TRADHE S.A NIT: 900.166.474-5 REVISIÒN: 01 MANUAL HABEAS DATA VERSIÒN: 01 23 FEBRERO 2017 MANUAL DE POLÍTICAS PARA TRATAMIENTO DE HABEAS DATA FINANCIERO Y DATOS PERSONALES PARA TRADHE S.A. El presente manual tiene como objetivo principal dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 1266 del 2008, y 1581 de 2012 regulatorias del derecho de Habeas Data de manera Especial y General y de manera particular al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que consagra los deberes en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de personas naturales, entre los cuales se encuentra el de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos que garantice el correcto cumplimiento de esta Ley, así como de las demás leyes o decretos que la complementan. Todo esto, teniendo en cuenta que TRADHE S.A. “TRADHE”, dentro del desarrollo de su objeto social debe cumplir con lo establecido en las Leyes 1266 del 2008 (Habeas Data Financiero), 1581 de 2012 (Datos Personales) y demás concordantes y/o complementarias para ser considerado como responsable del tratamiento de datos personales y/o financieros y del reporte de información ante los Bancos de Datos, también denominados Operadores de Información o centrales de Información y riesgos, por lo cual a través del presente manual se instrumentalizan los procedimientos para la recolección, tratamiento, de datos personales así como para el reporte de información crediticia y personal ante las centrales de riegos, para aquellos casos en los que hubiere lugar a ello. En atención a lo anterior, y con el objetivo de dar adecuado cumplimiento a la normatividad señalada, TRADHE S.A. (“TRADHE”), se permite presentar su Manual Interno de Políticas y Procedimientos para Garantizar el Adecuado Cumplimiento de los Principios de Protección de Datos Personales y Habeas Data Financiero, en adelante (“El Manual”).
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MANUAL DE POLÍTICAS PARA TRATAMIENTO DE HABEAS DATA FINANCIERO Y DATOS PERSONALES PARA TRADHE S.A.
El presente manual tiene como objetivo principal dar cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 1266 del 2008, y 1581 de 2012 regulatorias del derecho de Habeas Data de manera Especial y General y de manera particular al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que consagra los deberes en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de personas naturales, entre los cuales se encuentra el de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos que garantice el correcto cumplimiento de esta Ley, así como de las demás leyes o decretos que la complementan. Todo esto, teniendo en cuenta que TRADHE S.A. “TRADHE”, dentro del desarrollo de su objeto social debe cumplir con lo establecido en las Leyes 1266 del 2008 (Habeas Data Financiero), 1581 de 2012 (Datos Personales) y demás concordantes y/o complementarias para ser considerado como responsable del tratamiento de datos personales y/o financieros y del reporte de información ante los Bancos de Datos, también denominados Operadores de Información o centrales de Información y riesgos, por lo cual a través del presente manual se instrumentalizan los procedimientos para la recolección, tratamiento, de datos personales así como para el reporte de información crediticia y personal ante las centrales de riegos, para aquellos casos en los que hubiere lugar a ello. En atención a lo anterior, y con el objetivo de dar adecuado cumplimiento a la normatividad señalada, TRADHE S.A. (“TRADHE”), se permite presentar su Manual Interno de Políticas y Procedimientos para Garantizar el Adecuado Cumplimiento de los Principios de Protección de Datos Personales y Habeas Data Financiero, en adelante (“El Manual”).
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TABLA DE CONTENIDO 1. ASPECTOS GENERALES.
1.1. OBJETO. 1.2. DERECHO DE HABEAS DATA FINANCIERO Y DE DATOS PERSONALES. 1.3. DIFERENCIACIÓN DE REGÍMENES CONSAGRADOS EN LA LEY 1266 DE 2008
(HABEAS DATA FINANCIERO) Y EN LA LEY 1581 DE 2012 (PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES).
1.4. DEFINICIONES. 2. HABEAS DATA FINANCIERO. 2.1. PRINCIPIOS RECTORES. 2.1.1. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD DE LOS REGISTROS O DATOS. 2.1.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD. 2.1.3. PRINCIPIO DE CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. 2.1.4. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN. 2.1.5. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS
CONSTITUCIONALES. 2.1.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD. 2.1.7. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES.
3.1. FRENTE A LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN. 3.2. FRENTE A LOS USUARIOS. 3.3. FRENTE A LOS OPERADORES
4. DEBERES DE LAS FUENTES Y DE LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN.
4.1. DEBERES DE LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN. 4.2. DEBERES DE LOS USUARIOS.
5. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
FINANCIERA DE LOS TITULARES
5.1. AUTORIZACIÓN 5.2. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA AL OPERADOR. 5.3. PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN. 5.3.1. PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN POSITIVA. 5.3.2. PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN NEGATIVA. 5.4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN REPORTE NEGATIVO EN DEBIDA
FORMA. 5.5. CERTIFICACIÓN PARA EL OPERADOR.
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5.6. PROCEDIMIENTO PARA RESPONDER REQUERIMIENTOS DE LA DELEGATURA DE DATOS PERSONALES DE LA SIC POR SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL TITULAR PREVIA AL REPORTE
5.7. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER RECLAMOS, PETICIONES O CONSULTAS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
5.8. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN 5.9. ACREDITACIÓN DE LA CALIDAD DEL SOLICITANTE QUE FORMULA LA
PETICIÓN O CONSULTA. 5.10. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA
INFORMACIÓN 5.11. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 5.12. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
6. DATOS PERSONALES. 6.1. PRINCIPIOS RECTORES.
6.1.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS 6.1.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD. 6.1.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD. 6.1.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. 6.1.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. 6.1.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. 6.1.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD. 6.1.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. 6.2. DERECHOS DEL TITULAR.
6.3. DEBERES Y OBLIGACIONES DE CONVEXA.
6.3.1. DEBERES COMO RESPONSABLE. 6.3.2. DEBERES COMO ENCARGADO
7. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES DE LOS TITULARES
7.1. PROCEDIMIENTO PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE CAPTURA DE LOS DATOS PERSONALES DEL TITULAR.
7.2. AUTORIZACIÓN PARA DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA VIGENCIA DE ESTE MANUAL.
7.3. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN. 7.4. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER PETICIONES O CONSULTAS DE LOS
TITULARES DE LA INFORMACIÓN 7.5. ACREDITACIÓN DE LA CALIDAD DEL SOLICITANTE QUE FORMULA LA
PETICIÓN O CONSULTA. 7.6. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA
INFORMACIÓN
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8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 8.1. CLIENTE 8.2. ACCIONISTAS Y SOCIOS COMERCIALES 8.3. EMPLEADOS O EX EMPLEADOS 8.4. PROVEEDORES 9. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
9.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD. 9.2. PROCEDIMIENTOS.
10. MEDIOS PARA INFORMAR A LOS TITULARES SOBRE EL MANUAL Y/O
CAMBIO EN LAS POLÍTICAS DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA FINANCIERO DE TRADHES.A.S Y MODO DE EJERCER DERECHOS.
11. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES A ESTE MANUAL.
12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
13. ANEXOS.
13.1. ANEXO No 1. Modelo de autorización para compartir Datos Personales y Habeas Data Financiero y Aviso de Privacidad
13.2. ANEXO No. 2.
13.3. ANEXO NRO 3. LEYENDA NOTIFICACIÓN REPORTE EN LA FACTURA: “LA FIRMA DE UNA PERSONA DISTINTA A LA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL COMPRADOR, IMPLICA QUE DICHA PERSONA SE ENTIENDE AUTORIZADA POR ESTE COMO DEPENDIENTE SUYO Y CON ELLA AUTORIZA A LA ACREEDORA A EFECTUAR EL REPORTE A LAS DIFERENTES BANCOS DE DATOS O CENTRALES DE INFORMACION Y RIESGO.”
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DESARROLLO DEL MANUAL DE POLÍTICAS PARA TRATAMIENTO DE HABEAS
DATA FINANCIERO Y DATOS PERSONALES
1. ASPECTOS GENERALES 1.1. OBJETO.
El presente Manual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política. 1.2. DERECHO DE HABEAS DATA FINANCIERO Y DE DATOS PERSONALES.
El Art. 15 de la Constitución Política establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia de Constitucionalidad Nro. C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “Habeas Data Financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. En el año 2012 se expidió la Ley General de Habeas Data mediante la cual se reguló lo que se ha denominado de manera amplia como “Tratamiento de Datos Personales”, la cual tiene como objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, Ley distinta a la información de contenido financiero o crediticio, como son los relacionados con el estado civil de las personas, entre otros.
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1.3. DIFERENCIACIÓN DE REGÍMENES CONSAGRADOS EN LA LEY 1266 DE
2008 (HABEAS DATA FINANCIERO) Y EN LA LEY 1581 DE 2012 (PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES).
Las leyes consagradas a lo largo del manual tienen como objetivo proteger y desarrollar los derechos consagrados en los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política, sin embargo lo hacen de manera complementaria. La Ley 1266 de 2008, en adelante “HABEAS DATA FINANCIERO”, regula lo relacionado con el tratamiento de la información que se encuentre contenida en bases de datos personales, financieros, crediticios o comerciales, siendo esta la razón por lo cual la mencionada Ley es de carácter especial. La Ley 1581 de 2012, en adelante “PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, se encarga de regular el tratamiento de los datos personales obtenidos y/o manipulados por entidades públicas y privadas en sus bases de datos, diferentes a los de naturaleza financiera, crediticia o comercial, tales como el sexo, estado civil, la dirección, el nivel de escolaridad, el lugar donde trabaja, el cargo que ocupa, origen racial o étnico, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, entre otros. De acuerdo con lo anterior, TRADHE garantizará en todo momento el cumplimiento de las normas mencionadas tanto para la información regulada por el Habeas Data Financiero como la Protección de datos personales. Además hará especial esfuerzo en la atención completa y oportuna de las consultas y reclamos que puedan formular los titulares de los datos e información. 1.4. DEFINICIONES. Los términos que se listan en el presente acápite, tendrán el significado que a continuación se le atribuye a cada uno de tales términos. Esto con el fin de dar claridad a los destinatarios de este Manual o a las personas a quienes aplica, sobre los términos utilizados a lo largo del mismo. 1.4.1. TITULAR DE LA INFORMACIÓN. Es la persona natural o jurídica a quien se
refiere la información que reposa en una base de datos en poder de la Fuente o de un Operador de Información, sujeto del derecho de hábeas data y que por ende sus datos son de tratamiento. Para el caso de TRADHE, los titulares de la información son: los clientes, los proveedores, los empleados y exempleados, los socios o accionistas, socios comerciales y en general cualquier persona natural o jurídica que haya autorizado expresamente a TRADHE a compartir información. A efectos del presente Manual se consideran Titulares de la información: Los Clientes, los Referenciadores, Empleados, Exempleados Proveedores Socios comerciales y Socios o accionistas.
1.4.2. FUENTE DE INFORMACIÓN. Es la persona natural o jurídica, entidad u
organización que recibe o conoce datos personales de los Titulares de la
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información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un Operador de información, él que a su vez los entregará al Usuario final. TRADHE tiene la calidad de Fuente de información.
1.4.3. OPERADOR DE INFORMACIÓN. También denominado Banco de Datos, en
los términos de ley, es la persona natural o jurídica, entidad u organización que recibe de la Fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero).
1.4.4. USUARIO. El Usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), puede acceder a información personal de uno o varios Titulares, que es suministrada por el Operador o por la Fuente según sea el caso, o directamente por el Titular de la información. TRADHE es Usuario de la Información.
1.4.5. DATO PERSONAL. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias
personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al Régimen de protección de datos de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero). Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
1.4.6. DATO PÚBLICO. Es público el dato que no sea semiprivado, privado o
sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.4.7. DATO SEMIPRIVADO. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
1.4.8. DATO PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para el titular. 1.4.9. DATOS SENSIBLES. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
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políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1.4.10. PERSONA SECUESTRADA O VÍCTIMA DE SECUESTRO. Es cualquier persona que se haya encontrado o se encuentre privada injustamente de su libertad.
1.4.11. DESPLAZADO FORZOSAMENTE. Toda persona que se ha visto forzada a migrar dentro del territorio nacional abandonando su localidad de residencia o actividades económicas habituales, porque su vida, su integridad física, su seguridad o libertad personales han sido vulneradas o se encuentran directamente amenazadas.
1.4.12. DESAPARICIÓN FORZOSA. Es la persona que se encuentre arrestada, detenida o privada de la libertad por agentes del Estado o por personas o grupos de personas que actúan con la autorización, el apoyo o la aquiescencia del Estado, quienes no reconocen dicha privación de la libertad, del ocultamiento o el paradero de la persona desaparecida.
1.4.13. TIPO DE CALIFICACIÓN: Se define como la tipificación que reporta la Fuente sobre el estado del cumplimiento o incumplimiento según sea el caso de la obligación crediticia vigente con el Titular de la información, al Operador de bases de datos, si fuere el caso.
Los tipos registrados por la Fuente de Información, (TRADHE ) son los siguientes (susceptibles de ser modificados de acuerdo con las políticas y procedimientos propios de cada uno de los Banco de Datos y expresamente, de aquel al que se estuviere afiliado TRADHE de manera específica):
N: Obligación al día. 1: Mora de 30 días. 2: Mora de 60 días. 3: Mora de 90 días. 4: Mora de 120 días. 5: Mora de 150 días. 6: Mora de 180 días. D: Dudoso Recaudo. C: Cartera Castigada. - : Sin información.
1.4.14. AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. y/o financieros
1.4.15. BASE DE DATOS. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
1.4.16. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos
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y /o el Tratamiento de los datos. A efectos del presente Manual TRADHE es el Responsable del Tratamiento.
1.4.17. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
1.4.18. TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.4.19. CONSULTA. Es una comunicación del Titular dirigida a la Compañía en la que busca resolver alguna inquietud con relación al reporte o manejo de su información crediticia ante los operadores de información y/o la fuente de información (la Compañía).
1.4.20. RECLAMO. Es una manifestación de insatisfacción del Titular, puesta en conocimiento de la Compañía, relacionada con la corrección o actualización de la información negativa reportada ante los operadores de información.
1.4.21. DELEGATURA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SUPERINTENDIENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (SIC): Autoridad facultada para proteger y vigilar el Tratamiento de Datos Personales y el Habeas Data Financiero.
1.4.22. AVISO DE PRIVACIDAD. El aviso de privacidad es el texto incluido en un documento físico, electrónico o bajo cualquier otro formato, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.
1.4.23. COMPAÑÍA. La sociedad TRADHE S.A. “TRADHE” identificada con NIT. 811.001.182-9, quien actuará como Responsable y Encargado del Tratamiento.
1.4.24. CONTACTO. Registro en la Base de Datos que contiene Datos Personales de Personas Naturales o jurídicas con los cuales se relaciona la Compañía.
1.4.25. CLIENTE. Es la persona natural o jurídica que celebra un contrato de compraventa y/o lo respalda mediante la figura legal de Codeudor.
1.4.26. CODEUDOR: Es una persona natural o jurídica que ingresa a apoyar a un cliente o un titular de una obligación como garantía adicional para el otorgamiento del crédito. Cabe anotar que el codeudor requerido se obliga solidariamente con el titular frente al pago de la obligación, es decir, el acreedor puede accionar en su contra en caso de mora en el crédito, además de generarle reporte negativo ante centrales de riesgo.
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1.4.27. GRUPOS DE INTERÉS. Clasificación interna definida por la Compañía para el manejo grupal de Titulares de acuerdo con la naturaleza de la relación, los cuales son: Clientes, Socios Comerciales, Empleados o Ex Empleados, Proveedores y Otros Públicos.
1.4.28. SOCIO O ACCIONISTA. Persona natural o jurídica que es partícipe del capital social de la sociedad como titular del derecho de dominio o propiedad. Así mismo se equiparará a éste aquel que ostente la calidad de titular de uno de los derechos o calidades inherentes a ésta, como nudo propietario o usufructuario según fuere el caso.
1.4.29. SOCIO COMERCIAL. Personas naturales independientes o asociadas a personas jurídicas, con las cuales la Compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su objeto social.
1.4.30. EMPLEADO O EX EMPLEADO. Persona natural con la cual la Compañía tiene o tuvo en algún momento, una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales, cooperativas de trabajo asociado u otras similares.
1.4.31. PROVEEDORES-ACREEDORES. Personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes TRADHE tiene o tuvo relación jurídico – comercial.
1.4.32. OTROS PÚBLICOS. Personas naturales o jurídicas con las cuales la Compañía establece o puede llegar a establecer contacto enfocado al relacionamiento de la Compañía.
1.4.33. CONTACT CENTER. Plataforma de operación a través de la cual TRADHE centraliza la relación con los consumidores, estableciendo contacto en canales de atención telefónica (línea 018000, números locales en ciudades principales), chat y correo electrónico Oficial.
1.4.34. CANALES DE CAPTURA. Plataformas o mecanismos a través de los cuales la Compañía realiza la recolección de Datos Personales.
A continuación se enuncian y definen los mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la recolección de datos personales.
1.4.34.1. ESCRITO: Es el medio a través del cual de manera física y presencial la compañía, en el desarrollo de su objeto social, realiza la recolección de datos personales, a través del formato contenido en el aviso de privacidad o de documentos de dominio público o que su Titular ha emitido de manera expresa e impresa.
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1.4.34.2. TELEFÓNICO: Es el medio a través del cual, de manera audible, la compañía realiza la recolección de datos personales de acuerdo con el formato contenido en el aviso de privacidad.
1.4.34.3. VIRTUAL: Mecanismo a través del cual la compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales, habilitados previamente, recopila datos personales de cada uno de los Titulares. Tales mecanismos a la fecha son: la página web, correos electrónicos, chat oficial y las cuentas oficiales de TRADHE en redes sociales y WhatsApp (o aplicaciones de mensajería instantánea similares) de líneas telefónicas o celulares de propiedad de CONVEXA.
1.4.34.4. COMPORTAMENTAL O CONDUCTUAL: Actitud de aceptación o autorización inequívoca de una persona frente a un aviso de recopilación o captura de datos personales y que ella no se abstenga de seguir actuando de una determinada manera. Para ello, se adoptan como tales, las actuaciones directas de un titular frente a una advertencia de estar siendo filmado por cámaras de seguridad dentro de un determinado recinto, de ser grabada o monitoreada una llamada telefónica, una audiencia de descargos o una determinada actuación administrativa dentro de la organización u otras similares.
1.4.35. COMITÉ DE MANEJO DE DATOS PERSONALES. Agrupación interna de la Compañía conformada por el Gerente General y el Director Administrativo o de Recursos Humanos o cargo que ejerciere tales funciones si éstos no existieren, establecido con el fin de mantener actualizado y acorde con las políticas y los fines de la Compañía el presente Manual, para lo cual será el único autorizado para realizar modificaciones en el mismo.
1.4.36. LEY DE DATOS PERSONALES. Hace referencia a la Ley 1581 de 2012 por medio de la cual se dictan las disposiciones para la protección de datos personales.
1.4.37. LEY DE HABEAS DATA FINANCIERO. Hace referencia a la Ley 1266 de 2008, por medio de la cual se dictan las disposiciones generales de Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales.
1.4.38. ADMINISTRADOR DE CARTERA. Persona natural o jurídica, entidad, Abogado o profesional, diferente de CONVEXA, encargada de gestionar y/o recuperar la cartera propia y la de terceros.
1.4.39. GESTIÓN DE COBRO. Serie de actuaciones administrativas y jurídicas tendientes a obtener el recaudo de las cuentas por cobrar a favor de TRADHE, tanto por parte de los funcionarios de TRADHE encargados de ello o terceros a quienes se les encomiende en calidad de Administradores de Cartera.
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1.4.40. REFERENCIAS: Terceros ajenos a la relación comercial que tiene la Compañía con los Deudores, proveedores, trabajadores y de terceros con quienes no se tiene ningún tipo de relación contractual y que se contactan para validar, confirmar, corroborar, modificar o actualizar los datos de las personas anteriormente relacionadas.
2. HABEAS DATA FINANCIERO 2.1. PRINCIPIOS RECTORES Es compromiso de TRADHE el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero).
A continuación, se relacionan los principios rectores de la mencionada Ley:
2.1.1. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD DE LOS REGISTROS O DATOS. La información contenida en las bases de datos y consecuentemente en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.1.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD. La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, entendiendo por la primera, consultar, suministrar, reportar, clasificar, resolver reclamos e informar en cualquier tiempo ante las centrales de información de riesgo, procesar, tratar, recolectar, almacenar, utilizar, poner en circulación o divulgar, suprimir, compartir, intercambiar, operar, verificar, capturar, modificar, actualizar, y aún consultar a terceras personas autorizadas expresamente.
La finalidad de cada base de datos debe estar a disposición del Titular en todo momento desde aquel en el que confiera la autorización para el tratamiento de sus datos personales, y de manera general, siempre que el titular solicite información al respecto.
2.1.3. PRINCIPIO DE CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero) y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad de la Base de Datos.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados.
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2.1.4. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN. La información del titular no podrá ser suministrada a Usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad de la Base de Datos.
2.1.5. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES. La normatividad regulatoria del derecho al Habeas Data Financiero se interpretará en el sentido en que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución Política y con los demás derechos constitucionales aplicables.
2.1.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD. La información que conforma los registros individuales constitutivos de las bases de datos a que se refiere la ley, así como la resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
2.1.7. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley 1266 de 2008 y en los términos de la misma.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES.
TRADHE tiene el compromiso de entender los derechos constitucionales y legales que le asisten a los Titulares de la información y por ende garantizar su ejercicio. TRADHE en los términos de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), tiene la doble condición de TITULAR, FUENTE y USUARIO de la Información. Es Usuario en tanto que realiza la consulta de información crediticia del Titular ante Operadores de información y a su vez es Fuente en la medida que efectúa los reportes a los Operadores de la información con relación al comportamiento crediticio de los Clientes, además es quien actualiza y rectifica la información reportada.
3.1.1. Ejercer los derechos fundamentales al Hábeas Data Financiero y de petición, cuyo cumplimiento se podrá realizar a través de los Operadores, conforme lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos de la Ley 1266 de 2008, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales o legales. El procedimiento consagrado en la mencionada Ley, ajustado para TRADHE se expone en el presente Manual.
3.1.2. Solicitar información o pedir la actualización, rectificación o supresión de los datos contenidos en la base de datos, lo cual realizará la Fuente o el Operador, en cada caso, con fundamento en la información aportada por la Fuente, conforme se establece en el procedimiento para consultas, reclamos y peticiones.
3.1.3. Solicitar prueba de la autorización en caso que la Fuente reporte y actualice información suya.
3.2. FRENTE A LOS USUARIOS:
3.2.1. Solicitar al Usuario información sobre la utilización que el Usuario le está dando a la información, cuando dicha información no hubiere sido suministrada por el Operador.
3.2.2. Solicitar prueba de la autorización, cuando ella sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1266 de 2008. Es decir ésta es requerida, para hacer la debida consulta ante el Operador de la información.
3.3. FRENTE A LOS OPERADORES
3.3.1. Solicitar la corrección de los datos y de los consecuentes reportes en los casos en los que de acuerdo con la legislación vigente y aplicable, se permita y haya lugar a ello.
3.3.2. Solicitar la copia de la autorización para haber informado los datos suyos como titular.
4. DEBERES DE LAS FUENTES Y DE LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN. TRADHE en los términos de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), tiene la doble condición de FUENTE y USUARIO de la Información. Es USUARIO en tanto que realiza la consulta de información crediticia del Titular ante operadores de información (si lo hubiere) y a su vez es FUENTE en la medida que efectúa los reportes a los operadores de la información con relación al comportamiento crediticio de sus clientes. Además, es quien actualiza y rectifica la información reportada.
4.1. DEBERES DE LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN.
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4.1.1. Garantizar que la información que se suministre a los Operadores de los
bancos de datos o a los Usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, además de haber sido previamente autorizada por el Titular.
4.1.2. Reportar, de forma periódica y oportuna al Operador, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
4.1.3. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los Operadores.
4.1.4. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Operador.
4.1.5. Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por los Titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los Operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado.
4.1.6. Certificar, regularmente y de acuerdo con lo establecido por los Operadores, que la información suministrada cuenta con la autorización, en la oportunidad y forma establecida en el presente manual.
4.1.7. Resolver los reclamos y peticiones del titular en la forma establecida en el Capítulo pertinente de este Manual.
4.1.8. Informar al Operador en la oportunidad y forma establecida en el presente Manual, que determinada información se encuentra en discusión por parte de su Titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el Operador incluya en su Base de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.
4.1.9. Cumplir con las instrucciones que imparta la Delegatura de Datos Personales de la SIC en relación con el cumplimiento de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero y crediticio).
4.1.10. Los demás que se deriven de la Constitución o de la Ley.
4.2. DEBERES DE LOS USUARIOS. 4.2.1. Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los
Operadores de las bases de datos, por las Fuentes o los Titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada.
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4.2.2. Responder a los Titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando
a la información.
4.2.3. Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
4.2.4. Cumplir con las instrucciones que imparta la Delegatura de Datos Personales de la SIC, en relación con el cumplimiento de la presente ley.
4.2.5. Los demás que se deriven de la Constitución o la Ley. 5. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
FINANCIERA DE LOS TITULARES
TRADHE en aras de dar un adecuado cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 16 y siguientes de la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero) y al numeral 1.3. y siguientes de la Resolución 76434 de 2012 expedida por la SIC, designa al área de Administración para que asuma la función de administrar (en los términos del alcance de tal actividad según la definición dada en este Manual) la información financiera (Habeas Data Financiero), de los Titulares y por ende será ésta la responsable de dar trámite a las Consultas y Reclamos de los Titulares y/o de los facultados por la Ley para ello, en los términos previstos en este instrumento.
5.1. AUTORIZACIÓN
TRADHE solicitará al Usuario la firma del Modelo de Autorización para Compartir y tratar su Información Personal, el cual hace parte integrante del presente Manual y se identifica como Anexo Nro. 1, para proceder con la consulta de la información crediticia y de datos personales del Titular. Mientras subsista reporte alguno en la Base de datos del Operador sobre Titulares de la información reportados por TRADHE en calidad de Fuente de Información, ésta deberá conservar copia de la autorización. En caso que la autorización llegare a darse mediante:
5.1.1. VÍA TELEFÓNICA: TRADHE deberá guardar copia de la respectiva grabación. 5.1.2. MEDIOS ELECTRÓNICOS: Que la misma se ajuste a las previsiones
contempladas en la Ley 527 de 1999 y demás normas aplicables. 5.1.3. MEDIO ESCRITO: Se deberá conservar el documento original donde repose la
firma o nombre manuscrito por parte del Titular.
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En todo caso las Autorizaciones otorgadas por estos medios deberán contener la información consagrada en del Modelo de Autorización para Compartir y Tratar Información Personal (Anexo Nro. 1)
En caso que TRADHE adquiera mediante enajenación una obligación de contenido crediticio, la autorización previa y expresa otorgada por el Titular a la entidad originadora de la obligación, será válida para efectos de realizar los reportes de información negativa o positiva ante los Operadores, siempre y cuando TRADHE tenga forma de acreditar la adquisición de tal obligación. Al momento de la adquisición de tal Obligación por parte de TRADHE se deberá solicitar copia de tal autorización.
5.2. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA AL OPERADOR.
TRADHE debe actualizar la información suministrada al Operador de las correspondientes Bases de Datos en los términos convenidos con éste, brindando por lo menos el nombre completo del deudor, la condición en la que actúa, el monto de la obligación o cuota vencida, el tiempo de mora y la fecha de pago. La actualización de los datos reportados por la Fuente podrá contener el comportamiento positivo o negativo de acuerdo con lo siguiente: El reporte será positivo cuando el titular de la información se encuentre al día con su obligación o haya cancelado el crédito por medio de un pago voluntario. El reporte será negativo cuando el Titular se encuentre en mora en sus obligaciones o el sistema reporte con un saldo pendiente por cancelar.
5.3. PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN. La Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero) establece en el Artículo 13 los tiempos de permanencia de la información reportada por las Fuentes en los bancos de datos. El tiempo de permanencia varía según el tipo de reporte.
5.3.1. PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN POSITIVA. La información de carácter positivo permanecerá de manera indefinida en los bancos de datos de los operadores de información.
5.3.2. PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN NEGATIVA. La información de carácter negativo dependerá del tiempo de mora en que incurra el Titular respecto de la obligación o cuota pendiente de pago. Los términos se establecerán con base en las siguientes condiciones:
5.3.2.1. En caso de mora inferior a dos (2) años, el término de permanencia de la información negativa no podrá exceder el doble de la mora.
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5.3.2.2. En caso de mora superior a dos (2) años, el término de permanencia de la información negativa será de cuatro (4) años contados a partir de la fecha en que la mora se extinga por cualquier modo.
5.3.2.3. En el caso de incumplimiento de obligaciones en las cuales no se puedan computar tiempos de mora, tal como sucede con las cuentas corrientes canceladas por mal manejo, el término de permanencia de la información negativa será de cuatro (4) años contados a partir de la fecha en que cese el incumplimiento o sea cancelado el producto.
5.3.2.4. En el caso que el incumplimiento se presente por una obligación no cancelada, el término de almacenamiento de datos de individuos será de diez (10) años.
El tiempo de permanencia de la información negativa en los bancos de datos, se calcula de acuerdo con los meses consecutivos en que la obligación esté en mora. El reporte siempre corresponderá al mayor periodo de meses consecutivos en que la obligación esté o haya estado en mora.
5.4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN REPORTE NEGATIVO EN DEBIDA
FORMA.
Como se dejó expuesto anteriormente, TRADHE en calidad de Fuente de información podrá realizar reportes negativos cuando el Titular de la información (Cliente) se encuentre efectivamente en mora en sus cuotas u obligaciones.
5.4.1. Para que el reporte se haga en debida forma, se requiere de acuerdo con la Ley que antes de realizar el mismo, se le notifique al Titular con el fin de que éste pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación o cuota, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o de la cuota, así como la fecha de exigibilidad. Tal comunicación será incluida en las facturas periódicas que TRADHE envía al Titular para el pago de la cuota y contendrá la leyenda establecida en el Anexo Nro. 2 del presente Manual.
5.4.2. TRADHE en calidad de Fuente de Información podrá efectuar el reporte de la información negativa al Operador, transcurridos veinte (20) días calendario contados desde la fecha de envío de la comunicación en la última dirección de domicilio que TRADHE tenga registrada del Titular en su base de datos.
5.4.3. En caso de efectuar el reporte de información negativa del codeudor de la obligación, podrá ser reportada transcurridos (20) días calendario a la fecha de envío de la comunicación enviada por medio físico o virtual, según sea el caso.
5.4.4. De llegar a presentarse incumplimiento de la obligación crediticia por parte del Titular de la información ante TRADHE y la falta de pago sea originada por una
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situación de fuerza mayor causada por el secuestro, la desaparición forzada o el desplazamiento forzado de dicho Titular, éste tendrá derecho a que el incumplimiento no se refleje como información negativa en su reporte, acreditando al operador de la información cualquiera de las situaciones descritas en el presente párrafo de acuerdo con el Artículo 1° del Decreto 2952 de 2010.
5.5. CERTIFICACIÓN PARA EL OPERADOR. TRADHE n calidad de Fuente de Información deberá suministrar regularmente o a solicitud del Operador, una certificación escrita en la que manifieste que la información suministrada cuenta con la autorización para compartir datos personales otorgados en debida forma por el Titular de la Información.
5.6. PROCEDIMIENTO PARA RESPONDER REQUERIMIENTOS DE LA DELEGATURA DE DATOS PERSONALES DE LA SIC POR SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL TITULAR PREVIA AL REPORTE
5.6.1. En caso que la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de
Industria y Comercio le solicite a TRADHE prueba del envío de la comunicación previa al reporte negativo del Titular de la información o codeudor de la obligación, se le deberá remitir copia de la factura enviada al Titular de la información (con el respectivo certificado de envío) la cual contemple el texto alusivo al reporte negativo ante centrales de riesgo. Además, copia del certificado de envío del mensaje de texto enviado al codeudor de la obligación al último número de celular actualizado informándole la mora en la obligación o de la comunicación donde se le haga saber de la calificación o reporte que se llevará a cabo. De llegar a presentarse que TRADHE enajene una obligación crediticia mediante compraventa, subrogación, cesión de derechos o cualquier otra forma de transferencia de dominio y a cualquier título, se tendrá como válida para el cesionario de la obligación, la factura enviada al Titular de la información previa al reporte negativo por parte de CONVEXA, donde conste el texto alusivo al reporte ante centrales de riesgo.
5.7. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER RECLAMOS, PETICIONES O CONSULTAS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Se entenderá por Solicitud, el reclamo, la petición o la consulta elevada por la parte interesada en la misma.
5.7.1. TRADHE cuenta con los siguientes canales de comunicación para recibir este tipo de solicitudes de información:
5.7.1.2. Correspondencia física: Carrera 50 No. 79 Sur – 101 Bodega 18 del municipio de La Estrella (Ant.)
5.7.2. Una vez sea recibido el documento por cualquiera de los canales de información señalados, el funcionario del área de Servicio al Cliente se encargará de asignarle internamente un número de radicado a la solicitud, de acuerdo con el número consecutivo que le sea asignado dentro de la sociedad. En caso de encontrar alguna inconsistencia entre los documentos aportados, le informará al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibido, para que solucione la misma.
5.7.3. Posteriormente se encarga de tramitar la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibido.
5.7.4. En el evento en que TRADHE considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la Consulta, informará al titular por medio de una comunicación escrita, enviada a la última dirección actualizada en el sistema, informando tal situación y los motivos por los cuales requiere de mayor tiempo, el cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
5.7.5. La respuesta a la consulta debe ser enviada al solicitante por el medio que haya sido radicada. En el caso de no informarse, debe realizarse el envío físico y certificado a la última dirección actualizada que registre en el sistema, con el ánimo de acreditar su envío y entrega.
5.7.6. La solicitud se deberá atender de fondo, suministrando integralmente toda la información requerida, siempre que no vulnere los derechos de otra persona.
5.7.7. La solicitud de información se recibirá únicamente por escrito físico, por medio del contáctenos de la página web de TRADHE o por medio de correo electrónico previamente establecido para tal fin.
5.8. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN. TRADHE odrá entregar información de Titulares, recolectada como Fuente de información según lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 1266 de 2088 (Habeas Data Financiero) y reglamentado por la SIC en la Resolución No. 76434 de 2012, a los mismos Titulares, a las personas debidamente autorizadas por éstos o a sus causahabientes, a las entidades públicas del poder ejecutivo, a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa.
5.9. ACREDITACIÓN DE LA CALIDAD DEL SOLICITANTE QUE FORMULA LA PETICIÓN O CONSULTA.
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Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
5.9.1. Solicitudes presentadas por el Titular de la información a través de documento escrito: Se deberá adjuntar copia de la cédula de ciudadanía o documento de identidad. En caso de ser personas jurídicas, el correspondiente certificado de existencia y representación expedido por la cámara de comercio de su domicilio principal.
5.9.2. Solicitudes presentadas por el Titular de la información a través de la página
web de TRADHE Deberá resolver un cuestionario de validación de identidad. Luego de verificadas sus respuestas, se procederá a responder su solicitud.
5.9.3. Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco adjuntando copia del folio de registro civil de nacimiento del solicitante y del causahabiente, así como el registro de defunción y copia de su documento de identidad.
5.9.4. Las solicitudes presentadas por los apoderados, deberán ser escritas, adjuntando copia auténtica del poder y del documento de identidad tanto suyo como del poderdante.
5.9.5. Las solicitudes presentadas por las entidades públicas del poder ejecutivo, los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa, deberán indicar en la correspondiente solicitud la finalidad concreta para la cual requieren tal información.
5.10. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SOLICITUDES POR QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Una vez recibida la solicitud por parte del Titular de la información por alguno de los canales de comunicación habilitados para este tipo de actos, TRADHE realizará el siguiente procedimiento:
5.10.1. Una vez sea radicada la solicitud, el correspondiente funcionario de TRADHE encargado de recibir tal documento, procederá a revisarlo y a confrontar con sus registros la identificación del Titular, así como la verificación de éste, si a ello hubiere lugar, así como la descripción clara de los hechos que dieron origen al reclamo y la dirección donde el solicitante desea recibir notificaciones. En caso de encontrar alguna inconsistencia entre los documentos aportados, o estar incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
5.10.2. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
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5.10.3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
5.10.4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
5.10.5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.10.6. Si TRADHE no conoce la persona a quien deba trasladar el reclamo, informará de inmediato al interesado con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.10.7. Conforme lo descrito en la Resolución 76434 de 2012, Numeral 1.9.1 literales a) y b) TRADHE como Fuente frente al Titular, informará a los operadores los reclamos que le sean presentados de acuerdo con la siguiente tipología, de manera discriminada por subtipología y código numérico, con el fin de que los Operadores puedan remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio la información solicitada, siendo estos los códigos:
TIPOLOGÍA DE LOS RECLAMOS
SUBTIPOLOGÍA DE LOS RECLAMOS CÓDIGO NUMÉRICO
Actualizar información
No actualización de la información 01
No reporte de información oportuno 02
Reporte de información incompleta o parcial
03
No inclusión de las respectivas leyendas 04
Inconformidad con la permanencia de la información negativa
05
Rectificar la información
No rectificación de información errónea 06
Inexistencia de la obligación o negación de la relación contractual
07
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No contar con los documentos soporte de la obligación
08
No contar con la autorización previa y expresa del titular para reportar información
09
No certificar al operador que la información suministrada cuenta con la respectiva autorización del titular
10
No remitir la comunicación previa al reporte
11
Conocer la información
Negación de acceso a la información 12
No atender las peticiones y reclamos presentados por los titulares de fondo y oportunamente
13
No adoptar las medidas de seguridad adecuadas sobre la información obtenida en las bases de datos de los operadores
14
Utilizar la información para una finalidad diferente a aquella para la cual fue entregada
15
Consulta de información no autorizada por el titular, cuando esta sea requerida
16
No contar con medidas adecuadas de seguridad
17
No informar al titular sobre la utilización que se le esté dando a su información
18
No informar al titular la finalidad de la recolección de la información
19
No guardar reserva sobre la información obtenida en las bases de datos de los operadores
20
Otros (Describir el motivo) 21
5.11. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
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5.12. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
6. DATOS PERSONALES
6.1. PRINCIPIOS RECTORES
Es compromiso de esta sociedad el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 (Datos Personales).
A continuación se relacionan los principios rectores de la mencionada Ley: 6.1.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS:
El Tratamiento a que se refiere la Ley de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
6.1.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
6.1.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
6.1.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
6.1.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6.1.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
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6.1.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley de Datos Personales, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.1.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
6.2. DERECHOS DEL TITULAR. De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 (Datos Personales) todo Titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:
6.2.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; El procedimiento consagrado en la mencionada Ley, ajustado para TRADHE se expone en el Capítulo V, Numeral 5.7;
6.2.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (Datos Personales), que son en orden a lo allí establecido, las siguientes:
6.2.2.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
6.2.2.2. Datos de naturaleza pública; 6.2.2.3. Casos de urgencia médica o sanitaria; 6.2.2.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos; 6.2.2.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6.2.3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. El procedimiento para atender las Consultas formuladas por el Titular a TRADHE está consagrado en el presente Manual;
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6.2.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 (Datos Personales) y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
6.2.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
6.2.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez al mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
6.2.7. A que los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos sean precisos y suficientes;
6.2.8. Los demás consagrados en la Constitución y la Ley. 6.3. DEBERES Y OBLIGACIONES DE CONVEXA.
TRADHE en los términos de la Ley 1581 de 2012 (Datos Personales), tiene la doble condición de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento. Es Responsable en tanto que es quien imparte la instrucción sobre la administración de la Base de Datos y/o el Tratamiento de Datos, y a su vez es Encargado en la medida que realiza el Tratamiento de los Datos Personales recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de cualquier Dato Personal por cuenta del Responsable del Tratamiento.
En vista de ello le corresponde el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno así:
6.3.1. DEBERES COMO RESPONSABLE:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 (Datos Personales) el Responsable está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
6.3.1.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
6.3.1.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
6.3.1.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
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6.3.1.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
6.3.1.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6.3.1.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
6.3.1.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
6.3.1.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
6.3.1.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
6.3.1.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
6.3.1.11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
6.3.1.12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
6.3.1.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 6.3.1.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
6.3.1.15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.3.2. DEBERES COMO ENCARGADO:
De conformidad con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 (Datos Personales) el Encargado está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
6.3.2.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
6.3.2.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
6.3.2.3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
6.3.2.4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
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6.3.2.5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
6.3.2.6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
6.3.2.7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
6.3.2.8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
6.3.2.9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
6.3.2.10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
6.3.2.11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
6.3.2.12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
TRADHE en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 1377 de 2013 designa al área Administrativa y en particular al Director Administrativo, para que asuma la función de protección de Datos Personales, y por ende será ésta el área la responsable de dar trámite a las Consultas y Reclamos de los Titulares y/o de los facultados por la Ley para ello, en los términos previstos en el presente Manual.
7.1. PROCEDIMIENTO PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE CAPTURA DE
LOS DATOS PERSONALES DEL TITULAR. 7.1.1. TRADHE solicitará al Usuario la Autorización para Compartir y tratar
Información Personal, modelo que hace parte integrante del presente Manual (Anexo Nro. 1), para proceder con la captura de Datos Personales del Titular. Mediante esta Autorización se pone en conocimiento del Titular de la información, el hecho que la información será recolectada, incluyendo, las modificaciones, tratamiento, almacenamiento y el uso específico que se dará a la misma.
7.1.2. Mientras subsista reporte de la autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del Titular de la información en su Base de Datos, ésta deberá conservar copia de la autorización, por el medio en virtud del cual fue obtenida.
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7.1.3. TRADHE no requiere solicitar y/o aportar esta Autorización en los siguientes casos: (i) cuando los datos sean de naturaleza pública y/o (ii) Cuando el dato sea relacionado con el Registro Civil de las personas.
7.2. AUTORIZACIÓN PARA DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA VIGENCIA DE ESTE MANUAL.
Para los Datos Personales recolectados antes de la vigencia de este Manual, TRADHE solicitará la Autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales a través de sus funcionarios así como para poner en conocimiento de estos las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, como en la página web de la sociedad.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de Autorización para continuar con el Tratamiento del Datos Personales ya recolectado, el Titular no ha contactado a TRADHE para solicitar la supresión de sus Datos Personales, la Compañía podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus Bases de Datos para las finalidades indicadas en este Manual y mientras éstas persistan.
7.3. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
TRADHE podrá entregar información recolectada como Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales a los Titulares de la información, a las personas debidamente autorizadas por éstos o a sus causahabientes, a las entidades públicas del poder ejecutivo, a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa.
7.4. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER PETICIONES O CONSULTAS DE LOS
TITULARES DE LA INFORMACIÓN
7.4.1. TRADHE cuenta con los siguientes canales de comunicación para recibir este
tipo de solicitudes de información: 7.4.1.1. Virtual: 7.4.1.1.1. Página Web: www.convexa.com.co 7.4.1.1.2. Correo electrónico: [email protected] 7.4.1.2. Teléfono: 2793392 7.4.1.3. Dirección convencional: Carrera 50 # 79 sur 101 bodega 14 del municipio
de La Estrella, Antioquia 7.4.2. Una vez sea recibida la solicitud por cualquiera de los canales de información
señalados, el funcionario del área Administrativa o de Servicio al Cliente (si
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existiere tal cargo), le asignará un número de radicado a la solicitud de acuerdo con el número consecutivo que le se tenga dispuesto para ello. En caso de encontrar alguna inconsistencia entre los documentos aportados, le informará al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibido para que solucione la misma.
7.4.3. Posteriormente se encarga de tramitar la solicitud dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la fecha de recibido.
7.4.4. En el evento en que TRADHE considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la Petición, Consulta, queja o reclamo, informará al titular por medio de una comunicación escrita, enviada a la última dirección actualizada que se tenga de él, informando tal situación y los motivos por los cuales requiere de mayor tiempo, el cual no podrá excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
7.4.5. La respuesta a la consulta debe ser enviada al solicitante por el medio que haya sido radicada, en el caso de no informarse, debe realizarse el envío físico y certificado a la última dirección actualizada que registre en el sistema, con el ánimo de acreditar su envío y entrega.
7.4.6. La petición o consulta se deberá atender de fondo, suministrando integralmente toda la información solicitada. En todo caso TRADHE deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al Titular en la Base de Datos.
7.5. ACREDITACIÓN DE LA CALIDAD DEL SOLICITANTE QUE FORMULA LA
PETICIÓN O CONSULTA. Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
7.5.1. Solicitudes presentadas por el Titular de la información a través de documento escrito, deberá adjuntar copia de la cédula de ciudadanía En caso de ser persona jurídica, copia del documento que certifique la existencia y representación legal de la misma.
7.5.2. Solicitudes presentadas por el Titular de la información por medio telefónico, deberá responder a un cuestionario de validación de identidad.
7.5.3. Solicitudes presentadas por el Titular de la información a través de la página web de CONVEXA, el deberá resolver un cuestionario de validación de identidad.
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7.5.4. Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco adjuntando copia del registro civil de defunción del fallecido y fotocopia del folio de registro civil de la persona que realice la solicitud, junto con la copia de su documento de identidad.
7.5.5. Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad. Si es de persona fallecida, deberá adicionar lo allí indicado.
7.5.6. Las solicitudes presentadas por las entidades públicas del poder ejecutivo, los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa, deberán indicar en la correspondiente solicitud la finalidad concreta para la cual requieren.
7.6. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER RECLAMOS DE LOS TITULARES DE
LA INFORMACIÓN Una vez recibido el reclamo por parte del Titular de la información por alguno de los canales de comunicación habilitados para este tipo de Reclamos, de acuerdo con el presente Procedimiento, TRADHE deberá realizar lo siguiente:
7.6.1. Una vez sea radicado el reclamo, el funcionario anteriormente designado para el efecto procederá a revisar el documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección donde desea recibir notificaciones. En caso de encontrar alguna inconsistencia entre los documentos aportados, le informará al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibido para que solucione la misma.
7.6.2. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha de recibido el requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
7.6.3. En caso de que TRADHE no sea competente para dar trámite a una petición radicada, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibido e informará de la situación al interesado.
7.6.4. Si TRADHE no conoce la persona a quien deba trasladar el reclamo, informará de inmediato al interesado con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
7.6.5. El término máximo con el que cuenta TRADHE para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, en el evento en que considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta al reclamo, informará al titular por medio de una comunicación escrita, enviada a la última dirección actualizada informando
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tal situación y los motivos por los cuales requiere de mayor tiempo, el cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
7.6.6. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
7.6.7. En caso que TRADHE no dé respuesta al Reclamo y/o no eliminé los Datos Personales, previa solicitud al respecto, y habiendo lugar a ello, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la Autorización y/o la supresión de los Datos Personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
8. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES SEGÚN CADA UNA DE LAS BASES DE DATOS El Tratamiento que esta sociedad dará a los Datos Personales recolectados estará siempre sujeto a los principios de protección de Manejo de Datos Personales consagrados en la Ley, y solo se entenderán autorizados los usos contemplados en este Manual, para lo cual dichos usos son presentados de acuerdo con Grupos de Interés de la siguiente forma:
8.1. CLIENTE.
8.1.1. Identificación del Titular para el estudio, referenciación, aprobación, reportes a los Operadores de bases de datos.
8.1.2. Gestión de cobro de las obligaciones a favor de la sociedad, bien sea directamente o por medio de una persona encargada de ello.
8.1.3. Compartir información con los terceros a los que se les ceda o venda la cartera.
8.1.4. Generación de estadísticas y reportes. 8.1.5. Conocimiento del Cliente para ofrecimiento correcto y adecuado de los
productos y servicios de esta sociedad. 8.1.6. Investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción. 8.1.7. Implementación de campañas publicitarias. 8.1.8. Invitación a eventos Comerciales, de Mercadeo, entre otros. 8.1.9. Respuesta y seguimiento a la gestión de Consultas y Reclamos de todo tipo. 8.1.10. Envío de información comercial, educativa, de importancia para la industria o el
sector y de servicio. 8.1.11. Compartirla con terceros relacionados. 8.1.12. Actualización de Datos.
8.2. ACCIONISTAS Y SOCIOS COMERCIALES. 8.2.1. Envío de información institucional, comercial y de interés para el sector.
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8.2.2. Información necesaria para el ejercicio de los derechos de cada accionista en orden a su condición y características de su inversión.
8.2.3. Seguimiento a su actividad comercial y ubicación para desarrollar actividades en de acuerdo con los intereses en común.
8.2.4. Compartirla con terceros relacionados. 8.2.5. Actualización de Datos.
8.3. EMPLEADOS O EX EMPLEADOS. 8.3.1. Consulta del directorio de empleados 8.3.2. Usos propios de la relación laboral como pagos, liquidaciones, memorandos,
notificaciones, Prestaciones Sociales y Seguridad Social. 8.3.3. Toma de indicadores de gestión interna. 8.3.4. Actualización de indicadores. 8.3.5. Compartirla con terceros relacionados. 8.3.6. Actualización de Datos. 8.4. PROVEEDORES Y ACREEDORES. 8.4.1. Envío de información institucional, Comercial y de interés para el sector o la
industria donde aquel pertenezca. 8.4.2. Creación y seguimiento a las órdenes de compra. 8.4.3. Atención de Reclamaciones. 8.4.4. Análisis Estadísticos. 8.4.5. Solicitud de propuestas y cotizaciones. 8.4.6. Envío y solicitud de información sobre el desempeño de productos. 8.4.7. Contacto Comercial para compras y contratación. 8.4.8. Compartirla con terceros relacionados. 8.4.9. Actualización de Datos. 8.4.10. Gestión de pago a Proveedores.
Para estar en capacidad de informar al Titular acerca del uso que el Responsable y/o Encargado del Tratamiento han dado a sus datos personales, se realizará registro de cualquier uso o tratamiento que reciban los datos en la Base de Datos.
En todo caso, deberá entenderse que la organización del uso de la información en Grupos de Interés tiene fines exclusivamente descriptivos y no limitativos, pues cada uno de los Usos descritos en este numeral, podrán ser aplicados a cualquiera de los Titulares siempre y cuando se respeten los Campos de Captura estipulados para cada una de las correspondientes Bases de Datos.
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9. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
9.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Esta sociedad para el cuidado de los Datos Personales de terceros obtenidos a través de los Canales autorizados por este Manual, ha dispuesto las medidas de seguridad que usa e implementa en relación a su información propia y que permiten concluir razonablemente que cuenta con adecuados modelos de gestión documental y protección de información para cumplir adecuadamente con sus obligaciones legales en relación con el cuidado y custodia de información de terceros.
9.2. PROCEDIMIENTOS. La Compañía cuenta con diferentes plataformas de software a través de las cuales, previo cumplimiento de las políticas de seguridad, administra, custodia, permite el acceso a personal autorizado y realiza el Tratamiento de los Datos. El software destinado a dicho propósito es de propiedad de la Compañía y/o cuenta con las licencias, permisos y autorizaciones requeridos para su uso.
10. MEDIOS PARA INFORMAR A LOS TITULARES SOBRE EL MANUAL Y/O CAMBIO EN LAS POLÍTICAS DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA FINANCIERO DE TRADHEY MODO DE EJERCER DERECHOS. TRADHE dará a conocer el presente Manual así como sus modificaciones y o cambios en las políticas, mediante la pagina web www.tradhe.net habilitado exclusivamente para ello. Tal link será puesto a conocimiento de público en las Facturas de Cobro que TRADHE le remite a los Titulares, así como en la página web de la sociedad.
11. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES A ESTE MANUAL.
Para la modificación del presente Manual se requerirá de la previa y expresa autorización del Comité de Habeas Data, el cual estará integrado por:
11.1. Gerente General. 11.2. Director Administrativo
El Comité de Habeas Data se reunirá por solicitud de cualquiera de sus miembros y analizará las razones y alcance de la modificación requerida o propuesta, la cual deberá ser comunicada a la Compañía.
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De cada modificación se dejará constancia escrita suscrita por los integrantes, y las modificaciones al Manual serán de obligatorio e inmediato cumplimiento.
12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. Este Manual de Habeas Data Financiero y Datos Personales para TRADHE se empezó a desarrollar en el mes de Junio de 2016 y fue publicado el día 23 de Febrero de 2017. Las áreas de TRADHE especialmente impactadas fueron parte de la construcción del presente Manual e informadas de sus disposiciones de manera previa a su publicación, la Compañía realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de las leyes en mención.
13. ANEXOS
13.1. ANEXO No. 1.
MODELO DE AUTORIZACIÓN PARA OBTENER, COMPARTIR Y TRATAR DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD
TRASCRIBIR ACÁ EL FORMATO DE AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD TENIENDO EN CUENTA QUE SE CUMPLA CON EL SIGUIENTE ARTÍCULO: Artículo 15. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: 1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 3. Los derechos que le asisten al titular. 4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
13.2. ANEXO No. 2. LEYENDA NOTIFICACIÓN REPORTE EN LA FACTURA INCLUYENDO LA INFORMACIÓN DEL LUGAR DONDE SE ENCUENTRA EL LINK DEL
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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE HABEAS DATA Y DATOS PERSONALES
13.3. ANEXO No. 3. LEYENDA DE NOTIFICACIÓN POR MENSAJE DE TEXTO
TRADHELE RECUERDA ESTAR AL DIA EN EL PAGO PARA EVITAR UN REPORTE NEGATIVO ANTE CENTRALES DE RIESGO. ESTAR AL DIA ES UNA GARANTIA DE PAGO.
![INSTITUCIÓN EDUCATIVA ACADÉMICO PÁGINA [1 - 1] NIT. 891901024-6 ICFES … · 2021. 4. 27. · INSTITUCIÓN EDUCATIVA ACADÉMICO NIT. 891901024-6 ICFES 01275-024364-018283 Resolución](https://static.dokumenty.site/doc/80x56/6144a3e3b5d1170afb440153/institucin-educativa-acadmico-pgina-1-1-nit-891901024-6-icfes-2021-4.jpg)