Komplexní péče o Komplexní péče o dokumentydokumenty

Michal RadaMichal RadaIniciativa informatiky pro občanyIniciativa informatiky pro občany

Prezentace pro konferenci Prezentace pro konferenci Data & Dokumenty 2010Data & Dokumenty 2010

O co jde?O co jde? Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o

archivnictvíarchivnictví Elektronická spisová službaElektronická spisová služba Agendové informační systémy jako samostatné Agendové informační systémy jako samostatné

evidenceevidence Sledování celého životního cyklu dokumentuSledování celého životního cyklu dokumentu Nutnost zajištění správy metadatNutnost zajištění správy metadat Zrovnoprávnění elektronických dokumentůZrovnoprávnění elektronických dokumentů

Co je důležité umět?Co je důležité umět? Dokument musíme umět přijmoutDokument musíme umět přijmout Ověřit jeho pravost a identifikovat hoOvěřit jeho pravost a identifikovat ho Sledovat a řídit proces jeho vyřízeníSledovat a řídit proces jeho vyřízení Důvěryhodně jej uložitDůvěryhodně jej uložit Vytvořit a odeslat vlastní dokumentVytvořit a odeslat vlastní dokument

Důležitá legislativaDůležitá legislativa Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové

služběslužbě Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických

úkonech a autorizované konverzi dokumentůúkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 190/2009 Sb.Zákon č. 190/2009 Sb. Vyhláška č.191/2009 Sb. o podrobnostech Vyhláška č.191/2009 Sb. o podrobnostech

výkonu spisové službyvýkonu spisové služby Národní standard pro elektronické systémy Národní standard pro elektronické systémy

spisové službyspisové služby

Národní standardNárodní standard Dokument určující povinné náležitosti a Dokument určující povinné náležitosti a

funkcefunkce Vztahuje se nejen na ESSL, ale i na AISVztahuje se nejen na ESSL, ale i na AIS Určuje povinné skupiny metadat Určuje povinné skupiny metadat

vedených o dokumentuvedených o dokumentu Méně metadat vedených o dokumentech Méně metadat vedených o dokumentech

v AISv AIS V přílohách technická schémataV přílohách technická schémata

...ale to není všechno...ale to není všechno Povinnosti vést dokumenty jsou uloženy i Povinnosti vést dokumenty jsou uloženy i

v jiných právních předpisechv jiných právních předpisech Každý dokument musí původce vést v Každý dokument musí původce vést v

souladu s legislativou o spisové služběsouladu s legislativou o spisové službě Právní řád obsahuje různá specifická Právní řád obsahuje různá specifická

ustanovení o „dokumentech“.ustanovení o „dokumentech“.

Paragraf 69a, odstavec 8Paragraf 69a, odstavec 8 Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se

považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

Základní principy spisové Základní principy spisové službyslužby

Evidence dokumentů se provádí buď v Evidence dokumentů se provádí buď v ESSL, nebo v AISESSL, nebo v AIS

Vede se evidence o Vede se evidence o všechvšech dokumentech dokumentech (kromě výjimek uvedených ve Spisovém (kromě výjimek uvedených ve Spisovém a skartačním řádu)a skartačním řádu)

Dokument se eviduje po celou dobu Dokument se eviduje po celou dobu životního cykluživotního cyklu

Životní cyklus dokumentuŽivotní cyklus dokumentu Příjem nebo vznik dokumentů a doručování Příjem nebo vznik dokumentů a doručování

dokumentůdokumentů Označování dokumentůOznačování dokumentů Rozdělování dokumentůRozdělování dokumentů Vyřizování dokumentůVyřizování dokumentů Příprava a finalizace dokumentůPříprava a finalizace dokumentů Odesílání a vypravování dokumentůOdesílání a vypravování dokumentů Ukládání dokumentůUkládání dokumentů Tvorba spisůTvorba spisů Skartace dokumentůSkartace dokumentů

Druhy dokumentůDruhy dokumentů Doručený dokument je každý dokument, Doručený dokument je každý dokument,

který je doručen, nebo přiřazen původcikterý je doručen, nebo přiřazen původci Doručení poštovní zásilkou, elektronickou Doručení poštovní zásilkou, elektronickou

cestou, datovou schránkou, na podatelnu, cestou, datovou schránkou, na podatelnu, kurýrem, osobním předánímkurýrem, osobním předáním

Vlastní dokument je každý dokument Vlastní dokument je každý dokument vzniklý z vlastní činnosti původcevzniklý z vlastní činnosti původce

Formy dokumentůFormy dokumentů Analogový (listinný) dokument, jeho Analogový (listinný) dokument, jeho

nosičem je papír a obsahuje podpis nebo nosičem je papír a obsahuje podpis nebo razítkorazítko

Digitální (elektronický) dokument, jeho Digitální (elektronický) dokument, jeho nosičem je datový soubor a obsahuje nosičem je datový soubor a obsahuje elektronický podpis, nebo časové razítkoelektronický podpis, nebo časové razítko

Obecná povinnost elektronizace Obecná povinnost elektronizace dokumentůdokumentů

Povinné náležitosti Povinné náležitosti dokumentudokumentu

Název původce, Název původce, adresa sídla a jiné identifikační údaje,adresa sídla a jiné identifikační údaje, počet stran, nebo částí,počet stran, nebo částí, počet stran, nebo svazků příloh,počet stran, nebo svazků příloh, datum podepsání,datum podepsání, jméno, příjmení a funkce zodpovědné osobyjméno, příjmení a funkce zodpovědné osoby podpis a autentifikační prvkypodpis a autentifikační prvky povinný výstupní formátpovinný výstupní formát

ESSLESSL Elektronický systém spisové služby je základní Elektronický systém spisové služby je základní

evidenční pomůckouevidenční pomůckou Provádí se elektronická evidence elektronických Provádí se elektronická evidence elektronických

i listinných dokumentůi listinných dokumentů V rámci ESSL se mohou uchovávat i samotné V rámci ESSL se mohou uchovávat i samotné

dokumentydokumenty Důležitou součástí jsou transakční protokolyDůležitou součástí jsou transakční protokoly Uchovávají se metadata podle Národního Uchovávají se metadata podle Národního

standardustandardu

AISAIS Agendy jsou takzvané „samostatné Agendy jsou takzvané „samostatné

evidence“evidence“ Každý informační systém nějaké agendy Každý informační systém nějaké agendy

je AISje AIS AIS musí uchovávat také metadata podle AIS musí uchovávat také metadata podle

Národního standarduNárodního standardu

Metadata o dokumentechMetadata o dokumentech O dokumentu se vedou metadataO dokumentu se vedou metadata Výčet skupin metadat uveden v Výčet skupin metadat uveden v

Národním standarduNárodním standardu Z dokumentu a metadat se vytváří SIP Z dokumentu a metadat se vytváří SIP

balíčekbalíček

Transakční protokolTransakční protokol O všech operacích s dokumentem se O všech operacích s dokumentem se

vede transakční protokolvede transakční protokol Jeho struktura je popsána také v Jeho struktura je popsána také v

Národním standarduNárodním standardu Musí se vést po celou dobu životního Musí se vést po celou dobu životního

cyklucyklu Měl by být vždy dostupný ESSLMěl by být vždy dostupný ESSL

Kde je problémKde je problém Pokud je dokument převeden do AIS, Pokud je dokument převeden do AIS,

ztrácejí se jeho metadata a informace o ztrácejí se jeho metadata a informace o životním cykluživotním cyklu

Přicházíme o část informací o operacích Přicházíme o část informací o operacích prováděných s dokumentemprováděných s dokumentem

Pro ESSL není kompletní transakční Pro ESSL není kompletní transakční protokolprotokol

Dokument

Evidován v ESSL

po doručení zaevidováno

veškeré operace uloženy v ESSL

transakční protokol je v ESSL

Evidován v AIS

po doručení předáno AIS

v tuto chvíli nejsou dostupné informace o operacích

ztrácí se kontinuální přehled

transakční protokol nenípro ESSL dostupný

evidence dokumentu nevyhovuje požadavkům

evidence dokumentu vyhovujevšem požadavkům

Co je nutné zajistit?Co je nutné zajistit? Aby o dokumentu byly informace Aby o dokumentu byly informace

dostupné po celou dobu životního cykludostupné po celou dobu životního cyklu Aby se metadata shromažďovala na Aby se metadata shromažďovala na

jednom místějednom místě Aby ESSL byl dostupný vždy úplný Aby ESSL byl dostupný vždy úplný

přehled o operacích s dokumentempřehled o operacích s dokumentem

Možné řešeníMožné řešení Ideálním řešením je centralizované úložištěIdeálním řešením je centralizované úložiště Splní se tím veškeré požadavkySplní se tím veškeré požadavky Jednotné pořizování a shromažďování Jednotné pořizování a shromažďování

metadatmetadat Jednotný transakční protokolJednotný transakční protokol Návaznost na uložení a archivování Návaznost na uložení a archivování

dokumentůdokumentů

Centrální úložištěCentrální úložiště Úložiště dokumentů a metadat, nebo pouze Úložiště dokumentů a metadat, nebo pouze

úložiště metadatúložiště metadat Ostatní systémy a aplikace přistupují k Ostatní systémy a aplikace přistupují k

tomuto úložištitomuto úložišti Automatizované přidělování identifikátorůAutomatizované přidělování identifikátorů Centrální správa metadat a balíčkůCentrální správa metadat a balíčků Možnost provázání s důvěryhodnou Možnost provázání s důvěryhodnou

spisovnouspisovnou

Vyhledávání

Obsluha datové

schránky

Správa smluvContent

managementsystem

Documentmanagement

system

Elektronickéúčetnictví

Elektronickáspisováslužba

ÚLOŽIŠTĚ METADAT

Příjem dokumentu

Evidence dokumentu

Předání do spisovéslužby

Vznik metadat

Zápis do úložiště

Uložení do úložiště

Předání do agendy

Zápis o předání

Zpracování agendovým IS

Pořízení metadat

Vytvoření transakčníhoprotokolu

Uložení doúložiště metadat Uložení do agendy

Spárování záznamů

Iniciativa informatiky Iniciativa informatiky pro občanypro občany

www.iio.czwww.pristupnostdokumentu.cz