Elektronická archivaceTelefónica O2 Czech Republic

14. sympozia EDI (FACT a eB)Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích

Tomáš Trejbal, Head of corporate product markering

2

Agenda

2

• Představení spol. Telefónica O2 Czech Republic

• Pojmem “elektronický dokument” (ED)• Pojem „ výměna elektronických dokumentů“

(EDI) • Legislativa a EDI • Principy elektronické archivace• Trendy v EDI a EDI archivaci• Možnosti elektronické archivace s Telefónica

O2• Jak O2 EDI Archiv funguje• Možnosti O EDI Archivu

3

Telefónica O2 přináší svým klientům zkušenosti a znalosti světového hráče…

…působící ve 23 zemích

ChinaChina

El SalvadorEl Salvador

USAUSA

MexicoMexico

GuatemalaGuatemala

NicaraguaNicaragua

PanamaPanamaPuerto RicoPuerto Rico

EcuadorEcuador

PeruPeru

ChileChile ArgentinaArgentina

UruguayUruguay

BrazilBrazil

ColombiaColombia

VenezuelaVenezuela

SpainSpain

MoroccoMorocco

IrelandIreland

United KingdomUnited Kingdom

GermanyGermany

Czech Rep.Czech Rep.

SlovakiaSlovakiaItalyItaly

AlaskaAlaska

4

Telefónica O2 v České republice

• Preferovaný ICT partner zákazníků v komerčním prostředí i veřejné správě

• První skutečně plně integrovaný Telco & IT poskytovatel

• Nabízející ucelené hlasové a datové portfolio v České Republice

• Provozující největší fixní a mobilní sítí

• Jeden ze strategický základních kamenů pro budovaní konvergence v rámci Telefónica group

5

Společnost Telefónica O2 svým obchodním partnerům přináší oborová řešení pro pokrytí konkrétních potřeb

Fixní a mobilní hlas

Fixní a mobilní data

EDI

EDI Fakturace

EDI Archiv

Telefónica O2 váš obchodní partner

Konverze &inovativní řešení Zkušenosti s trhem

Integrované celkové řízení

Mobillní služby

Hlasové služby příští

generace

Data IT

Řízené služby

Profesionální služby

6

Elektronický dokument (ED) Výměna elektronických dokumentů (EDI)

3

Elektronický dokument soubor digitálních záznamů, které zprostředkovávají textové (alfanumerické),obrazové a zvukové informace a které vznikají, uchovávají se a využívají se pouze prostřednictvím výpočetní techniky

EDI (Electronic Data Interchange) – elektronická výměna dat (zpráv)

• Jedná se o elektronickou výměnu strukturovaných standardních zpráv mezi dvěma aplikacemi dvou nezávislých subjektů

• Dokumenty jsou posílány přes schránky od odesilatele k příjemci a naopak

• Informační systémy komunikují automatizovaně s minimem lidských zásahů

• Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování papírových dokumentů elektronickými se stejnou právní váhou

7

Legislativa a EDI

4

• Od 1.5.2004 je možné používat EDI faktury bez elektronického podpisu

• Elektronickou fakturaci upravuje Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty.

• Konkrétně vystavování daňových dokladů je řešeno v odstavci 4 § 26.

• Zjednodušený výklad tohoto odstavce říká:„Elektronická faktura, která má sloužit jako plnohodnotný elektronický doklad, je nutné buď opatřit přesně definovaným typem elektronického podpisu nebo ji vytvořit v přesně definovaném formátu EDI a předat předepsaným způsobem (čl. 2 Doporučení komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací.“

8

Předpokládaný vývoj e-Fakturace a e-Archivace

6

• 36% společností již využívá elektronickou fakturaci v komunikaci se svými dodavateli a zákazníky.

• 29% plánuje implementovat elektronickou fakturaci v následujících 12 měsících

Pricewaterhousecoopers,2005

9

Přínosy e-Fakturace a e-Archivace

2

Snížení nákladů (61 %)

Zvýšení výkonnosti (71 %)

Rychlejší proplácení faktur (38%)

Snížení množství sporů mezi dodavateli a odběrateli (21 %)

* Zdroj: Pricewaterhousecoopers 2005

10

Nejčastější způsoby provádění archivace

7

Z průzkumu vyplynulo, že přes využívání elektronické fakturace

• 80% archivuje faktury papírově

• 72% archivuje i elektronicky (na serverech)

Pricewaterhousecoopers,2005

11

Výzvy v EDI archivaci

• Hlavní problém e-archivace není ve výběru vhodného (legislativně uznatelného) řešení…

• …největší problém cítí dotázaní manageři právě v garanci úschovy za zachování integrity dokumentů v souladu se zákonem o DPH (10 let v ČR)

• Bylo by chybou využívat běžné systémy, které nevyhovují požadavkům legislativy (backup systémy)

• Budování důvěryhodného úložiště EDI dokumentů často rozhodujícím faktorem pro přechod na elektronickou komunikaci

12

O2 EDI Archiv

10

• Zcela outsourcované a transparentní řešení bez nutnosti investic do HW a SW, využití síťové a hostingové infrastruktury O2

• Vysoká připadaná hodnota ke stávající službě EDI (Electronic Data Interchange), centrální sdílený archiv elektronických faktur ve formátu EDI

• Zabezpečení v souladu s platnou legislativou a všeobecně uznávanými bezpečnostními standardy, právní záruka za obsah archivu

• Napojení na centrální transakční systém O2 beze změn v systému zákazníka, služba je součástí B2B solutions

13

Možnosti elektronické archivace s Telefónica O2

• Bylo rozhodnuto , že kvalita řešení bude stvrzena nezávislým auditem KPMG

• O spolehlivosti komunikační EDI infrastruktury vypovídá auditní zpráva EDI systému za uplynulých 12 měsíců. Za uvedenou dobu bylo posláno více než 4 500 000 zpráv a služba EDI byla dostupná v 99,993% do 38 sekund.

• Počet obsluhovaných schránek dosáhl více než 1000 s nepřetržitým připojením všech obchodních řetězců operující v ČR a SR a více než 100 významných zahraničních sítí.

14

Unikátní konkurenční výhoda nabídky O2

11

Právní záruka uchovaných daňových dokladů

• Telefónica O2 Czech Republic ručí za obsah archivu a přebírá odpovědnost za prokázání správnosti a úplnosti v plném rozsahu včetně náhrady případné vzniklé škody (pokuty, neuznané DPH, soudní výlohy)

• Zákazník získá elektronickou fakturaci BEZ NÁRŮSTU RIZIKA, které je u konkurenčních inhouse řešení značné bývá často důvodem pro zachování papírové fakturace

15

EDI ve společnosti Telefónica O2

12

Služby a produkty v oblasti EDI• Konektivita do největší EDI sítě MARK400 (GXS (dříve

General Electric) a IBM)• Tvorba překladových map (EDIFACT a.j.). Outsourcing

překladů EDI – inhouse• Překladové programy (lokální instalace)• Archivační a podpisové programy• SLA na dostupnost služby (konektivita, EDIswitch,

mezinárodní síť X.400)• Dohled a Call Center 24x7

Od roku 1999 jsme získali partnerství s GEIS (nyní GXS)

V rámci výběrového řízení (zajištění profesionálních služeb v oblastiEDI) vyhrála společnost PROFINIT s.r.o., která se podílí na instalacích služby u našich zákazníků

O2 EDI Archiv

Nástroj pro správu a archivaci obchodních dokumentů

RNDr. Jaroslav Flejberk, senior konzultant. Profinit s.r.o.

Mgr. Zbyněk Lauer, specialista pro zákaznická řešení, Telefónica O2 Czech Republic

17

Profinit – základní informace

• Profinit = Professionals in IT• Od roku 2007 člen New Frontier Holdingu (NFH)• 90 zaměstnanců, 212 Mil CZK• Pobočky: Praha, Bratislava• Více než 10 let zkušeností v oblasti IT služeb• Celosvětové zkušenosti• Klíčové kompetence

• Vývoj softwarových systémů

• Data Warehousing / Business Intelligence

• Enterprise Content Management

18

Jak pracuje O2 EDI Archiv

15

19

O2 EDI Archiv

SW Aplikace

Archiv EDI zpráv

ORACLE 10g

RHEL 4 U2

HP Hardware

Logování na úrovni aplikace

Logování na úrovni databáze

Logování na úrovni operačního systému

Dle certifikované konfigurace

Dle certifikované konfigurace

Aplikační log

Warning logy

Error logy

Exception logy

SQL logy

DEBUG logy

VAS/log/EDI archiv

LO

G 4

Kn

iho

vna

VAS/log

Aplikační log

Warning log

Error log

Systém Exception log

SQL log

EDI archiv log

EDI archiv log 1Third part y log

16

20

Vyhledávání v O2 EDI Archiv

17

21

Vyhledávání O2 EDI Archiv

18

22

Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb

19

EDI programové vybavení Telefónicy O2

• zajišťuje pro více než 2000 zákazníků přenos obchodních dokumentů v elektronické podobě

• je zapojeno do celosvětové sítě O2 (přes propojení do dítě X400 přes GXS)

• umožňuje zákazníkům překlady obchodních dokumentů mezi formáty XML, iDOC, INHOUSE do standardního formátu EDIFAKT a naopak

• zjišťuje bezpečný přenos servery iGate na bázi HTTPs

• umožňuje svým klientům využití elektronického podpisu kvalifikovaným certifikátem obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu.

23

Telefónica O2 je významný EDI VAN poskytovatel EDI služeb

20

• umožňuje šifrování obchodního dokumentu v EDIFAKT formátu na bázi

• umožňuje převod dokumentů v rámci kódových stránek.

• umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na jejich HW

• umožňuje zákazníkům archivaci obchodních dokumentů na HW TO2 a garantuje úschovu a nezměnitelnost dokumentů po dobu vyžadovanou státní správou

24

EDI programové vybavení Telefónica O2 – interní

21

25

EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků

22

Komunikační modul iGate klient

• slouží pro HTTPs komunikaci s EDISWITCHem

Modul EDIARCHIV

• Slouží k ukládání a archivaci EDI dokumentů (faktura, objednávka , dodací list)

• Umožňuje zobrazení, vyhledávání, třídění a filtrování EDI dokumentů

• Bezpečně prokazuje věrohodnost a neporušenost EDI dokumentů v čase

26

EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků

23

Modul EDISIGN

• Základní modul pro podepisování EDI zprávy privátním klíčem majitele certifikátu

• Kontroluje certifikát zda privátní klíčem vytváří zaručený elektronický podpis

• Kontroluje platnost certifikátu v čase, vztah na kořenové certifikáty certifikační autority

• Přidaná utilita EDICHECK kontroluje pravost podpisu EDI zprávy

27

EDI programové vybavení Telefónica O2 – u zákazníků

24

Modul EDICRYPT

• Šifruje veřejným klíčem certifikátu obchodního partnera dokument v EDI formátu

• Zašifrovaný dokument lze přečíst pouze privátního klíčem majitele certifikátu.

Modul EDICONVERT

• překládá obchodní dokumenty v EDI formátu z jednoho módu češtiny do druhého.

28

EDISIGN

25

29

EDICONVERT

26

30

EDIARCHIV

27

31

EDIARCHIV ukázka kontroly Certifikátu

28

32

Hostovaný O2 EDI Archiv

29

HOSTOVANÝ EDIARCHIVStrategickým cílem mnoha společností je snížení headcount podpůrných činností

V Evropě neexistuje kromě archivu O2 - komerční elektronický archiv EDI dokumentu

Archivace elektronických faktur je u O2 postavena na:• Telefónica O2 řešení bez nutnosti investovat u zákazníka do nového HW a SW

• Telefónica O2 nese právní záruku za obsah archivu

• Napojení na centrální transakční a EDI systém Telefónicy O2 bez potřeby změn v systému zákazníka

• Vývoj a architektura systému EDI ARCHIV dle EAL2+, ITSEM a CSN

• OS Redhat Linux, databáze Oracle, aplikační server Tomcat

33

Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu

30

Elektronická archivace faktur v hostovaném EDIARCHIVu Telefónicy O2

• Archivace po zákonem určenou dobu (v současnosti 10 let po ukončení účetního období)

• Přístup k uschovaným dokumentům dle auditovaného procesu na Read Only nosiči

• Uživatelské oprávněni jsou omezené na čtení

• Zabezpečeni dokumentu proti smazání jak na nosiči tak na EDI archivu

• Hledání dokumentu dle kritérií

34

Výhody Hostovaného O2 EDI Archivu

31

• Export dokumentu do PDF je možný (zákon nevyžaduje urcitý formát, pouze citelnou podobu)

• Tisk dokumentu v čitelné podobě a v originální podobě (daňový doklad ve formátu EDIFACT)

• Logování aktivity a evidence přístupu je prováděna na EDI archivu dle bezpečnostní dokumentace

• Prohlášení o shodě s legislativou, vydané KPMG Advisory, s.r.o.

• Odpadá nutnost zasílání papírových tištěných FAKTUR k odběrateli zákazníka O2

3532

Děkujeme za pozornostProstor pro dotazy