MANAJEMEN PROYEK YANG SUKSES DALAM SEMINGGU

Karlina Putri Diani 26020213140093M Azammudin Islam 26020213130094

Yuanita Safitri 26020213140095Herwiko Novian Aditya Candika 26020213140096

Falah Husna Nakendra R. N. 26020213140097Luri Nurlaila Syahid 26020213190098

Amirotul 26020214130055Resy 26020214130064

MERENCANAKAN PROYEK SECARA

SEKSAMASENIN

PERENCANAANPerencanaan merupakan sebuah cara, yaitu dengan menangani hal yang kompleks dan mendefinisikan

persoalan-persoalan tertentu secara terstruktur. Yang perlu didefinisikan:

– Tahap-tahap terpisah dari sebuah proyek : kebutuhan apa saja yang perlu dicapai

– Sumber daya yang diperlukan pada masing-masing tahap :

• Sumber daya manusia: siapa yang akan melakukan tugas-tugas?

• Sumber daya finansial: berapa biaya yang dibutuhkan?

• Sumber daya lain: kantor, ruangan, komputer, peralatan lainnya?

– Waktu : kapan tugas-tugas akan diselesaikan

PERENCANAANPada tahap perencanaan, anda harus mulai menyusun pengaturan yang mendetail terkait berbagai tahap

proyek tersebut. Hal-hal yang penting yang perlu diperhatikan:

– Kualitas dari apa yang dihasilkan

Rencana tidak hanya mendaftarkan tahap-tahap yang berbeda, semua ekspetasi harus dipenuhi. Perlu

ditetapkan prosedur dan standar yang efektif agar tetap mengontrol proyek

– Resiko-resiko

Resiko merupakan peristiwa tidak pasti yang dapat memengaruhi keberhasilan pengimplementasian

proyek. Sehingga resiko perlu diidentifikasi dan minimalkan kemungkinan terjadinya resiko.

MEMBAGI PEKERJAANSetelah membuat perencanaan, hal berikutnya yang dilakukan yaitu menyederhanakan tahap-tahap pada

perencanaan menjadi bagian-bagian pekerjaan terpisah yang lebih kecil. Dalam membuat daftar tugas, hal-hal yang

perlu diperhatikan:

– Daftarkan tugas signifikan yang perlu diselesaikan. Usahakan daftar ditulis dengan menggunakan kata kerja :

menilai, mengumpulkan, meninjau

– Putuskanlah prioritas dari tiap tugas yang telah dibuat daftarnya sesuai dengan apa yang ingin dicapai terlebih

dahulu

– Masing-masing tugas akan menuntut informasi lanjutan, misalnya waktu atau sumber daya

– Tugas-tugas tertentu bergantung pada tugas lainnya, sedangkan tugas lainnya independen.

MEMBAGI PEKERJAAN

Pada saat membagi pekerjaan, sebaiknya libatkan tim (misal:

konsultan, proyektan, dsb) dalam penyiapan struktur perincian

pekerjaan agar tim dapat sepenuhnya mengetahui atau memiliki

informasi tentang proyek yang akan dijalankan

MENETAPKAN JADWAL

Dalam menetapkan jadwal, perhitungkan juga:

– Hari-hari libur yang dijalankan secara individual maupun

secara umum

– Waktu yang tidak produktif

– Pekerjaan lain yang dilakukan pada saat bersamaan

MENGELOLA RESIKO

Dalam melangsungkan sebuah proyek, pasti akan menghadapi resiko-resiko tertentu. Jadi, akan lebih efektif bila berencana menghadapi resiko-resiko tersebut, dengan cara mempersiapkan sebuah dokumen penilaian resiko yang terdiri dari

– Potensi resiko.

– Probalitas terjadinya potensi resiko.

– Efek potensi resiko tersebut pada sasaran proyek.

– Respon terhadap potensi resiko-resiko tersebut.

MENDAFTARKAN AKTIVITAS DAN PERAN

Contoh daftar aktivitas dan peran:

Setelah membuat daftar aktivitas dan peran, yang dilakukan berikutnya adalah menentukan

durasi dari aktivitas-aktivitas yang telah didaftarkan. Dalam hal ini, perhitungan durasi harus se

akurat mungkin.

Aktivitas Peran Memesan pembicara Direktur

Sekretaris

Mengatur tempat Direktur

Sekretaris

Mengatur publisitas Kepala Pemasaran

Kepala Perancangan

MENDAFTARKAN AKTIVITAS DAN PERAN

Aktivitas-aktivitas tertentu membutuhkan waktu jauh lebih banyak daripada yang dipikirkan.

Misalnya, mengatur tempat konferensi yang dipikirkan hanya memerlukan waktu satu jam. Namun,

waktu satu jam tersebut merupakan waktu yang diperlukan apabila lokasi aktualnya telah ditetapkan.

Mungkin diperlukan bebrapa jam untuk mencari lokasi-lokasi di internet, lalu dua hari untuk berpergian

ke berbagai lokasi dalam rangka melihat apa yang ditawarkan dan dimiliki oleh masing-masing lokasi

tersebut.

Untuk mencatat durasi, sebaiknya dicatat angka estimasi dan angka aktualnya. Keuntungannya adalah

ketika pada kesempatan mendatang akan melakukan aktivitas yang sama, dapat dicermati durasi aktual

yang diperlukan dibandingkan dengan durasi estimasinya.

MERENCANAKAN PROYEK SECARA SEKSAMA

Langkah praktis dalam merencanakan suatu proyek:

– Mendefinisikan tahap-tahap berbeda dari suatu proyek melalui sebuah struktur perincian kerja

– Menyederhanakan tahap-tahap berbeda tersebut menjadi bagian-bagian pekerjaan terpisah yang

lebih kecil

– Menetapkan sebuah peran pada masing-masing aktivitas, serta mempertimbangkan durasi yang

diperlukan pada masing-masing aktivitas tersebut

– Mendaftarkan kontingensi yang mungkin dapat mempengaruhi proyek

– Menyiapkan dokumen penilaian resiko

MEMPERKIRAKAN BIAYA PROYEK SECARA

BIJAKSANASELASA

ANGGARAN DANA

– Prediksi arus kas saat berlangsungnya keseluruhan proyek

– Perkiraan pemasukan yang merupakan bagian dari proyek tersebut

– ‘Pusat-pusat’ biaya yang mana pokok-pokok pengeluaran tertentu

akan dialokasikan selama pengimplementasian proyek

– Kontingensi: sering disarankan dengan angka sekitar 10% biaya

total

Pentingnya Sumber Daya Finansial

SUMBER DANA

TAHAP PERENCANAAN

TAHAP IMPLEMENTASI

AKURAT

TERUKUR

Pendanaan

Monitoring

KELOMPOK PROSES PERENCANAAN

2Menyusun

anggaran biaya

1Mengestimasi

biaya

3Melakukan pengen-

dalian biaya15

KELOMPOK PROSESPENGAWASAN

Mengapa Sumber Finansial Penting?

– Sumber daya finansial merupakan hal signifikan dalam manajemen proyek pada dua area :

Pada tahap perencanaan, memastikan bahwa estimasi-estimasi anda setepat mungkin. Hal ini berarti bahwa estimasi-

estimasi anda tersebut :

a)Akurat, tidak samar

b)Didasarkan pada tugas-tugas terukur, yakini tugas-tugas yang dapat dikuantifikasi, bukan perkiraan.

Pada tahap implementasi, memastikan bahwa biaya-biaya anda terkelola dan terkontrol seketat mungkin. Ini berarti :

a)Memonitor biaya-biaya yang kemudian dikeluarkan

b)Secara resmi menyetujui segala biaya tambahan yang diperlukan

BIAYA adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya

PERTIMBANGAN

PROYEK

TAHAP PEMIKIRAN

TAHAP PERENCANAAN

PEMATUHAN PADA ANGGARAN

KONTROL BIAYA

EVALUASI PROYEK

Pentingnya Sumber Daya Finansial

Biaya–biaya yang seharusnya dipertimbangkan

– Pada tahap pemikiran

Menjalankan sebuah studi kelayakan, yang mempertimbangkan kemungkinan-

kemungkinan biaya, dibandingkan dengan manfaat-manfaat yang diharapkan,

dalam rangka menyusun sebuah kasus bisnis.

– Pada tahap perencanaan

Mempersiapkan persiapan secara terstruktur perincian kerja, menggunakan

estimasi-estimasi setepat mungkin tentang waktu yang akan diperlukan pada

masing-masing aktivitas dan menghitung biaya-biaya melalui estimasi-estimasi

tersebut.

WAKTU ADALAH UANG

Kita sering mengatakan bahwa ‘waktu adalah uang’, namun apa

artinya itu? Andaikanlah anda berpemasukan 20.000 per tahun. Bila

kita membagi angka ini dengan jumlah hari anda bekerja secara

produktif yakni menghilangkan hari-hari libur dan memperhitungkan

hari sakit. Akan tetapi, itu hanyalah separuh kisahnya. Biaya aktual

anda bagi perusahaan atau organisasi anda adalah sekitar dua kali

angka tersebut, setelah anda memperhitungkan overhead

WORK BASED STRUCTURE

KEBUTUHAN

TARIFESTIMASI

BIAYA

OVERHEADS

MENGEMBANGKAN KEBIJAKAN PENGADAAN

– Kriteria Pengambilan Keputusan

Ketika mengevaluasi dan secara resmi memberikann kontrak, harus seobjektif

mungkin ketika membandingkan tanggal pengiriman, harga, serta kesehatan

finansial, reliabilitas, dan pengalaman masa lalu suatu perusahaan atau

organisasi.

– Syarat dan Ketentuan Sebuah Kontrak

Cermati syarat-syarat dan ketentuan-ketentuannya, terutama perihal pengiriman

barang dan jasa serta tanggal-tanggal pengiriman. Bila tidak yakin, tanyakanlah.

MENGEMBANGKAN KEBIJAKAN PENGADAAN

– Pengadaan

Merupakan istilah yang digunakan untuk memutuskan suatu proses yang akan dilewati

untuk memperoleh barang dan jasa melalui perusahaan atau organisasi eksternal. Faktor-

faktor berikut harus dipertimbangkan

– Otoritas

Individu-individu yang mengambil keputusan tentang pemberian kontak resmi. Para

kolega yang membuat keputusan—mengenai siapa yang secara resmi diberikan kontrak–

harus melakukan pekerjaannya dengan disertai integritas profesi dan keadilan.

Menggunakan Supplier Luar

PENGADAAN

PROYEKPLANNING

PIHAK EKSTERNAL (SUPPLIER)

KEPUTUSAN

OTORITASKRITERIASYARAT dan Ketentuan

KEPUTUSAN-KEPUTUSAN

Sebagai bagian dari perencanaan Anda harus memutuskan tipe

kontrak yang ingin ditawarkan kepadaa penyuplai eksternal. Apakah

kontrak tersebut merupakan sebuah kontrak tetap/tertentu apakah

kontrak tersebut melibatkan pemeliharaan reguler.

MENCAPAI KUALITAS DALAM

PROYEK

JADIKAN KUALITAS SEBAGAI SESUATU YANG DAPAT DIUKUR

PERHATIKAN PARA PELANGGAN

FOKUS PADA HASIL, BUKAN PROSES

SERTAKAN TINJAUAN TIAP TAHAP

PASTIKAN STAFF/PEKERJA

PROSEDUR YANG EFEKTIF

LAKUKAN USAHA TERBAIK

IKUTKAN KONSULTAN LAIN JIKA DIPERLUKAN

MENGIMPLEMENTASIKAN PROYEK ANDA SECARA

BERHASILRABU

Rangkaian Kegiatan Pada Hari Rabu

–Memikirkan langkah-langkah yang anda perlu lakukan untuk memajukan proyek

–Mengembangkan semua persiapan-persiapan

–Memastikan bahwa anda mementukan dan menyiapkan mekanisme-mekanisme kontrol efektif yang siap

berfungsi memonitor jadwal dan pengeluaran aktual proyek tersebut

–Mempelajari tindakan tindakan apa yang akan di perlukan agar dapat secara reguler melaksanakannya,

hingga mempertahankan proyek anda pada jalurnya.

–Mencermati cara menangani risiko-risikodan kesulitan-kesulitan yang tidak diantisiapasi / diprediksi, yang

dapat dengan mudah timbul saat berlangsungnya tahap pengimplementasian proyek yang akan di

laksanakan.

MENGINFORMASI KOMITMEN-KOMITMEN

– Individu-individu utama yang memperhatikan

kelangsungan proyek tersebut

– Pemangku kepentingan lainnya

– Sumber daya finansial yang tersedia

MENULISKANNYA

Cermatilah dan pastikanlah bahwa struktur perincian kerja

anda mendefinisikan :

– Pekerjaan yang perlu dilakukan

– Tanggal mulai dan tanggal berakhir

– Peristiwa-peristiwa penting

DOKUMEN INISIASI PROYEK

Tiga kegunaan utama Dokumentasi Inisiasi Proyek antara lain :

• Memastikan bahwa proyek tersebut mempunyai basis yang logis

• Bertindak sebagai basis pembanding

• Menjadi sumber referensi tunggal tentang proyek tersebut

MENELUSURI, MENGONTROL, MELAPORKAN

– Penelusuran : Anda harus memiliki prosedur-prosedur yang siap

berfungsi memonitor kemajuan aktual, dibandingkan dengan apa

yang telah Anda rencanakan

– Pengontrolan perubahan : segala perubahan yang telah Anda catat

dapat dievaluasi dan diperbaiki

– Pelaporan perubahan : Anda perlu mencatat perubahan-perubahan

struktur perincian kerja melalui pembaruan status proyek

MENANGANI RISIKO-RISIKOMencatat risiko-risiko dan tindakan yang dijalankan untuk mengatasi risiko-risiko tersebut merupakan hal penting. Catatan itu terdiri dari :

– Nomor identifikasi risiko

– Pengidentifikasi

– Tanggal

– Deskripsi

– Probabilitas

– Efek

– Efek

– Respons

– Pemilik

– Status

MENGONTROL BIAYA-BIAYA ANDA

Untuk memastikan kontrol terhadap biaya-biaya Anda, Anda

perlu :

–Mematuhi anggaran yang disepakati

–Memastikan semua pengeluaran dicatat secara saksama

–Memastikan bahwa segala pemasukan juga dicatat secara seksama

–Menyiapkan laporan-laporan rangkuman perbulan

BERENCANA MENGHADAPI PERUBAHAN

Cara-cara Anda dapat meminimalkan efek-efek perubahan

meliputi :

–Menyiapkan sebuah rencana pemulihan bencana

–Mencatat peran dan tanggung jawab

–Menangani perubahan-perubahan internal

MEMUTUSKAN UNTUK MENGADAKAN SUATU

PERUBAHAN• Seandainya Anda memutuskan untuk mengadakan suatu perubahan

• Tuliskan langkah-langkah yang Anda lakukan untuk mengakibakan perubahan

tersebut

• Perbaruilah rencana proyek Anda (mengamandemen struktur perincian kerja

kerusakan dan dokumen implementasi produk Anda), misalnya perihal jadwal-

jadwal

• Perbaruilah anggaran Anda

• Komunikasikanlah perubahan tersebut kepada para kolega dan pemangku

kepentingan yang relevan.

PERGERAKAN LINGKUP BERANGSUR

– Terlebih dahulu mengidentifikasi aktivitas-aktivitas signifikan

dengan lebih efektif, pada tahap perencanaan Anda

– Menilai efek-efek perubahan yang diminta dengan lebih seksama

– Mengembangkan hubungan baik dengan kolega-kolega utama

Anda, sehingga komunikasi-komunikasi Anda menjadi lebih

efektif

LANJUTKAN!!

Saat berlangsungnya sebuah proyek, ada waktunya ketika Anda telah

membuat semua sistem Anda siap berfungsi dan setiap hal berjalan lebih

kurang lancar, ada waktunya ketika Anda mulai bertanya-tanya apakah

proyek tersebut akan gagal. Pada periode yang demikian, maka berusaha

untuk melanjutkannya dan ikuti petunjuk-petunjuk ini

• Tetaplah tenang dan berketetapan hati. Yakinlah bahwa sitem-sistem tersebut merupakan prosedur-prosedur

kerja yang efektif.

• Tetaplah terfokus. Seandainya masalah-masalah memang berkembang, bersikaplah positif dan berfokuslah

pada solusi.

• Jangan demikian tenggelam dalam detail-detail hingga Anda melewatkan esensinya.

• Pikirkan langkah berikutnya.

• Pastikanlah produk akhir Anda.

• Berkomunikasilah secara efektif dengan orang lain

• Berpikirlah secara kreatif tentang cara-cara Anda dapat bekerja bahkan dengan lebih efektif lagi

• Tanganilah apa yang sedang Anda hadapi secara efektif. Tetap bersikap positif, sangat termotivasi dan

berkomitmen. Lakukanlah usaha terbaik Anda, sekarang juga.

BERKOMUNIKASI SECARA EFEKTIF

KAMIS

KOMUNIKASI

Saat berlangsungnya sebuah proyek komunikasi sangatlah berperan penting.

Berkomunikasi dengan tim, sponsor proyek dan para pemangku kepentingan

merupakan cara mempraktikan dalam menyelesaikan suatu proyek. Kegagalan

berkomunikasi secara efektif merupakan alasan signifikan proyek-proyek

mengalami kegagalan.

Komunikasi dalam sebuah proyek melalui pendengaran, pendelegasian,

penggunaan email, telepon, rapat, laporan kemajuan, kepemimpinan efektif, kerja

tim yang efektif, penyelesaian konflik dan negosiasi.

PENDENGARAN

Beberapa tahap yang perlu diperhatikan dalam mendengarkan:

–Penyiapan pemikiran

–Perencanaan dan penaksiran biaya

–Pengimplementasikan

MENDELEGASIKAN PEKERJAAN

Beberapa yang perlu diperhatikan dalam menyampaikan atau

mendelegasikan kepada orang lain:

– Memilih kolega yang mempunyai pelangaman cukup dan terampil sehingga

dapat melakukan tugasnya

– Menjelaskan dengan jelas tentang tugas atau aktivitas yang ingin dilakukan

oleh kolega

– Menindaklanjtui instruksi lisan apapun dengan tulisan serta informasi lengkap

yang singkat

MENDELEGASIKAN PEKERJAAN

– Menyederhanakan tugas atau aktivitas menjadi bagian-bagiannya.

– Menjelaskan dengan detail-detail latar belakang untuk memudahkan

kolega dalam mengerjakan tugas-tugasnya

– Memberikan kesempatan bagi kolega dalam mengajukan pertanyaan yang

menjurus keinginan Anda tentang apa saja yang mereka harus kerjakan

– Menyatakan tanggal dan waktu untuk menyelasaikan pekerjaannya

– Menyupervisi pekerjaan kolega-kolega sebagaimana mestinya

Rapat Alasan

Menyiapkan

Mengetuai

Berpartisipasi

Menindaklanjuti

Memberikan Informasi

Mendiskusikan isu

Mencapai keputusan

Pengadaan Rapat

Mengetahui alasan pengadaan rapat

Merencanakan tempat dan waktu

Mengundang individu-individu kunci

Mengedarkan agenda terlebih dahulu

Mengedarkan agenda terlebih dahulu

Menyiapkan ruang rapat

Menjalankan rapat dengan informasi

akurat

Persiapan Rapat

MENGETUAI RAPAT

– Mempertahankan agenda sehingga rapat terselesaikan tepat waktu

– Mengerahkan individu kunci hingga berkontrobusi pada waktu tepat

– Merangkum kemajuan

– Menggabungkan ide-ide yang dibahas

– Memastikan bahwa ide-ide tindakan sudah jelas

BERPARTISIPASI DALAM RAPAT

– Mendengarkan secara efektif dan berkonsentrasi

– Meminta klarfikasi

– Bersifat konstruktif

– Mengonfrontasi isu-isu

– Bersedia mengubah pikiran

MENINDAKLANJUTI MELALUI RAPAT

Untuk menindaklanjuti ide-ide atau tindakan yang perlu dikejar dalam rapat yang diselenggarakan maka dibuatlah Risalah Rapat. Suatu rapat yang terselenggara akan menghabiskan waktu atau disebut juga pemborosan waktu, jika keputusan-keputusan sudah dibuat tetapi tidak ada seorang pun yang menindaklanjuti maka disitulah Risalah Rapat berperan.

Individu yang bertugas dalam menulis Risalah rapat harus secara khusus mencatat keputusan-keputusan yang signifikan baik menyangkut dalam tanggal, jadwal dan persoalan waktu.

Semakin cepat risalah rapat diinformasikan pada semua pihak yang hadir dalam rapat, semakin cepat juga kolega-kolega akan menindaklanjuti ide-ide tindakan yang diajukan oleh mereka

MENYELESAIKAN KONFLIK

Beberapa cara dalam menyelesaikan konflik, sebagai berikut :

1. Membedakan antara suatu insiden apa yang terjadi dengan perasaan-perasaan tentang insiden tersebut

2. Melakukan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan isu tersebut, serta memlihara hubungan tersebut jika memungkinkan menyiapkan dan mengevaluasi yang bisa menghasilkan solusi

MENANGANI PERUSAHAAN SECARA

KONSTRUKTIF

JUMAT

MENANGANI PERUSAHAAN SECARA KONSTRUKTIF

Perusahaan yang akan dikembangkan secara konstruktif harus memiliki sasaran-sasaran, personal, aktivitas, kualitas, biaya, dan jadwal yang sesuai dengan dilakukan.

Persiapan yang matang seperti prosedur yang berfungsi dengan lebih efektif untuk memonitor dan mengontrol semua kegiatan.

MASALAH YANG TIMBUL

Masalah yang timbul karena pengaturan yang buruk, hal-hal ini seperti :

• Maksud yang sudah dedifinisikan samar/ tidak sesuai.

• Dukungan dan komitmen yang lemah dari semua pihak.

• Pengalaman dan ketrampilan yang kurang.

• Peran dan tanggung jawab yang menyebabkan kebingungan.

• Sumber daya yang kurang dalam proyek yang dijalankan.

• Kepemimpinan yang lemah.

MASALAH YANG TIMBUL

Masalah-masalah yang timbul karena pengimplementasian buruk , yaitu :

• Anggota-anggota tim tidak tepat dalam melakukan pekerjaan.

• Jadwal yang tidak sesuai.

• Munculnya masalah saat proyek sedang berjalan dan tidak dapat diantisipasi.

• Terjadi resiko-resiko yang tidak diharapkan.

• Komunikasi yang buruk pada tim proyek.

• Saat berlangsungnya proyek terjadi perubahan-perubahan yang menyebabkan proyek tersebut gagal.

• Seluruh tim tidak dapat menerima hasil keputusan tersebut.

MEMBUAT PROYEK BERLANGSUNG KEMBALI

Proyek yang telah kehilangan momentum/ telah tergelincir, sesunguhnya proyek tersebut tidak hilang. Untuk kembali pada jalurnya harus fokus pada :

– Alasan-alasan pengadaan proyek tersebut seperti tujuan dan maksud.

– Personal proyek tersebut.

– Tahap-tahap proyek.

– Jadwal proyek tersebut.

– Kualitas dari apa yang dihasilkan.

– Manajemen resiko proyek tersebut.

– Sistem-sistem pengontrolan proyek.

MANAJEMEN PERUBAHAN

Aspek penting dari manajemen proyek adalah manajemen perubahan. Proyek yang telah melambat secara signifikan maka harus meningkatkan motivasi staf.

Respon Terhadap

Perubahan

Manusia merasa

terancam karena

perubahan

Manusia tidak

menyukai perubahan

Manusia merasa tidak

nyaman dengan

perubahan

MENGARAHKAN PERUBAHAN

– Memahami organisasi.

– Fokus terhadap visi dan tujuan.

– Berkomunikasi secara efektif.

– Mengakui prestasi dan upaya usaha.

– Mengembangkan strategi-strategi.

– Melibatkan seluruh kolega.

– Memperlihatkan kepemimpinan yang berkomitmen.

– Meyakinkan seluruh kolega bahwa harus ada perubahan.

– Mengembangkan ide-ide baru.

– Tetap fokus pada tujuan tetapi bersikap flesibel dalam perjalanan mencapai tujuan.

– Berusaha mendapatkan kemenangan

MENGAKHIRI DAN MENGEVALUASI PROYEK

SECRA POSITIF

SABTU

Final Things

– Perlu dicermati hal-hal yang membawa menuju keberhasilan untuk proyek serta engevaluasi pengalaman memimpin dan melangsungkan proyek

– Mengulas hal-hal yang berlangsung dengan efektif

– Memahami kesalahan-kesalahan yang pernah terjadi sebagai pembelajaran

– Menyemangati tim untuk menyelesaikan proyek

– Memusatkan atensi tim untuk mencapai tujuan

– Memonitor serta mengontrol kerja dari berbagai aspek

– Menyiapkan diri untuk berhadapan dengan kolega-kolega

MENYELESAIKAN PROYEK

Ketika suatu proyek mendekati penyelesaian, tetaplah :

– Menelusuri kemajuan melalui pembandingan dengan rencana-rencana awal

– Memonitor dan menangani perubahan-perubahan pada jadwal dan biaya

– Menangani resiko-resiko

– Mengontrol biaya-biaya anda

– Fokus pada tujuan akhir

– Komunikasi secara efekif dengan kolega

HAL-HAL YANG PERLU DISEPAKATI

– Memastikan hasil dari sejumlah produk tertentu

– Memastikan kualitas pekerjaan sesuai kriteria yang disepakati

– Menguji peralatan agar berfungsi sesuai standar

– Melatih pengguna akhir

– Mengidentifikasi segala pekerjaan proyek yang akan berlangsung

– Menentukan dukungan yang diperlukan setelah proyek berakhir

– Menyelesaikan tugas-tugas administratif tahap akhir

MENGETAHUI EMOSI TIM

Sebagai pemimpin perlu mengetahui motivasi serta emosi anggota tim. Stress karena kerja keras akan mengubah tingkat emosi dari anggota tim. Selama mengerjakan proyek akan terjadi fase-fase yang akan membuat perubahan pada tingkat emosi.

MENGEVALUASI PROYEK

Evaluasi merupakan penyatuan ide-ide utama terkait proyek tersebut, sehingga anda dapat memikirkan hal-hal apa yang telah berlangsung efektif, hal-hal apa yang telah berlangsung tidak terlalu efektif, dan juga signifikan, pelajaran apa saja yang dapat anda pelajari untuk hal-hal ke depannya.

MENGAKUI KEGAGALAN

Kata-kata yang harus di ingat

“Individu yang tidak pernah membuat kesalahan itu tidak pernah menghasilkan apa-apa”

Artinya ketika didalam suatu tugas kita tidak pernah gagal, mungkin kita tidak akan mendapatkan suatu pengalaman dan pembelajaran yang nantikan akan menjadi kebutuhan di masa depan

KEBERHASILAN

Tahap ini merupakan tahap dimana kita dapat mengidentifikasi hal-hal

yang sudah dicapai

BIAYA PROYEK SECARA SAKSAMA

Tabel tersebut berisi tentang pengeluaran tertentu lebih tinggi daipada yang direncanakan semula dan satu pokok pengeluaran lebih rendah, dana yang dialokasikan untuk kontigersinnya lebih dari cukup, sehingga keseluruhan proyek tersebut menghasilkan keuntungan

Penghentian Proyek

Setelah melalui tahap semuanya, ditahap ini adalah tahap paling terakhir. Tetapi di dalam tahap ini, ada beberapa hal yang harus anda lakukan yaitu...

Mengakui hasil kerja tim

Mengakui prestasi individu-

individu

Merapikan bagiann-bagian

lain yang kendur

Merencanakan rapat-rapat yang akan dilaksankan

Terus belajar

Memeriksa dokumen proyek

Dokumentasi pelajaran yang

sudah dipelajari

Menuliskan laporan untuk

sponsor

Penghentian Proyek

TERIMA KASIH