Autoři: Ing. Vladimír Bartoš, Ph.D.

PhDr. Nela Chobolová

Mgr. Iveta Kozarová

SLP- praktické

zkušenosti na ÚLD FNO

Ústav laboratorní diagnostiky FN Ostrava

Oddělení klinické biochemie

Oddělení klinické hematologie

Oddělení klinické farmakologie

Ústav laboratorní diagnostiky

Úsek centrálního příjmu

Úsek POCT

Úsek SMK

Podpůrné procesy nově zpracovávané

prostřednictvím SLP

Agenda SLP

• Přístrojová technika, HW, SW,

• Dodavatelé, Výrobci, Servisní firmy

• Záznamy o neshodách

• EHK

• Audity

• Analýza rizik

Přístrojová technika

Propojení s agendou výrobci, dodavatelé, servisní firmy

Filtr podle stavu přístroje• vyřazené přístroje• aktuální přístroje

Evidenční číslo: • B (biochemie), • H (hematologie), • F (farmakologie)

Typ: • IVD (IVD prostředky), • LP (lab. přístroje), • LTD (drobná lab. technika) ….

Jednotný seznam techniky dostupný pro všechny zaměstnance

Přístrojová technika• Výrobní (sériové) číslo• Inventární číslo – není dostupné pole

pro tento údaj, uvádíme za názvem v hranatých závorkách [ ]

• Propojení s externími soubory –konkrétní smlouva (zeleně: dokument je přiložen)

• Datum uvedení do provozu (přístroj je aktuální)

• Datum vyřazení (přístroj není aktuální – v seznamu červeně)

• Umístění• Zodpovědný pracovník – propojeno

se seznamem pracovníků • Možnost doplnění externího souboru

– Prohlášení o shodě, SOPT, Manuály• Interval validací• Záznamy z jednotlivých validací, BTK

a elektrorevizí• Servisní záznamy

Přístrojová technika

Seznam servisních záznamů, stejné pro validace, BTK a elektrorevize

Záložka Záznamy – může nahradit PDP v tištěné podobě (u nás nevyužíváme)

Detail – elektrorevize, uvádíme datum, dodavatele, do záznamu o provedení krátce specifikujeme, možné přiložit externí soubor, u BTK a elektrorevize je navíc kolonka „platí do“

Přístrojová technika

Evidence nabízí přehled plnění BTK kontrol, validací, kalibrací, elektrorevizí

Přístrojová technika

Výhody

• Přehledný seznam aktuální

přístrojové techniky s termíny

validací, BTK, elektrorevizí a

servisními záznamy

• Propojení s agendou SLP

(dodavatelé, výrobci, servisní

firmy)

• Dostupné všem pracovníkům

laboratoře

• Pokud dodavatel dodá servisní

záznam či protokol z preventivní

prohlídky elektronicky, nemusí se

tisknout v papírové podobě –

snížení počtu papírových

dokumentů k přístrojům

Nevýhody

• Chybí možnost upozornění, že

neproběhla daná validace, BTK,

elektrorevize v daném období

• Chybí možnost zavedení údaje o

inventárním čísle – vazba na

nemocniční inventarizaci

Dodavatelé

Filtr podle platnosti

• červeně neaktuální

• černě aktuální

Příznak:

• B (OKB),

• H (OKH),

• F (OKF),

• Ú (ÚLD)

Kontakt v laboratoři:

pracovníci, kteří

dodavatele hodnotí

Obecně lze seznam

řadit jen podle několika

položek

SLP nabízí aparát pro vedení uceleného seznamu dodavatelů

Dodavatelé

Příznak:

• rozdělení dle oddělení

Specifikace předmětu

dodávek [= Fax]

• DP - dodán přístroj,

• SE - servis,

• DG - diagnostika,

• SP - spotřební materiál

Poznámka:

detail toho, co dodavatel

na jednotlivá oddělení

poskytuje

Údaje o konkrétním dodavateli

Pozor: Nutno zaškrtnout aktuální (jinak v seznamu označen červeně jako neaktuální)

Aktuální záznam resp. (jeho obsah) nelze přidat jako vzor, lze přidat jen prázdný záznam

Hodnocení dodavatelů

SLP nabízí aparát pro hodnocení dodavatelů, který ale nevyužíváme

• Jeden dodavatel

může figurovat na

více odděleních

nebo pro několik

předmětů dodávek

• Dodavatele hodnotí

více pracovníků

laboratoře

• Seznam nelze

setřídit podle

hodnotícího

pracovníka.

Dodavatelé a jejich hodnocení

Vlastní hodnocení je zdlouhavé

Pro každého dodavatele je nutno:

1. otevřít dialogové okno pro záznam/

výsledek hodnocení

2. vybrat odpovídající předdefinovaný text

3. veškeré předměty hodnocení ohodnotit.

12

3

Dodavatelé a jejich hodnocení

Náš postup hodnocení

Podklady pro hodnocení jsou generovány ze SLP:

• při tisku seznamu je zvolena možnost exportu do Excelu

• příprava tabulky v Excelu a její elektronická distribuce hodnotícím

• jednoduchý postup při hodnocení jednotlivými pracovníky

Jako záznam je uchovávána vytištěná tabulka

Dodavatelé a jejich hodnocení

Výhody

• Přehledný seznam dodavatelů

• Propojení s agendami v SLP

(dodavatelé, výrobci, servisní

firmy, pracovníci)

• Dostupné všem zaměstnancům

Nevýhody

• Chybí možnost specifikace

předmětu dodávek (zatím

zadáváme do kolonky Fax)

• Nelze přidáním vytvořit záznam

pro „stejného dodavatele“

• Seznam dodavatelů nelze filtrovat

podle osoby, která hodnocení

provádí

• Jeden kontakt v laboratoři není

dostatečný (někdy je potřeba u

jednoho dodavatele uvést více

osob, nebo pořídit více záznamů

pro jednoho dodavatele)

• Samotné hodnocení dodavatelů je

příliš složité

EHK

• V kódu pro

poskytovatele je

uvedena informace,

pro které oddělení je

cyklus používán

• Pokud je uvedena

„platnost do“, cyklus

proběhl

• Červeně: některá

zkouška v

uvedeném cyklu

nebyla úspěšná

SLP nabízí aparát pro vedení seznamu jednotlivých cyklů EHK

Generování Ročního programu účasti v EHK

kod_cyklu naz_cyklu poskytov odp_prac stoptermin tstoptermi

HM1/17 Hormonbestimmungen Gruppe 1 B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan-17 20170128

HP1/17 Hormonbestimmungen Gruppe 2 B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan-17 20170128

SD1/17 Těhotenská diagnostika B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan-17 20170128

TM1/17 Tumorové markery B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan-17 20170128

BM1/17 Kostní markery B-SEKK Zagorová Hana 10-Feb-17 20170210

DGP1/17 Analýza moče testovacími proužky B-SEKK Krnáčová Alena 17-Feb-17 20170217

MS1/17 Močový sediment B-SEKK Krnáčová Alena 17-Feb-17 20170217

GR1/17 Coagulation H-RFB Recová Lucie 18-Feb-17 20170218

BIL1/17 Bilirubin novorozenecký B-SEKK Šigutová Radka 24-Feb-17 20170224

KM1/17 Kardiální markery B-SEKK Bartoš Vladimír 24-Feb-17 20170224

DIF1/17 Hodnocení nátěru periferní krve H-SEKK Kolářová Soňa 24-Feb-17 20170224

KO1/17 Krevní obraz H-SEKK Kolářová Soňa 24-Feb-17 20170224

CS1/17 Immunosuppressives F-RFB Uřinovská Romana 25-Feb-17 20170225

PT#M 3-1 Sérologie Streptococcus pyogenes - latex metoda B-SZU Zagorová Hana 28-Feb-17 20170228

PT#M 7 Sérologie CMV B-SZU Zagorová Hana 28-Feb-17 20170228

HKG1/17 Hemokoagulace H-SEKK Recová Lucie 10-Mar-17 20170310

ZY1/17 Cytokiny B-RFB Zagorová Hana 11-Mar-17 20170311

2017-D1 D-Dimer H-ECAT Recová Lucie 15-Mar-17 20170315

QA003-1 Serum Paraprotein Scheme B-BS Kušnierová Pavlína 17-Mar-17 20170317

QA003.H-1 Hevylite Pilot Scheme B-BS Kušnierová Pavlína 17-Mar-17 20170317

GP1/17 Gamapatie B-SEKK Kušnierová Pavlína 17-Mar-17 20170317

RF1/17 Diferenciální diagnostika revmatoidní artritidy B-SEKK Zagorová Hana 17-Mar-17 20170317

CSFO-1 CSF Oligoclonal Bands B-UKNEQ Kušnierová Pavlína 21-Mar-17 20170321

602 - March (2) TDM 1 - Antifungals / Immunosuppressant F-INST Uřinovská Romana 22-Mar-17 20170322

Podklady pro vytvoření Programu jsou generovány ze SLP:

• při tisku seznamu vybrána možnost exportu do Excelu

• příprava tabulky v Excelu

Jako potřebný Program je uchovávána vytištěná tabulka

Roční program účasti v EHK

Zpráva o účasti v programech EHK pro ČIA

Podklady pro vytvoření Programu jsou generovány ze SLP:

• při tisku seznamu vybrána možnost exportu do Excelu

• příprava tabulky v Excelu

Vlastní zpráva je vytištěna z Excelu

Zpráva o účasti v programech EHK pro ČIA

EHKPřehled o úspěšně absolvovaných

cyklech

Poměrně zdlouhavé vkládání dat

Záznamový formulář je navržen

prakticky jen pro programy SEKK

Naše úprava způsobu vkládání

informací:

• pouze v případě problémové

účasti jsou uváděny konkrétní

hodnoty měření a vyhodnocení

• výsledek „nevyhovuje“ a vazba

na konkrétní neshodu

• v opačném případě jen

výsledek: „vyhovuje“ bez

uvedení hodnot měření vzorků

EHK

Výhody

• Přehledný seznam všech cyklů EHK

• Dostupné všem pracovníkům

• Podklad pro vytvoření Ročního

programu účasti v EHK

• Podklad pro Zprávu o účasti v

programech EHK pro ČIA

• Rychlý přehled o úspěšné účasti v

EHK, podklad pro hodnocení jako

vhodný indikátor kvality,

• Provázání s řízením neshod v

agendě SLP

Nevýhody

• Přínosem by byla možnost

automatického upozornění na

blížící se „stop termín“ daného

cyklu

• V seznamu není možno

specifikovat analytický systém,na

kterém měření bylo prováděno

(dva analyzátory v jednom cyklu,

POCT),

• Řešíme to doplněním do názvu

cyklu

Řízení neshod

• Pro hodnocení a

analýzu neshod na

ÚLD:– skupina = rozlišení místa

vzniku neshody podle

oddělení

– Typ = druh neshody dle

číselníku

• Provázání s agendami

SLP (EHK, IA,

pracovníci)

• Jednou zaevidovanou

neshodu již nelze

zrušit

SLP nabízí aparát pro evidenci neshod dostupný všem pracovníkům

Evidence nové neshody

V počátečním nastavení SLP

(karta Ostatní) není použita

možnost:

Uživatel - čtenář smí editovat

záznamy o neshodách

Řízení neshod

• Pro další řízení

neshod je plně

využíván systém

EŘZ

• Od posledního

upgrade je funkční

také přeposlání

schválení OON

Řízení neshod

Výhody

• Evidence i celé řízení je plně

funkční v rámci EŘZ

• Zaevidování neshody dostupné

všem pracovníkům

• Podklady k analýze neshod pro

přezkoumání SMK

• Provázání s jinými agendami SLP

(EHK, IA)

• Funkční po splnění našich

požadavků)

Nevýhody

• Zdlouhavé zadávání jmen

pracovníků (vždy tlačítko „Uložit“)

Interní audity

• Filtrem lze rozdělit na

seznam všech

uskutečněných nebo

plánovaných IA

• K dispozici pro čtení

pro všechny

zaměstnance

• Součástí evidence

zákaznických auditů

• Nelze využít jako

program auditů na

příslušný rok (v

tiskové sestavě ani v

exportu do Excelu

není plánované datum

SLP nabízí aparát pro vedení seznamu interních auditů

Plán konkrétního interního auditu

• Zvolení druhu auditu,

jeho cíle a předmět

prověřování

• Jednoduché propojení s

kontrolním listem k

auditu, které jsou

uloženy v SLP v záložce

Dotazníky

• Ustanovení vedoucího

auditora a auditorský

tým

Zjištění z interního auditu

• Odpovědi lze vkládat

chronologicky dle

přiloženého kontrolního

listu

• Možnost klasifikace

nálezu IA (doporučení,

neshoda) a propojení s

konkrétní neshodou v

agendě, případně

nápravným a

preventivním opatřením

Výhody

• Přehledný seznam plánovaných i

uskutečněných IA

• Záznam z IA dostupný všem

zaměstnancům

• Zrušení papírových formulářů

pro záznam z IA

• Součástí EŘZ

• Umožňuje taktéž evidenci

zákaznických auditů, které lze v

seznamu odlišit

• Provázání s agendami SLP

(řízení neshod, nápravné,

preventivní opatření, pracovníci)

Nevýhody

• Nelze generovat program IA na

rok

• Záznam nelze odeslat v rámci

EŘZ skupině zaměstnanců

podílející se na IA (pouze MK a

vedoucímu laboratoře)

Řízení IA pomocí SLP

Management rizik

Dříve:

• identifikace rizika – Brainstorming + Ishikawův diagram,

• měření a analýza rizika - Paretova analýza,

• prevence rizika – návrh preventivních opatření,

• kontrola efektivnosti systému – kontrola pomocí indikátorů kvality.

Nyní - pomocí SLP:

• identifikace rizika - Brainstorming,

• měření a analýza rizika – FMEA (analýza možných vad a jejich

následků)

• prevence rizika – návrh preventivních opatření,

• kontrola efektivnosti systému – kontrola pomocí indikátorů kvality.

• Umožňuje definovat dílčí

procesy zvlášť (jednotlivé

fáze laboratorního

diagnostického procesu)

• Kromě hlavního procesu lze

dále analyzovat rizika i

dílčích procesů – řídící,

externí procesy aj., (na ÚLD

nevyužito)

• Přehledný seznam rizik

procesu včetně jejich

druhové identifikace (reálné

či potenciální riziko) hazard

skóre, přiděleného opatření

a přehodnocení – nové

hazard skóre (zhodnocení

účinnosti opatření)

Evidence rizik v SLP

Evidence rizik v SLP

• Hodnocení závažnosti

důsledku,

pravděpodobnosti výskytu

a odhalitelnosti dle

předdefinovaného seznamu

• Jednotně nastavené limitní

hazard skóre (čerpáno ze

školení Lean consulting)

• Propojení s preventivním

opatřením popř. neshodou

v agendě SLP

• V případě překročení

hazard skóre a přijetí PO

možnost přehodnocení

pravděpodobnosti výskytu

a odhalitelnosti

SLP nabízí aparát pro popis rizika, jeho potenciálních důsledků a příčin

Indikátory kvality na ÚLD FNO

Výhody

• Přehledný seznam rizik jednotlivých

dílčích procesů

• Analýza rizik resp. jejich záznam

dostupný všem zaměstnancům

• Zjednodušení analýzy (Paretova analýza

probíhala prostřednictvím formulářů

jednotlivých zaměstnanců účastnících se

Brainstormingu)

• Přechod na analýzu pomocí FMEA –

upřednostňovaný nástroj pro analýzu

rizik

• Předdefinované hazard skóre rozlišující

rizika, kterým je nutno se dále věnovat –

preventivní opatření

• Součástí EŘZ

• Provázání s agendami SLP (řízení

neshod, preventivní opatření)

Nevýhody

• Záznam nelze odeslat prostřednictvím

EŘZ skupině zaměstnanců podílející

se na MR (pouze MK a vedoucí lab.)

• V agendě chybí nástroj pro evidenci a

hodnocení indikátorů kvality (QI)

• QI jsou jednoznačným ukazatelem

úspěšnosti zavedeného PO v

souvislosti s managementem rizik

• Hodnocení probíhá tedy pouze mimo

SLP

• Nelze datovat záznam o

přehodnocení rizik v případě

provedení změn

Řízení rizik pomocí SLP

Děkujeme za pozornost