O B E C D U B I C K O

SMĚRNICE01 / 2014

Spisový řád

Obce Dubickoverze 2014

Směrnice schválena Zastupitelstvem obce Dubicko dne 03.12.2014 usnesením č. 02 – 35.

Josef S o b o t í k Mgr. Václav H a m p l místostarosta starosta obce

Obsah

1

Obecná ustanovení.................................................................................................................................2

Úvodní ustanovení.................................................................................................................................2

Základní pojmy.......................................................................................................................................2

Příjem dokumentů..................................................................................................................................2

Označování dokumentů.........................................................................................................................2

Autorizovaná konverze dokumentů.......................................................................................................2

Převedení dokumentu („jiná konverze“) a změna datového formátu (migrace formátu)......................2

Evidence dokumentů..............................................................................................................................2

Vyřizování dokumentů...........................................................................................................................2

Tvorba spisu...........................................................................................................................................2

Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty.........................................................2

Vyhotovování dokumentů......................................................................................................................2

Podepisování dokumentů. Užívání razítek.............................................................................................2

Odesílání dokumentů.............................................................................................................................2

Ukládání dokumentů..............................................................................................................................2

Spisová rozluka.......................................................................................................................................2

Vedení spisové služby v mimořádných situacích....................................................................................2

Řízení a kontrola.....................................................................................................................................2

Závěrečná ustanovení............................................................................................................................2

Přílohy spisového řádu:..........................................................................................................................2

Příloha č.1 – spisový plán.......................................................................................................................2

Příloha č. 2 – Vzor podacího razítka........................................................................................................2

Příloha č.3 - Typy používaných úředních razítek.....................................................................................2

Příloha č.4 - Žádost o provedení výběru archiválií a posouzení návrhu na vyřazení dokumentů ve skartačním řízení....................................................................................................................................2

Příloha č.5 – Vzor výpůjčního lístku........................................................................................................2

2

Obecná ustanovení

Spisový řád je závazný pro obec, obecní úřad Dubicko. Je zpracován podle ustanovení § 66 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, specifikovaným vyhláškou č. 259/2012 Sb, o podrobnostech výkonu spisové služby. Nahrazuje spisový řád platný od 13.1.2006.

Další právní předpisy, podle kterých se tento spisový řád řídí:

zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových

schránek, zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů (zákon o poštovních službách) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších

předpisů zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s ustanovením §

110 odst. 4 písm. e) zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.

Evidence a vyřizování některých dokumentů se řídí zvláštními předpisy. Jedná se zejména o tyto dokumenty:

utajované – zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,

zvláštní skutečnosti – zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

stížnosti, oznámení a podněty občanů – správní řád, zákon o obcích a opatření obce Dubicko, účetní evidence – zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, stavební - zákon č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění

pozdějších předpisů, matriky - vyhláška č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení

a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Úvodní ustanovení

(1) Spisový řád stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty pro obec, obecní úřad Dubicko od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení. Všichni zaměstnanci úřadu, kteří jsou pověřováni vyřizováním dokumentů, jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a za manipulaci s dokumenty, které vytvořili nebo převzali, jsou zodpovědní. Spisová služba je nedílnou součástí jejich pracovní činnosti.

(2) Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti úřadu, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, opatřování razítkem, odesílání, ukládání, zapůjčování a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

(3) Úřad vede spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby IS GINIS SSD – Systém správy dokumentů (dále jen elektronická spisová služba), umožňujícím elektronickou správu dokumentů v digitální i analogové podobě. Správu systému zabezpečuje referent podatelny (Výpravny) úřadu.

(4) Za vedení spisové služby úřadu je odpovědný tajemník úřadu.

Základní pojmy

Dokument je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.

Dokument v analogové podobě představuje informace zaznamenané na papírovém nebo jiném hmotném nosiči.

Dokument v digitální (elektronické) podobě představuje dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.

3

Metadata jsou strukturovaná data o dokumentu, popisující souvislosti, obsah, strukturu a jeho správu v průběhu času.

Autorizovaná konverze znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby nebo úplné převedení elektronického dokumentu do dokumentu v listinné podobě. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dosud používaná ověřená kopie. Konverzí se rovněž nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy.

Autenticitou se rozumí vlastnost dokumentu charakterizující jeho originální původnost a hodnověrnost. Autentický dokument je pokládán za pravý, aniž by byla zkoumána jeho důvěryhodnost.

Datovou zprávu tvoří elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

Časové razítko se rozumí otisk, který vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a který důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je orgány veřejné moci určeno k doručování, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, umožňuje-li to povaha dokumentu.

Identifikátor datové schránky (ID) označuje datovou schránku, slouží k jednoznačné identifikaci datové schránky; není zaměnitelný s jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci.

Elektronická podatelna je zařízení elektronického systému spisové služby, umožňující příjem, vyhledávání, předávání a odesílání dokumentů v digitální podobě, které byly prostřednictvím datové schránky úřadu nebo internetem doručeny nebo budou jejich prostřednictvím odeslány.

Elektronický podpis jsou údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě.

Škodlivý kód je chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení nebo informacích úřadu, popřípadě způsobilý poškodit úřad zneužitím informací.

Spis je základní evidenční, manipulační a ukládací jednotkou spisové služby, je definován jako soubor dokumentů týkajících se téže věci a vyřizovaných jako jeden případ.

Spisový uzel zajišťuje příjem, přebírání, popř. odesílání dokumentů a zásilek jedním zaměstnancem pověřeným k těmto úkonům vedoucím příslušného odboru. Tohoto zaměstnance označujeme jako správce spisového uzlu. Vedoucí odboru pověří některého ze zaměstnanců jeho zastupováním. Názvy odborů/oddělení bývají zpravidla shodné se spisovými uzly, viz tabulka „Přehled zkratek spisových uzlů“ dle systemizace úřadu.

Spisovým znakem rozumíme číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování.

Skartační lhůta je doba, po kterou musí být dokument uložen ve spisovně. Každý typ dokumentu má stanovenu skartační lhůtu, která je závazná a nelze ji zkracovat.

Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým bude posuzován ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Skartační znak „A“ (archiv) označuje typ dokumentu trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení navržen k trvalému uložení v příslušném archivu jako archiválie. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje typ dokumentu bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje typ dokumentu, jehož hodnotu nelze v okamžiku vzniku stanovit; ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení bude takto označený dokument navržen buďto k trvalému uložení v příslušném archivu jako archiválie (bude-li mít trvalou hodnotu), nebo ke zničení (trvalou hodnotu nebude mít).

4

Příjem dokumentů

(1) Pro příjem doručených dokumentů, a to bez ohledu na způsob jejich doručení, je zřízena podatelna úřadu, nacházející v budově obecního úřadu – 1. patro, Velká Strana 56, Dubicko.

(2) Dokument v digitální podobě se doručuje na elektronické adresy podatelny úřadu, prostřednictvím datové schránky úřadu nebo na přenosných technických nosičích dat (CD, DVD, USB apod.). Dokument v analogové podobě se doručuje prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, kurýrem nebo osobně na podatelnu.

(3) Dokumenty doručované úřadu prostřednictvím držitele poštovní licence (Česká Pošta s.p.) vyzvedává pověřený zaměstnanec podatelny úřadu v pracovních dnech v 11:00 hod na pracovišti České pošty s.p., Velká Strana 56, Dubicko. Zaměstnanec podatelny je povinen převzít i nevyplacenou nebo nedostatečně ofrankovanou zásilku. Doporučené zásilky jsou předávány proti podpisu a razítku úřadu. Pověřený zaměstnanec úřadu zkontroluje, zda jsou všechny přebírané zásilky skutečně adresovány úřadu. Omylem předané zásilky vrátí neotevřené zpět, závady zjištěné na zásilkách ihned reklamuje. V případě porušení obalu na zásilce sepíše s poštou úřední záznam (zásilka je přitom komisionálně otevřena, aby bylo možné zkontrolovat, zda je úplná). Veškeré zásilky převzaté od držitele poštovní licence jsou poté zpracovány na podatelně úřadu.

Obdobně se postupuje tehdy, doručuje-li zaměstnanec držitele poštovní licence pověřený přepravou poštovních zásilek poštovní zásilky přímo na podatelnu úřadu.

(4) Dokumenty doručené úřadu osobně fyzickými osobami přijímá podatelna nebo určený zaměstnanec obecního úřadu, jemuž byl dokument tímto způsobem doručen. Požádá-li doručitel dokumentu o potvrzení příjmu doručeného dokumentu na jeho stejnopisu či kopii, kterou s sebou přinesl, zaměstnanec přejímající dokument zkontroluje shodu doručeného dokumentu s jeho stejnopisem či kopií. Stejnopis nebo kopii poté označí otiskem podacího razítka úřadu s uvedením data převzetí dokumentu, jeho rozsahu včetně příloh a podpisem.

(5) Dokumenty doručované úřadu v digitální podobě, a to prostřednictvím elektronické podatelny (podatelna@dubicko.cz), informačního systému datových schránek (ID: xcpbejc) nebo osobně na médiu pro přenášení dokumentů v digitální podobě. Veškerá podání přejímá podatelna, která je současně výpravnou. Informace potřebné k doručování dokumentů v digitální podobě jsou zveřejněny na webových stránkách úřadu na adrese www.dubicko.cz a na úřední desce úřadu. Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány v datových formátech pdf, pdf/a, xml, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, jpg/jpeg, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, mp3, isdoc/isdocx verze 5.2 a vyšší. Dokument v digitální podobě je možné doručit na přenosných technických nosičích dat (CD, DVD, USB). Je-li nosič dat přílohou dokumentu doručeného v analogové podobě, je nezbytné, aby byl označen jako jeho nedílná příloha a tak s ním bylo i nakládáno. Je-li doručen pouze nosič dat, podatelna uloží doručený dokument v digitální podobě do úložiště doručených zpráv a zavede ho do elektronického systému spisové služby. Úřad vrací nosiče dat pouze na výslovné vyžádání.

(6) Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný úřadu, je-li dostupný podatelně. Dokument v digitální podobě je dostupný podatelně, pokud

- je ve formátu, ve kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě, - lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, - neobsahuje škodlivý kód - v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat.U doručeného dokumentu v digitální podobě podatelna dále zjišťuje, zda:- odpovídá požadavkům na doručení dokumentů, (zveřejněné na webových stránkách a na úřední desce -

přípustný datový formát a další technické parametry dokumentu a přípustný technický nosič dat a jeho další technické parametry),

- je podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem a následně ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka.

Úřad uloží údaje o výsledcích předchozích zjištění v elektronickém systému spisové služby.

(7) Pokud je úřadu dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem (nečitelný), nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a zajistí její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, úřad ho nezpracovává.

(8) Pokud je úřad schopen z přijaté datové zprávy (e-mail) zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna odesílateli potvrdí doručení datové zprávy. Součástí zprávy o potvrzení doručení je

5

- datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty,- charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,- referent odpovědný za vyřizování

(9) Je-li dokument v digitální podobě doručen do e-mailové schránky na skupinovou adresu nebo na adresu zaměstnance úřadu a má-li úřední charakter, neprodleně se odešle včetně všech jejích součástí (přílohy, elektronický podpis.) podatelně úřadu. Podatelna jej následně přijme a zpracuje. Časem doručení dokumentu je čas, kdy byl dostupný podatelně úřadu.

(10) Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý zaměstnancem úřadu mimo budovu úřadu (např. při osobním jednání, na služební cestě atp.). Zaměstnanec, který dokument převzal, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání podatelně k jeho označení, evidenci v systému elektronické spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný na podatelně.

(11) Osobu požadující sdělit věc ústně (osobně nebo telefonicky) přijímá vždy věcně příslušný zaměstnanec úřadu, který o ní pořídí písemný záznam. Zaměstnanec, který pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání k evidenci v systému elektronické spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný podatelně a je zaveden do systému elektronické spisové služby. Úřední záznam obsahuje: datum a místo podání, obsah a je vždy podepsán zaměstnancem a podávajícím.

(12) Balíky doručené na adresu úřadu se na podatelně otevírají. Balíky doručené na jméno a příjmení zaměstnance úřadu se předávají neotevřené adresátovi.

Označování dokumentů

(1) Dokumenty doručené úřadu nebo vzniklé z jeho činnosti se v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem, který je s daným dokumentem spojen a zajišťuje nezaměnitelnost dokumentu. Jednoznačný identifikátor má tvar OBDUXXXXXXXXX a přiděluje se (je generován) v prostředí elektronické spisové služby.

(2) Doručený dokument v digitální podobě, který není opatřen uznávaným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem, opatří podatelna úřadu kvalifikovaným časovým razítkem.

(3) Podatelna úřadu roztřídí dokumenty na dokumenty podléhající označení a evidenci a na dokumenty nepodléhající evidenci. Evidenci nepodléhají noviny, časopisy a ostatní tiskoviny (brožury, zpravodaje, bulletiny, sbírky zákonů, věstníky, propagační materiály, letáky, nabídky, pozvánky na kulturní a sportovní akce). Dokumenty nepodléhající evidenci následně předá příslušnému pracovníkovi (analogové dokumenty) nebo předá příslušnému pracovníkovi např. e-mailem (digitální dokumenty). Dále oddělí dokumenty, které se neotevírají. Jsou to:

- Dokumenty označené na obálce heslem „Výběrové řízení (veřejná zakázka) – neotevírat“ s uvedením názvu soutěže. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu s vyznačením času doručení a zapíše se do evidence.

- Dokumenty, na jejichž obálce je v adrese uvedeno jméno, případně jména a příjmení fyzické osoby na prvním místě před označením úřadu. Dokument se nezapisuje, adresátovi se předává neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření obálky, že dokument má úřední charakter, neprodleně ho předá k zaevidování do elektronického systému spisové služby. Datem doručení tohoto dokumentu je datum, kdy ho fyzická osoba předá podatelně úřadu k označení a zaevidování.

- Dokumenty označené na obálce stupněm utajení. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu a předají tajemníkovi úřadu, který je eviduje v samostatné evidenci dokumentů.

- Dokumenty označené na obálce textem „Zvláštní skutečnost“ nebo zkratkou „ZS“. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu a předají tajemníkovi úřadu, který je předloží po jejich otevření pracovišti krizového řízení k doplnění údajů v samostatné evidenci dokumentů.

- Dokumenty adresované registračnímu místu podle zákona č. 159/2006 Sb. o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, označené textem „Oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb.“. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem a předá se registračnímu místu.

(4) Obálka dokumentu se ponechává u dokumentu jako jeho součást:

- dokument je v souladu s jiným právním předpisem doručován do vlastních rukou,- je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl doručen jiným

způsobem,- datum podání má význam z hlediska právního (např. pro dodržení lhůt k vyřízení),

6

- dokument má charakter stížnosti, petice nebo odvolání ve správním řízení, včetně podání mimořádných opravných prostředků,

- na dokumentu není uvedeno datum nebo se výrazně rozchází s datem poštovního razítka na obálce,- na dokumentu chybí podpis (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele),- u dokumentu není uveden žádný odesílatel (jedná se o anonym),- je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele (adresa je uvedena pouze na obálce),- je opatřena otiskem podacího razítka, (popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako

podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem úřadu).V ostatních případech se obálka vyřadí bez skartačního řízení ihned po jejím otevření.

(5) Podatelna úřadu opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, v den jeho doručení podacím razítkem. Obdobně se postupuje u dokumentů předaných mimo budovu úřadu a v případě záznamů o věci učiněné ústně. Časem doručení dokumentu je čas, kdy byl dostupný podatelně úřadu.

(6) Podatelna současně zkontroluje, zda u dokumentů v analogové podobě souhlasí odesílatelem uváděný počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (je-li uveden) se skutečným stavem, a zapíše zjištěný počet listů a počet listů příloh dokumentu nebo počet svazků do elektronického systému spisové služby. Pokud se zjistí nesrovnalosti (např. dokument není úplný, nesouhlasí počet příloh), podatelna oznámí odesílateli nesrovnalost a požádá o nápravu.

 (7) Tvoří-li přílohu dokumentu v analogové podobě ceniny, tato skutečnost se poznamená na dokumentu a v elektronickém systému spisové služby se u údaje o druhu přílohy uvede nominální hodnota ceniny.

(8) Po označení dokumentu v analogové podobě se rozhodne, zda bude dále předán v analogové podobě, nebo zda bude převeden do digitální podoby.

Úřad převádí do digitální podoby a to formou autorizování konverze z moci úřední nebo konverze dle § 69 a tyto dokumenty:

Smlouvy Usnesení

Žádosti

Pozvánky

Dokumenty určené k vyvěšení na elektronickou úřední desku

Rozhodnutí

Autorizovaná konverze dokumentů

(1) Podatelna je pracoviště provádějící autorizovanou konverzi dokumentů, vede evidenci provedených konverzí. Každý záznam o provedené autorizované konverzi dokumentů obsahuje pořadové číslo záznamu, datum provedení konverze a charakteristika převáděného dokumentu (věc) a v případě autorizované konverze dokumentů na žádost také údaj o uhrazení správního poplatku nebo osvobození od jeho úhrady. Evidence se uchovává po dobudeseti let po jejím uzavření.

(2) Autorizované konverze se provádí tam, kde se používá ověřená kopie (je potřeba zachovat právní sílu a průkaznost dokumentu) a nestačí běžná kopie. Konverzi na žádost provádějí kontaktní místa CzechPOINTu. Konverzi z moci úřední provádějí proškolení zaměstnanci úřadu pro výkon své působnosti. Výstup z autorizované konverze je zpravidla černobílý. Pouze pokud by hrozila ztráta informace prvopisu, použije se pro konverzi barevný tisk a skenování. Autorizovanou konverzi bude možné provést pouze tehdy, nebude-li naplněn některý z důvodů, pro které nelze tuto konverzi provést (§ 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, ve znění pozdějších předpisů) a vyjma případů, kdy je vyžadován originál (postoupení pro nepříslušnost, předání spisu při odvolání, při skartačním řízení aj.).

(3) Autorizovaná konverze dokumentů pro dokument v digitální podobě převáděný dodokumentu v analogové podobě se provádí následujícím způsobem:

Převáděný dokument v digitální podobě nesmí obsahovat škodlivý kód, musí býtv datovém formátu PDF nebo PDF/A, výstupem bude černobílý listinný dokumentv datovém formátu A4.

7

Postup konverze:

- ověření platnosti kvalifikovaného časového razítka, je-li jím dokument opatřen,

- ověření platnosti kvalifikovaného certifikátu, na němž je založen uznávanýelektronický podpis,

- ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu,

- provedení samotné autorizované konverze,

- ověření úplné shody vstupu (datové zprávy) a výstupu (listinného dokumentu),

- připojení ověřovací doložky, která obsahuje informace podle § 25 zákonač. 300/2008 Sb., neprodleně po konverzi a ověření,

- zapsání do evidence o provedených konverzích, která musí obsahovat náležitostipodle § 26 zákona č. 300/2008 Sb.

(4) Autorizovaná konverze dokumentů pro dokument v analogové podobě převáděnýna dokument v digitální podobě se provádí následujícím způsobem:

Dokument v analogové podobě připravený ke konverzi je v datovémformátu A4 a formát výstupu je černobílý dokument v digitální podobě veformátu PDF verze 1.7. a vyšší.

Postup konverze:

- provedení autorizované konverze,

- ověření úplné shody vstupu a výstupu,

- připojení uznávaného elektronického podpisu neprodleně po konverzi aověření,

- připojení kvalifikovaného časového razítka,

- zapsání do evidence o provedených konverzích, která musí obsahovatnáležitosti dle § 26 zákona č. 300/2008 Sb.

(6) Vstupy autorizované konverze v analogové podobě je nutné uložit a uchovat. Vstup konverze v digitální podobě jsou uloženy v elektronickém systému spisové služby. Vstupy konverze bez ohledu na formu dokumentu je nutné uchovat minimálně (krom výjimek) po dobu tří let. 

Převedení dokumentu („jiná konverze“) a změna datového formátu (migrace formátu).

(1) Převedení dokumentu podle § 69a zákona 499/2004 o archivnictví a spisové službě provede pracovnice podatelny tehdy, požaduje-li pracovník úřadu, aby výsledkem převodu byla digitální nebo analogová kopie doručeného dokumentu bez právních účinků doručenéhodokumentu, zaručující pouhou shodu s doručeným dokumentem,

(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě jsou:

- název veřejnoprávního původce, který převedení provedl,

- prohlášení, že obsah převáděného dokumentu odpovídá obsahu dokumentu, který převedením vznikl,

- počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,

- informace o existence vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě neboreliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka,

- datum vyhotovení ověřovací doložky,

8

-jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

(3) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě jsou:

- název veřejnoprávního původce, který převedení provedl,

- prohlášení, že obsah převáděného dokumentu odpovídá obsahu dokumentu, který převedením vznikl,

- informace o existenci zajišťovacího prvku, d) datum vyhotovení ověřovací doložky,

- jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.

(4) Změna datového formátu dokumentu se provádí tehdy, je-li doručený (případně i vlastní) dokument v digitální formě v jiném než výstupním datovém formátu (§ 23 vyhláška č.259/2012) a je nutné jej do požadovaného formátu „převést“. Tento převod mají možnost provést všichni pracovníci pracující s elektronickou spisovou službou.

Evidence dokumentů

(1) Základní evidenční pomůckou spisové služby je elektronický systém spisovéslužby. O každém dokumentu se v něm vedou tyto údaje:

- pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován,- datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnostiúřadu, datum jeho

vytvoření (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidovánív evidenci dokumentů); u dokumentu v digitální podobě se jako datum doručenívyznačí datum, kdy je dokument dostupný podatelně nebo kdy je dodándo datové schránky úřadu,

- adresa odesílatele, u dokumentů vzniklých z vlastní činnosti úřadu se uvede slovo„Vlastní“,- číslo jednací nebo jiná identifikace dokumentu odesílatele, je-li jím dokument označen,- počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u

příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

- stručný a výstižný obsah dokumentu (předmět, věc),- označení organizační součásti úřadu, které byl dokument přidělen k vyřízení- způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o adresátovi dokumentu

ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

- spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou úřad stanoví jako spouštěcí událost,

- jednoznačný identifikátor dokumentu.- informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,- záznam o provedení výběru archiválií,

(2) Úřad vede samostatné evidence dokumentů, mimo evidenci v elektronické spisové službě.

faktury došlé a odeslané, pokladní doklady, matriční listiny a knihy, ověřovací knihy, vidimace a legalizace, mzdová evidence, dokumenty krizového řízení, evidence žádostí o vydání z výpisů Rejstříku trestů a evidence provedených konverzí.;

ostatní dokumenty s ohledem na jejich charakter:

publikace, knihy, dokumenty k volbám (hlasovací lístky, apod.), neschopenky, osobní karty, mzdová hlášení, plány, sbírky zákonů a mezinárodních smluv, směrnice, statistická hlášení, podkladové materiály z jednání RO a ZO, výkazy, zápisy, žádanky.

(3) Dokumenty se zapisují do elektronické evidence dokumentů nebo do samostatnýchevidencí dokumentů vzestupně v číselném a časovém pořadí, v němž byly úřadu doručenynebo vznikly z jeho činnosti. Výjimkou jsou dokumenty převzaté mimo stálé pracovištěa dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby a dokumenty v digitální podobědoručené přímo do e-mailové schránky zaměstnance; tyto dokumenty předá adresátk zaevidování jen tehdy, mají-li úřední charakter, a jsou zapsány v pořadí, jak byly podatelně dostupné.

9

(4) Číselná řada v elektronickém systému spisové služby a v samostatných evidencíchdokumentů začíná na začátku každého roku pořadovým číslem 1, je složena z celých číselnepřetržitě po sobě jdoucích a končí dnem 31. prosince téhož roku.

(5) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebov samostatných evidencích dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací dokumentuobsahuje vždy zkratku označení úřadu, pořadové číslo zápisu dokumentu v evidencidokumentů a čtyřčíslím kalendářníhoroku, v němž byl dokument zaevidován. V případě dokumentuv analogové podobě se číslo jednací vepíše také do podacího razítka, v případě šablon dokumentů je uvedeno přímo na dokumentu.

Vzor ČJ:OUDU 799/2014

Sp. zn.: OUDUs 651/2014/RL

Rozdělování a oběh dokumentů

(1) Podatelna předá označené dokumenty v digitální i analogové podobě k jejich rozdělení starostovi úřadu, který je následně předává k vyřízení příslušnému pracovníkovi. Dokumenty se předávajíprostřednictvím elektronického systému spisové služby. Předávané dokumenty v analogové, přebírá je pověřený zaměstnanec úřadu na podatelně úřadu.

(2) Pověřenýzaměstnanec úřadu dále zodpovídá za označování a evidenci dokumentů doručených přímo na jeho adresu.

(3) Zjistí-li zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu, že mu byl přidělen omylemdokument, který nenáleží úřadu, neprodleně zabezpečí jeho předání podatelně úřadu s průvodním dopisem k odeslání správnému adresátovi, který je k jeho vyřízenípříslušný, případně odesílateli.

(4) Zjistí-li zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu, že mu byl přidělen omylemdokument, jehož vyřízení je v kompetenci jiného zaměstnance úřadu, neprodleně zabezpečí jehopředání pověřenému zaměstnanci, v jehož je kompetenci.

(5) Nový dokument vytvořený na úřadu, který je adresován pracovníkovi úřadu, se předává buďto v analogové nebo v digitální podobě. Pokud je v analogové podobě, předá sepověřenému zaměstnanci; údajeo předání a převzetí se uvedou v elektronickém systému spisové služby. Při předávánídokumentů v digitální podobě se předání dokumentu, údaje o předání a potvrzení o převzetíprovádí prostřednictvím elektronického systému spisové služby.

Vyřizování dokumentů

(1) Dokument vyřizuje zaměstnanec, který je za nějzodpovědný.

(2) Dokument se vyřizuje zpracováním návrhu odpovědi a odesláním jeho prvopisu, stejnopisu nebo kopie. V elektronickém systému spisové služby se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který jeadresátem vyřízení dokumentu.

(3) Má-li vyřízení dokumentu podobu analogového nebo digitálního dokumentu, evidujese jako nový vlastní dokument s označením „vyřizující“.

(4) Je-li dokument vyřízen vzetím na vědomí, vyřízením ústně při osobním kontaktunebo telefonicky, učiní o tom zaměstnanec útvaru pověřený jeho vyřízením záznamv elektronickém systému spisové služby o způsobu vyřízení. Bere-li se obsah dokumentu pouze navědomí bez odpovědi, v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidencidokumentů se poznamená „Na vědomí“, připojí se podpis a datum.

(6) Je-li dokument vyřízen společně s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnostv elektronickém systému spisové služby.

10

Tvorba spisu

(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojují vespis. Spis je vytvářen pomocí sběrného archu., dokumenty jsou vzájemně spojenyprostřednictvím vazeb v elektronickém systému spisové služby, dokumentyv analogové podobě se navíc vzájemně spojí fyzicky.

(2) Číslo jednací je využitoke tvorbě spisové značky spisu. Každý další dokument spisu je evidován pod samostatným číslem jednacím, aledoplněným spisovou značku (vzniklou z čísla jednacího iniciačního dokumentu)a o pořadové číslo dokumentu, pod nímž je zapsán ve sběrném archu. První doručený dokument (tzv. iniciační) se zaeviduje jako prvníve sběrném archu spisu. Ostatní dokumenty doručené v téže věci se vkládají do téhož spisu (podle pořadí, v němž jsoudoručeny), a tím jsou připisovány do sběrného archu spisu.

(3) Spisy se označují spisovými značkami. Každý spis má vlastní, jedinečnou spisovou značku. Spisová značka spisuobsahuje vždy zkratku označení úřadu, číslo spisu a čtyřčíslím kalendářníhoroku, v němž byl spis vytvořen (zaevidován) a zkratkou referenta pověřeného zpracováním spisu.

Sp. zn.: OUDUs 651/2014/RL

(4) Dokumenty ve spisu jsou uspořádány chronologicky.

Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty

(1) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, dle aktuálně platného spisového plánu, přiděluje dokumentu vždy zaměstnanec úřadu pověřený jeho vyřízením.

(2) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta se přidělí dokumentu podlespisového a skartačního plánu úřadu, platného v době vyřízení dokumentu nebo uzavřeníspisu.

(3) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu,se vždy poznamenají v elektronickém systému spisové služby.

Vyhotovování dokumentů.

(1) Dokumenty vzniklé z činnosti obecního úřadu nebo obce se při evidenci označují slovem „Vlastní“ a je jim přiděleno číslo jednací a všechny další náležitosti plynoucí z evidence dokumentů v elektronické spisové službě.

(2) Dokumenty se vyhotovují podle požadavku normy ČSN 01 6910 „Úpravapísemností zpracovaných textovými editory“, vydaná 1. dubna 2007.

(3) Všechny úřední dokumenty se označují záhlavím s názvem a sídlem úřadu, telefonním číslem a emailem osoby, která vytváří dokument.

(4) Všechny dokumenty vyhotovené orgánem obce v samostatné působnosti obce se v záhlaví označují slovy „ObecDubicko“ s uvedením kontaktních informací pracovníka, který dokument vyhotovil.

(5) Všechny dokumenty vyhotovené orgánem obce v přenesené působnosti, s výjimkou nařízení obce, se v záhlaví označují slovy „Obecní úřad Dubicko“s uvedením kontaktních informací pracovníka, který dokument vyhotovil.

(6) Dokument se záhlavím obsahuje kromě dalších náležitostí vždy číslo jednací odesílatele, popřípadě evidenční číslo doručeného dokumentu (pokud jej obsahuje), datum vyhotovení dokumentu (t. j. den jeho podpisu), vlastní číslo jednací, jméno a příjmení zaměstnance, který dokument vyřizuje, přesná a úplná adresa adresáta, přílohy a rozdělovník, odesílá-li se dokument více adresátům.

(7) Každá příloha dokumentu musí být označena pořadovým číslem.

(8) Dokumenty v analogové podobě, u nichž je to potřebné (smlouvy), se vyhotovují tak, aby nebylo možno oddělit nebo vyměnit jednotlivé listy. Dokument se proto v levém horním rohu sešije kancelářskou sponkou, hřbet dokumentu a kancelářská sponka sez obou stran přelepí samolepícím štítkem s vyobrazeným otiskem úředního razítka obcea rozhraní štítku a dokumentu se opatří podpisem zaměstnance, který ho vyhotovil.

11

(9) Pokud je doručováno v digitální podobě rozhodnutí ve správním řízení, vyhotoví úřední osoba, odpovědná za listinné vyhotovení rozhodnutí, jeho elektronickou verzi s tím, žena místě otisku úředního razítka vyjádří tuto skutečnost slovy „otisk úředního razítka“. K dokumentu připojí osoba oprávněná jej podepsat uznávaný elektronický podpis a kvalifikované časové razítko a je převeden do výstupního datového formátu podle požadavků vyhlášky č. 259/2012 Sb.

(10) Při vyhotovování dokumentu musí zaměstnanec úřadu, jemuž byl přidělenk vyřízení, rozhodnout o jeho finální podobě, tj. bude-li vyhotoven v analogové nebodigitální podobě.

Podepisování dokumentů. Užívání razítek

(1) Oprávnění k podepisování dokumentů stanoví starosta úřadu.

(2) Dokument musí obsahovat vždy titul, jméno a příjmení, případně titul za příjmením, funkci a podpis zaměstnance oprávněného dokument podepsat. Je-li dokument odesílán v digitální podobě, zaměstnanec oprávněný dokument podepsat k němu vždy připojí uznávaný elektronický podpis. Před odesláním se opatří časovým razítkem.

(3) Je-li dokument podepsán dvěma zaměstnanci, pak vlevo se podepisuje zaměstnanec zařazený do vyšší funkce, vpravo pracovník v nižší funkci

(4) Na stejnopisu se podpis může nahradit textem „vlastní rukou“ nebo zkratkou„v. r.“ u příjmení oprávněné úřední osoby a textem „Za správnost vyhotovení:“ s uvedenímjména, příjmení a podpisu zaměstnance odpovídajícího za vyhotovení stejnopisu.

(5) Razítko s vyobrazením malého státního znaku (dále jen „úřední razítko“) užívají pouze oprávnění zaměstnanci úřadu – evidence obyvatel, na rozhodnutích a jiných listinách osvědčujících důležité skutečnosti, vydávaných při výkonu státní moci, který jim byl svěřen zákonem nebo na základě zákona.

(6) Otiskem razítka s textem „Obec Dubicko“ se označují všechny dokumentyvyhotovované orgány obce a týkající se samostatné působnosti obce.

(7) Otiskem razítka s textem „Obecní úřad Dubicko“ se označují všechny dokumentyvzniklé z činnosti orgánů obce v oblasti přenesené působnosti obce.

(8) Otisk hranatého razítka se umisťuje nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrýval. Otisk kulatého razítka včetně úředních razítek se umisťuje doprostřed pod textový sloupec.

(9) K zajištění ochrany před zneužitím vede tajemníkúřadu evidenci všech úředních razítek a dále samostatnou evidenci ostatních používaných razítek. Evidence obsahuje vždy otisk úředního razítka nebo razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který je převzal, je oprávněn s nímdisponovat a povinen ho chránit před zneužitím, datum převzetí razítka, datum vrácenírazítka, datum vyřazení razítka z evidence, podpis přebírajícího zaměstnance, případně údajo datu ztráty razítka (zjištěném nebo předpokládaném). Úřední razítka a razítka stejného typu se stejným textem se rozlišují pořadovými čísly, která musí být při otisku razítka čitelná.

(10) O ztrátě úředního razítka je třeba bezodkladně uvědomit tajemníka úřadu, který o tom uvědomí Ministerstvo vnitra ČR, odbor územní veřejné správy, náměstí Hrdinů 3, 140 21 Praha 4 prostřednictvím datové schránky. V oznámení o ztrátě razítka se uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. Ministerstvo vnitra ČR uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a dále způsobem umožňujícím dálkový přístup.

(11) Pokud se nalezne úřední razítko, které bylo pokládáno za ztracené a jehož ztráta byla zveřejněna, předepsaným způsobem se zničí.

(12) Zaměstnanec úřadu je při ukončení pracovního poměru povinen odevzdat úřední razítka a razítka, která převzal od tajemníka úřadu.

(13) Úřad vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je úřad držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a to minimálně v rozsahu údajů:

- číslo certifikátu,- specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát,- počátek a konec platnosti certifikátu,- heslo pro zneplatnění certifikátu,

12

- datum a důvod zneplatnění certifikátu,- údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb,- identifikace oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu.

Odesílání dokumentů

(1) Odesílání dokumentů mimo úřad zajišťuje výpravna úřadu. Dokumenty jsou odesílány prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo na e-mailovou adresu odesílatele, prostřednictvím držitele poštovní licence, kurýrní službou, osobně, případně veřejnou vyhláškou.

(2) O způsobu odesílání dokumentů rozhoduje zaměstnanec pověřený jeho vyřízenímpodle charakteru odesílaného dokumentu a podle adresáta (např. orgán veřejné moci, právnická osoba, jiný subjekt, který je držitelem datové schránky).

(3) Při odesílání dokumentů musí zaměstnanec úřadu vždy nejprve zjistit, nemá-li adresát zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku. Umožňuje-li to povaha dokumentu a adresát je držitelem zpřístupněné datové schránky, dokument se odesílá vždy primárněprostřednictvím datové schránky, přičemž odesílatel ještě rozhodne, zda zvolí obecné doručení dokumentu do datové schránky nebo doručení datové zprávy do vlastních rukou. Vypravování prostřednictvím datové schránky je prováděno každý den v 14:00 hodin.

(4) Odesílá-li se dokument adresátovi, který nemá zřízenu datovou schránku, ale máe-mailovou adresu určenou pro příjem dokumentů, charakter odesílaného dokumentu toumožňuje a adresát s tím souhlasil, odešle se na tuto e-mailovou adresu.

(5) Nepotvrdí-li adresát převzetí dokumentu odeslaného na e-mailovou adresunejpozději následující pracovní den po odeslání zprávy, která se nevrátila jako nedoručitelná, doručí se dokument, jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal. Pokudnebylo možno doručit dokument doručovaný na elektronickou adresu adresáta, protože sedatová zpráva vrátila jako nedoručitelná, učiní úřad další pokus o jeho doručení. Bude-li dalšípokus o doručení neúspěšný, doručí dokument jiným způsobem – prostřednictvím držitele poštovní licence.

(6) Není-li možné převzetí dokumentu v analogové podobě adresátem na místě (přijednání nebo jiném úředním úkonu), nebude-li mít adresát dokumentu zřízenu a zpřístupněnudatovou schránku, nebo není-li možné dokument doručit prostřednictvím veřejné sítě internet, protože to neumožňuje povaha dokumentu, adresát nesvolí, aby mu byl dokument doručene-mailem, nebo nemá-li zřízenu ani e-mailovou adresu, dokument se doručí v listinné podobě. Vypravování zásilek v listinné podobě provádí výpravna každý den v 11:00 hodin.

(7) Dokumenty lze také předat osobně.

(8) Osobám neznámého pobytu nebo sídla a osobám, jimž se prokazatelně nedařídoručovat, jakož i osobám, které nejsou známy, sedoručuje veřejnou vyhláškou.

(9) Postup při zasílání matričních dokladů do ciziny upravuje § 26 vyhláškyč. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb.

(10) Soukromé dopisy zaměstnanců úřadu je prostřednictvím elektronické podatelny úřadu nebo výpravny úřadu zakázáno odesílat.

(11) Dokument odeslaný prostřednictvím informačního systému datových schránek jedoručený okamžikem, kdy se do datové schránky adresáta přihlásila osoba, která más ohledem na rozsah oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Dokument odeslaný na e-mailovou adresu adresáta je doručen v okamžiku, kdy převzetí doručovaného dokumentupotvrdí adresát.

(12) V elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentůse vždy poznamená datum a způsob odeslání dokumentu.

(13) U doporučených zásilek a u dokumentů odeslaných prostřednictvím datové schránky se uchovávají doručenky, o tomto se provede záznam do elektronické spisové služby.

(14)Zaměstnanec výpravny dbá, aby doporučeně a spěšně byly zasílány jen dokumenty, u nichž je to předepsáno nebo je třeba zajistit průkaznost doručení (např. správní řád, zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů). Vrácené doručenky předává výpravna (podatelna) zaměstnanci, který dokument odesílal, k založení do spisu. Doručenky u dokumentů odeslaných datovou schránkou se fyzicky nepředávají, zaměstnanci naleznou záznam o doručení ve

13

Spisové službě s možností tisku. Způsob doručení veřejnou vyhláškou upravuje § 25 správního řádu, případně zvláštní předpisy. Pro odesílání matričních a jiných dokladů do ciziny platí zvláštní předpisy (např. § 26 vyhlášky č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů).

Ukládání dokumentů.

(1) Dokumenty se ukládají ve spisovnách po vyřízení, spisy se ukládají ve spisovnáchpo uzavření.

(2) Dokumenty a spisy v digitální podobě se ukládají v elektronické spisovně úřadu, dokumenty a spisy v analogové podobě v centrální spisovně úřadu, a předávají se do nich k uložení prostřednictvím elektronického systému spisové služby SSD – Systém správy dokumentů – Spisovna ve formě balíků.

(3) Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu, který jev příloze č. 1 tohoto spisového řádu.

(4) Dokumenty a spisy se před uložením vždy zkontrolují, jsou-liúplné. Kontrolu úplnosti provádí zaměstnanec úřadu, který dokument nebo spis vyřizoval auzavřel, poté rovněž zaměstnanec úřadu, určený ke správě elektronické spisovny úřadu – Radka Linhartová. Neúplný spis nelze uzavřít ani předat do spisovny.

(5) Dokumenty a spisy v digitální podobě musí být nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením ve výstupních datových formátech požadovaných podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. Zodpovědnost za jejich převedení do výstupních datových formátů má zaměstnanec úřadu, který dokument nebo spis vyřizoval a uzavřel. Převedení lze provést v prostředí elektronické spisové služby – nástroj Konverze.

(6) Zaměstnancipověření vyřízením dokumentů a spisů si ponechávají pouze dokumenty z běžného rokua nevyřízené dokumenty. Vyřízené dokumenty a spisy si mohou zaměstnanci ponechat, pokud je potřebují ke své činnosti. Nejpozději rok před provedením skartačního řízení je musí předat do centrální spisovny.

(7) Centrální spisovna úřadu je umístěna v přízemí a 1. patře budovy obecního úřadu a ukládají se v nich dokumentya spisy všech agend.

(8) Dokumenty a spisy v balíku se při uložení kontrolují, zda jsou úplné, zejména zda nedošlo k narušení čitelnosti dokumentu. Pro dokumenty v digitální podobě to znamená kontrolu, zda je dokument zobrazitelný lidsky vnímatelným způsobem a zda je uložen ve výstupním datovém formátu podle aktuální legislativy. Kontrolu úplnosti provádí zaměstnanec úřadupověřený správou spisovny.

(9) Před předáním dokumentů a spisů v balíku v analogové podobě do spisovny jsouzaměstnanci odpovědní za vedení spisové služby úřadu povinnipřipravit je k předání tak, aby byl úplný, přehledně uspořádaný, zbavený duplicit a na štítcíchpořadačů nebo archivních krabic řádně označený. Provedou kontrolu úplnosti dokumentů(zejména jejich příloh) a spisů, za kterou odpovídá zaměstnanecpověřený vyřízením dokumentu nebo spisu. Kontrola se provádí jak fyzicky tak v elektronickém systému spisové služby.

(10) V centrální spisovně jsou dokumenty uloženy po dobu trvání jejich skartačnílhůty. V elektronickém systému spisové služby je vedena archivní kniha. Jejich správné uložení a zabezpečení proti poškození a ztrátám zajišťuje zaměstnanecúřadupověřený vedením spisovny. Přístup do spisovny má pouzetento zaměstnanec, ostatní zaměstnanci jen v jeho přítomnosti a s jeho souhlasem.

(11) Smíšené (hybridní) spisy, tj. spisy, jejich část je v digitální a část v analogové podobě, seukládají tak, že dokumenty spisu v digitální podobě se ukládají v elektronické spisovně (která je součástí elektronického systému spisové služby) a dokumenty spisu v analogové podobě seukládají do centrální spisovny úřadu. Obě části spisu přitommusí obsahovat soupis všech dokumentů spisu a jejich jednoznačné označení, zda-li jsou v digitální nebo analogové podobě.

(12)O výpůjčkách dokumentů z centrální spisovny úřadu se vede jednoduchý záznam, v němž se zápůjčky sledují, a jejich vrácení se poznamenává, tyto záznamy jsou sledovány v elektronické spisové službě – Spisovna část Výpůjčky. Vypůjčení uloženého dokumentu se provádí na potvrzení, které se vkládá na místo dokumentu. Dokumenty a spisy se půjčují ze spisovny jen zaměstnanci, z jehož činnosti dokument nebo spis vznikl, tajemník úřadu nebo zaměstnanec úřadu se souhlasem tajemníka úřadu. Dokumenty a spisy je možno zapůjčit na max. dobu tří měsíců.

Vyřazování dokumentů.

14

(1) Dokumenty a spisy jsou uloženy ve formě balíků ve spisovně po dobu stanovenou skartačnímilhůtami, uvedenými ve spisovém a skartačním plánu. Jejich evidence je vedena v elektronické spisové službě – Spisovna (Archivní kniha). Balíky připravené do skartačního řízení připraví každý rok automatizovaně elektronická spisová služba.

(2)Skartační řízení se provádí minimálně jedenkrát ročně komplexně za celý úřad a týká se všech dokumentů a spisů, u nichž uplynuly skartační lhůty. Dodržení skartačních lhůt a přiřazení skartačních znaků je elektronicky sledováno a evidenčně zajišťováno prostředky elektronické spisové služby. U starších dokumentů, uzavřených před rokem 2014sleduje výše uvedené pověřený pracovník Spisovnyúřadu.

(3) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny připraví přílohy skartačního návrhu (seznamy dokumentů, spisů a razítek navržených k vyřazení), kteréjsou uspořádány podle organizačního členění úřadu a spisového a skartačního plánu. V seznamu je u každé položky uvedeno pořadové číslo, spisový znak, název dokumentů, časový rozsah, skartační znak, skartační lhůta a množství dokumentů (tj. počet evidenčníchjednotek). V seznamech dokumentů se uvedou odděleně dokumenty se skartačním znakem„A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ seposoudí a zařadí buďto k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům seskartačním znakem „S“. Současně zpracuje skartační návrh na vyřazení úředních razítek. Pracovník úřadu pověřený dohledem nad vedením spisové služby– Spisovny úřadu poté zašle skartační návrh s přílohami příslušnému archivu a požádá ho o odbornéposouzení dokumentů navržených k vyřazení.

(4) Dokumenty v digitální podobě, kterým je přiřazen skartační znak „A“ a nesplňujípodmínky stanovené v § 17 odst. 2 vyhlášky č. 191/2009 Sb. musí být do skartačního řízenízařazeny v analogové (listinné) podobě, zajišťující jejich trvalé uchování. Stejným způsobemmusí být předloženy dokumenty v digitální podobě označené skartačním znakem „V“, navrhované k zařazení do skupiny „A“. Dokumenty v digitální podobě bez trvalé hodnoty, jimž je podle skartačního plánu přiřazen skartační znak „S“, a dokumenty v digitální podoběskupiny „V“ navržené k vyřazení mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jinépodobě, např. v digitální podobě bez požadovaných náležitostí.

(5) Po odborné archivní prohlídce dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazenívyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvedeseznam dokumentů, popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a určí lhůtu projejich předání archivu. Současně vydá souhlas ke zničení dokumentů, popřípadě úředníchrazítek, navržených ve skartačním návrhu ke zničení (nemají trvalou dokumentární hodnotu).

(6) Dokumenty, popřípadě razítka, vybraná jako archiválie předá zaměstnanec pověřený vedením spisovny úřadu, z nichž se dokumenty vyřazují, v dohodnutém termínu příslušnému archivu. O předání sesepíše úřední záznam.

(7) Úřad na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem„S“, popřípadě úředních razítek, zabezpečí po uplynutí lhůty pro podání námitek a v případěpodání námitek po ukončení řízení o námitkách jejich zničení. Zničením se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Zničení provádí pověřený pracovník obce skartací na sběrném dvoře obce.

(8) Skartační návrh se seznamy dokumentů navržených k vyřazení, protokol o skartačním řízení a předávací protokol archiválií vybraných k trvalému uložení v příslušném archivu se ukládá v jednom vyhotovení místně příslušnému archivu v Šumperku a jedno vyhotovení zůstává na úřadě společně s potvrzením likvidující organizace, jíž byly vyřazené dokumenty předány ke zničení.

(9) Postup při vyřazování dokumentů ze spisoven úřadu je závazný pro všechnyzaměstnance úřadu. Žádné dokumenty nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení. 

Spisová rozluka

(1) Při zrušení úřadu se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájenímzpracuje rušený úřad plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušený úřad, dokončuje ji právní nástupce rušeného úřadu, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.

(2) Součástí spisové rozluky je vždy skartační řízení, v němž se vyřadí dokumentya spisy, jimž uplynuly skartační lhůty.

(3) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž skartační lhůty dosud neuplynuly, sepředají k uložení do centrální spisovny úřadu, který je brán jako právní nástupce rušeného úřadu.

15

(4) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje podle § 64 zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě.

Vedení spisové služby v mimořádných situacích

(1) V případě mimořádné situace (tj. živelná pohroma, ekologická, průmyslová nebo jiná havárie aj.), v jejímž důsledku je znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu obvyklým způsobem, je elektronický systém spisové služby nahrazen vedením spisové služby v listinné podobě. Základní evidenční pomůckou je podací deník, ve kterém se vedou zejména údaje týkající se označování, evidence, způsobu vyřizování, odeslání a ukládání dokumentů. Výjimkou jsou dokumenty, které jsou vedeny v samostatné evidenci v listinné podobě již před vyhlášením mimořádné situace.

(2) Během trvání mimořádné situace jsou dokumenty vyhotovovány, odesílány a ukládány v analogové podobě. Pokud je možné dokument vyhotovit a odeslat v digitální podobě, musí se současně odeslat i v analogové podobě, neboť dokumenty vyhotovené v digitální podobě není možné po dobu nefunkčnosti elektronického systému spisové služby opatřit všemi náležitostmi, zejména metadaty a převedením do stanovených datových formátů.

(3) Po ukončení mimořádné situace se náhradní evidence neprodleně uzavře a dokumenty, které jsou evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin nebo které nelze v náhradní evidenci vyřídit, se přeevidují do řádné evidence. Ostatní dokumenty v náhradní evidenci zůstanou a ukládají se ve spisovně společně s ostatními dokumenty.

Řízení a kontrola.

(1) Za výkon spisové služby úřadu odpovídá tajemník úřadu, který rovněž kontroluje plnění povinností stanovených v tomto řádu. Průběžně kontroluje zejména stav vyřizování dokumentů, projednává se zaměstnanci pověřenými jejich vyřízením zjištěné závady, určuje způsob a termíny jejich odstranění. Dále kontroluje užívání úředních razítek a zajištění jejich ochrany před zneužitím.

(2) Za metodické vedení spisové služby, správu spisovny úřadu včetněelektronické spisovny úřadu a vyřazování dokumentů uložených v nichve skartačním řízení odpovídá pracovnice podatelny úřadu.

(5) Za věcně správné vyřízení dokumentu ve stanoveném termínu odpovídají jednotlivý pracovníci úřadu, kterým byl přidělen k vyřízení.

(4) Kontrola dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby jevykonávána podle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, archivními inspektory z řad zaměstnanců místně příslušného archivu v Šumperku.

 Závěrečná ustanovení(1) Povinnosti plynoucí ze spisového řádu se vztahuje i na dokumenty týkající sesamosprávné působnosti obce.(2) Pro všechny pracovníky úřadu je tento spisový řád závazný od data jeho účinnosti.(3) Aktualizaci spisového a skartačního plánu, související zejména s novýmilegislativními pravidly týkajícími se

spisové služby, nebo v případě změny ve vedení aukládání agend, provádí tajemník úřadu.(4) Tento Spisový řád obce Dubickos přílohami nabývá účinnosti dnem 1.1.2015.(5) Ruší se Spisový a skartační řád obec platný od 13.1.2006

Přílohy spisového řádu:1. Spisový plán

2. Vzor podacího razítka

3. Typy používaných úředních razítek

4. Žádost o provedení výběru archiválií a posouzení návrhu na vyřazení dokumentů ve skartačním řízení

5. Vzor výpůjčního lístku

16

17

Příloha č.1 – spisový plánSpisový znak Název Skar.znak Skar.lhůta

51Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin V 10

51.1 Dokumenty starosty (primátora) V 1051.2 Dokumenty místostarosty (náměstků) V 10

51.3Dokumenty tajemníka V 10

51.4 Dokumenty vedoucích odborů V 1051.5 Pozvánky starosty, místostarosty, tajemníka S 152 Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: V 5

52.1Součinnost se správními úřady V 5

52.2 Součinnost s jinými subjekty V 552.3 Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod. V 552.5 Mikroregiony, přeshraniční spolupráce V 5

53 Organizace členění a působnost úřadu: A 5

53.1 Systemizace úřadu A 5

53.2Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící předpisy A 5

54 Řízení, kontrola a metodická činnost: V 5

54.1 u obecního úřadu A 5

54.2u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce A 5

54.3

ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu V 554.4 Metodické materiály: V 554.4.1 vlastní A 554.4.2 ostatní S 555 Rehabilitace A 10

56Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentům) : V 5

56.1

všeobecně V 518

56.2 hospodářské V 556.3 nájemní S 556.4 majetkoprávní A 556.5 kolektivní A 556.6 ostatní V 557 Statistika, výkaznictví V 557.1 Časové řady ukazatelů V 557.2 Roční statistika, roční výkazy a výroční zprávy A 10

57.3 Výkazy s kratší než roční periodicitou S 5

57.4 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů V 5

57.5

Jednorázové soupisy V 557.6 Podkladový materiál k výkazům S 558 Automatizace, výpočetní technika V 558.1 Informační systém úřadu A 558.3 Programová dokumentace S 558.4 Provozní dokumentace, licence S 559 Petiční právo V 1060 Stížnosti, podněty a oznámení občanů V 5

60.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů V 5

60.2 Hodnocení, rozbory, evidence A 5

61Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení V 5

61.1Ochrana obyvatelstva: V 5

61.1.1 Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A 5

61.1.2Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jedn. požární ochr.,obč. sdruž.,tech. a jiné služby aj.) V 5

61.1.3Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.) V 5

61.1.4 Hospodaření s materiálem civilní ochrany S 5

61.1.5 Zařízení civilní ochrany V 561.1.6 Organizace školení fyzických a právnických osob S 5

61.1.7Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve staveb. a územ. řízení z hlediska ochrany obyvatelstva A 5

61.2 Integrovaný záchranný systém: V 561.2.1 Organizace Integrovaného záchranného systému V 5

19

61.2.2Dokumentace Integrovaného záchranného systémuu (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) S 5

61.2.3 Koordinace záchranných a likvidačních prací V 5

61.2.4

Financování, náhrady S 561.2.5 Zahraniční pomoc A 561.3 Krizové řízení: V 5

61.3.1Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) A 5

61.3.2 Zvláštní skutečnosti V 5

61.3.3Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) S 5

61.3.4

Krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy aj.) A 561.3.5 Financování, náhrady S 561.3.6 Humanitární pomoc V 561.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy V 5

61.4.1Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy V 5

61.4.2 Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy V 5

61.4.3Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy V 5

62 Zahraniční styky a cesty V 563 Referendum, místní referendum V 1063.1 Vyhlášení, průběh a výsledek referenda A 10

63.2Ostatní dokumentace referenda V 5

63.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda S 463.4 Místní referendum: V 1063.4.1 Dokumentace ke konání místního referenda A 10

63.4.2 Ostatní dokumentace V 563.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky S 565 Plány, koncepce, programy rozvoje obce A 10

66

Pokuty (ukládání, hrazení) S 520

67 Přestupky, správní delikty V 567.1 Rozbory, hodnocení A 567.2 Evidence přestupků V 567.3 Konkrétní případy V 5

67.4Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob V 5

67.5 Správní delikty podle zákona o obcích V 5

68 Ochrana státního a služebního tajemství V 5

69

Fotografování, filmování (povolení aj.) S 570 Spisová služba A 570.1 Skartační řízení A 570.2 Podací deník A 570.3 Doručovací knížka S 570.4 Rejstříky k podacím deníkům A 570.5 Jiná pomocná evidence V 573 Privatizace A 1074 Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství A 575 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů S 576 Propagační činnost V 5

76.1Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) A 5

76.2 Monitoring tisku, výstřižková služba V 576.3 Jiné formy prezentace obce V 577 Volby V 10

77.1Kandidátní listina a veškeré podklady k registraci kandidáta - viz Spisový plán A 10

77.2 Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci A 10

77.3Organizačně technické zabezpečení voleb S 5

77.4 Ostatní volební dokumentace V 577.5 Seznamy voličů S 5

21

77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky S pozn. 1

78

Volby přísedících u soudu A 579 Konference, porady, konzultace V 582 Reklama: V 582.1 Vlastní V 582.2 Cizí S 583 Obecně prospěšné práce V 584 Poskytování informací, styk s veřejností V 5

84.1 Poskytování informací ze zákona S 584.2 Vyhodnocení A 5

87Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu S 3

87.1

Dokumenty na vědomí S 1

87.2 Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti S 188 Dotace, grantová podpora V 1088.1 Dotace, grantová podpora V 1088.2 Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím V 589 Právní předpisy V 589.3 Návrhy zákonů V 589.4 Stanoviska k návrhům právních předpisů V 5

91Veřejné zakázky, výběrové řízení V 5

91.1 Veřejné zakázky V 591.2 Výběrové řízení V 593 Předběžná ochrana orgánem státní správy V 5

95 Ukládání sankcí V 596 Vymáhání pohledávek S 1597 Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů S 5

99Nadace, nadační fondy A 5

101Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladových materiálů A 10

101.1 podkladové materiály k jednání /nejsou-li součástí zápisu/ V 5

22

101.1.1

zastupitelstva V 5101.1.2 rady V 5101.1.3 výborů a komisí V 5101.1.4 Jednání pracovních skupin V 5

101.2Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladových materiálů A 10

101.2.1 zastupitelstva A 10101.2.2 rady A 10101.2.3 výborů a komisí A 10101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí A 5101.4 rady A 10101.5 výborů a komisí A 10101.6 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí A 10102 Zvláštní orgány obce V 5102.1 Činnost zvláštních orgánů obce V 5102.2 Bezpečnostní rada obce V 5102.3 Krizový štáb obce V 5104 Vyhlášky a nařízení obce A 5104.1 Obecně závazné vyhlášky obce A 5104.2 Nařízení obce V 5105 Zastupování obce a obecního úřadu A 10105.1 Řízení podle správního řádu soudního A 10

105.2 Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) A 10

105.3 Právní zastupování ve finančních záležitostech V 5

106Dobrovolné svazky obcí - po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty A 5

107

Regionální rozvoj A 1023

108 Evropská unie V 10108.1 Region soudržnosti A 10108.2 Národní rozvojový plán V 10108.3 Operační programy V 10108.4 Regionální rada A 10111 Plány kontrolní činnosti a interního auditu: V 10111.1 krátkodobé S 5111.2 dlouhodobé A 10111.3 Kontrolní řád A 5112 Kontroly V 10112.1 Kontroly vlastní V 10112.2 Kontroly ve spolupráci s jinými orgány V 10

112.3 Zprávy z kontrol provedených jinými orgány V 10112.4 Rozbory a vyhodnocení A 10

113 Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků V 10

113.1Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem V 10

113.2 Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce V 10

113.3

Podklady S 10114 Interní audit A 10114.1 Zpráva o interním auditu A 10114.2 Podklady S 10115 Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu): V 5

115.1

– zastupitelstva A 5115.2 – rady A 5115.3 výborů a komisí A 5117 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: V 10117.1 Kvalifikace a vzdělávání V 10117.2 Hmotné zabezpečení S 5117.3 Ověřování odborné způsobilosti S 5118 Pracovní poměr V 50

118.1Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků S 50

118.2 Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) S 5

118.3 Snížení pracovního úvazku S 524

118.4 Evidenční listy S 3

118.5Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti S 5

118.6

Náhrada škody S 5118.7 Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků S 10118.8 Zdravotní pojištění S 10

118.9Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod. S 5

118.1 Postihy podle zákoníku práce S 5118.11 Výběrová řízení na obsazení pracovních míst S 5

118.12Žádosti o zaměstnání S 5

119 Záležitosti pracovně právní V 5119.1 Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu S 5

119.2 Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce S 5

119.5 Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) A 5120 Záležitosti členů obce, výborů a komisí S 5

120.1Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva S 5

120.2 Záležitosti důchodového zabezpečení S 5120.3 Odměny včetně odvodů z odměn S 5120.4 Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) S 5

120.5

Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů S 5121 Mzdy, půjčky zaměstnancům S 5121.1 Platový řád V 5121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů S 5121.4 Odměňování S 5121.5 Náhrady za dovolenou S 5121.6 Věcná plnění S 5121.8 Mzdové listy S 50

25

121.9 Daň z příjmu S 10121.1 Sociální pojištění S 10121.11 Výplatní lístky S 5121.12 Půjčky zaměstnancům S 5122 Péče o pracovníky V 10

122.1Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: A 10

122.1.1

smrtelné a těžké A 10122.1.2 ostatní S 5122.2 Pracovní podmínky žen S 5122.3 Pracovní podmínky mladistvých S 5122.4 Osoby se změněnou pracovní schopností S 5

122.5

Závodní stravování S 5122.6 Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy S 5176 Rozpočty A 10176.1 Rozpočtový výhled A 10176.2 Roční rozpočty, rozpočtová opatření A 10176.3 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A 10176.4 Ostatní dokumenty finančního hospodaření S 10

177 Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací A 10

177.1

Finanční plány a rozpočty A 10177.3 Rozbory hospodaření : V 10177.3.1 roční A 10177.3.2 kratší S 10

177.4Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací S 5

178 Daně, dávky, poplatky V 5178.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí S 5

178.2 Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) S 5

178.3 Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků V 5

178.4

Místní daně a poplatky S 526

178.5 Katastr domovní daně V 5178.7 Daň z přidané hodnoty S 10180 Konfiskace, propadnutí majetku A 10180.1 Konfiskační záležitosti A 10

180.2Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. 71/1959 Sb.) A 20

180.3Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 Sb.) A 20

181 Účetnictví: V 10181.1 Účetní výkazy: S 10181.1.1 Roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit A 10

181.1.2 Měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky S 10

181.2Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohled. a závazcích S 10

181.3Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních písemností je nahrazujících) S 5

181.4

Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek S 5181.5 Ostatní účetní dokumenty, faktury S 5

181.6Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků S 10

181.9 Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí S 5181.1 Cenné papíry V 10201 Půdní fond V 15201.1 Vynětí zemědělské půdy: A 15

201.1.1 Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu A 15

201.1.2Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu A 15

201.2 Ochrana využití zemědělského půdního fondu V 5201.3 Změny kultur a využití půdního fondu V 10

201.4 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A 5

201.5Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku S 5

201.7 Návrhy dobývacích prostorů A 10201.8 Návrhy tras nadzemních a podzemních vedení V 5

202 Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) V 5

27

203 Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství V 10

203.1Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství: V 10

203.1.1 Evidence soukromě hospodařícího rolníka – fyzické osoby V 10

203.1.2Evidence zemědělského podnikatele – fyzické osoby, právnické osoby, zahraniční osoby V 10

203.1.3 Zamítnutí zápisu do evidence ZP S 5203.2 Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům S 5

203.3

Vinařství V 5203.4 Zrušení chmelnic S 5203.5 Veterinární opatření V 5203.6 Plemenitba S 5203.7 Včelařství V 5203.8 Chov a ochrana zvířat V 5204 Zemědělské práce (zajištění) S 5205 Zemědělské organizace a podniky V 5206 Myslivost V 5206.1 Uznání honiteb A 5206.2 Nájemní smlouvy V 5206.3 myslivecké plánování a statistika V 5206.4 Oblasti pro chov zvěře V 5206.5 Evidence loveckých lístků A 10206.5.1 Lovecké lístky (evidence na dobu určitou) S 5

206.6Náhrada škod V 5

206.7 Myslivecký hospodář A 5206.7.1 Myslivecká stráž A 10206.7.2 Vyjádření k lovu nenormované zvěře S 5

206.8

Evidence honebních společenstev A 1028

206.9 Nehonební pozemky V 5206.1 Chov zvěře v zajetí, lovečtí dravci V 10206.11 Přestupky na úseku myslivosti V 5206.12 Správní delikty na úseku myslivosti V 5206.13 Omezení ve využití honitby, zákaz vstupu do honitby V 5206.14 Povolení lovu ve zvláštních případech S 5206.15 Odlov nenormované zvěře S 5206.16 Chráněné druhy živočichů V 5206.17 Opatření k neplnění povinností, kontroly V 5207 Rybářství V 5207.1 Rybářské revíry A 5207.2 Rybníky rybníkářsky neobhospodařované A 5

207.3

Plánování a rybářské hospodaření V 5207.4 Rybářský hospodář a rybářská stráž A 5207.5 Evidence rybářských lístků S 5207.6 Náhrady škod V 5208 Posuzování vlivů na životní prostředí V 10221 Lesní hospodářství: A 5221.1 Pozemky určené k plnění funkcí lesa: A 5

221.1.1Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa A 5

221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech A 5

221.1.3Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí A 5

221.1.4 Dělení lesních pozemků A 5221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa A 5221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa A 10

221.2

Užívání lesů: V 5221.2.1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů V 5221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese V 5221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce V 5221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku V 10

221.3 Hospodářská úprava lesů: V 5

221.3.1Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov V 5

221.3.2 LHO, změny LHO A 10221.4 Hospodaření v lesích: A 10

221.4.1Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr semen A 10Uložení opatření v případech mimořádných okolností V 5

29

221.4.2221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče V 5221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur V 10

221.4.5Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy V 5

221.4.6Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku V 10

221.4.7 Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích V 5

221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře A 10

221.4.9Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře A 10

221.4.10 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů V 5221.4.11 Souhlas s těžbou v porostech nad 80 let V 5

221.4.12 Sběr osiv, kontroly sběru a listy o původu V 5

221.4.13 Nepovolená těžba V 5221.5 Ochrana lesů: V 5221.5.1 Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí V 5

221.5.2Opatření proti rozšíření škůdců V 5

221.5.3 Ustanovení a zrušení lesní stráže A 10221.6. Státní správa lesů: V 10221.6.1. Opatření k odstranění zjištěných nedostatků V 10

221.6.2

Přestupky na úseku LH V 5221.6.3 Správní delikty na úseku LH V 5230 Vodohospodářské plánování A 5231 Vodní hospodářství V 5231.1 Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů V 5

231.2Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí A 5

231.4 Opravné prostředky proti rozhodnutí S 5

231.5Vodní toky, rybníky: V 20

231.5.1Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod V 20

231.5.2Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o kolaudaci, revize) V 20

231.6 Vodní stráž V 5

30

231.7 Vodoprávní dozor A 10231.8 Vodoprávní evidence (včetně vodních toků) A 50

231.9

Protipovodňová ochrana: V 5231.9.1 Povodňový plán obce A 5231.1 Hraniční vody A 20231.11 Důlní vody V 10231.12 Revitalizace vodních toků A 20233 Vodovody a kanalizace A 10233.1 Plán rozvoje vodovodů a kanalizací A 10

233.2 Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací A 10

233.3 Evidence vodovodů a kanalizací: A 10233.3.1 majetková A 10

233.3.2provozní (zdroje vod, výkres. dokument., cenové kalkulace, kontroly vod, provozní deník a řády) A 10

233.4

Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok: A 10233.4.1 Ochranná pásma A 10233.4.2 Výjimky z ochranných pásem A 10233.5 Vodné a stočné S 5233.6 Čistírny odpadních vod a kanalizace V 20233.7 Technický audit vodovodů a kanalizací A 5

245Ochrana ovzduší V 5

245.1 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší A 5245.2 Snižování emisí, stanovení emisních limitů S 5

245.3

Poplatky za znečištění ovzduší S 5245.4 Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší S 5245.5 Evidence stacionárních zdrojů V 5245.6 Dozor nad ochranou ovzduší S 5

31

246 Ochrana přírody V 5246.1 Realizace vyhlášky o chráněných částech území A 5246.2 Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody A 5246.3 Chráněné části přírody V 5

246.4Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků A 5

246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody A 5

246.6 Vyjádření, závazná stanoviska V 5246.7 Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA) A 5

246.8Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin (CITES, Natura) V 5

246.9Geografické nepůvodní druhy V 5

246.1 Kácení dřevin rostoucích mimo les V 5246.11 Stráž ochrany přírody V 5

246.12rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a krajiny V 5

249 Odpadové hospodářství V 5

249.1Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství A 5

249.4Evidence skládek odpadů A 50

249.6 Dozor na obecní skládce odpadu S 5249.8 Evidence hlášení S 5249.1 Evidence zařízení pro nakládání s odpady A 5

249.11 Evidenční listy pro přepravu nebezpečných odpadů V 5

250 Geologie A 10

250.1Obnova území (rekultivace, revitalizace, regenerace, sanace) A 10

250.2Dobývání výhradního ložiska A 10

250.4Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových územích A 10

250.5 Změna a rušení dobývacího prostoru A 5

250.7Skládky odpadních hmot V 5

250.8Omezení vlastnických práv k nemovitosti při provádění geologických prací S 5

250.9 Náhrady škod způsobených geologickými pracemi S 5

250.1

Hornická činnost: V 1032

250.10.1 Souhlas s důlní činností A 10250.10.2 Náhrada škod způsobených důlní činností V 5252.1 výstupy z registrů veřejné správy S 15252.2 výpisy z rejstříku trestů S 15253 Živnostenské podnikání: V 10253.1 Živnostenský úřad: V 10253.1.1 Metodické a organizační pokyny a stanoviska S 10

253.1.3

Organizační záležitosti S 10253.2 Živnostenské oprávnění: S 45253.2.1 Fyzické osoby S 45253.2.2 Právnické osoby S 45253.2.3 Zahraniční osoby S 45253.2.4 Nevzniklá živnostenská oprávnění S 5253.3 Živnostenský rejstřík: A 10253.3.1 Rejstřík A 45253.3.2 Nahlédnutí a výpis z rejstříku S 5253.4 Konrolní činnost V 10253.4.1 Na úseku živnostenského podnikání V 10253.4.2 Na úseku zákona o ochraně spotřebitele V 10

253.4.3 Na úseku zákona o zrušení tabákového monopolu V 10

253.4.4

Na úseku ostatních zvláštních předpisů a přestupky V 1033

253.4.5 Vyhodnocení, přehledy S 5253.5 Cizí podnikatelé: V 5253.5.1 živnostenské oprávnění V 5253.5.2 provozovny V 5253.5.3 automaty obsluhované spotřebitelem V 5253.5.4 ostatní dokumenty S 5253.7 vyjadřování ke stavebnímu řízení S 5254 Hospodaření a správa majetku A 5254.1 Evidence majetku: A 5254.1.1 Obecní pozemky A 5254.1.2 Obecní budovy A 5

254.1.3U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec A 5

254.2 Inventarizace majetku: V 5254.2.1 Dílčí inventurní soupisy, podklady S 5254.2.2 Výsledná zpráva A 5254.3 Hospodaření s majetkem obce: V 10254.3.1 Nabývání majetku A 5254.3.2 Převod majetku A 10254.3.3 Převod práva hospodaření s majetkem A 10254.3.4 Nájemné S 5254.3.5 Rekonstrukce a modernizace majetku V 5

254.3.6

Opravy a údržba majetku S 5254.3.7 Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena) S 5254.3.8 Pojištění majetku S 5254.3.9 Vyřazování majetku S 5254.3.10 Zábor, užívání majetku obce S 5254.3.11 Pojistné události V 5254.4 Bytový majetek: S 10254.4.1 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) S 10

254.4.2

Modernizace a adaptace bytů S 5254.4.3 Nájemné S 5255 Nebytové prostory S 10255.1 Přidělování S 10255.2 Nájemné S 5

34

256 Veřejné osvětlení S 5257 Majetková účast obce V 10260 Pohřebnictví, evidence hrobů V 5260.1 Pohřebnictví V 5260.2 Evidence hrobů A 5260.3 Evidence válečných hrobů A 5261.1 Příprava a realizace nových staveb V 10261.2 Přestavba, opravy a rekonstrukce staveb V 10

261.3 Odstraňování staveb V 10276 Doprava V 10

276.1 Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti V 10

276.1.1

Integrované dopravní systémy A 10276.1.2 Dopravní průzkumy A 10276.2 Jízdní řády S 5276.3 Mechanizace nakládky a vykládky S 5

276.4Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště V 5

276.5Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích S 5

276.6 Rozvoj motorismu S 5

276.7Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel: V 10

276.7.1Registrace provozování autoškol, odvolání k registraci provozování autoškol, změny a odnětí V 10

276.7.2 Státní dozor ve věcech upravených zákonem V 5276.7.3 Odborná způsobilost učitelů autoškol V 10

276.7.4Kontrola zkušebních komisařů S 10

276.7.5Odvolání proti rozhodnutí ve věci odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel S 10

276.7.6Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny v jeho užívání S 5

276.7.7Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám S 5

276.7.8 Osvědčení profesní způsobilosti řidiče S 5

276.7.9 Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění S 20

276.9

Eurolicence S 535

276.1 Bezpečnost silničního provozu V 5277 Silniční doprava V 5277.1 Nákladní přeprava: V 5277.1.1 Stanovisko k vydání a odebrání koncese S 10277.1.2 Povolení pro dopravní činnost, která není živností S 5

277.1.3Povolení k provozu nákladních vozidel o sobotách a nedělích S 5

277.1.4Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti v nákladní dopravě S 5

277.1.5 Finanční způsobilost k provozování nákladní dopravy S 5

277.1.6 Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy S 5

277.2 Přeprava osob: V 5277.2.1 Stanovisko k vydání koncese S 10

277.2.2 Licence k provozování pravidelné autobusové dopravy V 5

277.2.3 Povolení k přepravě osob, která není živností S 5

277.2.4Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti k dopravě osob S 5

277.2.5

Smlouvy o závazku veřejné služby S 5277.2.6 Finanční způsobilost k provozování dopravy osob S 5277.2.7 Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy S 5277.3 Taxislužba: S 15277.3.1 Odborná způsobilost, zkoušky S 15277.3.2 Místopis, zkoušky S 15277.3.3 Odvolání proti rozhodnutí S 5277.4 Nemotorová doprava S 5278 Technika silniční dopravy S 10278.5 Osvědčení k provozování stanic technické kontroly S 10278.6 Osvědčení k provozování stanic měření emisí S 10

278.7Odvolací řízení ve věci osvědčení k provozování stanic měření emisí S 10

279 Městská doprava S 15

279.1Osvědčení o oprávnění podnikání v městské hromadné dopravě S 15

279.2Odvolací řízení S 5

36

280 Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích V 10280.1 Stavby a rušení silnice nebo místní komunikace A 10

280.2 Příprava plánů investic a velkých oprav V 10

280.4 Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) S 5280.6 Běžná údržba pozemních komunikací a mostů S 5280.7 Zimní údržba pozemních komunikací S 5

280.8 Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí S 5

280.9Odvolání proti rozhodnutí týkajících se pozemních komunikací V 10

280.1 Zvláštní užívání pozemních komunikací S 5

280.13 Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací A 20

280.14Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací A 10

280.15 Cyklostezky V 5280.16 Nemovitosti A 10

280.16.1Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci A 10

280.16.2Zřizování věcných břemen A 10

280.17 Reklamní zařízení S 5280.18 Kontrolní vážení S 5280.21 Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel S 5

280.22Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského oprávnění S 5

280.23Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského oprávnění S 5

280.24Přezkoušení držitele řidičského oprávnění z odborné způsobilosti S 5

280.25Registr řidičů, vydávání dat z registru řidičů a z evidenčních karet řidičů S 20

280.26

Neplatné řidičské průkazy S 1

37

281 Ostatní obory dopravy V 5281.1 Železniční doprava V 5281.2 Letecká doprava V 5281.3 Vodní doprava V 5281.4 Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.) V 5282 Státní odborný dozor V 5282.1 v nákladní dopravě V 5282.2 v osobní dopravě V 5282.3 na pozemních komunikacích V 5283 Evidence motorových vozidel: S 15283.1 Spisy odhlášených a vyřazených motorových vozidel S 5

283.2Seznam vydaných technických průkazů motorových a přípojných vozidel S 15

283.3Záznamník schvalování technické způsobilosti a přidělování úředních čísel S 15

283.4 Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo dovezených vozidel S 10

283.5 Zasílání změn a evidenčních dokladů vozidel S 1302 Tržní agenda S 5303 Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů V 5

306 Cestovní ruch V 5326 Územně plánovací dokumentace A 10326.1 Územní plány (včetně dokumentace) A 10

326.2 Urbanistické studie (včetně dokumentace) A 10

327

Územně plánovací podklady V 10328 Územní rozhodnutí: A 5328.1 Rozhodnutí o chráněném území A 5328.2 Rozhodnutí o stavební uzávěře A 5328.3 Rozhodnutí o umístění stavby A 5328.4 Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků V 5328.5 Odvolání proti územnímu rozhodnutí V 5

329Oprávnění k projektové činnosti A 10

330Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (užívání, změny stavby ...) V 5

331 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení V 5

332

Stavební dozor S 2038

333 Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) A 5334 Stavební úřady V 10335 Vstup na cizí nemovitosti S 5

336 Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby A 10

337 Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů V 10

338

Sankce podle stavebního zákona S 5

339Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky V 5

340 Radonový program V 5341 Program obnovy venkova V 10401 Kultura V 5401.1 Péče o občanské záležitosti S 5

401.2Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce V 5

401.3

Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce V 5402 Organizační záležitosti kulturních zařízení V 5403 Kulturní instituce a zařízení: V 5403.1 Divadla V 5403.2 Knihovny V 5403.3 Muzea a galerie V 5403.4 Ostatní V 5405 Autorský zákon (odvolací řízení) V 5406 Neziskový sektor (neprůřezové činnosti) V 10407 Povolování veřejné produkce V 5408 Tisk, rozhlas, televize a film V 5409 Neprofesionální umělecké aktivity V 5410 Kroniky A 10411 Péče o kulturní památky A 10

411.1Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma A 10Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, A 30

39

411.2 památkovou rezervaci, památkovou zónu411.6 Evidence kulturních památek A 10

411.8Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně přístupného místa A 5

411.9 Užívání kulturních památek a národních kulturních památek A 10

411.1Archeologické výzkumy V 5

411.11 Příspěvky vlastníkům památek V 10431 Věci církví a náboženských společností V 10

432Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření) A 20

451 Školy a školská zařízení V 5451.1 Školy a školská zařízení zřízená obcí V 5451.3 Zřizovací listiny škol a školských zařízení A 10

451.4 Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí V 5

452 Soukromé a církevní školy V 5453 Školský rejstřík V 5453.1 Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí V 5

453.2Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole S 5

453.3 Výkazy škol a školských zařízení V 5453.4 Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec A 5

455 Pasportizace škol A 10456 Česká školní inspekce V 5

456.1Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení V 5

456.2Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a školských zařízení S 10

457 Mládež, sport S 10457.1 Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže S 10

457.2 Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži S 10526 Zdravotnická soustava V 5526.1 Zařízení a organizace zdravotnické soustavy V 5

526.2 Registrace nestátních zdravotnických zařízení V 5

526.6 Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí V 5

527 Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví A 5

528 Hygienická služba V 540

531 Léčiva, návykové a omamné látky S 5531.1 Evidence nakládání s návykovými látkami S 5531.2 Návykové látky (alkoholismus, tabakismus, drogy) V 10

531.3

Omamné látky V 10532 Záchranná služba V 5533 Územní znalecká komise V 10

534Zdravotnická dokumentace převzatá od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců S 100

535Ambulantní karty převzaté od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců S 10

536

Očkování (kalmetizace aj.) V 10537 Odvolání proti lékařským posudkům S 5552 Mimoústavní sociální péče S 10552.1 Výkon opatrovnictví S 10552.2 Dávky zdravotně postiženým a starým občanům S 10

552.3 Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené S 10553 Sociální služby V 5553.1 Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb V 10

553.2Zařízení sociálních služeb V 5

553.2.1 Zřizování A 5553.2.2 Školení zaměstnanců S 5553.2.3 Organizační a provozní záležitosti, metodika S 5

553.2.4 Přijímání osob do zařízení sociálních služeb S 5

553.3

Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb S 10555 Péče o rodinu V 15555.1 Sociální péče V 15555.2 Sociálně právní ochrana: V 15

555.2.1Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly zletilosti S 3

555.2.2 Odvolání proti rozhodnutí V 15555.2.3 Dokumentace se spisovými značkami Om, Nom, Pon V 15

555.3 Pěstounská péče S 1041

555.4 Peněžité a věcné dávky S 15556 Péče o společensky nepřizpůsobené občany V 10

556.1

Peněžité a věcné dávky S 15556.2 Pomocná evidence S 5557 Záležitosti národnostních menšin V 5559 Dávky sociální péče S 15

559.1 Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče S 15559.2 Dávky při nedostatečném příjmu S 15581 Organizace požární ochrany V 5

581.3Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobr. hasičů aj.) V 5

582 Činnost požární ochrany: V 5

582.4 Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně S 5

582.5

Prevence požární ochrany S 5582.6 Bezpečnostní a jiná opatření S 5583 Jednotky požární ochrany V 5

583.1Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic – viz stavební dokumentace, ukládací znak 330 A 5

583.2 Odborná příprava jednotek požární ochrany S 5583.3 Výzbroj jednotek požární ochrany S 5585 Všeobecné prostředky požární ochrany S 5

602

Shromažďování V 542

603 Záležitosti vojenskosprávní V 5603.1 Odvodní řízení S 5603.3 Vojenské újezdy A 5603.4 Příprava občanů k obraně státu V 5604 Území obce a jeho změny A 10604.1 Územní změny A 10604.2 Městské obvody, městské části A 10604.3 Slučování a rozdělování obcí A 10604.4 Záležitosti státních hranic A 10605.1 Evidence obyvatel: V 5

605.1.1Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, zákaz pobytu) V 5

605.1.2Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, stěhování aj.) S 1

605.2Národnostní menšiny V 5

605.3 Uprchlíci V 5605.4 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu V 5605.5 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu S 50

605.6 Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého pobytu S 1

606 Státní občanství V 10606.1 Složení státoobčanského slibu V 10606.2 Čestné prohlášení o státním občanství V 100

606.3

Stanoviska a vyjádření V 10606.4 Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie) S 1607 Matriční záležitosti V 5607.1 Matriky a sbírky listin: A 100607.1.1 narození A 100607.1.2 manželství A 75607.1.3 úmrtí A 75607.1.4 Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik S 3

607.1.5Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik S 3

607.1.6 Potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin S 3607.2 Matriční doklady do ciziny S 3607.3 Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství S 3

607.4 Rozhodování v matričních věcech V 5607.5 Dozor a kontrola vedení matrik V 5607.6 Záležitosti matrikářů a matriční obvody V 5

list o prohlídce mrtvého S 143

607.7607.8 rozvody S 1607.9 oznámení sňatku S 1608 Změna jména a příjmení A 20

609Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha) S 10

610 Archivy a archivnictví V 5611 Hospodářsko-provozní záležitosti S 5611.4 Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů S 5

611.5 Kancelářská technika S 5611.8 Vozový park S 5

611.9 Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti S 5

612

Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství A 5613 Číslování domů A 5613.1 Číslování domů A 5613.2 Informace o číslování domů S 3614 Ochrana veřejného pořádku V 5

614.1Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích V 5

614.2Obecní policie V 10

614.2.1 Vnitřní agenda S 5614.2.2 Úřední záznamy o výkonu městské policie V 10614.2.3 Dokumenty ve věci výkonu rozhodnutí S 5

614.2.4Osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení platnosti, odejmutí, vrácení) S 5

614.2.5 Svodky A 3614.3 Součinnost s jinými orgány a organizacemi S 5

615Záležitosti bezpečnostně správní S 5

615.1 Záznamní kniha zbraní V 10616 Zprávy a informace o občanech S 5

616.1 Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.) S 5

617

Státní, obecní znaky a symboly V 544

617.1 Používání státních a obecních znaků a symbolů V 5617.2 Znaky, barvy a prapory obce A 5617.3 Pečetidla a razítka: V 5617.3.1 Pečetidla A 5617.3.2 Razítka V 5619 Sbírky V 5619.1 Veřejné sbírky V 5620 Ztráty a nálezy S 3622 Cestovní doklady (CD) V 5622.1 Všeobecná agenda V 5

622.1.1Ohlášení a evidence ztráty, odcizení, poškození nebo zničení CD V 5

622.2 Rozhodování v oblasti cestovních dokladů V 10622.2.1 Protokol o ukončení platnosti CD V 10622.3 Žádost o vydání cestovního dokladu S 15622.4 Změny údajů v cestovních dokladech S 15622.5 Vstupní protokol, výstupní protokol (pasy) S 5622.6 Zpráva vstupní dávky (pasy) S 5622.7 Poskytování osobních údajů z evidence CD V 5

622.8 Protokoly o skartaci CD V 5623 Občanské průkazy (OP) S 5623.1 Všeobecná agenda o OP - postoupení V 5

623.1.1 Rozhodování v oblasti občanských průkazů S 10

623.1.2 Žádost o vydání občanského průkazu S 15

623.1.3 Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu S 5

623.1.4 Evidence odcizených a ztracených občanských průkazů S 5623.1.5 Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu S 5623.1.6 Protokol o ukončení platnosti občanských průkazů S 1

623.1.7 Vstupní protokol, výstupní protokol S 5623.1.8 Zpráva vstupní dávky S 5

623.1.9Potvrzení o změnách: trvalého bydliště, stavu sňatkem, příjmení a občanského průkazu S 1

623.1.10 Protokoly o zničení občanských průkazů S 10

623.2 Poskytování osobních údajů z evidence OP V 5624 Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce S 1625 Výpis CzechPoint V 5

pozn 1) – Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu.

45

Příloha č. 2 – Vzor podacího razítka

Obecní úřad Dubicko Označení úřadu- původce

Přijato: Čis. dor: Datum přijetí a čas přijetí dokument, číslo doručenky

Č.j.: Zpracovatel: Číslo jednací – generuje Spisová služba, zpracovatel

Přílohy: Ukl. znak: Přílohy – počet příloh, Spisový znak(Ukládací znak)

46

Příloha č.3 - Typy používaných úředních razítek

Přehled razítek používaných v organizaci

Otisk razítka Jméno a funkce osoby, která razítko převzala

převzal dne podpis

47

Příloha č.4 - Žádost o provedení výběru archiválií a posouzení návrhu na vyřazení dokumentů ve skartačním řízení

Státní okresní archiv Šumperk Č. j.: OU…………

Bří Čapků 35 Sp. znak: Ou………….

787 01 ŠUMPERK Vyřizuje: …………………..

Telefon: ……………………

E-mail: ………………………

Datum: ………………………

Žádost o provedení výběru archiválií a posouzení návrhu na vyřazení dokumentů ve skartačním řízení

Na základě § 8 odst. 2 a § 9 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, ve smyslu vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a na základě spisového řádu a spisového a skartačního plánu navrhujeme do skartačního řízení dokumenty uvedené v příloze.

Jedná se o dokumenty povahy „A“ a „S“ Obecního úřadu…………………….. z let ……-……… s prošlými skartačními lhůtami, které pro činnost úřadu nejsou nadále správně či provozně potřebné. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně úřadu na adrese ………………………………

Žádáme o výběr archiválií ve skartačním řízení a o udělení souhlasu se zničením dokumentů povahy „S“.

S pozdravem

(podpis, razítko )

…………………………………………………..

(jméno a příjmení statutárního zástupce)

Přílohy

Seznam dokumentů navržených k provedení výběru za archiválie – 2×

Seznam dokumentů skartačního znaku „S“ – 2×

48

Seznam dokumentů navržených k výběru za archiválie

P.č.

P.č. v archivní

knize původce

Spisový znak

Název dokumentuRok(y) vzniku

(časový rozsah)

Skart. znak

a lhůta

Množství

Seznam dokumentů skartačního znaku “S“ s uplynulou skartační lhůtou

P.č.

P.č. v archivní

knize původce

Spisový znak

Název dokumentuRok(y) vzniku

(časový rozsah)

Skart. znak

a lhůta

Množství

Příloha č.5 – Vzor výpůjčního lístku

49

Výpůjční lístek

Jméno a příjmení: .............................................................

POTVRZUJI PŘEVZETÍ VYPŮJČENÉHO DOKUMENTU (SPISU)

Dokument (Spis) vypůjčen dne: .....................................................

ČJ/SpZn: ………...................... Podpis: ................................

Dokument (Spis) vrácen dne: .....................................................

50