Time management pro začátečníky a

začátečnice

Josef Zemek

zemkuv@seznam.cz

Plán setkání

Vnímání časuCo je TM?

Murphyho zákonyPočátky TM

Jak jste v TM daleko?SMART práceOsobní efektivitaCo organizovat?Válečnický přístupČasožroutiDelegování

Techniky nastavení prioritČasový snímekNadměrná angažovanost14 podob prokrastinaceDalší poznámky k ovládání času

Pokud se v m tento materi l l b , napi te á á í í šmi na e-mail, mohu kolit i u v s.š á

Tento materi l ,ys n neobsahuje v e, á ú ů ě šco p i kolen k m a co na n m ř š í čí á ěd l me (praktick koly).ě á é ú

Vnímání časuVnímání času

TM zahrnuje- plánování, stanovování cílů a určování priorit - organizaci práce, eliminaci rušivých vlivů- osobní komunikaci, efektivní jednání- účelnou telefonickou a písemnou komunikaci- delegování, koučování, vedení porad- znalosti o osobnostních typech a jejich využívání

Parkinsonovy zákony

1 Práce roste úměrně s časem, který je na ni možno vynaložit; to, co je třeba udělat, nabývá na důležitosti a komplikovanosti v přímé proporci k vyhrazenému času.

2 Výdaje rostou úměrně k příjmům. 3 Rozrůstání plodí složitost a

složitost plodí zánik

4 Počet lidí v každé pracovní skupině se časem zvětšuje bez ohledu na množství práce. 5 Existuje-li možnost, jak pozdržet důležité rozhodnutí, schopný úředník si ji najde. Parkinsonův zákon pozdržení: Pozdržení je nejzákeřnější forma zamítnutí.

...to už jsou Murphyho zákony

Parkinsonovy axiómy1 Každý vedoucí se snaží rozšířit počet svých podřízených, nikoli protivníků.2 Vedoucí pracovníci se navzájem starají o to, aby měli co dělat.

...to už jsou Murphyho zákony.

Generace TMGenerace TM(Stephen Covey)

1 Seznam úkolů - CO2 Pracovní diář - KDY3 Sofistikované nástroje nejen na papíře- JAK4 life management - PROČ

SMARTER práce

S – Specific (specifický)M – Measurable (měřitelný)A – Achievable (dosažitelný)R – Realistic (realistický)T – Timescales (/Time Specific- termínovaný)

E – Exciting (motivující)R – Recorded (zaznamenaná)

Co organizovat?

VěciÚkolyLidi

Časožrouti

Vnitřní vlivy Vnější vlivy

Stresory (snižují pracovní výkonnost, způsobují neefektivní využití času)

Fyzikální PsychickéSociální Traumatické

Zásady delegováníAnalyzovat svou práci Plánovat Vybrat vhodné pracovníky Zvolit správný způsob zadání úkolu Výstižně a srozumitelně definovat úkol

Dát delegovanému přiměřenou podporu

Bariéry v delegování

* Pocit nenahraditelnosti• Nechuť opustit práci, kterou manažer sám dobře umí • Nedůvěra ve schopnosti pracovníků, obava z neoblíbenosti

Techniky nastavení priorit v závislosti na plánování

Paretův princip

80 % světového bohatství vlastní 20 % lidí.

ABC

určena ke stanovování krátkodobých priorit. Všechny činnosti můžeme rozdělit do tří úrovní:klíčové důležité nepodstatné

S.O.R.U.Z.

sumarizace – odhad - rezervní čas - určení priorit - zpětná kontrola

Eisenhowerova matice.

1 naléhavé a důležité

– udělat sám a hned

2nenaléhavé a důležité

– mohou počkat do zítra

3naléhavé a nedůležité

– delegovat hned

4nenaléhavé a nedůležité

– nutno delegovat či nedělat

1 Naléhavé a důležité

· stres· vyčerpání· krizové řízení- efekt tyranie naléhavosti

2 Nenaléhavé a důležité

- čas na přípravu a naplánování· sebekontrola· málo krizí- budování a rozvíjení vztahů- efektivní management- prací na důležitých úkolech lze předcházet vzniku naléhavých problémů

3 Naléhavé a nedůležité

· orientace na krátkodobé cíle· bezcenné plány- nepodstatné záležitosti, jimiž nás ruší ostatní· narušené vztahy

4 Nenaléhavé a nedůležité

· neodpovědnost- spotřebovávají čas bez reálného přínosu

GTD

1 Sesbírejte to2 Zpracujte to3 Zorganizujte to4 Zhodno te toť5 Ud lejte toě

Čtyřhodinový pracovní týden

1. definice2. eliminace3. automatizace4. osvobození

Připoutejte se, přistáváme

Dejte se do práce = d lejteěDenní úkoly

napište si každý den seznam pro dnešek

vyberte prvních 5 nejd ležit jšíchů ě

sdružujte úkolyvyužívejte prost edí a situacíř

asové rámceČRutiny, zvyky, rozvrhTýdenní plánPlánování úkol na jednotlivé dnyůKrátké a nep íjemné d lejte hnedř ěVe erní shrnutíč

Několik jmen pro zájemce o teorii

Allen, David . Vytvořil techniku Getting Things Done (GTD)Eisenhower – maticeFerriss, Timothy – 4hodinový prac. týdenForster. Mark: málo a častoCovey, Stephen – definoval 4 generace TMLakein, Alan – Lakeinoa otázka

Prameny14 podob prokrastinace, http://cilichili.cz/blog/atlas-prokrastinatoruŘízení vašeho času a času vašeho týmu, http://www.hays.cz/slu%C5%BEby-pro-zam%C4%9Bstnavatele/HAYS_166612Bajer, L.: Co si může z GTD odnést do praxe (nejen) ředitel školy, www.mitvsehotovo.cz/2014/03/co-si-muze-z-gtd-odnest-do-praxe-nejen-reditel-skoly/Bajer, L.: Říci multitaskingu ano? http://www.mitvsehotovo.cz/2014/03/rict-multitaskingu-anoBohuš. O.: Jak nastartovat flow za 30 minut, www.growjob.com/clanky-personal/jak-nastartovat-flow-za-30-minutDrahoš, J. Vliv moderních metod time managementu na efektivitu práce manažera. Bakalá ská práce. Brno: Masarykova Univerzita, ř2013Clegg, B.: Time management. Brno: CP books, a. s. 2005, ISBN 80-251-0552-0

Herout, A.: Po i te si asový snímek, ř ď čwww.herout.net/blog/2011/08/poridte-si-casovy-snimekHoláková, P.: as a (sebe) ízení, Č řwww.mitvsehotovo.cz/2013/06/cas-a-seberizeniHoláková, P.: ízení asu – ád a vále nický p ístup. Ř č ř č řwww.mitvsehotovo.cz/2013/06/rizeni-casu-rad-a-valecnicky-pristupJak získat as. Praha: Euromedia Group – Ikar, 2006. ISBN č978-80-240-0977-6Jíra, S., Humlerová, V.: Time management. eské Bud jovice, Ob anské Č ě čsdružení CHANCE IN NATURE – LOCAL ACTION GROUP a Jiho eská čuniverzita v eských Bud jovicích, Ekonomická fakulta 2013Č ěŠpok, D.: Systém „P ipoutejte se, p istáváme“, ř řwww.mitvsehotovo.cz/2013/11/system-pripoutejte-se-pristavame/Špok, D.: Time management a pravidla osobní efektivity. www.mitvsehotovo.cz/2012/11/time-management-a-pravidla-osobni-efektivity

Nedostatek času neexistuje. Všichni máme dost času, abychom mohli udělat všechno, co opravdu udělat chceme.

(Alan Lakein)