NAVIGATOR NEIGNORUJTE 83 % nákladů na tisk! Jak dostat vaše náklady na tisk pod kontrolu? pro velké úspory Rychlé tipy EKONOMIKA TISKU Téma Xerox: konečně levné barevné logo na jinak černobílé stránce SafeQ 4: PrivateCloud zjednoduší správu tisku napříč lokalitami 1/2012 Co jsou to služby Managed Print Services (MPS)? Zajištění kancelářského tisku formou služby. Redukují náklady, zbavují vás starostí se správou a zajišťují transparentní náklady na tisk. HP: co je levnější, inkoust nebo laser? Co je a co není optimalizace tiskového parku Nasazení MPS ve společnosti Nutricia
Transcript
N A V I G A T O R
NEIGNORUJTE
83 %nákladů na tisk!
Jak dostat vaše náklady na tisk pod kontrolu?
pro velké úsporyRychlé tipy
EKONOMIKA TISKUTéma
Xerox: konečně levné barevné logo na jinak černobílé stránce
SafeQ 4: PrivateCloud
zjednoduší správu
tisku napříč lokalitami
1/20
12
Co jsou to služby Managed Print Services (MPS)?
Zajištění kancelářského tisku formou
služby. Redukují náklady, zbavují
vás starostí se správou a zajišťují
transparentní náklady na tisk.
HP: co je levnější, inkoust nebo
laser?
Co je a co není optimalizace
tiskového parku
Nasazení MPS ve společnosti Nutricia
Čeština nemá spolehlivý ekvivalent anglického spojení Managed Services a tedy ani obecně srozumitelný ekvivalent pojmu Managed Print Services. Již řadu měsíců sleduji, jak se nejrůznější telco a IT společnosti v Čechách snaží vypořádat s termínem Managed Services a při pohledu na pokusy, jako například Řízené služby, se vždy znovu ujišťuji, že některé termíny je zkrátka lepší nepřekládat. Zůstaňme tedy u anglického termínu Managed Print Services, ve zkratce MPS, a definujme si jej zjednodušeně jako správu tiskového parku externím dodavatelem.
Největší světový dodavatel tiskových technologií, společnost HP, pro rok 2012 počítá s pouhopouhým 1% růstem prodeje spotřebního materiálu pro své tiskárny, zatímco v případě služeb Managed Print Services očekává 26% růst. Společnost Photizo Group pak odhaduje růst MPS v Evropě mezi lety 2010 a 2015 na 20 %. To vše v době značné ekonomické nestability. Nejedná se tedy o krátkou epizodu v historii vývoje kancelářského tisku, ale o dlouhodobý a aktuálně nejvýraznější trend v rámci tohoto odvětví. MPS by vám neměly uniknout už proto, že náklady na tisk jsou považovány za jeden z posledních skrytých nákladů společností, a protože MPS přináší podle společnosti Photizo Group v průměru jejich 30% snížení.
V ČR je koncept MPS značně nepochopený a posunutý výrobci tiskových technologií k obchodní strategii prodeje nových kusů tiskových zařízení, přestože to vůbec není centrální myšlenka MPS. Bohužel nám zde zatím chybí dostatek skutečně nezávislých implementátorů MPS.
Právě proto jsme se rozhodli oblast MPS a souvisejících tiskových řešení lépe přiblížit nejen IT odborníkům a Office Managerům, ale také finančním a ekonomickým manažerům, ředitelům a majitelům společností, které zajímá redukce provozních nákladů společnosti. Tímto čtvrtletníkem se vám budeme snažit přinášet rady pro zefektivnění vašeho tiskového prostředí nejen formou služeb Managed Print Services. V příštích číslech se tak budeme podrobně věnovat tématům optimalizace tiskového prostředí, monitoringu nákladů na tisk a zabezpečení tisku a dalším. Můžete očekávat recenze nových tiskových technologií, případové studie i jednoduché tipy a návody.
Velmi ocením vaše názory a postřehy k prezentovaným tématům, jakožto i vaše osobní zkušenosti s MPS.
MPS Navigator najdete na facebooku nebo nás kontaktujte na [email protected]
Příjemné čtení a brzký a hlavně trvalý příchod jara vám přeje
Tibor Brunclíkvýkonný ředitel Toner Expres & Print Partners
EDITORIAL
NĚKTERÉ TERMÍNY SE PROSTĚ NEVYPLATÍ PŘEKLÁDAT, ALE VYPLATÍ SE JE SPRÁVNĚ POCHOPIT
MPS vám přinesou až 30% redukci nákladů na tisk Obsah
2editorial
3aktuálně
4–6hlavní témaNeignorujte 83% nákladů na tisk
8případová studieCíl: automatizace, úspora i zabezpečení
9další pohledyCo je a co není optimalizace tiskového parku
10další pohledyCesty k redukci nákladů
11jednou větouRychlé tipy pro velké úspory
2
AKTUÁLNĚ
Společnost Xerox má ve svých tiskových zařízeních řady ColorQube doposud nevídaný systém účtování za vytištěné stránky, který umožňuje platit za tisk s doplňkovou barvou stejnou částku jako za tisk černobílý. Tiskárna automaticky počítá, kolik černých a barevných pixelů
se použije k vytvoření každé vytištěné stránky. Jednotlivé stránky se zaznamenávají na 3 samostatná počítadla v tiskárně na základě počtu barevných pixelů na dané stránce. Stránky až s 286 000 barevnými pixely (přibližně 1,2% barevné pokrytí stránky formátu Letter/A4) jsou označovány jako Doplňkový
barevný tisk a zaznamenávají se na počítadlo tisku 1. úrovně. Stránky s více než 286 000, ale méně než 1 400 000 barevnými pixely, jsou označovány jako Kancelářský barevný tisk a zaznamenávají se na počítadlo barevného tisku 2. úrovně. Stránky s více než 1 400 000 barevnými pixely (přibližně 8% barevné pokrytí
stránky formátu Letter/A4) jsou označovány jako Grafickýbarevný tisk a zaznamenávají se na počítadlo barevného tisku 3. úrovně. Zákazníci tak platí pouze za množství barev, které na každé stránce využijí, nezávisle na formátu média a vybraném režimu kvality tisku.
SafeQ 4 nabitý novinkamiV lednu 2012 představila společnost YSoft nejnovější verzi svého softwaru pro zabezpečení tisku a účtování s názvem SafeQ 4. Tato verze obsahuje desítky nových funkcí, které ještě lépe ochrání vaše informace, sníží tiskové náklady na minimum a zvýší výkon. Mezi ně patří mimo jiné mobilní tisk, který umožní uživatelům zasílat tiskové úlohy odkudkoli – bez tiskových ovladačů, počítače nebo připojení k místní síti – například přímo z chytrého telefonu. YSoft SafeQ Client nyní také umožňuje uživatelům vidět cenu za stránku ještě před samotným tiskem, díky čemuž je možné změnit nastavení na úspornější černobílý tisk. Další zajímavou novinkou je Private Cloud, který umožňuje centrální správu celého tiskového prostředí napříč více lokalitami a umožňuje tisk všech úloh na libovolném místě v rámci vašeho tiskového prostředí.
Revoluční účtování od Xeroxu – stránka s barevným logem za cenu černobílé
Také jste si mysleli, že inkoustovým tiskárnám ve firemním prostředí jižodzvonilo? Společnost HP nedávno představila nové inkoustové multifunkční tiskárny řady Officejet, které tento názor zdařile popírají. Díky upraveným inkoustům a speciálním tiskovým médiím již nedochází k rozmazávání výtisků, dokonce ani při
použití zvýrazňovačů. Velmi sympatické jsou i náklady na tisk, které se pohybují až o 30 % níže než u barevných laserových tiskáren se stejným doporučeným měsíčním zatížením. Samozřejmostí je rychlejší start a vytištění první strany, protože tiskárna nemusí zahřívat pec pro zapékání tonerů. Multifunkční tiskárny HP
Officejet navíc disponujínovými funkcemi jako funkcí ePrint – tisk pomocí e-mailu například z vašich chytrých telefonů. Na tato zařízení můžete také získat zdarma prodlouženou záruku na 3 roky, stačí si zařízení zaregistrovat na stránkách společnosti HP. Více informací naleznete na www.hp.cz/officejet.
Inkoust může být o 30 % levnější než laser!
3
4
EKONOMIKA TISKU
NEIGNORUJTE HLAVNÍ TÉMA
83 % nákladů na tisk!
Ekonomická nestabilita posledních let přiměla firmy provětrat většinu rozpočtových zákoutí. I přesto existují náklady, které jsou skryté a často podceňované. Jedním z nich jsou náklady na tisk a kopírování.
Když se zeptáte kteréhokoli finančního manažera, kolik jeho společnost stojí provoz vozového parku, bude vám schopen
říct velmi přesné číslo. Když se však zeptáte stejného člověka na náklady na tisk, nedostanete buď žádnou odpověď, nebo se dozvíte maximálně výši útrat za tonery a inkousty. Ačkoli tyto náklady nejsou zanedbatelné, podle studie agentury Gartner Research představují pouhých 17 % celkových nákladů na vlastnictví (TCO) tiskových parků. Kde je tedy ten zbytek?
Než odpovíme na tuto otázku, bylo by dobré udělat si přesnější představu o výši celkových nákladů na tisk. Možná si říkáte, že se z hlediska celkových čísel firmy bavíme o drobných. To je ale velký omyl. Místo toho, aby se snažili řídit celkové náklady na vlastnictví tiskových parků, pořádá většina manažerů chrtí zápasy, pardon, výběrová řízení na dodavatele spotřebního materiálu a o změně rozhodují na základě rozdílu v ceně v řádech desítek korun. Přitom jim uniká, že celkové náklady na vlastnictví tiskových parků jsou mnohem komplexnější a dosahují 1–3 % ročního obratu (ano, obratu!) společnosti. To je údaj, na kterém se shodují výzkumné agentury Gartner Research a InfoTrends. Agentura IDC dospěla k rozmezí 1–5 % ročního obratu.
Co tedy tvoří náklady na tisk? Položky lze rozdělit na tzv. přímé a nepřímé náklady. Pro zjednodušení si můžeme přímé náklady definovat jako ty, které vám dodavatelé vyúčtují formou faktury, z níž bude patrné, že souvisí s tiskem. Nepřímé náklady jsou pak ty, na které nechodí samostatné faktury odkazující se na tisk. Jsou ale relevantní a na celkových nákladech na vlastnictví tiskových parků mají podle některých studií dokonce vyšší podíl než ty přímé. Přesto o jejich existenci a výši nemá většina firem ponětí.
Některé opravy se vyplatí jen „opravářům“. Vám ne!
Dalším přímým nákladem jsou náklady na údržbu a opravy zařízení. U těch je už jednoznačně možné konstatovat, že je drtivá většina společností nemá pod kontrolou. Jen málokterá společnost dokáže vyčíslit náklady na servis tiskových zařízení a zpravidla vůbec nemá představu o tom, jestli byly tyto náklady vynaloženy účelně. Servis se tak často stává doslova zlatým dolem servisních organizací, které těží z neznalosti a neochoty administrátorů, office manažerů a dalších lidí na zodpovědných pozicích řešit oprávněnost oprav. Jakkoli to zní tvrdě, tito pracovníci jsou v 90 % případů závislí na „odborném“ posudku servisního technika. Některé IT pracovníky by sice toto konstatování mohlo poněkud rozpálit, ale kdo z nich dokáže správně posoudit, zda je výměna zapékací jednotky (cena od 2 000 do 20 000 Kč) opravdu nutná, nebo zda by se problém dal vyřešit opravou zapékací jednotky? Často se stává, že vás servis tiskárny či kopírky stojí i několikanásobek její pořizovací ceny.
Při nákupu tiskárny zapomeňte na pořizovací cenu!
Hlavními položkami přímých nákladů na tisk jsou pořizovací cena tiskárny či kopírky a cena spotřebního materiálu. V malých firmách se často hledí více na pořizovací cenu tiskáren než na jejich provozní náklady, které jsou však po dobu životnosti stroje někdy i mnohonásobně vyšší než jeho nákupní cena. Ve velkých firmách bývá naopak problém s výrazně překročenou a nadbytečnou kapacitou tisku, která celkové náklady zvyšuje. Firmy například nakupují A3 multifunkční tiskárny, aniž by měly představu o tom, kolik A3 výtisků reálně pořizují. Rozmístění tiskáren je často spíše výsledkem organického vývoje než strategického rozmístění tiskových zařízení za účelem minimalizace nákladů. Jen hrstka organizací svá rozhodnutí o výběru tiskového zařízení zakládá na porovnání celkových přímých nákladů (náklady na stroj a veškeré provozní náklady za dobu životnosti stroje), natož pak na základě rozhodnutí o celkových nákladech na vlastnictví (přímé a nepřímé náklady).
Přímé náklady na tisk – kde je opravdu – kde je opravdu
5
Pozor na skryté výdajeNenajdete je na žádné faktuře odkazující k tisku, přesto tyto nepřímé náklady cenu vytištěné stránky výrazně ovlivňují.
Pokud jste si v letech 2001 až 2003 pořídili tiskárnu HP
LaserJet 4100, která tiskla 25 stránek za minutu, příkon této tiskárny při tisku byl 465 W. Současná ekvivalentní řada, o které budete při náhradě přirozeně uvažovat, nese název HP LaserJet Enterprise 600. Je to tiskárna podobných
rozměrů, robustnosti, vhodná pro srovnatelně velkou pracovní skupinu. Sice tiskne v závislosti na konkrétním modelu od 43 do 60 stránek za minutu, ale k tomu také spotřebuje od 790 do 920 W, tedy o 69 až 97 % více než její praprababička! Spotřeba při stavu „připraveno“ je přitom srovnatelná. Když
uvážíte, že ceny elektrické energie pro průmysl se podle dat Eurostatu zvýšily mezi lety 1997 a 2010 o 33,7 %, je evidentní, že náklady na elektrickou energii na vytištěnou stránku i přes veškeré ekologické a ekonomické iniciativy, certifikáty a ocenění výrobců rostou exponenciálně!
Drtivá většina dnešních organizací ignoruje náklady na tisk, které tvoří práce jejich
vlastních zaměstnanců, a přitom se jedná o absolutně nejdražší položku! Až 20 % požadavků na IT HelpDesk souvisí s tiskem (podpora uživatelů) a 15 % kapacity IT oddělení pohltí správa tiskového parku. Do té spadá zajištění připravenosti síťové infrastruktury a tiskového serveru, instalace a aktualizace ovladačů, správa tiskových front, zajištění spotřebních materiálů, jejich distribuce k zařízením, likvidace vzniklých odpadů, zajištění čištění a údržby, řešení oprav strojů a s těmito všemi úkony se pojící objednávky, faktury a další administrativa. Nároky na IT pak rostou s mírou decentralizovanosti tiskového parku a jeho stářím. Proč jsou tyto náklady ignorovány? Nejčastěji zaznívají argumenty „stejně tady musíme být“ nebo „tyto pracovníky stejně platíme“. Ovšem stejní lidé pak řeší nedostatečnou kapacitu IT oddělení pro podporu klíčových projektů IT. Správa tiskového parku může být přitom významně zjednodušena už volbou správné architektury tiskového řešení a použitím nástrojů pro efektivní správu nebo převedením části či většiny správy tiskového parku a podpory uživatelů na externího dodavatele ve
formě tzv. služeb Managed Print Services. Řada finančních manažerů se domnívá, že taková externí správa tiskového parku musí být nutně dražší. Opak je ale pravdou. Efektivita správy tiskových parků odborníky vybavenými odbornými kompetencemi, nástroji a logistickými procesy bude výrazně vyšší i při marži, kterou si na takové externí správě vytvoří. Přidanou hodnotnou takového přístupu je pak jasná definice zodpovědnosti za funkčnost tiskového parku a smluvně garantovaná odezva na potřeby tiskového prostředí.
Potenciálně ještě dražší a ještě více opomíjenou položkou je nedostupnost tisku, tedy cena času uživatele, který nemůže tisknout. Někteří výrobci a dodavatelé tiskových technologií ve jménu úspory přímých nákladů (cena stránky) navýší celkové náklady na tisk tím, že přehnanou centralizací tisku (místo více zařízení jsou ve firmě umístěny velké „chodbové“ tiskárny) vytváří v print roomech nebo kolem tiskáren debatní kroužky připomínající firemní kavárnu. Hádejte, co bude dražší – o 5 až 10 haléřů dražší výtisk na menších tiskárnách nebo debatní kroužky? S ničím se to nemá přehánět a o centralizaci tisku to platí dvojnásob.
Energie zvyšuje cenu tisku
Nejdražší jsou lidé!
Rizikový spotřební materiál
Snižujte náklady na papír rovnou o desítky procent
Do stejné kategorie patří také papír. Pomineme-li fakt, že firmy většinou nemají žádné relevantní srovnání toho, kolik papíru nakoupily a kolik ho skutečně potiskly, největší promarněnou příležitostí v tomto ohledu je oboustranný tisk. Firmy buď oboustranný tisk neřeší vůbec, nebo svým zaměstnancům oboustranný tisk jen čas od času doporučí. Přitom existuje řada způsobů, jak vhodným nastavením tiskového parku a za použití softwarových nástrojů snížit právě duplexním tiskem objem spotřebovaného papíru až o desítky procent. Postačí k tomu buď obyčejné výchozí nastavení tiskových ovladačů na oboustranný tisk, vytvoření a intuitivní pojmenování tiskových front pro oboustranný tisk nebo nasazení sofistikovaného řešení typu rule-based printing (tisk na základě předdefinovaných pravidel) či náhledového wizardu, který uživatelům pomůže jednoduše naskládat více stránek na jeden list, nastavit správně tisk do brožury (například HP PrintView) i eliminovat tisk některých stránek (například GreenPrint).
Chceme-li mít obraz tiskových nákladů více
méně kompletní, nemůžeme na tomto místě opomenout finanční náklady a rizika spojená s tiskovým parkem. Prioritou by mělo být „neparkovat“ mnoho peněz do drahých tiskových zařízení a zásob drahých tiskových náplní. U klasických kopírek, jejichž pořizovací ceny se pohybovaly v desítkách až stovkách tisíc korun, jsme si zvykli na to, že takové zařízení nekupujeme, ale pronajímáme.
To samé se dnes prosazuje i u tiskáren, u nás však pomaleji než například v západní Evropě.
Spotřební materiál zejména pro barevné tiskárny může představovat významnou zátěž a riziko. Sada 12 spotřebních materiálů (po jednom kusu od
každého materiálu nutného pro provoz velké multifunkční tiskárny HP) stojí bez mála 50 000 Kč. Zásoby spotřebního materiálu se ve firmách často pohybují v řádu desítek tisíc korun a jsou obvykle pod minimální kontrolou. Až 5 % nakoupeného materiálu je nakonec nepoužitelný, buď kvůli chybě při nákupu, nebo proto,
že zařízení, pro které je spotřební materiál určen, skončí službu dříve, než
je veškerý materiál spotřebován.
problém?Snižujte náklady
problém?
Snižte náklady:www.tonerexpres.cz/uspory
nebo volejte
800 131 484
Jsou náklady na tisk
problém?
V zásadě existují dva přístupy, jak snížit náklady na tisk. Buď budete dělat to, co
doposud, jen se budete snažit dělat to úsporněji. Uspořádáte ještě větší chrtí závody, výběrová řízení na dodavatele, přejdete z bělejšího papíru na méně bílý, začnete místo originálních tonerů kupovat přeplňované, zakážete barevný tisk všem kromě pana ředitele a každou „zemřelou“ tiskárnu demonstrativně napíchnete na kůl hned vedle vrátnice. Anebo zkusíte změnu. A tou mohou být služby Managed Print Services (MPS), tedy zajištění tisku externím poskytovatelem služeb. MPS obvykle předpokládají převzetí vašeho parku tiskáren, multifunkčních tiskáren, kopírek a faxů do správy dodavatelem.
Poskytovatel MPS by pak měl zajistit kompletní provozuschopnost tiskového parku, tedy automatizované dodávky spotřebního materiálu, garantovanou odezvu na poruchy, pravidelnou údržbu tiskáren, rozúčtování nákladů na střediska či uživatele, HelpDesk pro uživatele a administrátory. Díky vzdálenému
monitoringu byste měli o zajištění chodu tiskáren vědět minimum a investovat do něho minimální čas. Veškeré náklady jsou pak vyjádřeny v ceně stránky a jsou vám vyúčtovány jednou měsíčně souhrnnou fakturou. Kompletní
Zatímco největší globální dodavatel technologií
pro kancelářský tisk, společnost Hewlett-Packard, předpokládá v roce 2012 pouze 1% růst prodeje spotřebního materiálu pro tisk, očekává 26% růst služeb Managed Print Services dodávaných svými partnery. Z těchto údajů je jasné, že MPS není nějaký experiment, krátká epizoda v historii kancelářského tisku, ale silný a trvalý trend ve způsobu zajištění tiskového parku.
V České republice se prozatím realita MPS scvrkává na svět výrobců tiskových technologií. Největším hráčem na poli MPS je bezpochyby Konica Minolta. Mezi významné poskytovatele tiskových služeb na bázi MPS v Čechách patří i další světové značky. Bohužel ale MPS v podání výrobců technologií zatím slouží více méně jako nástroj prodeje nového hardwaru, než aby naplňovaly hlavní cíle
služeb Managed Print Services:
✔ snížení celkových nákladů na tisk
✔ zjednodušení správy tiskového parku
✔ zlepšení uživatelské zkušenosti a dostupnosti
tisku
✔ transparentnější náklady na tisk a jejich aktivní řízení
Těchto cílů lze dosáhnout často s velkým využitím stávajících technologií zákazníka. S těmi si ale výrobci neví moc rady, zvláště pokud
se jedná o technologie jiných výrobců, a do jejich správy se obvykle nepouští. Proto je výhodné volit poskytovatele MPS, který je schopen zajistit správu více značek tiskových technologií. Výběr multibrandového partnera má oproti výběru výrobce nebo jednobarevného dodavatele navíc jasnou výhodu v tom, že takový partner bude veškerá svá doporučení týkající se vašeho tiskového parku podřizovat primárně vašim zájmům, nikoli zájmu umístit na trh určitou značku tiskových technologií.
MPS program by měl obsahovat i sledování využití vašich tiskáren a návrhy na optimalizaci tiskového prostředí (více na str. 10). Součástí může být samozřejmě i pronájem nových či repasovaných tiskáren.
Průměrná úspora až 30 %
Podle společnosti Photizo Group dosahují průměrné úspory nákladů po zavedení programu MPS až 30 %. Hlavními zdroji úspor je lepší využití stávajících technologií nebo jejich nahrazení technologiemi, které sníží náklady na tisk. Nižší jsou i náklady na spotřební materiál promítnuté do ceny stránky. Je to dáno tím, že většina výrobců poskytuje lepší vstupní ceny spotřebních materiálů pro takové obchody, které jsou zajištěny smlouvou s platbou za stránku. Podobně k tomu přistupují i poskytovatelé MPS. Rovněž náklady na údržbu a servis zařízení jsou minimalizovány. Jelikož v modelu MPS je cena služeb domluvena pevně v ceně stránky, je v zájmu dodavatele tyto náklady minimalizovat při udržení garantované provozuschopnosti tiskového parku.
Redukovány jsou také nepřímé náklady na tisk. Vzdálený monitoring tisku eliminuje hlídání a objednávání spotřebních materiálů a rizika s tím spojená a umožní poskytovateli proaktivní správu tiskových zařízení, čímž dále redukuje časové zatížení pracovníků zákazníka. Část nebo dokonce celá podpora uživatelů je přenesena na poskytovatele MPS. Transparentní účtování nákladů na tisk umožňuje tyto náklady adresovat jejich zdrojům uvnitř organizace zákazníka. To může být významný impulz pro redukci celkového objemu tisku.
Jak dostat vaše náklady na tisk pod kontrolu?
MPS ve světě a u nás
EKONOMIKA TISKUHLAVNÍ TÉMA
6
Napíchněte mrtvou tiskárnu demonstrativně na kůl, nebo zaveďte služby Managed Print Services.
Úspora nákladů cestou služeb Managed Print Services je sázkou na jistotu, protože náklady „před“ a „po“ jsou vyjádřeny před nasazením programu MPS a úspora může být i smluvně garantována.
Co vás nejvíce motivovalo k přechodu ze standardního zajištění tiskového parku k službám Managed Print Services?
Cílem bylo dostat náklady na tisk pod kontrolu, zabezpečit bezproblémový provoz tiskového parku a přenechat starost o objednávání spotřebního materiálu dodavateli služby. Jaký je podle vás nejdůležitější parametr při výběru dodavatele služeb Managed Print Services?
Parametrů je více, ale pro mě osobně je to spolehlivost, reference a schopnost klientovi nabídnout fungující řešení za přiměřené náklady. Velice oceňuji, že společnost Print Partners provedla na začátku tendru detailní analýzu tiskového prostředí a doporučila vhodné řešení zohledňující naše potřeby. Co s odstupem času hodnotíte jako největší přínos těchto služeb?
Podařilo se dostat náklady na tisk pod kontrolu, získat přehled o tom, které oddělení nejvíce tiskne, kolik procent tvoří barevný tisk, a zredukovat celkové množství tiskáren. Pozitivní odezvu získala také funkce follow me, která umožňuje vyzvednutí vytištěné úlohy na libovolném zařízení po ověření zaměstnance vstupní kartou.
Cíl: automatizace, úspora i zabezpečení
Jak společnost Nutricia, a. s. přešla k službám Managed Print Services od společnosti Toner Expres
8
Odpovídá Tomáš Zloch – společnost Nutricia, a. s.
+
Jako dlouholetému zákazníkovi nabídla společnost Toner Expres v roce 2009 společnosti Nutricia službu
IQPrint*JustInTime – automatizaci dodávek spotřebního materiálu. Společnosti Nutricia se na službě nejvíce líbilo to, že nebude muset nakupovat spotřební materiál do zásoby, evidovat jeho stav, a v neposlední řadě tak přispěje ke zvýšení efektivity fungování IT oddělení, které tiskové služby spravuje.
Motivace ke změněDále chtěla společnost Nutricia získat
přehled o celkových nákladech na tisk, obměnit tiskový park, zredukovat množství menších tiskáren a přispět tak k ochraně životního prostředí. Potřebovala také zvýšit ochranu informací implementací řešení, které umožňuje zahájit tisk na tiskárně až po autorizaci zaměstnancem. Proto společnost Nutricia vypsala výběrové řízení, jehož cílem byla implementace nového tiskového řešení, které by splňovalo výše uvedené požadavky. Společnost Toner Expres shromáždila data ze vzdáleného monitoringu tiskáren a spolu se svou sesterskou konzultační společností Print Partners vypracovala společnosti Nutricia analýzu s návrhem optimalizace tiskového parku.
Optimální řešení
Z analýzy vyplynula zásadní doporučení. Například nahrazení vybraných starších neekonomických tiskáren a faxů novými multifunkčními zařízeními s nižšími náklady na tisk, které rovněž rozšíří dostupnost barevného
tisku, tisku na formát A3, které podporují současné trendy jako follow me tisk a umožní inicializaci tisku na tiskárně pouze po autorizaci zaměstnancem. Díky tomu je možné lépe sledovat a adresovat náklady na tisk a také zajistit, aby na tiskárnách nezůstávaly vytištěné dokumenty, které si zaměstnanci nevyzvedli. Do druhého kola výběrového řízení se pak dostala
společnost Toner Expres s multifunkčním zařízením HP CM6040f a s nástrojem
na zabezpečení tisku a rozúčtování nákladů MyQ a konkurenční společnost se zařízením Xerox 7435 a nástrojem SafeQ.
Výběrové řízení vyhrála společnost Toner Expres, a to zejména díky nižšímu TCO (celkové náklady na tisk), automatizaci dodávek spotřebního materiálu, nadstandardnímu servisnímu zajištění IQPrint*Premium a převodu zbytku tiskového parku na službu IQPrint*Econom, což vedlo ke snížení nákladů na tisk i na ostatních zařízeních, která nebyla nahrazena.
Nutricia Česká republika je součástí Groupe Danone a jejím posláním je vyvíjet, vyrábět a distribuovat prostředky speciální výživy (kojenecké a dětské výživy, enterální klinické výživy). Pomáhá
lidem se specifickými výživovými nároky ke zdraví a k prožití plného a kvalitního života. Se svými výrobky zaujímá Nutricia vedoucí postavení na trhu dětské, enterální a speciální výživy v České republice.
9
Odpovídá Tomáš Zloch – společnost Nutricia, a. s.
Cílem optimalizace tiskového prostředí by mělo být dosažení nižších celkových nákladů na vlastnictví, nebo chcete-li
na provoz tiskového parku. Takové snížení nákladů však musí zahrnovat jak přímé, tak nepřímé náklady. A v tom je právě kámen úrazu. „Optimalizace“ totiž příliš často slouží jako prodejní nástroj výrobců tiskových technologií. Analýza tiskového prostředí, kterou vypracuje takový dodavatel, výrobce nebo jeho jednobarevný partner, totiž nutně sleduje převážně jeden hlavní záměr – umístit k zákazníkovi danou značku tiskových technologií. Bohužel ne vždy sleduje zcela zájmy zákazníka a ne vždy vede ke snížení obou typů nákladů.
Nestranná analýza si zaslouží investici
Na rozdíl od západní Evropy je u nás jen málo finančních a ekonomických manažerů ochotno zaplatit za kvalitní nestrannou analýzu tiskového prostředí konzultační firmě, která by se dále nepodílela na jakékoli realizaci navrženého tiskového řešení. Obvykle se naopak snaží propojit optimalizaci s výběrovým řízením na dodavatele tiskového HW a služeb a spoléhají se na odborné znalosti svého IT personálu. Bohužel nejjednodušší cesta k výhře ve výběrovém řízení nevede přes nejlepší, ale přes nejlevnější řešení. To, co je na papíře a co je z pohledu přímých nákladů nejlevnější, ale vůbec nemusí být finančně nejvýhodnější, pokud se podíváte na celkové náklady v horizontu tří, čtyř či pěti let. Nestranná analýza a návrh tiskového řešení přitom může ušetřit desítky procent provozních nákladů, o investičních ani nemluvě.
Optimalizace tiskového prostředí tedy není:● výměna jedné značky tiskových technologií
za druhou,● obnova tiskových zařízení bez ucelené
koncepce,● prostá redukce tiskových zařízení,● snížení přímých nákladů (stroje, tonery,
cena stránky…) na úkor nepřímých (čas uživatelů, správa tiskového prostředí, finanční náklady).
Slovo optimalizace získalo v podnikatelském prostředí poněkud pejorativní nádech. Často maskuje prosté nákladové škrty a různé optimalizační iniciativy přinesly více zklamání než užitku.
! Požadovaný efekt přinesou 4 S
Kvalitní analýza tiskového prostředí a návrh jeho optimalizace či přímo návrh zcela nového tiskového řešení musí sledovat zájmy zákazníka a měla by přinést 4 S:
Správný počet není minimální počet, ale takový počet, který je přiměřený tiskovým potřebám organizace a zároveň zbytečně nekomplikuje správu tiskového parku. Konzultant tento parametr vyhodnocuje podle míry využití (utilizace) jednotlivých tiskových zařízení, míry centralizovanosti, tedy počtu uživatelů na jedno tiskové prostředí, a vzdálenosti klíčových uživatelů od daného tiskového zařízení.
Správná zařízení správně umístěná odpovídají svou kapacitou a funkčností potřebám daného pracoviště, s přihlédnutím k zařízením dostupným v přiměřené vzdálenosti, a dokážou tiskovou potřebu daného pracoviště zajistit za co nejnižší cenu za stránku (CPP).
Správně používaná zařízení jsou výsledkem informovaných, k ekonomickému tisku vedených pracovníků a kvalitního nastavení a správy tiskového parku. Není to o značce tiskového prostředí, ani o starých a nových tiskárnách a kopírkách.
Vážně to dokážete sami?Při vší úctě a respektu ke znalostem
a schopnostem IT odborníků, je to hodně naivní představa. Prase sice taky dokáže naporcovat každý, kdo má zdravé ruce a ostré nože, přesto asi nebudeme polemizovat o tom, že řezníky potřebujeme. Ředitelé firem sice globálně rozumí fungování firmy, ale v daňových otázkách se poradí s daňovými poradci a smlouvy si nechají zkontrolovat právníky. V rámci oboru IT technologií jsou IT pracovníci především generalisty, kteří dokážou porozumět, koordinovat a směrovat úzce specializované odborníky, ať už se jedná o databázové specialisty, programátory, specialisty na firemní sítě a nebo právě specialisty na tiskové technologie. Kvalitní optimalizace tiskového prostředí vyžaduje orientaci ve velkém množství technologií, softwarové nástroje pro sběr dat z tiskáren, správné pochopení ekonomických aspektů souvisejících s tiskem, softwarové nástroje pro modelování různých optimalizačních scénářů a jejich interpretaci do ekonomických analýz.
IT manažeři jsou vedle ekonomických manažerů těmi, kteří by měli být schopni interpretovat výsledky optimalizační analýzy a aplikovat je. Navíc by měli zodpovídat za to, že jsou navržená optimalizační opatření kompatibilní s ostatními technologiemi ve firmě. Neměli by ale být těmi, od kterých se očekává, že vytvoří stejně kvalitní návrh optimalizace tiskového prostředí hned při své první (druhé, třetí, čtvrté) takové zkušenosti jako konzultant, který se touto prací živí a má pro ni odbornou kvalifikaci, nástroje a hlavně zkušenosti.
Co je a co není optimalizace tiskového parku
Základem optimalizace je kvalitní zmapování stávajícího tiskového
parku, včetně přesných objemů tisku.
EKONOMIKA TISKUDALŠÍ POHLEDY K TÉMATUEKONOMIKA TISKU
10
EKONOMIKA TISKUDALŠÍ POHLEDY K TÉMATU
Cesty k redukci nákladůNEPŘEHLÉDNĚTE ŽÁDNOU Z DOSTUPNÝCH MOŽNOSTÍ,
JAK VE VAŠÍ FIRMĚ DOSÁHNOUT ÚSPORY PŘI TISKU.
Snad v každé firmě či organizaci,která se ještě hlouběji nezabývala
svými náklady na tisk, lze najít u větších tiskáren a kopírek pro pracovní skupiny potištěné papíry, ke kterým se nikdo nehlásí. Tak už zkrátka my, lidé pracující v kancelářích, fungujeme. Když objevíme na Internetu zajímavý článek k problematice, kterou právě řešíme, pošleme ho na tiskárnu. Než však stihneme pro výtisk dojít, zazvoní telefon a odvede naši pozornost úplně jinam. Na vytištěný materiál zapomeneme. Bude se povalovat ve výstupním podavači tiskárny do doby, dokud ho někdo nepřesune na nejbližší odkládací plochu. Zhruba tak nějak vznikají ony zbytečně potištěné hromádky papíru. Řešením tohoto nešvaru je technologie pull (anglicky vytáhnout) printingu. Nejde o nic jiného než o pozdržení výtisku na tiskovém serveru nebo v tiskárně do doby, než k tiskárně fyzicky dojdeme, autentifikujeme se kartou
nebo kódem PIN a vybereme ty výtisky, které opravdu chceme vytisknout.
Adresování nákladů zdrojům
Další přidanou hodnotou této tiskové architektury je zabezpečení výtisků před neoprávněným použitím a samozřejmě tzv. „job accounting“, tedy zaúčtování nákladů na tisk konkrétnímu uživateli nebo pracovní skupině. V České republice je asi nejznámějším tiskovým řešením tohoto typu SafeQ společnosti YSoft. Řešení SafeQ se nejvíce používá na tiskových technologiích Konica Minolta, Xerox a Ricoh. Standardem pro multifunkční tiskárny od společnosti HP je pak dánské řešení SafeCom. A nabízí se i další – MyQ společnosti Janus vyrobené primárně pro stroje Kyocera Mita, ale velmi dobře kompatibilní i s dalšími technologiemi, Papercut, Ringdale
atd. Jejich funkčnost je s oblíbeným SafeQ srovnatelná, v některých případech však mohou nabídnout příznivější vstupní náklady.
Pravidla tisku – nižší náklady
Vyšší verze zmiňovaných softwarových tiskových řešení pak také nabízejí například rule-based printing, tedy tisk řízený předdefinovanými pravidly.Díky nim je možné vynutit ekonomický tisk bez aktivní účasti uživatele, například černobílý tisk z určitých aplikací, duplexní tisk, tisk specifických úloh napředdefinovaná zařízení a podobně.
Kreditní systémy pak mohou vhodně pomoci řídit náklady například ve vzdělávacích institucích nebo tam, kde tisk využívají dočasní pracovníci. Jednoduše přidělíte určitému uživateli kredit, při jehož vyčerpání již bez dalšího schválení neutratí za tisk ani korunu navíc.
Poskytovatelé služeb Managed Print Services by měli v rámci
tiskového řešení definovat vespolupráci s IT oddělením zákazníka tzv. firemní tiskovoupolitiku a zavést ji do praxe. Jedná se o soubor opatření pro zajištění ekonomického tisku – konkrétní nastavení samotných zařízení a tiskových front pro administrátory a dále jednoduché návody či instrukce pro správné využití tiskového parku uživateli. V nich by se měli uživatelé především dovědět, jak správně směrovat své výtisky podle jejich charakteru, jak nastavit tiskový ovladač, jak použít funkce typu follow me (tedy vyzvednutí výtisku na libovolné právě dostupné tiskárně) a jak použít skenovací funkce multifunkčních tiskáren, případně pokročilé metody řízeného oběhu dokumentů.
Poznejte své technologie
Nasazení tiskového řešení vyžaduje kvalitní proškolení uživatelů. Zkušenosti ukazují, že uživatelé mají tendenci se takovému proškolení vyhnout, pak se ale často dostávající do situací, se kterými si neví rady, a hledají problém tam, kde není – v samotných tiskových technologiích. Uživatele je vhodné školit na konkrétních aplikacích v dané organizaci a poskytnout jim následnou podporu. Většina uživatelů je celkem rozumná, a pokud vědí, jak tiskové technologie použít a není pro ně zbytečně komplikované je používat ekonomicky, budou šetřit spolu s vámi.
Informovanost se vyplatíMají-li uživatelé šetřit na tisku, musí to být jednoduché, srozumitelné a ve výchozím nastavení.
Tisková řešení pro pull print, job accounting a inteligentní směrování tisku.
Chytrý software
JEDNOU VĚTOU... NA ZÁVĚR
pro velké úspory Ušetřete až 30 % nákladů
na tisk výchozím nastavením oboustranného tisku pro všechny uživatele.
Zabraňte tomu, aby se váš výtisk dostal do nepovolaných rukou
– jednoduché řešení Pull Print s ověřením prostřednictvím kódu PIN je již ve většině ovladačů tiskáren.
Stáhněte v menu tiskáren, na kterých tisknete jen interní materiály, sytost
toneru o 10 až 20 %, a snižte tak vaše náklady na tisk o 5 až 10 %.
Snižte náklady na tisk až o 40 %, a to výběrem vysokokapacitních
náplní, double packů (dva stejné tonery nebo kazety v jednom balení), combo packů (černá a barevná kazeta v jednom balení) a multipacků (sada všech kazet / tonerů pro danou tiskárnu).
Rychlé tipy
✔ Zbavte se starostí a nepřímých nákladů spojených s hlídáním a objednáváním spotřebního materiálu pomocí automatizace jeho dodávek se službou IQPrint*JustInTime – www.tonerexpres.cz/jit.
POZOR! Vyhodnocení U-testu ZDARMA pouze pro prvních 100.P.S. Otestujte někoho, koho velmi dobře znáte a přesvědčte se, co vše dokážeme o tomto člověku zjistit, jen pomocí U-testu.
Pokud naše závěry a komentáře budou sedět, získáte vlastní jistotu, že U-test společnosti Performia skutečně funguje.
tonerů pro danou tiskárnu). ✔ dodávek se službou IQPrint*JustInTime –
Až 30 % informací,
které o sobě kandidáti
na pohovoru uvádí,
jsou lež.
Vyhodnocení U-testu ZDARMA pouze pro prvních 100.P.S. Otestujte někoho, koho velmi dobře znáte a přesvědčte se, co vše dokážeme o tomto člověku zjistit, jen pomocí U-testu.
Pokud naše závěry a komentáře budou sedět, získáte vlastní jistotu, že U-test společnosti Performia skutečně funguje.
Chci U-test
ZDARMA.
To, co se o daném člověku dozvíte po několika měsících spolupráce s ním, se díky U-testu dozvíte v okamžiku, kdy se rozhodujete, zda ho přijmout.
Jediné, co k tomu potřebujete, je rozhodnout se vyzkoušet U-test společnosti Performia… a ještě dnes si objednat jeho vyhodnocení ZDARMA na čísle: 242 447 688 nebo na e-mailu: [email protected]
Kandidáti ve snaze získat pracovní místo často uvádějí informace, které nejsou pravdivé, snaží se vypadat lépe a pokud jsou v tom skutečně dobří
a zběhlí, bývá velmi obtížné zjistit pravdu.
Je možné dozvědět se pravdu?
Použijte zdarma nástroj HP PritPreview pro správné skládání
stránek do tisku – zejména u brožur a katalogů oceníte jednoduchost, se kterou je vaše tiskárna vytiskne ve správném pořadí.
Přesměrujte všechny příchozí faxy na e-mailové adresy, a zcela tak
eliminujte náklady na tisk faxů. Většina nových multifunkčních tiskáren vyšší třídy již má tuto možnost ve standardní výbavě.
Využívejte univerzální tiskové ovladače výrobců, a usnadněte si
tak instalaci dalších tiskáren například při cestování mezi pobočkami vaší firmy (HP Universal Print Driver, Xerox Global Print Driver).
