Zpracování dokumentů

Vědecká knihovna v Olomouci - PhDr. Libuše Machačová

Zpracování dokumentů

PhDr. Libuše Machačová

Vědecká knihovna v Olomouci


Co hledají uživatelé v knihovnách?

Informace v knihách, časopisech a různých druzích dokumentů

Přístup na internet Pomoc při zpracování rešerše Kopírovací služby … (WC, teplo ;-)


Knihovní zákon

Řídíme se zákonem:

ZÁKON ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a návazné předpisy


Co říká zákon :

Veřejné knihovnické a informační služby spočívají:

ve zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovního fondu knihovny nebo prostřednictvím meziknihovních služeb z knihovního fondu jiné knihovny,

v poskytování ústních bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší…


Zpřístupnění x zpracování

Abychom mohli dokumenty a informace zpřístupnit, musíme je zpracovat– Přidělit přírůstkové číslo a signaturu

(podrobněji viz dále)– Zkatalogizovat– Dát razítka, štítky, obalit …


Citace ze zákona:

Provozovatel knihovny musí vést evidenci knihovního fondu. Evidence knihovního fondu musí umožňovat kontrolu jednotlivých záznamů a zaručovat jejich nezaměnitelnost.


Co je to zpracování dokumentů?

Přesnou terminologii můžete hledat na:http://sigma.nkp.cz/F/

Proces vytvoření bibliografických nebo katalogizačních záznamů, při němž se používají metody analýzy, syntézy, redukce informací komprimací či výběrem, srovnávací aj.

http://sigma.nkp.cz/F/



Můžeme rozlišovat vstupní zpracování (zahrnuje zvláště jmenné, věcné zpracování, vytváření obsahové charakteristiky) a výstupní zpracování, které je součástí poskytovaných bibliograficko-rešeršních, referenčních a konzultačních služeb uživatelům knihoven.



Zpracováním dokumentů rozumíme proces od okamžiku, kdy přišel dokument do knihovny, do okamžiku, kdy je k dispozici čtenáři.


Metody zpracování dokumentů

Zpracování de visu:

Vytváření bibliografických (katalogizačních) záznamů na základě přímého rozboru pramenů popisu zpracovávaného dokumentu, tzv. "s knihou v ruce".


Rekatalogizace

Opětné zkatalogizování v knihovně uchovávaných dokumentů metodou de visu ("s knihou v ruce"). Nově vzniklé katalogizační záznamy nahrazují dříve pořízené záznamy, nevyhovující novým potřebám z hlediska požadavků na formát záznamů, provoz a služby knihovny.


Retrospektivní konverze = retrokonverze

Převod existujícího tištěného, popř. rukopisného (lístkového i svazkového) katalogu do digitální podoby za pomoci informačních technologií. Výsledkem konverze je obrazová nebo strukturovaná forma záznamů. Účelem je zajištění on-line dostupnosti katalogu pro uživatele knihovny a využitelnost záznamů pro výměnu bibliografických dat.


Postupy

Prvotní evidence (přírůstkové číslo, čárový kód, signatura, zápis do počítače)

Jmenná katalogizace Věcná katalogizace Vlastnická razítka, štítky, případně

vazba nebo obal…


Vyřazování knihovních dokumentů

Též podléhá knihovnímu zákonu– Úbytkové seznamy


Přírůstkové a úbytkové seznamy

Prvotní evidence - přírůstkové číslo zapisujeme do přírůstkového seznamu– Autor, název …

Přírůstkový seznam lze tisknout z počítače Při odpisu zapíšeme odepsaný titul do

seznamu úbytků Podle těchto seznamů zjistíme skutečný stav

fondu


Přírůstkové číslo, čárový kód

Přírůstkové číslo – „rodné číslo“ - musí být vždy jedinečné, nesmí být nikdy přiděleno dalšímu dokumentu, ani když byl ten původní odepsán z fondu

Čárový kód – může, ale nemusí mít funkci přírůstkového čísla (toto číslo může být v kódu „schované“)


Čárový kód

Čárový kód – slouží k počítačovému zpracování

Je jedinečný pro jednu knihovní jednotku, ale ten stejný kód může být nalepen na dokumentu 2x (např. na obálce i uvnitř knihy)


Knihovní jednotka

Každý samostatný svazek dokumentu, tj. každý výtisk nebo část vícesvazkového díla, konvolut, komplet celého ročníku periodika, nosič speciálních druhů dokumentů (magn. kazeta, CD-ROM). Musí být samostatně evidovaný v přírůstkovém seznamu.


Popisná jednotka

Dokument, jeho část nebo soubor dokumentů na jakémkoli médiu, který je objektem jednoho bibliografického záznamu.


Popisná x knihovní jednotka

Příklad: vícesvazkové dílo bez vlastních názvů části– Jeden bibliografický záznam = jedna

popisná jednotka– Tolik knihovních jednotek, kolik má dílo

částí


Konvolut

Konvolut je dílo, které obsahuje několik přívazků (dodatečně svázáno):

Svazek vzniklý svázáním textů, které obvykle obsahově ani provenienčně nesouvisejí, ale jsou samostatnými bibliografickými jednotkami.

=1 knihovní jednotka, ale několik popisných jednotek (podle počtu svázaných titulů).


Signatura

Umístnění dokumentu, jeho adresa

Signatura je přenosná, tzn., že po vyřazení nějakého dokumentu z fondu ji můžeme přidělit jinému dokumentu


Signatura

Více dokumentů může mít stejnou signaturu (např. u duplikátů nebo multiplikátů)– Duplikát: 2. výtisk stejného titulu– Multiplikát: 3. a další výtisky stejného titulu


Druhy signatur

Numerické – (tvořené jen čísly) Alfanumerické (tvořené písmeny a čísly) Abecední – v malých knihovnách, kde

jsou všechny knihy umístěny ve volném výběru, mohou být řazeny jen podle abecedy


Signatury – praxe VKOL

Formátové stavění ve skladu – první číslo (případně písmeno) u signatury vyjadřuje formát (velikost) dokumentu



Používají se numerické i alfanumerické signatury. První číslo nebo písmeno znamená formát.

Příklady:– 1-210.123– IV 385.459– K 789.456– E 120.423



U pokračujících děl se používají dvě signatury – titulová a skladištní. Všechny dokumenty jednoho pokračujícího titulu mají stejnou titulovou signaturu, ale každý má jinou skladištní.

Výhoda – není třeba nechávat místo ve skladišti na další svazky


Katalogizace

Proč vytváříme katalog?

Co je účelem jmenné katalogizace?

Co je účelem věcné katalogizace?


Proč vytváříme katalog?

Katalog je cesta ke knize, obzvláště v knihovnách bez volného výběru nebo s malým volným výběrem– Lístkové katalogy: archaické, zastaralé, ve

většině knihoven se už nedoplňují– Elektronické katalogy


Elektronické katalogy

Buduje je většina knihoven Poskytují možnost vyhledání literatury

nejen v přímo knihovně, ale odkudkoliv prostřednictvím internetu – opět platí, že katalog je cesta ke knize


Co je účelem jmenné katalogizace?

Umožnit uživateli nalézt potřebný dokument podle formálních údajů:– Autor a další původci– Název– Nakladatelství– Rok vydání…


Jmenná katalogizace

Musí zachytit všechny tituly obsažené

v dokumentu – pozor tedy na přítisky a přívazky a jejich rozdílný popis (přítisky zapisujeme do jednoho záznamu, pro přívazky vytváříme pro každý titul samostatný záznam), vícesvazková díla s vlastními názvy, variantní názvy, např. obálkové atd.


Co je účelem věcné katalogizace?

Umožnit uživateli nalézt potřebný dokument podle obsahu tohoto dokumentu


Význam Souborného katalogu ČR

Informace o umístění dokumentu v rámci ČR

Využití pro meziknihovní výpůjční službu (MVS)

Přebírání záznamů … Adresa: http://sigma.nkp.cz/F/



Odpisy v Souborném katalogu

Informace o záznamech v Souborném katalogu (SK) musí být aktuální

VKOL odesílá do SK svoje nové nebo změněné záznamy každý týden

Informace o odpisech jsou do SK odesílány samostatnou větví


Odběr periodik-informacev Souborném katalogu Informace o záznamech v SK musí být

aktuální VKOL odesílá do SK svoje změněné

záznamy každý týden Informace o ukončení odběru je možné

dělat on-line po přihlášení přes heslo


Změna v Souborném katalogu

On-lina je možné udělat i další úpravy: Odstranění duplicit Odpis sigly od chybného záznamu Přípis sigly ke správnému záznamu Vzkaz pracovníkům SK

Sigla = značka knihovny


Souborný katalog ČR

Adresa:




Nejnovější možnosti elektronických katalogů Odkazy na plné texty a související

dokumenty, např. anotace Naskenované obálky Naskenované obsahyExistuje smlouva mezi OSA a SKIP o

možnosti přebírání naskenovaných obálek ze stránek internetových knihkupectví


Možnost přidání obálky čtenářem

http://aleph.vkol.cz

http://aleph.vkol.cz/


Standardy

Pravidla AACR2R – soubor metodických pokynů, co a jak zapsat

Formát - kam zapsat (UNIMARC, MARC 21)

Schválené české interpretace AACR Podrobněji později – viz katalogizace


Rozlišení druhu dokumentu

Toto rozlišení je prvním krokem při zpracování – katalogizační pravidla se liší pro jednotlivé druhy dokumentu.

Jinak se katalogizují monografie, jinak seriály, jinak speciální dokumenty.


Monografie x seriály Monografie - publikace vydané jednorázově

(jako jedna fyzicky samostatná publikace nebo publikace o více částech) nebo postupně, přičemž počet částí je předem určen

Seriály - publikace postupně vydávaná po částech, mající číselné či chronologické označení bez předem stanovené doby ukončení (např. periodika, ročenky)


Speciální dokumenty

Patří sem např. grafika, hudebniny, kartografické dokumenty či elektronické zdroje atd.

Katalogizace těchto dokumentů bude předmětem samostatného školení.


První informace o autoritách

Lexikální jednotka v souboru autorit obsahující autoritní heslo, dále pak všechny variantní podoby tohoto hesla, souběžná hesla, příbuzná (asociovaná) hesla, informační poznámky, konzultované zdroje, odpovědnou katalogizační agenturu a mezinárodní standardní číslo autorit po jeho zavedení.


Autority

Preferovaná podoba jména, korporace atd.

Ostatní podoby jsou vyloučené Osobní jména, korporace – do záhlaví

zapisujeme v autoritní podobě – čili tak, jak je najdeme v souboru (bázi) národních autorit


Databáze Národní knihovny ČR

Česká národní bibliografie On-line katalog Národní knihovny ČR Česká terminologická databáze

knihovnictví a informační vědy (TDKIV) AUT - Databáze národních autorit NK

ČRhttp://aleph.nkp.cz/F/

…

http://aleph.nkp.cz/F/


Cvičení

Rozlišení druhu dokumentu– monografie x seriál– atlas x kniha– grafika x kniha– hudebnina x kniha

…


Vícesvazkové dílo = monografie

Hora-Hořejš, Petr, 1938- Toulky českou minulostí. Dvanáctý díl, [Malý panteon velkých Čechů z přelomu 19. a 20. století] / Petr Hora-Hořejš. -- 1. vyd.. -- Praha : Via Facti, 2009. -- 223 s. : il., mapy, portréty, faksim. ; 31 cm. ISBN: 978-80-904103-1-2 (váz.)


Hudebniny

Noty Zpěvníky

Pozor, CD jsou zvukové záznamy.


Libreto = hudebnina?

Jen pokud jsou tam zároveň noty


Grafika

Grafické listy Omalovánky Plakáty Některé kalendáře …


Ročenka, i když je to kalendář ;-)

Hanácký kalendář ... : čtení pro zábavu a poučení.

Olomouc : Stráž lidu, [1971]-.

Poslední nakl.: 1998-: Olomouc : Společnost přátel vesnice a malého města.

^^^sv. : il. ; 21 cm.

Ročenka. -- Dříve jako: Zábavný hanácký kalendář.

Date post:	14-Jan-2016
Category:	Documents
Upload:	israel
View:	50 times
Download:	0 times

Zpracování dokumentů

Documents