Date post: | 18-Jun-2015 |
Category: |
Documents |
Upload: | martin-humpolec |
View: | 1,383 times |
Download: | 4 times |
Správa dokumentů… systém pro tvorbu, organizaci, zpřístupnění a zabezpečení
dokumentů…...
Martin HumpolecVedoucí vývoje Lotus
Praha, 19. 1. 2005
Co
• Papírové dokumenty• Emaily• Faxy• Směrnice• Řídící dokumenty (ISO)• Manuály• Faktury• Objednávky• Žádosti o dovolenou• Služební cesty• Interní žádanky• Podatelna
Kde
• Síťové disky
• Lokální disky
• Papír, skříně, šanony
• Diskety, CD
Proč ne!
• Duplikace dokumentů, práce
• Zatížení komunikačních cest (email)
• Neexistence jednotné „firemní paměti“
• Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání
• Možnost ztráty dat
Požadavky na systém
• Ukládání a archivování• Dostupnost• Hierarchická organizace• Vyhledávání• Integrace s kancelářským
systémem
• Řízení přístupu• Řízení verzí – schvalování• Kategorizace, profily• Rozšiřitelnost• Integrace s dalšími
systémy• Možnost práce offline• Možnost různých přístupů• Monitorování přístupu
Vývoj
Filesystém
Vlastní LN aplikace
Jednoduché DMS(PDM, SPPS)
Plné DMS(Document Manager)
Plné DMS + Workflow(Document Manager)
Správa znalostí
IBM Lotus Domino Document Manager
• Nadstavba Lotus Notes• Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes• Řízení přístupů• Hierarchická struktura• Verzování• Schvalování• Workflow• Profily dokumentů• Replikace• Rozšiřitelnost• Podpora práce offline• Prověřeno časem
Definice struktury
• Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon)
• Omezení přístupu do určitých oblastí• Omezení povolených typů dokumentů• Nastavení oběhů• Nastavení vyhledávání
Profily dokumentů
• Definované profily dokumentů
• Možnost určení popisných položek dokumentů
• Různé typy položek• Možnost označení položky
jako povinné• Využití při vyhledávání
Proces publikace dokumentu
2.0
Publish
ČtenářiČtenáři AutořiAutoři SoučasnýSoučasný autorautor
(pracovní kopie)
Check Out
1.0
Check In
1.1
ApproveApprove
Možnosti přístupu
Lotus Workflow
• Nadstavba Lotus Notes• Rozšíření (nejen) DMS o další procesy• Organizační struktura společnosti• Správa veškerých procesů• Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75%• Možnost „uživatelské“ změny procesů• Zrychlení doby vývoje až o 85%• Možnost monitorování procesů a vyhodnocování
slabých míst• Centrální správa procesů s bezpečným přístupem
a jejich verzováním
Proč Lotus Workflow?• Procesy
– Time management pro kontrolu doby trvání
– Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu
– Grafické navrhování procesů
• Lidé– Plná kontrola nad informacemi
dostupnými v daný čas– Organizační struktura – správní
lidé na správných místech– Job viewer pro informaci o
průběhu procesu
• Aplikace– Nadstavba Lotus Notes– Znovupoužitelné komponenty
Information Information ObjectsObjectsDocuments, Documents, ApplicationsApplications
Business Business ProcessesProcessesWork Routing Work Routing
RulesRules
PeoplePeopleOrganization Structure Organization Structure
and Rolesand Roles
Lotus Workflow Architect
• Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře)
• Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura
• Možnost verzování• Automatická kontrola
procesu
Lotus Workflow Engine
• Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas
• Možnost úprav formuláře pro zadávání dat
• Zamknutí dokumentů při práci
• Omezení přístupu
• Hlídání časů
Lotus Workflow Viewer
• Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu
• Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů
Na co si dá pozor při implementaci
• Jasně definovat cíle, přínosy• Nebát se postupného zavádění po oblastech• Zvolit vhodnou technologickou platformu s
ohledem na integraci se stávající infrastrukturou• Nejdůležitější etapy projektu
– Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění)– Školení, informování uživatelů
• Důležitá je podpora vedení
Příklady projektů• Digitální archiv – S Morava Leasing
– Komplexní pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů
• Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin– Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů
organizace. Důraz na bezpečnost.• Centrální podatelna – SČE
– Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti– Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování
• Správa dokumentů – PRE– Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i
týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO