chytněte čerstvý vítrve správě Vašeho tisku!
Pavle,
KONFERENCE KONICA MINOLTA & Y SOFT
SKYDIVE ARENA PRAHA | ří jen 2012
Jak na průvan ve výdajích?
Tisk podle pravidelSfoukněte to odkudkoliv!
Mobilní tiskZachyťte správný proud!
Private Cloud
FOTKY Z AKCE!
VZHŮRU DO OBLAK KONFERENCE KONICA MINOLTA & YSOFT
vyhněte se adrenalinovým zážitkům při správě tisku
Pavle,
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
Doufáme, že jste si užil povznášející zážitek ve Skydive aréně. Možná cítíte, že vám v krvi ještě zůstalo trochu adrenalinu a ještě se vám úplně nezklidnil dech.
Chceme, abyste podobné adrenalinové zážitky zažíval jen ve vzduchovém tunelu či na simulátoru F1, ale nikdy při správě tisku ve Vaší fi rmě. K tomu slouží nejen prezentace jedinečných tiskových řešení společností Konica Minolta a Y Soft na tomto eventu, ale také tento bulletin, který Vám pomůže se v nich jednoduše zorientovat.
JSEM ŠÉF. A PROTO NEMÁM RÁD, KDYŽ NÁKLADY NA TISK PROVĚTRÁVAJÍ ROZPOČET.
16.–17.10.2012SKYDIVE ARENA PRAHA
Společnost Y Soft v lednu 2012 slavnostně představila novou verzi pro-duktu YSoft SafeQ4, která přináší zákazníkům výrazně vylepšené a na základě podnětů uživatelů i zcela nové funkcionality. Tiskové řešení
tak nabízí ještě vyšší komfort při denním užívání, snazší administraci a pře-devším úsporu fi nančních prostředků, času a ochranu životního prostředí.
Rychlý rozvoj moderních technologií pro přenos informací i datových úložišť nedokáže zabránit stále se zvyšující spotřebě papíru po celém svě-tě. Elektronické archívy, pošta či internet nedokáží konkurovat vytištěným dokumentům hrnoucím se z každé společnosti. Každá společnost, která nemá nastavenou kontrolu a správu tiskového prostředí, spotřebuje několi-kanásobně větší množství papíru na zbytečný tisk. Odpovědné chování za-městnanců ve spojení se zavedením tiskového řešení YSoft SafeQ proka-zatelně ušetří společnosti až 30 % nákladů na tisk, kopírování a skenování.
S YSoft SafeQ může každá společnost měřit nákladovost tiskových operací, a získat tak kompletní přehled o tiskových zařízeních. Administ-rátorovi tiskového prostředí jsou zasílány pravidelné reporty v libovolných formátech o tom, kdo, kdy a co vykonal na tiskárnách v celém tiskovém prostředí. Zahrnuta může být nejen centrála společnosti, ale také neome-zený počet různě vzdálených poboček. Součástí sady reportů je také mož-nost sledovat, kolik společnost díky tiskovému řešení uspořila v oblastech životního prostředí, jako je například voda, dřevo nebo snížení stavu CO2.
Další oblastí, která má pro zákazníky nejvyšší prioritu, je zabezpečení tisku a volného přístupu uživatelů k multifunkčním strojům. S nasazením tiskového řešení YSoft SafeQ zařízení nevytiskne zaslané úlohy do té doby, dokud se na tiskárně neidentifi kuje majitel zaslané úlohy. K autorizaci mo-hou sloužit zaměstnananecké identifi kační karty, PIN kód nebo zadání jména a hesla. YSoft SafeQ je možné pomocí čteček karet spárovat s již využívanou technologií, například pro zaznamenávání příchodů a odcho-dů z práce nebo pro přístup do fi remních prostor.
V neposlední řadě se s využíváním tiskového řešení YSoft SafeQ zjed-noduší a urychlí tiskové operace a uživatelé získají cenný čas, který mohou investovat jinde. Uživatel neodesílá tiskové úlohy přímo na tiskárnu, ale na YSoft SafeQ server, kde jsou připraveny k okamžitému vyzvednutí na jakékoli tiskárně připojené k síti. Dokumenty si uživatel může dle vlastních časových preferencí pohodlně vyzvednout kdykoli a kdekoli. Dokumen-ty s ním mohou cestovat také v rámci poboček a centrály, YSoft SafeQ pokryje celou síť a udělá z ní jediné tiskové prostředí. Na YSoft SafeQ terminálech je také možné úlohy spravovat, mazat nebo je řadit do sekce Oblíbené, kde budou k dispozici kdykoli.
Zcela novými funkcionalitami, které budou představeny také na další stránkách tohoto magazínu, jsou například Mobilní tisk, Víceúrovňové projektové účtování nebo Tisk na základě pravidel. Tiskové řešení YSoft SafeQ4 přináší malým, středním i velkým fi rmám mnoho funkcionalit přímo na míru jejich potřebám a požadavkům. Neváhejte a vyzkoušejte si jeho kvalitu a nové funkcionality sami ve svém tiskovém prostředí.
YSoft SafeQ optimalizuje tiskové prostředízákazníka a přináší mu kontrolu nad všemioperacemi probíhajícími na multifunkčních zařízeních
SafeZvolte tiskové řešení YSoft
ZE Ž
IVOT
A ŠÉ
FA
MUSÍM PAK VRÁTIT SVÉ PODŘÍZENÉ RYCHLE ZPÁTKY NA ZEM!
NEEXISTUJE NĚJAKÝ JEDNODUŠŠÍ ZPŮSOB?
SNAŽÍM SE UDRŽOVAT PRACOVNÍ PODMÍNKY SVÝCH ZAMĚSTNANCŮ NA VYSOKÉ ÚROVNI.SNAŽÍM SE UDRŽOVAT PRACOVNÍ PODMÍNKY
JSEM SPRÁVNÝ ŠÉF.
JENŽE KDYŽ VIDÍM, JAK A CO VŠECHNO SE U NÁS VE FIRMĚ TISKNE…
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
VZHŮRU DO OBLAK KONFERENCE KONICA MINOLTA & YSOFT
Funkcionalita přinášíjasná omezenív operacích s tiskárnami!
Kamenem úrazu je pro většinu společ-ností stanovení pravidel a omezení pro jednotlivé uživatele, ať už v oblasti kopíro-
vání, tisku nebo scanování. Funkcionalita Tisk na základě pravidel je připravena zabezpečit a spravovat tiskové operace na multifukčních strojích. Administrátor dokáže jednoduchým nastavením v rámci funkcionality omezit a upřesnit role všech uživatelů ve fi rmě dle je-jich potřeb tisku. Role a práva uživatelů mohou být defi nována na základě jejich pracovního zařazení, pracovní náplně nebo podílu na pro-bíhajících projektech. Jednotlivým rolím, které mohou být uděleny i celým oddělením nebo divizím, jsou poté stanoveny možnosti a roz-sah tiskových operací.
Možnosti funkcionality Tisk na základě pra-videl jsou však daleko bohatší a rozmanitější. Uživatelé mohou být například omezeni také ve výběru formátu papíru, rozsahu podkladů pro tisk, barevnosti, nebo jednostranném či oboustranném tisku. Omezení lze nastavit také pro počet stránek a časové období, po které uživatel využívá tiskárny. Tisk na základě pra-videl tedy dokáže přednastavit a kontrolovat každého uživatele v jeho denních operacích a popřípadě zablokovat další přístup k tiskár-nám, pokud uživatel poruší pravidla, která má ve YSoft SafeQ nastavena. Uživatelé, kteří jsou si vědomi těchto pravidel, se chovají podstatně
odpovědněji a úsporněji při výběru dokumen-tů, které jsou zasílány na tiskárny. Tisk na zá-kladě pravidel funguje v praxi tak, že dokáže pozměnit uživatelovy pokyny pro povolený rozsah práv a omezení. Pokud tedy uživatel, který má právo pouze na černobílý tisk, pošle zadání na tisk barevný, funkcionalita sama pře-mění zadání a tiskárna vytiskne dokument čer-nobíle. Stejné obměny zadání je možné docílit také v případě tisku jednostranného respektive oboustranného nebo u přesměrování více-stránkového dokumentu na levnější tiskárnu. Funkcionalita je také schopna přiřadit doku-mentu identifi kační vodoznak, podle kterého je zaručena jasná vazba dokumentu na uživatele.
Administrátor může pravidla nastavovat a měnit velice fl exibilně, takže prvotní nastavení operací na tiskárnách se může průběžně měnit podle aktuálního stavu potřeb uživatelů či probí-hajících projektů. O všech změnách v nastavení jsou uživatelé automaticky informování pomocí e-mailu, takže i oni mají jasnou kontrolu nad právy a omezeními pro operace s tiskárnami.
TISKNA ZÁKLADĚPRAVIDEL
Tiskové řešení YSoft SafeQ je inteligentním pomocníkem,který přináší každému zákazníko-vi řešení ušité přímo na míru jeho požadavkům a potřebám. YSoft SafeQ dokáže zkrotit zbytečné tisíce vytištěných stránek a efek-tivně ušetří každodenní náklady spojené s tiskárnami.
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
Sami se přesvědčte, že funkcionalita Tisk na základě pravidel pro vásbude nepostradatelným pomocníkem, který vám ušetří nejen náklady,ale především zefektivní všechny tiskové procesy.
NEDOVOLENÉBRÁNĚNÍ!NEDOVOLENÉBRÁNĚNÍ!NEDOVOLENÉBRÁNĚNÍ!BRÁNĚNÍ!
OD TEĎ SE TADY BUDE TISKNOUT, JAK JÁ BUDU PÍSKAT!
NEŠLO BY, ABY V TOM NEBYL TAKOVÝ HOKEJ?
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
PŘESILOVKA!PŘESILOVKA!PŘESILOVKA!PŘESILOVKA!PŘESILOVKA!
ZAKÁZANÉ UVOLNĚNÍ!ZAKÁZANÉ UVOLNĚNÍ!UVOLNĚNÍ!
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
16.–17.10.2012SKYDIVE ARENA PRAHA
T iskové řešení YSoft SafeQ přiná-ší zákazníkovi naprostý přehled o všech operacích prováděných na
multifunk čních strojích. Zákazník má k dis-pozici detailní přehled o tom, kdo, kdy a co vykonal na tiskárnách, včetně finanční ná-ročnosti. Tyto reporty si lze předdefinovat a sledovat tak například nákladovost jed-notlivých oddělení či projektů. Monitoring celého tiskového prostředí ukáže také vy-tíženost jednotlivých multifunkčních strojů, jejichž počet a využití může zákazník na základě těchto přesných dat optimalizovat a zefktivnit.
Reporty jsou k dispozici dle stanove-ných kritérií a ve volitelných nastavitelných časových intervalech. V průběhu času lze sledované položky různě obměňovat
a přeskupovat. YSoft SafeQ dokáže při-pravit a zaslat zákazníkovi reporty přímo do e-mailové schránky v různých formátech, jako je například xml, csv, xls či pdf.
Výrazného vylepšení se dočkalo také uži-vatelské webové rozhraní, ke kterému má uživatel přístup přímo ze svého počítače. Uživatel na svém webovém YSoft SafeQ rozhraní nalezne přehled všech svých tis-kových úloh, může s ním nadále pracovat, dohledat si cenu anebo si zvolit jinou oblí-benou kategorii, kterou chce sledovat.
Zelené reporty vyjadřují, do jaké míry firma, oddělení nebo jednotlivý uživatel šetří životní prostředí díky správě tiskových úloh s YSoft SafeQ. Zelené reporty vyjadřují v kategoriích, jako jsou voda, stromy, úspora CO2, ušetře-né a nevytištěné dokumenty, jejichž tisk uži-vatel zrušil nebo využitím YSoft SafeQ upravil.
Sledování nákladů je díky tiskovému řešení YSoft SafeQ velice jednodu-ché. Nová funkcionalita Víceúrovňové
projektové účtování nabídne uživateli před každou operací na tiskárně volbu, na který projekt má být úloha zaúčtována. Klientům je poté možné předkládat detailní reporty, ve kterých lze vidět kdo, co a kdy kopíroval nebo tisknul. Společnosti pracující na bázi projektů se tak vyhnou nedorozuměním s klienty ohledně nepodloženého počtu vytištěných stran či nutnosti dotovat tisky a kopie z vlastní kapsy. Nová funkcionalita Víceúrovňové projektové účtování byla vy-vinuta na základě zpětné vazby od našich zákazníků, pro které je nezbytné přefaktu-rovat tiskové náklady koncovým klientům. Jednotlivé projekty, které jsou přednasta-veny v rámci YSoft SafeQ, lze také dělit na
nižší jednotky, například podle fáze, oblasti nebo tématu. Na terminálu YSoft SafeQ bude uživatel vždy vyzván, aby tiskovou úlohu zařadil tam, kam skutečně patří a kde bude evidována pro pozdější faktu-raci. Práce s funkcionalitou Víceúrovňové projektové účtování je intuitivní a snadno přístupná pro běžné uživatele. YSoft SafeQ se samo zeptá na zadání kódu projektu a pomocí stromové struktury projektů poté navede uživatele až k cílové položce, do které chce úlohu zaúčtovat.
Víceúrovňové projektové účtování přinese společnostem absolutní kontrolu nad všemi tiskovými operacemi a možnost přefakturovat náklady klientům na základě jasně prokazatelných, skutečných dat.
Pro společnosti pracující na bázi konzultací či realizací jednotlivých projektů je tiskové řešení YSoft SafeQ4 nepostradatelným pomocníkem pro absolutní kontrolu nad všemi operacemi prováděnými na tiskárnách. Právní kanceláře, auditorské firmy, marketingové agentury a mnoho dalších společností z různých sektorů velice ocení možnost účtovat klientům skutečné náklady na tisk a kopírování, které konzultanti vyčerpali při přípravě a realizaci různých projektů pro klienty.
Víceúrovňové projektové účtování
Co nelze měřit, nelze ani efektivně spravovat a řídit. Schopnost sledovat náklady a vytížení multifunkčních strojů je u jakéhokoli tiskového prostředí zákazníka klíčem ke snížení a zefektivnění nákladů. Bez přesného a vhodného nástroje k získávání těchto údajů je jejich vyčíslení nepřesné, resp. téměř nemožné. Jedním ze základních cílů tiskového řešení YSoft SafeQ je právě tato data získávat, sdružovat a nabízet je v libovolných formátech správci tiskového systému.
Účtování monitoring
NOVINKA V SAFE Q:ZELENÉ REPORTY
VZHŮRU DO OBLAK KONFERENCE KONICA MINOLTA & YSOFT
Znáte situaci, kdy zaměstnanci IT oddělení tráví mnoho hodin pro-pojováním jednotlivých serverů
a prováděním shodného nastavení tis-kových služeb pro celou síť poboček? YSoft SafeQ Private Cloud umožňuje administrátorovi centrální správu ce-lého tiskového prostředí z jediného webového roz-hraní. IT odděle-ní tento nástroj výrazně ušetří čas a zásadním způsobem sníží náklady na zavá-dění a správu tiskového řešení YSoft SafeQ do celé sítě včetně poboček. Administrátor z jediného místa spra-vuje celé tiskové prostředí, nastavuje pravidla jednotlivým uživatelům či ce-lým oddělením. Nastavené změny jsou automaticky staženy do všech pobo-ček, administrátor si pouze zkontroluje funkčnost celého tiskového systému.
V neposlední řadě YSoft SafeQ Private Cloud umožňuje monitorovat kompletně celé tiskové protředí včetně vzdálených poboček. Data přicházejí odpovědným pracovníkům za centrálu i všechny po-bočky. Není nic jednoduššího než sledo-vat jejich nákladovost a získat absolutní přehled kdo, kdy a co tiskne na multi-funkčních strojích. Díky speciální archi-tektuře tiskového prostředí, která přenáší jen relevantní informace o tiskové úloze, není datové spojení mezi sídlem a po-
bočkami nijak přetěžováno. Komunikace mezi centrálním serverem a vzdálenými lokalitami je optimalizována tak, že lze ušetřit minimálně 95 % šířky datového pásma WAN.
Mezi další benefi ty technologie YSoft SafeQ Private Cloud patří například Job roaming anebo Failover. Funkcionalitu
Job roaming ocení přede-vším uživatelé, kteří se pohybují mezi centrálou společnosti a je-jími pobočkami.
Všechny úlohy zaslané na YSoft SafeQ v jedné lokalitě budou uživatelům do-stupné k tisku kdykoli a na jakékoli po-bočce v rámci tiskového prostředí. Fai-lover je pak funkcionalitou, která zajistí nepřetržitou dostupnost tisku na poboč-kách i ve chvíli, kdy nefunguje komunika-ce mezi centrálou a pobočkami či dojde k výpadku serveru. Uživatelé na poboč-kách výpadek nezaznamenají a budou nadále schopni volně tisknout.
YSoft SafeQ Private Cloud přiná-ší významnou úsporu pro společnosti s mnoha pobočkami, které chtějí mít kontrolu nad svým tiskovým prostředím. Nastavení i správa tiskového prostředí bude pro IT oddělení jednoduchou zá-ležitostí. Tiskové řešení YSoft SafeQ pak přinese uživatelům mnoho užitečných funkcionalit, které šetří nejen čas, peníze, ale také životní prostředí.
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
YSoft SafeQ Private Cloud je unikátní technologie,která je zaměřena především na střední a větší zákazníky, kteří kromě sídla společnosti disponují také sítí poboček.Mezi hlavní benefi ty této technologie patří centralizace celého tiskového prostředí zahrnující i několik set kilometrů vzdálené pobočky, centrální administrace a jednodušší přenos tiskových dat mezi centrálou a pobočkami.
Administrátor spravuje celé tiskové
prostředí a nastavuje pravidla uživatelům z jediného místa.
ROZHODL JSEM SE, ŽE VÝRAZNĚ UŠETŘÍME ZA TISK!
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
TADY VŠUDE SE ZAČNE TISKNOUT ČERNOBÍLE! ZAŘIĎTE TO!
CO MU JE? NĚJAK ZTRATIL BARVU! COPAK TO NEJDE UDĚLAT JEDNODUŠE?
16.–17.10.2012SKYDIVE ARENA PRAHA
Určitě znáte situaci, kdy spěcháte na schůzku a potřebujete si na tiskárně v chodbě vytisknout materiály, ze kterých budete prezen-tovat. Přijdete však k tiskárně a ta je v lepším případě obsazená,
v tom horším zcela mimo provoz. Uvědomíte si, že přijdete na schůzku pozdě a spěcháte si dokument poslat na jinou tiskárnu, ze které, jak doufáte, již vytištěné stránky získáte.
Tiskové řešení YSoft SafeQ zjednodušuje a zrychluje tiskové procesy pro běžné uživatele, tak aby nemuseli na multifunkčních zařízeních ztrá-cet čas stáním ve frontách, vyhledáváním vlastních dokumentů ve změti jiných nebo přeposílat dokumenty na jiné tiskárny. Jakmile uživatel zašle dokument k vytištění, je úloha připravena na YSoft SafeQ serveru, ze kterého bude odeslána k tisku až na výzvu jeho majitele. Uživatel může
tedy dle vlastních preferencí přistoupit k jakékoli tiskárně, která je právě k dispozici, prokázat se identifi kační kartou či PINem a dokument se mu okamžitě vytiskne. To platí pro všechna multifunkční zařízení, která jsou součástí tiskového prostředí bez ohledu na geografi cké vzdálenosti v případě stovky poboček.
Často tištěné úlohy si může uživatel zařadit do sekce Oblíbené, kde je bude mít k dispozici kdykoli a na jakékoli tiskárně, aniž by je musel po-sílat na server z počítače či chytrého telefonu. Opět se stačí autorizovat na libovolném tiskovém zařízení, poté v sekci Oblíbené vybrat doku-ment a potvrdit jeho tisk. Funkcionalitu Print roaming ocení všichni běžní uživatelé, které chtějí mít tisky okamžitě a fl exibilně k dispozici včetně záruky ochrany citlivých dat.
Funkcionalita YSoft Safe Print roaming zajistí, aby vaše tisky cestovaly s vámi, ať už na jinou tiskárnu uvnitř centrály nebo do vzdálených poboček. Tiskové úlohy budou připravené k vytištění pouze pro vás, kdykoli a na jakékoli tiskárně v rámci tiskového prostředí.
PRINTROAMING
M BILNÍ TISKKaždý z nás zná situaci, kdy spěcháme
na obchodní či jiné jednání a cestou zjistíme, že podklady k jednání se
nacházejí v e-mailu a zapomněli jsme si je vytisknout. Jelikož se už k počítači nemá-me šanci dostat, je úspěch jednání ohro-žen. Dříve šlo tuto nečekanou situaci vyřešit jen velice obtížně. Nyní s tiskovým řešením YSoft SafeQ to ale není žádný problém. Tisk se díky nové funkcionalitě Mobilní tisk stává nezávislým na kancelářích a připojení
k počítači. Uživa-telé nyní mohou posílat tiskové úlohy, odkudko-li si zvolí pomocí
chytrých telefonů, tabletů či iPadů. Doku-menty pro tisk nyní můžete zasílat z auta, restaurace nebo dokonce z vlastní postele. Dokument, který potřebujete vytisknout ne-závisle na počítači, jednoduše pošlete na přednastavenou e-mailovou adresu. Doku-ment putuje na YSoft SafeQ server, který uživatele rozpozná a zkontroluje jeho práva na tisk. Poté je dokument připraven k oka-mžitému vytištění na jakékoli multifunkční tiskárně zapojené v tiskovém prostředí. Uži-
vatel se může také rozhodnout, zda chce vytisknout dokument černobíle či barevně, jednostranně či oboustranně. Pak už jen stačí během cesty do zasedací místnosti přistoupit k libovolné tiskárně, kde se uživa-tel autorizuje, a YSoft SafeQ mu zaslaný do-kument pošle na multifunkční stroj k tisku.
Mobilní tisk dává uživatelům svobodu tisku a nezávislost na tiskových ovladačích, počítačích nebo připojení k lokální síti. Podporované jsou libovolné a nejčastěji využívané formáty jako je word, excel,powerpoint a mnoho dalších.
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
Mějte tisky vždy po ruce na libovolné tiskárně
JSEM VÝKONNÝ
ŠÉF.JSEM
POŘÁD JSEM NA CESTÁCH...
... A OBČAS PROSTĚ POTŘEBUJI NĚCO VYTISKNOUT.
COPAK NEEXISTUJE ZPŮSOB, JAK NA TOMHLE POŘÁD NEZTROSKOTÁVAT?
ALE TENHLE ZPŮSOB MĚ DOST ZATĚŽUJE.
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
JAKO ŠÉF JSEM SI MNOHOKRÁT OVĚŘIL, ŽE NĚKTERÁ SPOJENÍ FUNGUJÍ OPRAVDU DOBŘE.
A TEĎ UŽ TAKÉ VÍM, ŽE NĚKTERÁ SPOJENÍ FUNGUJÍ OPRAVDU DOKONALE!
Y Soft Corporation, a.s.www.ysoft.com
Kontakt 533 031 500 [email protected]
Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r. o.www.konicaminolta.cz
Zákaznické centrum 841 777 777 [email protected]
