1

INICIACE PROJEKTUpro potřebu výuky v předmětu Projektování informačních systémů

podle firmy LBMSšíření tohoto materiálu v jakékoliv formě může být stíháno jako porušení autorských práv firmy LBMS a

Katedry informačních technologií VŠE Praha

Obsah

INICIACE PROJEKTU 1

Obsah 1

Iniciace projektu 31. Zahájení projektu........................................................................................................................... 6

1.1. Jmenování sponzora projektu.................................................................................... 71.2. Jmenování vedoucího etapy Iniciace projektu......................................................... 71.3. Zhodnocení souvisejících studií ................................................................................ 71.4. Příprava harmonogramu etapy Iniciace projektu .................................................... 71.5. Ukončení kroku Zahájení projektu ............................................................................ 7

2. Vymezení rozsahu projektu ......................................................................................................... 92.1. Identifikace věcných cílů............................................................................................. 102.2. Vymezení rozsahu zkoumání..................................................................................... 102.3. Zpracování nástinu řešení .......................................................................................... 102.4. Ukončení kroku Vymezení rozsahu projektu ........................................................... 10

3. Stanovení harmonogramu a rozpočtu projektu......................................................................... 113.1. Výběr postupu vývoje projektu ................................................................................... 113.2. Definice etap a kroků projektu ................................................................................... 113.3. Stanovení návazností kroků a etap........................................................................... 123.4. Odhad pracnosti........................................................................................................... 123.5. Sestavení požadavků na zdroje................................................................................. 123.6. Příprava harmonogramu projektu ............................................................................. 123.7. Příprava rozpočtu projektu ......................................................................................... 123.8. Dokumentace omezení projektu................................................................................ 123.9. Dokumentace kriterií úspěšnosti projektu ................................................................ 123.10. Ukončení kroku Sestavení harmonogramu projektu............................................ 12

4. Harmonogram etapy ..................................................................................................................... 144.1. Definice činností následující etapy ............................................................................ 144.2. Stanovení návazností činností ................................................................................... 154.3. Odhad pracnosti........................................................................................................... 154.4. Rozvržení zdrojů .......................................................................................................... 154.5. Příprava harmonogramu etapy .................................................................................. 154.6. Dokumentace omezení harmonogramu projektu.................................................... 154.7. Ukončení kroku Harmonogram etapy....................................................................... 15

5. Organizace projektu...................................................................................................................... 165.1. Jmenování Řídící rady projektu ................................................................................. 175.2. Jmenování vedoucího projektu.................................................................................. 175.3. Jmenování koordinátorů projektu .............................................................................. 175.4. Získání klíčových osob pro projekt............................................................................ 175.5. Jmenování týmu etapy ................................................................................................ 175.6. Získání klíčových zdrojů ............................................................................................. 175.7. Stanovení požadavků na školení............................................................................... 185.8. Tvorba organizačního schematu projektu ................................................................ 185.9. Ukončení kroku Organizace projektu ....................................................................... 18

6. Řídící procedury projektu ............................................................................................................. 19

2

6.1. Stanovení standardů kvality ....................................................................................... 196.2. Stanovení procedur pro řízení kvality ....................................................................... 196.3. Stanovení procedur řízení vývoje .............................................................................. 196.4. Stanovení tolerancí projektu ...................................................................................... 196.5. Stanovení procedur pro změnové řízení .................................................................. 206.6. Stanovení procedur pro řešení problémů................................................................. 206.7. Ukončení kroku Řídící procedury projektu............................................................... 20

7. Business Case............................................................................................................................... 217.1. Stanovení nákladů projektu........................................................................................ 227.2. Kvantifikace přínosů .................................................................................................... 227.3. Analýza rizik.................................................................................................................. 227.4. Definice kriterií úspěchu ............................................................................................. 227.5. Ukončení kroku Business Case ................................................................................ 22

8. Shrnutí etapy Inicializace projektu .............................................................................................. 238.1. Sestavení plánu projektu ............................................................................................ 248.2. Příprava shrnutí etapy................................................................................................. 248.3. Prezentace a projednání shrnutí etapy..................................................................... 24

3

Iniciace projektu

Cíl

- vzít představy a záměry skupiny lidí, kteří pociťují potřebu projektuve své organizaci a převést je do podoby formálního, plánovanéhoprojektu, zabezpečeného zdroji a penězi

způsobem který

- čistě a jasně definuje cíle a rozsah projektu

- vytvoří celkový plán činností a zdrojů, potřebných k provedenícelého projektu

- vytvoří detailní plán činností a zdrojů, potřebných k provedenínásledující etapy projektu

- definuje strukturu organizace projektu, použitelnou k efektivnímuřízení a provedení potřebných prací

- vytvoří přesvědčivý věcný rámec projektu

- získá souhlas k provedení projektu od příslušné úrovně vrcholovéhovedení

tak,že

- projekt bude rozhodně úspěšný a

- je maximalizována pravděpodobnost dosažení vysoké kvality vrámci daného času a rozpočtu

Přehled

Na počátku každého projektu existuje řada představ a názorů ohledně účelu arozsahu projektu, cílového produktu a způsobu vedení projektu. Etapa Iniciaceprojektu se zaměřuje na tyto představy a záměry a jejich převedení do podobyformálního, plánovaného projektu, zabezpečeného zdroji a penězi.

K takové definici projektu je především třeba čistě a jasně definovat čehochceme projektem dosáhnout a jaký je jeho předmět zájmu. Takovoupočáteční definicí vytvoříme měřítko kvality toho, co bude skutečnýmproduktem na konci projektu.

Je též nezbytné vytvořit proces, jímž bude dosaženo cílů projektu. Takovýproces typicky zahrnuje provedení řady úkonů a vytvoření řady produktů vprůběhu projektu. Úkony vytváří produkty. Z důvodu udržení jasného účelu,jakož i z důvodu řízení procesu je vhodné uspořádat úkony v hierarchické top-down struktuře, kde je potřebná práce specifikována postupně ve větším avětším detailu.

4

To je nazýváno Strukturou rozkladu prací. Technologie PDIT poskytujezákladní strukturu rozkladu prací pro vývoj aplikace v architektuře client-server. Tu je však vždy potřebné upravit podle konkrétních okolností a cílůprojektu. Struktura rozkladu prací představuje měřítko kvality postupuprojektu.

Etapa Iniciace projektu musí rovněž definovat zdroje a čas, potřebné kprovedení projektu. Struktura rozkladu prací je základnou k těmto výpočtům.Potřeba zdrojů a času může být pak použita k výpočtu data ukončení acelkových nákladů projektu. Tato informace je klíčovým vstupem pro vytvořenívěcného rámce projektu.

Celkový plán projektu není dost podrobný k přiřazení skutečně potřebnýchzdrojů jednotlivým úkonům a k řízení postupu. Proto je nutné vytvořitdetailnější plán. Tento plán je vytvářen pouze pro bezprostředně následujícíetapu projektu a obvykle nepřekračuje horizont dvou až čtyř měsíců.

Klíčovým faktorem úspěchu projektu je způsob jeho řízení a provádění.Kritickým je také zainteresování správných lidí pro získávání informací arozhodování. Je nezbytné na samém počátku projektu tyto lidi najít a získat adefinovat organizační strukturu projektu. Je rovněž nezbytné vytvořitprocedury, které budou lidmi v organizační struktuře projektu používány kprovádění a řízení prací v projektu.

Nakonec, pro vytvoření projektu zabezpečeného potřebnými zdroji a penězi,je třeba vytvořit jasný a přesvědčivý věcný rámec (Business Case) projektu.Věcný rámec by měl být posouzen a schválen vedením. Identifikujezamýšlené přínosy z dosažení cílů projektu a bilancuje je s náklady a riziky,spojenými s jejich dosažením. Věcný rámec rovněž může být použit jakoměřítko pro porovnání se skutečnými výsledky, náklady a přínosy prodosažení stanoveného úspěchu projektu.

Etapa Iniciace projektu je zde pospána jako posloupnost kroků. Veskutečnosti probíhá řada těchto kroků paralelně a produkty jsou vytvářenypostupně, jelikož mezi kroky je řada vzájemných závislostí. Tomu lze čelit tím,že etapu Iniciace projektu provedeme v relativně krátkém čase v porovnání sezbytkem projektu. Od dvou do čtyř týdnů.

Produktem etapy Iniciace projektu je celkový plán provedení celého projektu adetailní plán následující etapy. Rozpis projektu je často zaměňován za plánprojektu. Rozpis je jednou ze součástí plánu. Kompletní plán projektu seskládá z:

- jasně definovaného rozsahu

- celkového rozpisu činností projektu

- organizace projektu

- jasně definovaných řídících procedur projektu za účelem:

- kontroly a potvrzení kvality

- řízení zdrojů/nákladů/času

- řízení změn

- řízení problémů

5

- jasně postaveného věcného rámce projektu

- rozpočtu projektu

Kromě výše uvedeného obsahuje plán následující etapy:

- detailní rozpis činností etapy

- standardy posuzování kvality produktů

- zjištěné zdroje a s nimi spojené náklady

- tolerance řízení

Provedením etapy Iniciace projektu se výrazně zvýší šance úspěšnéhodokončení projektu.

6

1. Zahájení projektuCíle

- vytvořit plán, definující, jak provést samotnou etapu Iniciaceprojektu

způsobem, který

- zajistí účast a souhlas klíčových lidí, kteří pociťují potřebu projektu arovněž těch, co jej financují

- bere v úvahu i pozadí projektu, s tím spojené činnosti a činnostipředcházející

- vybuduje tým pro provedení etapy Iniciace projektu

tak, že

- je k dispozici čistý a jasný plán pro zahájení projektu

Přehled

Jako se etapa Iniciace projektu zabývá především tvorbou plánu celéhoprojektu, tak se krok Zahájení projektu zabývá tvorbou plánu etapy Iniciaceprojektu. V Zahájení projektu tedy jde o vytvoření plánu prací, potřebných provytvoření plánu celého projektu.

Jako každý plán, má plán etapy Iniciace projektu obsahovat:

- rozsah činnosti, včetně

- omezení

- předpokladů

- výjimek

- rozpis etapy

- požadavky na zdroje

- organizaci projektu (pro etapu Iniciace projektu)

Zahájení projektu se zabývá přehledovým posouzením pozadí projektu a sním spojených činností, získáním k účasti lidí z vedení, kteří budou klíčovýmiuživateli a sponzory projektu, posouzením a přizpůsobením standardnístruktury rozkladu prací pro etapu Iniciace projektu a postavením malého týmupro provedení etapy. Vedoucím této etapy může být někdo jiný, než vedoucíetap následujících.

Při rozepisování činností etapy mějte na paměti, že je zde významný vlivvzájemných závislostí mezi kroky. Zahájení projektu má být provedeno rychle.Počítáte-li na etapu Iniciace projektu čtyři týdny, pak by mělo Zahájeníprojektu trvat jeden den.

7

Konečným výsledkem Zahájení projektu bude detailní plán činností, úsilí,zdrojů a časových plánů etapy Iniciace projektu.

1.1. Jmenování sponzora projektuJmenujte sponzora projektu, odpovědného za spolupráci všech zdrojů,potřebných k úspěšnému provedení etapy Iniciace projektu a k prosazenívšech hlavních rozhodnutí v projektu.

Tento Sponzor projektu bude předsedat Řídící radě projektu, složené jak zpředstavitelů dodavatele, tak z představitelů zákazníka.

Je též možné teď jmenovat pouze sponzora projektu a další členy Řídící radyurčit až později v této etapě, až bude jasnější představa o rozsahu projektu.

Ideálně by měla sponzora projektu jmenovat Komise pro strategii, může všakbýt jmenován i vedoucím etapy Iniciace projektu.

Hlavním rizikem projektu je nebezpečí nedostatečného postavení Sponzoraprojektu. Dokud není dostatečné prestiže sponzora dosaženo, nedoporučujese nepokračovat v pracích.

1.2. Jmenování vedoucího etapy Iniciace projektuJmenujte vedoucího etapy Iniciace projektu, který má zkušenosti jak svývojovým přístupem, tak i s věcnou oblastí projektu a současně budeschopen uřídit úspěšné dokončení etapy.

Je vhodné, aby vedoucí etapy také plnil prozatím roli projektovýchkoordinátorů.

1.3. Zhodnocení souvisejících studiíPosuďte veškeré dříve provedené studie v dané oblasti zájmu. Ujistěte se, zdajejich obsah odráží stávající situaci.

Jedná se například o Projektový záměr, plány strategické úrovně (jakinformatizační, tak věcné) a dokumentaci souběžně prováděných projektů,jelikož se jejich oblasti zájmu mohou s naší překrývat.

1.4. Příprava harmonogramu etapy Iniciace projektuUrčete všechna omezení, která musíme v této etapě prozkoumat.

Posuďte všechny činnosti v etapě, určete které z nich budou muset býtprovedeny a upravte standardní činnosti k použití v projektu.

Určete pro každou činnost potřebné úsilí a čas.

Zjistěte a získejte zdroje k provedení etapy. Upravte rozpis podle dostupnýchzdrojů.

Dokumentujte všechny předpoklady, učiněné při tvorbě rozpisu.

1.5. Ukončení kroku Zahájení projektuRozsah této činnosti je různý podle velikosti a složitosti projektu.

Pro malé a málo riskantní projekty může jít jen o neformální posouzenídokumentů Zahájení projektu sponzorem a vedoucím etapy za účelem:

8

- zjištění chyb, nekonzistencí, nedostatků

- zjištění rizik spojených s nenapravenými chybami

- posouzení dopadu chyb na plán etapy

- ujištění, že činnosti a rozhodnutí v projektu jsou oprávněná

Pro větší projekty proveďte Schůzku iniciace projektu za účelem formálnězahájit projekt, vytvořit základnu jeho efektivního řízení a dosáhnoutcelkového porozumění cílům projektu a rolím jeho jednotlivých účastníků.

9

2. Vymezení rozsahu projektuCíl

- jasně definovat hranice projektu

způsobem, který

- bere v úvahu pozadí projektu

- kde je to možné používá obrázky místo slov

- identifikuje Vecný cíl coby základní důvod projektu

- jasně definuje cíle projektu ve vazbě na Věcný cíl

- identifikuje hlavní věcné požadavky, které musí být v projektusplněny

- identifikuje omezení projektu

- čistě a jasně definuje co projekt nepokrývá

- čistě a jasně definuje co projekt pokrývá

tak, že

- je k dispozici jasný a všeobecně srozumitelný cíl a měřítko pro členyprojektu a ostatní zainteresované lidi, pomocí nichž mohou říditsměr projektu a dosáhnout požadované kvality cílového produktu.

Přehled

Na počátku projektu je důležité postavit přesnou definici účelu a rozsahuprojektu, abychom zajistili, že jak věcní, tak techničtí účastníci přesně vědí oco jde.

Každý projekt v organizaci se má týkat jednoho, či víve Věcných cílůorganizace. Není-li tomu tak, jak má být projekt proveden? Proto je nutné kpostavení cíle a rozsahu projektu nejprve určit hlavní důvod projektu ve vazběna jeden, nebo více Věcných cílů organizace. To umístí projekt do kontextuorganizace jako celku.

Jsou dva aspekty rozsahu projektu. Prvním je rozsah zkoumání. Druhým jerozsah výsledku, nebo koncového produktu projektu. Oba tyto aspekty jsoupředmětem zájmu tohoto kroku.

Vstup do tohoto kroku může mít řadu podob, od všeobecného přání vyvinoutsystém v příslušné věcné oblasti až po mnohem formálnější Projektovýzáměr, nebo Zprávu ze studie uskutečnitelnosti. Ať je tomu jakkoliv, přesnádefinice rozsahu v této ranné fázi zajistí, že jak lidé z věcné oblasti, takvývojáři přesně vědí, jak široký má být předmět zájmu projektu.

Rozsah projektu bude mít řadu dimenzí, závisejících na podstatě projektu.Tyto dimenze je důležité identifikovat a ve vazbě na každou z nich definovatrozsah projektu.

U mnoha vstupních dokumentů, jako je Projektový záměr, je obvyklé, že majíformu “literárně” pojaté zprávy a u nich může být těžké jasně určit co a v

10

jakém rozsahu by mělo být obsahem projektu. Vývoj aplikace poskytuje cestygrafické dokumentace podstatných funkcí a informací, nade vší pochybnosturčující co má být detailně zkoumáno.

2.1. Identifikace věcných cílůProveďte pracovní schůzku, nebo interview s odpovědnými představiteli věcnéoblasti za účelem určení hlavních věcných cílů a kritických požadavků. Jejichsoučástí budou kriteria dosažení úspěchu jak u cílových produktů projektu, takv postupu projektu (např. cíle kvality, kvantitativní požadavky, očekávanépřínosy)

2.2. Vymezení rozsahu zkoumáníUrčete věcné dimenze,které umožní definovat rozsah projektu.

Pro každou dimenzi určete co patří do rozsahu projektu a co nikoliv.

Jako popis funkčního rozsahu projektu vytvořte kontextový diagram datovýchtoků, definující hranice projektu v termínech věcných oblastí, funkcí, lokalit aorganizačních jednotek, které budou součástí rozsahu zkoumání. Zajistěte,aby rozsah projektu pokrýval ty funkční oblasti, které jsou kritické prodosažení vytyčených věcných cílů.

Jako popis rozsahu informačních požadavků vytvořte globální datový modelobsahující podstatné entity a relace.

Určete základní nutné požadavky, které projekt musí splnit a vztáhněte je kvěcným cílům.

Zjistěte omezení, specifické limity a výjimky, s nimiž musí projekt pracovat.

Zaznamenejte veškeré předpoklady, učiněné při definici rozsahu zkoumání.

2.3. Zpracování nástinu řešeníPřipravte nástin řešení jako ilustraci uskutečnitelnosti dosažení věcných cílůprojektu. Přiložte diagram datových toků, nastiňující podstatu řešení aposkytující dostatečné informace k přípravě věcného rámce (Business Case).

2.4. Ukončení kroku Vymezení rozsahu projektuUspořádejte posouzení dokumentů Rozsahu projektu, abyste zajistili, žerozsah je v souladu s věcnými požadavky a technickými standardy.

11

3. Stanovení harmonogramu a rozpočtu projektuCíl

- vytvořit celkový časový rozpis projektu

způsobem, který

- určí celkový vývojový přístup projektu

- vytvoří upravenou strukturu rozkladu prací (seznam úkonů),specifickou pro projekt

- vytvoří výpočet celkových nákladů projektu a s tím spojenýchtermínů dodávek

- zjistí hlavní kontrolní body Řídící rady projektu

- zjistí základní požadované lidské zdroje pro projekt

- zjistí základní požadované ostatní zdroje pro projekt

tak, že

- rozpis je použitelný k vedení projektu a jako měřítko ke sledování ařízení pokroku projektu.

Přehled

Jakmile jsou určeny cíle a rozsah projektu, je nutné určit, jaké činnosti musíbýt k dosažení cílů projektu provedeny. Mezi činnostmi mohou být stanovenynávaznosti, což na oplátku umožní výpočet potřeby zdrojů a harmonogramu.

To je třeba udělat pro celý projekt a potom detailněji pro následující etapuprojektu. Tento krok se zabývá projektem celkově.

Potom je nutné odhadnout potřebu zdrojů pro etapu. Ta by měla pokrývatvšechny požadované lidské zdroje, jak na plný, tak na částečný úvazek aostatní typy zdrojů, jako kancelářské prostory a vybavení. Potom lze vytvořitčasový postup a výpočet nákladů na etapu.

Vytváření rozpisu projektu je činnost, v průběhu Iniciace projektu opakovaná.Rozpis bude ovlivňován průběhem následujících kroků Iniciace projektu.

3.1. Výběr postupu vývoje projektuVyberte šablonu postupu, nejlépe odpovídající charakteristikám a rizikůmprojektu.

Nemáte-li vhodnou šablonu, vyberte vývojový přístup a vytvořte strukturu etapa kroků projektu.

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

3.2. Definice etap a kroků projektuZjistěte příslušné etapy, kroky a úkony z vybrané šablony postupu.Na základě rozsahu, cílů a omezení projektu vylaďte strukturu rozkladu pracíprojektu za účelem:

12

- odstranění zbytečných kroků/úkonů

- přidání dalších kroků/úkonů z důvodu omezení rizik

- zaznamenání všech předpokladů a problémů.

3.3. Stanovení návazností kroků a etapGraficky znázorněte posloupnost etap a kroků aby graf odrážel vnitřní aarchitektonické závislosti skryté v projektu.

Definujte závislosti a typy závislostí mezi činnostmi téže úrovně (t.j. etapa -etapa, krok -krok).

Zajistěte, že jsou identifikovány veškeré závislosti na jiných projektech.Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

3.4. Odhad pracnostiNa základě výpočetních postupů/metrik vytvořte počáteční top-down odhadpro celý projekt a rozdělte jej mezi jednotlivé etapy, případně kroky.

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

3.5. Sestavení požadavků na zdrojeNa základě odhadu pro celý projekt, etapy a případně kroky definujtepočáteční požadavky na zdroje. Pro rozpis projektu postačí odhadnoutpotřebný počet každého příslušného typu zdroje, spíše než konkrétní lidi(např. programátoři).

Rovněž zjistěte ostatní, projektem požadované zdroje (např. technickévybavení, ubytování).

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

3.6. Příprava harmonogramu projektuVytvořte počáteční rozpis činností projektu.

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

3.7. Příprava rozpočtu projektuNa základě počátečního rozpisu činností a zdrojů vytvořte nákladovou křivku,znázorňující kumulativní náklady projektu v čase.

Na základě nákladové křivky stanovte požadovaný rozpočet projektu.

3.8. Dokumentace omezení projektuFormalizovaně zaznamenejte všechny předpoklady a problémy, zjištěné přivytváření rozpisu projektu.

3.9. Dokumentace kriterií úspěšnosti projektuStanovte způsob měření úspěšnosti postupu projektu a zaznamenejte jej vpodobě kriterií úspěchu.

Kriteria budou použita k měření úspěšnosti postupu, použitého v projektu.

3.10. Ukončení kroku Sestavení harmonogramu projektu

13

Uspořádejte posouzení dokumentů Rozpisu projektu, abyste zajistili, žerozsah je v souladu s věcnými požadavky a technickými standardy.

14

4. Harmonogram etapyCíl

- vytvořit časový rozpis následující etapy projektu

způsobem, který

- definuje činnosti,nezbytné k provedení následující etapy projektu

- určuje nejlepší přístup ke splnění každé činnosti

- určuje nástroje dokumentace projekčních prací

- zjišťuje skutečné požadavky na zdroje

- vytvoří výpočet nákladů na etapu a s tím související termínyukončení

tak, že

- rozpis je použitelný k vedení následující etapy a jako měřítko kesledování a řízení pokroku projektu.

Přehled

Celkový rozpis projektu je potřeba k určení kompletního časového plánuprojektu, požadavků na zdroje a nákladů. Pro vedení a řízení projektu jezapotřebí mnohem detailnější rozpis. Tento detailnější rozpis je vytvářenpostupně v průběhu projektu jako rozpis následující etapy v etapě Iniciaceprojektu a ke konci každé následující etapy projektu.

Celkový rozpis projektu poskytuje přehled činností v etapě. Tyto činnostipotřebují být dále definovány až do bodu, kdy jsou identifikovány všechnypotřebné úkony. Zde má být použit stejný přístup, jako při vytváření celkovéhorozpisu projektu. To jest použít vhodný postup, nebo jej vytvořit, není-li kdispozici.

Potom je nutné odhadnout potřebu zdrojů pro etapu. Ta by měla pokrývatvšechny požadované lidské zdroje, jak na plný, tak na částečný úvazek aostatní typy zdrojů, jako kancelářské prostory a vybavení. Potom lze vytvořitčasový postup a výpočet nákladů na etapu.

Vytváření rozpisu etapy je činnost, v průběhu Iniciace projektu opakovaná.Rozpis bude ovlivňován průběhem následujících kroků Iniciace projektu.

4.1. Definice činností následující etapyZjistěte činnosti následující etapy na úrovni kroků a úkonů. Zahrňte i technickéa řídící činnosti pro řízení pokroku a změn. Sem patří kontrolní body,posouzení kvality a hodnocení etap.

Na základě rozsahu, cílů a omezení projektu vylaďte strukturu rozkladu pracíprojektu za účelem:

- odstranění zbytečných kroků/úkonů

- přidání dalších kroků/úkonů z důvodu omezení rizik

15

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

4.2. Stanovení návazností činnostíGraficky znázorněte posloupnost kroků a úkonů následující etapy tak, abyodrážela vzájemné závislosti, skryté v projektu.

Definujte závislosti a typy závislostí mezi činnostmi téže úrovně (t.j. krok -krok,úkon- úkon).

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

4.3. Odhad pracnostiNa základě výpočetních postupů/metrik vytvořte počáteční odhad pro každýkrok a úkon následující etapy. Vylaďte tyto počáteční odhady aby odráželyskutečné okolnosti, které mají na projekt vliv. Vytvořte odhady podledovedností, požadovaných pro tu kterou činnost.

Porovnejte agregáty těchto detailních odhadů s celkovými top-down odhadypro projekt.

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

4.4. Rozvržení zdrojůNa základě odhadu pro celý projekt a následující etapu, alokujte konkrétnízdroje. Toto bude uděláno pro konkrétní lidské zdroje. Alokovat můžetejednoduše pro činnosti, nebo pro role v činnostech, anebo pro odpovědnostirolí v činnostech.

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

4.5. Příprava harmonogramu etapyVytvořte počáteční rozpis činností etapy.

Zaznamenejte všechny zjištěné předpoklady a problémy.

4.6. Dokumentace omezení harmonogramu projektuFormalizovaně zaznamenejte všechny předpoklady a problémy, zjištěné přivytváření rozpisu etapy.

4.7. Ukončení kroku Harmonogram etapyUspořádejte posouzení dokumentů Rozpisu etapy, abyste zajistili, že rozsah jev souladu s věcnými požadavky a technickými standardy.

16

5. Organizace projektuCíl

- vyberte a připravte lidi, jejichž účast je nutná pro úspěch projektu

způsobem, který

- jasně identifikuje role a odpovědnosti

- zajistí výběr nejlepších osob k naplnění vybraných rolí aodpovědností

- zjistí požadované školení, které vybraným osobám umožní naplněníjejich rolí a odpovědností v projektu

- zajistí alokaci potřebného času zdrojů pro projekt

- zajistí reprezentaci všech hlavních zainteresovaných skupin

- upraví rozpisy projektu a etap podle dostupných zdrojů

tak, že

- projekt bude profitovat z toho, že má lidské zdroje, které mohoupracovat ve vzájemné integraci a které přesně rozumí rolím, ježmusí hrát, aby projekt byl úspěšný.

Přehled

Jakmile jsou zjištěny cíle projektu a k tomu, jak je naplnit, je vytvořenastruktura rozkladu prací, je nutné naplánovat účast lidí v projektu.

Důležitým krokem tohoto plánování je zjištění požadovaných rolí aodpovědností. Tato metodologie poskytuje standardní množinu rolí aodpovědností v projektu, které je nutné zhodnotit a upravit podle potřebykonkrétního projektu.

Řídící rada projektu, jako vrcholová úroveň organizace projektu, máodpovědnost za zajištění celkové integrity projektu ze všech úhlů pohledu.Struktura Řídící rady odráží třístrannou odpovědnost, existující v každémprojektu. Konkrétně se jedná o věcnou, zákaznickou a technickouodpovědnost. Rada by měla být též připravena v případě nutnosti doporučitukončení projektu.

Vedoucí etapy je Řídící radou zmocněn k zajištění úspěšného dohotoveníproduktů etapy včas, v rámci rozpočtu a v určené kvalitě v rámci danýchtolerancí.

Vedoucí etapy může být jmenován z jakékoliv oblasti, zapojené do projektu,nebo může být z externí organizace. Vedoucí etapy může mít potřebu pomocis věcnými, zákaznickými, nebo technickými aspekty projektu. Tato pomoc jemu poskytována prostřednictvím určených koordinátorů pro každou z těchtooblastí. To zajistí, že hlavní zájmové oblasti v projektu jsou na pracovní úrovniřádně reprezentovány, to jest pomocí účasti na hodnoceních kvality. Torovněž zajistí kontinuitu denní koordinace projektu, zvláště v případech změnyvedoucího etapy.

17

Je rovněž vhodné mít řadu klíčových lidí v organizaci, která je v projektuzainteresována a má na něj vliv. Tito budou dostávat řádné pravidelné zprávyo průběhu projektu a budou zváni na schůzky Řídící rady.

Požadované časové nároky na účast v projektu budou různé pro různé role aodpovědnosti. Důležité je, aby osoby, vybrané ke sdílení několika různých rolív projektu mohly věnovat projektu náležité množství času.

Jakmile jsou definovány role, odpovědnosti a časové nároky každé činnosti, jemožné přiřadit k jednotlivým činnostem konkrétní osoby. Často bude nutné kčinnostem přiřazovat osoby, které nemají dostatečné schopnosti k plněnísvých rolí. Proto je nezbytné zjišťovat i potřeby dodatečného školení těchtoosob.

5.1. Jmenování Řídící rady projektuUtvořte tým představitelů vrcholového vedení, který bude v projektu pracovata získá pro něj souhlas vedení.

Zajistěte, aby byli řádně reprezentováni všichni ti vrcholoví vedoucí, kteří majívýznamný zájem na úspěšných výstupech projektu.

Zajistěte, aby členové Řídící rady řádně rozuměli svým odpovědnostem ačasovým nárokům na ně kladeným.

5.2. Jmenování vedoucího projektuVyberte vhodného vedoucího následující etapy projektu, který dobře znápodstatu a důležitost činností etapy.

Vybraná osoba musí být schopna věnovat projektu požadovaný čas.

5.3. Jmenování koordinátorů projektuZjistěte potřeby koordinačních a řídících činností v celém projektu. Tytočinnosti jasně definujte a najděte pro ně předběžně vhodné osoby.

Odhadněte čas, požadovaný k plnění těchto rolí a zajistěte, aby vybranéosoby měly k jejich plnění dostatek času.

5.4. Získání klíčových osob pro projektZjistěte potřebu ostatních lidí, krtitických pro úspěch projektu. Jasně definujteco je to za lidi a jaké odpovědnosti budou v projektu mít.

Odhadněte čas, požadovaný k plnění těchto rolí a zajistěte, aby vybranéosoby měly k jejich plnění dostatek času.

5.5. Jmenování týmu etapyZjistěte potřebu lidí v etapě, definujte strukturu týmu a je-li to nutné, určetevedoucí týmů.

Zajistěte, aby byly jasně definovány požadované časové nároky projektu a tytobyly srozumitelné členům týmu a jejich vedoucím.

Schůzky vedoucích týmů s jejich týmy završují proces delegováníodpovědnosti za rozpis práce v právě vytvořené struktuře organizace projektu.

5.6. Získání klíčových zdrojůUrčete požadavky na zprávy zůčastněnému vedení. Zaměřte se napřehledové zprávy o projektu a na zprávy o ukončení etapy.

18

5.7. Stanovení požadavků na školeníOdhadněte schopnosti a kvalifikaci projektového týmu. Na základě tohovytvořte plán školení, jehož účelem je seznámit členy projektového týmu smetodologií, technologií a věcnou oblastí.

Rozpis projektu upravte o příslušné školicí činnosti.

5.8. Tvorba organizačního schematu projektuVytvořte diagram organizace projektu, znázorňující toky zpráv a komunikačníkanály projektu.

5.9. Ukončení kroku Organizace projektuVytvořte diagram organizace projektu, doplněný definicemi rolí a odpovědnostípro každý prvek organizace projektu.

Uspořádejte posouzení produktů Organizace projektu za účelem zajistit, abynavrhovaná organizace projektu obsahovala všechny účastníky, potřebné kdosažení cílů projektu.

19

6. Řídící procedury projektuCíl

- zajistit vytvoření procedur, potřebných k řízení projektu

způsobem, který

- zjistí veškeré nezbytné procedury

- definuje vhodné standardy

- definuje nezbytné úrovně a tolerance práce

tak, že

- veškerá práce na projektu bude provedena maximálně efektivně

Přehled

Pro sebemenší kousek práce mají být jasně vytvořeny řídící procedury. Aniprojekt není výjimkou, leč díky jeho charakteru tyto procedury často nebývajísepsány. Proto je nutné požadované procedury zjistit a definovat.

Všechny řídící procedury organizace samotné mají být orvněž zabudovány doplánu projektu. Jde o procedury:

- řízení kvality

- řízení vývoje

- řízení změn

- řízení verzí

- řešení problémů

Může se stát,že, podle povahy projektu, bude třeba procedury měnit, nebopřidávat nové.

Úkony, vyplývající z řídících procedur, je třeba zapojit do rozpisu projektu aetapy. Díky tomu může dojíti ke změnám v rozpisech.

6.1. Stanovení standardů kvalityStanovte obecné standardy a konvence tvorby a posuzování produktů.

6.2. Stanovení procedur pro řízení kvalityStanovte mechanismus zajištění jakosti produktů projektu. Typy posudkůjakosti se pohybují od neformálního “zkouknutí” až po zcela formální posudek.

6.3. Stanovení procedur řízení vývojeStanovte mechanismus sledování pokroku projektu.

6.4. Stanovení tolerancí projektuZjistěte přípustné tolerance odchylek v plánu projektu, kdy ještě nebudeautomaticky upozorněna Řícící rada.

20

6.5. Stanovení procedur pro změnové řízeníZjistěte potřebu řízení změn v projektu.

Určete, zda bude pro všechny produkty použita stejná úroveň řízení změn,nebo bude různá pro jednotlivé typy produktů.

Určete různé úrovně změnového řízení pro jednotlivé typy produktů.

Určete jak budou během projektu řízeny různé verze téhož produktu.

6.6. Stanovení procedur pro řešení problémůZjistěte typy problémů,které se mohou v projektu vyskytnout a definujtemechanismus jejich řešení.

6.7. Ukončení kroku Řídící procedury projektuUspořádejte posouzení řídících procedur projektu za účelem zajistit, abynavržené procedury umožnily úspěšně projekt provést a řídit jej podle danýchrizik.

21

7. Business CaseCíl

- připravit věcný rámec (Business Case) pro porovnání nákladů apřínosů projektu.

způsobem, který

- tvůrčím způsobem nachází veškeré možné oblasti přínosů

- důkladně zkoumá všechny oblasti nákladů

- kde je to možné, kvantifikuje přínosy finančně

- provede zhodnocení rizik projektu a námětů na jejich omezení

- vytvoří závěry ve věci přínosů věcného rámce

- kde je to rozumné, nabídne alternativy

- reviduje ostatní části plánu projektu

tak, že

- vrcholové vedení má vysoce kvalitní kvantitativní informace pro svérozhodování, například zda se vůbec do projektu pustit.

Přehled

Jedním z cílů etapy Iniciace projektu je získat dostatečné informace krozhodnutí, jestli vůbec stojí za to s projektem začít.

Předchozí kroky poskytly většinu těchto informací. Tento krok je doplnífinančními hodnotami a tím se vytvoří věcný rámec dalšího pokračováníprojektu.

Podstatnou složkou těchto informací, která nebyla předchozími krokyposkytnuta, je zjištění přínosů projektu. Ty musí být prozkoumány azaznamenány.

Přínosy pak můžeme porovnat oproti nákladům, uvedeným v rozpočtuprojektu.

Tyto dvě základní sady informací potom analyzujeme s cílem zajistit, aby měloprovedení projektu smysl z finančního hlediska.

Tento krok rovněž ukazuje s projektem spojená rizika, která musí býtposouzena vrcholovým vedením (Řídící radou projektu) s cílem učinit správnározhodutí. Jsou ukázána rizika projektu, zjištěná v předchozích krocích tétoetapy a také akce, potřebné k jejich omezení, zmírnění, nebo odstranění.

Riziky neprovedení projektu se rozumí rizika, spojená s nedosaženímzjištěných přínosů projektu.

Při tvorbě Věcného rámce může dojít k úpravě ostatních částí plánu projektu,včetně Rozsahu projektu, projektového a etapových rozpisů a Organizaceprojektu.

22

7.1. Stanovení nákladů projektuPosuďte rozpočet projektu a zajistěte, aby byly zjištěny veškeré náklady navývoj. Vypočtěte náklady na tvorbu a údržbu cílového produktu.

7.2. Kvantifikace přínosůZjistěte a kvantifikujte veškeré přínosy, spojené s cílovým produktem projektu.

Pokuste se stanovit finanční hodnotu kařdého přínosu, čímž se tyto stanouhmatatelnými. Dokumentujte veškeré kalkulace, použité ke zhmatatelněnípřínosů.

7.3. Analýza rizikStanovte rizika, spojená s provedením projektu. Věnujte pozornostnásledujícím kategoriím rizik:

- rizika Věcného rámce (věcná)

- rizika organizační

- rizika plánů

- rizika technická

- rizika vnějších závislostí

7.4. Definice kriterií úspěchuPosuďte věcné cíle a požadavky a na jejich základě určete, jak bude projekthodnocen z hlediska věcného obsahu.

Toto zaznamenejte ve formě Věcných kriterií úspěchu. Tato kriteria budoupoužita na konci projektu ke zhodnocení celkového úspěchu projektu.

7.5. Ukončení kroku Business CaseVytvořte formální specifikaci Věcného rámce.

Analyzujte Věcný rámec a pro posouzení Řídící radou projektu připravtedoporučení zda/jak projekt provést.

23

8. Shrnutí etapy Inicializace projektuCíl

- dokumentovat výsledky etapy Iniciace projektu a nechat je posouditvedením

způsobem, který

- vytvoří hutný balík informací pro rozhodnutí

- získá souhlas s rozsahem projektu

- získá souhlas s vývojovým přístupem a rozpisem projektu

- získá souhlas s věcným rámcem projektu

- získá souhlas s organizací projektu

- získá souhlas se zajištěním potřebných zdrojů

- získá souhlas s přístupem a rozpisem následující etapy projektu

- získá souhlas s definovanými řídícími procedurami projektu

- zaznamená plány projektu a etapy pro vedení a řízení projektu propřípady autorizace k dalšímu postupu

- ujistí, že etapa Iniciace projektu je kompletní

Přehled

Shrnutí etapy má být prováděno na konci každé etapy projektu. Vedoucíprojektu/etapy a projektový tým podávají zprávu o pokroku projektu adoporučení Řídící radě k souhlasu s dalším pokračováním projektu. Práce,provedená v etapě Iniciace projektu je shrnuta do jednoho dokumentu, kterýobsahuje celkový plán projektu a detailní plán následující etapy.

Plán projektu se skládá z:

- Cílů projektu

- Rozsahu projektu

- Celkového rozpisu projektu

- Organizace projektu

- Standardních a řídících procedur projektu

- Věcného rámce projektu

- Celkového rozpočtu projektu

Plán následující etapy se skládá z:

- Rozpisu etapy

- Požadavku na zdroje

24

- Standardů posouzení jakosti produktů etapy

- Řídících tolerancí etapy

- Rozpočtu etapy

Rovněžmá být vytvořena stručná Zpráva z etapy, sumarizující provedenépráce a obsahující doporučení Řídící radě.

Odsouhlasením plánu následující etapy dává Řícídí rada projektu svolení kzabezpečením penězi a ostatními zdroji a akceptuje stanovené předpoklady,předpokládané potřeby a rizika projektu.

Řídící rada musí být ujištěna, že příslušné činnosti postupu, procedur řízeníjakosti a změn jsou prováděny efektivně.

8.1. Sestavení plánu projektuShrňte všechny prvky plánu projektu a následující etapy do jednohodokumentu pro posouzení Řídící radou projektu.

8.2. Příprava shrnutí etapyRozhodněte, jaká rozhodnutí musí Řídící rada učinit. Ta pokrývají problémy,vzniklé v průběhu etapy Iniciace projektu a rozhodnutí jak dále v projektupokračovat.

Určete doporučení Řídící radě k těmto rozhodnutím

Určete informace, které Rada k těmto rozhodnutím potřebuje

Určete nejlepší způsob poskytnutí těchto informací Radě

Připravte podklady pro Radu

Připravte a naplánujte schůzku Řídící rady a rozešlete podklady

Připravte strukturovaný program schůzky

Připravte stručnou zprávu o práci, provedené v etapě

8.3. Prezentace a projednání shrnutí etapyPodle připraveného programu prezentujte výsledky etapy Řídící radě.

Požádejte o svolení k provedení následující etapy projektu.