Time management
www.holcak.eu
Zbavte se jednou pro vždy zapomínání, hledání poznámek a nápadů. Začněte stíhat všechno, co
chcete. Mějte neustálý přehled o všech aktivitách a staňte se výkonnými profesionály ve svém oboru.
eBook www.holcak.eu | www.poznani.net | www.gtd4u.eu
www.holcak.eu | www.poznani.net 1
Time management
Vždy mě zajímalo, jak dělat věci líp a hlavně jednodušeji. Ostatně kdo z nás není alespoň
občas líný, že? Navíc jsem chtěl stíhat moře věcí najednou, a protože jsem dělal mnoho chyb a hlavně
často strávil den naprosto nedůležitými činnostmi, nezbylo mi, než se podívat na vše jinak. Navíc jsem
často přemýšlel, jak to všechno stíhají ti úspěšní. (Taky chcete být úspěšní???) No a tak jsem se pustil
do Time managementu, Self managementu, Project managementu a mnoha dalších managementů. A
tohle je jeden střípek z výsledků mého poznání určený nejen všem, kteří se za ta léta účastnili mých
workshopů, ale také všem, kteří to „nechcou nechat jen tak…“.
PS: www.poznani.net se taky jmenuje náš specializovaný e-shop, kde je k poznání mnoho
nepoznaného :o)
Jak na tento e-book? Vyberte si jen to, co vám bude chutnat, to co vám pomůže, to co vás bude bavit.
Jako na švédském stole. Vyberte si jen lahůdky.
Některé stránky bude potřeba vyplnit, dokreslit atd. Pomohou vám se lépe zorientovat a pochopit,
jak na tom jste. Pro tisk zadejte vaší tiskárně jen požadované stránky … (tím ušetříte papír).
Na konci nejdete Recept… ve kterém je vše shrnuto na jednom listě. Vytiskněte si ho a používejte jej.
A sdílejte tento e-book se svými přáteli a kolegy. Všichni máme času
nějak málo a ikdyž podle průzkumů trávíme v průměru denně na
záchodě necelou hodinu, tak i mě byla žádost o 25 hodinový den
zamítnuta.
Tenhle e-book není posledním, takže pokud chcete být v obraze a získat
další díl, přihlaste se na www.holcak.eu/newsletter/ . Na stejném místě
můžete svůj odběr i zrušit. Nemáme rádi SPAM a nechceme být do této
kategorie ani zařazeni.
Čtením tohoto e-booku rozumíte, jste si plně vědomi a souhlasíte s tím, že použitím
jakýchkoliv informací a úspěch nebo neúspěch z toho plynoucí, jsou pouze ve vašich rukou a autor
za ně nenese žádnou odpovědnost. Je to jen na vás.
V dokumentu mohou být uvedeny informace o produktech nebo službách třetích stran (názvy, loga… která jsou
samostatně chráněna). Tyto jsou doporučením, často jsou chráněny autorským zákonem a často k nim připojuji
osobní názor a nebo i zkušenost.
E-book je kryt autorským právem a šíření částí nebo celku bez uvedení zdroje – autora, není dovoleno.
Uvedením zdroje je myšleno uvedení linku na www.holcak.eu. Jo a ebook je neprodejný !
Text a ilustrace ©Vlastík Holčák, www.holcak.eu
Nejdříve ale, co vás čeká…
www.holcak.eu | www.poznani.net 2
Time management
Jednotlivé části vašeho slona - manuál Jak na tento e-book? ....................................................................................................................... 1
Kde je můj slon? ............................................................................................................................... 2
Co s vámi bude, až slona naporcujete? ........................................................................................... 3
Naporcujte svého slona! .................................................................................................................. 4
Rozpalte oheň .................................................................................................................................. 6
Kam s tím stádem? .......................................................................................................................... 6
Ráno porcujte JEN svého slona ........................................................................................................ 8
Kdy je slon nejlehčí? ........................................................................................................................ 8
Neklonujte Slonoblouda! ................................................................................................................. 9
Porce na zítřek ............................................................................................................................... 10
Když odpoledne slon přibere… ...................................................................................................... 10
Nejvíc toho naporcuji v pátek :o)................................................................................................... 11
Nechte slona být a jděte trhat KOPR. ............................................................................................ 12
Skladování slonů. (Kontexty) ......................................................................................................... 12
Kuchyňské náčiní na jedna místa. (Inboxy) .................................................................................... 14
Pracujte, když vás to baví. ............................................................................................................. 15
Poděkování a rozloučení na závěr ................................................................................................. 15
Recept na slona bez KOPRové omáčky .......................................................................................... 17
Kde je můj slon? Samozřejmě, že nebudete shánět slona a už
vůbec ne, chudáka zvíře porcovat. Ale přesto,
každý svého slona máme a teče z nás pot a
ubývají síly, když jej před sebou tlačíme nebo ho
táhneme. A někdy se nám hodně nechce…
Všechna ta „musím“, “měl bych“, „je potřeba“
… a další a všechny úkoly a povinnosti atd. to jsou vaši sloni. Někteří jsou úplně malí, zakrslí a jiní
obrovští. Ty hóóódně velké poznáte snadno. Často je totiž odkládáte. Tlačíte je před sebou. Jen si to
přiznejte :o)
www.holcak.eu | www.poznani.net 3
Time management
Všechny tyhle projekty, úkoly, povinnosti jsou sloni. Stádo slonů! Snažíte se je obejmout a donutit
k pohybu, ale sotva je zatáhnete za chobot, aby se zvedli, kleknou předníma nohama. A jakmile je
zvednete na přední, posadí se na bobek. A takhle to děláte den za dnem a týden za týdnem. Prosíte,
zlobíte se, ale sloni jsou stále na místě a větší a větší. Mimochodem, nechce se vám v pondělí ráno
vstávat do práce? Není divu, pokud na vás čeká slon a vy nevíte, kde vás dnes nakopne nebo štípne
chobotem. Jinými slovy kde se budete stresovat a co všechno stejně nestihnete… Jak dlouho vás to
bude ještě bavit? Jak dlouho vydržíte?...
Ale co když existuje způsob, jak slony zmenšit, naporcovat, jak to všechno zvládnout? Co když existuje
něco, co vás naučí všechno stíhat, přestat zapomínat a dostat vše pod
kontrolu? Co když je možnost, způsob, technika, jak bez zbytečného
zdržování se, zvládnout vše v polovičním čase a ještě se u toho cítit
dobře…
Přemýšleli jste někdy nad úspěšnými lidmi? Jak to dělají? Zvládají
tolik věcí najednou, vedou velké firmy, u toho mají často rodinu a
ještě jsou v klidu a vypadají úžasně a s úsměvem. Jaká používají
kouzla? Jaké nástroje? Kde se k nim dostali a kolik to stojí??? … Hm,
mnoho otázek…
Mám pro vás dobrou zprávu. Nejen že to nejsou kouzla a nejen že to není tajné, ale
dokonce je těchto pár každodenních kroků velmi snadných a může si je osvojit úplně každý. A mám
pro vás ještě lepší zprávu :o)) Je to úplně zdarma (tedy pokud se peněz týká) a tohoto e-booku.
Co vás to bude stát určitě? To bude vaše vůle všechny ty změny udržet při životě. Jak známo, bez akce
není úspěchu. Těch pár drobných změn se vám vryje pod kůži celkem rychle, vaším úkolem pak bude
je DENNĚ DĚLAT. Že vám to za to nestojí? Že máte své osvědčené triky jak slona obalamutit? Pokud
máte pocit, že jste úspěšní a nebo nechcete změnu, prosím, je to jen na vás. Ale než odložíte tento e-
book, zvažte následující.
Co s vámi bude, až slona naporcujete? Nejlepší bude, když vám popíši, co se stalo se mnou. A to jsem kolem slona chodil hóóódně dlouho…
1. Přestal jsem zapomínat – tak tohle je asi to nejdůležitější. Už si nemusím rvát vlasy v momentech, když už je
pozdě… :o(
2. Přestal jsem hledat – naprosto úžasné. Všechno na jedné hromadě a kdykoliv po ruce :o)
3. Rozjel jsem více projektů než kdykoliv před tím – pravdou je, že jsem jich rozjel až moc, ale děsně mě
to baví :o)) a teď soustavně pracuji na bodu 4.
4. Dokončuji !!! – tak tohle byl můj kámen na krku. Mnoho rozdělaného, nic hotového. Teď svou práci žeru :o))
5. Stíhám všechno !!! (co chci…) – Co nechci, nedělám. Tento bod souvisí i s asertivitou, naučil jsem se říkat NE :o)
6. Baví mě to a žeru to – tak jak jsem díky slonům svoji práci
nesnášel a často mě frustroval pohled na nedodělané hnijící
hromady, teď mi to jakoby zázrakem jde od ruky :o) Ikdyž nepořádek
v kanceláři je dvakrát tak velký. (Bod.č.3)
7. Dělám jen to, co chci – neplýtvám energií na nudné operativní
věci. Na ty si vyhradím krátký časový blok a sfouknu je co nejrychleji a
najednou. Většinou před a po obědě.
www.holcak.eu | www.poznani.net 4
Time management
8. Najednou přišel obrovský rozmach kreativity – přestal jsem používat mysl jako skladiště – už žádné,
„tohle ještě musím“ a „na tohle nesmím zapomenout“ a „kam jsem jen dal…“. Navíc se demence při změně
používání mozku kupodivu nedostavila1. Naopak, volné místo prakticky okamžitě zaplnily nové nápady, které se
hrnou stále víc a víc – až mám někdy problém s časem (tady se to váže k bodu č.5. a bohužel 4.)
9. Nápady chodí „samy“ a nemusím se nutit – tak tohle mě dostalo, i když je to někdy obtěžující – den má
jen 24 hodin – ale stačí použít pravidlo: dělám co mě baví a co mě nebaví, nedělám – bod č.5 (teda dělám, ale
v kontextech – bod č.7)
10. Hraju si – Popsané nástroje a Outlook zvláště, nejsou nic než hračka.
Barvičky, kontexty, značky, náhledy, posouvání, škrtání, tlačítka,
přesouvání a odškrtávání…
11. Mám přehled o všem a KDYKOLIV – a když říkám kdykoliv tak
neustále. Díky mobilu i v posteli, na záchodě a ve sprše (tam ho nosím v
igelitu :o)
12. Vždy mám po ruce seznam úkolů - Skončil jsem s přemýšlením co
dřív a tím chci říct, že se nemusím rozhodovat (frustrující, zbytečné,
zdlouhavé) – souvisí především s bodem 11. a 7.
13. Operativní věci neřeším – slon se v pravý čas připomene – Miluji Outlook a miluji Android. Díky jednoduché synchronizaci jsem
neustále v obraze a čas za mě řídí můj „otrok“ (promiň broučku :o)
14. Pracuji kdykoliv, kdy mám chuť nebo čas – Dříve jsem se budil kvůli nevyřešeným problémům celý
upocený a dnes se budím, protože se nemůžu dočkat, až budu tvořit… jsem takový magor, že jsem schopen vstát
v sobotu v 5 a jít do oběda do kanclu… Tohle se mi nestávalo. Čekal jsem u toho i pupínky, ale nic…
15. Cítím se absolutně svobodný – Popravdě? Prázdná hlava, absolutní klid a pohoda. Denně pár minut nad
přehledem toho co chci udělat a pak se všechny myšlenky soustředí jen na konkrétní cíl.
Ale co teď s vámi?
Jestli honíte lístečky s poznámkami po kapsách, pracovním stole, na ledničce, v šuplíku a píšete si
informace na druhou stranu vizitek, váš diář vypadá jako změť listů vytažená z balíku určeného pro
sběrnu starého papíru a stále tvrdíte svému okolí, že nestíháte, tak asi není vše, jak by mělo být. A
jestli ke všemu víte, že jste si to určitě napsali na žlutý post-it, jen ho najít… Pak taky víte, že vás to
stojí nemalé úsilí a mnohdy frustraci a lísteček se objeví za týden na místě, kde byste jej těžko hledali
a v čase, kdy už je stejně pozdě.
Ale popořadě !
Nejdříve poodstupte, a...
Naporcujte svého slona! Co chcete? Co je na zítřek nejdůležitějším2 úkolem? Co vás posune
nejdál? Co je tím největším kusem, který když neodříznete
(neuděláte), potáhne vás ke dnu? Najděte jej a šoupněte do diáře hned na ráno na první místo.
1 Častý dotaz účastníků mých workshopů, zda když všechno vypustíme z hlavy do „nějakého systému“
nezpůsobí to, že na nic nebudu myslet, demenci?… také častý dotaz na Alzheimera (…no, ten němec, co doma všechno schovává…) 2 Můžete použít třeba Paretovo pravidlo. Italský ekonom Vilfred Pareto zjistil, že 20% zákazníků přináší 80%
zisku. 20% času oblékáte 80% oblečení. 20% vašich aktivit přináší 80% výsledků atd. Ale také to vše obráceně - 80% zákazníků tvoří jen 20% zisku. Takže, kterých 20% činností, projektů, úkolů přinese 80% zisku?
www.holcak.eu | www.poznani.net 5
Time management
Pokud váháte, který že to kousek je nejzralejší k uříznutí a zpracování, sedněte si k listu papíru a tužce
a zahloubejte se nad vším. Co jste dělali včera? Kolik času vám to zabralo a jak to bylo důležité pro
váš posun? Co vám to přineslo? Zahrňte vše, čemu jste se věnovali. Od @ přes telefonáty, schůzky,
činnosti –psaní textů a dokumentů, smluv reporty, statistiky, prezentace a vytváření podkladů,
jednání s klienty a komunikace s kolegy, porady, ale také Face-book, Twitter a internet. Vše, co vám
vzalo nějaký čas. Později bude možné některé nejedlé odřezky vyhodit. Například hodinové brouzdání
na internetu vás moc daleko neposune, pokud nehledáte něco konkrétního. Když se ale nezastavíte a
neuvědomíte si to, nezjistíte, kde jsou vaše hnijící kousky.
Důležité Nedůležité
Napoprvé raději použijte tužku. Guma vám pak pomůže přesouvat položky podle toho, jak to vnitřně
cítíte, ale výsledkem by mělo být zařazení každé činnosti do jednoho ze sloupců a rozhodnutí, které
činnosti jsou pro vás důležité a které zbytečně zabírají váš čas. Možná
budete nemile překvapeni, když zjistíte jak je váš sloupec „Nedůležité“
velký.
www.holcak.eu | www.poznani.net 6
Time management
Bohužel se většinu dne věnujeme činnostem, které jsou pro nás naléhavé,
ale ne důležité a divíme se, proč se náš slon ani nehne. Často totiž
zjistíme, že porcujeme slona někoho jiného, hasíme cizí požáry, doháníme
termíny a náš vlastní slon leží na stole nedotknutý.
Je důležité alespoň kostru zítřejšího dne naplánovat večer. Nemělo by to
zabrat více než 10 minut. Hoďte na papír3 3-5 bodů, které vás zítra
čekají. Ještě lépe pak naplánujte týden dopředu (kapitola Naporcujte
svého slona!).
Nezapomeňte ! Plánování je jen 50% úspěchu, ta druhá
půlka je akce !!!
Rozpalte oheň Ráno jsme odpočatí. Co ráno uděláme za pár minut, bude nám s přibývajícím
časem trvat hodiny. Neotálejte. Vemte do ruky nůž, na krk zástěru a jděte. Začněte
ihned ráno! Uvidíte, jak vám to půjde od ruky.
Začněte tím, do čeho se vám vůbec nechce. Stoupněte do toho rovnýma nohama a jeďte. Nehledejte
způsob jak se toho zbavit, obejít to. Zabere to moře času a stejně to nakonec budete muset ještě pod
větším tlakem udělat. Odkládání není nejlepší způsob. Nečtěte hned po
ránu e-maily a nesurfujte po internetu. Před slonem neutečete. Čím
později začnete, tím bude větší a větší. Jděte do toho!!! A jestli k tomu
máte fakt tak velký odpor, použijte třeba metodu časových bloků
(kapitola: Když odpoledne slon přibere…)
Kam s tím stádem? Rozhodněte se, co chcete tento týden vyřešit. Který úkol vás
posune a je důležitý a kterým jen dočasně uhasíte plamínek
(naléhavý).
Rozhoďte své slony do týdenního přehledu a porcujte je podle
plánu. Včetně těch osobních. Váš život je jen jeden a patří do
něj i osobní i pracovní oblast. Navíc grafické znázornění vám
velmi pomůže udržet vnitřní klid a přehled4.
Osobně používám kombinaci seznamu úkolů a diáře, kam
zaznamenávám nejen schůzky, ale i pevné časové bloky na konkrétní projekty.
3 O sofistikovanějším způsobu později. Sám jsem tyhle životně důležité papírky občas ztratil. Katastrofa! Konec
světa! Slunko zhasínalo, vzduch se nedal dýchat! Nezbylo, než najít lepší způsob… 4 Někdy používám i Myšlenkovou mapu, která mi pomáhá se velmi rychle zorientovat. Hlavně pokud jsou
projekty široké a sahají k mnoha spolupracovníkům. Ale, jde ji použít na cokoliv.
www.holcak.eu | www.poznani.net 7
Time management
Operativu (drobnosti k vyřízení) plánujte AŽ PO práci na svém
dnešním slonovi. Ostatně znáte to, začnete ráno odpovídat na @
abyste večer odešli s pocitem, že jste dnes nic neudělali. Pokud to
otočíte a uděláte ráno nejdříve pořádnou porci svého slona (do
11:30 máte pro dnešek hotovo), máte o dobrý pocit postaráno.
Bude vám skvěle a žádný nahodilý @ už dnešní úspěch
nerozhodí. Rozhodněte se, že otevřete @ až po slonovi. A
vydržte to! Uvidíte, že se svět nezblázní. A pokud něco bude
opravdu hořet, ozve se vám telefon…
Až do týdne nastrkáte své slony, rozdělejte kolem nich ohýnky5.
Budou vás pálit a se slonem dříve pohnete. Ale bude vám skvěle :o)
Zvykl jsem si v pondělním dopoledni zmapovat své slony, doplnit páteční přípravu a naházet ty
největší porce do jednotlivých dní. Nejen že s nimi mohu v případě nenadálého požáru hýbat, ale
sloni už od pondělka váží méně. A pak už stačí se jen pustit do práce.
Plánujte maximálně 2/3 dne. Zbytek je pro nahodilé případy.
Pondělí Úterý Středa Čtvrtek Pátek Sobota Neděle
Dopoledne
Odpoledne
Večer
Rozložení je jen na vás. Nezapomeňte i na své osobní, oblíbené slony!6
PS: Pokud zrovna hledáte nějakou novou formu osobního plánování,
vyhraďte si jednoho slona v dopoledním bloku k přemýšlení nad různými
formami plánování. Papír nebo elektronika? Rozhodně lístečky a paměť
jako diář zavrhněte hned na začátku.
5 Ohýnky? - operativa, všechny ty drobné „musím“. Tady čtěte své @, telefonujte, procházíte připomínky,
zabývejte se nudnými reporty. Váš slon je naporcován. Dnes máte hotovo. Proberte s kolegy podrobnosti jejich úkolů, pomozte jim. …A zajděte si pro kafe.:o) 6 Slonem je třeba i středeční kurz finštiny nebo háčkování. Proč? Cokoliv co vás posouvá vpřed, k jakémukoliv
z vašich cílů, si zasluhuje být předem naplánováno a naporcováno.
www.holcak.eu | www.poznani.net 8
Time management
Ráno porcujte JEN svého slona Hledejte možnosti jak svůj projekt udělat co nejlépe. Soustřeďte se jen na konkrétního svého slona7
nebo jeho část (pokud jde o velký projekt o mnoha krocích). Jestli si chcete pochutnat, až bude
upečený, musíte se teď soustředit na svůj recept. Odehnat všechen obtížný hmyz a soustředit se na
opékání. Jedině tak bude kulinářský zážitek v budoucnu maximální. Jinak ho spálíte.
Pokud vás má projekt posunout, musíte jej udělat co nejlépe. Soustředit se na něj. Vyhradit si čas na
jednotlivé kroky, najít si pomůcky a uzavřít se do světa své koncentrace. Oznamte kolegům, že teď
nemáte čas. Až opadne vrchol vašeho dnešního soustředění, rádi budete k dispozici. Nakonec zjistíte,
že když nikdo neruší, stačí vám nikoliv plné 2,5 hodiny na každou porci, ale pár desítek minut.
Kdy je slon nejlehčí? Hned po ránu. Definice rána, je jen na vás. Ale když nebudete slona ráno zdlouhavě obcházet a
přemítat kde začít a popadnete ho tam, kde jste to včera naplánovali, bez problémů jej odtáhnete o
velký kus. Jinak, co vteřina váhání to kilo navíc. Ostatně, znáte
to? Když ráno přijdete do kanceláře a IHNED se pustíte do
práce, jak den ubíhá? Pokud se soustředíme na jedinou věc a
jdeme s energií do akce, vše se zázračně rozjede samo.
Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější
Denně máme jen 2 – 2,58 hodiny maximálního tahu našich
motorů. Jste plně soustředěni a tento čas přímo souvisí i s tím,
jak ho nastartujete. Já osobně využívám cestu do práce k přemýšlení nad rozhodnutím, co se mi vše
dnes podaří. Často usednu do židle tak, jak jsem přišel a zjistil jsem, že jakmile se rozjedu, mám
maximální tah. Kabát odkládám ani nevím jak, ale plně zaujat mým dnešním největším slonem často
udělám během první půl hodiny tolik, co jindy i za několik hodin.
Řekněme: denně 2,5 hod./max. = 12,5 hod./pracovní týden = 50 hod./pracovní měsíc = 600 hod./ rok.
Tedy nějakých 85 plných pracovních dní za rok za předpokladu, že budete mít maximální tah po dobu
plných 7 hodin9. S tím už se dá někam slona posunout :o)
PS: jen na okraj. Stejně pochybuju, že se vydržíte plných 7 hodin denně 100% koncentrovat a makat
jako šroub na maximální tah … :o)
7 Mým kontextem pro tyto slony je červený Focus Work. Zamčeno zevnitř, vypnutý @ a telefon. Neseženete
mě… Prostě jsem v pracovním rauši. Konec po 11 dopolední. Pak vyřídím nepřijaté hovory a jdu na oběd. 8 Jde o čas naší maximální koncentrace, kdy jsou tělesné funkce potlačeny. Čas se často projeví sám tím, že
pocítíme hlad. Všimněte si, že 2 – 2,5 hodiny nepotřebujete pít, jíst, čůrat a ani nic podobného. 9 Ta hodina je na udržování sociálních kontaktů a na váš „vedlejšák“- občas je potřeba ten hnůj z kanclu
vykydat.
www.holcak.eu | www.poznani.net 9
Time management
1 2
3
4
5
6
7
8
9
10
11 12 13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23 24
Neklonujte Slonoblouda! Máme jen tři krát osm hodin denně a faktem zůstává, že někdy prostě spát musíme… občas. Ať
chceme nebo ne, 6-8 hodin nám zabere naše maličkost sama. Když nebudete v klidu jíst… nevím,
nevím. Koupat bych se raději taky nepřestával a o návštěvě záchoda nemá smysl polemizovat,
protože plínky už a zatím ještě, asi nenosíte. No a sociální vazby také budovat musíme. Krom těchto
činností, které zaberou nějaký čas, ale máme i každodenní úkoly, se kterými něco dělat jde. Můžeme
je upravit, přeskupit a dělat v blocích – podobné činnosti spojovat a
zpracovávat najednou v daný čas.
Křivka biorytmu udává
hladinu našeho výkonu, tedy
mj. schopnost soustředit se
(vrcholy červené čáry).
Propad mezi 12 a 14 hodinou
je oběd a doba trávení.
Vrcholy máme většinou
během dne někdy10 dva a
jejich výšky mohou během
roku a života kolísat vlivem
mnoha okolností. Důležité je
vědět, že svou křivku máme
každý svou a že dopoledne
jsme na maximu. (Opět zvažte
co je pro vás dopoledne –
někdo je skřivan a někdo
sova.)
10
Pokud proflámujete víkend, pak bude v pondělí křivka vašeho biorytmu nejspíš v záporných hodnotách a vaší jedinou starostí bude přežít. I to je v pořádku. Občas je potřeba provést restart. Jen se někam ukliďte :o)
www.holcak.eu | www.poznani.net 10
Time management
Chybou však bývá snažit se dosáhnout hned několika (pracovních) vrcholů během dne. Často se
setkávám s lidmi, kteří chtějí udělat ze slona velblouda a k tomu multidromedára. Nějaký čas se to dá
zvládnout, ale dlouhodobě ne.
Zaznačte nyní do grafu rozdělení svého času během typického pracovního dne. Práce, jídlo, pochůzky,
nákupy, rodina, osobní čas a zamyslete se nad tím, co by šlo dělat jinak a kdy. Vezměte v úvahu svého
velblouda. Dělejte si poznámky a pozorujte, kdy se vám která činnost dělá dobře a kdy naopak nemáte
energii. Pak svůj pracovní program upravte. Nejspíše vám tento vědecký výzkum zabere pár dní.
Zavřete se v kuchyni a věnujte se JEN VAŠEMU slonovi!
Máte denně jen 2 – 2,5 hodiny absolutního soustředění. Tady pečete svůj kulinářský zázrak. Tady
se rozhoduje o vašem úspěchu.
Jestli s tím máte problém, vytvořte si Ordinační hodiny. Sdělte svým kolegům, že si s nimi dáte ranní
kávu později. Dohodněte se se zákazníky, že jim zavoláte před obědem. Pak ale nečtěte hned ráno
noviny a neotevírejte internet. Makejte. Co je nového ve světě se dozvíte i odpoledne a s případným
zahájením války na východě na vás stejně čekat nebudou. I @, které k vám dorazí, počkají. Pokud je
začnete číst hned ráno, nebudete porcovat SVÉHO slona, ale slona někoho jiného. Teď je váš čas.
Neřešte cizí problémy. Na @ bude prostor před obědem a zpravodajství můžete skouknout s plným
žaludkem. Stejně se vám nebude chtít nic dělat.
Porce na zítřek A co zítra? Začněte svůj den včera. Určitě byste neměli odejít
z práce dříve, než se rozhodnete co zítra. Rozhodněte se co
ano – co chcete a co ne – co počká. Stačí na to 2-3 minuty a
letmý pohled po pracovišti. Najděte si na konci pracovního
dne chvilku a přemýšlejte o tom, co chcete zítra zvládnout.
Rozhodněte se a ráno makejte jen na tom největším slonovi.
Neporcujte jich 10 najednou! Den má JEN 24 hodin a
zvládneme 1-2 velké věci a pár malých. Rozhodněte, která bude jako první. Přidělte jí čas a bez
odkladu se do ní hned ráno pusťte. To stejné s druhou a dalšími.
Nezapomeňte! Ty největší slony si dejte hned na ráno! Dejte každému svůj čas a dotáhněte ho, kam
až to půjde. Nebo od do, ale dodržte to! Na konci dne ucítíte tu radost :o)
PS: jen prosím, nečekejte, že tuhle tunu masa odtáhnete na kilometry daleko (velký projekt na
mnoho dní). S takovými plány se neposunete ani o píď. To vás zlomí. Raději plánujte centimetry a
možná budete překvapeni, když z toho budou metry. A nezapomeňte, zítra je taky den :o)
Když odpoledne slon přibere… Odpolední blok už není tak výkonný. Po obědě se nám nechce. Biorytmus velí svalit se někam do
křoví a … trávit. Slon je těžší než kdy jindy. Katastrofa. Nenuťte se. Stejně vám to nepůjde. Přemýšlet
www.holcak.eu | www.poznani.net 11
Time management
nad tím do čeho se mi chce a co teď hlavou nedám, je další ztráta času. Potřebujeme častěji pauzu,
myšlenky se dříve rozutečou a všechno trvá déle. Soustředit se po obědě je nadlidský výkon. Pokud
nepracujete s kontexty (bude o tom řeč v kapitole: Skladování slonů. (Kontexty)), pak vyberte rychle
cokoliv, co vás pálí a pusťte se do toho v časovém bloku.
Běžně používaný způsob když se vám nechce, je si pro sebe říct: „Dám tomu 15 minut a
pak se uvidí…“. V drtivé většině jakmile začnete, tak chcete mít úkol splněný. Jde tedy
především o to, oblafnout své já11. Tato pomůcka je povýšena na techniku s podporou
elektroniky. Stáhněte si aplikaci do mobilu (apka pro Android, ale pro WIN apod. bude
muset něco najít, určitě něco podobného existuje) a můžete začít.
O co jde? Jde o to, že spustíte časovač, který vám vymezí čas 25 minut a následných 5 minut pauzy.
Změňte pozici, protáhněte se, jděte na záchod, vypadněte si pro kafe. A znovu 25 minut bez
přerušení… Po 4 - 25-minutových cyklech je půl hodinová přestávka. Už tady si můžete pořádně užít
svůj PDVK12 :o) A znovu až do sedření. Tohle vás naučí makat i odpoledne!!!
Nejvíc toho naporcuji v pátek :o) Pátek je malá sobota. Často v páteční den odbíháme k myšlenkám co o víkendu. Neuspěchejte to.
Pátek je nejdůležitějším dnem vašich cílů a úspěchu. Jestli jste svého slona někam dotlačili, je potřeba
se ohlédnout, pochválit se, zkontrolovat směr a výmoly na cestě před vámi. Ujistěte se, že žádná z
porcí nehnije a do pondělka se určitě nezkazí.
Miluju páteční odpoledne. Vyhradil jsem si jej na zhodnocení
celého týdne a snažím se zkontrolovat každého slona. Ale
pátečním cílem je především zhodnotit, jestli jdu celkově
správným směrem. Jestli se posouvám. Je pravdou, že občas
najdu i nějakého toho zahnívajícího slona někde v rohu
kanclu, ale často také zjistím, že tento projekt udělal někdo
jiný, nebo to nebylo vůbec důležité a smažu jej. Celé
hodnocení mi nezabere více než dvě hodiny pracovní doby.
(kontext: Weekly Review, kapitola: Skladování slonů. (Kontexty))
Mým cílem tedy není co nejdříve vypadnout na sladký víkend. Chci si totiž nejen víkend užít, ale
hlavně se vrátit do kanceláře s pocitem, že vím, co a kdy budu během týdne porcovat, že mám vše
naplánované a plně pod kontrolou a především jdu správným směrem. Mé životní cíle jsou dnem
v kotlíku, ke kterému se chci prokousat a nehodlám při tom porcovat slony druhých. (kapitola: Kam
s tím stádem?)
PS: slona, kterého si v pátek nenaplánuji, vůbec příští týden neporcuji! Pokud se k němu náhodou
sejdou nějaké podklady nebo telefonáty a nehoří to, hned to chystám k pátečnímu rozhodnutí a pak
na příští týden… Výjimkou jsou opravdu velké požáry.
11
Jo, je to taková hra na kočku a myš, kdy se všemožně snažíte donutit k práci někdy i sadisticky a ono to nechce poslechnout. Zkuste to a vyhrajete :o) 12
PDVK = pocit z dobře vykonané práce
www.holcak.eu | www.poznani.net 12
Time management
Nechte slona být a jděte trhat KOPR13. Bez koření by to nebylo ono. A když vám to dneska nějak nechutná, vypněte, vypadněte, zmizte od
toho! Beztak byste jen překáželi.
Občas se nám nechce všem. Pokud si to jen trochu můžete dovolit a nechce se vám, flákejte se.
Doslova. Naplánujte si služební cestu do kina, obchodního centra, nebo se válejte na louce. Jsou dny,
kdy ať děláte, co děláte, nejde to. Nedaří se. Skvrny na slunci či co. Motory nenaskočí a se slonem ani
nehnete. Když to zjistím, vykašlu se na to. Omezím seznam úkolů (pár kliků v Outlooku) jen na to
opravdu nejnutnější (do 30´hotovo), zbytek přesunu a koukám na filmy,
abych na dotaz v telefonu sdělil, že mám právě velmi důležité jednání…
Zjistil jsem, že když si čas od času takto vyprázdním hlavu, udělám zítra
dvakrát tolik a bez námahy. Když to často neudělám, vleče se se mnou
tahle pachuť KOPRu i několik dní. Pokud si z toho uděláte zvyk a nebudete
odkládat podle hesla „zítra je taky den“, pak se Prokrastinace14 nemusíte
bát.
Skladování slonů. (Kontexty15) Líbilo by se vám, když něco hledáte, jen vědět, že jste si to zapsali? Bylo by pro vás užitečné, kdyby se
informace k danému tématu, předmětu, projektu, samy řadily, aniž byste je museli při zápisu pracně
zakládat a přemýšlet kam „to“ patří a později to stejně pracně hledat? Myslím, že je to sen nás všech.
Když doma porcujeme maso a ukládáme ho do pytlíků ke zmražení, popisujeme každý balíček fixou.
Jde o to, že až se časem změní v kus ledu, bude obtížné rozeznat, o co jde a co s tím. Zapomeneme.
Stejné je to s vašimi úkoly. V pohnutí mysli se rozhodnete začít velký projekt. Uděláte spoustu
poznámek, které vám najednou přišly na mysl a v tom vše zastavíte, protože musíte něco zjistit,
sehnat, ověřit, dělat… apod. A najednou uteče i několik týdnů, a když se v seznamu úkolů projekt
objeví znovu, marně si lámete hlavu, co že všechno jste
tam ještě chtěli a kde všechny ty poznámky jsou. Marně
vzpomínáte, dohledáváte podklady, které mezi tím
zapadly na spodek hnijící hromady, abyste projekt znovu
odložili, protože samo vzpomínání a hledání je
frustrující. Připadá vám to známé? Ztráta času. Špatný
pocit. Možná frustrace a možná nové rozhodnutí, že už
nikdy nebudete nic startovat.
Rozhodněte se, že každý kousek (úkol, poznámku,
nápad, informaci…) před uložením popíšete štítkem.
13
KOPR asi není třeba překládat. Ale pro neznalé cizince v našich lovištích jde o „Ku…(sprosté slovo) Odpor k PRáci“. 14
Prokrastinace je chronické odkládání. Více na Wikipedii. Mimochodem, slovo „zítra“ je jedno z nejhorších, které brání vašemu úspěchu (Self management a motivace) 15 Kontext označuje významovou souvislost slov, jevů, událostí.
www.holcak.eu | www.poznani.net 13
Time management
V papírové formě řízení času to bude znamenat pár barevných malých post-itů a fixu a v elektronické
formě se o to postará Outlook. Rozhodně ale musíte nejprve vymyslet názvy šuplíků v mrazáku a
polic v komoře.
Všimli jste si, že během dne provádíte opakovaně stejné činnosti specifické pro vás samotné i pro váš
obor? Asi hloupá otázka. Všichni občas koukáme na kolegy, jestli něco nedělají líp a pak krademe. Ale
tady je řeč o něčem větším. O způsobu, jak všechny své oblastí (pracovní i osobní) spojit do časových
bloků a vyřizovat je hromadně. Když totiž budeme řešit věci v blocích, tedy podobné v daný čas a
nebudeme zbytečně přemýšlet, co jsme to ještě chtěli, uděláme víc práce.
Pokud mi v kanceláři dojdou sponky do sešívačky a poběžím je hned dopoledne koupit, sebere mi to
minimálně hodinu nejvýkonnějšího času. Odpolední třídní schůzka mých dětí je další hodinovka.
Pokud ale obě činnosti spojím pod kontext „Někde něco“, případně „Ve městě“ apod. mohu vypustit
myšlenku na koupi sponek z hlavy a stačí, když si v momentě, kdy dorazím na třídní schůzky, otevřu v
telefonu můj kontext. Hned mám v ruce seznam všech činností, ze kterých vyberu ty, které jsou
v daný moment aktuální a vykonatelné. Malý nákupní seznam činností…
Pokud pracujete v nějakém elektronickém systému, na kontexty (nebo-li kategorie) je často už
pamatováno. Vytvořte je, přiřaďte jim barvy a můžete si začít slony třídit podle nich. Pokud jedete
v papírovém plánování, nakupte si barevné post-ity. Přiřaďte barvu činnostem, vytvořte si seznam
značek a zkratek a můžete si hrát. Pokud jste magoři jako já a chcete stíhat všechno, používejte obojí.
Jen si ujasněte barvy a symboly a naučte se používat zkratky (tabulka značek a zkratek ke stažení).
Zamyslete se nyní a vypište všechny situace, místa a lidi, se kterými se potkáváte.
Kontexty, které používám já, najdete ke stažení tady.
zákazníci Poslat @
Zatelefonovat Plánovat
schůzku
www.holcak.eu | www.poznani.net 14
Time management
Kuchyňské náčiní na jedna místa. (Inboxy) Ne, není to překlep. Skutečně budeme potřebovat víc míst, kde se nám vše bude sbírat.
Vytvořte si jedna místa, kam budete vše ukládat. Všechny nápady, poznámky, informace, termíny,
kontakty… VŠECHNO. Odpadne vám pak nejen čas zbytečného prohledávání, ale vše se bude
organizovat „samo“. Tím místem může být váš současný diář, nebo mobil či počítač16.
Je normální, že jsou věci, které do počítače nedostaneme.
Asi těžko budete skenovat každý doklad od tankování, abyste jej na konci měsíce vyúčtovali. To je
zbytečné. A stejně tak nebudete knihu, kterou potřebujete přečíst pracně převádět do elektronické
podoby, jen aby byla na jednom místě. Tady nám postačí poznámka s časem, který si vyhradíme na
její přečtení (zpracování) zavedená do diáře a kontext (např.ke kterému projektu se informace váže).
Zamyslete se a sepište si všechna místa, kam si ukládáte nějaké: paragony, složenky k zaplacení,
dokumenty k přečtení, lístky od čistírny, nákupní seznamy, termíny schůzek, vizitky, poznámky,
doklady od PHM, pozvánky, nápady a cokoliv dalšího. Do volného místa do kolečka uprostřed vepište:
„Moje Inboxy“. Inboxem je tedy rozuměno nějaké sběrné místo, cokoliv, kde máte něco ke
zpracování, vyřízení atd. Inboxem může být vaše lednička, kam pod magnetky strkáte složenky
k zaplacení, které vždy k 15. v měsíci vyřídíte najednou. Peněženka kde máte lístky od PHM a
parkování, brašna od notebooku, kde nosíte už měsíce papíry k přečtení a váš počítač, kde máte @
schránku a také kastlík na dokumenty na pracovním stole atd. Tohle všechno jsou vaše Inboxy.
Zmapujte je. Od kolečka s nápisem Moje Inboxy udělejte 5-7 čárek. Jako když kreslíte sluníčko. Na
konec každého paprsku napište svůj Inbox.
16
Osobně dávám přednost elektronice. Když nic, tak mi zapípá a umí sama vyhledávat.
Lednička s
magnety
www.holcak.eu | www.poznani.net 15
Time management
Dejte si na čas a snažte se sepsat opravdu všechny Inboxy. Pokud nebudou čárky stačit, přidejte. Ke
každému Inboxu můžete napsat, co do něj sbíráte. Ke svému sluníčku se vraťte za pár dní a
zredukujte své Inboxy na 5-7 maximálně. Uvidíte, že na mnoha místech máte stejné informace i
vícekrát.
PS: Na více než 7 místech hledat je nadlidský výkon. Teda, pokud si ve frustraci nelibujete.
Rozhodněte se, že odteď budete vše dávat JEN do těchto svých 5-7 Inboxů. Nepovalujte doklady od
benzínu všude možně. Opravdu je strčte do svého papírového diáře k danému měsíci... Ušetříte si čas
na konci měsíce, až se vám „zase nebude chtít psát cesťák“. Tentokrát už totiž nebudete zažívat
frustraci z hledání. A špatný pocit z toho, jestli mám všechny účtenky, bude minulostí.
Pracujte, když vás to baví. Všiml jsem si, že i když trávím čas s rodinou, naskakují mi myšlenky a nápady týkající se práce. Stejně
tak dostanu často v noci nápad a často se slibem, „že tohle si do rána zapamatuji“ usnu, abych pak
trávil den přemýšlením nad „oním super nápadem“. Ale tomu je naštěstí konec :o)
Ať chcete nebo ne, je práce součástí našeho života a nelze ji oddělit. V práci přemýšlíme nad
soukromými věcmi a doma se zabýváme myšlenkami na práci. Šťastni ti, kdož tvrdí že se
zabouchnutím dveří kancelář nechávají obsah uvnitř. - Stejně jim nevěřím. Vyzkoušel jsem to.
Protože pracujeme NON-STOP (souhlaste nebo ne). I u těchto myšlenek lze v klidu relaxovat, nebo se
věnovat rodině… Jak? Právě díky technologiím máte stále u sebe chytrý telefon. Pak stačí zadat
myšlenku, nápad, úkol… do telefonu, přidat zítřejší datum a dál se tím nezabývat.
Vždy z něj něco vypadne
Data jsou na jediném místě. Už teď šetříte čas. Nelamte si hlavu cestou z oběda, čím začnete, pokud
máte plán. Stačí se jen zeptat. Otevřete příslušný kontext podle situace nebo řešené oblasti a máte
všechna data pohromadě. Slon se o vás postará. Rozhodně vás nenechá zahálet, pokud nebudete
sami chtít.
GTD a Outlook přináší ještě jednu změnu. Mohu pracovat kdekoliv. Ve výtahu, na křižovatce v zácpě,
s manželkou na nákupu. Tedy, když se mi chce. I jediný zařazený úkol, nápad nebo poznámka je
posun vpřed.
Poděkování a rozloučení na závěr A komuže za to všechno vděčím? Nejprve bych rád vyzvedl svoji Lenost. Ta se mě tolik natrápila, že
jsem prostě musel najít způsob, jak se ještě víc flákat. Hnijící hromady dokumentů, projektů a
termínů a všeho toho „musím“, mě nakonec dotlačily, abych hlavně pro sebe, objevil GTD… Děkuji :o)
Na druhém místě je to David Allen a právě jeho metoda GETTING THINGS DONE (GTD) a veškerá
literatura ke GTD, ZTD a dalším …TD. Ostatně spoustu …TD literatury a zdrojů najdete také na našem
e-shopu www.poznani.net a v mém blogu www.holcak.eu/blog
www.holcak.eu | www.poznani.net 16
Time management
Vlastík Holčák lektor | trenér | kouč
a poslední dobou taky spisovatel [email protected]
Mé obrovské díky patří také všem vám, skvělým účastníkům mých workshopů, protože jste mi svými
dotazy pomohli hledat odpovědi i tam, kam bych se jinak ani nepodíval a vypracovat a přizpůsobit tak
nejen pro sebe tento skvělý čas řídící mechanismus. Děkuji :o)
Dále pak Tomáši Hůlkovi a jeho ADK (je výkonným ředitelem) a bez nějž bych si nezačal s časem hrát.
Papírové ADK bylo a je mým koníčkem a stále jej vedle
elektroniky používám. Díky Tomáši :o)
A pak všem, které jsem studoval v oblasti všech těch
managementů. Hlavně: motivace, úspěchu, osobního rozvoje. O
nich na některém z mých workshopů nebo v příštím e-booku.
A mé speciální díky patří Billu
Gatesovi17. Bille, moc díky, bez tebe
bych tohle určitě tak snadno
nenapsal.
V neposlední řadě patří můj dík i Robertu Němcovi, protože ten ve svém
„jednoduchém“ Time managementu použil skvělý bod: „Umět se na to
v pravý čas vy… vykašlat“. Ale o těchto a dalších nápadech, technikách a
postupech Jak řídit čas, bude další e-book na téma řízení času. A už je
zčásti hotov. Tohle je náhled :o)
A … také Vám všem čtenářům a zájemcům, kteří máte chuť a snahu (nebo
lenost :o) něco dělat, protože to jsou hlavní motivátory, které vám pomohou se dostat dál.
Takže ahoj a někdy příště na workshopu :o)
Kde co najdete?
Termíny workshopů, webinářů apod. najdete na www.holcak.eu/...
Články, videa, informace i ke stažení ZDARMA, pomůcky, udělátka a nápady na
www.holcak.eu/blog nebo na www.poznani.net
A pokud po mě něco chcete, napište mi. Budu vás mít v GTD Outlooku a jestli se mi bude chtít,
odpovím vám – musím totiž předně zvážit, kterého slona a kdy budu porcovat. Jestli toho svého,
nebo toho vašeho :o)
Jo a mimochodem, kdybych si nevybral tohohle slona, nenaporcoval ho a po malých porcích každé
ráno neuvařil, tak asi teď tenhle e-book budete jen těžko číst :o)) (…To je jen malá inspirace na
závěr pro vás :o)
Jestli se vám tento e-book líbil, napište mi pochvalu
do blogu. A jestli ne, nic nepište a zapomeňte na to
:o)
17
Bill Gates je zakladatelem a majitelem společnosti Microsoft a mé díky patří jeho systému Windows a Office do jehož rodiny patří mj.Word, Outlook a další, o kterých tento e-book také je.
www.holcak.eu | www.poznani.net 17
Time management
Recept na slona bez
KOPRové omáčky (pro alergiky na KOPR)
1. Poodstupte od svého stáda. Sepište si své slony a určete, kteří jsou pro VÁS důležití. Co
vás posune vpřed a co ne? Co je a co není důležité. Které činnosti vám přinášejí největší efekt a které minimální. Použijte Paretovo pravidlo.
2. Rozhodněte se především porcovat SVOJE slony. Až uděláte kus práce na svém projektu,
můžete se odměnit prací pro kolegu nebo pročtením internetového zpravodajství. Výkon si zasluhuje malou odměnu.
3. Denní porcování plánujte včera. Neodcházejte z práce, dokud nemáte program na zítřek. 3-5
bodů co vás čeká. Do 2 minut hotovo a pokud možno si je zapište do diáře!!!
4. Plánujte porcování na celý týden a graficky. Podívejte se na svůj celý týden z nadhledu.
Zaznačte nejdůležitější a největší slony, termíny a schůzky. Operativu až potom.
5. Největší a nejtěžší porci na ráno. Dodržte svůj závazek a pusťte se HNED do toho. Čas vám
rychle uteče a budete koukat, co všechno stihnete.
6. ZAČNĚTE IHNED RÁNO! Bez okolků se zavřete v kuchyni, sedněte a jděte do toho!!! Tohle je nejdůležitější!!! Když prudce sešlápnete plyn, pojede to hodně rychle a budete v cíli první. Po obědě můžete řešit rutinu. Nebo se flákat, případně začít s něčím novým.
7. Kdy jste nejvýkonnější? Zamyslete se nad svým biorytmem. Týden pozorujte, kdy vám
jde práce nejlépe. Od ruky. Sama. Zaměřte se na tyhle bloky maximální výkonnosti a soustřeďte sem největší slony.
8. Odpoledne je porcování nejtěžší. Zkuste třeba „časové bloky“. Stáhněte si apku do
telefonu, natáhněte budíka. Buďte na sebe přísní. 25 minut práce a 5 minut pauza. 4x za sebou a pracovní doba uteče jako voda. A nejspíš vás to začne i bavit, až zjistíte, kam jste se posunuli. :o)
9. Milujte pátky odpoledne. Když se v pátek ohlédnete, uvidíte, co všechno jste zvládli. Budete ze
sebe mít dobrý pocit. A pokud ještě zkusmo rozhodíte do diáře i příští týden, budete mít nádherný a klidný víkend. Budete se dobře cítit :o)
10. Všechno na jedna místa. Vytvořte si Inboxy a udržujte je prázdné a čisté. Sepište si své
Inboxy a rozhodněte se dávat vše na svá místa nebo vložit informaci do svého diáře. Po čase budete překvapeni, jak málo hledáte. A vše je tam, kde to má být.
11. Skladujte tak, ať se vám nic nezkazí. Zvykněte si při odkládání porce k ní hned přibalit barevný lísteček (kontext). Přiřaďte kontext každé informaci, každému @, každému
nápadu. Zpracovávejte v blocích a budete překvapeni nad svým výkonem. Barva lístečků je pro mozek čitelnější než zdlouhavé pročítání toho, co s tím máte udělat. Jednomu úkolu můžete přiřadit libovolné množství kontextů.
12. Občas se na to vykašlete. Svět se nezblázní. Krátký
odpočinek během pracovního týdne zázračně zvýší váš výkon.
Dobrou chuť :o)
