N A V I G A T O R

OPTIMALIZACE Téma

Co jsou to služby Managed Print Services (MPS)?

Zajištění kancelářského tisku formou

služby. Redukují náklady, zbavují

vás starostí se správou a zajišťují

transparentní náklady na tisk.

3/20

12

TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ

Může software snížit objem tisku?Jak se do optimalizace tiskového prostředí pustilo Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR

Mobilní tisk pomocí aplikace

EFI PrintMe Mobile

Tibor BrunclíkManaging Director

Toner Expres s. r. o., Print Partners s. r. o.

Je mi ctí vám představit již třetí vydání časopisu MPS Navigator, ve kterém se vám snažíme co nejobjektivněji přiblížit služby typu Managed Print Services a související témata z oblasti firemních tiskových řešení.

Hlavní náplní tohoto čísla je optimalizace tiskového prostředí, jejímž cílem je, nebo by spíše mělo být, snížení nákladů na tvorbu dokumentů, zefektivnění práce uživatelů a zjednodušení správy tiskového prostředí. Představujeme vám toto téma z pohledu poskytovatele MPS nezávislého na jediné značce.

A právě tato nezávislost dodává optimalizaci tiskového prostředí velmi významný rozměr pro zákazníka. Na rozdíl od závislých poskytovatelů – tedy výrobců a jejich jednobarevných dealerů – sledují nezávislí poskytovatelé především zájem zákazníka, nikoli zájem výrobce umístit množství nového HW určité značky.

V této souvislosti je mi potěšením oznámit, že jsme se stali zakládajícím členem globální aliance nezávislých poskytovatelů MPS – IMPSGA. Cílem aliance je pozvednout služby MPS a stát se lepší variantou poskytovatele, než jakou jsou vlastní výrobci tiskových technologií, a to jak na lokální, tak na mezinárodní úrovni. Jako jediný zástupce této aliance v České republice má

společnost Toner Expres a sesterská organizace Print Partners možnost svou praxi obohatit o poznatky takových aliančních partnerů, jako je například britská společnost M2, která je špičkou mezi MPS poskytovateli v Evropě. Více informací o IMPSGA naleznete na protilehlé straně v sekci Aktuálně nebo na stránkách www.impsga.com.

Věřím, že v tomto vydání naleznete spoustu inspirace k zlepšení výkonu vašeho tiskového prostředí a tolik potřebné úspory, a budu rád za jakoukoli zpětnou vazbu k prezentovaným tématům, kterou můžete směrovat na náš e-mail mpsnavigator@tonerexpres.cz.

EDITORIAL

Nezávislí poskytovatelé sledují především zájem zákazníka, nikoli zájem výrobce umístit množství nového HW určité značky

Obsah2editorial

3aktuálně

4–6hlavní témaOptimalizace tiskového prostředí

8případová studieJak se do optimalizace tiskového prostředí pustilo MPO ČR

9další pohledyMůže software snížit objem tisku?

Náklady v analýze tiskového řešení

10–11recenzeMobilní tisk pomocí aplikace EFI PrintMe Mobile

22

Minulé číslo věnované tématu MANAGED PRINT SERVICES POD LUPOU najdete na našem facebooku www.facebook.com/TonerExpres

Příští čísloMPS Navigatoru

vychází v únoru 2013 a bude věnované

softwaru pro efektivní tisková řešení

VYDAVATEL: PROSPECTEA

Česká republika, s. r. o., Lisabonská 2394/4,

190 00 Praha 9, IČ: 29028809,

redakce@prospectea.cz

EVIDENČNÍ ČÍSLO: MK ČR E 20756

AKTUÁLNĚ

Listopadovou novinkou od společnosti Hewlett Packard je dlouho očekávaná A3 multifunkční tiskárna s názvem HP LaserJet Enterprise 700 color MFP Series M775. Jedná se o výkonné zařízení, které tiskne a kopíruje rychlostí 30 stránek za minutu a jde volitelně rozšířit na vstupní kapacitu až 4 350 listů papíru. Vysokokapacitní tonery až na 16 000 stránek slibují nízké náklady na tisk a velký 8“ dotykový displej

pak snadné a intuitivní ovládání. Ve výbavě je port pro přímý tisk z USB a zvýšená kapacita ADF pro skenování a kopírování, která pojme až 100 listů.

Představeny budou hned čtyři modely této řady. U základního modelu M775dn najdete síťovou kartu, duplex a zásobník na 250 listů. Další model M775f navíc přidá fax, dva zásobníky na 500 listů a podstavec s úložným prostorem. Třetím modelem je M775z, který základní

výbavu rozšíří o fax, tři zásobníky na 500 listů na podstavci a sešívačku. Poslední model M775z+ nabídne oproti modelu M775z místo tří zásobníků na 500 listů jeden vysokokapacitní na 3 500 listů papíru.

Dlouho očekávané A3 barevné multifunkční zařízení od společnosti HP

3

Text

: Mic

hal K

rál

Fo

to: i

Sto

ckp

hoto

a a

rchi

v T

ENezávislí poskytovatelé MPS v Evropě spojili své síly9. října 2012 oznámili zakládající členové na konferenci Transform 2012 v Londýně vznik mezinárodní aliance nezávislých poskytovatelů služeb Managed Print Services IMPSGA (Independent MPS Global Alliance). Jedná se o první alianci svého druhu v Evropě, která má za cíl sdílet zkušenosti, využít obchodních synergií a společně dodávat služby MPS v mezinárodním měřítku. Dále bude aliance usilovat, aby zákazníci lépe pochopili, co to skutečně služby MPS jsou a co přináší svým uživatelům v prostředí neovlivněném jinými

obchodními zájmy výrobců a jejich jednobarevných partnerů.

Výzkum společnosti Quocirca ukazuje, že pouze 31 % velkých a 15 % středně velkých organizací preferuje řešení MPS dodané výrobcem tiskových technologií. Je tedy zřejmé, že tyto organizace nejenže upřednostňují nezávislé poskytovatele služeb MPS, ale navíc mnohé z nich požadují tyto služby ve více než jedné zemi. Aliance osloví rostoucí trh svou širokou

nabídkou a svobodnou volbou, která doposud nebyla k dispozici na mezinárodní úrovni. Členové aliance jsou přesvědčeni, že tato svoboda bude lépe naplňovat potřeby zákazníků napříč Evropou.

Jedním ze zakládajících členů a exkluzivním zástupcem České republiky v této alianci, která má aktuálně ve své správě 105 000 tiskových zařízení 12 výrobců, je společnost Toner Expres. Více informací najdete na stránkách www.impsga.com.

Přestaňte tisknout zbytečné pixely a ušetříte až 50 % nákladů na toner a inkoustZajímavé řešení úspor při tisku nabízí společnost Preton. Svým softwarem dokáže zabránit zbytečnému plýtvání tonerem a inkoustem. Odstraňuje zbytečné přetisky, které nemají žádný vliv na kvalitu výtisku. K přetiskům dochází rozdílnou interpretací pixelů na monitorech, kde jsou čtvercové, a na tiskárnách, které

používají pixely kulaté. Odstraněním těchto zbytečných přetisků je možné dosáhnout úspory až 50 %, a to bez jakéhokoli vlivu na kvalitu tisku.

Tento software navíc dokáže přistupovat odlišně k různým prvkům na stránce, jako jsou texty, fotografie a grafika. Pro každý předem identifikovaný prvek tak používá

jiný optimalizační algoritmus. Například u textu je možné odstranit více přetisků bez ztráty kvality a dosáhnout tak úspory až 50 %, zatímco u grafiky a obrázků tato úspora může dosahovat 20 až 30 % nákladů na toner a inkoust. Chcete se o tomto softwaru dozvědět více? Napište na e-mail zbytecne.pixely@tonerexpres.cz.

4

OPTIMALIZACEHLAVNÍ TÉMA

Klíčem je ovšem porozumění tomu, co znamená správně provedena. Hezky to vystihl IT manažer jednoho výrobního

podniku. Našemu konzultantovi na návrh optimalizace tiskového parku odpověděl, že od něj zřejmě budeme chtít, aby kvůli úspoře pár haléřů na stránce zaměstnanci běhali s deštníkem v dešti na dvůr k jedné tiskárně společné pro celou firmu. Vycházel přitom z předešlé zkušenosti s „optimalizací“, která zaměstnance přiměla běhat pro výtisky z jednoho patra do druhého. Logický krok další optimalizace si tedy neuměl představit jinak než právě takto.

Tento zákazník má zkušenost s typickou optimalizací vedenou výrobcem nebo jeho jednobarevným dealerem. Taková optimalizace spíše než zájem zákazníka sleduje zájem výrobce tiskových technologií umístit nová multifunkční zařízení i tam, kde ve skutečnosti nejsou potřeba, a zdůvodnit to nižší cenou vytištěné stránky. Bohužel se tak často děje na úkor navýšení celkových nákladů na tvorbu dokumentů a ke značné nespokojenosti uživatelů tiskového řešení. Takové optimalizace mají následující společné znaky: 1. Úspor je dosahováno drastickou centralizací tisku, či chcete-li náhradou většího počtu tiskáren minimálním množstvím multifunkčních zařízení. 2. Optimalizace obvykle končí náhradou jedné značky tiskových technologií jinou. 3. Tyto optimalizace obvykle realizují výrobci nebo jednobarevní dodavatelé tiskových technologií. Přestože na racionalizaci množství tiskáren záleží a unifikace tiskového prostředí zjednodušuje jeho správu i používání, měli byste k těmto výhodám přistupovat s náležitou obezřetností.

Optimalizace totiž není centralizace! Nejdražší nákladovou položkou většiny organizací jsou náklady na lidské zdroje. Proto nemusí být rozumné snížit cenu stránky o pár haléřů za cenu toho, že vám budou lidé stát frontu na výtisky a z print roomu se stane firemní kavárna.

Optimalizace také nemá sloužit jako prodejní nástroj výrobce tiskových technologií k tomu, aby se zbavil takových zařízení v prostředí zákazníka, o které se neumí starat (rozuměj, do kterých nemůže dodávat své spotřební materiály a servisní služby).

JAK TEDY SPRÁVNĚ OPTIMALIZOVAT

Jak by tedy správná optimalizace tiskového prostředí měla vypadat? Měla by splňovat pravidlo 4S. To znamená, že tiskové řešení by mělo obsahovat správné množství správných tiskáren, které jsou správně umístěny a správně používány. A nyní, jak v tomto kontextu chápat, co je správné?

✔ SPRÁVNÉ množství tiskových zařízení je velmi individuální pro každou organizaci, a dokonce pro každé jednotlivé pracoviště. Zatímco pro společnost zabývající se vývojem softwaru nebo tvorbou webových prezentací bude dostačující jedno multifunkční zařízení pro 10 až 15 uživatelů, společnosti poskytující služby na přepážkách vyžadují na těchto pracovištích 1 tiskové zařízení na přepážkového pracovníka, protože to má obrovský dopad na jeho produktivitu. Dalším faktorem určujícím správné množství tiskáren je prostředí zákazníka. Jinak se provádí centralizace v moderních budovách s halovými kancelářemi než v historických budovách s menšími kancelářemi, kde bude sdílení tiskového zařízení více pracovníky složitější.

Při posuzování oprávněnosti požadavků na osobní tiskárnu nebo tiskárnu pro malou pracovní skupinu je potřeba k těmto požadavkům přistupovat s nadhledem. Většina uživatelů má totiž s ohledem na své pohodlí a zřejmě i proto, že si přeje co možná nejmenší kontrolu obsahu tištěných dokumentů, tendenci nadhodnocovat své potřeby tisku. Rozumné množství uživatelů na tiskové zařízení začíná na základě našich zkušeností na počtu 5 uživatelů na jedno tiskové zařízení. Je však nutné nepřistupovat k tomu paušálně, ale vždy se zajímat o konkrétní procesy, při kterých je tisk na daných pracovištích potřebný.

✔ SPRÁVNÉ tiskové zařízení je takové, které splňuje nejen požadavky daného pracoviště na funkčnost stroje, ale také odpovídá měsíční doporučenou kapacitou tisku kvantitě tištěných dokumentů. Tak představuje řešení tisku za nejnižší celkové přímé náklady zahrnující pořizovací hodnotu HW a SW nebo pronájem těchto položek a provozní náklady (spotřební materiály, servis a údržba). Bohužel až příliš často nasazují horliví prodejci HW, především výrobci tiskových zařízení a jejich jednobarevní dealeři, kanóny na komáry. Stroje určené pro měsíční zatížení zhruba 15 000–20 000 stránek se objevují na pracovištích s potřebou tisku 5 000–8 000 stránek. Tyto stroje mají sice pěknou cenu za stránku, ale pokud si do ní propočítáte také náklady na pořízení stroje, náhle bude z původního cenového trháku značný cenový propadák. Tento problém se nejčastěji objevuje u velkých mezinárodních firem, kde je vlastník firmy poněkud nejasný a rozhodně dosti vzdálený a na oddělení nákupu vědí, jak dobře srovnat v tabulce ceny tiskového HW více dodavatelů, nikoli však co tvoří celkové náklady na vlastnictví tiskového parku.

Je dobré se tedy orientovat podle doporučeného zatížení stroje výrobce. Nemusí to být jednoduché, protože výrobci nás o tomto důležitém parametru neinformují vždy srozumitelně. To ale neznamená, že optimální objem tisku pro dané zařízení neexistuje. Právě naopak. Každý tiskový stroj má své ekonomické nasazení. Doma si také patrně na vaše dvě kávy denně nepořídíte přístroj na espresso určený pro kavárnu jen proto, že prodejce by raději prodal větší zařízení!

Ale pozor, funguje to i opačně. Nasadíte-li příliš malé tiskové zařízení, možná vás pochválí ve firmě za to, že jste neutratili moc peněz, ale raději se nechlubte cenou za stránku.

OPTIMALIZACE tiskového prostředí

JE-LI PROVEDENA SPRÁVNĚ, MŮŽE OPTIMALIZACE TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ UŠETŘIT AŽ 30 % NÁKLADŮ NA TISK

SPRÁVNÉ tiskové zařízení

OPTIMALIZACEtiskového prostředí

JE-LI PROVEDENA SPRÁVNĚ, MŮŽE OPTIMALIZACE TISKOVÉHO

5

✔ SPRÁVNĚ umístěné je zařízení tehdy, když je optimálně a ekonomicky vytíženo, viz výše, a neexistuje-li pro něj ještě lepší uplatnění v dané organizaci. Na tomto místě se budeme soustředit totiž hlavně na ta zařízení, která už máte. Pokud byste totiž rok starý stroj, který ještě stále odepisujete a který je určený pro tisk zhruba 15 000 stránek měsíčně, přesunuli z pracoviště s potřebou tisku 9 000 stránek na pracoviště s potřebou tisku 13 000 stránek, snížili byste okamžitě náklady na tisk jedné strany. Vyprázdněný prostor pak můžete zaplnit vhodnějším strojem pro objem tisku zhruba do 10 000 stránek za měsíc. Toto bude patrně lepší strategie, než ponechat původní stroj kde byl, a na pracoviště s potřebou tisku 13 000 stránek koupit další stroj s doporučenou kapacitou 15 000 stránek. Nemuselo by to tak být, pokud by úspora na ceně stránky na robustnějším stroji vyvážila vyšší investici. To je však nutné velmi pečlivě zvážit a kvalitní analýza tiskového prostředí musí tuto úvahu zahrnovat.

✔ SPRÁVNÉ použití tiskového parku znamená především efektivní použití. Tedy takové, které vede ke kvalitnímu naplnění tiskové potřeby s vynaložením nejnižšího možného nákladu. K čemu je firmám ideální tiskové řešení, když ho potom uživatelé správně nepoužívají? Problém je v tom, že drtivou většinu uživatelů ekonomičnost tisku vůbec, ale vůbec nezajímá. Další část uživatelů prostě neumí tiskové řešení používat efektivně. Začíná to u toho, že mají problém vytisknout z programu Excel pouze požadované buňky, a končí to u předčasné výměny toneru po zobrazení zprávy „Toner low“ na displeji, i když je v kazetě ještě nezanedbatelné množství již zaplaceného toneru. Evergreenem jsou pochopitelně zbytečné jednostranné výtisky, nevyzvednuté výtisky povalující se na tiskárnách, zbytečný barevný tisk, o soukromých výtiscích ani nemluvě.

Jak tedy přimět uživatele k efektivnímu tisku?V praxi se osvědčuje:

✔ Vypracování firemní tiskové politiky, tj. dokumentu shrnujícího informace, jak tiskový park nastavit, používat a případně spravovat nejefektivněji.

✔ Kvalitní zaškolení uživatelů při nasazení nového tiskového řešení.

✔ Zjednodušený, schematický manuál šitý na míru potřeb uživatelů, ideálně pevně umístěný v blízkosti tiskového zařízení.

✔ Adresování – zviditelnění nákladů na tisk jednotlivých uživatelů nebo minimálně oddělení.

✔ Kvalitní nastavení předvoleb tisku na nejekonomičtější hodnoty (monochrom, duplex,…).

✔ Různé tiskové fronty pro různé potřeby směrované klidně na jeden stroj (barevný tisk, duplexní tisk,…).

✔ Softwarem řízený tisk podle pravidel (rule-based printing), který například automaticky zajistí, že všechny výtisky z programu Outlook budou černobílé a poskládané po dvou stránkách na každou stranu listu (tedy celkem 4 stránky na list), že po 19.00 hodině lze tisknout jen černobíle nebo že každý výtisk obsahující 20 a více barevných stránek bude přesměrován na centrální tiskárnu, ať už byl poslán kamkoli a uživatel je o tom informován zprávou na obrazovce.

Dobré zvládnutí výše uvedeného ale není obvyklé, pokud je tiskové řešení v rukou IT pracovníků, kteří mají plno práce s důležitějšími nebo zajímavějšími projekty, než je tisk. Ve skutečnosti jsou tyto metody účinně aplikovány, jen pokud je tiskové řešení realizováno a provozováno formou služby Managed Print Services externím dodavatelem.

OPTIMALIZACE tiskového prostředí

ZAVEDENÍ PRAVIDLA 4S

ZNAMENÁ ÚSPORUAŽ 30 % I EFEKTIVNĚJŠÍ

TISK

6

Když už optimalizaci provádí někdo jiný než současný dodavatel, provozovatel

tiskového parku, je důležité provést kvalitní analýzu stávajícího stavu. Ta bude hodnotná, jen pokud bude nezávislá na potřebě umístit stroje určité konkrétní značky, jak bylo vysvětleno výše. Ideálně by ji tedy měl provést nezávislý konzultant, který je živ právě z konzultací, nikoli z dodávek tiskových řešení. Jenže takové abyste lupou hledali! Je tedy možné si analýzu objednat i u realizátorů tiskových řešení například s tím, že za analýzu zaplatíte, ovšem pokud se rozhodnete řešení realizovat, bude vám cena konzultace refundována. Mělo by se opět ideálně jednat o dodavatele nezávislého na jedné značce.

Kvalitní analýza má svá pravidla

Dnes nabízejí mnohé společnosti realizaci analýzy a návrhu tiskového řešení zdarma. Pokud je to služba pro existující zákazníky, dává to smysl. Pokud je to služba pro nové zákazníky, je nutné se zabývat kvalitou takové analýzy a návrhu optimalizace. Jedná se totiž o poměrně časově náročný proces, který ne každý konzultant zrealizuje zodpovědně s vědomím, že za něj pravděpodobně nikdy nedostane zaplaceno.

Samotný proces analýzy a návrhu optimalizovaného tiskového prostředí si budeme ilustrovat na postupech konzultantů společnosti Print Partners, sesterské

společnosti společnosti Toner Expres. Schéma postupu vypadá takto:

Nejprve je nutné ujasnit si, co je záměrem analýzy, a získat pro něj podporu na všech klíčových místech organizace, zejména pak u vedení společnosti. Jinak budou všichni účastníci projektu mrhat svým časem. Následně probíhá sběr dat pomocí SW nástroje pro monitoring tiskových parků, případně dvěma manuálními odečty počitadel. Konzultant musí také shromáždit veškeré podklady ohledně stávajících nákladů tiskového parku.

Zásadní součástí kvalitní analýzy a také faktorem, podle kterého lze poznat, jak moc to myslí konzultant s kvalitní radou vážně, je místní šetření. Provádí se proto, aby konzultant dobře poznal fyzické prostředí zákazníka, měl možnost shromáždit požadavky a pozorování uživatelů, zhodnotil technický stav používaných technologií a udělal si informovanou představu o reálných možnostech racionalizace tiskového prostředí zákazníka.

Následně by měl mít konzultant dostatek informací, aby mohl vyhotovit ekonomickou analýzu stávajícího tiskového prostředí a mohl připravit zprávu o stavu tiskového parku a jeho nákladech pro zákazníka. Ta je základem debaty o strategii dokumentového řešení, která musí respektovat

limity dané zadavatelem a přitom naplnit hlavní cíl optimalizace definovaný v bodě 1. Podle této základní strategie pak konzultační tým připraví vlastní návrh optimalizovaného tiskového řešení.

ZÁKLADNÍMI PRINCIPY OPTIMALIZACE PŘITOM JE:✔ snížení celkového CPP celé

organizace,✔ maximální využití stávající

techniky,✔ dodržení veškerých

odsouhlasených limitů zadavatele,✔ jasné srovnání TCO (Total

Cost of Ownership) stávajícího a navrhovaného tiskového řešení.

Navržené tiskové řešení zahrnující HW, SW a služby je popsáno v podrobné zprávě a prezentováno zákazníkovi. Obvykle projekt ještě upraví na základě zpětné vazby všech klíčových osob na straně zákazníka. Pokud projekt naplnil očekávání a je-li od začátku s klientem koncipován tak, že zahrnuje i realizaci navržené optimalizace, přijde na řadu smluvní zajištění realizace tiskového řešení a jeho následujícího provozu a vlastní implementace. Ta vždy zahrnuje přípravu firemní tiskové politiky, školení administrátorů a uživatelů. Dle konkrétní dohody a v závislosti na míře nasazení nových technologií může také zahrnovat

zkušební provoz, akceptační testy a podporu uživatelů na pracovišti při přechodu na nové tiskové prostředí.

Spolehněte se na odborníky

Ačkoli jsme národ odkojený na dodělání si Škodovek třídy 105 až 120 doma a také národ kutilů a chatařů, optimalizace tiskového prostředí je jednou z oblastí, kde se vyplatí svěřit práci odborníkům. Protože ruku na srdce, páni IT manažeři, kolik takových optimalizací jste již realizovali? Žádnou, jednu, dvě, tři? A jaké nástroje a metodiku pro monitoring tisku, analýzu nákladů a výběr nejvhodnějších HW a SW technologií máte?

Čeho se vyvarovatUrčitě spojování optimalizace

s výběrovým řízením. Výběrové řízení se vyhrává nejnižší cenou. Platí přitom, že mnoho dodavatelů se v nich řídí heslem „slibem neurazíš“. Výběrové řízení v oblasti tisku se málokdy dá vyhrát nejlepším projektem. Pokud je srovnání dodavatelů potřebné, doporučujeme vypracovat optimalizační projekt a teprve následně tendrovat technologie a služby. ■

Jak má optimalizace tiskového prostředí probíhat a kdo by ji měl dělatKvalitní optimalizaci tiskového prostředí by měla předcházet jeho excelentní znalost. Doporučeným postupem je tedy spíše přenechat stávající tiskový park do správy dodavateli, který se jeho správou dobře seznámí s potřebami zákazníka, a teprve pak přistupovat k optimalizaci.

OPTIMALIZACEHLAVNÍ TÉMA

Hodně zdaru ve vašich optimalizačních projektech! Te

xt: T

ibo

r B

runc

líkF

oto

: iS

tock

pho

to a

arc

hiv

TE

VYTISKNETE,MYSESTARÁME

Jak má optimalizace tiskového prostředí probíhat a kdo by ji měl dělat

Text

: Tib

or

Bru

nclík

Fo

to: i

Sto

ckp

hoto

a a

rchi

v T

E

PŘÍPADOVÁ STUDIE

8

Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR se po zralé úvaze koncem roku 2010 rozhodlo pro optimalizaci

tiskového prostředí s odborným konzultantem a vyhlásilo výběrové řízení na vypracování studie stávajícího stavu a návrhu optimalizace tiskového prostředí. Toto výběrové řízení vyhrála společnost Print Partners díky nejlepší kombinaci nabídnuté služby a ceny. Důležitou roli v tom hrála i nezávislost společnosti Print Partners na jediném dodavateli tiskových technologií. Spolupráce byla jasně definována navypracování studie a nijak nepokrývala realizaci tiskového řešení právě proto, aby byla zachována maximální objektivita navržené optimalizace. Projekt byl rozdělen do dvou fází. V první fázi bylo úkolem společnosti Print Partners zmapovat stávající tiskové prostředí a zanalyzovat

ekonomiku jeho provozu. Po ukončení této části spolupráce se mohlo ministerstvo rozhodnout v druhé části projektu zaměřené na návrh optimalizace nepokračovat. Vzhledem k tomu, že již na konci první části projektu bylo patrné, že prostor pro racionalizaci tisku je více než jasný a dosavadní spolupráce proběhla podle očekávání, spolupráce pokračovala až k návrhu konkrétního tiskového řešení.

Ke zmapování stávajícího tiskového parku byl nasazen nástroj vzdáleného monitoringu a byl proveden fyzický audit veškeré reprografickétechniky ve 4 lokalitách zadavatele. Měření objemu tisku trvalo 50 dnů a pro vyčíslení nákladů na tisk byla použita metodika TCO (Total Cost of Ownership). Vedle zřejmých přímých nákladů na zařízení, spotřební materiály, servis a papír byly analyzovány také náklady na správu tiskového prostředí, elektrickou energii, obsluhu interních reprografických center, IT podporu a souvisejícíadministrativu. Nejednalo se přitom o malý projekt, protože výchozí stav MPO zahrnoval na 650 tiskových zařízení 14 výrobců pokrývajících 115 různých modelů zařízení. Výstupem analýzy

byla zpráva o stavu a nákladech stávajícího tiskového prostředí, obsahující i náznak možných optimalizačních strategií.

Následovala rozsáhlá diskuze, při níž se hledalo takové řešení, které by vedlo ke značné úspoře a zjednodušení správy tiskového parku při zohlednění poměrně značných limitů daných zadavatelem. Mimo jiné se jednalo o limity dané historickou budovou ministerstva v Praze Na Františku, požadavek vysoké dostupnosti tisku pro uživatele, specifické bezpečnostní faktoryministerstva a komplikovanou organizační strukturu, která se navíc poměrně často mění.

Navržené tiskové řešení přitom představuje jakýsi ideální koncový stav, ke kterému se ministerstvo postupně propracovává. Jeho základem je síť centrálních A3 monochromatických multifunkčních strojů, z nich většinu ministerstvo již mělo. Tato páteř tiskového řešení byla pak doplněna o menší A4 monochromatická tisková zařízení na pracovištích splňující kritérium konkrétního minimálního objemu tisku. Barevný tisk je pak zajištěn výhradně v reprografickýchcentrech ministerstva, což umožňuje udržet nad

ním velmi dobrou kontrolu. Tisk bude řízen softwarem umožňujícím funkce typu follow me, zabezpečený tisk a sledování nákladů podle organizačních jednotek.

Navržené tiskové řešení počítá s redukcí počtu tiskáren z cca 650 na 250 zařízení, v důsledku čehož se změní poměr uživatelů na stroj z 1,13 na 2,91 uživatele na jedno tiskové zařízení. Tato výsledná hodnota představuje ještě pořád značně decentralizované tiskové řešení, ovšem vyhovuje výše zmíněným limitům daným zadavatelem, zejména na zachování vysoké dostupnosti tisku. Navržený koncový stav počítá s redukcí počtu modelů ze závratných 115 na 21 a se snížením průměrného stáří tiskového zařízení z 9 na 5 let. To vše při zachování stejného objemu tisku a s výsledkem 20,5 % úspory, resp. 17,3 % po započtení potřebných investic.

Vedle těchto „hmatatelných“ zlepšení nasazením nového tiskového řešení uskuteční ministerstvo významný krok směrem k větší digitalizaci oběhu dokumentů a s tím souvisejícímu elektronickému oběhu dokumentů. V neposlední řadě se také ministerstvo do značné míry zbavuje závislosti tiskového řešení na organizační struktuře. Zajímavým výsledkem je také fakt, že ministerstvo nebude nuceno provádět rozsáhlé investice, ale ve velké míře lépe využije již vlastněnou techniku.

Jak bylo uvedeno výše, ministerstvo pořídilo od společnosti Print Partners konzultační službu. Realizace tiskového řešení je v době vzniku této případové studie v plném proudu. Jednotlivé kroky jsou realizovány na základě samostatných výběrových řízení. ■

Tato případová studie vznikla s laskavým souhlasem Ministerstva průmyslu a obchodu ČR.

Jak se do optimalizace tiskového prostředí pustilo Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR

Vyjádření Ministerstva průmyslu a obchodu ČR k poskytnuté službě„Spolupráce se společností Print Partners naplnila očekávání, se kterými jsme do studie stávajícího stavu a možné optimalizace vstupovali. Setkali jsme se s profesionálním zvládnutím našeho zadání a věříme, že navržené řešení přinese očekávané benefity.Potvrdil se také náš předpoklad, že oddělení optimalizace tiskového prostředí od vlastní realizace této optimalizace vede k objektivnějšímu výsledku.“

Ing. Miloslav Marčan, ředitel odboru informatiky Ministerstva průmyslu a obchodu ČR

Text

: Tib

or

Bru

nclík

Fo

to: a

rchi

v T

E

Jedním z hlavních benefitůzavedení služeb MPS je snížení nákladů na

provoz. Provádíme-li služby na profesionální úrovni, je nutné zavést efektivní způsob měření dosažených úspor – určení nákladových složek tiskového prostředí a jejich měřitelnost.

Pouhá špička ledovce

Náklady na tiskové prostředí bývají přirovnávány k plovoucímu ledovci. Vidíme pouze část vyčnívající z vody a v první chvíli si neuvědomíme, že jeho další, podstatně větší část, je skryta pod hladinou. Obrazně si tak můžeme rozdělit tiskové náklady na dobře viditelné a snadno měřitelné přímé náklady a na první pohled skryté, avšak neméně závažné nepřímé náklady.

Přímé náklady vám každý schopný ekonom vyjmenuje ihned: nákup zařízení nebo jejich pronájem, spotřební materiál a servis. Po kratším zamyšlení přidá náklady na instalaci, na případné přestěhovávání v průběhu života stroje a náklady na likvidaci starých zařízení. Všechny uvedené přímé náklady lze vyčíslit přímo, a to v penězích.

Celkové náklady na vlastnictví

Když výši přímých nákladů vyčíslíme pro celou dobu životnosti zařízení, získáváme hodnotu TCO (Total Cost of Ownership, volně přeloženo jako celkové náklady na vlastnictví). Porovnáním hodnoty TCO stávajícího stavu tiskových zařízení a obdobné hodnoty

vyčíslené pro nově navrhované optimalizované prostředí získáme konkrétní výši úspor.

Co je tedy skryto pod hladinou jako skutečné nepřímé náklady? Jsou to nároky na infrastrukturu podniku a náklady na administrativní zpracování. U infrastruktury je důležitou položkou spotřeba elektrické energie, nároky na prostory a náklady na pracovníky. U administrativní zátěže je nutno zdůraznit práci při vystavování objednávek na spotřební materiál a servis, zpracování dodavatelských faktur a jejich úhrady a podobně. Čím větší počet různých modelů tiskáren a zařízení na pracovišti máme, tím více administrativy je s tím spojeno.

Úspora přichází automaticky

Kdykoli vyčíslujeme úsporu, musíme porovnávat hodnoty se stejným obsahem. Pro obchodní nabídky společnosti Xerox platí pravidlo, že úsporu nového kontraktu vykazujeme již na přímých nákladech a nepřímé náklady číselně nehodnotíme. Snížení nepřímých nákladů získává zákazník automaticky díky novým energeticky úsporným zařízením, snížením počtu modelů a předáním veškeré související administrativy na svého dodavatele. ■

9

V každé firmě je kladen důraz naefektivitu vynaložených finančníchprostředků a zvýšení produktivity

zaměstnanců. Softwarové řešení na řízení tiskových služeb může podle našich zkušeností uspořit 15 až 60 % objemu tiskových dokumentů v závislosti na sektoru, typu a velikosti konkrétního zákazníka. Průměrná úspora se pohybuje okolo 30 % objemu tisku.

Snížení objemu tisku dosáhneme kombinací několika chytrých funkcionalit. Softwarem řízený tisk podle pravidel nastaví uživatelům ve firmě jistápravidla. Například běžní zaměstnanci budou moci tisknout pouze oboustranně a černobíle, marketingové oddělení nebude naopak při tisku propagačních materiálů omezeno. Tento krok ihned sníží náklady na tisk. Navíc kontrola nad celým tiskovým prostředím okamžitě změní chování uživatelů. Ti budou o svých tiscích více uvažovat, hledat

si informace o vlastních reportech a úspoře v ekologických ukazatelích.

Díky tiskovému řešení získá uživatel také širokou možnost administrace vlastních úloh. Pokud pošle k tisku chybnou úlohu, může její tisk na tiskárně snadno zrušit. Úlohy se tak netisknou

opakovaně a okolo multifunkčních zařízení se nepovalují stohy zbytečných tisků, které nikdo nevyzvedl. Náklady můžeme optimalizovat také funkcionalitami, které nemají vliv na celkový objem tisku, ale na jeho cenu. Tiskové řešení YSoft SafeQ dokáže přesměrovat velké tisky na tiskárnu s výhodnější cenou za tisk.

Potenciál k úspoře je také v čase lidí v IT

oddělení, kteří mají obvykle tisková zařízení na starosti. Řešení YSoft SafeQ umožní centrální správu firemního tiskového prostředí.IT pracovník má prostřednictvím webového rozhraní YSoft SafeQ přehled o stavu všech tiskáren a tiskových operací přímo ve svém počítači. Velmi snadno tak může systém kontrolovat a měnit různá nastavení.

Než zavedete ve firmě nástroj prooptimalizaci tiskového prostředí, měli byste si tento software vyzkoušet. YSoft SafeQ je k dispozici na měsíční zkušební dobu, jeho fungování v praxi si můžete zkusit také v showroomech našich partnerů. Před samotnou implementací tiskového řešení je vhodné udělat audit tiskového prostředí, na jehož základě bude efekt tiskového řešení nejvyšší. Případné nejistotě uživatelů na počátku využívání tiskového řešení YSoft SafeQ se dá účinně zamezit školením a edukačními materiály, které zákazníkům poskytujeme. ■

Hana BrožováProduct marketing manager

Y Soft Corporation, a. s.

Může software snížit objem tisku?

EKONOMIKA TISKUDALŠÍ POHLEDY K TÉMATUOPTIMALIZACE

Náklady v analýze tiskového řešení

ZAVEDENÍM SLUŽEB MPS SNÍŽÍTE NÁKLADY NA PROVOZ. PŘÍMÉ I SKRYTÉ!

Antonín Masojídek XPS & XPPS Product

Manager XEROX CZECH REPUBLIC s. r. o.Te

xt: T

ibo

r B

runc

líkF

oto

: arc

hiv

TE

Fo

to: i

Sto

ckp

hoto

, Xer

ox

Cze

ch R

epub

lic s

. r. o

. a Y

So

ft C

orp

ora

tion,

a. s

.

10

RECENZE

Se sílící poptávkou po firemním mobilním tisku roste i počet aplikací, které ho umožňují. Většina výrobců

tiskáren již přišla se svým řešením (např. Xerox PrintBack, HP ePrint), ale objevují se i aplikace nezávislé na výrobci tiskáren (např. Everyone Print, Xprint Server, Printtopia). My jsme se snažili najít aplikaci, která je zcela nezávislá nejen na výrobci tiskáren, které používáte, ale i na operačních systémech mobilních zařízení, ze kterých se ve firmách nejčastěji tiskne, jako jsou iOS, chytré telefony s různými operačními systémy Android, Blackberry a Windows a dále umožňuje vlastní řešení pro zabezpečený tisk bez nutnosti podpory na dané tiskárně. Všechny tyto parametry jsme našli u aplikace EFI PrintMe Mobile.

STAŽENÍ APLIKACE A ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ

Instalace proběhla bez problémů a během zhruba 2 minut (5 kliků) se otevřel internetový prohlížeč s volbou nastavení a následně pak administrační rozhraní. Vše je poměrně jednoduché a navíc doplněné o velmi povedené video s návodem všech nastavení, které je potřeba udělat. S tímto návodem je pro zkušenějšího uživatele snadné vše nastavit. Do administrace se načtou veškeré tiskárny, které máte nainstalované, včetně jejich aktuálního stavu. Tiskárny se nám načetly opravdu všechny, a to i od různých výrobců. V našem případě od společností HP, Xerox a Epson, ale výrobce aplikace uvádí kompatibilitu prakticky se všemi tiskárnami na trhu. Pomocí zaškrtávacích polí určujeme, na kterých tiskárnách povolíme tisk přes e-mail, na kterých přímý síťový tisk a kde chceme tisk zabezpečený.

TISK POMOCÍ ODESLÁNÍ E-MAILEM

Celá instalace včetně všech nastavení nám zabrala zhruba 10 minut a nyní již na tiskárnu posíláme e-mail s prvním dokumentem v příloze, který po chvíli opravdu z tiskárny vyjede. Je to skutečně jednoduché, o čemž se následně přesvědčili i ostatní kolegové tiskem jak z počítače, tak ze svých chytrých telefonů. Bez problému tiskneme dokumenty ve formátech MS Office, PDF, JPEG, BMP a dalších. Podporovaných formátů je celá řada. Tisk přes e-mail je sice o několik vteřin pomalejší než přímý tisk, na který jsme zvyklí, ale i přesto je to stále o mnoho rychlejší než si instalovat novou tiskárnu.

PŘÍMÝ SÍŤOVÝ TISK ZE ZAŘÍZENÍ IPHONE

Velmi mile nás překvapilo zařízení iPhone, se kterým se stačilo přes wifi připojit do naší sítě, a hned se nám pod volbou tisk (standardně integrována v zařízeních iPhone od verze iOS 4.2) zobrazily tiskárny,

kterým jsme dříve v administraci povolili přímý síťový tisk. První vytištěnou stránku máme již po několika vteřinách. Přímý síťový tisk je stejně rychlý, jako bychom poslali úlohu z počítače, a lze u něj nastavit i počet kopií, které potřebujeme vytisknout.

PŘÍMÝ SÍŤOVÝ TISK Z TELEFONŮ S OPERAČNÍM SYSTÉMEM ANDROID

V obchodě Google Play velmi rychle nacházíme aplikaci EFI PrintMe Mobile, která je zdarma. Nainstalovaná je během několika vteřin. Po zapnutí aplikace a připojení do firemní sítě (v našem případě pomocí wifi) se zobrazí tlačítko Select file to print, po kliknutí se ukáže jednoduchý průzkumník, kterým vybereme soubor k tisku. Dále jsme vyzváni, abychom zvolili tiskárnu. Do seznamu se načtou všechny tiskárny, které jsme povolili v administraci. Jakmile vybereme tiskárnu, můžeme ještě nastavit počet kopií, a zda se má úloha vytisknout oboustranně. Pak jen klikneme na tlačítko Print a z tiskárny nám okamžitě vyjíždí náš výtisk. ■

Konečně je tu aplikace pro mobilní tisk, která se snadno instaluje a spravuje, podporuje všechna mobilní zařízení a 20 programů, ze kterých bez problémů tiskne.

Mobilní tisk pomocí aplikace EFI PrintMe Mobile

Aplikace nás opravdu přesvědčila, že patří mezi to nejlepší na trhu. Ovládání je skutečně velmi jednoduché a intuitivní. Velkým plusem je nezávislost jak na typu mobilního zařízení, ze kterého potřebujeme tisknout, tak na tiskárně, kterou pro tisk zvolíme. Jediné, co bychom aplikaci vytkli, je absence verze v češtině, ale to už by v dnešní době a vzhledem k jednoduchosti aplikace neměl být žádný problém. Zkrátka ji můžeme vřele doporučit i vám.

Pokud byste měli zájem o kalkulaci aplikace EFI PrintMe Mobile pro vaši společnost, neváhejte a napište na e-mail efi.printme@tonerexpres.cz.

Od dnešního dne mobilně tisknoucí team společnosti Toner Expres.

SHRNUTÍ★★★★★H

OD

NO

CEN

Í

TISK PŘES E-MAIL jsme nastavili během deseti minut. Bez problémů odesíláme na tiskárnu dokumenty MS Office, PDF, JPEG, BMP a další formáty.

Text

: Mic

hal K

rál a

Dav

id L

ukav

ec

Fo

to: i

Sto

ckp

hoto

a a

rchi

v T

E

11

EFI PrintMe Mobile pro Android se po instalaci také sama integruje do nabídky Sdílet, takže můžeme tisknout i z jakékoli aplikace, která umožňuje volbu Sdílet. Zde jen vybereme volbu Sdílet prostřednictvím aplikace EFI PrintMe a tiskneme.

STAŽENÍ A NASTAVENÍ aplikace je velmi jednoduché. Po načtení tiskáren zaškrtnutím polí určíme, kde povolíme tisk přes e-mail, kde přímý síťový tisk a kde chceme tisk zabezpečený.