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"Pormedio de la cualse adoptael Sistemade Información de GestiónDocumentalElectrónicoy deArchivo- SIGDEAen la ProcuraduríaGeneralde la Nacióny se dictanotrasdisposiciones".

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en elarticulo 277 de la Constitución Política de Colombia y el numeral 7, articulo 7 del Decreto Ley262 de 2000, y

CONSIDERAN DO:

Que la Ley 527 de 1999, "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de losmensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen lasentidades de certificación y se dictan otras disposiciones", aplicable a todo tipo de informaciónen forma de mensaje de datos, salvo en los casos de "... obligaciones contraídas por el Estadocolombiano en virtud de convenios o tratados internacionales" y en "... las advertencias escritasque por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos enrazón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo", reguló específicamente en laparte 111,capitulas 1, 11Y 111,lo relacionado con firmas digitales, certificados y entidades decertificación.

Que la Ley 594 de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictanotras disposiciones", consagra en el articulo 19 que "Las entidades del Estado podránincorporar tecnologias de avanzada en la administración y conservación de su (sic) archivos,empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre ycuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectoscomo la conservación fisica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como elfuncionamiento razonable del sistema.

PARAGRAFO 10. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validezy eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la Leyesprocesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARA GRAFO 20. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán serdestruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ".

Que conforme al artículo 22 de la normativa antes mencionada, "La gestión de documentacióndentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción orecepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final delos documentos".

Que la Ley 1341 de 2009, "Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de lainformación y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TlC-, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones", establece en el

--r. articulo 2, numerales 1 y 8, entre otros, los siguientes principios orientadores de la misma, el2,.~Iy

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"Pormedio de la cualse adoptael Sistemade Informaciónde GestiónDocumentalElectrónicoy deArchivo- SIGDEAen la ProcuraduríaGeneralde la Nacióny se dictanotrasdisposiciones".

"1. Prioridad al acceso y uso de las Tecnologias de la Información y lasComunicaciones", a través del cual" ... El Estado y en general todos los agentes del sector delas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deberán colaborar, dentro del marcode sus obligaciones, para priorizar el acceso y uso a las Tecnologías de la Información y lasComunicaciones en la producción de bienes y seNicios ... ", y "8. Masifícacíón del Gobiernoen Línea" el que indica lo siguiente: "... Con el fin de lograr la prestación de seNicioseficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidasnecesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones ... ".

Que la Ley 1437 de 2011, "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo yde lo Contencioso Administrativo", regula en el titulo 11, capitulo IV, la utilización de medioselectrónicos en el procedimiento administrativo, indicando en sus artículos 53 y 55 que "...Losprocedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos ... "y que "... Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen lavalidez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código deProcedimiento Civil ... ".

Que en el artículo 58 ibldem, se establece que "Cuando el procedimiento administrativo seadelante utilizando medios electránicos, los documentos deberán ser archivados en este mismomedio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en lasactuaciones administrativas ... ".

Que el articulo 59 de la precitada Ley, define el expediente electrónico como "... el conjunto dedocumentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera quesea el tipo de información que contengan ... ".

Que en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, "Por la cual sedictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanciónde actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", la ProcuraduriaGeneral de la Nación elaboró y publicó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017,en el que se Incorporó la implementación del Sistema de Gestión Documental y de ArchivoElectrónico (SIGDEA) en los componentes: i) Componente 2 - RACIONALIZACiÓN DETRÁMITES, para facilitar al ciudadano la presentación de sus peticiones, quejas reclamos ysolicitudes en general en sede electrónica, así como el seguimiento a su trámite, a través de unúnico formulario en el que se seleccione el trámite que corresponda; ií) Componente 4 -MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCiÓN AL CIUDADANO; Y iii) COMPONENTE 5 -MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACiÓN, en el que seformula como meta de la actividad 3.3 que integra el Subcomponente - 3 Elaboración losInstrumentos de Gestión de la Información, tener SIGDEA implementado entre marzo ydiciembre de 2017.

Que en virtud de la Ley 489 de 1998, artículo 18, "... La supresión y simplificación de trámites seráobjetivo permanente de la Administración Pública en desarrollo de los principios de celeridad yeconomía prevístos en la Constitucíón Politíca y en la presente Ley ... ", por tanto, dichosprincipios también son fundamentales en la adopción del SIGDEA en la entidad, en la medida ~que se busca la transparencia en las actuaciones administrativas, el acceso a la información ~

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través de medios electrónicos y la mejora de los estándares de eficacia y eficiencia mediante eluso de tecnologias de la información, con la seguridad juridica que ofrece el cumplimiento delos atributos de las comunicaciones electrónicas.

Que en cumplimiento de los artículos 15 y 16 de la Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual secrea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y sedictan otras disposiciones" y acorde con las disposiciones contenidas en el Título V, Capitulo IVdel Decreto 103 de 2015 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y sedictan otras disposiciones", la Procuraduria General de la Nación mediante Resolución No. 10del 13 de enero de 2017 adoptó el Programa de Gestión Documental, el cual está alineado conel Plan Estratégico Institucional y el Sistema de Gestíón de Calidad de la misma, y que incluyeel uso de las tecnologías de la información para la ejecución de los procesos de gestióndocumental, conforme a las politicas de Gobierno en Linea y demás lineamientos establecidosen el articulo 17 de la misma ley, relacionados con los sistemas de información electrónica.

Que las políticas y lineamientos de la estrategia de gobierno en línea se compilan en el Título 9,capitulo 1, artículo 2.2.9.1.1.1 y siguientes del Decreto 1078 de 2015, "Por medio del cual seexpide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologias de la Información y lasComunicaciones" y se describen los cuatro componentes a través de los cuales se desarrollanlos fundamentos de dicha es estrategia así: i) TIC para Servicios, ii) TIC para el GobiernoAbierto, iií) TIC para la Gestión y iv) Seguridad y Prívacidad de la Información.

Que según el análisis y descrípción de la necesidad contenida en los estudios previos quesoportaron la elaboración del pliego de condiciones de la licitación pública 03 de 2015 y elcontrato 179-023-2015 suscrito entre la Procuraduría General de la Nación e IndenovaSucursal de Colombia, cuyo objeto es "CONTRATAR LA ADQUlSICION DELLICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACiÓN DE UN SISTEMA DEINFORMACiÓN DE GESTiÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LAPROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN", dicho sistema se enfoca en el cumplimientode la estrategia de gobierno en línea.

Que el sistema de información de gestión documental electrónico y de archivo de laProcuraduría General de la Nación se desarrolla y parametriza teniendo en cuenta lasdisposiciones contenidas en los Capitulos 111 y IV del Decreto 2609 de 2012. "Por el cual sereglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los articulas 58 y 59 de la Ley 1437de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas lasEntidades del Estado", relacionadas con El Sistema de Gestión Documental y La Gestión deDocumentos Electrónicos de Archivo.

Que teniendo en cuenta que mediante Resolución No. 114 de 2006, la Procuraduría Generalde la Nación ordenó la designación de administradores funcionales y técnícos para los sistemasde información de la Entidad, estableciendo funciones a cada uno para "... organizar y registrarla información necesaria para cumplir los mandatos legales a cargo de la Procuraduria Generalde la Nación; garantizar y asegurar la con fiabilidad y fidelidad de la información registrada en

_. ellos ... ", para el desarrollo del contrato 179-023-2015 ya mencionado, la Procuraduria General. de la Nación expidió la Resolución W 229 del 10 de junio de 2015 "Por medio de la cual se ~

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Archivo- SIGDEAen la ProcuraduriaGeneralde la Nacióny se dictanotrasdisposiciones".

General de la Nación, se crea el Grupo de Gestión Documental Electrónico de la PGN y dedictan otras disposiciones",

Que conforme al modelo de operación por procesos definido para la Procuraduría General de laNación en el Manual de Calidad MAN-MC-GC-001, aprobado el 18 de junio de 2015, la GestiónDocumental hace parte de los macro procesos de apoyo e involucra a toda la organización.

Que si bien el artículo décimo de la Resolución No. 253 de 2012, "Por la cual se adopta elManual Especifico de Funciones por Competencias Laborales y Requisitos de los empleos dela Planta de Personal de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios delMinisterio Público", establece que" ... Ningún seNidor público, distinto al Procurador General dela Nación puede atribuir funciones especificas adicionales a los cargos de la planta de laProcuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público, o quemodifiquen o sustituyan las previstas en este manual ... ", la misma disposición aclara que ".. losJefes de dependencia puedan asignar actividades que enmarcadas dentro de las funcionesesenciales señaladas para cada empleo y acordes al nivel jerárquico, deban cumplir losfuncionarios de sus respectivas áreas ... ".

Que conforme al articulo décimo segundo del referido acto administrativo, son funcionesesenciales comunes que ejercen los servidores de la Procuraduria General de la Nación,distintos al Procurador General y al Viceprocurador General, para el adecuado uso delSIGDEA: "... 4. Registrar en los sistemas de información las actuaciones surtidas dentro de losprocesos asignados, según los procedimientos vigentes establecidos en la entidad ... " y" ... 6.Mantener actualizados y organizados los documentos que por razón de sus funciones debaproducir, asi como realizar la custodia de los bienes a su cargo, de acuerdo con lanormatividad, las tablas de retención documental y los procedimientos vigentes ... ".

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTíCULO PRIMERO: Adoptar el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónicay de Archivo - SIGDEA en la Procuraduria General de la Nación y el Instituto de Estudios delMinísterio Público, como herramienta informática para llevar a cabo la gestión y registro de lasactividades que hacen parte del Macro Proceso de Gestión Documental y los procedimientosque se hayan incorporado, conforme a las consideraciones de la parte resolutiva.

ARTíCULO SEGUNDO: Es deber de todos los funcionarios de la Procuraduria General de laNación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público organizar todos los documentos que porrazón de sus funciones recepcione, tramite, gestione, produzca, archive y preserve, asi comoregistrar las actuaciones que se realicen en el SIGDEA, según el rol asignado a cada uno.

ARTíCULO TERCERO: Todos los jefes de las dependencias de la Procuraduría General de laNación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público deberán revisar periódicamente ymantener actualizadas las tablas de retención documental de las dependencias a su cargo, S;como mecanismo legal de organización y control documental. ~ "-J?-/ .

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"Por medio de la cual se adopta el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y deArchivo - SIGDEA en la Procuraduria General de la Nación y se dictan otras disposiciones".

ARTíCULO CUARTO: La administración funcional del SIGDEA y la administración técnica dela herramienta, estará a cargo del Grupo de Gestión Electrónica Documental - GED Y de laOficina de Sistemas, respectivamente.

ARTíCULO QUINTO: Los administradores funcional y técnico del SIGDEA deberán brindarperiódicamente a los servidores de la Procuraduria General de la Nación y del Instituto deEstudios del Ministerio Público las capacitaciones sobre las funcionalidades del Sistema deInformación de Gestión Documental Electrónica y de Archivo, asi como publicar e informarsobre las actualizaciones de la documentación y herramientas que soportan el funcionamientode dicho Sistema.

ARTíCULO SEXTO: El Instituto de Estudios del Ministerio Público deberá incorporar en elCurso de Inducción y Reinducción de los servidores de la Procuraduria General de la Nación,un módulo relacionado con las funcionalidades del SIGDEA y con el apoyo del Grupo deGestión Electrónica Documental - GED diseñarán la estrategia para integrar a funcionarios a lared de formadores en materia de Gestión Documental, para apoyar la gestión a través delSIGDEA en el nivel territorial.

ARTíCULO SÉPTIMO: El Grupo de Gestión Electrónica Documental - GED de la ProcuraduriaGeneral de la Nación contará con una mesa de ayuda para brindar orientación funcional a losservidores de la entidad sobre el SIGDEA, para lo cual se deberá ampliar el equipo de trabajocon el que actualmente cuenta.

ARTíCULO OCTAVO: Los Procuradores Regionales y Provinciales con sede en la mismaciudad determinarán conjunta y coordinadamente, con base en las funciones esencialesseñaladas en el manual de funciones y requisitos para cada empleo y de acuerdo al niveljerárquico, los funcionarios que atenderán los puntos de radicación de correspondenciaubicados en el nivel territorial.

ARTíCULO NOVENO: Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga lasdisposiciones que le sean contrarias.

PUBLíQUESE, COMUNíQUESE Y ÚMPlASE,

C(l~.~'FERNANDO ~RlllP¥(Ó~EZ_,(\Procurador General de la Naci~~'

~ Y;OyedÓ: Coordinación Grupo GED y Supervisores Contrato 179-023-2015(' ~eVfSÓ: Oficina Jurídica

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