Sdružení obcí Střední MoravyZasedání správního výboru

Téma prezentace: Informatika

Ing. Karel Macek

01/29 29.4.2005

Městský úřad Zábřeh

Obsah

Model řízení MěÚ Nástroje podpůrného systému Data v podpůrném systému Postup MěÚ Zábřeh Praktická ukázka Informatika a MěÚ Informatika a PO města Informatika a Mikroregion Poučení z chyb Závěr

02/29 29.4.2005

Model řízení MěÚ Zábřeh

• Projektové řízení nebere ohled na cyklus volebních období prochází napříč celým úřadem

• Projektové úkoly časový harmonogram ekonomika PÚ

• Robusní podpůrný systém Funkce

plánovací vyhodnocovací kontrolní

Základní systémy MS Exchange – poštovní a plánovací systém MS SQL Server Enterprise – data ukládaná v databázích

03/29 29.4.2005

Nástroje podpůrného systému

Aplikace pro ekonomické řízení:• SPD

kontinuální dokument historie – reálný stav – výhled - prognóza

• Rozpočet rozpočtové kapitoly rozpočtové položky (projektové úkoly, investiční

náklady, provozní náklady, platy, dotace)

Výhled – sumarizační nástroj založený na analytických kontingenčních tabulkách

04/29 29.4.2005

Nástroje podpůrného systému

Aplikace pro personální řízení:• Personální výběrová řízení

testy

• Personalistika bezkontaktní čipové karty souhrnné informace (osobní data, vzdělávání, …)

• Docházka plánování docházky - vedoucí webová docházka – informativní (průchody, salda)

• Outlook plánovací kalendář sdílení kontaktů

05/29 29.4.2005

Nástroje podpůrného systému

Aplikace pro sledování výkonu:• Spisová a archivní služba

sledování oběhu dokumentů vyhodnocování úzkých míst

• OptimAccess nastavování parametrů činností a přístupů záznam prováděných činností

• Benchmarking metoda srovnávání výkonu mezi organizacemi podklady pro systémové či organizační změny

06/29 29.4.2005

Nástroje podpůrného systému

Aplikace grafické:• GIS

geografický informační systém provázání popisných a grafických dat správního obvodu

• DTMM digitální technická mapa města detailní popis města a městských částí

• Analytické zpracování studií a analýz pro rozhodování

07/29 29.4.2005

Nástroje podpůrného systému

Aplikace administrativní:• MS Office

Word Excel PowerPoint

• Publikační systém dokumenty pro RM a ZM (příprava, zápisy, usnesení,

kontrola, archiv) vnitřní sdílení informací (granty, dotace, apod.)

• Ostatní helpdesk evidence smluv ……

08/29 29.4.2005

Data v podpůrném systému

Organizace využívá data:• k řízení vlastní organizace• ke sdílení informací uvnitř vlastní organizace• k poskytování služeb klientům

občané podnikatelská sféra nadřízené i podřízené organizace ve státní správě i

samosprávě

Organizace potřebuje data:správnásprávná data směrovat správným směrem

09/29 29.4.2005

Data v podpůrném systému

Běžný způsob práce s daty:

data existují, ale nejsou dostupná (papír, excel, …) data existují, ale jsou rozdrobena v různých

používaných systémech duplicity dat nekonzistence dat

v datech neexistuje dostatečná historie dotazy nad daty zatěžují provozní systémy, pokud jsou

vůbec možné analýza dat je většinou nedostatečná nebo nemožná

10/29 29.4.2005

Data v podpůrném systému

Cílový stav práce s daty:• Ucelený přístup k práci s daty organizace má

rozhodující vliv na správnost strategických rozhodnutí a přináší schopnost efektivně využívat data nashromážděná v organizaci k tvorbě informací a znalostí.

• Získaná aktiva sdílená báze znalostí jedna verze informační pravdy trvalá paměť organizace správná data správným uživatelům zmírnění zátěže produkčních systémů zefektivnění práce uživatelů

11/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

Iniciace projektů:• Rok 2002 vznik ORP

nárůst vykonávaných činností nárůst počtu zaměstnanců

• Analýza stávajícího stavu zmapování zdrojů (technických i lidských) existence mnoha různých vzájemně nespolupracujících

a nekomunikujících aplikací, problematická komunikace s nadřízenými orgány

• Vyhodnocení a stanovení kritických bodů propojení budov MěÚ – datová a hlasová komunikace výměna kancelářského systému vytvoření PÚ H/2 – Komplexní informační systém

• Návrh postupu systémového řešení

12/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

Postup systémového řešení:• Příprava VŘ na dodavatelskou firmu IS:

školení vedoucích zaměstnanců MěÚ – ECDL výuka angličtiny na pracovišti

• Vlastní průběh výběru IS: oslovení 11 firem poptávkou – zmapování trhu (07/03) tříkolové vnitřní připomínkovací řízení (08–09/03) zaslání podmínek VŘ 6 firmám (09/03) informativní schůzka se zástupci oslovených firem

(10/03) odevzdání nabídek bez cen (10/03)

13/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

Postup systémového řešení:• Vlastní průběh výběru IS:

prezentace firem – ekonomika (10/03) prezentace firem – GIS (10/03) konfrontační prezentace všech firem (10/03) odevzdání cenové nabídky (10/03) zrušení VŘ – překročení finančního limitu (10/03) vypsání nového VŘ (11/03) odevzdání nabídek (12/03) rozsah nabídek od 2,9 do 8,5 miliónů Kč vyhodnocení VŘ – výběr dodavatele (01/04), cena

dodávky cca 4,5 mil. Kč, platby/rok cca 650.000 Kč podpis smluv, zahájení projektu (02/04)

14/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

Postup systémového řešení:• Požadavky IS x technické vybavení MěÚ

roztříštěná HW platforma (věk, typy) ukončení systémové podpory OS Windows NT nutnost nových SW produktů (OS serverů, SQL,

Exchange, OS pracovních stanic) legalizace počtu licencí

• VŘ na dodavatele SW produktů fy. Microsoft rozložení plateb na období 36 měsíců

• VŘ na dodavatele jednotné HW platformy

15/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

Postup systémového řešení:• VŘ na dodavatele jednotné HW platformy

shromažďování informací a kontaktů (12/03) návrh a schéma řešení platformy (01/04) upřesnění specifikací serverů a PC s dodavatelem IS

(02-03/04) schválení návrhu na vypsání VŘ RM (04/04) zaslání podmínek VŘ 8 firmám (04/04) informativní schůzka s uchazeči (04/04) vyhodnocení VŘ – výběr dodavatele (05/04) podpis smluv, zahájení projektu (06/04)

16/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

HW platforma:• Složení:

13 serverů + UPS ve dvou rackových skříních 8 switchů (6 síť, 2 zálohování) 24 PC + LCD monitory (vedoucí odborů, oddělení) 106 PC + CRT monitory (referenti) 1x grafické pracoviště 6 notebooků (vedení města, informatika, rozvoj) 4 notebooky (radní) 3 notebooky (cestovní) 35 tiskáren (2x barva, 3x duplex, 30x kancelářské) operační systém PC – Windows XP Professional zálohovací software

17/29 29.4.2005

Postup MěÚ Zábřeh

HW platforma:

pořízení formou nájmu(36 – 48 měsíční cyklus obměny)

plné servisní zabezpečení ze strany pronajímatele úspora jednoho pracovního místa konfigurace odsouhlasená dodavatelem IS

(eliminace výmluv na problematický HW) odprodej stávajícího vybavení protihodnotou převod zánovního hardwaru na organizace města doba instalace – 4 dny (vyložení, rozmístění, úklid

nahrazovaného HW, zapojení, instalace OS, instalace aplikací) - akce KULOVÝ BLESK

cena nájmu za rok cca 2,25 až 3 mil. Kč (včetně DPH)18/29 29.4.2005

Praktická ukázka

Příklady využití nástrojů IS(Ing. arch. Petr Fabián – starosta)

19/29 29.4.2005

Informatika a MěÚ

Pojetí: vedoucí informatiky se přímo nepodílí na správě a

údržbě systémů – není údržbářem, ale vedoucím odboru informatika je servisní služba pro celý MěÚ úroveň poskytované služby závisí na úrovni vybavení,

stavu systémů a zařazení v organizaci kvalita informací závisí na úrovni poskytované služby rozhodování vedení města závisí na kvalitě informací –

zvážení co největšího počtu dostupných zdrojů míra transparentnosti rozhodování přímo závisí na

možnosti rychlého dohledání použitých informačních zdrojů

20/29 29.4.2005

Informatika a MěÚ

Hardware: platforma reprografická zařízení x multifunkční tisková centra

(registrovaný tisk) komunikační zařízení (připojení k internetu, datové a

hlasové propoje, telefonní ústředny, GSM brány) projekční technika (MěÚ, Kino) digitální fotoaparáty hardwarová zabezpečovací zařízení (tokeny) čtečky čárových kódů, terminály zálohovací média (systém zálohování GFS, ukládání v

bance) klimatizace elektrocentrála

21/29 29.4.2005

Informatika a MěÚ

Software: operační systémy serverů a pracovních stanic antivirové a antispamové aplikace kancelářské aplikace právní informační systém uživatelské aplikace (desítky druhů)

informačního systému ostatních dodavatelů

správcovské aplikace vzdálená distribuce a správa softwaru šifrování dat přenosných zařízení

geografický informační systém (intranet, internet) publikační systém (17 informačních serverů) rezervační systém

22/29 29.4.2005

Informatika a MěÚ

Rizika:• Stupeň významnosti střední a vysoký:

neexistence havarijního plánu vnitřní napadení – nevědomý útok vedení města – nesprávné nastavení priorit (stagnace –

budoucí vyšší náklady na dosažení aktuálního stavu) správci systému – podcenění problému nesystémová rozhodnutí nadřízených orgánů (KÚ,

Ministerstva) vnitřní napadení – vědomý útok vedení města – nesystémové zásahy do pracovních

postupů zaměstnanci – neznalost, lenost, odmítání změn,

generování důvodů proč něco nejde

23/29 29.4.2005

Informatika a MěÚ

Vnitřní dokumenty a směrnice:• Strategie

informační strategie – nedílná součást celkové strategie města

• Bezpečnostní politika hodnocení rizik – katalog hrozeb - protiopatření definice a určení odpovědnosti (vedoucí pracovníci) provozní směrnice a postupy – bezpečnostní rada

(doplňování a aktualizace provozní dokumentace) zákon č. 101, 240, 365/2000 Sb. – trestně právní

odpovědnost• Organizační řád

pravidla užívání prostředků zapůjčených úřadem pro výkon práce

• Kodex zaměstnance

24/29 29.4.2005

Informatika a PO města

• Stávající stav připojení k internetu správa firewalů, mailboxů, poštovního klienta popis hardwaru, softwaru a infrastruktury

• Cílový stav sladit technologický stav PO a MěÚ HW vybavení

lokální (PC, monitory, tiskárny, skenery, dig. fotoap.) centrální (exchange, zálohované datové úložiště)

SW vybavení lokální (OS, antivir, MS Office, OA, ASPI) centrální (ekonomický, docházkový systém)

servisní zajištění

25/29 29.4.2005

Informatika a Mikroregion

• Stávající stav popis hardwaru, softwaru a infrastruktury všech obcí projekt řešení Mikroregionu Zábřežsko poskytnutí E-podatelny, mail-serveru

• Cílový stav – realizace projektu vybudování infrastruktury připojení k internetu

kruhová topologie, kapacita 1Mb/s, pásmo 3,5 GHz HW vybavení

lokální (PC, monitory, tiskárny, skenery, dig. fotoap.) centrální (zálohované datové úložiště web aplikací)

SW vybavení lokální (OS, antivir, MS Office, OA, ASPI) centrální (GIS, publikační systém)

servisní zajištění

26/29 29.4.2005

Poučení z chyb bývá tou nejlepší zkušeností

Chyby při řešení projektů:

při návrhu se nepočítá s budoucími potřebami. podceňuje se čas nutný pro návrh řešení. vybírají se data z lehce dostupných zdrojů místo ze

správných. chybně se odhadují přínosy dat špatné kvality. nerozlišuje se mezi jednorázovým a průběžným plněním

daty. používají se nevhodné a neadekvátní technologie.

27/29 29.4.2005

Motto

28/29 29.4.2005

Úspěch jakéhokoliv projektu závisí především nasprávných rozhodnutích, která mohou příslušní lidéučinit jen na základě informací a znalostí, které mají

k dispozici.

Závěr

Děkuji Vám za Vaši pozornost.

Diskuze, otázky?

Kontakt:Ing. Karel Macek

macek@muzabreh.czGSM: 731 109 406

29/29 29.4.2005