Plánování projektů pomocí MS Project

lektor Pavel Škvor

Cíle kurzu

Hlavní cíl Osvojit si základní znalost problematiky plánování

projektů v programu MS Project

Dílčí cíle Získat základní představu o problematice

projektového plánování a řízení Seznámit se s aplikací MS Project jako s

nástrojem pro plánování projektů Na praktických cvičeních si osvojit probíraná

témata

Obsah kurzu

Úvod do teorie projektování (základní pojmy, názvosloví)

Vytváření projektů v prostředí MS Project úkoly, vazby, zdroje, časová omezení,

kalendáře, náklady,… Ladění projektu

přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza nákladů, …

Případová studie

Osnova kurzu

Rozsah 1 den Úvod do teorie projektového plánování a

řízení Proniknutí do práce s úkoly a termíny Zvládnutí problematiky práce se zdroji a

náklady Kontrola a ladění projektu

Agenda kurzu

Předpokládané znalosti: základní znalost ovládání prostředí

MS Windows práce s MS Office

Způsob výuky interaktivní prezentace

Administrativa přestávky, apod.

Představení

Vzájemné představení

Vaše jméno + jak Vás oslovovat pracovní pozice - čím se zabýváte zkušenost s řízením projektů / MS Project očekávání od semináře

Projektové řízení

Minimum nutné teorie

Co je cílem plánování?

„Plány nejsou vytvářeny proto, aby se dodržely“

Plánování je nutné proto, abychom věděli, co je třeba udělat

Plánování se využívá pro sestavení odhadů a rozpočtu

Plánování je zaměřeno na odstranění nejistoty

Plánování je nástrojem pro řízení

Aspekty plánování

Plánování obecně zahrnuje aspekty jako: cíle organizace možné způsoby jejich realizace vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti výběr alternativ způsob, kterým je vybraná alternativa

uskutečňována rozvržení času a přidělení potřebných

prostředků

Strategické plánování

(dlouhodobé – řádově desítky let a více)

definice strategických cílů organizace možné způsoby jejich dosažení vnější a vnitřní činitelé výběr alternativ

Taktické plánování

(střednědobé – řádově měsíce až roky)

způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována

přidělení potřebných zdrojů rozvržení času

Operativní plánování

(krátkodobé – řádově dny až měsíce)

evidence volného času koordinace schůzek

Postup plánování

Strategické plánování definuje potřebné projekty. Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním,

kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly. Řešení každodenních problémů je věcí operativního

plánování.

Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí činnosti.

plánování projektů=taktické plánování

MS Project je nástroj určený k taktickému plánování

Co je to projekt?

„Projekt je dobře definovaná posloupnost činností, která má určen začátek a konec, je zaměřena na dosažení nejistého cíle a je uskutečňována pomocí zdrojů – lidí, prostředků“

„Projekt je specifická nerutinní akce, která proto vyžaduje plánování.“

„Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje plánování.“

Elementy plánu projektu

tasks (úkoly) vyžadují čas a zdroje specifickým typem úkolu je milestone (milník)

resources (zdroje) lidé, vybavení, místa, materiál, …

assignments (přiřazení) přiřazení zdrojů úkolům

Proces plánování projektu

Vytvoření a uspořádání plánu projektu – rozdělení plánové činnosti na jednodušší elementy

Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do

projektu – odhad potřeb Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání

se skutečnými možnostmi Úpravy a ladění plánu Řízení projektu - monitorování a trasování plánu Tiskové výstupy a zprávy

Definice projektových cílů

„Trojimperativ“ definuje projekt! Specifikace provedení Náklady (finanční rozpočet) Čas (časový plán)

Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro zadavatele nejdůležitější.

Změní-li se libovolná z těchto podmínek, ovlivní to minimálně jednu podmínku další.

Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní využít efektivnější zdroje.

Elementy plánování projektu

Hierarchická struktura činností - WBS Časový harmonogram Zdroje projektu Plánování rozpočtu Rizika a rezervy Úpravy a ladění

WBS

Work Breakdown Structure = hierarchická struktura činností

Slouží k rozdělování projektu do činností Má většinou formu diagramu/struktura Možno využít diagramy z MS Visio!

Proces řízení projektu

Definování Definování projektových cílů

Naplánování Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu

Vedení Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů

(práce bude vykonávána včas a efektivně) Sledování (monitorování) + aktualizace plánu

Kontrola stavu, odchylky + korekce Ukončení

Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření všech prací na projektu.

Techniky zobrazení plánu

atomy: tasks + resources + assignments Gantt Charts (Ganttovy diagramy)

podle Henryho Gantta (původně nazývány sloupcové grafy)

PERT Diagramy (síťové diagramy) Program Evaluation Review Technique;

vyvinuta na zakázku pro armádu MS Project používá upravené varianty těchto

obecných technik

začátek

A

B

čas

Plánování podle Gantta

konecúkol

vazba

Plánování podle PERT

13.3.2000 17:0010.3.2000 8:00

A

B

14.3.2000 8:0015.3.2000 17:00

číslodélka

začátek

konec úkol

vazba

12 4d

13 2d

CPM

CPM (Critical Path Method) je metoda k hledání kritické cesty v grafu.

Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta mezi začátkem a koncem grafu.

Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na kritické cestě. Změna doby trvání kritického úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.

MS Project

Nástroj pro podporu plánování a řízení projektů

Možnosti MS Project

sada nástrojů pro vytváření, zobrazování a trasování plánů

projektů sledování nákladů, využití zdrojů a času podporu komunikace v projektu vyhodnocení a analýzu projektu

modifikovatelný vzhled otevřený produkt (makra ve Visual Basic)

MS Project: Lekce 1

Základy ovládání

Základy ovládání MS Project

spuštění MS Project význam prvků okna MS Project jak získat nápovědu použití šablon ukončení MS Project

Práce se zobrazeními

zobrazení je způsob prezentace projektových dat

pro každý druh práce na projektu potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení

každé zobrazení prezentuje stejná data (úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru

MS Project: Lekce 2

Příprava projektového souboru

Nastavení souboru projektu

založení nového projektu Vložení základních informací o projektu

informace o souboru informace o projektu

vložení dalších informací o projektu nastavení implicitních voleb nastavení pracovní doby

uložení projektového souboru

Vložení informací o souboru

SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI zde je možné vyplnit příslušná pole

informacemi o projektu Název Předmět Autor Manažer Komentář ...

Vložení informací o projektu

PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU Jak budeme náš projekt plánovat?

od začátku od konce

Vyberte v položce Plánovat od jak má být projekt plánován

Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum dokončení projektu

Nakonec vyberte Kalendář projektu

Nastavení implicitních voleb

SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ Formát data Formát měny

počet desetinných míst symbol měny

...

Změna pracovních dní a pracovní doby PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT

PRAC.DOBU Zvolte požadovaný kalendář Vyberte dny které chcete změnit

Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod. Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin

a nastavte Použít výchozí Mimopracovní (nepracovní) čas Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)

Uložení souboru

ruční uložení Soubor/Uložit jako (../Uložit)

nastavení automatického ukládání Soubor/Možnosti/Ukládání

MS Project – uložené informace

Informace ukládané o plánu projektu: Projektová data

seznam úkolů (tasks) seznam zdrojů (resources) seznam přiřazení zdrojů k úkolům

(assignments) Projektové nástroje

kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,...(Soubor/Organizátor)

MS Project: Lekce 3

Základní práce s úkoly

Základní práce s úkoly

Vložení úkolu Přidání poznámky k úkolu Odstranění úkolu Přesun úkolu

Vložení úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který

chcete nový úkol vložit do příslušného sloupce zadejte Název úkolu ENTER (+automaticky se doplní další

informace k úkolu)

Přidání poznámky k úkolu

Poklepejte dvakrát na úkol Informace o úkolu / Poznámky Zapište text poznámky (může být i

formátovaný)

(GANTTŮV DIAGRAM) Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v

prvním sloupci („i“ - Ukazatele)

Odstranění úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit klávesa Delete

Přesun úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) Kliknutím na pole s identifikačním číslem

vyberte úkol, který chcete přesunout Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol

přesouvat Metodou „Drag and Drop“ přesuňte úkol

(čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)

MS Project: Lekce 4

Osnova projektu

Osnova projektu (Outline)

Co je to osnova?

Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů Zobrazování/skrývání podřízených úkolů Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol

projektu

Práce s osnovou

Vytvoření osnovy – seskupování úkolů Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu

skrytí/zobrazení dílčích úkolů ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA

doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu projektu NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT /

ZOBRAZIT ČI SKRÝT

Další možnosti práce s úkoly

Změna doby trvání úkolu (Duration) Změna úkolu na milník (Milestone) Vytvoření opakovaného úkolu

(Recurring Task)

MS Project: Lekce 5

Zahrnutí času do projektu

Zanesení času do úkolů

časové jednotky pro plánování úkolů doplnění plánu o milníky závislosti mezi úkoly - Propojení výchozí časy zahájení/dokončení konečné termíny omezení úkolů použití různých kalendářů

Jednotky pro plánování doby trvání

SOUBOR / MOŽNOSTI / PLÁN pracovní jednotky - plánované dle pracovní

doby: minuta „m“ hodina „h“ den „d“ (1d=8h) týden „t“ (w) (1t=40h) měsíc „měs“ (mo) (1měs/mo=20d)

Milníky

důležité momenty v plánu vytvoření milníku

vložit úkol s nulovou dobou trvání ÚKOL / VLOŽIT / MILNÍK

vytvoření milníku s nenulovou dobou trvání vložit úkol s nenulovou dobou trvání nastavit úkol jako milník

Informace o úkolu / Upřesnit / Označit úkol jako milník

MS Project: Lekce 6

Závislosti mezi úkoly

Závislosti mezi úkoly

Co jsou to Propojení (Links)?

vytvoření Propojení mezi úkoly zrušení Propojení mezi úkoly úpravy Propojení mezi úkoly nastavení prodlev a typů Propojení

Propojení úkolů

časovou návaznost dvou úkolů definuje jejich vzájemné propojení – způsob jakým jeden úkol ovlivňuje druhý úkol ovlivňující (řídící) je nazýván předchůdce ovlivňovaný úkol (závislý) je nazýván

následník propojení určuje, za jaké podmínky může

následník začít nebo skončit ve vztahu ke svému předchůdci

Typy vazeb

FS (Finish-Start) - základní typ vazby dokončení předchůdce rozhoduje o zahájení

následníka SS (Start-Start)

zahájení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka FF (Finish-Finish)

dokončení předchůdce rozhoduje o dokončení následníka

SF (Start-Finish) zahájení předchůdce rozhoduje o dokončení

následníka

Vytvoření vazby mezi úkoly

(GANTTŮV DIAGRAM) V tabulce vyberte dva nebo více úkolů, které

se mají propojit (při nesouvislém výběru více úkolů je nutno držet stisknutý Ctrl) ÚKOL / PLÁN / PROPOJIT ÚKOLY

Zrušení propojení mezi úkoly

(GANTTŮV DIAGRAM) v tabulce vyberte úkoly, které chcete rozpojit

ÚKOL / PLÁN / ROZPOJIT ÚKOLY

Uspořádání úkolů v projektu

Změna typu propojení (Task type) mezi úkoly Přidání Náskoku (Lead) a Prodlevy (Lag) do

rozvrhu úkolů Nastavení Omezení úkolu (Constraint type)

Změna vazby mezi úkoly

(GANTTŮV DIAGRAM) Poklepejte dvakrát na vazbu mezi úlohami –

otevře se formulář Závislost mezi úkoly V okénku Type vyberte požadovaný typ

propojení (FS, SS, FF, SF)

Náskok a Prodleva

Náskok (lead) – Př.: podlaha se může začít pokládat když je topení z 50% hotovo (zadá se jako Prodleva –50%)

Prodleva (lag) – Př.: druhá malba může začít až řádně uschne první (zadá se např. jako Prodleva 2ed)

Přidání Náskoku a Prodlevy

(GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol

Informace o úkolu / Předchůdci v políčku Prodleva vyplňte „Náskok“

(zápornou hodnotu) nebo „Prodlevu“ (kladnou hodnotu) doby trvání nebo prodlevy nebo jako procenta z trvání předchozího úkolu

Jednotky doby prodlevy

„uplynulé“(elapsed)- plánované bez ohledu na pracovní dobu: minuta „um“ (em) hodina „uh“ (eh) den „ud“ (ed) (1ud=24uh) týden „ut“ (ew) (1ut=7ud) měsíc „uměs“ (emo) (1uměs=30ud)

nepoužívat pro úkoly s naplánovanými pracovními zdroji !!

MS Project: Lekce 7

Omezení úkolů

Varianty časových omezení úkolu

Konečný termín úkolu (Deadline) Typ omezení úkolu (Constraint type) Kalendář úkolu (Task Calendar)

Nastavení konečných termínů

(GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol

Informace o úkolu / Upřesnit

Konečný termín zadejte Konečný termín pouze zobrazuje výstrahu při překročení

zadaného data

nedochází k přeplánování úkolu

Nastavení časových omezení úkolu (GANTTŮV DIAGRAM) dvakrát klikněte na úkol

Informace o úkolu / Upřesnit

Typ omezení úkolu v políčku Typ omezení vyberte ze seznamu pokud jste nevybrali pružný typ omezení, vyplňte

ještě Datum omezení

přímo ovlivňuje plánování úkolu nastaví zahájení/dokončení úkolu na zvolené datum

Omezení úkolu (Constraint type)

Co nejdříve – zahájit úkol co nejdříve Co nejpozději – zahájit úkol co nejpozději Dokončit po – ukončit úkol až po uved. datu Dokončit před – ukončit úkol před uved. datem Musí být dokončen – ukončit úkol k uved. datu Musí být zahájen – zahájit úkol k uved. datu Zahájit po – zahájit úkol až po uvedeném datu Zahájit před – zahájit úkol před uvedeným datem

Použití omezení úkolů

Pružné (výchozí nastavení - nekonfliktní) Co nejdříve/nejpozději

Omezené (konfliktní dle použití) Zahájit/Dokončit před dnem Zahájit/Dokončit po dni

Pevné (vždy konfliktní - vyhýbat se !!) Musí být zahájen/dokončen

Základní práce s kalendáři

ve výchozím nastavení obsahuje MS Project tyto tři Základní kalendáře: Standardní, „Noční směna“ a „24 hodin“

vytvoření nového Základního kalendáře PROJEKT / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU

práce s organizátorem SOUBOR / ORGANIZÁTOR

přejmenování kalendáře odstranění kalendáře kopírování kalendáře do jiných souborů

Použití Kalendáře úkolu

implicitně se všechny úkoly řídí kalendářem projektu PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU

pokud chceme úkol plánovat dle specifické pracovní doby, je třeba nejprve vytvořit nový Základní kalendář

přiřazení Základního kalendáře úkolu ÚKOL / VLASTNOSTI / INFORMACE / UPŘESNIT

MS Project: Lekce 8

Opakované úkoly

Vytvoření opakovaného úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) Vyberte úkol, před který se má opakovaný úkol

vložit ÚKOL / VLOŽIT / OPAKOVANÝ ÚKOL

vyplňte Název úkolu a Dobu trvání v části Způsob opakování vyberte interval

opakování v souvislosti se zvoleným Kalendářem podle intervalu potom zvolte frekvenci opakování nakonec určete Rozsah opakování zadáním dat

Zahájení a Konce nebo Počtu výskytů

Další k opakovaným úkolům

vytvoření opakovaného úkolu způsob opakování

vybraný den určuje konkrétní výskyt úkolu rozsah (začátek/konec, počet výskytů)

určuje počet výskytů opak.úkolu hodina u začátku určuje hodinu zahájení úkolu

úprava opakovaného úkolu poklepat na opakovaný úkol změnit nastavení

MS Project: Tipy

Užitečné tipy k plánování

Přizpůsobení zobrazených údajů

ZOBRAZENÍ / DATA Zvýraznění připravené Filtry Seskupování

automatické filtry „zobáček“ v názvu sloupce tabulky

MS Project: Lekce 9

Práce se zdroji

Práce se zdroji

typy zdrojů vytvoření seznamu zdrojů přiřazení zdroje k úkolu odebrání zdroje z úkolu

Typy zdrojů

pracovní (jednotky / procenta) vykonávají práci na úkolech sledujeme vytížení a pracovní dobu

materiálové (jednotky) položky používané při práci na úkolu sledujeme pouze počet použitých jednotek

náklady obecné náklady – poplatky apod.

Vytvoření seznamu zdrojů

(GANTTŮV DIAGRAM) ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE

do sloupce Název zdroje zadejte Název zdroje

takto vytvořte seznam zdrojů, které máte pro projekt k dispozici nebo předpokládáte, že je budete potřebovat

Doplnění dalších informací o zdrojích

ZDROJ / ZOBRAZENÍ / SEZNAM ZDROJŮ vyplňte další klíčové informace:

Typ zdroje pracovní zdroje

Kalendář, Max.počet materiálové zdroje

Popisek (použitá jednotka)

Přiřazení zdroje k úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit

ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE ve sloupci Název vyberte zdroj který chcete k

úkolu přiřadit a zapište počet Jednotek stiskněte tlačítko Přiřadit nebo Enter

vyberte jiný úkol a pokračujte v přiřazování

Odebrání zdroje z úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit

ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE ve sloupci Název vyberte zdroj, který chcete

odebrat nebo nahradit stiskněte tlačítko Odebrat nebo Nahradit v případě Nahrazení vyberte zdroj, kterým

nahrazovaný zdroj nahradíte

MS Project: Lekce 10

Výpočet množství práce na projektu

Práce na projektu

přiřazováním zdrojů k úkolům vytváříme tzv. přiřazení (assignments)

každé přiřazení má řadu vlastností mezi hlavní z nich patří práce (work) ve výpočtu Práce hrají klíčové role hodnoty

Doby trvání a Jednotky přiřazených zdrojů

práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h)

h – hodina č – člověk čh – „člověkohodina“

Typy úkolů

při přepočítávání hodnot úkolu vždy jednu hodnotu zadáváte, druhá je fixována (nastavena jako Pevná) a zbývající dopočítává MS Project

z výše uvedeného vyplývají tyto tři typu úkolů: pevná Práce – měníte jednotky či dobu, celkový

objem práce na úkolu se nebude měnit pevné Jednotky – měníte práci či dobu, nebude se

měnit počet jednotek zdroje přiřazených k úkolu pevná Doba trvání – měníte jednotky či práci, doba

trvání úkolu se nebude měnit

Práce řízená úsilím (Effort driven)

každý z úkolů také může či nemusí být „řízený úsilím“

tato volba se projeví pouze v momentu přiřazení/odebrání nového zdroje, nikoli při přepočítávání hodnot již přiřazených zdrojů pokud úkol je řízený úsilím, budou hodnoty

přiřazených zdrojů při změnách přiřazení přepočítávány

pokud úkol není řízený úsilím, dojde ke změnám přiřazení zdrojů bez přepočítání stávajících hodnot

Řízení práce zdroje na úkolu

(GANTTŮV DIAGRAM) v tabulce Ganttova diagramu vyberte úkol ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI

kliknutím myší vyberte spodní část pohledu (Formulář úkolů)

zde se provádí změny Typu úkolu, Řízení úsilím a Přiřazení zdrojů

MS Project: Lekce 11

Pracovní doba a kalendáře

Kalendáře

MS Project rozeznává celkem tři typy kalendářů: kalendář projektu

(výchozí kalendář pro všechny úkoly) kalendář úkolů

(každý úkol může mít specifický kalendář) kalendář zdroje - každému zdroji lze

přiřadit specifický kalendář upravovat pracovní dobu přiřazeného kalendáře

Pracovní doba úkolů

úkoly se přestávají plánovat dle Kalendáře projektu (výchozí nastavení) pokud: přiřadíme úkolům zdroje – úkoly se začnou

plánovat dle pracovní doby jednotlivých zdrojů přiřadíme úkolům specifické kalendáře

- 2 varianty: plánovat dle kalendáře úkolu a respektovat

kalendáře zdrojů plánovat dle kalendáře úkolu a ignorovat

kalendáře zdrojů

Přiřazení kalendáře ke zdroji

(SEZNAM ZDROJŮ) vyberte zdroj, kterému chcete zaměnit

Základní kalendář ve sloupci Základní kalendář vyberte

kalendář, jehož pracovní doba se stane výchozí pro daný zdroj

Změna pracovní doby zdroje

poklikejte myší na zdroj ZDROJ / VLASTNOSTI / INFORMACE

změňte pracovní dny a pracovní dobu

PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU v políčku Pro kalendář vyberte zdroj pro který

chcete měnit nastavení pracovní doby změňte pracovní dny a pracovní dobu

MS Project: Lekce 12

Doplnění nákladů

Typy nákladů

pevné náklady pevné náklady na úkol - náklady počítané na

úkol bez ohledu na dobu trvání úkolu(zadávané přímo jako Pevný náklad úkolu nebo jako Nákladový zdroj)

variabilní náklady náklady na zdroje – vypočtené dle přiřazených

jednotek, vztažené na jednotku doby trvání nebo zdroje

náklady za použití zdroje

Přiřazení pevných nákladů úkolům

(GANTTŮV DIAGRAM) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Náklady

do pole Pevné náklady zapište fixní náklady úkolu

pole Nabíhání pevných nákladů udává cashflow (kdy bude náklad při realizaci projektu započítán)

Doplnění výchozích nákladů zdrojů

(SEZNAM ZDROJŮ) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Zadávání doplňte pole tabulky výchozími informacemi o

nákladech zdrojů

Doplnění speciálních sazeb zdrojů

(POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ) PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Náklady PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Tabulka

nákladových sazeb poklepejte na zdroj

Informace o zdroji / záložka Náklady doplňte pole jednotlivých tabulek B až E

specifickými informacemi o nákladech slouží pro nastavení speciálních sazeb zdrojů

Přiřazení sazeb zdrojů úkolům

(POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ) poklepejte na úkol INFORMACE O PŘIŘAZENÍ / OBECNÉ

vyberte v poli Tabulka nákladových sazeb odpovídající písmeno(slouží pro odlišení sazeb zdrojů pro různé úkoly)

Zobrazení celkových nákladů

(GANTTŮV DIAGRAM) zobrazte tabulku Nákladů

ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / NÁKLADY sloupec Celkové náklady

MS Project: Lekce 13

Úpravy a ladění plánu

Kontrola a ladění plánu

kontrola vazeb mezi úkoly identifikace kritické cesty vyhledání časových rezerv přezkoušení omezení úkolů vyhledání přetížených zdrojů

Kontrola vazeb mezi úkoly

(GANTTŮV DIAGRAM, SÍŤOVÝ DIAGRAM) ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI vyberte spodní část okna

NÁSTROJE FORMULÁŘE ÚKOLŮ / PODROBNOSTI / PŘEDCHŮDCI A NÁSLEDNÍCI

zkontrolujte všechny vazby mezi úkoly a návaznosti v projektu

Identifikace kritické cesty

(GANTTŮV DIAGRAM) Formátujte diagram

NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU / STYLY PRUHŮ / KRITICKÉ ÚKOLY

Vyhledání časových rezerv projektu

(GANTTŮV DIAGRAM) ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / PLÁN posuňte tabulku tak, aby byly vidět sloupce

Volná časová rezerva (Free Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byl ovlivněn jiný úkol

Celková časová rezerva (Total Slack) – o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byla ovlivněna doba trvání celého projektu

Přezkoušení omezení úkolů

VIEW (ZOBRAZIT) | TABLE | MORE TABLES (DALŠÍ TABULKY) | CONSTRAINT DATES (DATA OMEZENÍ)

zkontrolujte zda jsou omezení všech úkolů nastavena správně

MS Project: Lekce 14

Řešení přetížení zdrojů

Příčiny přetížení zdrojů

na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici (Max.jednotek)

zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než max.počet jednotek, které máme k dispozici

jiné příčiny – chyby při zadání apod.

Kdy řešit přetížení zdrojů

na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek zdroje, než máme celkově k dispozici je třeba kontrola přiřazení a přetížení řešit vždy

zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje je větší než počet jednotek, které máme celkově k dispozici přetížení je třeba vyrovnat, pouze pokud množství

práce přidělené zdroji překračuje množství pracovní doby dostupné pro zvolenou časovou jednotku

jiné speciální příčiny – chyby při zadání apod. třeba řešit individuálně

Kontrola přiřazených jednotek

(SEZNAM ZDROJŮ) ZDROJ / PODROBNOSTI vybrat spodní část okna

FORMÁT / PODROBNOSTI / PRÁCE kontrola sloupce Maximálně jednotek a počtu

jednotek přiřazených na úkolu

Vyhledání přetížených zdrojů

(POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ) ZDROJ / VYROVNÁNÍ / DALŠÍ PŘETÍŽENÍ

vyhledá v plánu nejbližší místo s přetíženým zdrojem

Řešení přetížení zdrojů

automaticky – pomocí nástroje Vyrovnání odsunutím nebo rozdělením úkolů

ZDROJ / VYROVNÁNÍ / VYROVNAT VÝBĚR / VYROVNAT ZDROJ / VYROVNAT VŠE

Nastavení Možností vyrovnávání

ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ určete s jakou podrobností chcete přetížení v

projektu hledat (Minutu po minutě až Měsíc po měsíci)

nastavte rozsah vyrovnání - Celý projekt, Od/Do

vyberte Automaticky nebo Ručně pokud jste vybrali Automaticky, stiskněte OK pokud Ručně, stiskněte Vyrovnat vše

Možnosti vyrovnávání – detaily

ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI VYROVNÁVÁNÍ

Pořadí vyrovnání možnost řídit vyrovnání Prioritou úkolu

Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy dojde k vyrovnání pouze nekritických úkolů

Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu jednotlivé zdroje jsou na sobě nezávislé

Vyrovnání může rozdělit zbývající práci práce na úkolu může být přerušena

Jiná řešení přetížení - manuální

odebrání zdroje z úkolu nahrazení zdroje na úkolu přidání zpoždění zdroje nebo úkolu změna naplánování úkolů

(přesunutí, změna závislostí a omezení) ruční rozdělení úkolu změna rozvrhu práce

MS Project: Lekce 15

Řízení projektu

Řízení projektu

rozdělení úkolů nastavení směrného plánu zahájení projektu sledování a aktualizace projektu ukončení projektu tiskové výstupy a sestavy

Nastavení směrného plánu

směrný plán (baseline) ideální průběh projektu dosažený plánováním

PROJEKT / PLÁN / NASTAVIT SMĚRNÝ PLÁN možnost nastavit/vymazat směrný plán

Sledování projektu - nastavení

(SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM) šedivé pruhy ukazují nastavený Směrný plán

nastavte Datum stavu(datum ke kterému vyhodnocujete a aktualizujete projekt) PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU PROJEKT / STAV / DATUM STAVU

klik pravým tl.myši v Gantt.diagramu záložka Data a intervaly – volba Aktuální ukazatel

průběhu - Zobrazit

Sledování a aktualizace projektu

(SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM) ÚKOL / PLÁN

podle skutečných informací o průběhu projektu označujte pomocí tlačítek s procenty aktuální stav splnění úkolů

pokud úkol probíhá jinak, než bylo naplánováno, použijete tlačítko Aktualizovat úkoly

ÚKOL / ÚKOLY pokud je třeba posuňte úkoly tlačítkem Přesunout

Dalším užitečným zobrazením je Kalendář

MS Project: Lekce 16

Tiskové výstupy

Tiskové výstupy a sestavy

každý pohled lze vytisknout (přístup WISIWIG – co vidím, to dostanu)

před tiskem je doporučeno zkontrolovat tisk pomocí Náhledu (Print Preview) vyberte pohled, který chcete vytisknout SOUBOR / TISK nastavte hodnoty tisku - vlevo od Náhledu

(Nastavení, Vzhled stránky) další tiskové sestavy

ZOBRAZENÍ / SESTAVY