Hromadná korespondence

MS Word 2007

Využití

• Chceme-li rozesílat větší množství stejných dopisu různým osobám (na různé adresy) nebo emailů.

• Tisk obálek, adresních či jiných štítků

• Tvorba adresářů

Hlavní rozdělení

1. Dopisy (E-mailové zprávy)

2. Obálky

3. Štítky (vizitky,…)

4. Adresáře

Jak začít

• Karta korespondence -> – Spustit hromadnou korespondenci– Podrobný průvodce hromadnou

korespondencí

Jak začít

Příjemci

• Jedná se o databázi (seznam) jmen, adres, telefonů, emailů,… všeho co se bude měnit

• Lze zadat třemi způsoby:1. Zadat nový seznam (ručně vytvořit)2. Použít existující seznam

- soubor excelu (xls)- soubor outlooku (dbs)- jiný běžně používaný databázový soubor (Access, RTF, …)

3. Vybrat z kontaků aplikace Outlook(pokud je nainstalován a používán)

krok 3

Příjemci

• Seznam příjemců můžeme dále upravovat, podobně jako seznamy v Excelu

• Seznamy lze řadit, filtrovat, hledat duplicitní hodnoty atd.

krok 3

Slučovací pole

• Vkládání slučovacích polí= proměnné které se mění podle zadaného seznamu

• Nejčastěji:• Adresa• Jméno a příjmení• Oslovení (možnost podmínek)• Další (v závislosti na daném seznam)

krok 4

Kontrola

• Možnost zkontrolovat jednotlivé písemnosti

• Slučovací pole (proměnné) jsou již nahrazeny reálnými hodnotami ze zadaného seznamu.

• Při zjištění nesrovnalostí je vždy možnost se vrátit a provést změny

krok 5

Dokončení

• V tomto kroku je téměř vše hotovo

• Nyní je možno:• Dokumenty vytisknout• Odeslat Emailem• Vytvořit nový dokument jež obsahuje

všechny tiskoviny(možnost „Upravovat jednotlivé dokumenty“)

- počet vybraných záznamů (řádků) v seznamu = počet tiskovin

krok 6

Štítky

• Vždy upravujeme pouze první štítek• Do ostatních štítků „rozkopírujeme“

obsah pomocí tlačítka Aktualizovat štítky (aktualizovat všechny štítky)

Štítky

Podrobné nastavení

Návrh rozměrů štítku a jejich rozložení na stránce

Pokud pak jinak

• Funkce, jež na základě podmínky vloží různý text• Např. oslovení v závislosti na pohlaví• (když „pohlaví“ je rovno „muž“ -> vložit tento text; jinak …)

Číslování

• Číslování záznamů od jedne• Pravidla -> Slučovaný záznam č.

• Číslujeme-li od jiného čísla (např. od 100)1. Karta VLOŽIT -> Rychlé části -> Pole2. Vyberu VZOREC, napíší 99+13. Pravým kliknu na pole vzorce -> přepnout zobrazení polí4. Označím jedničku5. Karta VLOŽIT -> Rychlé části -> Pole6. Vyberu funkci MergeRec (Kategorie hromadná korespondence)7. Pravým kliknu na pole vzorce -> přepnout zobrazení polí8. Zkontroluji funkčnost -> náhled výsledků