá přidat více

nákladových středisek.

Tlačítkem se odstraní řádek s nákladovým střediskem a částkou.

Záloţka

V této záloţce lze vloţit do smlouvy poznámku.

Záloţka (např. Obrázek 12.5)

Tady se zobrazuje vývoj smlouvy (od zaloţení aţ po proplacení nebo vyřazení)

Obrázek 12.5 příklad historie smlouvy

Záloţka (např. Obrázek 12.6)

V této záloţce počítají dny od podepsání. Velmi důleţitá záloţka pro kontrolu

vývoje smlouvy.

Obrázek 12.6 příklad stavu smlouvy

59

12.2 Detail smlouvy

Smlouva ve statusu Koncept

Jakmile je smlouva vytvořena a uloţena (dostala číslo smlouvy) lze ji prohlíţet pomocí

tlačítka a upravovat aţ do statusu „podepsána a odeslána“

Po vyhledání smlouvy se lze dostat na detail také 2x kliknutím levým tlačítkem myši na

vybranou smlouvu.

Smlouva ve statusu Podepsána a odeslána

Jakmile je smlouva vytvořena a uloţena (dostala číslo smlouvy) lze ji prohlíţet pomocí

tlačítka a sledovat pouze její vývoj (během synchronizace se serverem se mění

statusy, jak se smlouvou administrátor smluv pracuje).

Po vyhledání smlouvy se lze dostat na detail také 2x kliknutím levým tlačítkem myši na

vybranou smlouvu.

12.3 Klonování smluv

Vyhledanou a označenou smlouvu zkopíruji pomocí tlačítka . Tímto postupem se mi

vyplní všechny společné záloţky v nové smlouvě (například se nevyplní datum podpisu,

protoţe to je téměř vţdy jiné).

Princip je stejný jako klonování v peněţním deníku (11.1.2 Klonování str.51).

Tipy:

Pokud chci vyhledat všechny svoje smlouvy, tak vyberu v poli „Zadavatel“ (Obrázek 12.7)

své jméno tlačítkem a stisknu .

Obrázek 12.7 Zadavatel v modulu smlouvy

60

Důleţitá poznámka: V systému ELUZZION je integrována přímá kontrola rodných čísel a čísel účtů, takţe je vyloučeno, ţe by do

účtárny, respektive administrátorovi smluv přišla smlouva s chybně zadaným rodným číslem nebo číslem účtu.

1. Rodné číslo se jiţ zadává bez pomlček a lomítek.

2. Číslo účtu, které má méně jak 10 cifer, se zadává také bez pomlček.

ALE: Pokud má více jak 10 cifer, je nutné jej oddělit pomlčkou tak, aby čísel za pomlčkou bylo jen 10.

Např.: 1–234567891, 12–3456789123, 123–4567891234

Toto pravidlo je dáno Českou národní bankou – viz níţe.

TUZEMSKÉ BANKOVNÍ SPOJENÍ

Struktura bankovního spojení

123456-1234567890/1234 19-2000145399/0800

Význam Délka

min./max. Nevýznamový znak

a1 123456 První část čísla účtu (předčíslí) 0/6n 0

a2 1234567890 Druhá, základní část čísla účtu 2/10n 0

b 1234 Kód banky 4/4n

Celkem 6/20n

V bankovním spojení jsou povolené pouze numerické znaky.

Kaţdá část bankovního spojení je přenášena ve zvláštním poli: První část čísla účtu (předčíslí) Druhá, základní část čísla účtu Kód banky

Příklad písemné formy

Plný formát Běžný zápis Vlastní číslo účtu

000019-2000145399/0800 19-2000145399/0800 19-2000145399

000000-0145254386/2400 145254386/2400 145254386

První a druhá část čísla účtu jsou odděleny pomlčkou. Kód banky je uváděn za lomítkem.

Kontrolní algoritmus První a druhá část čísla účtu jsou zajištěny algoritmem modulu 11. Váhy jednotlivých číslic účtu jsou zprava: 1,

2, 4, 8, 5, 10, 9, 7, 3, 6. Kontrola platnosti první a druhé části čísla účtu se provede tak, ţe jednotlivé číslice se vynásobí příslušnou

váhou, výsledky násobení se sečtou a podělí 11. Zbytek po dělení musí být roven 0.

61

13 Organizační struktura

Do modulu organizační struktury se lze dostat přes Seznamy → Organizační struktura

(Obrázek 13.1).

Obrázek 13.1 Spuštění modulu organizační struktura

Po kliknutí na záloţku „organizační struktura“ se zobrazí okno, kde v levé části je nastavena

struktura firmy. Kliknutím na nějakého uţivatele se v pravé části zobrazí jeho karta (Obrázek

13.2).

Obrázek 13.2 Organizační struktura - karta uţivatele

Na větší detail v organizační struktuře se lze dostat pomocí tlačítka .

Vysvětlení ikon z levé části obrazovky (Obrázek 13.2).

- reprezentant

- area manager nebo BUM

- asistent/ka

- skupina uţivatelů

- Instituce v databázi

- Osoby v databázi

62

13.1 Zobrazení návštěv uživatele (Aktivity)

V kartě uţivatele v záloţce „Aktivity – filtr zobrazení aktivit“ (Obrázek 13.3) si vyberu

pomocí kalendáře období (Od - Do), ve kterém si zobrazím aktivity uţivatele.

Obrázek 13.3 Filtr zobrazení aktivit

Pomocí rolovacího menu si vyberu „typ aktivit“, coţ jsou aktivity, které se zadávají

v plánovači.

Nakonec kliknu na tlačítko .

Výsledek můţe vypadat například jako Obrázek 13.4.

Obrázek 13.4 zobrazení aktivit uţivatele

Seznam aktivit daného uţivatele je řazen sestupně (nejnovější záznamy nahoře). Po kliknutí

na aktivitu se vpravo zobrazí detail kontaktní zprávy (pokud je dokončena – ţlutá barva).

Ve spodní části obrazovky je vidět celkový počet záznamů. V našem případě uţivatelka

udělala 251 návštěv v období od 1.9.2009 do 21.10.2009.

Tlačítkem můţeme převést zobrazené záznamy do Excelu.

13.2 Zobrazení uživatelských profilů

V kartě uţivatele v záloţce „uţivatelské profily“ se dají nadefinovat (Administrátorem

systému ELUZZION) a zobrazit uţivatelské profily (Obrázek 13.5).

V podstatě je to stejné jako u profilů osob nebo institucí jenom se to vztahuje přímo na

uţivatele.

Obrázek 13.5 Uţivatelské profily

63

14 Synchronizace

14.1 Synchronizace databáze se serverem

Slouží k následujícím účelům:

odeslání mnou zapsaných dat na server

přijetí dat ze serveru

aktualizace systému ELUZZION na novější verzi (po této akci je nutné vypnout

a znovu zapnout ELUZZION)

Připojím počítač k internetu a VPN.

Spustím ELUZZION.

Kliknu na Synchronizace → Synchronizace se serverem (Obrázek 14.1)

Obrázek 14.1 Otevření synchronizace se serverem

Poté kliknu na tlačítko a data se začnou synchronizovat (Obrázek 14.2). Průběh je

vidět jako barevný pruh s procentuálním údajem o staţení dat.

Obrázek 14.2 Synchronizace se serverem

64

Po správném dokončení synchronizace bude vypadat tabulka takto:

Tímto jsem veškerá svoje data zálohoval na serveru.

Poté ukončím internetové spojení.

14.2 Synchronizace – Žádosti o změnu

Obrázek 14.3 Synchronizace - moje ţádosti o změnu

Slouţí ke správě všech uţivatelských ţádostí o změnu – k jejich odeslání na server.

V tabulce je přehled o ţádaných změnách.

Statusy:

Nový - nový, zatím nezpracovaný poţadavek na změnu (kompetentní osoba

ho ještě nezpracovala).

Odesláno - poţadavek, který byl jiţ odeslán na server, ale ještě nebyl

zpracován.

Přijato - přijatý a odsouhlasený poţadavek, po synchronizaci bude

změna v databázi viditelná.

Odmítnuto - odmítnutý poţadavek, poţadavek nebyl přijat – důvod je

uveden v poznámce.

65

Obrázek 14.4 Moje ţádosti o změnu

V prvním sloupci je vidět v jaké fázi se ţádost nachází.

V dolní části tabulky je napsána poţadovaná změna.

Tlačítko je aktivní pouze u nových a nezpracovaných ţádostí.

Při kliknutí na toto tlačítko se zobrazí standardní aktualizační dotaz (Obrázek 5.24).

Tlačítko slouţí pro zobrazení karty osoby/instituci, pokud je jiţ v databázi.

Tlačítko slouţí pro převedení zobrazených dat do Excelu.

66

15 Sales Data (Prodejní data)

Prodejní data je modul, který vám pomůţe se lépe zorientovat ve Vašich prodejních

výsledcích dle stanovených kritérií, např. dle okresu, produktu, instituce, měsíce nebo

dokonce dle výsledků prodeje reprezentanta (pro Area Sales Managery).

Práce s modulem je shodná jako s moduly ostatními – součástí je nástrojová lišta, jeţ

obsahuje např. moţnost přidání sloupců do výběru, moţnost Exportovat do Pharmapy a

Excelu, Seskupit po (Group by), zobrazit náhled grafu, atd. – viz Obrázek 15.1.

Tento modul pracuje také s Cílovou skupinou a je navzájem propojený napříč téměř všemi

moduly, např. Plánovač, Výběry osob a institucí, Karta osoby a instituce, Kontaktní zpráva,

atd.

Obrázek 15.1 Sales data

Úvodní obrazovku tvoří 3 sekce:

Výběr umístění (dle regionu nebo reprezentanta – jen ASM):

- tlačítko Institution detail zobrazí detail prodejů za jednotlivé instituce (lékárny)

v rámci regionu (vyhledávání můţe z důvodu agregace velkého mnoţství dat trvat

déle),

- tlačítko Select All slouţí pro rychlé označení všech okresů.

Výběr časového období (měsíc, čtvrtletí, cyklus, rok):

- volba Year slouţí pro rychlé vybrání roku,

- tlačítko Clear All vymaţe všechny zaškrtnuté časové úseky.

Výběr produktů, ke kterým se prodeje váží:

- volba Group by brands seskupí výsledek hledání do skupin po brandech (po

produktech), např. Lék 10 mg a Lék 25 mg budou sloučeny do jednoho brandu Lék,

- volba Group by institution seskupí prodeje za jednotlivé produkty v dané lékárně do

jednoho, např. prodeje léku Med 100 ml a Lék 10 mg sečte dohromady za celou

lékárnu,

- volba Show TG zobrazí sloupec Target Group (cílová skupina), který ukáţe, zda je

lékárna ve Vaší cílové skupině (TG),

- volba Zero sales zobrazí i nulové prodeje pro vybrané produkty (vhodné pro

plánování),

- volba Plans zobrazí sloupec Plans, který indikuje předpokládané prodejní plány.

Jak si zobrazím prodeje v mých regionech za minulý rok pro promované produkty mé

BU?

67

V 1. části obrazovky (viz Obrázek 15.2) si vyberu své okresy, v 2. části si určím časové

období (tedy rok 2008) a v poslední 3. části vyberu své promované produkty a zakliknu

Group by institution, tj. prodeje se seskupí za vybrané produkty na celou lékárnu. Pro

vyhledání stisknu tlačítko Search.

Pokud budu chtít zjistit, jaké jsou 3 nejlépe prodávající lékárny, jednoduše kliknu záhlaví

sloupce Price (Cena). Šipka nám pak indikuje seřazení vzestupně, sestupně.

Pokud budu chtít vědět, jaké prodeje jsou za jednotlivé produkty v rámci instituce, odškrtnu

tlačítko Group by institution.

Obrázek 15.2 Sales data - hlavní výběr

Výsledky si mohu pro lepší orientaci zobrazit také v grafu pomocí tlačítka Chart View

v nástrojové liště – viz Obrázek 15.3.

Obrázek 15.3 Zobrazení v grafu

Graf lze samozřejmě nastavit tak, aby Vám co nejvíce vyhovoval (viz níže):

- mohu si zobrazit legendu (tlačítko Legend – viz Obrázek 15.4),

- mohu graf jednoduše vyexportovat do mnoha formátů (tlačítko Print View a Save to

image – viz Obrázek 15.5),

68

- mohu změnit kvantifikátory grafu (tlačítko Chart values – viz Obrázek 15.7),

- mohu také nastavit zobrazení grafu po brandech či regionech (tlačítko Brand – viz

Obrázek 15.6) nebo dokonce

- mohu měnit typ grafu (tlačítko PieChart – viz Obrázek 15.8).

Zpět do výsledků vyhledávání se dostaneme pomocí tlačítka Grid View. Poznámka: Pro zobrazení grafu je nutné mít nezaškrtnuté tlačítko Institution detail.

Obrázek 15.4 Zobrazení legendy

Obrázek 15.5 Moţnosti exportů prodejních dat

Obrázek 15.6 Nastavení zobrazení grafu

69

Obrázek 15.7 změna kvantifikátoru grafu

Obrázek 15.8 Změna typu grafu

S výsledky vyhledávání lze dále pracovat pomocí nástrojové lišty:

Obrázek 15.9 Střední nástrojová lišta v prodejních datech

- tlačítko Export do Pharmapa vyexportuje vybraná prodejní data z ELUZZIONu a

zobrazí je ve Pharmapě (viz kapitola níţe),

- tlačítko Show detail zobrazí detailní informace o instituci (viz Obrázek 15.10),

- tlačítko Institution Profile zobrazí přímou moţnost editaci profilu vybrané instituce,

- tlačítko Plan Activity umoţní rovnou naplánovat návštěvu instituce z tohoto modulu,

- tlačítko Contact report umoţní vyplnit kontaktní zprávu přímo z modulu Sales Data,

- tlačítko Multi-Profiles otevře modul pro hromadné vyplnění profilů,

- tlačítko Request Update umoţní změnu kontaktních informací vybrané instituce,

- tlačítko Target Group editor umoţní přidat označené instituce do cílové skupiny,

- tlačítko Territory Management otevře modul TM, kde je moţno zobrazit reporty.

70

Obrázek 15.10 Detail instituce s prodejními daty

71

16 Sklady

Tento modul slouţí k zadávání a evidenci počtu rozdaných propagačních materiálů, vzorků

a dárků. Přehled rozdaných propagačních materiálů je zobrazen v kartě osoby/instituce

v kalendáři vlevo. Po aktivaci přes parametrizaci je modul dostupný z hlavního menu záloţka

SKLADY.

Obrázek 16.1 Sklady

Kaţdému uţivateli s aktivovaným modulem sklady se v horní části modulu sklady zobrazí

základní informace o svých dostupných skladech pro dané definované období.

Obrázek 16.2 Zobrazení skladu

Po otevření se zobrazuje otevřený sklad daného uţivatele. Uţivatel má moţnost z hlediska

historie si zobrazit i jiţ uzavřené sklady zatrhnutím pole .

Po výběru skladu se uţivateli otevřou jeho data ve skladech a také se mu zpřístupní (podle

oprávnění) tlačítka například Převod, Hromadný převod, Inventář, atd.

Dále se v modulu sklady zobrazí přidělené poloţky s počátečním mnoţstvím přidělených

poloţek. Po označení řádku se vzorky se ve spodní části modulu zobrazí detailní informace

týkající se těchto vzorků.

72

16.1 Přehled transakcí

Obrázek 16.3 Přehled transakcí

Na této záloţce se zobrazují všechny příchozí a vydané transakce pro vzorky pro daného

uţivatele. Kaţdý příjem/výdaj vzorků je v tomto okně zobrazen. Po kliknutí na příslušný

řádek transakce se ve spodní části okna zobrazí detailní informace o této transakci (typ

operace, poloţky v dané transakci, rozdané vzorky, počet). Příjmy i výdaje vzorků jsou

barevně odlišeny.

Transakce vyţadují po uţivateli potvrzení o přijetí či zamítnutí poţadovaného počtu vzorků a

jsou také barevně odlišeny. Přijetí či odmítnutí se provádí pomocí tlačítek „Accept“ nebo

„Reject“ v horní části tohoto okna.

16.2 Souhrny

Zobrazují počty rozdaných vzorků v daném měsíci po celý kalendářní rok. Zobrazují se zde

všechny transakce jak příchozí naskladnění, tak i postupné vyskladnění vzorků ke koncovým

klientům (osoby, instituce). V přehledech je moţné vyuţít funkce seskupování pro vytváření

jednoduchých analytických pohledů. Souhrny se zobrazí po kliknutí na záloţky „Souhrn“

v modulu sklady.

73

16.3 Převod

Obrázek 16.4 Transfer

Pomocí tlačítka z nabídky tlačítek v modulu sklady provádíme samotnou distribuci

vzorků ke koncovým uţivatelům a je také moţné provádět operace přesunu vzorků mezi

jednotlivými sklady (naskladnění z centrálního nadřízeného skladu a vyskladnění z lokálního

skladu pro vybraného klienta (osobu/instituci). Tlačítko pro převod je aktivní pouze pokud má

uţivatel přiřazené právo a pokud je daný sklad pro danou periodu ve stavu otevřen.

Převod poloţek (vyskladnění / naskladnění poloţek) se provádí ve dvou krocích:

1. Výběr na jedno z tlačítek v okně „Příjemce“ (Doktor, Lékárna, atd.)

2. Výběr poloţek tlačítkem

Následně se otevře okno pro vyplnění počtu poloţek (ţlutý sloupec - Obrázek 16.5)

Obrázek 16.5 Výběr počtu poloţek

Po kliknutí na tlačítko se do objednávky načte počet poloţek pro převod. Nakonec

kliknutím na tlačítko se provede automatická kontrola (např. mnoţství rozdaných

vzorků pro kalendářní rok je 5) a převod proběhne. Toto nastavení automatické kontroly se dá

libovolně nastavovat.

74

16.4 Hromadný převod

Obrázek 16.6 Multi-transfer

Po kliknutí na tlačítko „Hromadný převod“ se otevře nové okno, kde má uţivatel

s přidělenými právy pro tuto funkčnost několik moţností k přesunu vzorků hromadně a

vytvoření vícero transakcí najednou. V toolbaru jsou tlačítka: Add all inferior, Add

warehouse, Add product to all, Add product to selected a zrušit. Popis jednotlivých

funkčností:

- Add all inferior (přidej všechny podřízené sklady): pouţívá hlavně ASM, pomocí

tohoto tlačítka se přiřadí všechny podřízené sklady uţivatelů

- Add product to all (přidej produkt pro všechny): zobrazí okno s moţností výběru

produktu. Uţivatel má moţnost vybrat produkt a zadat mnoţství vzorků. Systém

automaticky rozdělí rovnoměrně mnoţství vzorků vybraného produktu pro všechny

- Add product for selected (přidej produkt vybraným): zobrazí okno s moţností výběru

produktu. Definované mnoţství vybraného produktu je přidáno pouze pro ty sklady

uţivatelů, které jsou ve výběru skladů označeny

- Add warehouse (přidej sklad): zobrazuje hierarchicky strom vytvořených skladů pro

jednotlivé uţivatele

- Smazat: umoţňuje smazat jeden řádek v seznamu

Systém vytváří transakce (původní umístění) pro kaţdý sklad v seznamu. Tyto typy transakcí

mají vliv na sloupec s počátečním mnoţství přidělených vzorků (odčítá se z počátečního

počtu).

75

16.5 Inventura (kontrola)

Tato funkce je dostupná jen pro nadřízené uţivatele/sklady s právy pro revizi skladů po

změně stavu skladu jednotlivých uţivatelů na „čekání na revizi“. Systém zobrazí skutečné

mnoţství všech přidělených produktů ve skladech jednotlivých uţivatelů a přímý nadřízený

zkontroluje a vyplní skutečný stav (mnoţství poloţek vzorků, produktů) na skladech pro

uţivatele.

16.6 Uzavření skladu

Systém ukazuje bilanci skladu uţivatele a konečnou distribuci ke klientům. Po odsouhlasení

uţivatelem systém automaticky vytvoří konečnou transakci a uzavře sklad. Pokud pro další

období neexistuje ţádný sklad, vytvoří se přednastavený sklad pro uţivatele se stejnými právy

jako v předcházejícím období.

16.7 Workflow a práva/uživatelské role

16.7.1 Stavy

Open – sklad je otevřen. MedRep můţe rozdávat přidělené produkty.

Inreview – po ukončení období pro danou periodu nemá uţivatel moţnost rozdávat produkty

a přímý nadřízený můţe provést revizi/kontrolu skladu.

Closed –sklad je uzavřený, jen pro čtení.

16.7.2 Práva/uţivatelské role

Medicínský reprezentant – má právo jen pro transfer.

Supervisor – má právo pro kontrolu a uzavření skladu.

Assistant – má právo pro Multi-transfer.

Read – práva jen pro čtení.

76

17 Pharmapa

Grafický systém PHARMapa, který je nedílnou součástí programu ELUZZION, je určen pro

grafické hodnocení aktivit na teritoriu České republiky dle regionů.

Umožňuje na základě dodaných dat v přesně definovaném formátu vyhodnocovat obchodní

výsledky v jednotlivých okresech i v časové ose.

Základní funkcí je vyplňování jednotlivých okresů barvou různé sytosti podle velikosti např.

obchodních výsledků v jednotlivých okresech. Čím je hodnota v daném okrese větší, tím

sytější barvou je okres vyplněn. Barevná škála se volí automaticky mezi minimem a

maximem dat (případně lze ručně zvolit maximální hodnotu). Bílá barva je pouţita pro

hodnotu nula, velmi tmavá barva je pouţita pro okres s hodnotou největší, mezitím se nachází

mnoho odstínů.

17.1 Ovládání programu

Program se ovládá téměř výhradně myší. Dostupné řídicí příkazy jsou ve formě pruhu s

tlačítky zobrazeny na horním okraji okna.

Pro zjištění konkrétní číselné hodnoty některého z okresů stačí umístit myš nad vybraný

okres, jeho číselné hodnoty se zobrazí ve stavových řádcích dole v okně. Dvojklikem na okres

vyskočí okno s grafem hodnot tohoto okresu v jednotlivých obdobích.

77

Otevření základní databáze

Ve standardním otevíracím okně si vyberte soubor *.DBF k otevření a stiskněte tlačítko

Vyber. Pokud soubor není v základním nabízeném adresáři DATA, doporučujeme databázi

napřed do tohoto adresáře zkopírovat.

Po otevření databáze se vybere první poloţka (první podle kódu), první období podle

abecedy.

Pokud jiţ byla databáze někdy předtím otevřena, program si pamatuje některá minulá

nastavení (např. barvu) a znovu je pro tuto databázi zvolí.

Tlačítkem Adresář lze změnit standardní adresář pro otvírání souborů.

Pokud vyberete více souborů, prosvětlí se tlačítko Sloučit data. Tato operace dovoluje spojit

zdrojové soubory v jeden výsledný, který se pak teprve dá otevřít a prohlíţet v mapě.

Spojování pracuje pouze pro nový formát dat (s polem LOK).

Výběr poloţky ze základní databáze

Základní databáze můţe obsahovat údaje o několika druzích výrobků (pole KOD a NAZEV).

Výběr výrobku se provádí právě zde ze seznamu. Seznam je setříděn abecedně podle názvu,

kód je téţ zobrazen pro případ, ţe název výrobku není dostatečným rozlišením.

Seznam umoţňuje výběr nejen jedné ale i více poloţek. Typicky se toto pouţije pro sledování

prodeje jednoho léku, který se vyrábí v několika různých formách. Údaje pro kaţdý okres se

pak sčítají ze všech vybraných poloţek.

Výběr se provádí stejným postupem jako např. ve Správci souborů (Exploreru) ve Windows:

- jediná poloţka: vybere se prostě kliknutím myši nebo z klávesnice šipkami nahoru/dolů

- souvislá řada po sobě jdoucích poloţek: vyberte myší první poloţku, pak stiskněte a drţte

Shift na klávesnici a myší klikněte na poslední poţadovanou poloţku. Vybere se souvislý

blok. Pokud byste přitom potřebovali seznam rolovat, pouţijte k tomu svislý rolovací pruh

vpravo.

- několik poloţek, které nejsou v souvislé řadě po sobě: vyberte myší kteroukoliv (např.

první) poloţku, pak stiskněte a drţte na klávesnici Ctrl a postupně kliknutím myši označujte

další poloţky. Pokud byste přitom potřebovali seznam rolovat, opět k tomu pouţijte svislý

rolovací pruh vpravo.

Pozn.: Pro rychlou práci je tato funkce dostupná téţ klávesou F3.

Výběr období ze základní databáze

Pokud je základní databáze členěna i na období, je moţné si z nich zde vybrat.

Opět je moţná vícenásobná volba, viz Výběr poloţky ze základní databáze


78

Výběr porovnávacího období

K základnímu období je moţné vybrat ještě druhé období pro porovnání. Pak barva kaţdého

okresu nevyjadřuje přímo absolutní mnoţství, ale rozdíl obou vybraných období:

- Jsou-li hodnoty v obou obdobích stejné, je barva okresu bílá.

- Pokud má druhé období menší hodnotu neţ první období, jde o pokles a barva je červená (a

to tím sytější, čím je pokles výraznější).

- Pokud má druhé období větší hodnotu, jde o nárůst, barva je modrá. Opět je barva sytější,

čím je nárůst větší.


Tisk

Tiskne se vţdy aktuální stav mapy (tedy to, co je na obrazovce).

Před tiskem můţete zvolit rozloţení stránky (zapamatuje se pro příští spuštění programu) a

vybrat tiskárnu (vţdy se nabízí tiskárna předvolená v operačním systému Windows).

Pokud je v okamţiku tisku zobrazeno okno s grafem, bude namísto mapy vytištěn tento graf.

Nastavení pro tisk grafu mohou být odlišná od nastavení tisku mapy, téţ se odděleně

zapamatují pro příští spuštění programu.

Tabulka hodnot

Funkce slouţí k výpisu hodnot jednotlivých okresů v textové formě. V zobrazovacím okně se

dá zvolit několik způsobů třídění. Funkce respektuje i zapnuté seskupování.

Zobrazuje se hlavní číselná hodnota pro kaţdý okres.

Tlačítkem Výpis do souboru můţete vytvořit na disku soubor s pevným formátem, vhodný

k importu do jiných programů.

Zobrazení názvů okresů

Můţete zapnout / vypnout zobrazení zkratek (SPZ) jednotlivých okresů.

Písmo můţete zvolit pomocí tlačítka Volba písma pro popisky – Font pro názvy okresů.

Suma hodnot a procentní podíl z celku

Pro některá data má smysl zobrazovat součet hodnot všech okresů a při pohybu myši

ukazovat podíl vybraného okresu na celku.

V tomto reţimu se dole v okénku Suma objeví součet hodnot přes všechny okresy. V okénku

Okres se za aktuální hodnotou okresu objevuje v závorce procentní podíl okresu na celkovém

součtu.

Sdruţování okresů do skupin

Některé aktivity mají jako základní územní jednotku celky větší, neţ je okres. Příkladem

můţe být hodnocení prodejců, z nichţ kaţdý působí na území několika okresů.

Pro tuto situaci je moţné definovat skupiny okresů, které se pak při zobrazování chovají jako

nedílné celky.

79

Po zapnutí skupiny se všechny okresy v kaţdé skupině vyplní stejnou barvou. Její sytost je

určena součtem hodnot okresů v této skupině. Při pohybu myši se dole v poli Skup. průběţně

zobrazuje název a sumární hodnota aktuální skupiny.

Definice nové skupiny

1) Kliknutím na tlačítko Spojování okresů do skupin vyskočí zadávací okno.

2) Stiskněte tlačítko Nová – objeví se skupina číslo 1 s názvem Nová1. Můţete opravit název

skupiny v poli Název, kód skupiny raději neměňte (pokud ano, musíte si ohlídat jedinečnost

kaţdého kódu).

3) Myší klikněte v mapě na ty okresy, které budou patřit do této skupiny. Vybrané okresy se

vybarví ţlutě. Okres můţete ze skupiny odstranit opětovným kliknutím. V dolním seznamu

tak postupně přibývají názvy vybraných okresů.

4) Pokud jsou pro první skupinu jiţ zadány všechny okresy, vytvořte podle bodů 2) a 3) další

skupiny. Okresy jiţ vybrané v předcházejících skupinách se zobrazí zeleně (pro informaci,

které okresy jiţ není moţné vybírat). Tak pokračujte, aţ vybarvíte celou mapu.

5) Pokud jste někde udělali chybu, zvolte příslušnou skupinu v horním seznamu (skupina se

zobrazí ţlutě) a přidejte nebo uberte z ní okresy (opět myší v mapě).

6) Skupinu uloţte na disk. K tomu napřed musíte zadat jméno souboru v poli Soubor (max. 8

znaků). Pak stiskněte tlačítko “Uloţ“. (Skupina se uloţí do adresáře SYSDATA s příponou

GRP).

7) Stiskněte tlačítko OK, mapa se probarví po skupinách tak, jak jste je definovali.

Zapnutí jiţ existující skupiny

1) Kliknutím na tlačítko Spojování okresů do skupin vyskočí zadávací okno.

2) Stiskněte tlačítko „Otevři“, zobrazí se okno pro výběr souboru. Vyberte si příslušný soubor

s příponou GRP a potvrďte OK.

pozn.: pokud definujete skupinu pro hlavní město Prahu, zahrňte do ní vţdy příslušné praţské

obvody (v podrobnější mapě vpravo nahoře.) Okres Praha-město v hlavní mapě do této

skupiny zahrnout můţete, ale nemusíte, na číselné výsledky to nemá vliv, protoţe program

sice Prahu jako celek zobrazuje, ale do výpočtů zahrnuje vţdy jen jednotlivé její obvody.

Jediný rozdíl je v chování myši: pokud jste celkovou Prahu do skupiny zahrnuli, bude se při

přejíţdění myší jevit jako součást uvedené skupiny, v opačném případě se celková Praha bude

jevit jako nezařazený okres.

Otevření porovnávací databáze

Porovnávací databáze obsahuje pro kaţdý okres jakousi poţadovanou hodnotu. Oproti této

poţadované hodnotě se porovnává skutečná hodnota v kaţdém okrese. Vzájemný poměr

poţadované a skutečné hodnoty je pouţit pro vybarvení kaţdého okresu:

- Pokud jsou obě hodnoty stejné, okres se vybarví bíle.

- Pokud je skutečná hodnota větší neţ poţadovaná, barva je modrá. Čím je skutečná hodnota

větší oproti skutečné, tím sytější je barva.

80

- Pokud je skutečná hodnota menší neţ poţadovaná, barva je červená. Čím je skutečná

hodnota menší oproti skutečné, tím sytější je barva.

Poţadované hodnoty v databázi mohou být:

1) absolutní hodnoty (např. velikost prodeje v kusech). Ty se přímo porovnávají s hlavní

databází.

2) poměrné hodnoty z celku (např. podíl daného okresu na celkovém odbytu na území

republiky). V této situaci se pouţije funkce Násobitel porovnávací databáze (na tlačítku

"Celk"). Tam se zadá velikost celku (např. celkový prodej na území republiky). Vynásobením

kaţdého okresu celkovou hodnotou se získá pro kaţdý okres absolutní číslo, které je jiţ

moţno porovnávat s hlavní databází.

Graf závislosti hodnoty na čase

Hlavní databáze můţe obsahovat údaje kaţdého okresu pro různá období. Pak je zajímavé

zobrazit vývoj hodnot jednoho okresu v průběhu období.

Dvojklikem myší na kterémkoli okrese, vyskočí okno s tímto grafem. Okno vyskočí v místě

okresu. Pokud bez zavření okna kliknete na jiný okres, okno zůstane na místě a jen se

překreslí pro zvolený okres. Okno s grafem zavřete (kromě standardní zavírací ikony na

horním pruhu okna) kliknutím kamkoliv do tohoto okna.

Na vodorovné ose se ukazují sloupce pro jednotlivá období. Svislé měřítko grafu se nastavuje

samočinně podle hodnoty největšího sloupce.

Rozpis na odběratele (lékárny)

V základní databázi můţe být přítomno pole VDL, které pro kaţdý záznam identifikuje

odběratele (lékárnu). Pak je moţno provést rozpis obratu v okrese na jednotlivé odběratele.

Pokud je zapnuto seskupování okresů, bude seznam obsahovat odběratele za celou skupinu.

Rozpis je nutno povolit v nabídce Nastavení – Číselník, zde je nutno téţ nastavit cestu k

číselníku odběratelů. Číselník musí obsahovat pole VDL, FIRMA, ULICE, MESTO.

Rozpis na odběratele získáte dvojklikem pravým tlačítkem myši na vybraný okres. Seznam

moţno třídit podle města, obratu a rozdílu obratů (hodí se v reţimu porovnání dvou období).

Zobrazený seznam moţno tisknout na tiskárně, exportovat do textového souboru (formát

vhodný pro MS Excel).

Tlačítkem Graf se zobrazí okno s časovým grafem, které však teď neukazuje časový vývoj

pro celý okres (jako při dvojkliku levým tlačítkem na okres) ale pro vybranou lékárnu.

81

18 Webové reporty – metodika výpočtu poloţek v reportech

1-Working days

Working days jsou všechny pracovní dny v daném období, vyjma svátků definovaných

v databázi systému ELUZZION.

2-Days in field

Days in field jsou dny v terénu, které se počítají:

- hodnotou 1.0 (jeden den) za pracovní den, ve kterém jsou vykázány pouze návštěvy osob,

návštěvy institucí (obojí s dokončenou kontaktní zprávou) nebo aktivity kongres, seminář,

společné návštěva

- hodnotou 0.5 (půlden) za pracovní den, v kterém jsou kromě aktivit (viz výše) i jiné aktivity.

3-Visit days in field

Visit days in field jsou dny v terénu strávené jen návštěvou a počítají se takto:

- hodnotou 1.0 se počítají pracovní dny, v kterých byla vykázané pouze typy aktivit návštěva

osoby nebo návštěva instituce, nebo

- hodnotou 0,5 se počítají pracovní dny, ve kterých byla aktivita návštěva osoby nebo

návštěva instituce v kombinaci s aktivitami kongres, seminář, společné návštěva

4-Call rate Call rate je průměrný počet návštěv osob a institucí za den.

Call rate = (počet návštěv osob + počet návštěv instituce) / Visit days in field

Průměrný počet návštěv osob za den

Person call rate = počet návštěv osob / Visit days in field

Průměrný počet návštěv instituci za den

Institution call rate = počet návštěv instituce / Visit days in field

Další počitatelné poloţky v reportech:

% Days in field

% Days in field = Days in field/Working days

% Visit days in field

% Visit days in field = Visit days in field/Working days

Closed days

Closed days jsou pracovní dny, které jsou uţivatelem uzavřeny v rámci daného období.

% Closed days

% Closed days = Closed days/Working days

82

19 Transferové objednávky

Jsou dva způsoby vytvoření transferové objednávky v systému ELUZZION - buď z modulu

transferové objednávky, nebo přímo z kontaktní zprávy na instituci.

19.1 Modul transferové objednávky

Spuštěním toho modulu se provádí na horní liště kliknutím na záloţku „Transferové

objednávky“ (Obrázek 19.1).

Obrázek 19.1 Transferové objednávky - spuštění

Hlavní obrazovka transferových objednávek se skládá z filtru, střední nástrojové lišty

a spodní částí s výsledkem hledání (Obrázek 19.2).

Obrázek 19.2 Transferové objednávky - hlavní okno

19.1.1 Transferové objednávky - filtr

Jméno vlastníka - při otevření je tam automaticky vyplněno jméno vlastníka

databáze. Tlačítkem se vybere zatrhnutím v organizační struktuře uţivatel nebo

uţivatelé, jejichţ transferové objednávky uvidíme (Obrázek 19.3).

Obrázek 19.3 Výběr uţivatelů z organizační struktury

83

Tlačítkem se vrátí nastavení tohoto okna do původního stavu.

Tlačítkem se vymaţe obsah tohoto okna.

Stav - v tomto okně si lez vybrat stav transferové objednávky. Na výběr tu

jsou dvě moţnosti a to „Uzavřený“ a „Otevřený“ – to znamená, jestli je transferová

objednávka vyřízená nebo nevyřízená.

Datum - v tomto okně si lze vybrat období, ve kterém se zobrazí transferové

objednávky.

Tlačítkem se ve spodní části zobrazí výsledek hledání, podle nastaveného

filtru.

19.1.2 Transferové objednávky - střední lišta

Pomocí střední nástrojové lišty se celý modul transferových objednávek ovládá (Obrázek

19.4).

Obrázek 19.4 střední nástrojová lišta

Tlačítkem se otevře okno, kde se vyplní všechny údaje pro vytvoření

transferové objednávky (Obrázek 19.5).

Obrázek 19.5 Nová transferová objednávka

84

Tlačítkem se systém přepne do modulu hledání institucí, kde po

nalezení, označení a kliknutí na tlačítko přenese vybranou instituci do okna nové

transferové objednávky. Povinné pole.

V rolovacím menu „Vyberte šablonu“ se vybírá z moţností předdefinovaných šablon

(šablony vkládá dodavatel systému ELLUZION). Po vybrání šablony se tato šablona otevře

ve spodní části okna. Povinné pole.

V rolovacím menu „Vyberte uţivatelský sklad“ se vybírá z moţností předdefinovaných

skladů (sklady vkládá dodavatel systému ELLUZION). Po vybrání skladu se zpřístupní

vyplňování šablony ve spodní části okna. Povinné pole.

V rolovacím menu „Vyberte distributora“ se vybírá jeden z distributorů, který´transferovou

objednávku fyzicky uskuteční. Povinné pole.

Okno „poznámka“ slouţí pro zapsání poznámky k transferové objednávce. Bude si ji moct

zobrazit kaţdý, kdo danou transferovou objednávku uvidí v systému.

Rolovací menu „vyberte datum“ slouţí k přiřazení transferové objednávce časový údaj.

Většinou se sem vkládá datum vytvoření transferové objednávky.

Tlačítko se pouţívá pro smazání obsahu transferové objednávky.

Tlačítkem se aktualizuje stránka nové transferové objednávky (například po smazání

obsahu).

Tlačítko slouţí k uloţení transferové objednávky. Pokud nejsou vyplněna všechna

povinná pole, tak systém zobrazí hlášku například typu Obrázek 19.6.

Obrázek 19.6 Chybová hláška transferové objednávky

Tlačítko slouţí k uloţení transferové objednávky a zároveň uzavře okno nové

transferové objednávky. Pokud nejsou vyplněna všechna povinná pole, tak systém zobrazí

hlášku například typu Obrázek 19.6.

85

Obrázek 19.7 Příklad nové transferové objednávky

Příklad transferové objednávky je vidět na Obrázek 19.7. Ve spodní části okna je vidět

šablona, která se pouţívá (v tomto případě „Standard“), Dále se dělí transferová objednávka

na produkty a dárky.

U produktů jsou sloupce:

SUKL - kód produktu dle SÚKLu

Název produktu - názvy jednotlivých produktů

Cena produktu - cena, za kterou se produkty prodávají distributorům

Počet kusů - vyplňuje uţivatel podle objednávky instituce

Suma - počet kusů krát cena produktu

U dárků jsou sloupce:

SUKL - kód produktu dle SUKLu

Název produktu - názvy jednotlivých produktů

Cena produktu - cena, kterou mají dárky

Zbývá na skladě - počet kusů, které má uţivatel k dispozici

Počet kusů - vyplňuje uţivatel podle toho co dal instituci

Suma - počet kusů krát cena produktu

U slev jsou sloupce:

SUKL - kód produktu dle SÚKLu

Název produktu - tady je uvedena sleva

Cena produktu - cena, za kterou se produkty prodávají distributorům

Počet kusů - vyplňuje uţivatel podle objednávky instituce

Suma - počet kusů krát cena produktu mínus sleva

Ve spodní části těchto tabulek (produkty, dárky, slevy, atd.) jsou vidět celkové součty.

86

Označením hotové transferové objednávky a kliknutím na tlačítko se zobrazí

okno s transferovou objednávkou. Pokud ještě není transferová objednávka uzavřena, můţe ji

uţivatel upravovat.

Tlačítko zobrazí kartu instituce.

Tlačítko aktualizuje vyhledávač, pokud došlo ke změně filtru (stejně funguje

tlačítko ).

Označením transferové objednávky v dolní části a kliknutím na tlačítko

se daná transferová objednávka smaţe.

19.1.3 Transferové objednávky – výsledek hledání

Tato část obrazovky slouţí pro zobrazení jiţ hotových transferových objednávek a jejich

sledování, případně úpravu.

Nejprve je potřeba nastavit horní filtr a kliknout na tlačítko . Ve výsledku

hledání se zobrazí transferové objednávky dle zadaných kritérií.

Zobrazeny jsou následující sloupce:

Datum - datum vepsaný do transferové objednávky

Instituce - typ instituce (většinou lékárna)

Adresa instituce - adresa vybrané instituce

Jméno šablony - název pouţité šablony

Poznámka - poznámka vepsaná do transferové objednávky

Jméno vlastníka - jméno uţivatele, který transferovou objednávku vytvořil

Stav - stav v jakém se transferová objednávka nachází

Distributor - jméno distributora, který objednávku fyzicky zpracuje

Obrázek 19.8 Příklad vyhledání transferové objednávky

19.2 Transferové objednávky z kontaktní zprávy

V průběhu vyplňování kontaktní zprávy na instituci lze také vytvořit transferovou

objednávku.

Označením naplánované aktivity na instituci v plánovači a kliknutím na tlačítko

se zobrazí okno, kde první otázka je: „Udělal jsi Transferovou objednávku?“

(Obrázek 19.9).

87

Obrázek 19.9 Transferová objednávka z kontaktní zprávy

Po vybrání odpovědi „ANO“ lze kontaktní zpráva dokončit tlačítkem ,

zároveň lze přejít na záloţku a vytvořit transferová objednávka (Obrázek

19.10).

Obrázek 19.10 Transferová objednávka – vyplnění

Tlačítkem se aktivuje okno transferové objednávky a lze vybrat šablona, uţivatelský

sklad, distributor a případně vyplnit poznámku.

Po vybrání šablony a uţivatelského skladu lze vyplnit ve spodní obrazovce počty kusů u

vzorků, dárků, atd.

Tlačítkem se transferová objednávka uloţí do systému.

Tlačítkem se uloţená transferová objednávka smaţe (musí se ještě potvrdit).

Tým Data System Solutions, s. r. o.

Date post:	10-Apr-2015
Category:	Documents
Upload:	jaroslav-hruska
View:	139 times
Download:	2 times

ELUZZION uzivatelsky manual 1.1

Documents